Användarmanual Phoniro Care

Användarmanual Phoniro Care Hemtjänst utförare

Innehåll 1 Phoniro Care - en IT-plattform inom vård och omsorg... 2 2 Webbgränssnitt... 2 2.1 Inloggning... 2 2.2 Att hitta i systemet... 3 2.3 Hjälptexter... 3 3 Den digitala pennan... 4 3.1 Digital penna... 4 3.2 Ett speciellt mönster trycks på papperet... 4 3.3 Blanketter... 4 3.4 Handskriftstolkning... 6 4 Granska och Redigera arbetspass... 9 4.1 Registrera besök manuellt i efterhand... 12 4.2 Registrera avböjda besök... 12 4.3 Godkänna arbetspass... 13 4.4 Ångra godkännande... 13 4.5 Spärrdatum... 13 4.6 Okopplade arbetspass... 13 4.7 Överlagring... 13 4.8 Övriga regler för besöksregistrering... 15 5 Beställningar... 15 6 Anteckningar... 16 7 Kund... 16 8 Uppföljning... 16 9 Administration... 16 9.1 Grundläggande begrepp i systemet... 16 9.1.1 Kund... 16 9.1.2 Personal... 16 9.1.3 Användarkonto... 16 9.1.4 Organisation... 16 9.1.5 Beställning... 17 9.2 Administration av grund information... 17 9.2.1 Kund... 17 9.2.2 Kvittensetiketter... 17 9.2.3 Blanketter... 19 9.2.4 Personal... 20 9.2.5 Personalkort... 23 9.2.6 Pennor... 24 9.2.7 Loggböcker... 26 1

1 Phoniro Care - en IT-plattform inom vård och omsorg Phoniro Care är en IT-plattform med verktyg för att öka kvalitet och effektivitet inom vård och omsorg. Phoniro Care består av flera moduler men denna manual beskriver endast moduler som används av Solna stad. Följande moduler används av Solna Stad: Kvittens & uppföljning Uppföljning av utförda besök och utförda insatser. Personalen använder en digital penna för att registrera besök och insatser. Dokumentation Stöd för personalens dokumentation i både hemtjänst och äldreboenden, där personalen kan använda den digitala pennan som dokumentations-verktyg. Användarmanualen beskriver användning för rolltyper Användare och Superanvändare 2 Webbgränssnitt 2.1 Inloggning För att personal skall kunna logga in i Phoniro Care måste de vara registrerade som personal med användarnamn och lösenord. För att logga in i webbgränssnittet fyller de i användarnamn och lösenord samt använder Yubikey. Första gången de loggar in i Phoniro Care kommer de att uppmanas att byta lösenord. 2

2.2 Att hitta i systemet I Phoniro Care finns en Navigeringsmeny överst på sidan. Med hjälp av denna meny kan personalen se var i systemet de befinner sig. De kan alltid klicka på vald del i flödet för att komma tillbaka till denna sida. Navigeringsmenyn överst på sidan visar var i systemet man befinner sig. De ikoner som syns på startsidan är beroende av vilken behörighet användaren har. Klicka på önskad ikon för att komma vidare i systemet. Startsidan är uppbyggd av ikoner. 2.3 Hjälptexter I systemet finns det hjälptexter inlagda för att underlätta arbetet. Det finns en kortare beskrivning av sidans funktioner direkt under rubriken. På vissa sidor finns även möjlighet att klicka fram en mer utförlig hjälp (se exempel nedan). Klicka på Mer hjälp för att se den mer utförliga hjälptexten. Klicka på Dölj hjälp för att dölja texten igen. 3

