UTVÄRDERING AV SMS-PROJEKTET SOCIALA ASPEKTER OCH MEDBORGARDIALOG I STADSPLANERINGEN 2013-12-31 Best Praxis för sociala aspekter och medborgardialog i stadsplaneringen PACTA GUIDELINE AB KONSULTBOLAGET FÖR SVERIGES KOMMUNER, LANDSTING OCH STATEN BEST PRAXIS UNITED KINGDOM EVALUATION SOCIETY THE AMERICAN SOCIETY FOR QUALITY DIVISION FOR QUALITY MANAGEMENT KRONHUSGATAN 11 SE- 411 05 GÖTEBORG, SWEDEN BENGT.LORENTZON@PACTAGUIDELINE.SE RECEPTION KL. 08.00 16.30 WWW.PACTAGUIDELINE.SE VÄXEL 031-775 00 25 MOBIL 0709-75 70 25 FAX 031-724 27 01 BG 5536-7148 PG 110701-0 ORG. NR. 556593-7710
Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Utvärderingen... 4 Best Praxis, utvärderingens teori och metod... 4 Indikatorer... 4 Frågeställningar... 5 Värderings- och utvecklingsmodell... 5 Utvärderingens studier... 6 Utvärderingens analys... 6 Styra... 6 Medarbetarnas värdering av projektets styrning... 6 Mönster i styra... 7 SUSA-studien styra... 7 Projektstyrning... 8 Utveckla... 9 Medarbetarnas värderingar av projektets utveckling... 9 Följeforskning... 10 Förstudie... 12 Uppdrag att teoretisera projektets verktyg och sätta in dessa i ett forskningssammanhang... 13 Utveckling av casen... 14 Projektets case och dokumenterade underlag... 15 Lokala projektgruppen Fredrikstad, Hälsofrämjande stadsplanering kulturmiljöer och kulturarenor i urbana stråk... 16 Lokala projektgruppen Göteborg, medborgardialog i stadsplaneringen... 16 Lokala projektgruppen Halmstad, sociala konsekvensbeskrivningar... 19 Lokala projektgruppen Kristiansand/Vest-Agder, Hälsofrämjande stadsplanering Friluftsliv i urbana stråk... 20 Skillnader i värderingar av utveckla... 21 SUSA-studien utveckla... 22 Samverka... 22 Samverkan med referenspersoner och stadsplanering... 22 Metoder för gränsöverskridande processer... 23 Projektets interna kommunikation och databas... 25 Projektets organisation... 26 Skillnader i värderingar av samverkan... 27 SUSA-studien - samverka... 27 Använda... 28 SUSA-studien använda... 29 Bilagor... 30 Sammanfattning av projektets indikationer 2010 2013... 30 Kort beskrivning SMS-projektet... 33 Foto, Photo studios 2013. Ägget är symbol för best praxis. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 2 (36)
Sammanfattning SMS-projektet är ett interregionalt EU- projekt mellan Norge och Sverige. Projektet har arbetat 2011 2013 och tagit fram fyra verktyg i fyra lokala projektgrupper i Fredrikstad, Göteborg, Halmstad samt Kristiansand/Vest-Agder. Syftet är att verktygen ska användas inom stadsplaneringen i Kattegatt-Skagerrak-regionen. Verktyget för kulturmiljöer- arenor har utarbetats av Fredrikstads lokala projektgrupp i ett hälsofrämjande perspektiv. Göteborgs lokala projektgrupp har tagit fram dialogverktyget för medborgardialoger och Halmstad har svarat för verktyget sociala konsekvensbeskrivningar SKB-verktyget. Kristiansand/Vest-Agder har ansvarat för urbant friluftsliv som också utgår från ett hälsofrämjande perspektiv. Utvärderingen baseras på Best Praxis -teori och -metod där det ingår en värderings- och en utvecklingsmodell. Det är projektmedarbetarna själva som värderar hur långt projektet har kommit. Värderingarna ligger till grund för vilka insatser som bör prioriteras i projektet. I SMS-projektet finns mål, syften, programkriterier och horisontella mål. Dessa har delats in i fyra grupper som vi kallar för SUSA styra, utveckla, samverka och använda. I använda ingår också projektets fortlöpande återföring. Projektmedlemmarnas värderingar i utvärderingens studier illustreras enligt bilden till vänster. Utvärderingens analys har delats in i de fyra Projektmedlemmarnas summerade värderingar för rubrikerna styra, utveckla, samverka och respektive lokal projektgrupp, 2010-2013 använda. Analysen utgår från Fredrikstad, positiva indikationer Halmstad, hållbara indikationer Göteborg, positiva indikationer Kristiansand Vest-Agder, hållbara indikationer 0-2 Startförutsättningar, högst prioritet för utveckling 3-5 Positiv utveckling, utveckla hållbara resultat 6-9 Hållbar utveckling, utveckla best praxis 9-10 Best praxis, behåll projektmedarbetarnas värderingar. Medarbetarnas värderingar bildar mönster. Dessa mönster har förstärkts under projekttiden. I analysen diskuteras tre drivkrafter för utvecklingsarbete med projektet som utgångspunkt. Drivkrafterna är