Revisionsrapport Fastighetsunderhåll Ragunda kommun 2 december 2015
Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 2. Resultat... 4 3. Revisionell bedömning... 7 1
Sammanfattning Uppdrag och bakgrund Underhåll av lokaler och bostäder är en viktig faktor för en god ekonomisk hushållning. Brister i underhåll kan orsaka betydande merkostnader för att återställa tillgångarna till normal standard. Med anledning av detta har kommuns valda revisorer i kommunen uppdragit till Deloitte AB att granska hur underhållsåtgärder planeras och utförs Revisionsfråga Är rutinerna för att underhålla ägda fastigheter tillfredsställande? Kontrollmål/Revisionskriterier Hur ser organisationen för underhåll ut? Finns det ett anläggningsregister för ägda fastigheter? Vilka olika typer av underhåll planeras (energieffektiviseringar, annat)? Finns det någon långsiktig underhållsplanering för fastigheterna eller är det akututryckningar? Vilka ekonomiska resurser avsätts för underhåll årligen? Hur rapporteras utförda åtgärder till kommunstyrelsen? Svar på revisionsfrågan Den sammanfattande bedömningen är att rutinerna för att planera underhåll av ägda fastigheter ovillkorligen måste förbättras. I dagsläget saknas en övergripande underhållsplanering för fastighetsbeståndet. Iakttagelser och rekommendationer Avsätt personella resurser för att lägga in alla fastigheter i ett ADB - baserat system (Incit) 2016. Detta är en förutsättning för att över huvud taget få en acceptabel kontroll över ägda fastigheter och underhållsbehovet. Skilj på akut underhåll och planerat underhåll. Målet måste vara att ha en framförhållning så att akuta insatser ersätts av planerat underhåll. Se över organisationen för ägda fastigheter och se till att permanent ekonomikompetens finns i organisationen. Östersund 2015-12-02 DELOITTE AB Kjell Pettersson, Certifierad kommunal revisor, Uppdragsansvarig 2
1. Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund Underhåll av lokaler och bostäder är en viktig faktor för en god ekonomisk hushållning. Brister i underhåll kan orsaka betydande merkostnader för att återställa tillgångarna till normal standard. Med anledning av detta har Ragunda kommuns valda revisorer uppdragit till Deloitte AB att granska hur underhållsåtgärder planeras och utförs. 1.2 Revisionsfråga Är rutinerna för att underhålla ägda fastigheter tillfredsställande? 1.3 Kontrollmål Följande kontrollmål är aktuella: Hur ser organisationen för underhåll ut? Finns det ett anläggningsregister för ägda fastigheter? Vilka olika typer av underhåll planeras (energieffektiviseringar, annat)? Finns det någon långsiktig underhållsplanering för fastigheterna eller är det akututryckningar? Vilka ekonomiska resurser avsätts för underhåll årligen? Hur rapporteras utförda åtgärder till kommunstyrelsen? Efterfrågar Ks uppgifter? 1.4 Avgränsning Granskningen avser räkenskapsåret 2015. Granskningen är översiktlig. 1.5 Revisionskriterier och Metod Underlag för bedömning är underhållsplaner, redovisning och budget och intervjuer med ansvariga tjänstemän. 3
2. Resultat 2.1 Underhållsplanering Ragunda kommuns innehav av hyreshus och lokaler omfattar ca 33 000 m2 bostäder (318 lägenheter och 39 lokaler) som ska underhållas. Rent organisatoriskt, se bilaga 1, är det fastighetschefen som ansvarar för förvaltningslokaler och förvaltaren som ansvarar för tidigare stiftelsen Ragundahyreshus fastigheter. I dagsläget gäller följande rutin för planering av bostadsunderhåll för Ragunda hyreshus: Behov lokaliseras rent praktiskt i bostäderna genom bovärdarna och formellt förvaltaren, som besiktigar lägenheter i samband med avflyttning. Utifrån behov och prioritering görs en sammanställning varje år över vilka underhållsåtgärder som ska utföras på olika fastigheter. Underhållsåtgärder utförs både akut