Det finns två olika typer av hjälptexter i systemet. En kortare beskrivning av sidan finns alltid framme att läsa. Det finns även en mer utförlig hjälptext att klicka fram. 3 Den digitala pennan 3.1 Digital penna Den digitala pennan registrerar det som skrivs genom en videokamera som läser in mönstret på pappret. Informationen överförs sedan till IT-systemet Phoniro Care då pennan sätts i en dockningsstation kopplad till en dator. 3.2 Ett speciellt mönster trycks på papperet De blanketter som används i Phoniro Care är försedda med ett speciellt mönster. Den digitala pennan kan läsa mönstret på blanketterna och då spara de streck som skrivs på papperet, sedan överföra dessa streck till datorn. 3.3 Blanketter De blanketter som används i Phoniro Care är försedda med ett speciellt mönster. Den digitala pennan kan läsa mönstret på blanketterna och då spara de streck som skrivs på papperet, sedan överföra dessa streck till datorn. Kvittensetikett Kvittensetiketten är en etikett på unikt mönster som sätts upp i kundens bostad. Vid första besöket hemma hos kunden sätts etiketten upp för att sedan dra loss delen med personuppgifter, kvar blir delen med Start - och Slut -rutorna. Denna kan fästas i t.ex. dörrkarmen hemma hos kunden. Personalen registrerar ett besök hos kunden genom att markera Start -rutan vid ankomst och Slut -rutan vid avfärd. 4

Kvittensetikettens del med Start - och Slut -ruta sitter uppe hemma hos kund Personalkort Personalkortet är ett kort på unikt mönster som används av personal för att kunna koppla pennan till sig själv under ett arbetspass. Varje personal ansvarar för sitt eget personalkort. Insatsetikett Insatsetiketten är ett ark som består av 12 stycken etiketter på unikt mönster, 2 olika insatsetiketter, 6 av varje etikett. En etikett sätts upp i kundens bostad (eller pärm) med en skyddsfilm över, resterande sparas i kundpärmen och byts ut vid behov. Insatsetiketten som innehåller insatser som utförs flera gånger per dag/natt ska sitta synligt i bostaden lämpligen i dörrkarmen. Etiketten med omvårdnadsinsatser kan sitta på synlig plats t.ex. i kundpärmen. 5

Avprickningsblankett Avprickningsblanketten är en dubbelsidig blankett för dokumentation av besöket. Solna stad använder olika avprickningsblanketter för, t.ex. genomförandeplan, besökslista för hemtjänst, serviceinsatser och socialdokumentation. 3.4 Handskriftstolkning Här beskriver vi vad en pennanvändare bör tänka på för att det som dokumenteras på Phoniro Cares etiketter och blanketter ska kunna handskriftstolkas på bästa möjliga sätt. Vad är nyttan med handskriftstolkning? Handskriftstolkning erbjuder hemtjänstverksamheten att dra full nytta av IT-systemens effektivitet och samtidigt behålla den vanliga handskriften som används i det dagliga livet. Fyll naturligt i blanketter med penna och papper, handskriftstolken i Phoniro Care omvandlar det som skrivits till ett digitalt textformat som kan användas i systemet. Det blir möjligt att redigera texten i datorn samt överföra information mellan Phoniro Care och ett annat IT-baserat verksamhetssystem. Vad bör jag tänkta på när jag skriver? Det är viktigt att om möjligt anpassa handskriften till vissa av de begränsningar som trots allt finns. 6

Två olika skrivsätt Dokumentera med skrivstil eller textad text. Phoniro Care har lättare att tolka skrivstil än textad text Skriv helst varje ord i ett enda penndrag Skriv bokstäverna tätt och gör tydliga mellanrum mellan orden Versaler eller gemena bokstäver Phoniro Care klarar normalt dessa varianter: Observera att det inte sker någon automatisk översättning från versaler till gemener och vice versa. Om du skrivit med versaler på pappersblanketten blir det också versaler i Phoniro Care. Olika handstilar Phoniro Care klarar normalt de flesta handstilar, MEN försök att undvika detta: Extrem lutning åt vänster Luft mellan bokstäver (inom ett ord) 7

Litet i med ring i stället för prick och liknande sätt att skriva Inringade eller understrukna ord Särskrivning av ord ( vård tagare i stället för vårdtagare ) Ovanliga förkortningar ( toal. istället för toa ) 8