konkurrens, samverkan och organisation. STYRA. Styrkan i projektet har varit gemensam och lokala administration. Svagheten var att det från början saknades en väldefinierad efterfrågan och mottagare av projektets leveranser. UTVECKLA. Styrkan i utvecklingsarbetet är att grunden har lagts för att utveckla projektets verktyg för stadsplaneringen. Svagheten har varit att utvecklingsarbetet även fått arbeta med frågeställningar som skulle ha varit klara under förstudien. SAMVERKA. Möjligheten som projektet tagit till vara är att bilda två gränsöverskridande arbetsgrupper. Hinder har varit projektets organisation och svagt intresse från stadsplaneringskontor. ANVÄNDA. Möjligheten är att systematiskt fortsätta med att testa och utpröva SMS verktygen i stadsplaneringarbetet och att spridningseffekter börjar lokalt i projektkommunerna. Hinder är den tröskel som finns mellan utvecklingsarbete och verksamhetsdrift. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 3 (36)
Utvärderingen Pacta Guideline 1 har svarat för utvärderingen och den fortlöpande återföringen till projektet 2. Slutrapporten har faktagranskats av projektet 3. Best Praxis, utvärderingens teori och metod Utvärderingen utgår från evidensbaserad teori om Best Praxis i vilken en förutbestämd värderings- och utvecklingsmodell ingår. Pacta Guideline 4 har utvecklat teorin i utvärderingsuppdrag under 14 år. Tillämpat handlar best praxis om vägen till målet för SMS-projektet att tillföra sociala, kulturella och folkhälsoperspektiv samt medborgardialog i stadsplaneringen. Best praxis är något som ständigt förändras, är dynamiskt och utvecklas i jämförelse med mål som är mer beständiga. Att best praxis är dynamiskt är nödvändigt då förutsättningarna och omgivningen är föränderliga såsom i ett kunskapsutvecklingsprojekt som SMS. Figur 1 Best Praxis Utvärdering av SMS-projektet, Sociala aspekter och medborgardialog i stadsplaneringen Teori och metod för Best Praxis Process- och tidsaxel Värderingsmodul Utvecklingsmodul Startförutsättningar 0-2 Högst prioritet för utveckling Positiv utveckling 3-5 Utveckla hållbara resultat Indikatorer för best praxis. Hållbar utveckling 6-9 Utveckla Best praxis Best Praxis 9-10 Behåll Indikator 1. Styra Subindikatorer 1 - Indikator 2. Utveckla Subindikatorer 1 - Indikator 3. Samverka Subindikatorer 1 - Indikator 4. Använda Subindikatorer 1 - KASK-regionen Erfarenhetsåterföring Genom att värderings- och utvecklingsmodellen i best praxis är förutbestämd kan utvärderingen återföra erfarenheter och samtidigt bidra till utveckling. Utvärderingen går ut på att tidigt se det som ingen annan ännu har sett, tydliggöra mönster i utvecklingen 5 samt konstruktivt undersöka hur dessa iakttagelser kan användas för att förbättra möjligheterna för SMS SMS-projektet att KASK nå sina mål. Utvärderingens rapport riktar sig till alla intressenter i utveckling av sociala aspekter och medborgardialog i stadsplanering. Indikatorer Indikatorer utgår från program- och horisontella mål (Interreg IV A Kattegat Skagerrak) samt projektmålen i projektplanen för SMS. 1 www.pactaguideline.se 2 God forskningssed har följts i utförande och redovisning av utvärderingen enligt Vetenskapsrådets expertgrupp för etik, God forskningssed 1:2005, Bengt Gustafsson, Göran Hermerén och Bo Petterson. Slutrapporten har levererats 2013-12-31. Efter projektets faktagranskning har rapporten uppdaterats 2014-01- 21. 3 Slutrapporten levererad 2013-12-31. Efter projektets faktagranskning har rapporten uppdaterats 2014-01-23. 4 www.pactaguideline.se 5 Folder, Guidelines för utvärdering, Pacta Guideline, 2001. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 4 (36)
Indikatorerna visar hur långt SMS-projektet har kommit i förhållande till målen. Indikatorerna Figur 2 SUSA, styra, utveckla, samverka och använda har ordnats under fyra SUSA Styra, utveckla, samverka, använda Projekt SMS representativa begrepp. Dessa är styra, utveckla, samverka och använda. I använda ligger också att Positiva faktorer Negativa faktorer systematiskt återföra erfarenheter från projektets utveckling för Styrkor Svagheter Interna Styra, utveckla, samverka och eventuella omprövningar. Vi kallar Styra, utveckla, samverka och faktorer använda använda denna modell för SUSA (som är en variant av SWAT-analys och ger underlag för verksamhets- och