SLUTRAPPORT Anders Pettersson 2015-06-28 1
Innehållsförteckning 1. Introduktion... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Frågeställningar... 4 1.3 Metod och avgränsningar... 4 1.4 Om rapporten... 5 2. Presentation av Gambiagruppernas nuvarande organisation och intressenter... 6 3. Observationer och analys kring nuvarande organisation... 8 3.1 Varför engagerar man sig i Gambiagrupperna?... 8 3.2 SOG:s arbete... 9 3.3 Gambiagruppernas kontor och arbete i Gambia... 12 3.4 Gambiagruppernas kansli i Sverige... 14 3.5 Gambiagruppernas medlemsgrupper och verksamheten i Sverige... 16 3.6 Gambiagruppernas ekonomi... 18 4. Förslag på organisationsförändringar... 21 4.1 Införa individuellt medlemskap... 21 4.2 Utveckla arbetet med turister... 22 4.3 Utveckla uthyrningen av compounden... 23 4.4 Omorganisera tjänsterna och bemanningen i Gambia... 23 4.5 Se över kansliets struktur... 25 4.6 Utveckla kommunikationsarbetet... 26 5. Sammanfattning... 28 6. Lista på samtliga rekommendationer... 30 Bilaga A Lista på intervjuade personer... 33 2
1. Introduktion 1.1 Bakgrund Gambiagrupperna har arbetat i Gambia i över 35 år och haft permanent svensk personal sedan mitten av 80-talet. Under en lång tid dominerades verksamheten av skolbyggnation som finansierats med stöd från Sida, kanaliserat genom Forum Syd, samt genom insamlade egeninsatser från Gambiagruppernas olika medlemsgrupper. I början av 2000-talet signalerade Forum Syd att stödet till skolbyggnation skulle fasas ut och Gambiagrupperna satte igång med ett utvecklingsarbete för att utveckla och förändra verksamheten i Gambia. Arbetet expanderades och mer svensk personal anställdes och expansion av nya verksamheter inkluderade lärarfortbildning, arbete med kvinnokooperativ, miljöarbete och organisationsutveckling. Dessa samlades under senare delen av 00-talet under ett paraply, byutveckling, där de olika insatserna koncentrerades i ett antal byar. I samband med den utvecklingen expanderade även antalet lokalt anställda på kontoret och en större del av insatserna genomfördes av lokal personal. Nästa steg i organisationens utveckling, återigen pådrivet av krav från den viktigaste givaren, Forum Syd, så ombildades det lokala kontoret till att 2013 vara en egen självständig lokal organisation med egen personal och styrelse (FIOH-TG). Gambiagrupperna i Sverige fick därmed fått en ny relation till den gambiska personalen där man gått från att vara arbetsgivare till att vara en partner. I samband med detta har även Forum Syd gett besked om ett minskat stöd till svensk personal på plats i Gambia för att kvalitetssäkra och följa upp verksamheten. Basen i Gambiagrupperna är de olika medlemsgrupperna där engagerade medlemmar samlar in pengar till egeninsatsen för Forum Syd-bidraget. Dessutom sprider man information om Gambia till allmänheten och väljer Gambiagruppernas styrelse, SOG. Många medlemmar och grupper besöker även regelbundet verksamheten i Gambia och har ofta en nära relation med målgrupperna och de drar nytta av Gambiagruppernas arbete. De senaste åren har det, överlag inom Gambiagrupperna, varit en nedgång i gruppernas aktivitet och insamling. Många grupper är vilande eller har upphört. Mot bakgrund av dessa tre faktorer: 1) Bildandet av en lokal NGO i Gambia, 2) Avisering från Forum Syd om minskat bidrag för den svenska verksamheten och 3) Minskad aktivitet i grupperna, beslutade SOG på sitt möte 9-10 januari 2015 om att genomföra en översyn av Gambiagruppernas organisation eftersom förutsättningarna för arbetet har förändrats de senaste åren, inte minst har resurserna för ledning och administration reducerats. Anders Pettersson fick i uppdrag av SOG att genomföra översynen, vilken mynnat ut i denna rapport. 3
