VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 13 (22)

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 13 (22) Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-02-25 30 Redovisning av utvärdering, digital nämndhantering (KS 2016.060) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Kommunstyrelsen noterar informationen samt ger kommundirektören i uppdrag att undersöka om det är möjligt att införa de förslag till funktioner som finns listade under kapitel 5 i rapporten Ärendebeskrivning Kommunstyrelsens kansli har under hösten 2015 genomfört en enkätundersökning där kommunens förtroendevalda har fått svara på frågor om hur de tycker att det fungerar att ta del av sammanträdeshandlingar på surfplattor. Utvärderingen gjordes i form av en webb-enkät där politiker fick möjlighet att svara anonymt. Enkäten har gått ut till samtliga nämnder och svarsfrekvensen har varit bra. Utvärderingen kartlägger användarvänlighet, funktionalitet och intryck samt hjälper till att identifiera för- och nackdelar med införandet av den digitala nämndadministrationen. För varje fråga har möjlighet till egna kommentarer funnits och enkäten avslutas med två öppna frågor. Målsättningen är att utveckla administrationen av de delar som inte fungerat helt ändamålsenligt enligt de synpunkter som framkommit i genomförd enkät. Yrkanden Ordförande Parisa Liljestrand (M) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Kommunstyrelsen noterar informationen samt ger kommundirektören i uppdrag att se över om de förslag till funktioner som finns listade under kapitel 5 är möjliga att införa. Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på Parisa Liljestrands (M) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Redovisning av utvärdering, digital nämndhantering 2. Rapport, redovisning av utvärdering, digital nämndhantering 3. Bilaga, fritextssvar Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2016-02-02 DNR KS 2016.060 MARTIN FROM SID 1/1 REGISTRATOR/NÄMNDSEKRETERARE CECILIA.BERGMAN@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Redovisning av utvärdering, digital nämndhantering Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendet i korthet Kommunstyrelsens kansli har under hösten 2015 genomfört en enkätundersökning där kommunens förtroendevalda har fått svara på frågor om hur de tycker att det fungerar att ta del av sammanträdeshandlingar på surfplattor. Utvärderingen gjordes i form av en webb-enkät där politiker fick möjlighet att svara anonymt. Enkäten har gått ut till samtliga nämnder och svarsfrekvensen har varit bra. Utvärderingen kartlägger användarvänlighet, funktionalitet och intryck samt hjälper till att identifiera för- och nackdelar med införandet av den digitala nämndadministrationen. För varje fråga har möjlighet till egna kommentarer funnits och enkäten avslutas med två öppna frågor. Målsättningen är att utveckla administrationen av de delar som inte fungerat helt ändamålsenligt enligt de synpunkter som framkommit i genomförd enkät. Handlingar 1. Redovisning av utvärdering, digital nämndhantering 2. Rapport, redovisning av utvärdering, digital nämndhantering 3. Bilaga, fritextssvar Victor Kilén Kommundirektör Mikael Carlgren Kanslichef Ska expedieras till: Akten KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1, 186 86 VALLENTUNA 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 REGISTRATOR.KLK@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE

KS 2016.060 2016-01-28 R A PPORT KOMMUNSTYRELSENS KANSLI 2015 Redovisning av utvärdering, digital nämndhantering

Innehåll 1. Bakgrund... 3 2. Hur upplever du att surfplattan fungerar för papperslös nämndhantering?... 4 3. Hur fungerar det att läsa handlingar via applikationen Styrelsemöte?... 5 4. Hur fungerar det med papperslös hantering under själva sammanträdena?... 6 5. Finns det några ytterligare funktioner som skulle kunna läggas till, vilka delar kan utvecklas?... 7 6. Synpunkter gällande användarvänligheten... 7 7. Sammanfattning enkätsvar... 7 KOMMUNSTYRELSENS KANSLI

