Delårsrapport Januari-Augusti 2012

Delårsrapport Januari-Augusti 2012 Fritidsnämnd Tertial 2 2012

Fritidsnämnd, Delårsrapport Januari-Augusti 2012 2(11)

Innehållsförteckning Prognos för måluppfyllelsen vid årets slut... 4 Ekonomisk redovisning... 5 Styrkort... 6 Medborgare/kund/brukare... 6 Utvecklingsperspektivet... 8 Medarbetarperspektivet... 9 Ekonomiperspektivet... 9 Fritidsnämnd, Delårsrapport Januari-Augusti 2012 3(11)

Prognos för måluppfyllelsen vid årets slut De flesta av fritidsnämndens mål förväntas uppnås under året. Under 2012 satsas bland annat på att stärka friluftslivet genom att vi tillsatt en ny tjänst som friluftssamordnare. Den stora investeringen under året är ombyggnationen av Pontushallen, ett omfattande projekt som färdigställs under senare delen av 2013. Projektet Bottenvikens skärgård - Utveckling har under året tagit ordentlig fart och kommer betyda mycket under lång tid framåt för vår skärgårdsverksamhet. Vi fortsätter det interna utvecklingsarbetet med vårt koncept det goda värdskapet som är en viktig del i att bli en effektiv förvaltning med tonvikt på värdegrund, kundfokus/-service, kvalitet och ständiga förbättringar. Fritidsförvaltningen är även i år en av de friskaste inom kommunen. För att bibehålla nivåerna pågår arbete med att förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet, kompetensutveckling och säkrad långsiktig personalförsörjning. Prognosen för verksamheterna tyder på en ekonomi i balans. Fritidsnämnd, Delårsrapport Januari-Augusti 2012 4(11)

Ekonomisk redovisning Resultaträkning, tkr Investeringsredovisning, tkr Perioden Prognos Perioden Prognos Verksamhetens intäkter 12 842 23 475 Verksamhetens kostnader -120 861-185 320 Nettoinvestering 7 188 57 194 Kapitalkostnader -8 615-13 550 Nettokostnader -116 634-175 395 Kommunbidrag 117 000 175 501 Årsbudget 57 194 Resultat 366 106 Avvikelse 0 Fritidsnämnd, Delårsrapport Januari-Augusti 2012 5(11)

Styrkort Perspektiv Medborgare/kund/brukare Luleå ska byggas hållbart med utrymme för ytterligare 10 000 luleåbor Luleå ska vara känd som en attraktiv plats med hållbar tillväxt och ett gott näringslivsklimat Luleå ska ha en modern service på lika villkor Utvecklingsperspektivet Systematisk och hållbar kvalitets- och verksamhetsutveckling Medarbetarperspektivet Medskapande förhållningssätt Ekonomiperspektivet Effektivare användning av tillgängliga resurser Nämndens framgångsfaktorer Välfärd, trygghet och framtidstro. Ett starkt varumärke och ett gynnsamt företagsklimat. Nöjda medborgare, kunder och brukare. Ständiga förbättringar Tillgänglighet i kommunal service. Strategisk kompetensförsörjning God arbetsmiljö. Gemensam värdegrund präglar verksamheten. Ekonomi i balans med god handlingsberedskap. Ökad kostnadeffektivitet i verksamheten Nämnd/Bolagsmål Möjliggöra ökad fysisk aktivitet för barn och unga Söka tillgodose allmänhet, föreningar och övrigas behov av anläggningar utifrån 10 000 fler lulebor Enhetlig profilering och marknadsföring genom att anpassa kommunikationsplan till Luleås varumärkesstrategi. Åtgärder som ökar attraktionskraften i skärgården med tonvikt på kvalitet, tillgänglighet och service. Verka för utbyggd skärgårdstrafik Åtgärder som främjar ökat företagande i skärgården Förbättringsåtgärder baserade på kommunicerande servicedeklarationer Genomföra kundundersökningar för minst fyra anläggningar/verksamheter Öka antalet besökare på kommunens fritidsanläggningar Åtgärder utifrån konceptet det goda värdskapet All personal genomgår minst en webbföreläsning i ämnet hållbarhet Tillämpa nyckeltalsmätningar Lägre energiförbrukning i verksamheten Utveckla e-tjänster Se till att kundernas/besökarnas behov av tillgänglighet och spontannyttjande underlättas. Åtgärder enligt framtagen HR-strategi (personalstrategi) Genomföra ronder för respektive anläggning/verksamhet enligt ny struktur för arbetsmiljö och säkerhet Förbättrad tillbuds- och olycksrapportering via Adato Lisa Åtgärder utifrån analys av medarbetarenkät 2011 Verksamheten bedrivs inom angivet kommunbidrag Ta fram värden i resursfördelningsmodellen som speglar vår verksamhet i förhållande till andra kommuner/verksamheter Åtgärder för att effektivisera drift av respektive verksamhet Förbättrad köptrohet till kommunens ramavtal jämfört med 2011 Medborgare/kund/brukare Nämnd/Bolagsmål Möjliggöra ökad fysisk aktivitet för barn och unga Vi har följt upp vårt avtal med SISU Idrottsutbildarna. Under perioden har 3 484 personer deltagit i utbildningar anordnade av SISU. 2 st arrangemang på badhuset i Gammelstad är genomförda under första halvåret. De hinderbanor som är inköpta till badhusen i Gammelstad och Hertsön användes flitigt under sportlovet. På Hertsö badhus och Råneå badhus samt Rånepoolen har tiden för motionssimning utökats. Antalet motionssimmare har totalt ökat på alla våra badhus. Ett projekt genomförs tillsammans med skolan och Isbrytarna där alla skolelever 1-9 erbjuds att prova på kanotpolo. Alla fritidsgårdar hade bokade tider i sporthallar 1-3 tim/vecka. Idrottsevenemang genomförs varje månad där deltagandet varierar mellan 80-200 ungdomar. Olika fysiska aktiviteter har också genomförts under påsk och sportlovet. Under Sommarstek, att jämställa med en fritidsgård utomhus, har under de två första veckorna på sommarlovet genomförts inlinesturnering och aktiviteter på Aronsbadet, drygt 400 ungdomar deltog i aktiviteterna. Fritidsnämnd, Delårsrapport Januari-Augusti 2012 6(11)