1.2 Frågeställningar Enligt överenskommelse ska översynen besvara följande frågor: Hur bör Gambiagrupperna organisera sitt arbete i Sverige avseende grupper, SOG, ev. anställda etc. Hur bör Gambiagrupperna vara organiserade i Gambia? Vilken rollfördelning ska finnas mellan SOG, grupperna, FIOH-TG och Gambiagrupperna i Gambia (FIOH-SE)? Vilken service ska enskilda Gambiagrupper förvänta sig av den gemensamma organisationen? Hur bör Gambiagrupperna använda sina resurser utifrån nuvarande intäktsnivå? Utredningen innebär en fördjupad analys avseende ekonomin, utifrån idag tillgängliga resurser inom organisationen. 1.3 Metod och avgränsningar Utredningen har bestått av sex faser enligt följande. Fas 1 Inledande möte med SOG och uppstart Den 7 mars hade SOG ett möte då uppdrag, förväntningar och förutsättningar diskuterades igenom i SOG. Fas 2 Telefonintervjuer Individuella telefonintervjuer har genomförts med åtta nuvarande och/eller f.d. SOGmedlemmar, representanter från tre medlemsgrupper, kanslist samt ekonomiansvarig i Gambia. Dessutom har Gambiagruppernas handläggare på Forum Syd intervjuats. En lista på samtliga intervjuade återfinns i Bilaga A. Fas 3 Ekonomisk genomgång Den 24 april genomfördes en heldags genomgång i Mullsjö tillsammans med kassören för en genomgång av ekonomin samt intervju av kassören. Fas 4 Analys och framtagande av rapportutkast Materialet bearbetades och analyserades och ett utkast till ett rapportutkast. Rapportutkastet besvarar frågeställningarna ovan och presenterar konkreta rekommendationer till SOG på hur en organisation borde se ut. Rapportutkastet skickades till SOG 1 juni 2015. Fas 5 Presentation av rapportutkast för SOG Rapportutkastet presenterades muntligt för SOG den 13 juni 2015 och innehållet diskuterades. Fas 6 Författande av slutrapport Baserat på skriftliga synpunkter från SOG togs en slutrapport fram. 4
Följande avgränsningar har överenskommits: Översynen har ett kortsiktigt perspektiv på Gambiagruppernas organisation utifrån 1-2 årigt perspektiv. Ingen översyn görs över den långsiktiga organisationen eller grundläggande strukturer. Översynen fokuserar på Gambiagruppernas organisation. Det är inte en utvärdering av verksamheten och dess resultat. 1.4 Om rapporten Rapporten är baserad på genomförda intervjuer och genomgång av ekonomin. I kapitel 2 görs en presentation av Gambiagruppernas nuvarande organisation och hur den relaterar till Gambiagruppernas intressenter. I kapitel 3.1 presenteras tre områden som enligt intervjuerna är viktiga för att skapa engagemang inom Gambiagrupperna. Dessa ligger till grund för vidare analys och rekommendationer i de övriga kapitlen. Resterande kapitel 3 innehåller observationer, analys och slutsatser av olika funktioner inom Gambiagrupperna samt innehåller rekommendationer för hur dessa kan utvecklas och förbättras inom ramen för nuvarande organisation. I kapitel 4 presenteras sex förslag på organisationsförändringar inom Gambiagrupperna. Kapitel 5 är en sammanfattning och kapitel 6 listar samtliga rekommendationer till Gambiagrupperna. 5
2. Presentation av Gambiagruppernas nuvarande organisation och intressenter Gambiagrupperna är en organisation som består av ca 20 olika medlemsgrupper runt om i Sverige. Grupperna är olika i sin karaktär där några är egna registrerade organisationer, med egna bankkonton, styrelser etc. medan andra är mer informella. Medlemsgrupperna träffas en gång per år i ett samrådsmöte och väljer en styrelse, SOG. Det är också genom grupperna som det utåtriktade arbetet i Sverige sker gentemot medlemmar och allmänhet. Gambiagrupperna har ett kontor i Gambia (FIOH-SE) som fram till nyligen haft två stycken svenskar anställda (ofta och i denna rapport benämnda volontärer ). Gambiagrupperna äger vidare i Gambia ett compound, bestående av kontorslokaler och sex stycken bostadslägenheter. SOG är ansvarig för ledningen av FIOH-SE. I Sverige finns även ett kansli som bemannas av deltidsarvoderade medlemmar. Följande funktioner ingår i kansliet: ordförande, kassör och kanslist. Finansiering av verksamheten sker med bidrag från Sida, vilka kanaliseras genom Forum Syd. 10 % medlen måste