1. Bakgrund Sedan våren 2014 har samtliga av kommunens nämnder använt ipad som standardverktyg och tagit emot digitala handlingar via www.styrelsemote.se eller via appen Styrelsemöte.se. Förtroendevalda har erbjudits att kvittera ut ipad (surfplatta) med 3G-uppkoppling och enbart sekretessbelagda handlingar skickas med brevpost eller delas ut i pappersform. För att få snabbare överföringshastighet kan surfplattan anslutas till kommunens trådlösa nätverk som finns på många platser, bland annat i kommunhuset. Sedan våren 2015 får även kommunfullmäktige sina sammanträdeshandlingar distribuerade i digital form. Införandet av surfplattor syftade till att utveckla och modernisera nämndens arbetssätt, värna om miljön och förenkla hanteringen av sammanträdeshandlingarna både för tjänstemän och förtroendevalda. Kommunstyrelsens kansli har under hösten 2015 genomfört en enkätundersökning där kommunens förtroendevalda har fått svara på frågor om hur de tycker att det fungerar att ta del av sammanträdeshandlingar på surfplattor. Utvärderingen gjordes i form av en webb-enkät där politiker fick möjlighet att svara anonymt. Enkäten har gått ut till samtliga nämnder och svarsfrekvensen har varit bra. Utvärderingen kartlägger användarvänlighet, funktionalitet och intryck samt hjälper till att identifiera för- och nackdelar med införandet av den digitala nämndadministrationen. För varje fråga har möjlighet till egna kommentarer funnits och enkäten avslutas med två öppna frågor. Målsättningen är att utveckla administrationen av de delar som inte fungerat helt ändamålsenligt enligt de synpunkter som framkommit i genomförd enkät. 3

2. Hur upplever du att surfplattan fungerar för papperslös nämndhantering? 60 50 40 30 20 På en skala där 1=Inte alls 5=Mycket bra 10 0 5 Mycket bra 4 3 2 1 Inte alls Alternativ 5 Mycket bra 4 3 2 1 Inte alls Procent 54,6 34,7 9,3 0 1,4 Resultatet av enkätsvaren visar att användarna som besvarat enkäten generellt har en positiv inställning till att använda surfplattan för papperslös nämndhantering. Av de fritextsvar som inkommit framkommer att det upplevs smidigt att ha alla handlingar samlade, de tar mindre plats i en surfplatta än i utskrivet format samtidigt som det kan upplevas svårare att få överblick och göra marginalanteckningar. Att bläddra i dokument är också något som kan upplevas som en svårighet. Förhoppningen är att de delar som har känts svåra är sådana moment som handlar om ovana och att ju mer redskapen används desto lättare kommer det bli. 4

3. Hur fungerar det att läsa handlingar via applikationen Styrelsemöte? 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 5 Mycket bra 4 3 2 1 Inte alls På en skala där 1=Inte alls 5=Mycket bra Alternativ 5 Mycket bra 4 3 2 1 Inte alls Procent 45,4 34,6 14,6 4,1 1,3 Majoriteten av användarna tycker att det fungerar bra att läsa handlingar via applikationen Styrelsemöte. Av de fritextsvar som inkommit framkommer det att det upplevs som besvärande att hantera detaljplaner, ritningar och kartor. Direktåtkomst till något av kommunens kartprogram vore därför önskvärt. 5

4. Hur fungerar det med papperslös hantering under själva sammanträdena? 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 5 Mycket bra 4 3 2 1 Inte alls *På en skala där 1=Inte alls 5=Mycket bra Alternativ 5 Mycket bra 4 3 2 1 Inte alls Procent 38,7 34,6 17,3 6,7 2,7 Av de fritextsvar som inkommit har synpunkter om tekniska frågor såsom otillräcklig Wifi- kapacitet, svårigheter med synkronisering samt önskemål om möjlighet till uppkoppling till projektor i sammanträdeslokaler uppkommit. Det finns också önskemål om tillgång till att ladda ipad under sammanträden. 6

5. Finns det några ytterligare funktioner som skulle kunna läggas till, vilka delar kan utvecklas? Funktioner som efterfrågas i fritextsvar är framför allt: Möjlighet att skriva ut direkt från paddan på kommunens skrivare Bättre möjlighet att studera detaljplaner, kartor och ritningar Lättare metoder för att göra anteckningar i PDF-dokumenten Möjlighet att öronmärka vissa sidor i längre dokument Kunna öppna fler dokument samtidigt för att kunna jämföra Möjlighet att boka kommunens rum Syntolkning Möjlighet att ansluta till projektor 6. Synpunkter gällande användarvänligheten Bland de synpunkter som gäller användarvänligheten har det framkommit att utbildningarna har varit uppskattade. Återkommande är att kommentars-redskap skulle kunna vara bättre och att det skulle vara mer användarvänligt om det gick att se mer övergripande var anteckningar har gjorts. 7. Sammanfattning enkätsvar Sammanställningen av enkätsvaren visar på att majoriteten ledamöter anser att fördelarna med digital nämndhantering överväger nackdelarna. Det finns idag goda tekniska möjligheter att hantera nämndhandlingar digitalt. Den digitala hanteringen innebär en flexibilitet och hjälper politikerna att ta emot handlingar, anteckna och söka bland gamla handlingar. Användarna visar på en mycket positiv inställning och de viktigaste aspekterna vad gäller papperslös nämndhantering handlar om miljöbesparingar och användarvänlighet. Dock uttrycker användarna att det finns delar som bör förbättras. 7

