Landstingsstyrelsen PROTOKOLL DATUM DIARIENR 2007-05-14 LS-LED06-394 81 Delegering av miljöuppgifter inom Landstinget Sörmland Landstingsstyrelsens beslut 1. Landstingsstyrelsen godkänner förslaget till Delegering av miljöuppgifter inom Landstinget Sörmland. Ärendebeskrivning Miljöbalkens bestämmelser innebär ett omfattande miljöansvar för Landstinget Sörmlands samtliga nämnder. För att kunna uppfylla detta ansvar på bästa och mest effektiva sätt måste uppgifterna delegeras så långt ut i varje nämnds verksamhet som möjligt. En förutsättning för delegering är att den som mottar delegeringen har tillräcklig kunskap och befogenhet samt nödvändiga resurser att praktiskt fullgöra den delegerade uppgiften. Trots delegeringen är varje nämnd skyldig att övervaka och utöva tillsyn över verksamheten. Bifogade förslag bygger på dessa förutsättningar. Förslaget ska behandlas av landstingets samtliga nämnder. Bilaga 1. Delegering av miljöuppgifter inom Landstinget Sörmland Protokollsutdrag till Samtliga nämnder i landstinget Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se Y:\Lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 5) Maj\ SID 1(1) 81 Miljödelegering\ 81 Delegering av miljöuppgifter.doc Utskriftsdatum: 2007-06-01 17:59
Lednings- och verksamhetsstöd Bilaga 1 LS 81/07 DATUM 2007-02-05 DIARIENR Delegering av miljöarbetet inom landstinget Sörmland. 1. Syfte och omfattning Miljöarbetet omfattar landstingets alla verksamheter och medarbetare. Detta dokument utgör tillsammans med miljölagstiftningen och landstingets miljöpolicy grunden för hur ansvar och befogenheter fördelas inom landstinget. 2. Allmänt om delegering av miljöuppgifter Varje verksamhet har sin specifika miljöpåverkan som hanteras på olika sätt. Enligt kraven i ISO 14001 ingår även skadeförebyggande arbete och en god nödlägesberedskap i miljöarbetet, varför säkerhetsarbetet i tillämpliga delar ingår i denna uppdragsbeskrivning. Arbetet ska utföras som en naturlig del i det dagliga arbetet på den nivå där det blir mest effektivt. Uppgifterna ska vara tydliga och fördelas till arbetsledare så långt ut i verksamheten som möjligt. Enligt miljölagstiftningen är arbetsgivare eller den som arbetsgivaren utser ytterst ansvarig för att lagarna följs. Förtroendevalda i fullmäktige och nämnder är landstingets yttersta arbetsgivarrepresentanter. Även landstingsstyrelsen betraktas som en nämnd enligt kommunallagen. Styrelse/nämnd har således verksamhetsansvar inom sitt respektive ansvarsområde. Miljöansvaret förs sedan nedåt i organisationen. Överordnad chef har ansvar för underordnad chef och varje chef med personalansvar ansvarar för sina underställda medarbetare. Det innebär att alla chefer ska säkerställa att miljöarbetet organiseras och tillämpas inom ramen för chefsansvaret att tillräcklig kompetens finns för att hantera verksamhetens miljöpåverkan att miljölagstiftning som berör ansvarsområdet efterlevs Den som tilldelas uppgifter inom miljöområdet ska också ges kunskaper, befogenheter, ekonomiska och personella resurser samt övriga förutsättningar för att klara det. 3. Förutsättningar för delegering Det ska föreligga ett klart behov av att delegera miljöarbetsuppgifter. Vidare ska den som mottar delegeringen ha: Namn: Titel: Telefon (Direkt): Mobil:
en relativt självständig ställning i verksamheten erforderlig utbildning, erfarenhet och befogenheter möjlighet att praktiskt kunna utöva tillsyn över sitt ansvarsområde. Den som mottagit delegerade arbetsuppgifter men som inte kan lösa dessa på grund av otillräckliga resurser eller befogenheter ska skriftligen återlämna arbetsuppgifterna. Detta medför att ansvaret överförs till överordnad chef. Trots delegering är arbetsgivaren skyldig att övergripande övervaka och utöva tillsyn över aktuell verksamhet. 4. Nyanställning Det åligger varje verksamhetschef att redan vid anställningstillfället redogöra för vilka miljöarbetsuppgifter som ingår i befattningen. 5. Befogenheter Grundprincipen är att den som mottagit delegering och därigenom fullgör arbetsgivarens skyldigheter på respektive nivå har motsvarande befogenheter. Vid delegering ska arbetsgivaren klargöra vilka befogenheter och vilket ansvar som omfattas av delegeringen om inte detta framgår av befattningsbeskrivningar eller andra handlingar. 