även samlas in av medlemsgrupperna i s.k. egeninsats, en förutsättning för att få Sida-bidrag. För att underlätta insamlingen har Gambiagrupperna sedan några år tillbaka ett s.k. 90-konto, som gör att man är granskad av Stiftelsen för Insamlingskontroll och ger möjlighet till medlemskap i Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII) som driver frågor om kvalité i insamlingsarbetet. Gambagruppernas samarbetsorganisation i Gambia, FIOH-TG, delar lokaler med FIOH-SE, men är i övrigt en självständig organisation med egen styrelse och personal. FIOH-SE är den viktigaste bidragsgivaren för FIOH-TG. Det är FIOH-TG som arbetar med att genomföra aktiviteterna i Gambiagruppernas olika projekt, byutvecklingsbyar. I Gambia har även FIOH- SE aktiviteter som innefattar hjälp till medlemmar på besök och ett arbete mot turisterna i syfte att rekrytera nya medlemmar och informera om Gambiagruppernas verksamhet. Följande bild visar en översikt av Gambiagruppernas olika funktioner och dess intressenter: 6
Kvadrater med ljusare bakgrund representerar de delar som är en del av Gambiagrupperna. Grön bakgrund syftar på verksamheter och funktioner bestående av gambier. Runda figurer representerar intressenter till Gambiagrupperna. Följande tabell innehåller en övergripande beskrivning av sammansättningen och ansvar för de olika delarna av Gambiagrupperna och FIOH-TG. Funktion Sammansättning Ansvar Medlemsgrupper Medlemmar som rekryteras av grupperna. Samrådsmötet SOG Kansli FIOH-SE FIOH-TG Representanter från alla medlemsgrupper Tio personer valda av Samrådsmötet Fyra stycken deltidsarvoderade medlemmar Fram till nyligen två stycken anställda. Samarbetsorganisation, ca 20 anställda. Insamling av egeninsatser Val av SOG och delta på samrådsmötet Kontakt med medlemmar och allmänhet Välja SOG Fastställa årsredovisning Välja in nya medlemsgrupper Anta verksamhetsplan Övergripande ansvar gentemot Forum Syd Ansvar för kansli och FIOH-SE samt avtalsrelationer med FIOH-TG Leda verksamheten Dialog med medlemsgrupper Övergripande ekonomiskt ansvar Sköta ansökan och redovisning till Forum Syd Dialog med Svensk Insamlingskontroll och FRII Arkiv Service och stöd till SOG och medlemsgrupperna Löpande ekonomi och bokföring Stöd och utveckling av verksamheten i Gambia samt dialogpartner till FIOH-TG Stöd till besökare från grupperna Turistverksamhet Ansvar för compound och driften i Gambia Genomförande av Gambiagruppernas projekt i Gambia som finansierats av Forum Syd och Gambiagrupperna. 7
3. Observationer och analys kring nuvarande organisation Detta kapitel presenterar olika aspekter av Gambiagruppernas nuvarande organisation och presenterar rekommendationer om hur Gambiagrupperna kan förbättra sitt arbete inom ramen för nuvarande organisation. 3.1 Varför engagerar man sig i Gambiagrupperna? I samband med utredningen har frågan om engagemang i Gambiagrupperna, på olika nivåer, återkommit som en röd tråd. Frågeställningar som Vad gör Gambiagrupperna unika?, Varför väljer man sig att engagera sig i just Gambiagrupperna? och Vad skiljer Gambiagrupperna från andra organisationer? har diskuterats. Idag är Gambiagrupperna helt beroende av ideellt engagemang i medlemsgrupperna och i SOG, både för att samla in egeninsats och för att kunna genomföra verksamheten. Det innebär att Gambiagrupperna måste organisera sig på ett sådant sätt att man stöttar det ideella engagemanget i organisationen. Även om anledningarna skiljer sig mellan olika personer är det tre tydliga områden som genomsyrar svaren: Vikten av den personliga närheten till verksamheten Detta är det område som lyfts fram som det allra starkaste skälet till ett engagemang i Gambiagrupperna. En mycket viktig del till att detta uppstår är besök i Gambia av de engagerade. Flera har även angett att det är en absolut förutsättning för att kunna engagera någon under en längre period i föreningen. Personlig närhet innebär även att man får information om