Nämnd/Bolagsmål Förvaltningen ingår i programarbetet för A, B, C och är adjungerade i program D.. Söka tillgodose allmänhet, föreningar och övrigas behov av anläggningar utifrån 10 000 fler lulebor Enhetlig profilering och marknadsföring genom att anpassa kommunikationsplan till Luleås varumärkesstrategi. Åtgärder som ökar attraktionskraften i skärgården med tonvikt på kvalitet, tillgänglighet och service. Verka för utbyggd skärgårdstrafik Åtgärder som främjar ökat företagande i skärgården Förbättringsåtgärder baserade på kommunicerande servicedeklarationer Genomföra kundundersökningar för minst fyra anläggningar/verksamheter Öka antalet besökare på kommunens fritidsanläggningar Förvaltningen deltar i sammanhang där nya bostadsområden och/eller förtätningar av befintliga diskuteras. Förvaltningen ingår som adjungerade i Program D och och ingår i programgrupperna för A, B och C. Förvaltningen följer arbetet mycket nära då förvaltningschefen ingår i strategigruppen. Så snart ett färdigt koncept är framtaget kommer förvaltningens kommunikationsplan att också ha med innehållet i varumärkesstrategin Prognos: I samband med att vi jobbar mot en ny extern web så kommer våra anläggningar och verksamheter att få mer innehållsrik och komplett hemsida. Målet kommer att nås På turistbyrån visas kontinuerligt informationsfilmer om skärgården via nyinköpt LED skärm. Inköp av pekdator för öka tillgänglighet till turistinformation är påbörjad via dialog med IT-kontoret. Via projekten Bottenvikens skärgård Kommunsamverkan och Bottenvikens skärgård Utveckling arbetar vi kontinuerligt med förbättringar i skärgården med betoning på kvalitet, tillgänglighet och skärgård. Under Sommarstek var 90 ungdomar på skärgårdsutflykt. Kommunen har tillfört ytterligare medel för att utöka turbåtstrafiken i skärgården. Upphandling är genomförd och godkänd. Resultatet är ca 250 fler turbåtstimmar Prognos: Uppföljning av antalet resenärer på turbåtarna och arbetsbåten kommer att genomföras efter säsongen 2012. Målet kommer att uppnås. I arbetet med projektet Bottenvikens skärgård Kommunsamverkan har åtgärder för att främja företagandet i skärgården genomförts. Det handlar bland annat om att företag ska kunna sköta naturreservat samt gemensamplanering av ansökan om projektmedel via Mare Boreale med inriktning på samverkan och produktutveckling Prognos: Detta arbete kommer att fortsätta under hela året. Målet kommer att uppnås. Under perioden har det inkommit 24 synpunkter på servicedeklarationer. Sex åtgärder är vidtagna utifrån dessa synpunkter Prognos: Nya servicedeklarationer för Skogsvallen, friluftsbad, Pontushallen, Arcushallen, Gammelstads sporthall och Sunderby IP ska tas fram under året med undantag av Pontushallen som görs i samband med att ombyggnationen görs klar 2013. Målet kommer att uppnås. Vi har utvärderat 64 aktiviteter på våra fritidsgårdar och PEKA-arrangemang under perioden med väldigt gott utfall. Ungdomarna tycker att de haft stort inflytande och att deras idéer togs på allvar. NKI på Luleå turistbyrå via webben Omdöme direkt har påbörjats via samarbete med Visit Luleå. Prognos: Ytterligare kundundersökningar kommer att göras under året. En utbildning i användandet av ett enkätverktyg kommer att genomföras under hösten. Målet kommer att uppnås. Nyttjandegraden i våra ishallar har för perioden varit oförändrat jämfört med samma period föregående år. Vid uppföljning av antalet besökare på våra badhus jämfört med 2011 ser vi att Pontusbadet ökat med 16 %, Gammelstad ökat med 12 %, Hertsön minskat med 1 % (ombyggnation centrum) och Råneå minskat med 1 %. För Råneå beror minskningen framförallt på färre skolbad. Antalet barn som gått simskola har ökat med 1 % jämfört med samma period förra året. Aronsbadet har haft ca 40 000 besökare under sommaren. enstaka bra dagar har det varit upp mot 2 500 besökare (perioden 19/6-17/8) I samband med uppföljning av antalet besökare på våra fritidsgårdar kan vi konstatera att 27 395 ungdomar besökt våra gårdar under perioden. Genomsnittsbeläggningen på våra skärgårdsstugor (period 120621-120818) har varit 62%, det är drygt 10 % lägre än föregående år. Prognos: Målet kommer att delvis nås, lite färre besökare i skärgården kan förklaras med att det varit betydligt sämre väder 2012 jämfört med samma period 2011. Fritidsnämnd, Delårsrapport Januari-Augusti 2012 7(11)