4 Granska och Redigera arbetspass När informationen skickats in till Phoniro Care är det möjligt att titta på den och rätta eventuella felaktigheter i arbetspassen. De individuella arbetspassen nås genom att på startsidan klicka på ikonen Inkorg och därefter på ikonen Godkänn arbetspass. Om någon saknar inloggning till Phoniro Care kan denna fås via en superanvändare i respektive organisation. Siffran (i blå färg) på klossen Godkänn arbetspass visar antal arbetspass som ska godkännas. De användare som har utökad behörighet (t.ex. samordnare) kan även godkänna arbetspass för sina kollegor. I detta fall visas ett filter ovanför listan (se bilden nedan), där det t.ex. är möjligt att välja för vilken personal som du vill se arbetspass. Denna typ av användare har även möjlighet att fånga upp arbetspass som någon i personalen glömt att godkänna. På startsidan klickar du på ikonen Inkorg och därefter på ikonen Godkänn arbetspass för att se och godkänna dina arbetspass. 9

Ett arbetspass innehåller de aktiviteter som personalen har registrerat, t.ex. besök. För att titta på ett arbetspass klicka på länken i listan med dess tid och datum. En bild öppnas där de aktiviteter som är utförda under arbetspasset visas. Ett arbetspass med två olika aktiviteter Dubbelbemannade besök visas med ikonen Om arbetspasset inte innehåller några felaktigheter kan det godkännas direkt genom att klicka på Godkänn. När ett arbetspass är godkänt markeras det med symbolen och kan inte längre redigeras. I arbetspasset ser man tydligt i listan av aktiviteter om någon av dessa innehåller fel eller om något måste kompletteras. Regelverket i Phoniro Care är konfigurerat så att tid måste specificeras om en viss insats har registrerats. Ett besök som är markerat med symbolen, måste kompletteras med nödvändig information innan arbetspasset kan godkännas. 10

Redigera besök Genom att klicka på länken till ett besök i arbetspasset kommer du till detaljbilden för besöket. På detaljbilden för besöket kan du se vad som registrerats. Här finns det möjlighet att redigera eventuella felaktigheter, lägga till/ta bort insatser för att sedan spara besöket. Detaljbild för ett specifikt besök. Om det registrerade besöket av någon anledning saknar uppgift om kund, eller har registrerats på fel kund, så kan detta ändras. Du kan välja kunden genom att klicka på Välj till höger om fältet. Sök fram rätt kund och Välj denna. Välj den organisation som besöket skall tillhöra. Om tiderna av någon anledning blivit felaktiga kan detta redigeras i fälten Start och Slut. Om du har glömt att kvittera ankomst eller avfärd varnar systemet genom att meddela i rött att startoch/eller sluttiden bör kontrolleras. Dessa varningar anses som kontrollerade och försvinner när man sparar besöket, oavsett om tiden är ändrad eller inte. 11

Om du har markerat fel insats under besöket kan detta korrigeras genom att du avmarkerar insatsen i listan. Du kan även lägga till nya insatser samt ändra insatsens status från Normal till Extra. För promenad och ledsagning ska tiden registreras för insatsen. Detta görs i en separat ruta bredvid insatsen. Besöket med dubbelbemanning är en Egenskap och kan ej kombineras med andra insatser. När du redigerat klart klickar du på Spara. Besöket sparas och du kommer tillbaka till listan med aktiviteter för det valda arbetspasset. Besökens revisionslista Besöken har en revisionslista som visar när besöket skapades, vem som skapade besöket, vilken penna som användes för att skapa besöket, om besöket har kvittens för start-/sluttider, om förändringar på start- eller sluttiden gjorts, om besöket har godkänts samt om besöket är exporterat till externt system. Revisionslistan visas endast för den organisation som utfört besöket, om det finns övriga organisationer som också utfört besök på samma kund syns inte någon revisionslista. 4.1 Registrera besök manuellt i efterhand Om något glömts av eller inte kunnat registreras under ett arbetspass kan detta göras manuellt i efterhand. Ett nytt besök kan registreras genom att klicka på Nytt besök längst upp i arbetspasset. Om ett helt arbetspass ska registreras i webbgränssnittet så görs detta genom att klicka på Nytt arbetspass längst upp på sidan Godkänn arbetspass. 4.2 Registrera avböjda besök Om du vill lägga till ett avböjt besök för en kund gör du det direkt på kunden. Det avböjda besöket kommer nu upp i kundens lista över besök och markeras med symbolen. Lägg in insats med den planerade tiden för besöket. Besöket ska godkännas. 12

