Att skapa förutsättningar för att göra ett bra jobb! Verksamhets- och kompetensanalys - arbetssätt och metodstöd

Att skapa förutsättningar för att göra ett bra jobb! Verksamhets- och kompetensanalys - arbetssätt och metodstöd

Varför - Verksamhets- och kompetensanalys? Ett välfungerande, långsiktigt arbete med kompetensförsörjning är en förutsättning för att universitetet ska kunna möta de utmaningar det står inför och lösa sitt uppdrag på ett bra sätt. Medlet för att kunna göra det är en effektiv kompetensplanering på alla organisatoriska nivåer som bygger på verksamhetens mål och strategier. Universitetets vision, definierade fokusområden för utveckling och de strategiska målen inom dessa områden utgör tydliga utgångspunkter för att planera och prioritera kompetensutvecklingsinsatser. Kompetensplaneringen är ett led i, och ett stöd för, att omsätta den övergripande verksamhetsplaneringen i respektive fakultets, institutions- och enhets arbete. Den är ett verktyg för att identifiera utvecklingsbehov samt planera och följa upp utvecklingsinsatser. Kompetensplaneringen ska med andra ord leda till att medarbetarens och respektive enhets utveckling, på ett tydligt sätt, tar utgångspunkt i och stödjer universitetets utveckling och måluppfyllelse. Det finns några förutsättningar som är centrala för en välfungerande strategisk kompetensplanering. Ledningens förmåga att skapa förståelse för universitetets mål och strategier - så att chefer och medarbetare kan se sammanhangen och kopplingen till sin egen verksamhet Ledarnas förmåga att skapa samsyn på och engagemang kring enhetens uppdrag och utmaningar Medarbetarens förmåga att se kopplingen mellan sin egen roll, utveckling och den övergripande verksamheten Ledares och medarbetares förmåga att i samråd tydliggöra utvecklingsbehoven och ta fram lösningar för att tillgodose dessa Möjligheten att på ett effektivt sätt kunna kommunicera kring, följa upp mål, strategier och utvecklingsinsatser på olika nivåer Det arbetssätt för verksamhets- och kompetensanalys (VoK) som används inom Umeå universitet är ett stöd och en struktur för att åstadkomma detta. VoK 1 har prövats och utvecklats inom universitetet under flera år. Nu har vi samlat erfarenheterna i denna vägledning så att fler kan få nytta av det. Arbetssättet och vägledningen kan användas som stöd för universitetets övergripande kompetensplanering såväl som för kompetensplaneringen inom en fakultet, institution, enhet eller för att planera och sätta in den enskilde medarbetarens kompetensutveckling i ett sammanhang. Kompetensutvecklingen inom Umeå universitet ska inte bara ligga i linje med vår vision, våra mål och strategier. Den ska vara ett aktivt verktyg för att uppnå dem. Vi hoppas och tror att du får stor nytta av arbetssättet. Ingrid Undén Lindehell Personalenheten 1 VoK bygger på de idéer som beskrivs i vägledningsmaterialet "Att göra ett bra jobb" (Sveriges Kommuner och Landsting 2006).