hur det går för verksamheten och att man känner delaktighet och kan påverka. Man rekryteras även, till stor del, in i Gambiagrupperna av andra som står organisationen nära. Gambiagrupperna behöver därför organisera sig och stötta engagerade och deras närstående och bekanta till att ha en personlig relation till verksamheten med regelbundna besök i Gambia. Koppling mellan insatser i Sverige och resultat i Gambia Det andra området som kommit upp är att få bekräftelse på att de insatser man gör i Sverige, både i grupper och i SOG, genererar konkreta resultat och förändring för människor i Gambia. Det är därför viktigt att Gambiagrupperna arbetar systematiskt med att informera och dokumentera sina resultat och hur man skapat förändring för människor. Vilken sorts verksamhet som genomförs har i liten omfattning lyfts fram och den tidigare farhågan att det bara var skolbyggnader som var viktiga finns det inget stöd för. Gambiagrupperna kan här utveckla sitt arbete med s.k. storytelling som många insamlingsorganisationer arbetar med, där personliga förändringar och resultat lyfts fram, som ett komplement till det systematiska resultatarbetet i de projekt som genomförs. (Detta diskuteras vidare i kapitel 4.6) 8
Professionellt men ändå ideellt Ett tredje centralt område är att Gambiagrupperna upplevs vara en organisation som är liten och baserade på ideella krafter, men samtidigt ha en hög grad av professionalism och är seriös. Det gör att de som är engagerade känner att de litar på organisationen och att man skiljer ut sig från större organisationer som upplevs vara byråkratiska och där en större del av pengarna inte når fram. Det handlar i första hand inte om att Gambiagrupperna uppfattas vara en liten organisation utan snarare avsaknaden av en professionaliserad insamlingsorganisation och ett förhållningssätt där medlemmarna deltar i verksamheten. Dessa tre områden bedöms som väldigt viktiga för Gambiagrupperna och en förutsättning för att vara framgångsrika framöver. Det är intressant att notera att få eller inga personer som intervjuats lyfts fram en viss typ av verksamhet i Gambia som extra viktig, t.ex. skolbyggnation, utan det är just relationella perspektiv och kopplingar till Gambia som har stor betydelse. I samband med organisationsöversynen har frågan om Gambiagrupperna bör överväga att gå samman med någon annan organisation ställts. Eftersom Gambiagrupperna är den överlägset största svenska organisationen som arbetar i Gambia är det inte aktuellt med ett samgående med någon annan organisation som arbetar i Gambia. Relationen bland medlemmar är också starkt kopplad till just Gambia och därför bedöms ett samgående med annan svensk organisation, i dagsläget, inte som en väg framåt för Gambiagrupperna. Slutsatser En gemensam faktor för de tre områdena är att medlemmar och engagerade i Gambiagrupperna behöver känna ägandeskap för organisationen och verksamheten och möjlighet att påverka och vara delaktig. Gambiagrupperna behöver därför se hur de kan utveckla sin organisation utifrån detta. 3.2 SOG:s arbete Flera av de intervjuade uttrycker uppskattning över arbetet i SOG och det engagemang och intresse som finns för Gambiagruppernas verksamhet. Man är på många sätt även nöjd med arbetet i SOG, men att det är ett par områden som tydligt framträder där SOG:s arbete kan utvecklas. Problem med avhopp och dålig närvaro på möten De senaste åren har flera personer valts in i SOG som sedan inte suttit kvar länge och/eller inte deltagit på mötena eller varit aktiva emellan. Det har försvagat SOG:s roll och ett större arbete har lagts på de som varit engagerade. 9
