2015-04-21 1 (16) Plats och tid Sammanträdesrum 3, den 21 april, kl 15.30-18.00 Beslutande Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Sören Eriksson (S), 1:e vice ordförande Monica Toll (S) Maria Brihall (VF), ordförande Petra Brannestam (VF) Carina C Hördegård (C) Cajsa-Lena Håkansson (M) Anna-Lena Löfgren, (C) tjänstgörande ersättare Stewe Jonsson, förvaltningschef Lena Svensson, sekreterare Birgitta Glans, (VF) ersättare Lars-Inge Lundgren, (VF) ersättare Gun-Britt Sigfridsson (KD), ersättare Claes Göran Nyrén, (FP) ersättare Petra Brannestam (VF) Kultur- och fritidsförvaltningen 2015-04-23 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 53-64 Lena Svensson Ordförande Maria Brihall Justerare Petra Brannestam
2015-04-21 2 (16) Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ 2015-04-21 Datum för anslagets uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2015-04-27 Datum för anslagets nedtagande Kultur- och fritidsförvaltningen 2015-05-19 Lena Svensson
2015-04-21 3 (16) 53 Tillägg dagordning s beslut Tillägg till dagordningen under Övrigt godkänns enligt följande: Detaljplan för Tändhatten 4 och del av Pukaregården 1:1, Vetlanda, Vetlanda kommun Tillägg till dagordningen under Övrigt anmäls enligt följande: Detaljplan för Tändhatten 4 och del av Pukaregården 1:1, Vetlanda, Vetlanda kommun
2015-04-21 4 (16) 54 Redovisning av intern kontrollplan 2014 s beslut Redovisad intern kontrollplan 2014 för kultur- och fritidsförvaltningen noteras med godkännande till handlingarna. Förvaltningschefen redogör för uppföljningsarbetet av kultur- och fritidsförvaltningens interna kontrollplan för 2014, se bilaga.
2015-04-21 5 (16) 54 fortsättning, bilaga Redovisning av Kultur- och fritidsförvaltningens interna kontrollplan 2014 Rutin Kontrollmoment Ansvar Frekvens Resultat Kommentarer Delegationsbeslut Efterlevnad av regler för rapportering Ekonomisk uppföljning Lönerapportering Fakturahantering Inköp av varor och tjänster Månadsprognos Halvårsbokslut Årsredovisning Att korrekt baslön, sysselsättningsgrad och frånvaro är regade i HR-systemet. Priskontroll mot offerter och avtal Kultursekr. Fritidsskonsulent Enhetschef Förvaltnchef Förvaltnsekr. 1gång/kvartal Utan anmärkning 10 ggr/år Utan anmärkning Enhetschef 2 ggr/år Utan anmärkning Beställare/ Attestant Kontinuerlig Utan anmärkning gällande förv egna offerter och avtal Stickprov görs gällande inköpskontorets inköpsavtal. Inköpskontoret informeras vid avvikelser Att regelverken följs Enhetschef Kontinuerlig Anmärkning Om akuta behov uppstår kan det hända att inköp inte görs enligt gällande avtal Gallring Enhetschef Årligen Utan anmärkning Dokumenthanteringsplan Konstsamling Inventering Museichef Kontinuerlig Utan anmärkning Medieplanering Rätt underbyggda Bibliotekschef Kontinuerlig Utan inköps- och anmärkning gallringsbeslut Arvode uppdragstagare Bidragskontroll Kontroll av skattsedel Kultursekreterare Kontinuerlig Utan anmärkning Utöver gängse kontroll Fritidskonsulent 2 föreningar Utan vid ansökan om Kultursekreterare per år anmärkning föreningsbidrag sker ytterligare, fördjupad kontroll där extra handlingar efterfrågas: medlemsmatrikel, ritningar över lokaler, stadgar och alternativt besök hos föreningen.
2015-04-21 6 (16) 55 Intern kontrollplan 2015 s beslut godkänner framlagt förslag till intern kontrollplan för 2015. har att utforma kultur- och fritidsförvaltningens interna kontrollplan för 2015. Med utgångspunkt i föregående års kontrollplan läggs förslag på intern kontrollplan att gälla för 2015.