Vad innebär - verksamhets- och kompetensanalys? Utgångspunkten för all kompetensutveckling är det uppdrag vi har att lösa, som verksamhet, som grupp och som individ. Arbetssättet VoK är uppbyggt kring tre konkreta frågor som är centrala såväl för den övergripande verksamhetens, gruppens, som individens utveckling. Idén är att skapa en gemensam syn kring dessa frågor. Arbetssättet ska tillföra ett värde i utvecklingsarbetet samtidigt som det ska vara enkelt att förstå och tillämpa på alla organisatoriska nivåer. Även om grundstrukturen i arbetssättet är gemensam finns det inget självändamål att alla verksamheter ska arbeta på exakt samma sätt och med samma metod för att besvara frågorna. Genomförande och uppföljning av utvecklingsaktiviteter förbättringar Arbetssätt 1. Vårt uppdrag 2. Vilka utmaningar står vi inför Universitetets verksamhetsplan är uppdelad i fyra fokusområden. Utbildning, Forskning, Samverkan samt Personal och verksamhetsstöd. Inom vart och ett av dessa fokusområden finns det definierade strategiska mål eller utmaningar. Inom fokusområdet utbildning beskrivs t ex utmaningen att arbeta aktivt för att nå nya grupper av studenter och stärka beredskapen att ta hand om dem. Nästa steg blir att gå vidare och beskriva vad detta innebär i praktiken. Vad ska vi kunna göra/bli bättre på för att möta denna utmaning? Dvs, vilka kompetenser ska vi utveckla och hur vi ska utveckla dem? De gemensamma, övergripande utmaningarna utgör ett underlag för kompetensplaneringen på andra organisatoriska nivåer. Dvs för att omsätta vad universitetets övergripande utmaningar betyder i den egna verksamheten och, i slutändan, för den enskilde medarbetaren. Dialog Dialog 1. Universitetets uppdrag 1. Enhetens uppdrag 1. Individens uppdrag 2. Vilka utmaningar står Universitetet inför? 2. Vilka utmaningar står enheten inför? 2. Vilka utmaningar står jag inför? 3. Vad ska jag kunna göra/ förbättra i mitt sätt att arbeta Sammanhang Sammanhang Den gemensamma strukturen möjliggör en transparens mellan olika organisatoriska nivåer som gör det enklare att se/skapa sammanhang, så att delarna kan stärka helheten och omvänt. Verksamhetsplanen, och den analys som ligger bakom den, är en central utgångspunkt för att identifiera utvecklingsbehov samt planera och följa upp kompetensutvecklingen. Samtidigt utgör kompetensutvecklingen ett viktigt verktyg för att uppnå de mål och strategier som definierats i verksamhetsplanen. I och med att verksamhetsplanen innehåller definierade mätbara delmål inom respektive utmaning i verksamhetsplanen finns det också möjlighet att avläsa och följa upp effekter av kompetensutvecklingsinsatser inom dessa områden. VoK innebär att man besvarar och skapar samsyn kring frågorna på varje organisatorisk nivå och inom varje verksamhet - där det är relevant att arbeta med kompetensplanering. Från det övergripande universitetsperspektivet till den enskilde medarbetarens utvecklingsplan. Arbetet med frågorna innebär att man genomför en verksamhets- och kompetensanalys, där det finns ett sammanhang mellan uppdraget och insatsen samt mellan det övergripande och det individuella perspektivet. VoK samt skapar underlag för att planera, genomföra och följa upp kompetensutvecklingsinsatser på aktuell organisatorisk nivå.

Dokumentation Arbetet med VOK resulterar i två dokument. Det ena är "Utvecklingsplanen" som byggs upp av "Uppdrag", "Utmaningar" samt "Förbättringar i sättet att arbeta" (dvs kompetenser som ska utvecklas). Detta dokument (och arbetet med det) sätter in utvecklingsbehovet i ett sammanhang och motiverar utvecklingsinsatsen, det innehåller också underlag för att följa upp effekter av insatsen. Det andra dokumentet är "Aktivitetsplanen" som beskriver hur vi ska skapa förutsättningar för att åstadkomma önskvärda förbättringar (kompetenser). Denna innehåller normalt en beskrivning av aktiviteter, syfte, målgrupp, ansvarig, tidpunkt, kostnader samt koppling till aktuell definierad förbättring. Dessa två dokument kan tas fram på: Organisationsnivå (gemensamma insatser där det finns samordningsvinster, strategiska skäl för att genomföra centralt samordnade insatser, t ex chefsutbildning, introduktion, kvalitet etc..) Grupp/Enhetsnivå (aktiviteter som motsvarar de utmaningar/behov av förbättringar som synliggjorts inom gruppen/enheten samt Individnivå (individens utvecklingsplan baserad på utvecklingssamtal. Denna plan kan mycket väl innehålla insatser som definierats på organisations/grupp/enhetsnivå). Uppföljning Det är viktigt att kunna följa upp resultat av utvecklingsarbetet. Grundläggande är att man definierar styrtal/mätbara mål kopplat till steget "Förbättringar i sättet att arbeta". I första hand bör man ta tillvara och använda befintliga system för att följa upp styrtal-, mål- och resultat i verksamheten. I andra hand kan man ta fram styrtal/mätbara mål för respektive definierad förbättring/utmaning samt följa upp dessa.