Viktiga frågor diskuteras inte på SOG-mötena SOG har i Gambiagrupperna både en operativ roll (dvs. ansvarig och genomför verksamheten) och en strategisk roll (dvs. ansvar för att utveckla och förnya verksamheten). Utmaningen är att balansera mellan de två. Flertalet har lyft fram att SOG i dagsläget ägnar för mycket av sin tid åt att lösa operativa arbetsuppgifter och att det strategiska utvecklingsarbetet därmed blir eftersatt. Mötena är inte tillräckligt förberedda En mycket stor del av SOG:s arbete sker på SOG-mötena där aktuella frågor diskuteras och beslut tas. Jämfört med ett par år sedan är SOG-mötena, pga. ekonomiska skäl, kortare idag (oftast 1 dag) och det ställer högre krav på en effektiv användning av tiden då många punkter ska avhandlas. Det är då viktigt att underlag inför mötet finns tillgängligt och att SOG:s arbetsutskott (AU) har förberett de viktigaste punkterna. Otydliga ansvarsuppgifter Inom SOG finns det ett stort antal ansvarsområden fördelade på ledamöterna. I flera fall är det tydligt vad ett ansvarsområde innebär, t.ex. firmatecknare, medan det i andra fall inte kopplas något tydligt uppdrag eller befogenheter till ansvarsområdet utan det blir vad man gör det till. Det skapar en otydlighet och i flera fall uppger de intervjuade att systemet inte fungerar. Flera har även tagit upp att det finns en otydlighet kring vilka uppgifter som tillhör kansliet och vilka uppgifter som är för SOG-medlemmar, speciellt då flera av de som ingår i kansliet även är SOG-ledamöter. Det stora antalet avhopp och den dåliga närvaron på SOG-mötena de senaste åren kan ha flera orsaker, men en faktor som tydligt lyfts fram är att flera upplever att det är svårt för nya ledamöter att komma in i arbetet och kunna vara delaktiga. Det är naturligt att det i en organisation som Gambiagrupperna inte är enkelt att gå in i SOG och ta ett stort ansvar och förstå hela organisationen. Det är därför viktigt att man sänker trösklarna in i arbetet. Två konkreta saker bör göras för att sänka trösklarna in i arbetet: 1) Ha en styrelseintroduktion för nya ledamöter. Styrelseintroduktionen bör genomföras snarast efter årsmötet och ge en introduktion till Gambiagrupperna, hur Gambiagrupperna ser på biståndsarbete, hur organisationen fungerar etc. 2) Definiera tydliga ansvarsområden. SOG bör gå igenom listan över ansvarsområden och skriftligen definiera dessa och vad det innebär att ha ett visst ansvarsområde vad gäller befogenheter, ansvar och förväntningar. Ansvarsfördelningen mellan SOG och kansliet behöver också tecknas ned. Rekrytering av nya ledamöter in i SOG är en stor utmaning och det är idag svårt att hitta personer som är beredda att ta på sig ett ansvar som det innebär att vara med i SOG. Här har förstås valberedningen en viktig funktion att fylla och det är viktigt att valberedningen börjar sitt arbete i god tid och att SOG-medlemmarna bidrar med synpunkter kring vilka kompetenser som behövs i SOG. 10
Ett sätt att sänka tröskeln in i SOG, och även skapa avlastning, kan vara att arbeta mer i utskott och/eller tillfälliga arbetsgrupper. Detta har gjorts vid ett par olika tillfällen tidigare, där arbetsgrupper med medlemmar har funnits (t.ex. SEGRA-gruppen och MI-gruppen). Det är dock möjligt att utveckla även på andra områden. När ett nytt utskott/arbetsgrupp skapas och man väljer in medlemmar utanför SOG, är det dock viktigt att ta fram tydliga riktlinjer för arbetet vad utskottet/gruppen ska arbeta med och vilka befogenheter man har. Annars riskerar man att arbetet blir kontraproduktivt och utskottet/gruppen bara existerar utan att föra verksamheten framåt. En tillfällig arbetsgrupp bör upplösas när den avslutat sin uppgift. För att stärka upp SOG:s strategiska roll i organisation och för att kunna arbeta mer utvecklingsinriktat bör följande göras: a) SOG behöver utveckla ett årshjul för sin egen verksamhet där man planerar in möten och mötesinnehåll utifrån återkommande behov i verksamheten. En del fasta punkter bör återkomma på varje möte, medan andra återkommer 1-2 gånger per år. b) SOG behöver prioritera upp arbetet med att öka intäkterna och få ytterligare givare (donors) i organisationen. Det bör vara en återkommande punkt vid varje SOG-möte att gå igenom aktuella finansieringsmöjligheter