De områden som fungerat mindre bra är framförallt uppkoppling/synkronisering mot internet, möjlighet att studera detaljplaner, ritningar och kartor samt göra anteckningar i dokumentet. Av de mindre positiva synpunkter som framkommit kan de till stor del kan härröras till ovana av användandet av den tekniska utrustningen. Detta visar på att det finns behov av tydlig information och utbildning. Kommunstyrelsens kansli har därför tagit fram utbildningsmaterial och erbjudit utbildningstillfällen till förtoendevalda. För nämndsekreteraren innebär den digitala distributionen att tidskrävande arbete med att kopiera och skicka ut papperskopior försvinner. Det ger också möjlighet till en bättre service då de förtroendevalda snabbare och enklare kan få tillgång till handlingarna och kompletteringar kan skickas ut i princip fram till mötet. Eftersom handlingarna inte skickas ut i papper behöver beställning till tryckeri inte längre göras. Vid extrautskick, då det inte fanns tid att beställa via tryckeriet, var man ofta tvungen att skriva ut alla handlingar och lägga dem på posten. Detta tog betydligt längre tid än att skicka dem via Styrelsemöte. Nackdelen för nämndsekreteraren är att tid ibland måste läggas på att lösa tekniska fel med surfplattorna eller deras mjukvara. Initialt höga materialkostnader för inköp av ipads och driftskostnader för mobilt bredband utjämnas på sikt av besparing av papper och tid. På grund av att produktion och kassering av ipad innebär belastning på miljön ska man vara försiktig med att dra generella slutsatser i fråga om fördelarna ur miljösynpunkt. Andra studier visar på att det inte går att direkt påvisa huruvida digital hantering innebär en mindre miljöbelastning än pappershantering eller inte. Men om man däremot använder sig av både pappershantering och digital hantering så ökar istället miljöbelastningen. Om en ledamot erhåller både papperskopior och surfplatta ökar därmed både kostnad och miljöbelastning. Skulle man däremot vilja skriva ut dokument knutna till något enskilt ärende så finns den möjligheten inom kommunens wifi-nätverk kan fås vi appen Canon Business Print. Framgent vill vi utreda möjligheten att skicka sekretessbelagda handlingar digitalt - Applikationen styrelsemöte har inte varit säker att skicka sekretessbelagda handlingar med, vilket gjort att handlingarna har behövt skickas via post eller delas ut vid sammanträdet. Styrelsemöte har dock skapat ett tillägg till applikationen som möjliggör säkra utskick av sekretessbelagda handlingar. Kommunstyrelsens kansli ska under våren göra en riskanalys om införandet av tillägget för att sedan införskaffa den om inga problem uppkommer. 8

KS 2016.060 2016-02-01 BILAGA KOMMUNSTYRELSENS KANSLI 2015 Fritextsvar, Redovisning av utvärdering, digital nämndhantering

Innehåll 1. Fritextsvar, Hur upplever du att surfplattan fungerar för papperslös nämndhantering?... 3 2. Fritextsvar, Hur fungerar det att läsa handlingar via applikationen Styrelsemöte?... 5 3. Fritextsvar, Hur fungerar det med papperslös hantering under själva sammanträdena?... 7 4. Fritextsvar, Finns det några ytterligare funktioner som skulle kunna läggas till, vilka delar kan utvecklas?... 10 5. Fritextsvar, Synpunkter gällande användarvänligheten... 13 KOMMUNSTYRELSENS KANSLI