4.3 Godkänna arbetspass Ett arbetspass godkänns genom att klicka på Godkänn under arbetspasset. Godkända arbetspass exporteras under nästa natt till systemets rapporttabeller. Det är alltså först nästa dag som ett godkänt arbetspass används som underlag i systemets rapporter. Godkända arbetspass kommer också, till skillnad från ej godkända arbetspass, att exporteras till andra system via integration. 4.4 Ångra godkännande Det är möjligt att ångra godkännande (dvs. låsa upp) ett godkänt arbetspass. Denna funktion finns på sidan Arbetspass som hittas direkt på startsidan. Klicka på Ångra godkännande längst ned i ett låst arbetspass för att låsa upp det. Arbetspasset kan nu återigen redigeras på sidan Godkänn arbetspass i Inkorgen. Förutsättningen är att besök eller anteckningar inom arbetspasset inte får ha exporterats till externt system. I Solna exporteras besök på tisdagar och fredagar. Ett upplåst arbetspass försvinner i rapporterna, och kommer med i rapporterna igen dagen efter. Detta beror på att arbetspassen exporteras till de underliggande rapporttabellerna en gång per natt. Behörigheten att kunna Ångra godkännande går att styra till olika behörighetsroller. På så vis är den också möjlig att stänga av helt. 4.5 Spärrdatum Den centrala administratören av systemet har möjlighet att lägga ett spärrdatum som förhindrar nyregistrering eller förändring av besök och kringtider innan angivet datum. Detta är t.ex. användbart i samband med ersättningshantering då ett spärrdatum kan sättas i samband med att underlaget för ersättningen tas ut från Phoniro Care. I detalj stoppar ett spärrdatum nyregistrering eller redigering av besök, kringtider och avböjda besök som har ett startdatum tidigare än angivet spärrdatum. Avböjda besök kan inte heller tas bort. Det går inte heller att ångra godkännandet av arbetspass med starttid innan senaste spärrdatum. 4.6 Okopplade arbetspass Vid användning av digital penna kan ett arbetspass bli okopplat om personalen missat att markera med pennan på personalkortet. Arbetspasset hamnar då på sidan Koppla arbetspass i Inkorgen. Där kan arbetspasset enkelt kopplas till rätt personal. 4.7 Överlagring Vid användning av den digitala pennan kan två olika besök registreras som ett enda besök, om personalen missar att avsluta besök nr 1 och därefter missar att starta besök nr 2. Pennan förstår inte att ett nytt besök har påbörjats eftersom ingen kvittensetikett separerat det ena besöket från 13

det andra. Detta resulterar i att det som skrevs vid första besöket slås ihop med det som skrevs vid det efterföljande. Ett överlagrat besök känns igen då systemet med röd text meddelar att överlagring och kund bör kontrolleras. Så här rättar du ett överlagrat besök: Klicka på det besök som är överlagrat. Du får nu upp en sida där du kan redigera ditt överlagrade besök. Välj Dela upp längst ned på sidan för att dela upp besöket på flera kunder. Sidan delas upp i två delar, Befintligt besök och Nytt besök. Du skall fördela informationen under Befintligt besök över de båda delarna så att det finns två korrekta besök. Lägg eventuellt till och ta bort information. Det överlagrade besöket delas upp på sidan Dela upp besök. 14