6. Straffansvar Arbetsgivaren har alltid det övergripande ansvaret för att miljölagstiftningen följs. Den som mottagit en delegering har påtagit sig ett miljöansvar. Överträdelser av gällande författningar kan medföra ett straffansvar. Straffansvaret är personligt. 7. Lagstiftning Enligt miljölagstiftningen vilar huvudansvaret för de verksamheter som lagarna reglerar på arbetsgivaren eller den som arbetsgivaren gett i uppdrag att svara för verksamheten. Arbetsgivaren bör försäkra sig om att underställd personal har kunskap om de lagar och regler som gäller för landstinget samt att landstinget har erforderliga tillstånd. De viktigaste lagarna som reglerar miljö- och säkerhet är följande: SID 2(2)
Allmänna hänsynsregler m.m. (MB 2 kap). Hänsynsreglerna ska ligga till grund för prövningar, villkor förelägganden och förbud. Den som utövar en verksamhet är vid tillståndsprövning och liknande prövning samt vid tillsyn skyldig att visa att hänsynsreglerna följs. Lagen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (MB 9 kap) Lagen om kemiska produkter och biotekniska organismer (MB 14 kap) Lagen om avfall och producentansvar (MB 15 kap) Arbetsmiljölagen ( SFS 1977:1160) Plan- och bygglagen (SFS 1987:10) Dessa lagar kompletteras med förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Inom varje område kan det också finnas arbetsuppgifter som regleras av speciell lagstiftning. 8. Informations- och utbildningsansvar vid delegering Den som delegerat miljöarbetsuppgifter är skyldig att se till att den som mottagit delegeringen ges erforderlig utbildning och information samt att förutsättningar i övrigt för fullgörande av miljöarbetsuppgifterna föreligger. 9. Organisation Organisatoriskt sker fördelning av miljöarbetsuppgifter från politiker till tjänstemän enligt nedan: LF LS Nämnd Landstingsdirektör Förvaltningschef/divisionschef 10. Genomförande av delegering Miljöarbetsuppgifterna ska beskrivas klart och tydligt. Delegeringen ska göras skriftligt. Delegeringshandling upprättas med stöd av bifogad mall (bil.1-5). Fullmäktige fastställer en skriftlig miljöpolicy fördelar miljöuppgifter till styrelsen och nämnderna och tar in uppgifterna i reglementen för nämndernas verksamhet och arbetsformer ser till att ingen miljöfråga hamnar mellan nämnderna eller mellan styrelsen och nämnderna följer upp att nämnderna driver verksamheten i enlighet med miljöpolicyn SID 3(3)
ger nämnderna ekonomiska resurser för miljöarbetet i årliga budgetbeslut Styrelse och nämnder I uppdragen ingår att verkställa fullmäktiges beslut, vilket innebär att verksamheterna drivs i enlighet med miljölagarna konkreta miljömål tas fram landstingsdirektör respektive divisions- och förvaltningschefer får uppgifter, befogenheter, resurser och kunskap för att driva miljöarbetet ge landstingsdirektör respektive divisions- och förvaltningschefer rätt att fördela uppgifter tillräckligt långt ut i organisationen miljökonsekvenser för bedöms vid förändringar förebyggande miljöåtgärder tas med i det årliga budgetförslaget beslutade åtgärder sammanfattas i en handlingsplan för miljöåtgärder på divisions/förvaltningsnivå. Handlingsplanen ska innehålla åtgärder, tidpunkt när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ska se till att åtgärderna genomförs i tid åtgärder som inte kan beslutas av nämnd eller styrelse förs vidare till högre politisk nivå Landstingsdirektör Landstingsdirektören företräder arbetsgivaren och har på uppdrag av landstingsstyrelsen ett övergripande tjänstemannaansvar för att organisera, leda och följa upp miljöarbetet ur ett koncernperspektiv. Det innebär att säkerställa att underställda chefer får den kunskap samt de befogenheter och resurser som krävs för att klara miljöansvaret gällande uppgiftsfördelning av miljöarbetet finns, är känd och fungerar i organisationen tillräckliga resurser avsätts för miljöarbetet resultat av miljöarbetet rapporteras till Landstingsstyrelsen Om befogenheter eller resurser inte räcker för nödvändig åtgärd inom miljöområdet har landstingsdirektören skyldighet att skriftligen returnera ärendet till Landstingsstyrelsen. Returnering ska innehålla en beskrivning av ärendet och orsaken till att det returnerats. Landstingsdirektörens direkt underställda chefer Landstingsdirektören kan fördela miljöarbetsuppgifter och befogenheter vidare till följande direkt underställda chefer: Personaldirektör Ekonomidirektör Medicinsk utvecklingsdirektör SID 4(4)