2015-04-21 7 (16) 55 fortsättning, bilaga Kultur- och fritidsförvaltningens interna kontrollplan 2015 Riskbedömning Medel Rutin Kontrollmoment Ansvar Frekvens Metod Rapport till Delegationsbeslut Efterlevnad av regler för KS, FK, FC 1 gång/ Skriftlig Nämnd/FC rapportering kvartal delgivning Ekonomisk Månadsprognos FC, FS 10 ggr/år Ekonomisystem Nämnd uppföljning Halvårsbokslut ekonomi Årsredovisning KF Korrekt baslön, sysselsättsgrad, frånvaro är regade i HR-systemet FC 2 ggr/år Stickprov FC, nämnd Medel Priskontroll mot offerter Best/ Kontin Stickprov FC, nämnd Medel och avtal attestant Att regelverken följs FC Kontin Stickprov FC, nämnd Hög Lönerapportering Fakturahantering Inköp av varor och tjänster Dokumenthanterings Gallring FC Årligen Stickprov FC, nämnd Medel plan Konstsaml Inventering MC Kontin Stickprov Nämnd Hög Medieplan. Rätt underbyggda BC Kontin Utlån- o FC, nämnd Hög inköps- och efterfrågeanalys gallringsbeslut Arvode till uppdragstagare Bidragskontroll Kontroll av skattsedel KS Kontin Kollas vid kontraktskrivning Utöver gängse kontroll vid ansökan om föreningsbidrag, sker fördjupad kontroll där extra handlingar efterfr: medlemsmatrikel, ritningar över lokaler, stadgar och alternativt besök hos föreningen. KS=kultursekreterare KS, FK 2 förening. / år FK =fritidskonsulent FC, nämnd Hög Hög Stickprov FC, nämnd Hög FC=förvaltningschef BC=bibliotekschef MC=Museichef FS=förvaltningssekreterare
2015-04-21 8 (16) 56 Ändring av detaljplan för kv Mohagen, Vetlanda, Vetlanda kommun s beslut anser att det är av stor vikt att tillbyggnaden anpassas så att den inte dominerar kvartersmiljön och konkurrerar med uppmärksamheten hos Svedbomska villan och andra äldre byggnader i området. Vetlanda kommuns planavdelning vill genomföra en detaljplanändring i kvarteret Mohagen för att möjliggöra en påbyggnad av ytterligare en våning på den östra flygeln på Mogärde seniorboende. Fastighetsägaren Witalabostäder ser en stor efterfrågan på seniorboende. Mogärde seniorboende har idag en lågmäld karaktär med en fasad av brunt tegel. En påbyggnad kommer oavsett utformning att ge seniorboendet en mer dominerande roll i kvarteret. I Mogärdes närhet finns kulturminnesmärkta Svedbomska villan och flera äldre, vackra träfastigheter längs Kyrkogatan och Stationsgatan. Det finns en risk att en påbyggnad kan leda till att Mogärde seniorboende kommer att dominera stadsbilden. Därför bör stor vikt läggas vid att påbyggnaden utförs så att den får en lågmäld karaktär och smälter in i miljön. Utdrag Tekniska kontoret
2015-04-21 9 (16) 57 Rapport Synpunkt Vetlanda, kvartal 1 2015 s beslut Synpunkter inkomna till kultur- och fritidsförvaltningen via Synpunkt Vetlanda under första kvartalet noteras med godkännande till handlingarna. Under första kvartalet 2015 har 8 synpunkter av varierande slag inkommit till kultur- och fritidsförvaltningen.
2015-04-21 10 (16) 58 Rapport delegationsärenden kvartal 1 2015 s beslut Rapport angående delegationsbeslut vid kultur- och fritidsförvaltningen för första kvartalet 2015 gällande bidrag, kurser/konferenser, konstinköp, personal och tjänsteärende noteras med godkännande till handlingarna. Delegationsärenden vid kultur- och fritidsförvaltningen för första kvartalet 2015 gällande arrangemangsbidrag, kurser/konferenser, konstinköp, personal och tjänsteärende delges beredningsutskottet.