Så här delar du upp det överlagrade besöket: 1. Markera de blanketter och etiketter som skall tillhöra det nya besöket. För att välja en blankett markerar du i rutan ovanför denna. 2. Välj kund för de båda besöken. Klicka på Välj och en sökruta kommer upp där du kan söka efter din kund med hjälp av förnamn, efternamn, personnummer och/eller kundnummer. Klicka på Välj när du hittat och markerat kunden. Välj den organisation som besöket skall tillhöra. 3. Välj datum för besöken. Klicka på Välj och en kalender kommer upp där du kan välja det datum respektive besök utfördes. Välj även start- och sluttid för de två besöken i listorna. 4. Lägg till och ta bort insatser och egenskaper i besöken så att de stämmer överens med dina utförda besök. Markera de egenskaper och insatser som skall tillhöra det nya besöket under Nytt besök. Avmarkera de egenskaper och insatser som inte hör till det befintliga besöket under Befintligt besök. Ange respektive insats eventuell status (Avböjd, Extra, Normal). 5. Lägg till och ta bort anteckningar på besöken. Ett besök kan ha flera anteckningar. Lägg till en anteckning genom att klicka på Ny anteckning. Ta bort en anteckning genom att klicka på Ta bort anteckning. Ge anteckningen en typ, exempelvis Arbetsanteckning, genom att välja i listan ovanför textfältet. Du kan även markera i rutan Händelse av vikt om anteckningen innehåller just detta. 6. Du skall nu ha två besök med rätt personal, kund, tid, insatser och egenskaper samt anteckningar. Klicka på Spara för att bekräfta uppdelningen av besöket. Besöken kommer nu upp i listan för det valda arbetspasset. Om det överlagrade besöket innehåller besök hos fler än två kunder måste besöket delas upp i flera omgångar till dess att det finns ett besök hos varje kund. 4.8 Övriga regler för besöksregistrering Det finns även regler som styr så att: Besök inte får registreras under frånvaroperiod, förutom besök med serviceinsatser. Besök får inte överlappa varandra i ett arbetspass. Ett dubbelbemannat besök inte får innehålla några utförda insatser. Besök kan inte redigeras eller läggas till efter utsatt spärrdatum. 5 Beställningar Här visas kundens beställningar för organisationen. Du kan se kommande, pågående och avslutade beställningar. 15

6 Anteckningar Här visas anteckningar för organisationens kunder. Du kan söka fram en anteckning genom att ange datum och/eller markera "Endast händelse av vikt" och sedan klicka på Sök. För att redigera en tidigare registrerad anteckning klicka på anteckningen i listan. Anteckningar skrivna av annan organisation, i samband med en aktivitet eller som exporterats till ett externt system kan inte redigeras. Dessa är markerade med symbolen. Du kan registrera en anteckning för kunden genom att klicka på "Ny anteckning" under Redigera besöket 7 Kund Här söker du efter organisationens kunder. Fyll i förnamn, efternamn, personnummer och/eller kundnr och klicka på "Sök". Klicka önskad kund för att komma vidare till övriga informationer om kunden exempelvis personuppgifter, besök, anteckningar, blanketter, kvittensetiketter, beställningar, frånvaroperioder och uppföljning. 8 Uppföljning Här visas uppföljande statistik för organisationen. Klicka på önskad länk för att komma vidare. Observera att endast godkända besök tas med i rapporterna samt att information som registreras i Phoniro Care tas med först dagen därpå. 9 Administration 9.1 Grundläggande begrepp i systemet 9.1.1 Kund Ett grundläggande begrepp i systemet är förstås kund. Varje kund i systemet måste ha information om personnummer, förnamn och efternamn, men även andra uppgifter som adress och telefonnummer är möjliga att lagra. 9.1.2 Personal Även personal är ett grundläggande begrepp och på samma sätt som kund måste varje personal i systemet ha personnummer, förnamn och efternamn. Anledningen till systemet måste lagra personnummer för personalen är för att undvika dubbletter. 9.1.3 Användarkonto Varje personal som registreras i systemet erhåller också ett användarkonto för att logga in i systemet. 9.1.4 Organisation Systemet lagrar en organisationsstruktur som speglar verksamheten. Såväl kund som personal kan kopplas till flera olika organisationer i systemet. 16

