Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete gäller alla arbetsplatser. Att utveckla och förbättra arbetsmiljön är ett ständigt pågående arbete som aldrig får stanna upp. För att kunna arbeta effektivt gäller det att ha ett system med bestämda steg. Det handlar om att undersöka, bedöma, åtgärda, planera och följa upp på ett regelbundet och metodiskt vis. För att SAM ska fungera så bra som möjligt är allas delaktighet viktig. Chefen styr arbetet och medarbetaren bidrar med sina kunskaper och förslag på förbättringar. Skyddsombud och medarbetare ska ges möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alla hjälps åt i arbetet med att förebygga och förhindra ohälsa och olycksfall i arbetet. Här får du en översikt av hur arbetsmiljöarbetet kan gå till enligt SAM. Här riktas informationen i första hand till chefen eftersom det är chefen som har huvudansvaret och fattar beslut. För att öka förståelsen för arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen är det bra om alla tar del av detta. www.handelnsarbetsmiljo.se 1 (6)
1. Undersöka Det finns olika sätt att undersöka arbetsförhållandena på. Skyddsrond En skyddsrond gör en chef tillsammans med skyddsombudet eller annan representant för medarbetarna för att undersöka exempelvis truckhantering, tunga lyft, arbetsutrustning, säkerhet, lokaler och arbetsställningar. Chef och skyddsombud eller medarbetare går skyddsronden tillsammans. Mätningar Olika mätningar kan ge fördjupad information om en viss fråga, till exempel buller och ventilation. Medarbetarsamtal Trivsel, kommunikation, stress, missbruk och mobbning är exempel på områden som kan undersökas genom enskilda samtal mellan medarbetaren och chefen. Medarbetarsamtal är ett bra sätt för chef och medarbetare att samtala under ordnade former. Kom igång Här är några frågor som kanske hjälper till att komma igång med att undersöka arbetsförhållanden på arbetsplatsen. - Ska undersökningen starta med ett möte (personalmöte, arbetsplatsmöte eller liknande) där arbetsmiljöfrågor diskuteras? - Var ska skyddsronden göras? Skyddsronden kan delas upp så att exempelvis fokus finns på olika arbetsmiljöfrågor vid olika tillfällen. - Vilka stöd och verktyg behövs för att genomföra skyddsronden? Ta gärna stöd av en checklista. - Vilka ska delta? Förutom chef, skyddsombud eller annan medarbetare, behövs extern sakkunnig? - När ska skyddsronden genomföras? - Behövs hjälp av sakkunnig exempelvis för mätning av buller, ljus och luftkvalitet? - Hur och när genomförs medarbetarsamtal? Här hittar du hjälp och stöd för undersökning av arbetsförhållanden. - Checklista för parti- och detaljhandel finns på HAKs hemsida: www.handelnsarbetsmiljokommitte.se - Checklistor finns på Prevents hemsida: www.prevent.se - Arbetsmiljöverkets föreskrifter finns på Arbetsmiljöverkets hemsida: www.av.se www.handelnsarbetsmiljo.se 2 (6)
2. Bedöma Bedöma riskerna Bedömningen kan visa om det finns några risker för ohälsa eller olycksfall som behöver åtgärdas. En riskbedömning behöver inte vara komplicerad. I princip räcker det med att på ett systematiskt sätt tänka efter före, så att man får en uppfattning om vilka risker som finns och om dessa är allvarliga eller inte. Fånga upp kända risker på personalmöte Många gånger är riskerna redan kända. Ett personalmöte är ett bra forum för att fånga upp och diskutera kända risker. Risker som åtgärdas omedelbart Vissa risker måste åtgärdas omedelbart. En allvarlig risk kan till exempel vara ett påkört pallställ som behöver lagas på en gång för att inte riskera att rasa. Befintliga risker Målet är att risker ska tas bort, detta går dock inte alltid. Ett exempel på en befintlig risk kan vara att pengar eller andra värdeföremål hanteras på arbetsplatsen eller att arbetsutrustning som truck används. När en befintlig risk finns på arbetsplatsen är det viktigt att informera medarbetaren, ge tydliga