Organ Sammanträdesdatum Sida 1 Plats och tid Insidan, Lima kyrka kl 18.00 21.45 Beslutanden Sekreterare Runa Gunnarsson Berit Björk Barbro Samuelsson Charlotte Karelius Börje Holgersson Bror Limberg Mats Hulander, kh Mats Hulander Övriga deltagande Utses att justera Charlotte Karelius Underskrift Paragraferna 280-300 Sekreterare Mats Hulander Ordförande Börje Holgersson Justerande... Charlotte Karelius
Organ Sammanträdesdatum Sida 2 Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kyrkorådet Sammanträdesdatum 2016-06-14 Förvaringsplats för protokollet Lima prästgård Underskrift... Börje Holgersson
Organ Sammanträdesdatum Sida 3 280 Mötets öppnande Ordf. Börje Holgersson hälsade alla välkomna och och förklarade ordförande sammanträdet öppnat. 281 Val av sekreterare Till sekreterare valdes Mats Hulander. 282 Val av justerare Till att justera dagens protokoll valdes Charlotte Karelius. 283 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes med tillägget att under punkten övriga frågor behandla frågan om verksamheten i Sälens fjällkyrka. 284 Föregående protokoll Ordförande gick igenom kyrkorådets protokoll från 18 maj. att lägga protokollet till handlingarna. 285 Begravningsombudets punkt Bilaga 1 Begravningsombudet Per-Ola Sjödén har översänt årsberättelsen för 2015. att lägga årsberättelsen till handlingarna.
Organ Sammanträdesdatum Sida 4 286 Ekonomiskt utfall tom sista maj Bilaga 2 Mats Hulander redogjorde för det ekonomiska utfallet. Diskussion följde. att lägga den ekonomiska rapporten till handlingarna. 287 Utredning om kommande behov av vård och underhåll av fastigheterna Bilaga 3 Vid föregående sammanträde, 266, redogjordes för fastighetsingenjör Mats Berglunds arbete att ta fram en flerårig underhållsplan för församlingens fastigheter. Rapporten är utsänd till kyrkorådets medlemmar. att arbeta vidare med utredningen och dess konsekvenser, att målsättningen ska vara att fatta övergripande och strategiska beslut i fastighetsfrågorna under hösten 2016. 288 Moms inom fjällkyrkoverksamheten Bilaga 4 Kyrkorådet beslöt 268, 15 maj 2016, att att Peter Larsson skulle ta fram underlag i ärendet. Underlaget är presenterat i bilaga. Mats Hulander redogjorde för ärendet. att serveringsverksamheten på fjället, både Tandådalen och Sälen, from 1 januari 2016 skall momredovisas, att fastställa blandmoms enl ovan, att kyrkoherden i samråd med E&F kan förändra fördelningslistan, att kyrkoherden i övrigt vidtar åtgärder som kan behövas för att församlingen ska uppfylla kraven på momsregistrering att kyrkoherden återrapporterar om arbetet vid höstens första kyrkorådsmöte
Organ Sammanträdesdatum Sida 5 289 Budgetförutsättningar inför 2017 Bilaga 5 Mats Hulander redogjorde för förslaget i den utsända bilagan, dvs två budgetprocesser under hösten. Orsaken till detta är att stiftet ej meddelar beslut om ev. stiftsanslag till fjällkyrkoarbetet förrän i mitten av november. Diskussion följde. E&F har föreslagit en tidplan mm för höstens budgetarbete. Planen diskuterades. att budgetarbetet inför 2017 års budget delas i två processer, en gällande begravningsverksamheten och en för församlingsverksamheten, att kyrkoavgiften fastställs av kyrkofullmäktige i samband med att budgeten för begravningsverksamheten beslutas, dvs i början av november, att församlingsbudgeten fastställs av kyrkofullmäktige i januari 2017 att kyrkoherden i dialog med E&F tidsätter och utformar budgetprocessen. 290 Budgetutformning Bilaga 6 Mats Hulander redogjorde för de fyra framtagna modellerna, vilka utsänts till kyrkorådet. Kyrkorådet diskuterade för och nackdelar med de tre modellerna. att budget och verksamhetsplan skall utformas enligt modell från Linde bergslags församling. 291 Löneöversynen våren 2016 Bilaga 7 Mats Hulander redogjorde för innehållet i skrivelsen och pekade främst på problemen med s k snedsitsar. Kyrkorådet diskuterade frågan från olika tänkbara synvinklar. att eventuella snedsitsar inte kan åtgärdas inom ramen för gällande budget, och att medel från församlingens kapital därför ställs till förfogande. att kyrkoherden får i uppdrag att justera eventuella snedsitsar över minst en treårsperiod. att kyrkoherden får i uppdrag att utarbeta ett förslag till lönekriterier som tillställs kyrkorådet för beslut.