2015-04-21 11 (16) 59 Fanbärare Valborg 2015 s beslut Ersättare Lars-Inge Lundgren (VF) utses till fanbärare vid Kvarndammens Valborgsmässofirande 2015. Fritidskonsulent Mats Källkvist försöker hitta ytterligare en fanbärare. Årets Valborgsmässofirande 2015 firas som vanligt vid Kvarndammen. Samling på Stortorget för avmarsch till Kvarndammen under ledning av Njudungsorkestern och fanbärare. Ersättare Lars-Inge Lundgren (VF) utses till fanbärare vid Kvarndammens Valborgsmässofirande 2015.
2015-04-21 12 (16) 60 Ansökan om bidrag till hjärtstartare Bifrostorden s beslut Då förfrågan angående bidrag för hjärtstartare inte omfattas av det regelverk för bidrag som finns avslår kultur- och fritidsnämnden förfrågan. Bifrostorden ansöker om bidrag till inköp av hjärtstartare till den kommunalt ägda fastigheten Hargen 1 i Vetlanda. I fastigheten finns även två andra fasta hyresgäster som, i och med en placering i entrén, skulle ha möjlighet att utnyttja hjärtstartaren vid ett akut läge. Utdrag Bifrostorden
2015-04-21 13 (16) 61 Motion om eldsjälar inom integration s beslut beslutar att tillstyrka motionen. Carina Strömbäck, vänsterpartiet, och Almuth Holmqvist, miljöpartiet, har lagt en motion till kommunfullmäktige om att Vetlanda kommun ska införa en utmärkelse för eldsjälar inom integrationens område. Motionärerna anser att det är ett sätt för kommunen att visa att integrationsfrågan är högt prioriterad och står högt på den kommunala agendan. Kultur- och fritidsförvaltningen anser att en utmärkelse är ett bra sätt att ge uppmärksamhet åt integrationsarbetet, och att det både skulle kunna tjäna som uppmuntran och inspiration. I den jury som ska avgöra vem som ska tilldelas utmärkelsen bör någon representant för en eller flera invandrarföreningar finnas med. Utdrag Kommunstyrelsens arbetsutskott
2015-04-21 14 (16) 62 Målarbete s beslut godkänner måldokument 2015. Förvaltningschef Stewe Jonsson redogör för framtaget måldokument 2015, främst med avseende på de verksamhetsmål som tillkommit.
2015-04-21 15 (16) 63 Protokollsutdrag s beslut Protokollsutdrag enligt nedan noteras och läggs till handlingarna: Bidragsansökan Rädda Barnens läxhjälpsprojekt, Dnr 2015/KA0007, 2015-03-16 Protokollsutdrag har inkommit enligt följande: Bidragsansökan Rädda Barnens läxhjälpsprojekt, Dnr 2015/KA0007, 2015-03-16
2015-04-21 16 (16) 64 Övrigt Detaljplan för Tändhatten 4 och del av Pukaregården 1:1, Vetlanda, Vetlanda kommun s beslut vidhåller de synpunkter som lämnades inför planprogrammet hösten 2014: betonar vikten av att rekreationsytor i närheten bibehålls och vårdas när grönytor i det aktuella området tas i bruk för byggnation. När tillfartsväg anläggs kan lämpligen en skylt sättas upp som berättar om Präststigen. Ölandsgatans förskola behöver byggas ut. För att möjliggöra det måste en ny detaljplan upprättas, och första steget i den processen är ett planprogram.utbyggnation kräver att ett markområde mellan nuvarande förskola och Ledningsvägen tas i anspråk. Förvaltningen har granskat det detaljplanförslag som tagits fram. Enligt detta ska grönstråket som löper i nord-sydlig riktning väster om planområdet kunna bibehållas i så stor utsträckning som möjligt. En lekplats och en pulkabackekan komma att behöva flyttas, men detta bedöms inte påverka grönområdet negativt. En mindre grönyta, bevuxen med skog, tas i anspråk för byggnationen. Grönytan är tätbevuxen men trots det ett uppskattat grönt inslag i bostadsområdet. En tillfart dras över den gång- och cykelbana som kallas Präststigen, som delvis följer den gamla häradsvägen. Häradsvägen är registrerad i Riksantikvarieämbetets fornminnesregister som Övrig kulturhistorisk lämning, färdväg. Utdrag Tekniska kontoret