Sammanfattande kommentarer till medborgare/kund/brukarperspektivet Det pågår en mängd aktiviteter inom förvaltningen för att nå högt uppsatta mål. Vi arbetar målmedvetet och systematiskt för att göra vår verksamhet mer effektiv och därmed bidra till att göra Luleå till en attraktiv plats att leva och bo på. Utvecklingsperspektivet Nämnd/Bolagsmål Åtgärder utifrån konceptet det goda värdskapet All personal genomgår minst en webbföreläsning i ämnet hållbarhet Tillämpa nyckeltalsmätningar Lägre energiförbrukning i verksamheten Utveckla e-tjänster Se till att kundernas/besökarnas behov av tillgänglighet och spontannyttjande underlättas. Arbetet med kvalitet och processer utgår från ett eget koncept för det goda värdskapet som ett samlingsnamn för värdegrund, kundperspektiv, processkartläggningar, effektiviseringar mm. Fokus för processutveckling ligger i huvudsak på bidrags- och bokningsprocesserna. Förändrade arbetssätt och funktioner tillsammans med e-tjänster kommer att fortgå under resterande del av året. Bidragsprocessen har haft sitt årliga utvärderingsmöte under perioden. I vår ambition att våra entréer ska vara välkomnande och ha aktuella informationsskyltar så har ett arbeta med att sätta upp nya, kompletterande skyltning påbörjats. Ny skyltning finns bla i Stora Stenträsket, Mattisberget, Junkön, Småskär och Kluntarna. I höst kommer förvaltningens verksamhetsplaneringsdagar bygga vidare på konceptet. Prognos: Bokningsprocessen kommer att se över och förbättras utifrån medborgarnas behov och teknikens möjligheter. Se även e-tjänster nedan. Stödprocesserna för avtal, inköp, felanmälan och drift- och underhåll kommer att ses över. Målet kommer att uppnås Personalen ska genomgå minst en webbföreläsning i ämnet hållbarhet i syfte att också kunna identifiera utvecklingsområden. Under perioden har ingen film visats Prognos: På APT under hösten kommer ytterligare en av webbföreläsningarna att visas. Målet kommer att uppnås Arbetet med att ta fram underlag för nyckeltalsuppföljningar pågår. Vi försöker hitta samarbete med LTU, tex via examensarbeten. Vi har börjat en inventering av vilka färdiga rapporter som finns inom fritidssektorn i KOLADA. Arbetet kommer att fortsätta under hela året. Prognos: Vi kommer att ha några nyckeltal klara innan årets slut. Målet kommer därmed delvis att uppnås. Vi har påbörjat en energiöversyn i våra två kommunalt ägda ridhus tillsammans med kommunens energirådgivare. Berörda föreningar deltar också. Projektet kommer att pågå 2012-2014. Vi har även vidtagit åtgärder för att minska vår energiförbrukning på Junkön, samt en ny styrning av belysningen på Ormberget. Earth Hour genomfördes på ett antal av våra idrottsanläggningar samt på fritidsgårdarna, där också Earth Evening genomfördes med diskussioner om klimatförändringar under en hel vecka Föreningsportalen i vårt nya bokningssystem ger möjlighet att ansöka om bidrag via webben. Föreningar och enskilda kan också söka efter lediga tider på anläggningar. Ungefär hälften av bidragsansökningarna har inkommit digitalt. Förberedelser för e-boka och närvaroregistrering via webben har påbörjats. Målet för närvaroregistrering är att föreningar inte skall behöva registrera information två gånger för att få ut det kommunala respektive statliga aktivitetsstödet. Under perioden har vi startat en SMS tjänst för att kunna erbjuda återbuds- och strötider i våra fem ishallar Prognos: Under året kommer tidplan, kostnadskalkyl och konsekvensanalys för e- boka och närvaroregistrering att tas fram. Målet kommer delvis att uppnås Åtgärder som bidrar till ökat spontanutnyttjande har genomförts bl a genom inköp av hinderbanor till badhusen samt utökade motions- och lektider på badhusen. Planeringen av Björkskatans stadsdelspark är i full gång. Vårt mål var att anlägga Fritidsnämnd, Delårsrapport Januari-Augusti 2012 8(11)