instruktioner och utarbeta rutiner för hur arbetet ska utföras för att skydda den anställde. Eventuellt kan personlig skyddsutrustning behövas. När inte risken kan tas bort är det särskilt viktigt att genom kontroll och uppföljning arbeta för att minska riskerna. Vissa risker kan behöva åtgärdas på sikt. Exempel på detta kan vara byte till bättre ergonomiskt utformade arbetsstolar. Ändringar i verksamheten När ändringar i verksamheten planeras ska riskerna bedömas utifrån de nya förutsättningarna som man tänker sig ska gälla. Exempelvis vid flytt till andra lokaler behöver en bedömning göras för det arbete som ska utföras där. Här är några frågor som kanske hjälper till att komma igång med bedömningen av risker. - Vilka risker finns i de delar som undersökts? - Vilka risker är allvarliga? - Behöver kontakt tas med sakkunnig för hjälp med bedömning? - Är medarbetare och skyddsombud informerade om de risker som finns? - Vet medarbetarna hur de ska undvika riskerna? - Vilka deltar i bedömningen av riskerna? - Har bedömningen av riskerna dokumenterats skriftligt? www.handelnsarbetsmiljo.se 3 (6)
Här hittar du hjälp vid bedömning av risker. - Mall för dokumentation av riskbedömning och handlingsplan finns på Arbetsmiljöverkets hemsida: www.av.se/dokument/blanketter/blankett_riskbedomning.pdf - Arbetsmiljöverkets broschyr för bedömning inför förändringar i verksamheten: www.av.se/publikationer/broschyrer/adi_575.aspx - Arbetsmiljöverkets föreskrifter finns på Arbetsmiljöverkets hemsida: www.av.se/lagochratt/afs/ 3. Åtgärda Allas ansvar att uppmärksamma Chefen har huvudansvaret för att åtgärda brister och risker i arbetet innan en olycka inträffar eller ohälsa utvecklas. Det är viktigt att alla på arbetsplatsen hjälps åt att uppmärksamma eventuella brister och risker i arbetsmiljön. Det kan vara svårt för chefen att själv se vad som behöver åtgärdas. Allas ansvar att åtgärda Medarbetaren har en viktig uppgift att själv åtgärda de brister som upptäcks i arbetet. Ligger till exempel ett föremål på golvet, som innebär en risk för att någon snubblar, ska det tas bort. Om du som medarbetare inte själv kan rätta till saken, om risken är komplicerad eller troligtvis kommer att hända igen, är det viktigt att säga till din chef i första hand. Skyddsombud kan också informeras. Åtgärda risker! Med stöd av vad som har kommit fram genom undersökning och riskbedömning kan vissa risker åtgärdas direkt och behöver varken planeras, prioriteras eller skrivas ner i en handlingsplan. Medan åtgärder av andra risker kan behöva planeras och prioriteras. Lär mer om detta i nästa steg. Här är några frågor som kanske hjälper till att komma igång med åtgärder. - Vem eller vilka ska se till att åtgärda? - Vad ska åtgärdas? - När ska det åtgärdas? - Vilken åtgärd ska göras först? Kan allt göras samtidigt? - Finns egen kompetens eller behöver extern kompetens anlitas? - Finns finansiering för åtgärden? - Hur informeras medarbetare och skyddsombud? Här är förslag på hjälp vid åtgärder. - Ta hjälp av extern kompetens, till exempel företagshälsovård eller annan sakkunnig. - Skriv ner det som inte går att åtgärda direkt i en handlingsplan. - Dokumentera gärna åtgärderna. Det kan vara ett bra stöd om du behöver gå tillbaka för att bedöma om resultatet blev bra. www.handelnsarbetsmiljo.se 4 (6)