En personal kan via sitt användarkonto ha behörighet att logga in på en eller flera organisationsenheter. Det är dock möjligt att ha olika hög behörighet (dvs. tillhöra olika behörighetsroller) på olika organisationsenheter. Exempel: Kund Agda Andersson har hjälp av både Näckrosens hemtjänst och Solrosens hemtjänst och kopplas därför till bägge dessa organisationsenheter. Personalen Berit Jonsson arbetar på Näckrosens hemtjänst men rycker ibland in som vikarie på Solrosens hemtjänst. Hon kopplas därför till bägge dessa organisationsenheter. Personalen Berit Jonsson har ett användarkonto som ger henne behörighet att logga in med rollen Enhetschef på Näckrosens hemtjänst. På Solrosens hemtjänst har hon dock bara behörigheten Användare, eftersom hon bara är vikarie där. Om en personal har behörighet till flera olika organisationer får han/hon i samband med inloggningen välja vilken organisation som man vill arbeta med. Längst upp till höger i webbgränssnittet finns menyvalet Välj organisation som gör det möjligt att växla mellan de olika organisationer som personalen har behörighet till. 9.1.5 Beställning Beställningen är det som kopplar samman en kund med en organisationsenhet. En beställning innehåller information om: Vilken kund som avses Vilken organisationsenhet som ska utföra arbetet Startdatum för beställningen och ev. även slutdatum. Vilka insatser som ska utföras En kund kan ha flera beställningar till olika organisationsenheter. 9.2 Administration av grund information 9.2.1 Kund En kund kopplas till en eller flera organisationer genom s.k. beställningar. En beställning innehåller information om kund, organisation, startdatum, ev. slutdatum samt ev. även information om vilka insatser som ska utföras. OBS! Solna stad har integration med Procapita och därför behöver ni aldrig registrera kunder i Phoniro Care då de förs över från Procapita med automatik. 9.2.2 Kvittensetiketter Kvittensetiketten är en unik etikett som sätts upp i kundens bostad. Personalen registrerar ett besök hos kund genom att markera med pennan i Start -rutan vid ankomst och i Slut -rutan vid avfärd. Kvittensetiketten kopplar besök till kund. 17

Koppling Kopplingen av etiketten förutsätter att kunden är registrerad. Så här kopplar du en kvittensetikett: 1. Markera med pennan i Start -rutan. 2. Skriv kundens personuppgifter på fliken Personuppgifter. Fyll i kundens för-, efternamn, personnummer samt datum och signatur. Skriv tydligt på etiketten då det är bilden av etiketten som du senare använder dig av för att koppla etiketten till rätt kund. Det gör ingenting om du skriver fel, stryk i så fall över det felskrivna och börja om där det finns plats. 3. Markera med pennan i Slut -rutan. 4. Skicka in informationen från pennan till Phoniro Care genom att placera denna i en dockningsstation. 5. På startsidan klickar du på ikonen Administration, sedan på ikonen Kvittensetiketter. 6. Markera Endast okopplade kvittensetiketter för att visa de kvittensetiketter som ännu inte kopplats till någon kund. Klicka på Sök. 7. Leta rätt på kvittensetiketten i listan och klicka sedan på dess länk för att öppna detaljbilden för etiketten. Detaljbilden visar en bild av kvittensetiketten. Personuppgifterna på bilden visar vilken kund som kvittensetiketten ska kopplas till. Klicka på Välj för att öppna en sökruta där du kan söka fram den kund kvittensetiketten skall kopplas till. Sök på för-, efternamn, personnummer och/eller kundnummer. Markera rätt kund i listan och klicka på Välj. Klicka sedan på Spara. Kvittensetiketten är nu kopplad till kunden. Det är på samma sida som ovan möjligt att dölja en kvittensetikett. Detta behov kan uppstå om en kvittensetikett t.ex. blir felaktigt registrerad och därför måste slängas. Kvittensetiketten blir dold genom att markera Dold och klicka på Spara. 18