och planerat fördelat med ungefär hälften på vardera. Energieffektiviseringar är ett exempel på åtgärder som utförts bland annat på oljeanläggningar som har bytts ut och upphört som energikälla. Budgetmässigt har ca 3,4 mnkr satsats på underhåll 2013 och ca 4,5 mnkr för 2014. I budget för 2015 har ca 3 mnkr budgeterats och till och med augusti har ca 3,1 mnkr förbrukats. Eftersom stora delar av underhållet täcks in via hyreshöjningar ges möjlighet till finansiering utan täckning från skattekollektivet. Alla fastigheter i Ragunda hyreshus har objektsnummer i anläggningsregistret, som även fungerar som ett underhållsregister. I registret framgår inte utförda åtgärder sedan tidigare utan enbart planerade åtgärder för innevarande år 2015 samt kommande år 2016. Fakturor attesteras av förvaltaren och granskningsattesteras av assistenten. Kommunens innehav av förvaltningslokaler omfattar ca 60 000 m2 yta (förskolor, skolor, kontor, förvaltningsbyggnader mm). Det finns ett anläggningsregister som kallas Fastighetslista som är ett underlag till försäkringsbolaget och kommunens fastighetsförsäkring, där fastighetsbeteckning och försäkringsvärde framgår. För kommunens förvaltningslokaler finns det ingen objektsvis redovisning av varje fastighet där utfört underhåll och nedlagda 4
kostnader kan utläsas utan uppgifter måste tas fram ur redovisningen bakåt i tiden för underhållskostnader. Ur redovisningen framgår följande: 2013 ca 4,8 mnkr, 2014 ca 4,3 mnkr och för 2015 har ca 2,1 mnkr av en budget på 1,7 mnkr förbrukats. Uppgifterna är inte exakta beroende på att en del av kostnaderna kan vara investeringar som bokförts som kostnad och tvärt om, det vill säga att kostnader bokförts som investeringar och därmed hamnat på avskrivningsplan. Det finns inte heller någon aktuell, långsiktig plan för underhåll eftersom underhållet består av akuta insatser för underhåll av exempelvis tak som behöver åtgärdas direkt. Enligt intervjuer planeras det för att införa en riktig långsiktig underhållsplanering, men för närvarande finns inte detta. Det är fastighetschefen som besluts- attesterar fakturor och assistenten som gransknings-attesterar inom tilldelad budget. Fastighetsskötarna (GS:are och bovärdar) beställer varor när så erfordras. När budgeten för underhåll är slut informeras samhällsbyggnadsutskottet. 2.2 Ekonomi och budget Som framgår av tidigare avsnitt (2.1) har budgeten för underhåll överskridits redan för 2015 inom både hyresbostäder och förvaltningslokaler. Eftersom kostnaden för el har minskat genom sjunkande elpriser har en viss utjämning skett av de totala driftskostnaderna. Ingen uppdelning av underhållskostnader har gjorts fördelat på planerat underhåll och avhjälpande (akut) underhåll i redovisningen för förvaltningsfastigheter men för hyresbostäderna planeras underhåll för 2 årsperioder, vilket betyder att ca 50 % är akut underhåll. Det finns även en osäkerhet kring vad som bokförts som kostnad (underhåll) alternativt investering eftersom inga skriftliga regler, exempelvis beloppsgräns, finns antagna i kommunen omkring detta. SABO: presenterar rikstäckande statistik där underhåll/m2 presenteras. Statistik ska alltid läsas med försiktighet och medvetenhet. För 2014 låg snittet för jämförbara hyresbestånd på ca 135 kr/m2 i Jämtland och i Ragunda hyreshus på ca 140 kr/m2. För förvaltningslokaler finns inga siffror redovisade i Ragunda kommun. Genom nya redovisningsregler (K3) kommer mer specifika avskrivningstider (komponentavskrivning) att tillämpas från 2016. Förenklat innebär reglerna att avskrivningskostnaderna kan komma att öka, vilket påverkar resultatet negativt under förutsättning att allt annat är oförändrat. K 3 reglerna gäller både för bolag och kommuner. 5