projektstyrning). SUSA ökar Möjligheter Hinder följbarhet, transparens i projektets Externa Styra, utveckla. samverka och Styra, utveckla, samverka och faktorer utveckling och i utvärderingens använda använda återföring. Utvärderingen använder begreppet indikation i redovisning av genomförda studier. Detta görs för att ge uttryck för att utfallet av studierna är dynamiskt och kan utvecklas i motsats till begreppet resultat som kan uppfattas som mer statiskt och oföränderligt. Frågeställningar Indikatorerna har legat till grund för frågeställningarna i utvärderingens studier. Förslag till utformning av frågeställningar har stämts av med projektgruppen och justeringar har gjort tills alla varit nöjda. Utvärderingens frågemetodik har från projektets inledning till avslutning formulerats från det allmänna till det specifika, från interna arbetsprocesser till gränsöverskridande processer, från ett mer allmänt ansvar till ett individuellt ansvar och bidrag till projektarbetet från projektmedlemmarna samt från utveckling till användbarhet och slutligen från utprövning av metoder i projektkommunerna till spridning av erfarenheter i Kattegatt Skagerrak-regionen. Värderings- och utvecklingsmodell Värderingsmodellen är ett förutbestämt system för projektets utveckling och verkningsgrad. I utvärderingens studier värderar projektets medlemmar hur långt projektet har kommit i förhållande till de olika indikatorerna. Projektets medarbetare är själva experter för att bedöma hur långt projektets utveckling har kommit utifrån egna och jämförbara erfarenheter. Att mäta och värdera är en förutsättning för styrning. Värderingarna görs på en skala från 0 10 poäng (figur 1). Enligt modellen svarar 0 2 poäng för startförutsättningar, 3 5 poäng för positiv utveckling, 6 8 för hållbar utveckling och best praxis ger 9 10 poäng. Utvecklingsmodellen fungerar på följande vis. Frågeställningar som får hållbara eller best praxis-värden bör prioriteras lägre i utvecklingsarbete då resultaten redan är goda. Insatser ger här mindre eller ingen effekt och är dessutom jämförelsevis dyra. Prioritet bör således ligga på de lägre värdena i startförutsättningar och positiv utveckling. Det finns en tidsaspekt i utvecklingsmodellen som går från startförutsättningar till best praxis. Förutsättningarna ökar således med tidsfaktorn att nå hållbara värden eller best praxis. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 5 (36)
Projektmedlemmarnas värderingar bildar mönster som är följbara för de olika indikatorerna, över tiden för de lokala projektgrupperna och för SMS-projektet som helhet. Dessa mönster ska underlätta projektstyrningen. Utvärderingens studier Fyra studier har gjorts med de lokala projektgrupperna under hösten 2011, våren 2012, hösten 2012 samt våren 2013. Därtill har utvärderingen inletts och avslutats med en workshop för respektive lokal projektgrupp hösten 2011 och hösten 2013. Studierna har gjorts vid samlade tillfällen. Utvärderingens fokus ligger på arbetet i de lokala projektgrupperna då det är dessa som driver projektets utvecklingsarbete och som ska svara för projektets leveranser. Kompletterande studier har gjorts med projektets administrativa ledning och styrgrupp. Utvärderingen har genom projektledaren och projektets databas fortlöpande tagit del av projektets dokumentation och produktion. Dokumentationen visar på projektets angreppssätt och systematik. Utvärderingen har gjort totalt åtta rapporter inklusive slutrapporten till projektet. Återföringar har gjorts vid projekt- och styrgruppsmöten. Utvärderingens analys Styra Medarbetarnas värdering av projektets styrning Indikatorn styra svarar för hur projektet enligt de lokala projektgrupperna anser att SMS använder projekttiden, arbetar med rätt saker och har ett effektivt arbete, styr och följer upp så att projektarbetet blir klart i tid och använder de administrativa förutsättningarna på ett ändamålsenligt vis. Effektiv styrning och organisation är en förutsättning för de övriga indikatorerna utveckling, samverkan och användande. Hösten 2011 bedömer en av fyra lokala projektgrupper att deras arbete är hållbart. Våren 2012 har de lokala projektgrupperna kommit längre och två av fyra anser nu att arbetet är hållbart, effektivt och tre av fyra anser att deras tidsplan kommer att hålla. Hösten 2012 anser två