8. Om kunden inte finns med i listan har denna inte förts över från Procapita. 9.2.3 Blanketter Koppling av blankett till kund En ny blankett (och här omfattas även blanketten med insatsetiketter), registreras på kund med automatik då ett besök utförs hos denna. Detta förutsätter att Start - och Slut -rutan markerats vid besökets start respektive slut. Om personalen skulle missa att markera i kvittensetikettens Start -/ Slut -ruta registreras istället blanketten/etiketten på kunden vid besöket därefter, förutsatt att kvittensetiketten markerats enligt ovan. Detta förutsätter att kvittensetiketten är registrerad på kunden (se separat avsnitt om administration). Hantera felaktigt kopplade blanketter/etiketter På sidan Administration av blanketter visas blanketters och etiketters kopplingar till kund. För att redigera en koppling klickar du på startsidan på ikonen Administration och sedan på ikonen Blanketter. Sökväg: Startsida/Administration/Blanketter. Antal misstänkta" visar på hur många gånger blanketten/etiketten har använts tillsammans med en kvittensetikett som är kopplad till en annan kund än vad blanketten/etiketten är. Antal misstänka är för ifyllt till 5 då detta är en rimlig gräns för att misstänka att blanketten/etiketten är kopplad till fel kund. Listan på sidan kan sorteras efter Typ av blankett/etikett. I listan visas vilken typ av blankett/etikett det gäller, vilken kund denna är kopplad till, antalet misstänkta inskick som gjorts med denna samt dess första/senaste användning. Så här redigerar du en koppling av en blankett/etikett: 1. Klicka på blanketten/etiketten. 2. På sidan Redigera koppling av blankett/etikett kan du koppla om eller ange att denna inte är felkopplad. För att koppla blanketten/etiketten till rätt kund klickar du på "Välj". I sökrutan kan du söka efter din kund på för-, mellan- och efternamn, personnummer och nummer. Markera kundens namn i listan och klicka på Välj. Avsluta med att klicka på "Spara". Om du markerar i rutan "Denna blankett är inte felkopplad" och sparar kommer antalet misstänkta inskick med denna blankett att nollställas. Om det i framtiden kommer in fler misstänkta inskick med denna blankett kommer antalet misstänka inskick att börja räknas upp. 19

9.2.4 Personal Här lägger du till personal eller redigerar personuppgifter för befintlig personal. Sök efter personalen innan du lägger upp en ny för att undvika dubbletter. Registrering av ny personal Så här registrerar du personal: 1. För att registrera en personal klickar du på Ny personal. 2. Börja med att fylla i personnumret med tolv siffror (ååååmmdd-nnnn) och klicka på "Gå vidare". 3. På sidan Ny personal anger du personuppgifter, inloggningsuppgifter samt vilka behörighetsroller som personalen ska ha på den aktuella organisationsenheten. För att 20

välja fler behörighetsroller för en personal trycker du ner shift -tangenten samtidigt som du markerar rollerna i listan. Genom att kryssa i Användaren ska byta lösenord vid nästa inloggning säkerställer du att användaren väljer ett eget lösenord. Systemet märker om personalen redan finns registrerad i systemet. I detta fall behöver du endast koppla personalen till organisationsenheten, vilket görs genom att ange vilken/vilka behörighetsroller som personalen ska ha samt när behörigheten ska börja och ev. sluta gälla. 21

Användarnamnet är uppbyggt av de tre första bokstäverna i ditt förnamn och efternamn. Det kan bli VERGUS för den som heter Vera Gustafsson. Ditt lösenord ska vara minst åtta tecken långt och ska innehålla: Minst en stor bokstav Minst en liten bokstav Minst en siffra Redigera befintlig personal Det är möjligt att redigera personalens personuppgifter och inloggningsuppgifter under Administration/Personal: 22

Inaktivering av personal Om en personal inte längre ska ha behörighet till en viss organisation kan denna inaktiveras. Detta kan endera göras i den lokala administrationen genom att klicka på Inaktivera personal, eller också i den centrala administrationen genom att ta bort personalens behörighetsroller i den aktuella organisationsenheten. Personalen finns fortfarande i systemet, men kan inte längre logga in och se arbetspass och kund för organisationen ifråga. Byte av lösenord och återaktivering av låst konto Om en användare behöver byta lösenord eller om inloggningskontot blivit låst på grund av för många felaktiga inloggningar kan kontot aktiveras igen. Detta kan endast göras av personer med behörighet till ikonen Administration. Sök fram personalen och klicka på namnet i listan. Välj sedan inloggningsuppgifter. Om personalen glömt sitt lösenord kan ett temporärt lösenord skrivas in. För att de sedan ska tvingas välja ett eget lösenord nästa gång de loggar in markerar du i rutan Användaren ska byta lösenord vid nästa inloggning. För att låsa upp kontot markerar du i rutan Markera här och klicka på spara för att låsa upp kontot och klicka på spara. Då aktiveras personalens inloggningskonto, med samma behörighet och lösenord som tidigare. 9.2.5 Personalkort Personalkortet är ett unikt kort som används för att registrera vilken personal som utfört ett arbetspass. Varje personal ansvarar för sitt eget personalkort. Personalkortet används för att koppla en personal till ett arbetspass. Personalkortet används för att koppla ett arbetspass till en personal. 23