1. Fritextsvar, Hur upplever du att surfplattan fungerar för papperslös nämndhantering? Det fungerar väldigt bra. Toppen Mycket smidigt att slippa pappershanteringen Alla uppdateringar, tillägg, borttag och ändringar kommer med på nämnden och detta gör att hanteringen blir mycket smidigare och att det alltid är aktuell info i handlingarna Smidigt Har alltid tillgång till all nödvändig dokumentation i en källa. Kan skicka delar av dokument inklusive egna noteringar till valfri e-post. Lättare att få en överblick över materialet. Bökigt innan det blir rutin. Kanon Rättsosäkert! Framförallt då bilagor tillkommer efterhand och det inte råder någon garanti för att alla har samma information före mötena. Dessutom har plattan vid ett flertal tillfällen tappat anknytningen och handlingar har inte varit tillgängliga vid tex gruppmöten och överläggningar med interna grupper. Hade varit bättre att få handlingar i utskrivna. Detta hade underlättat vid inläsning och kontakt med allmänhet, andra myndigheter, föreningar och organisationer, Synken har funkat sådär tidigare men funkar okej nu. Det borde gå att skriva ut delar av handlingarna via plattan på valfri skrivare på kommunen. Snabb och pålitlig leverans av handlingarna. Har inget att jämföra med. Har bara haft plattan. Bra att man kan hållas uppdaterad hela tiden, behöver inte vänta på dokument. Älskar det, väger ingenting allt e med anteckningarna stannar kvar o går och läsa och du kan titta i gamla protokoll snabbt o enkelt! Miljövänligt!!! Det fungerar lika bra som papper vad det gäller anteckningar i dokumenten och läsning av handlingarna. Vad som fungerar ännu bättre är att du slipper vänta på posten för att få dina handlingar. Smidigt och bra. Framförallt är det bra att kunna läsa handlingar när tid ges och vart än man befinner sig. Som nämndordförande hade jag haft stor glädje av en bärbar dator i stället - som är lättare att hantera. Lättare att bläddra mellan papper och göra anteckningar än i surfplattan Bra med synkronisering av dokument och lätt att hänga med. Ibland är det helt enkelt mer praktiskt med papper och de skulle vara bra om man lättare kunde skriva ut enstaka dokument. Ibland är kartbilder, situationsritningar och liknande dokument svårlästa, troligtvis för att det är inscannade bilder! Har inte fått någon introduktion i hur det fungerar... 3

Nästan allt går att göra. Saknar vissa redigeringsprogram bara. "Det är en invänjningsperiod. Och ibland går det snabbare att ha papper, när man vill snabbt gå tillbaka i handlingarna etc. Markeringsverktygen är inte heller helt optimala. Funkar utmärkt för mig förutom att det inte går att radera dokument i "styrelsemote.se" på paddan och tillgängligt utrymme minskar. Helt obrukbart! Kan i bästa fall läsa ett ärende. Dock oanvändbart i övrigt, tex vid research. Då man inte kan bläddra i dokumentet på ett smidigt sätt. Speciellt gäller detta vid granskning av ritningar. Problem finns också vid jämföranden av remissyrkanden. Olika versioner och varianter förekommer, det gör det rörigt. Speciellt i de fall då man måste "scrolla" mellan flera olika sidor och varianter av "samma"/snarlika dokument." Lätt att läsa, lätt att använda. Ordning på dokumenten och möjlighet till snabba uppdateringar. Bör gå kursen för att kunna skriva i information i paddan. Skönt och slippa papper Lättare att ta del av handlingarna överallt. Inte för jag var med innan, men tillhör den generation som kan uppskatta teknikens möjligheter. Snabb leverans och lätt att ta fram dokumenten. Smidigt att hitta handlingar m m som rör respektive ärende, även om man inte behöver starta om en pappersutgåva lika ofta! Skönt att slippa tunga papper, men som ordförande i nämnd och som gruppledare behövs ofta lättare och snabbare möjlighet att anteckna än vad plattan medger. Tar ett tag att lära sig hanteringen Enkelt Lättare att knappa på en dator - exempelvis Mac Book Air. Så klart en kostnadsfråga. Dock kan jag tycka att nämndordförande skulle kunna erbjudas en dator. Men läsplattan är ett lyft! Efter att ha fått utbildning förstår jag plattan bättre. Slipper mängder av papper Möteshandlingar kan uppdateras när som helst Nya handlingar kan skickas ut samma dag som mötet, om det behövs" Suveränt! Lätt att bära sammanträdeshandlingarna! Miljövänligt! Snabb kommunikation! Det är klart att man gör ekonomiska och miljövinster. Dessutom praktiskt med en ren politisk plattform. Fungerar bra! Är dock svårare att markera på plattan än vanligt papper. Det tar mindre plats och är lätt att läsa Det blir mycket enklare att hantera och känns mer effektivt! 4