av fyra lokala projektgrupper att de arbetar med rätt saker i förhållande till sina uppdrag och klarar sina uppdrag inom tidsplanen. Två av de fyra lokala projektgrupperna följer upp sitt arbete i förhållande till målen. Våren 2013 anser tre av fyra lokala projektgrupper att de blir klara med sina uppgifter i förhållande till målen inom projekttiden. Två av fyra projektgrupper anser att de har arbetat med rätt saker och tre av fyra har följt upp sitt arbete. Projektmedlemmarnas värderingar av styrfrågor visar på ett uttalat förhållande. Två av fyra lokala projektgrupper indikerar i sina svar att styrningen är hållbar och två lokala projektgrupper anser att styrningen inte är hållbar. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 6 (36)
Styrgruppen bedömer i utvärderingens studier hösten 2011, våren 2012 och hösten 2012 att projektet har en hållbar och effektiv organisation. Utvärderingen har gjort en studie med hela projektgruppen våren 2012. Projektgruppen ansåg då att organisationen var hållbar men att stödet från styrgruppen var otillräckligt vid den tidpunkten. Projektgruppen anser att deras egen support till de lokala projektgrupperna är hållbar. Styrgruppen har inte tagit på sig ansvaret för projektets effektivitet utan har i praktiken överlåtit detta till projektledaren och projektgruppen. Projektgruppen har inte heller betraktat detta som en uppgift för styrgruppen. Styrgruppens ledamöter har på olika vis samtidigt medverkat i uppföljningen av sina lokala projektgrupper. Halmstads kommun har haft en egen styrgrupp för det lokala SMS-arbetet. Ur organisatoriskt perspektiv är det en fördel att ha en tydlig lokal ledning och mottagare av levererade resultat. Projektets administrativa projektledning har i utvärderingens undersökningar våren och hösten 2012, genomgående bedömt projektet som hållbart avseende effektivitet, tidsplan, verkställighet, administration, budgetkontroll och rutiner. Även systematik, rapportering, interna arbetssätt avseende de horisontella målen värderas som hållbara. Den administrativa projektledningen anser att de följer upp budget, risker och kommunikationsplan samt utvärderingens återrapportering på ett hållbart vis. Utvärderingen har bedömt att dessa indikationer är långsiktigt hållbara varför det inte har funnits anledning att upprepa undersökningarna under 2013. Mönster i styra I projektets styrning finns det tydliga mönster. Lokala projektgruppen i Fredrikstad bedömer genomgående under 2011, 2012 och 2013 i utvärderingens studier att styrningen inte är hållbar på någon punkt. Helt motsatta värderingar gör den lokala projektgruppen Kristiansand/Vest- Agder som genomgående och på varje punkt anser att styrningen är hållbar och effektiv. Göteborg och Halmstads lokala projektgrupper värderar att styrningen efterhand blir effektivare. Det finns en skillnad i mönstret mellan styrgruppen och den administrativa projektledningen å den ena sidan och de lokala projektgrupperna å den andra. Ledning och administration anser att styrningen är hållbar medan de lokala projektgrupperna är mer tveksamma och gör blandade värderingar. Det har således funnits en obalans mellan ledningens och projektmedarbetarnas bedömningar av projektets styrförmåga. Den administrativa projektledningen har följt upp avvikelser avseende styrningen i de lokala projektgrupperna. Detta har inte lett till någon mätbar förändring i utvärderingens studier, d.v.s. de mönster som funnits från början har inte påverkats. SUSA-studien styra Enligt SUSA-modellen har medlemmarna i de lokala projektgrupperna under hösten 2013 bedömt projektets interna och externa styrkor och svagheter för hela projekttiden. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 7 (36)