hos olika givare och var Gambiagrupperna kan lämna in ansökningar för finansiering. (Diskuteras vidare i kapitel 3.4 och 3.6 nedan) Som stöd i arbetet bör en särskild arbetsgrupp bildas där även olika personer utanför SOG kan ingå. c) SOG behöver prioritera upp arbetet med att arbeta med uppföljning av verksamhetens resultat och planering. Detta bör ske enligt det fastställda årshjulet och vara kopplat till ansökan till Forum Syd. d) SOG behöver prioritera arbetet med att arbeta med systematisk budgetuppföljning, med speciellt fokus på de delar av budgeten som inte är fasta via bidraget från Forum Syd, t.ex. administrationsbidraget och hur detta används. Gambiagrupperna är även i behov av att ta fram en gemensam strategi för arbetet de kommande åren. Det arbetet bör ledas av SOG och analyseras vidare i kapitel 3.5. Slutsatser SOG:s roll behöver förändras och utvecklas i organisationen för att arbeta mer strategiskt och utvecklingsinriktat. Man behöver även arbeta med att tydliggöra ansvarsområden och att underlätta för nya personer att bli engagerade i arbetet. Rekommendationer SOG bör överväga att sätta som ett internt mötesmål att minst 50 % av sin mötestid ska fokusera på utvecklingsinriktat strategiskt arbete. SOG:s AU bör ha ett telefonmöte innan ett ordinarie SOG-möte för att diskutera igenom dagordningen och förbereda diskussioner och beslut. SOG bör ta fram en introduktionsutbildning för nya styrelseledamöter. 11
SOG bör dokumentera ansvarsområdena för ledamöterna och ha tydliga förväntningar och befogenheter kopplat till varje område. SOG bör utveckla arbetet med grupper och utskott och involvera fler medlemmar, som inte är medlemmar i SOG, i dessa. Det är viktigt att ha tydliga förväntningar och befogenheter för varje grupp. SOG bör utveckla ett årshjul för sitt arbete. SOG bör vid varje möte diskutera ytterligare finansieringsmöjligheter samt följa upp användningen av administrationsbidraget. SOG bör tillsätta en arbetsgrupp som arbetar med att få fler givare (donors) till Gambiagrupperna. 3.3 Gambiagruppernas kontor och arbete i Gambia Gambiagrupperna har sedan 1986 haft bemanning med svensk personal i Gambia och funktionen har varit en viktig brygga mellan organisationen i Sverige och verksamheten i Gambia. Under de två senaste åren har Gambiagrupperna haft två stycken anställda volontärer i Gambia. En har haft ett övergripande ansvar för arbetet, medan den andra fungerat som en strategisk resurs inom ekonomi och ekonomistyrning för FIOH-TG. I dagsläget finns ingen anställd och Gambiagrupperna har fått beviljat stöd från Forum Syd med motsvarande en halvtidstjänst under 2015 och 2016 med nuvarande kostnadsnivåer för volontärer. Den långsiktiga finansieringen från Forum Syd är dock osäker. Under intervjuerna har åtta olika funktioner/uppgifter kommit fram som är centrala för Gambiagrupperna att sköta i Gambia framkommit. Dessa är: 1) Sköta compounden och hantera uthyrningen av lägenheterna. 2) Ta emot Gambiagruppernas medlemmar som är på besök och hjälpa dem med bra program och att kunna göra verksamhetsbesök. 3) Hjälpa medlemsgrupperna med servicetjänster i Gambia som är utanför Gambiagruppernas ordinarie verksamhet (fadderbarn, skicka pengar etc.) 4) Sköta turismverksamheten vilket inkluderar informationsmöte på hotellet, genomföra turistresan och informera turister på besök om Gambiagruppernas verksamhet. 5) Rapportering av verksamheten till medlemmar genom nyhetsbrev och hemsida. 6) Utveckling och uppföljning av FIOH-TGs verksamhet, speciellt kopplat till deras ekonomi och ekonomistyrning 7) Kontroll och uppföljning av avtalsefterlevnad av Forum Syd-bidraget. 8) Utveckling av verksamheten som bedrivs ute i byarna (kvalitetsutveckling). Samtliga av de intervjuade har lyft fram vikten och behovet av att säkra en långsiktig och permanent bemanning i Gambia och bedömningen är att det är ett måste för 12