Nämnd/Bolagsmål konstgräsplan under sommaren men pga att tilldelningen av entreprenör överklagades kommer detta inte att genomföras förrän 2013. Vi arbetar för att göra mer av den webbaserade informationen tillgänglig på engelska. Samarbete med IT avdelningen har påbörjats avseende pekdator utanför turistbyrån. I samband med ombyggnationen av Pontushallen förbättras tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning avsevärt. Prognos: Förutom ovanstående fortsätter utredningen kring övertagandet av gymnastikoch idrottshallar. Pilot planeras från årsskiftet. Målet kommer att uppnås Sammanfattande kommentarer till utvecklingsperspektivet Förvaltningen arbetar kontinuerligt med att identifiera utvecklingsområden och göra ständiga förbättringar. Vi skall ha en bra verksamhet med tonvikt på service, kvalitet och en lärande organisation. Under året satsas det rejält på att utveckla e-tjänster samt att vi gör en ordentlig energiöversyn främst på våra ridanläggningar via ett projekt tillsammans med kommunens energirådgivare och energimyndigheten. Projektet pågår 2012-2014. Medarbetarperspektivet Nämnd/Bolagsmål Åtgärder enligt framtagen HR-strategi (personalstrategi) Genomföra ronder för respektive anläggning/verksamhet enligt ny struktur för arbetsmiljö och säkerhet Förbättrad tillbuds- och olycksrapportering via Adato Lisa Åtgärder utifrån analys av medarbetarenkät 2011 Framtagning av handlingsplan utifrån HR- strategi är påbörjad. Nulägesanalys av kompetensbehovet har påbörjats Prognos: Handlingsplan kommer att vara framtagen däremot kanske inte alla åtgärder hinns med under året. Målet kommer delvis att uppnås Ronder är genomförda på fritidskontoret, Turistbyrån och maskinförare, handlingsplan för de åtgärder som behöver göras är upprättad. Övriga planerade ronder är under perioden inte genomförda Prognos: Inplanerade men ännu ej utförda ronder genomförs under september-december månad. Roller och ansvar kopplat till arbetsmiljö och säkerhet kommer att uppdateras. Målet kommer att uppnås Tillbud och olycksfallsrapporteringar följs upp på chefsmöten varje månad. Samtliga chefer och arbetsledare påminner kontinuerligt personalen att rapportera Förvaltningen har analyserat resultatet av medarbetarenkäten och tagit fram en handlingsplan utifrån detta. Sammanfattande kommentarer till medarbetarperspektivet Förvaltningen ligger i toppen när det gäller personalens frisknärvaro, vi har en personalomsättning som nästan uteslutande beror på pensionsavgångar. Vi arbetar nu för att säkra kompetensförsörjning framåt i linje med HR strategin. Vi fortsätter vårt arbete med det systematiska arbetsmiljöarbetet Fritidsnämnd, Delårsrapport Januari-Augusti 2012 9(11)