Hur genomför man - verksamhets- och kompetensanalys? I instruktionerna nedan används begreppet verksamhet även om frågorna i praktiken lika gärna kan handla om universitetets, en fakultets, institutions, arbetsenhets eller en medarbetares utvecklingsplan. 1. Vårt uppdrag 2. Vilka utmaningar står vi inför? Varför är detta steg viktigt? En tydlig och gemensam bild av uppdraget, dvs syftet med verksamheten, är en förutsättning för allt utvecklingsarbete. Resultatet av detta steg utgör utgångspunkten för nästa steg, dvs för att klarlägga vilka utmaningar verksamheten står inför, för att kunna lösa uppdraget. Syftet är att skapa en samsyn på och tydlig bild av uppdraget. Instruktioner Ta utgångspunkt i eventuell befintlig beskrivning av uppdraget Diskutera och fastställ en gemensam tolkning, beskrivning av uppdraget Stäm av beskrivningen med uppdragsgivaren så att det finns en samsyn på uppdraget Dokumentera beskrivningen av uppdraget i utvecklingsplanen Exempel A. Regeringen har bl a uppdragit till Umeå universitet att bedriva: 1. utbildning som vilar på vetenskaplig eller konstnärlig grund samt på beprövad erfarenhet 2. forskning och konstnärligt utvecklingsarbete samt annat utvecklingsarbete. Universitetet skall också samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet. B. ((Här bör vi lyfta in exempel från någon verksamhet på en annan Vanliga fallgropar Det är vanligt att man: tar för givet att det finns en samsyn på uppdraget och därför går för snabbt genom detta steg. Oklara/skilda bilder av uppdraget leder ofta till problem och onödig tidsåtgång senare i processen blandar ihop uppdraget (som är relativt tidsbeständigt och ska beskriva verksamhetens syfte under överskådlig tid) med resultatmål och prioriterade områden (som normalt fastställs för ett år i taget och mer bör utgöra en del av nästa steg, dvs utmaningarna) beskriver allt man gör, på detaljnivå. Det är inget fel i sig, men risken är att ju mer man skriver desto svårare blir det att se vad som är viktigt i den fortsatta processen formulerar uppdraget extremt övergripande, t ex Att uppnå fastställda mål. En sådan beskrivning skapar ingen förståelse för vad verksamheten går ut på. Det ger heller ingen vägledning för att klarlägga och skapa en samsyn kring utmaningarna eller vad som behöver förbättras blir frustrerad när det handlar om verksamheter som består av många vitt skilda funktioner vilket gör det svårare att beskriva det gemensamma uppdraget. Men i och med att dessa funktioner tillhör samma organisatoriska enhet bör det ändå finnas ett gemensamt uppdrag som bör lyftas fram. Utöver denna kan man givetvis beskriva olika funktioners specifika uppdrag inte stämmer av det formulerade uppdraget mot uppdragsgivaren. Det kanske känns onödigt om uppdragsgivaren inte frågar efter det. Men genom att förankra beskrivningen av uppdraget initialt blir det lättare att motivera de utvecklingsinsatser man vill genomföra