Gambiagrupperna att ha fast personal på plats för att långsiktigt överleva som organisation. De stora kapitaltillgångar som organisationen har i Gambia motiverar också en permanent bemanning för att inte värdet på dessa ska minska. Det är alltså högsta prioritet att Gambiagrupperna hittar en form för att kunna ha stationerad personal på plats. Det åtta uppgifterna ovan kan grupperas i tre kategorier: 1) Arbete med delar som inte rör Forum Syd-bidraget Här ingår att sköta compounden, service till medlemmar och turister samt redovisning och rapportering till medlemmar. (Uppgift 1, 2, 3, 4 och 5) 2) Utveckling av FIOH-TGs kompetens och kapacitet Här ingår direkt stöd och utveckling av FIOH-TG med fokus på ekonomi (uppgift 6) och en indirekt utveckling av FIOH-TG genom att höja kvalitén på verksamheten (uppgift 8). 3) Kontroll och avtalsefterlevnad av Forum Syd-bidraget Detta är uppgift 7 och innefattar transaktioner av pengar, säkerställa korrekt upphandling och anti-korruptionshantering, kontroll av verksamheten m.m. Det finns tre sätt att finansiera bemanningen i Gambia: 1) Via medel från Forum Syd, 2) Genom administrationsbidraget från Forum Syd, 3) Genom andra intäkter. De uppgifter som ligger i kategori 1, och inte har med Forum Syd-bidraget att göra kommer på sikt inte att finansieras av Forum Syd, utan måste finansieras av Gambiagrupperna själva. Undantaget här är informationsarbetet och rapportering till medlemmar, via nyhetsbrev, som till stor del bör skötas av praktikanter, vilket diskuteras i kapitel 4.6. Många av uppgifterna i kategori 1 är heller inte nödvändiga under hela året, utan endast under perioden oktober-april, då det är turistsäsong i Gambia. Kategori 2 är den del av verksamheten där det är störst chans att Forum Syd kan finansiera en fortsatt bemanning i Gambia och det är också för detta arbete som Gambiagrupperna bör lägga fokus på sin ansökan till Forum Syd för att få finansiering till Gambiagrupperna. Kategori 3 är den del som inte nödvändigtvis behöver ske av bemannad personal i Gambia, utan kan skötas från Sverige. Uppgift 3 ovan, att hjälpa medlemsgrupperna med olika tjänster på plats i Gambia är viktig. Det innebär t.ex. distribution av pengar till olika sponsorbarn eller andra administrativa tjänster av verksamhet som grupperna bedriver. En annan viktig tjänst för några grupper är att kunna använda Gambiagrupperna för att skicka pengar till Gambia för olika delar. I dagsläget är det bara ett fåtal grupper som utnyttjar detta, men det är en uppskattat och betydelseful service. Det är dock viktigt att Gambiagrupperna tar betalt på ett rimligt sätt av grupperna för servicen. Det görs redan idag i viss utsträckning, men kan systematiseras och en nedskriven prislista, som är känd för grupperna, bör tas fram. Prislistan bör uppdateras efterhand och vara SOG:s ansvar. När det gäller att skicka pengar kan Gambiagrupperna ta 13
fram en rutin för detta som innebär att kostnaden för överföringar inte drabbar grupperna utan sköts centralt av Gambiagrupperna. Ett förslag på ny organisation för FIOH-SE, baserat på nuvarande ekonomi och möjlig extra finansiering från Forum Syd, diskuteras vidare i kapitel 4.4. Att hitta ytterligare intäkter diskuteras i kapitel 3.6. Slutsats Det är mycket viktigt att Gambiagrupperna har bemanning i Gambia, men man kan inte förlita sig på att detta finansieras av bidrag från Forum Syd. Det gäller specifikt de delar som inte rör själva verksamheten som rör Forum Syd-bidraget, men är viktiga för verksamheten. Rekommendationer Gambiagrupperna bör prioritera att ha bemanning i Gambia på regelbunden basis före andra personal- och arvodesersättningar. Gambiagrupperna bör i sin ansökan till Forum Syd lyfta fram det arbete som personal i Gambia gör med att stärka FIOH-TG. Gambiagrupperna bör fortsätta att tillhandahålla olika tjänster åt grupperna, men säkerställa att man tar betalt för detta och att det finns en uppdaterad prislista på olika tjänster. 