2. Fritextsvar, Hur fungerar det att läsa handlingar via applikationen Styrelsemöte? Vet ej om jag fått någon inloggning, men det fungerar på annat sätt. I det stora hela bra, dock har det uppstått förvirring ett par gånger när det tillkommit handlingar / ändringar i underlag då de " gamla" finns kvar och det är svårt att tyda vilken som är den gällande. Svårt att "bläddra" och "skumma igenom" handlingarna Lätt att hantera I stort sett bra. Vad det gäller vissa ärenden föredrar jag ändå att skriva ut dokumentet och göra noteringar i det. Men det är för läsbarhetens skull vid komplexa underlag. Långa handlingar vill jag sätta "markeringar" fysiskt i för att kunna bläddra snabbt vid inläsning och kontakt med externa kontakter. Att behöva ursäkta sig med att jag "måste bara scrolla fram till" är pinsamt och ej acceptabelt. Jag upplever att ritningar och fotografier inte är läsbara överhuvudtaget. Mycket ojämn, dålig kvalitet Ibland kan det vara lite svårt att läsa speciellt om det är stora bilagor. Plattan har inte tillräckligt bra resolution jämfört med en riktig skärm. Ganska krångligt att göra anteckningar. Jag önskar att man hade samma rutinupplägg kring protokoll i alla nämnder. Ibland skickas pdf utan namn på punkter, ibland har man använt ett annat format som ställt till det när man öppnat dokumentet. Ibland lägger sekreteraren senaste protokollet sist resp. först. Men det är småsaker Det fungerar lika bra som med papper med skillnaden att du kan gå till önskad sida på ett bättre sätt med ipaden. Man kan inte stuva om handlingarna som man vill Lätt få översikt o bläddra Segt, långsamt, omständigt... Svårt att "bläddra" mellan olika ärenden För dålig upplösning på Ipad, köp in nyaste generationen så löses detta. För t.ex. detaljplaner fungerar det inte alls." Den andra appen som vi hade förut (pdf expert?) var bättre. 5

Helt obrukbart och omöjligt att jämföra ritningar, remissyrkanden och olika typer av förslag. Speciellt i de fall då man måste "scrolla" mellan flera olika sidor och dokument. Dokumenten syns tydligt. Kan vara lite osmidigt att växla mellan dagordning och handlingar. Skulle vilja kunna söka gammal information ex"cykelbana vid Lindholmen" då få upp allt som handlar om "cykelbanor" bakåt. Stora bilder som kartor med mera kan vara svåra att läsa Överskådligt o lätt att skriva egna anteckningar Fungerar bra, men finns det något program som kan läsa upp och förklara ord direkt i appen? Använder PDF expert istället, då syns hela sidan bättre. Lättare att knappa på en dator - exempelvis Mac Book Air. Så klart en kostnadsfråga. Dock kan jag tycka att nämndordförande skulle kunna erbjudas en dator. Men läsplattan är ett lyft! Bättre upplösning på ipad vore önskvärt. Man kan gå lätt hitta sparade handlingar från tidigare nämndmöte. Nu har jag fått tips om hur jag aktivt kan använda Styrelsemöte samt kunna skriva ut. Skärmljuset tröttar! Eljest OK. Ibland kan det blir för många korrigeringar vilket kan göra listan oöversiktlig. Viktigt att gamla (felaktiga) dokument tas bort. Jag är nöjd. 6