.Ekonomiperspektivet Nämnd/Bolagsmål Verksamheten bedrivs inom angivet kommunbidrag Ta fram värden i resursfördelningsmodellen som speglar vår verksamhet i förhållande till andra kommuner/verksamheter Åtgärder för att effektivisera drift av respektive verksamhet Förbättrad köptrohet till kommunens ramavtal jämfört med 2011 Ekonomisk uppföljning föredras nämnden varje månad. Resultatet för perioden är 366 tkr Arbetet med att hitta bra och jämförbara värden pågår Prognos: Arbetet kommer att fortgå under året. Målet kommer att uppnås Vi har under perioden kört isbanan med en lättare traktor vilket gett ökad effektivitet och ett snabbare öppnande. Bättre schemaläggning på våra badhus har medfört minskat behov av timanställda. Vi har samordnat personalresurserna genom att samverka vid större arrangemang anordnade av PEKA och fritidsgårdarna. Därmed har ordinarie personal nyttjats i större utsträckning. Detta har medfört att vi kunnat genomföra fler aktivitetstillfällen till samma kostnad Köptroheten har ökat från 52 till 53 %. Till viss del beror detta på att ramavtal träffats med leverantörer vi köpt mycket av samt att vi använder vår inköpssamordnare på ett effektivare sätt. Vi gör löpande uppföljning via vår inköpssamordnare. Sammanfattande kommentarer till ekonomiperspektivet Vi kommer ha en ekonomi i balans, där vi så effektivt vi kan använder tilldelade skattemedel. Fritidsnämnd, Delårsrapport Januari-Augusti 2012 10(11)

Uppföljning av den interna kontrollen 2012-08-31 Fritidsnämndens internkontrollplan 2012 Arbetsmiljöarbete Kontrollmoment: se till att fördelningen av arbetsmiljöuppgifter är skriftligt dokumenterat och har följts upp. Nya kommungemensamma mallar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter är framtagna. Dessa ska användas i samband med att förvaltningens roller och ansvar uppdateras under senare delen av året. Ingen granskning har skett under perioden. Efterlevnad och uppföljning av avtal Kontrollmoment: kontrollera att avtal kommer in i Winess och att avtalsgenomgångar och uppföljningsmöten genomförs enligt processen. Arbetet med att avtalen skall in i Winess fortgår. Avtalsgenomgångar och uppföljningsmöten kommer att börja genomföras under hösten 2012. Underhållsplaner Kontrollmoment: se över att det finns aktuella underhållsplaner för anläggningar. Ingen granskning har skett under perioden. Arbetet kommer att påbörjas under hösten. Fakturahantering Kontrollmoment: kontrollera andelen försenade betalningar, finns det dokumenterade rutiner för fakturahantering? Under perioden har vi haft 13 fakturor som betalats försent. Det finns skriftliga rutiner på intranätet avseende fakturahanteringen. Upphandling Kontrollera att upphandlingar sker enligt fastställd process. Fritidsförvaltningen har en person som är ansvarig för upphandlingar samt en inköpsansvarig. Stickprov och dialog avseende process kommer att göras fortlöpande under året. Åtgärdsplan Ingen speciell åtgärdsplan är framtagen för förvaltningen då årsprognosen inte visar att väsentliga avvikelser från uppsatta mål kommer att ske. De flesta av målen för förvaltningen kommer att nås. Fritidsnämnd, Delårsrapport Januari-Augusti 2012 11(11)