3.4 Gambiagruppernas kansli i Sverige Gambiagruppernas kansli bemannas på deltid och består idag av följande funktioner: Funktion Arbetsuppgifter Lokalisering Ersättningsnivå Ordförande Dialog med grupper och andra intresserade, Ansikte utåt och svarar på frågor Ta emot löpande telefonsamtal Kontakt med Forum Syd Rapportering till Forum Syd Ansökan till Forum Syd Ansvar för praktikantverksamheten Kassör Kanslist Kanslist Löpande bokföring och betalningar i Sverige Ekonomiplanering, rapportering och finansiell redovisning Dialog och rapportering till FRII och Svensk Insamlingskontroll Sköter arkiv och lagring av dokument Hjälper till med ansökan och rapportering till Forum Syd Sköter tryckning av infomaterial, vida vyer etc. Hantering av post och e-post Rådgivning till ordförande Lagrar Gambiagruppernas material Karlskoga 2725 kr/månad + 1000 kr/månad för praktikantansvaret (separat finansiering) Mullsjö 5000 kr/månad Mullsjö 2725 kr/månad + Hyresersättning 545 kr/månad Karlskoga Hyresersättning 545 kr/månad 14
Utöver dessa så arvoderas i dagläget Gambiagruppernas webbmaster med 500 kr/månad. Det gör att den totala ersättningsnivån för kansliet (inkl. webbmaster), inklusive sociala avgifter, är ca 15 500 kr/månad. Flera personer har lyft fram att de tycker att det är oklart kring kansliet idag vad avser uppdrag, ansvarsfördelning och funktion. Eftersom de flesta som ingår i kansliet även är ledamöter i SOG och man upplever inte att det är tydligt vilka frågor som hör till kansliets uppgifter och vilka som hör till SOG och utförs som en del av SOG-arbetet. Lösningen här är att ta fram tydliga arbetsbeskrivningar för respektive position i kansliet som beskriver vad som ingår. Detta har även lyfts fram under intervjuerna. Den viktigaste funktionen i kansliet, enligt en stor majoritet av intervjuerna, är att säkra att det finns en väl fungerande ekonomifunktion i Sverige och med nuvarande system att ha kansliet uppdelat på många olika personer är det rätt prioritering att mest tid/ersättning avsätts till ekonomin. Ett ansvarsområde som idag inte finns i kansliet är att arbeta med finansiering och nya givare (donors) eller företagssponsorer. Det är ett av de strategiska viktigaste områdena för Gambiagrupperna de närmaste åren och SOG:s roll består i att, ur ett strategiskt perspektiv, värdera och följa upp olika möjligheter, vilket diskuteras ovan i kapitel 3.2. För kansliets del handlar det om det praktiska arbetet med att utveckla nya projekt och program i ansökningar och att identifiera möjligheter, ha dialog med tänkbara finansiärer etc. Detta är, förutom arbetet med ekonomifunktionen, den viktigaste uppgiften för kansliet när bemanningen i Gambia är så låg som nu. I arbetet med att ta fram koncept och idéer på upplägg och ansökningar bör kansliet arbeta nära den arbetsgrupp som föreslås tillsättas av SOG att arbeta med frågan. Det innebär att skrivande och sätta samman ansökningar bör göras av kansliet men att den särskilda arbetsgruppen kan bidra med idéer och koncept på upplägg av olika projekt och program. På medlemsmötet i Göteborg, hösten 2014, diskuterades frågan om ett mer traditionellt kansli med en fast lokal och med en person anställd (kanske på 50-75 % av heltid). Detta fick stort stöd på mötet. Inom SOG är det splittrade åsikter. Ungefär hälften lyfter fram nuvarande lösning som mycket kostnadseffektiv och där flera personer kan hjälpas åt att lösa uppgifter plus att man kan täcka upp vid sjukdom, semester m.m. Man har även marginella lokalkostnader och öppet dygnet runt. Ungefär andra hälften av SOG lyfter fram behovet av att samordna funktionerna i kansliet till färre personer eftersom saker upplevs falla mellan stolarna och att ingen i kansliet har en övergripande bild över de olika delarna och kan prioritera bland dem. Frågan om hur kansliet är organiserat hänger samman med hur Gambiagrupperna väljer att organisera verksamheten i Gambia, både vad gäller omfattning och vad gäller funktioner. 15