3. Fritextsvar, Hur fungerar det med papperslös hantering under själva sammanträdena? Lätt att följa med! Ibland är sidorna på paddan en annan än i papper, men nu har de flesta paddor så det är inte så stor problem Mkt skönt att endast behöva ha med plattan då det många gånger är många dokument som är bifogade och skulle innebära en enorm administration Lätt att hantera Bra Som sagt svårt bläddra och hitta info innan man vant sig. Lättare för de yngre. Långa handlingar vill jag sätta "markeringar" fysiskt i för att kunna bläddra snabbt vid repliker och inlägg i diskussionen. Nu tappar debatter ibland fokus och tempo pga ledamöter måste scrolla fram till det aktuella avsnittet. Detta är ej acceptabelt. Jag upplever att ritningar och fotografier är inte är läsbara överhuvudtaget. De håller mycket ojämn varierande kvalitet. I mötesrummen borde det finnas uttag vid borden för att kunna ladda alternativt förlängningssladdar att dra fram till borden. Alla klarar inte av att använda sin platta och då händer det att det tar onödigt länge att förstå vad en kommentar eller ett yrkande avser. Ett förslag är att nämndsekreteraren (eller någon annan) visar sidan med projektorn som finns i alla möteslokaler." Är man justerare på kommunfullmäktige är papper helt nödvändigt, upplever jag. Känns inte riktigt pålitligt då. Kan inte utnyttja alla funktioner p.g.a.dålig kunskap. Gillar när det sker ändringar eller kommer nåt nytt så poff man synkar så har alla fått allting!! -Guld! Som ordf behöver jag även en papperskallelse för att kunna notera notera beslut, reservationer mm. Platta stänger ned sig alltför snabbt, att logga in igen stör uppmärksamheten på sammanträdet." Enkelt, finns handlingar från andra möten att ta fram vid behov Prasslar o låter inte Går att anteckna direkt i handlingarna" Problem uppstår ifal vi får handlingar vid sittande bord. Det är lite svårare att göra anteckningar men fördelarna överväger nackdelarna. 7

Ofta trassel med nätverk och ibland avsaknad av uppdaterade handlingar. Ibland svårt att hitta avsnitt som diskuteras Har lättare att anteckna på papper men det går väl att träna upp. Lättare att hänga med i pappersformatet under sammanträdet. Lätt ha översikt Ibland rörigt pga att sidnumreringen inte stämmer överens med pappersdokumenten Omständligt, svårt Kunde vara ännu bättre om man samtidigt körde upp dokument med kanonen. Vill gärna skriva minnesanteckningar direkt på plattan. Det kunde man lätt göra när man hade pappershandlingar" Bra om det på sammanträdet mera frekvent används en kanon så att man gemensamt kan titta på kartor och ritningar Det är då man ibland vill få fram handlingar snabbt och det känns krångligare på paddan än med papper. Jag tror att det går att göra en del på integrationen mellan systemet för tjänsteskrivelser och vyn vi får i Paddan. Jag misstänker att många tjänstemän inte försäkrar sig om att allt verkligen kommer med, i rätt ordning och i rätt version. Det är först på sammanträdet man upptäcker att det blivit fel i handlingarna. Helt obrukbart och omöjligt att jämföra olika förslag, då man måste "scrolla" mellan flera olika sidor och dokument. Ibland kan det vara bra att ha flera dokument uppradade framför sig i pappersform, men det är inget stort problem. Läsningen fungerar bra men anteckningar gör jag med papper och penna. Går snabbare att hitta rätt kommentarer Bra så länge uppkopplingen till WiFi och 3G fungerar Dagordning i pappersform för alla vore nog bra. Då kan man anteckna där och då för att sedan spara. Dagordning i pappersform för alla vore nog bra. Då kan man anteckna där och då för att sedan spara. Noteringar kan vara lite sega att göra jämför med papper. Lätt att följa de olika punkterna med respektive dokument och att hitta de anteckningar man gjort inför mötet. Svårt när man sitter ordförande att få överblick över sina sidonoteringar osv. Det kräver ett papper bredvid, vilket inte alls är smidigt. Lättare att knappa på en dator - exempelvis Mac Book Air. Så klart en kostnadsfråga. Dock kan jag tycka att nämndordförande skulle kunna erbjudas en dator. Men läsplattan är ett lyft! Bra, men det saknas el (samt laddare) där vi sitter. Ibland drar mötena ut på tiden och då kan batteriet ta slut. 8

Dessutom saknas adapter så man kan koppla paddan till projektor Går att anteckna direkt Krävs noggrann förberedelse av ledamoten! Man kunde kanske införa elektroniska voteringar för att underlätta och bespara tid. Fungerar bra! Det är smidig och bra men i själva sammanträdena ibland får jag lite besvär I och med att jag har dokument i läsplattan så går det utmärkt att följa med punkt för punkt. Som ordförande behöver jag ha tillgång till kallelsen i pappersform för att enkelt kunna göra löpande noteringar. 9