1. Vårt uppdrag 2. Vilka utmaningar står vi inför? Exempel: A. Regeringen har bl a uppdragit till Umeå universitet att bedriva: 1. utbildning som vilar på vetenskaplig eller konstnärlig grund samt på beprövad erfarenhet 2. forskning och konstnärligt utvecklingsarbete samt annat utvecklingsarbete. B. ((Här bör vi lyfta in exempel från en verksamhet på en annan Varför är detta steg viktigt? För att kunna arbeta med utveckling på ett effektivt sätt måste det finnas en samsyn på de utmaningar verksamheten står inför. En samsyn på utmaningarna är ett stöd för att samverka och prioritera rätt områden i utvecklingsarbetet. Det är beskrivningen av utmaningarna som motiverar de utvecklingsinsatser som kommer att föreslås i aktivitetsplanen. Utmaningarna utgör ramverket för det fortsatta planeringsarbetet. Syftet är att identifiera och skapa en gemensam bild av de utmaningar verksamheten står inför. Instruktioner Ta utgångspunkt i uppdraget och eventuella befintliga beskrivningar av utmaningar, strategier etc Diskutera vilka utmaningar ni står inför, för att kunna lösa uppdraget på ett bra sätt Använd gärna universitetets fokusområden, dvs Utbildning, Forskning, Samverkan samt Personal och verksamhetsstöd, som grundstruktur för att identifiera och prioritera utmaningar inom er verksamhet Utmaningar kan vara på kort eller lång sikt, de kan t ex handla om specifika mål som ska uppnås, att ta tillvara möjligheter som inte tas tillvara idag eller om faktorer som utgör hot och hinder i uppdraget Prioritera och skapa en gemensam bild av vilka utmaningar som är viktigast Fastställ vad ni vill uppnå inom aktuell utmaning samt hur ni ska följa upp utvecklingen/resultaten. Antingen via befintliga uppföljningssystem eller genom att ta fram relevanta styrtal/mätbara mål Det viktiga i detta steg är att klarlägga vilka huvudområden ni ska arbeta vidare med i utvecklingsarbetet och motivera varför. Den slutliga formuleringen kan man arbeta vidare med. Stäm av beskrivningen med uppdragsgivaren så att det finns en samsyn på utmaningarna Dokumentera utmaningarna i utvecklingsplanen Exempel A. Fokusområde Utbildning Utmaning: Rekrytering och tillströmning av studenter. Universitetet skall vara ett attraktivt lärosäte för såväl svenska som internationella studenter Uppföljning: antal helårsstudenter/genomsnitt i riket, fler utbytesstudenter/freemovers, fler studenter vars föräldrar har arbetarbakgrund/utländsk bakgrund, färre stipendiefinansierade studenter på forskarnivå. B. ((Här bör vi lyfta in exempel från en verksamhet på en annan Vanliga fallgropar Det är vanligt att man: inte tar sig tid att diskutera vad den övergripande verksamhetens utmaningar betyder för den egna enheten, vilket är viktigt för att utvecklingsarbetet ska stödja helheten inte tar sig tid att prioritera de viktigaste utmaningarna utan bara listar allt man kan komma på och blandar stort som smått vilket gör det svårt att komma vidare. Det viktiga är att fokusera och prioritera de områden där det verkligen finns utmaningar som motiverar utvecklingsinsatser. inte stämmer av utmaningarna mot uppdragsgivaren. Genom att förankra beskrivningen av utmaningarna initialt blir det lättare att motivera de utvecklingsinsatser man vill genomföra På rätt väg? Innan ni går vidare, ta ställning till om ni är på rätt väg. Kommer vi att kunna lösa uppdraget på ett bra sätt om ni kan möta de utmaningar vi beskrivit?