Chef för Landstinget Sörmland Service Chef för Administrativa enheten, Landstingets Kansli Chef för Informationsenheten Chef för Patientnämnden Chef för Revisionen Övriga direkt underställda chefer eller personer i arbetsledande befattning Ovan nämnda chefer kan fördela miljöarbetsuppgifter och befogenheter vidare till underställd personal med arbetsledande uppgifter. Förvaltningschef/Divisionschef Ska inom sitt ansvarsområde för underställd personal skapa förutsättningar samt fördela arbetsuppgifter för att bedriva ett systematiskt miljöarbete enligt de beslut som finns i landstinget. Det innebär exempelvis att ha kunskap om landstingets övergripande miljöledningssystem enligt ISO 14001 tillse att miljölagar och föreskrifter följs inom förvaltningen/divisionen säkerställa att underordnade chefer och miljösamordnare har det stöd, den kunskap och de resurser som behövs för miljöarbetet rapportera resultat av miljöarbetet till respektive nämnd Verksamhetschef Ska inom sitt ansvarsområde skapa förutsättningar, leda, fördela, verkställa och följa upp miljöarbetet ur ett basenhets-/verksamhetsperspektiv enligt de beslut som finns i landstinget. Det innebär exempelvis att ha kunskap om landstingets övergripande miljöledningssystem enligt ISO 14001 och hur det berör verksamheterna fördela miljöarbetet vidare till underställda chefer och annan underställd personal med arbetsledande funktion säkerställa att underordnade chefer och miljösamordnare har det stöd, den kunskap och de resurser som behövs för ett systematiskt miljöarbete 1:a linjens chef Ansvarar för att inom sitt ansvarsområde skapa förutsättningar, leda, fördela, verkställa och följa upp miljöarbetet ur verksamhetsperspektiv enligt direktiv från överordnad chef. Det innebär exempelvis att SID 5(5)
ha kunskap om landstingets miljöledningssystem enligt ISO 14001 och initiera arbetet med att utforma verksamhetsanknutna miljörutiner inom verksamheten definiera ansvar och befogenheter för miljöarbetet utse miljöombud och säkerställa resurser att driva miljöfrågor tillse att miljöfrågor står på dagordningen vid verksamhetsmöten och att viktiga beslut dokumenteras personal som anställs för längre tid än sex månader får miljöutbildning miljöpåverkan beaktas vid verksamhetsplanering och inköp bevaka att entreprenörer och leverantörer följer miljökrav i avtal, överenskommelser och kontrakt 11. Miljöarbetsuppgifter för övriga chefer Alla chefer har inom ramen för sitt ansvarsområde ansvar för att miljöfrågor drivs systematiskt utifrån politiska direktiv och koncernledningens anvisningar med vägledning av miljöchefen. Nedan beskrivs mer detaljerat miljöarbetsuppgifter inom chefsområden av extra betydelse för miljöarbetet. Miljöchef Miljöchefen leder och organiserar landstingets miljöarbete enligt politiska direktiv och på uppdrag av koncernledning samt överordnad chef. Det innebär exempelvis att Samordna och driva införande, utveckling och uppföljning av landstingets övergripande miljöledningssystem med stöd av ISO 14001 leda och utveckla miljöstödssektionen stödja chefer och miljösamordnare i miljöarbetet avseende planering, genomförande, uppföljning och förbättringar representera landstinget i miljö- och hållbarhetsfrågor bevaka och analysera omvärldsfrågor avseende miljö kommunicera miljöarbetet, miljölagar och andra krav internt/externt Chef för upphandling Har inom ramen för chefsansvaret särskilt ansvar för att utforma, införa, och upprätthålla verksamhetsspecifika rutiner kopplade till landstingets övergripande miljöledningssystem enligt ISO 14001. Det innebär exempelvis att vid upphandling utforma miljökrav med hänsyn till lagstiftning och miljöledningssystem samråda med miljöstödssektionen avseende miljöprioriterade områden och miljökrav vid upphandling SID 6(6)