4. Fritextsvar, Finns det några ytterligare funktioner som skulle kunna läggas till, vilka delar kan utvecklas? Ett bibliotek med olika administrativa dokument/listor alltid tillgängliga. Som ovan nämnt, förvirrande när dokument uppdaterats men de gamla " ligger kvar" i vissa fall har det ändrats/ tillkommit handlingar upp till 4 ggr bättre sync. man måste aktivt synca, vore bättre med automatisk sync och info om vad som tillkommit sedan sist. Ibland svårt att hålla reda på vad som är förändrat Access till ritningar och detaljplaner via paddan skulle underlätta våra möten. Antecknings- och markeringsfunktioner har jag övat mig på - men de är lite "fyrkantiga". Vet inte hur de skulle kunna förbättras jämfört med att göra det på fri hand i pappersdokument. Bläddring När den endast används i samband med sammanträde hinner den ladda ur och ny inloggning ske. Bra att det inte skrivs ut och skickas även om det är bökigt. Nej, lägg ned och ersätt med bärbar dator och riktiga officeprogram. Jag sitter i Össeby Hus och skulle vilja ha också de handlingarna i paddan. Att kunna skriva ut delar av handlingarna på kommunens skrivare. Enklare hantering för att göra noteringar direkt i dokumenten." Om det hänvisas till tidigare dokument som inte finns bilagda borde det finnas en länk så det är enkelt att ladda ner dokumentet om man så önskar. Förslag till beslut samt ärendet i korthet ska vara tydliga så det inte uppstår diskussioner om vad menas. Skulle även vilja ha lite mer utbildning i hur jag kan använda läsplattan ännu mer än vad jag gör. Nej, inte vad jag kan komma på, är ganska ny på det här med att vara politiker. Jag e nöjd Bättre kartor. Access till Gyos Vill kunna markera blad, tex handlingar på 200 sidor om ett ämne. Vill markera extra viktiga sidor så det syns i raden nedan. Möjlighet att ha fler dokument öppna samtidigt i Styrelsemöte Skulle vilja enkelt kunna läsa handlingar till fler nämnder än de jag sitter i Kalender Möjligheten att skriva längre kommentarer eller sammanhängande texter i handlingarna. 10

Som nämndordförande hade jag haft stor glädje av en bärbar dator i stället - som är lättare att hantera. Samla alla handlingar som rör ett ärende på samma ställe. Ta bort upprepningar Protokoll från arbetsutskottet skall finnas med En gemensam genomgång med tips och råd för dem som skall använda den första gången snabbare och bättre sök Se ovan. Anteckningar bör förbättras. Kartorna. Om man inte har Platina har man inte alla kartfunktioner. Det kan utvecklas. Annars bra att slippa alla papper hemma. Men ibland har man glömt att ladda den när man ska läsa eller glömt paddan hemma inför mötet. Ngt tung att bära runt på inför kvällen om man ska direkt efter jobbet. " Fungerar mycket bra. Lätt att hänga med och bra system, där alla har samma. Utskrift Jag har tyvärr inget svar på det just nu. Att KS handlingarna även distribueras till KF-ledamöter och KF presidie Kartfunktioner, fungerar inte med kommunens kartfunktioner, mycket dåligt! Boknings kalendrar Vill gärna skriva minnesanteckningar direkt på plattan. Redigera dokumenten Kommer inte på något just nu Synkningen borde vara helt automatisk och information om vad som synkats. Understryckningsverktyg och anteckningar vore fint om det kunde bli lättare att hantera. Nej, gå över till bärbara datororer och PC. Osäker på hur framtida arkivering fungerar, men kanske kan det vara bra att lägga över dokument som behandlats i särskilda mappar som går att komma åt lätt. Å andra sidan är det inge problem om de ligger kvar och det går att rolla fram gamla dokument. Möjlighet att ansluta egen enhet direkt till projektorn under tex KF mötet. Tips på produkt: Barco ClickShare CSM-1 PS! Värt att testa" Svårt att veta då jag inte är insatt i alla möjligheter. Man kan alltid förbättra och anpassa efter t.ex. språk och läs och skriv svårigheter. Har ingen surfplatta från kommunen utan använder min privata och det fungerar lika bra. Att man snabbt kan se var man gjort anteckningar vore bra. Handlingar till Kommunfullmäktige Få tillgång till att skriva ut på kommunens skrivare (vet att det är på gång) Få tillgång till SBF:s GISkartor Össeby Hus handlingar borde in i paddan" Saknar möjlighet att koppla upp surfplattan direkt till AV utrustningen i möteslokalen. Möjlighet till pappersutskrifter bör förenklas. 11