1. Vårt uppdrag 2. Vilka utmaningar står vi inför? Exempel: A. Regeringen har bl a uppdragit till Umeå universitet att bedriva: 3. utbildning som vilar på vetenskaplig eller konstnärlig grund samt på beprövad erfarenhet 4. forskning och konstnärligt utvecklingsarbete samt annat utvecklingsarbete. B. ((Här bör vi lyfta in exempel från en verksamhet på en annan A. Fokusområde Utbildning Utmaning: Rekrytering och tillströmning av studenter. Universitetet skall vara ett attraktivt lärosäte för såväl svenska som internationella studenter Uppföljning: antal helårsstudenter/ genomsnitt i riket, fler utbytesstudenter/freemovers, fler studenter vars föräldrar har arbetarbakgrund/ utländsk bakgrund, färre stipendiefinansierade studenter på forskarnivå B. ((Här bör vi lyfta in exempel från någon verksamhet på en annan Varför är detta steg viktigt? För att skapa ett effektivt utvecklingsarbete och hitta rätt utvecklingsinsatser är det viktigt att det finns en gemensam bild av vad utmaningarna innebär i det praktiska arbetet. I detta steg ska ni beskriva vad ni ska ha blivit bättre på när utvecklingsaktiviteterna genomförts. Med en tydlig och gemensam bild av vad ni faktiskt ska bli bättre på blir det lättare att bedöma vilka förutsättningar ni behöver och hur dessa kan skapas. Resultatet av detta steg utgör utgångspunkten för nästa steg i processen, dvs att klarlägga vilka förutsättningar ni behöver och hur de ska skapas, för att uppnå önskvärda förbättringar. Syftet är att skapa en tydlig bild av vad som ska förbättras i sättet att arbeta för att kunna möta de utmaningar verksamheten står inför Instruktioner Använd utmaningarna som rubriker/huvudområden Diskutera vad ni behöver kunna göra/förbättra i sättet att arbeta, för att möta respektive utmaning Inled beskrivningen av varje område med Efter genomförda utvecklingsaktiviteter ska vi kunna/ha höjt vår förmåga att: och lista önskvärda förbättringar i ert sätt att arbeta Definiera vilket/vilka uppföljningsmått respektive förbättring ska stödja/är kopplat till. Stäm av beskrivningen med uppdragsgivaren, skapa samsyn på vad ni ska kunna göra/bli bättre på Dokumentera önskvärda förbättringar i utvecklingsplanen Exempel A. För att möta utmaningen inom rekrytering och tillströmning av studenter ska vi kunna/ha höjt vår förmåga att: Nå nya grupper av studenter och stärka beredskapen att ta hand om dem Följa upp studentnöjdhet inkl campusliv och möjligheter att ha inflytande Följa upp studenter som tagit examen - avseende etablering på arbetsmarknaden/värdering av utbildningen B. ((Här bör vi lyfta in exempel från en verksamhet på en annan Vanliga fallgropar Det är vanligt att man: tappar fokus från den egna verksamhet och börjar beskriva vad andra borde bli bättre på (målgruppsförskjutning). Genom att använda inledningen Efter genomförda utvecklingsaktiviteter ska vi kunna/ha höjt vår förmåga att: kan man undvika detta bara beskriver allmänt hållna nyckelord som t ex måluppfyllelse, flexibilitet, samarbete vilka varken skapar förståelse hos dem som berörs eller ger någon vägledning i den fortsatta processen inte stämmer av med uppdragsgivaren vad man tänkt förbättra i sättet att arbeta. Genom att förankra beskrivningen av önskvärda förbättringar blir det lättare att motivera de utvecklingsinsatser man vill genomföra På rätt väg? Innan ni går vidare, ta ställning till om ni är på rätt väg. Kommer vi att kunna möta de utmaningar vi står inför om vi åstadkommer de förbättringar i sättet att arbeta som vi beskrivit?