Chef för fastigheter Har inom ramen för chefsansvaret särskilt ansvar för att utforma, införa, och upprätthålla verksamhetsspecifika rutiner kopplade till landstingets övergripande miljöledningssystem enligt ISO 14001. Det innebär exempelvis att säkerställa att miljölagstiftningen följs inom ansvarsområdet miljökrav ställs då avtal med hyresgäster/entreprenörer upprättas samverka med hyresvärd/hyresgäst/entreprenör gällande miljöarbetet utforma miljökrav med hänsyn till lagstiftning och miljöledningssystem vid egen upphandling Miljöarbetsuppgifter för personal Miljösamordnarens ansvar och befogenheter beskrivs i särskild funktionsbeskrivning i miljöledningssystemet Miljöombudens arbetsuppgifter beskrivs i miljöledningssystemet Alla medarbetare ansvarar för att bidra till en bättre miljö inom ramen för sitt arbetsområde. 12. Uppdatering och ansvar Övergripande styrande dokument är miljölagstiftningen, miljöpolicyn och landstingets övergripande mål i det miljöpolitiska programmet. I samband med nya politiska beslut och/eller budgetdirektiv ansvarar miljöchefen för att uppmärksamma politiker och överordnade chefer på förändringar som behövs i detta dokument för att miljöarbetet ska kunna bedrivas enligt direktiv och beslut. Om befogenheter eller resurser inte räcker för nödvändig åtgärd inom miljöområdet har chef som mottagit delegerat ansvar skyldighet att skriftligen returnera ärendet till överordnad chef. Returnering ska innehålla en beskrivning av ärendet och orsaken till att det returnerats. SID 7(7)
Bil.1 Blankett: Delegering av miljöarbete till Landstingsdirektör I enlighet med Landstingsstyrelsens ansvar och i egenskap av företrädare för Landstingsstyrelsen vid Landstinget Sörmland fördelar jag till dig, i egenskap av Landstingsdirektör, ansvar för miljöarbetet enligt dokumentet Delegering av miljöarbetet inom landstinget Sörmland. Uppgiftsfördelare: Befattning: Ordförande Landstingsstyrelsen, Landstinget Sörmland Ansvarsområde: Landstingsstyrelsen Uppgiftsfördelningen överlämnad Nyköping den Uppgiftsmottagare: Lars Andåker Befattning: Landstingsdirektör Ansvarsområde: Landstinget Sörmland Uppgiftsfördelningen mottagen och kvitterad Nyköping den Lars Andåker SID 8(8)
Blankett: Delegering av miljöarbete till Förvaltnings - respektive Divisionschef Bilaga 2 I egenskap av företrädare för Nämnden, fördelar jag till dig ett förtydligande av de miljöarbetsuppgifter som följer med ditt miljöansvar i egenskap av Förvaltningschef eller Divisionschef. Detta innebär att du skall ansvara för miljöarbetet enligt dokumentet Delegering av miljöarbetet inom landstinget Sörmland samt rutin Verksamhet, organisation och delegering i landstingets miljöledningssystem. Uppgiftsfördelare: Befattning: Ordförande Nämnden, Landstinget Sörmland Ansvarsområde: Uppgiftsfördelningen överlämnad den Uppgiftsmottagare: Befattning: Ansvarsområde: Uppgiftsfördelningen mottagen och kvitterad den SID 9(9)
Blankett: Delegering av miljöarbetsuppgifter till landstingsdirektören direkt underställd chef Bilaga 3 I egenskap av landstingsdirektör och företrädare för Sörmlands landsting fördelar jag till dig de miljöarbetsuppgifter som följer med ditt miljöansvar i egenskap av ditt uppdrag som. Detta innebär att du skall ansvara för miljöarbetet enligt rutin Verksamhet, organisation och delegering i landstingets miljöledningssystem. Uppgiftsfördelare: Lars Andåker Befattning: Landstingsdirektör Ansvarsområde: Uppgiftsfördelningen överlämnad den Uppgiftsmottagare: Befattning: Ansvarsområde: Uppgiftsfördelningen mottagen och kvitterad den SID 10(10)
Bilaga 4 Blankett: Delegering av miljöarbetsuppgifter till 1:a linjens chef eller personal med arbetsledande uppgifter I egenskap av, fördelar jag till dig ett förtydligande av de miljöarbetsuppgifter som följer med ditt uppdrag för miljön och säkerheten i egenskap av 1:a linjens chef. Detta innebär att du skall ansvara för miljöarbetet enligt dokumentet Delegering av miljöarbetet inom landstinget Sörmland samt rutin Verksamhet, organisation och delegering i landstingets miljöledningssystem. Uppgiftsfördelare: Befattning:, Landstinget Sörmland Ansvarsområde: Uppgiftsfördelningen överlämnad den Uppgiftsmottagare: Befattning: Ansvarsområde: Uppgiftsfördelningen mottagen och kvitterad Den SID 11(11)
Blankett: Returnering av miljöärende Bilaga 5 Undertecknad returnerar härmed i enlighet med ansvar och uppgiftsfördelning avseende miljöarbetsuppgifter inom Landstinget Sörmland nedan beskrivet miljöärende åter till mottagare av returneringen: Mottagare av returnering: Den Namn Verksamhet 1. Beskrivning av ärendet: 2. Risk som kan uppstå om åtgärd inte vidtas: 3. Åtgärder som jag vidtagit: 4. Anledning till returneringen Den som returnerar: Den Namn Verksamhet SID 12(12)