Se svar om elektroniska voteringar... Tillgång till kartmaterial som finns hos SBF vore en stor hjälp (GIOS?) 12

5. Fritextsvar, Synpunkter gällande användarvänligheten Skulle gärna vilja få in mailen, men det fungerar tyvärr inte. Har ibland varit svårt att koppla upp på kommunens nätverk. Både i Kulturrummet och SBF. Mycket smidigt och generellt mkt användarvänligt system Behöver lära hur man kan göra anteckningar mm. Bra att ni ordnar utbildning, men det vore bra med olika utbildningstillfällen ifall men inte kan delta av olika orsaker. Urusel. För att skriva lite längre kommentarer behövs nog ett separat tangentbord. Jag är inte van surfplatteanvändare, men tycker det gått hyfsat. Vissa funktioner har jag inte kommit på- om man kan ha flera fönster uppe samtidigt t.ex (hinner inte gå våra internutbildningar, tyvärr). Jag använder inte mailen men har irriterat mig på de gånger jag försökt skicka och ta emot dokument. men inget allvarligt. Ville jag, skulle jag lära mig hur det fungerar. Lite irriterad på att det kommer propåer om säkerhetskopiering och massa mail från apple med produktreklam." Skulle även vilja ha möjlighet att läsa Össebyhus handlingar eftersom jag sitter med som ersättare i den styrelsen. Enkelt Jag har ingen ipad från kommunen men min privata fungerar alldeles utmärkt. Handlingar rörande ett ärende finns på olika ställen och med onödiga upprepningar Jag har svårt för att anteckna. Tycker att det är bra med postitlappen men inte övriga anteckningar, jag får upp den där rutan kring texten och det stör mig. Det tar en stund innan det fäster på paddan var man ska skriva, den tänker en stund. Lättare att anteckna på papper. " Önskar att det gick att skriva med tunnare "penna" Bristande information om när och hur uppdatering ska göras Svårt att överblicka handlingarna. Den kanske största fördelen med ett papperslöst system är att kompletteringar kan skickas ut i princip fram till mötet. När det (som i min nämnd) kommer ganska många kompletteringar efter att materialet först har skickats ut så blir det dock ofta så att man väntar med att läsa till i sista stund. Detta kan i sin tur leda till problem om det finns ärenden där man skulle behöva tänka mer eller kanske undersöka någonting mer noggrant. Sammanfattningen är att det är bra att kompletteringar kan skickas ut sent men om det är möjligt så bör det begränsas. Om det t ex är en medborgare som är sen med sina handlingar så kan man kanske låta denne stå sitt kast och vänta till nästa nämndsammanträde." 13

Jag är ändå positiv. Vi sparar mycket papper och det är rätt väg att gå. Mycket bättre än med papper. Fler verktyg tex fastighetshistorik och kartor borde tillföras (och annat nämndspecifikt) Otydligt vid tolkning av kartor och ritningar. Jag tycker det är en suverän form av dokumenthantering. Paddan är litet tung att frakta. Varför inte skaffa ett särskilt fodral. Finns på Svanströms i stan har jag hört. Det kan väl kommunen bjudas på! Skönt att slippa slösa med så mycket papper - miljöaspekten. Det tar lite tid att lära sig använda plattan. Ibland är det jobbigt att hoppa emellan dokument. Skönt att slippa slösa med så mycket papper - miljöaspekten. Det tar lite tid att lära sig använda plattan. Ibland är det jobbigt att hoppa emellan dokument. Varför måste det just vara från Apple? Information om skador från tex ljus från skärm och strålnings värden. Enklare hantering av anteckningar, bokmärka sidor etc vore bra. Jag har svårt att hitta i manualen hur jag ska ändra inställningar. Behöver lära mig mer hur jag kan använda den effektivt Skulle för egen del kunna sätta mig in i funktionen lite bättre, men överlag mycket nöjd! bra för läsning och för minnesanteckningar, men inte som verktyg för ordförande på mötet. Sparar mycket papper och kanske miljö under 4 års användning. Har nu lärt mig att förlänga tiden innan skärmsläckaren träder i funktion. Mycket användarvänligt interface Efter utbildningen har det blivit bättre, men en viss tillvänjning behövs. Inte minst för oss som är vana vid PC. 14