1. Vårt uppdrag 2. Vilka utmaningar står vi inför? A. Regeringen har bl a uppdragit till Umeå universitet att bedriva: 5. utbildning som vilar på vetenskaplig eller konstnärlig grund samt på beprövad erfarenhet 6. forskning och konstnärligt utvecklingsarbete samt annat utvecklingsarbete. B. ((Här bör vi lyfta in exempel från en verksamhet på en annan A. Fokusområde Utbildning Utmaning: Rekrytering och tillströmning av studenter. Universitetet skall vara ett attraktivt lärosäte för såväl svenska som internationella studenter Uppföljning: antal helårsstudenter/ genomsnitt i riket, fler utbytesstudenter/freemovers, fler studenter vars föräldrar har arbetarbakgrund/ utländsk bakgrund, färre stipendiefinansierade studenter på forskarnivå B. ((Här bör vi lyfta in exempel från någon verksamhet på en annan A. För att möta utmaningen inom rekrytering och tillströmning av studenter ska vi kunna/ha höjt vår förmåga att: Nå nya grupper av studenter och stärka beredskapen att ta hand om dem Följa upp studentnöjdhet inkl campusliv och möjligheter att ha inflytande Följa upp studenter som tagit examen - avseende etablering på arbetsmarknaden/värdering av utbildningen B. ((Här bör vi lyfta in exempel från någon verksamhet på en annan organisatorisk nivå, enhet?)) Varför är detta steg viktigt? Ett effektivt utvecklingsarbete bygger på en gemensam syn på uppdraget, de utmaningar verksamheten står inför samt vad man ska bli bättre på för att möta dessa utmaningar. I kompetensplaneringen skapar man denna gemensamma syn och gör gemensamma prioriteringar i varje steg. I detta steg ska ni fastställa vilka aktiviteter som krävs för att åstadkomma önskvärda förbättringar i sättet att arbeta samt skapa en aktivitetsplan för genomförandet av aktiviteterna. Instruktioner Ta utgångspunkt i de önskvärda förbättringar ni beskrivit i föregående steg. Ta fram förslag till aktiviteter för att skapa de förutsättningar som krävs för att uppnå denna förbättring. Det kan t ex handla om utbildning (om det är kunskaper som krävs), att införa belönings- eller uppföljningssystem (om det handlar om motivation), att skapa ett nytt forum/form för möten (om det t ex handlar om samarbete) eller någon helt annan aktivitet som skapar förutsättningar för förbättringen Genom att koppla varje utvecklingsaktivitet till en eller flera av de definierade förbättringarna skapar man ett sammanhang och en röd tråd i planen. Ett tydligt syfte med och möjlighet att följa upp effekter av varje aktivitet. Prioritera och dokumentera utvecklingsaktiviteterna i aktivitetsplanen (inklusive tidpunkt för genomförande, ansvarig, resursbehov, koppling till förbättring/uppföljningsmått etc) Stäm av förslaget till aktivitetsplan med uppdragsgivaren Exempel 2 A. Aktiviteter för att åstadkomma önskvärda förbättringar: Marknadsföring av universitetet på gymnasieskolor Utveckla/införa metod för att mäta studentnöjdhet inkl campusliv och möjligheter att ha inflytande Utveckla/införa metod för att följa upp studenter som tagit examen avseende etablering på arbetsmarknaden/värdering av utbildningen Tidpunkt Ansvarig Kostnad Koppling till förbättring Vt 2010 TK 50000 Nå nya grupper av studenter Vt 2010 MT 100000 Följa upp studentnöjdhet/- inflytande Vt 2010 UW 100000 Följa upp studenter/ etablering på arbetsmarknaden/ värdering av utb. Uppföljningsmått antal helårsstudenter/ genomsnitt i riket fler utbytesstudenter/ freemovers fler studenter vars föräldrar har arbetarbakgrund/ utländsk bakgrund färre stipendiefinansierade studenter på forskarnivå B. Aktiviteter för att åstadkomma önskvärda förbättringar: ((Här bör vi lyfta in exempel från en verksamhet på en annan Tidpunkt Ansvarig Kostnad Koppling till förbättring Uppföljningsmått 2 Exemplen ovan är givetvis inte heltäckande utan bara ett sätt att visa hur man kan arbeta i kompetensplaneringen. Exemplet bygger på universitetets gemensamma, övergripande verksamhetsplan men skulle lika gärna kunna gälla utvecklingsarbetet på en fakultet, institution, enhet eller för en enskild medarbetare.

Vanliga fallgropar Det är vanligt att man: glömmer att det kan krävas olika typer av förutsättningar, aktiviteter för att uppnå en definierad förbättring och missar aktiviteter för att skapa motivation, kontaktnät, förståelse mm gör en så lång lista över utvecklingsaktiviteter att den inte är realistiskt att genomföra. Det kan skapa förväntningar som inte kan uppfyllas. Prioritera utvecklingsaktiviteter som inte kan vänta, ger stor effekt och kan genomföras med små resurser ställs inför situationer där man måste veta mer för att hitta rätt utvecklingsaktivitet. Då kan aktiviteten handla om en kartläggning för att ta reda på mer och analysera behovet bättre På rätt väg? Ta ställning till om ni är på rätt väg. Kommer föreslagna aktiviteter leda till att vi blir bättre inom de områden vi definierat, eller saknas det fortfarande något? Vilka förutsättningar krävs för att vi ska kunna uppnå önskvärd förbättring i vårt sätt att arbeta? Yttre förutsättningar t ex: information tekniskt stöd kontaktnät/nätverk mångfald ledarskap och arbetsklimat tid och tillfälle fysisk miljö mm Inre förutsättningar t ex: förståelse för uppdraget, mål och den egna rollen kunskaper erfarenheter formell behörighet egenskaper attityder, motivation hälsa mm Kommer föreslagna aktiviteter leda till att vi skapar de förutsättningar som krävs eller krävs det någon ytterligare förutsättning/typ av aktivitet?

1. Uppdrag Utvecklingsplan Vilka utmaningar står vi inför? 2. Vad ska vi kunna göra, bli bättre på?

Att skapa förutsättningar förbättringar Koppling till utmaning/förbättring Aktiviteter för att åstadkomma önskvärda förbättringar: Tidpunkt Ansvarig Kostnad Uppföljningsmått