2.3 Framtida underhållsbehov Inga översiktliga beräkningar och bedömningar av underhållslåneskulden har gjorts. Det man med säkerhet vet är att utbyte av tak och avloppsstammar måste ske i många fastigheter inom en snar framtid och att planerat underhåll måste öka. Om inte pengar för planerat underhåll avsätts kommer de akuta insatserna att öka ännu mer i framtiden. Genom att införskaffa ett nytt ADB -baserat underhållsprogram, där samtliga objekt läggs in, beräknar kommunen att få en systematisk kontroll över utförda åtgärder och framtida underhållsbehov. Systemet beräknas att införas under 2016. 2.4 Återrapportering till kommunstyrelsen Återrapportering till kommunstyrelsen sker i samband med delårsrapport och årsredovisning. Inga särskilda besök eller genomgångar vid andra tillfällen, exempelvis temadagar och studiebesök, förekommer. 6
3. Revisionell bedömning 3.1 Bedömning av övergripande revisionsfråga och kontrollmål Utifrån vår övergripande granskning bedömer vi att kommunen har resurser och rutiner för att avhjälpa brådskande (akut) underhåll. Däremot saknar kommunen ekonomiska resurser för att på ett tillräckligt bra sätt planera och utföra ett långsiktigt planerat underhåll. Den sammanfattande bedömningen är att rutinerna för att planera underhåll av ägda fastigheter ovillkorligen måste förbättras. I dagsläget saknas en övergripande underhållsplanering för fastighetsbeståndet. Personella resurser finns i form av kunskap och kompetens om kommunens fastighetsbestånd, som byggts upp under många år. I och med att ett nytt ADB baserat system (Incit) införs 2016 skapas förutsättningar att administrativt överblicka utfört underhåll, kommande behov av underhåll, nedlagda kostnader med mera. Kommunen måste tillföra ekonomiska resurser för att stärka underhållsbudgeten (minska underhållsskulden) samtidigt som kommunstyrelsen och förvaltningen måste bedriva ett omfattande rationaliseringsarbete för att skapa ett ekonomiskt utrymme för planerat underhåll. I dagsläget är det svårt att bedöma det verkliga underhållsbehovet i förhållande till utförda insatser eftersom ingen långsiktig underhållsplanering finns. Vid intervjuerna har en försiktig uppskattning av underhållsskulden gjorts till ca 15 mkr för hyreshusdelen. För förvaltningsdelen finns ingen bedömning. Det är även nödvändigt med permanent ekonomikompetens inom verksamheten. I dagsläget har förvaltningen tillgång till ekonomikompetens men för att styra upp ekonomi och verksamhet på sikt behövs en permanent lösning. 3.2 Rekommendationer Efter genomförd översiktlig granskning rekommenderar vi följande: Avsätt personella resurser för att lägga in alla fastigheter i ett ADB - baserat system (Incit) 2016. Detta är en förutsättning för att över huvud taget få en acceptabel kontroll över ägda fastigheter och underhållsbehovet. Skilj på akut underhåll och planerat underhåll. Målet måste vara att ha en framförhållning så att akuta insatser ersätts av planerat underhåll. 7
Tydliggör skillnaden mellan vad som ska vara en investering eller ett underhåll (driftkostnad). I dagsläget finns inga skriftliga riktlinjer kring denna fråga. Kostnader understigande exempelvis 1 basbelopp, (ca 45 kkr) är en driftkostnad och kan inte läggas upp på en avskrivningsplan, är ett exempel på hur en riktlinje skulle kunna utformas. Se över organisationen för enheten och se till att permanent ekonomikompeten finns att tillgå. Samordningsvinster i underhållsarbetet för hyreshusdelen och förvaltningsdelen är ett måste. Intervjuade personer Rolf Ivansen, samhällsbyggnadschef Peter Höög, förvaltare Nina Hansen, fastighetschef Therese Östlin-Dahlgren, ekonomichef 8
Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök www.deloitte.com/about. Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har 200 000 medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument. 2013 Deloitte AB