Koppling För att ett personalkort skall kunna användas måste det kopplas till en personal. Så här kopplar du ett personalkort till en personal: 1. Markera på personalkortet med en penna som är kopplad till den organisationen där personalen arbetar. 2. Skicka in informationen från pennan till Phoniro Care genom att placera denna i en dockningsstation. 3. På startsidan klickar du på ikonen Administration, sedan på ikonen Personalkort. 4. Markera Endast okopplade personalkort för att visa de personalkort som ännu inte blivit kopplade till någon personal. Klicka på Sök. 5. Klicka på personalkortet i listan för att öppna en detaljbild. Det kortnummer som står på personalkortet är unikt och identifierar det. 6. Klicka i listan Välj personal för att välja den personal som personalkortet ska kopplas till. Klicka på Spara. Du har nu kopplat personalkortet till vald personal. 9.2.6 Pennor Här visas okopplade pennor samt pennor kopplade till organisationen. Sätta på/stänga av Pennan sätts på genom att korken tas av. Vänta med att använda pennan tills den vibrerat en gång och -indikatorn lyser grönt. Pennan stängs av genom att korken sätts på. Ha alltid korken på när pennan inte används för att spara på batteriets laddning och skydda den från smuts. Att skriva När du skriver med pennan på mönster lyser -indikatorn med ett starkt fast grönt sken. Om pennan börjar vibrera när man skriver indikeras det att något är fel. Skriv där det finns mönster på pappret. Undvik att skriva för nära kanterna (7 mm). Se till att inget skymmer kameran när du skriver. 24

Återställning Man kan återställa pennan om den t.ex. har hängt sig och darrar när den inte ska. Allt som är skrivet före återställningen finns kvar i pennan. Så här återställs en penna: 1. Ta av pennans kork. 2. Pressa in ett gem (eller något annat spetsigt föremål) i hålet för återställning. Pennan vibrerar en gång och -indikatorn lyser med ett fast grönt sken när återställningen är klar. Total återställning Ibland kan det vara nödvändigt att göra en total återställning av pennan till fabriksinställningarna. Detta kan bero på olika saker, t.ex. att pennans programvara på något sätt har hakat upp sig. Observera att all information i pennan försvinner vid en total återställning. Så här görs en total återställning. 1. Ta av pennans kork. 2. Tryck ner pennans spets mot ett papper. 3. Under tiden pennan trycks mot papperet så pressar du in ett gem (eller något annat spetsigt föremål) i det hål som finns på baksidan av pennan. Det räcker att trycka till en gång. Pennans indikatorer börjar blinka grönt. 4. Håll pennan nedtryckt mot papperet i ca 15 sekunder till dess att den övergår till att lysa med fast gult sken på de översta två indikatorerna. 5. Lyft pennan från papperet och vänta några sekunder tills pennan vibrerar tre gånger och -indikatorn lyser med fast grönt sken. Nu är den totala återställningen slutförd. Placera pennan i en dockningsstation 30 min och kontrollera att -indikatorn börjar blinka, denna indikerar att pennan tar laddning. Gör sedan ett test-inskick för att kontrollera att pennan fungerar som den ska och att pennans klocka fått rätt tid. Klockan i pennan ställer in sig efter tiden på den dator vars dockningsstation den placeras i. 25

Registrering För att kunna använda nya pennor i Phoniro Care måste de först laddas, märkas och registreras. OBS! Registrering, koppling och märkning av pennor görs av systemförvaltaren. Laddning Pennan laddas genom att du placerar den i en dockningsstation som antingen är ansluten till ett eluttag via en s.k. USB-adapter, eller direkt till en dator. Det tar 2-3 timmar för en oladdad penna att uppnå full strömstyrka. 9.2.7 Loggböcker Integration Integrationsloggen visar meddelanden som skickats till och från Phoniro Care vid integration till externa system. 26