Organ Sammanträdesdatum Sida 6 292 Förslag att utreda för att kunna fastställa församlingens tjänster Bilaga 8 Mats Hulander tog upp problemet med att det idag inte, av kyrkorådet, finns beslut om vilka tjänster som ska finnas i församlingen. Detta innebär att budgetarbetet försvåras liksom kyrkoherdens möjlighet att anställa medarbetare. Diskussion följde. att uppdra åt kyrkoherden att arbeta fram ett förslag till de tjänster som ska finnas i församlingen, och återkomma till kyrkorådet för beslut. 293 Interndebiteringen i bokföringen, metodval Bilaga 9 Mats Hulander presenterade de två modeller för interndebitering av personal och maskiner som utsänts till kyrkorådet. Frågan handlat förenklat om att fortsätta med den nuvarande modellen, eller att byta till en modell som är byggd på årsarbetstid. Kyrkorådet diskuterade ärendet. att för år 2017 använda modell två, dvs den modell som enbart bygger på lönekostnad och arbetade timmar. 294 Förslag till översyn av kyrkorådets arbetsordning Bil 10 Mats Hulander har tagit fram den normerande arbetsordningen som fastställts på nationell nivå samt arbetsordning från en församling i stiftet. En översyn av den nuvarande arbetsordningen skulle underlätta arbetet, klargöra ansvar och arbetsgång. att uppdra åt kyrkoherden att omarbeta och anpassa bifogade exempel till förhållandena i Lima-Transtrands församling, och återkomma till kyrkorådet med förslag till beslut.
Organ Sammanträdesdatum Sida 7 295 Arkivuppbyggnad Bilaga 11 Kyrkorådet gav vid sitt sammanträde den 18 maj, 265, kyrkoherden uppdraget att fördjupa analysen av församlingens arkivsystem och diarium. Liksom komma med förslag på hur förbättringsarbete ska kunna ske. Mats Hulander presenterade den utredning han genomfört. Ett antal frågor ställdes och diskussion fördes. att fastställa bilagan Dokumenthanteringsplan att gälla som grund för församlingens arbete med dokumenthantering, att kyrkoherden genomför arbetet med att iordningställa församlingens arkiv, att kyrkoherden ges uppdraget att skapa ett fungerande web-baserat diarium, att kyrkorådet anslår 200.000 kr till uppdraget, att medel tas från församlingens balansräkning, årets budget belastas därmed inte. 296 Fastighetsutskottet, rapport Ordförande rapporterade från utskottets arbete. Särskilt lyftes fram: Fastighetsutskottet har tillsammans med ansvarig tjänsteman undersökt lämpliga platser för anläggning av askgravplatser på Södra kyrkogården och Transtrands kyrkogård. Målsättningen är att utformning, nödvändiga förberedelser, tillstånd mm ska vara genomförda så att byggstart kan ske våren 2017. I Transtrand finns en stor mängd stenplattor lagrade som tidigare fungerat som beläggning på kyrkogårdens gångstigar, och dessa kan återanvändas vid en ev. anläggning av askgravplatser. att lägga rapporten till handlingarna. 297 Kyrkoherden informerar Bilaga 11, 12,13 Kyrkoherde Mats Hulander informerade om EU-direktiven som ersätter PUL Barnkonsekvensanalys, metodval KAE för vårdplan för kyrkogårdarna. Sommarens gudstjänstschema: Ändra: gudstjänsten i Sälen
Organ Sammanträdesdatum Sida 8 att beslut i frågan om ansökan om KAE till vårdplan för kyrkogårdarna ska fattas vid KR:s sammanträde 31 augusti 2016. att i gudstjänstplanen flytta gudstjänsterna i Sälens fjällkyrka från föreslagna tisdagar till onsdagar. att i övrigt lägga rapporten till handlingarna.. 298 Övriga frågor Verksamheten i Sälens fjällkyrka Under det senaste året har ett försök genomförts att utveckla verksamheten i Sälens fjällkyrka med ökad bemanning och servering. Förutsättningarna har nu delvis förändrats genom restriktioner och beslut av miljö- och hälsomyndigheterna när det gäller t ex bakning och hantering av livsmedel där kök och utrustning inte uppfyller lagens krav. att Sälens fjällkyrka fr o m 2016-07-01 hålls öppen för besökare årets alla dagar, men att den inte längre är bemannad och att bakning och servering upphör. att uppdra åt kyrkoherden att hantera konsekvenserna av beslutet när det gäller berörd personal. 299 Höstens sammanträden Kyrkorådet fastställde höstens sammanträden, nämligen 31/8, 14/9, 26/10, 22/11, 14/12 Budgetberedning sker den 14/9 kl 9-16. 300 Mötets avslutning Ordförande avslutade sammanträde och önskade de närvarande en trevlig sommar.