4. Planera, prioritera och skriva handlingsplan Planering och prioritering Undersökning och bedömning av risker har gett underlag för vad som bör åtgärdas. Åtgärderna kan behöva planeras och prioriteras. Exempelvis kan kostnaden för nya arbetsstolar behöva tas med i budget. Gör prioritering efter hur allvarlig risken bedöms vara för ohälsa och olycksfall. Börja med de allvarligaste riskerna. Om det finns risker som bedöms som likvärdiga och om svårigheter finns att åtgärda dessa samtidigt kan medarbetare, skyddsombud, intern eller extern sakkunnig användas som stöd för prioritering. Börja åtgärda de allvarligaste riskerna Exempel på allvarliga risker inom handeln kan vara pallställ som är trasiga, truckar som har säkerhetsbrister, maskiner vars skyddsanordningar inte fungerar. Sådana och liknande risker ska åtgärdas snarast innan någon skadas allvarligt. Handlingsplan: vad, vem, när De risker som inte kan åtgärdas omgående ska föras in i en handlingsplan. Handlingsplanen ska upprättas av chefen i samråd med medarbetare och skyddsombud. Skriv ner vad som ska åtgärdas, vem som ska ansvara för åtgärden samt när åtgärden ska vara genomförd. Andra åtgärder för att skydda medarbetarna Om en risk inte går att få bort helt ska de som arbetar där skyddas. Detta kan exempelvis göras genom tydliga rutiner, utbildning, funktionell arbetsutrustning eller personlig skyddsutrustning. Fungerar inte den bästa lösningen, välj den näst bästa. Om exempelvis buller inte kan åtgärdas ska hörselskydd användas. Här är några frågor som kan underlätta för att komma igång. - Vem eller vilka ska delta i planeringsarbetet och när? - Hur ska prioriteringen genomföras? - Vad ska finnas med i handlingsplanen? - Vad ska göras först? Kan allt göras samtidigt? Börja med de allvarligaste riskerna. - Finns egen kompetens eller behöver extern sakkunnig anlitas? - Finns finansiering? - Vilka behöver informeras? - Behövs särskilda instruktioner eller utbildning för att genomföra åtgärden? Här är förslag på hjälp vid planering, prioritering och handlingsplan. - Ta hjälp av extern kompetens, till exempel företagshälsovård eller annan sakkunnig. - Skriv ner i en handlingsplan vad som ska göras, vem eller vilka som ansvarar för åtgärden och när åtgärden ska ske. - Mall för dokumentation av riskbedömning och handlingsplan finns på Arbetsmiljöverket hemsida: www.av.se/dokument/blanketter/blankett_riskbedomning.pdf Många checklistor är utformade så att de blir en handlingsplan när man fyllt i dem! www.handelnsarbetsmiljo.se 5 (6)
5. Följa upp Kontrollera resultatet Kontrollera att de genomförda åtgärderna fått önskat resultat eller om det behövs andra åtgärder. Exempel på frågor att ställa sig: Har frågor som kom fram vid skyddsronden tagits om hand? Har bullret minskat? Har planerade aktiviteter från överenskommelse vid medarbetarsamtal genomförts? Ställ frågor för att kontrollera att åtgärderna fått önskat resultat. Årlig uppföljning Varje år ska en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet genomföras. Det innebär att en bedömning ska göras över hur arbetsmiljöarbetet fungerar i stort. För det lilla företaget kan uppföljningen ske genom exempelvis ett årligt personalmöte, där frågor om arbetet med arbetsmiljön diskuteras. Ständigt pågående arbetsmiljöarbete Sammanfattningsvis innebär det systematiska arbetsmiljöarbetet ett ständigt pågående förbättringsarbete. Det som kommer fram vid den årliga uppföljningen kan ligga till grund för kommande års planering och aktiviteter. Planera exempelvis för när nästa undersökning av arbetsförhållanden vid arbetsplatsen ska göras och hur den ska gå till så att arbetsmiljöarbetet fortsätter att utvecklas. Här är några frågor som kanske hjälper dig att komma igång med att följa upp om genomförda åtgärder fick önskat resultat. - Blev resultatet som önskat? Behövs fler eller andra åtgärder? - Har medarbetare och skyddsombud getts möjlighet att medverka i uppföljningsarbetet? - Genomfördes åtgärderna i tid enligt handlingsplanen? - Om ohälsa eller olycksfall inträffat, vad kan göras för att förhindra detta i framtiden? - Behövs uppföljande mätningar eller undersökningar för att bedöma resultat av åtgärder? - Är det något som saknas? Behövs till exempel rutiner eller instruktioner tas fram? Läs mer i de allmänna råden till Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. - Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1. www.handelnsarbetsmiljo.se 6 (6)