Utvärderingen har valt att redovisa detta gemensamt för projektet enligt God forskningssed. Interna styrkor för styra var enligt projektmedlemmarna projektets gemensamma och lokala administration, ekonomihantering, rutiner i projektet, närvarolistor, metod för rekvisitioner, gemensam och lokal projektledning, tid för projektarbete, effektivitet, ekonomiska resurser samt lokalt engagemang. Interna svagheter avseende styra var enligt de lokala projektgrupperna brist på ledarskap och vision, avsaknad av beställare, otillräcklig stadsplanekompetens i projektledning, låg grad av förankring i stadsplaneringen och politisk ledning, svagt förarbete, oklara leveranstider, stora resurser bundna i ekonomtjänster, mycket diskussioner om foldrar, visitkort etc. Projektets kommunikationsplan 6 har angivit att broschyren, hemsidan och Facebookpresentation ses som de viktigaste kanalerna för projektet avseende den externa kommunikationen. Det finns även givna EU-riktlinjer för publicering. I statusrapporterna ska information lämnas om utdelade broschyrer. I detta perspektiv är det förståeligt att projektet ställt administrativa krav på de lokala projektgrupperna. Projektets administrativa styrka och ekonomihantering har gett de lokala projektledarna och skickliga medarbetare i de lokala projektgrupperna gott om utrymme att lägga fokus på projektets innehållsfrågor. Samtidigt har ekonombemanningen enligt medarbetarna varit överdimensionerad i förhållande till uppgiften och flera synpunkter tar upp att det borde finnas mer stadsplanekompetens och mindre ekonomtid i projektledningen. Detta bör ledningen av jämförbara projekt fundera över i bemanning av nya projekt. Samtidigt bör beaktas att projektet har haft tillgång till stadsplanekompetens både bland lokala projektledare och bland projektmedlemmar. En otillräcklig förstudie ledde till att det inte fanns någon uttrycklig beställare av projektets leveranser. Beskrivningarna i projektets förstudie var mer allmänna. När det inte finns en tydlig beställare så saknas det också en tydlig mottagare av projektets leveranser vilket gör att mandatet även blir oklart. Här finns en skillnad till styrning av utvecklingsarbete inom affärsdriven verksamhet där det från start finns en väldefinierad efterfrågan, tydliga beställare och mottagare av leveranser. I utvecklingsarbete inom företag är förväntade resultat uttryckliga och mätbara. Detta är förutsättningar och en situation som kommande projekt mer bör efterlikna. Projektstyrning Alla projekt behöver någon modell för systematisk projektstyrning. Projektstyrning innebär bl.a. att det finns tydliga uppdrag från styrgruppen och projektgruppen till de lokala projektgrupperna och från de lokala projektledarna till projektmedlemmarna. I projektstyrningen bör också klarläggas ansvar, funktion och rapporteringsrutiner för styrgruppen, projektgruppen och de lokala projektgrupperna samt definition av ansvaret för de olika uppdragen som styrgruppsmedlem, projektledare, lokal projektledare och projektmedlem. 6 Kommunikationsplan, saknar datum. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 8 (36)
I SMS-projektet har projektets styrning i praktiken överlåtits till projektledaren och projektgruppen. I utformning av nya projekt är det en fördel med en tydligare definition av funktioner och mandat. SMS-projektet har inte uttalat använt sig av någon särskild modell för projektstyrning utan i huvudsak baserat sitt arbete på överenskommelser och ett förtroendebaserat samarbete, en beprövad ordning och erfarenheter samt tidsplaner för projektets olika möten. På marknaden finns ett stort antal modeller för projektstyrning. Utvärderingen har för projektgruppen visat på en enkel modell med handlingsplan för styrning av projektaktiviteter 7. Syftet med handlingsplaner är att öka tydligheten i projektets styrning av utvecklingsarbetet och åstadkomma en balanserad styrning i de fyra lokala projektgrupperna. Handlingsplanerna fungerar också för administrativ styrning men har inte behövts då projektledaren och projektekonomerna har haft egna och välfungerande rutiner för detta. Syftet med en handlingsplan är att på ett systematiskt sätt identifiera vad som ska göras, vem som är ansvarig, vilka som ska medverka, kostnader och budget, när återrapportering ska göras och när uppdraget ska slutredovisas. Detta gör att ansvar på ett tydligt vis kan delegeras, att det finns en beställare, ett tydligt uppdrag och en definition om vad som ska levereras. Tanken är att handlingsplaner tas fram för olika aktiviteter i de lokala projektgrupperna och i projektgruppen. I början identifieras de aktiviteter som ska genomföras och därefter övervakas, uppdateras och kompletteras listan. Rapportering görs till styrgruppen som därigenom får ett underlag för sin styrning. Projektgruppen och de lokala projektledarna fungerar som en flygledning för handlingsplaner och när de olika handlingsplanerna ska starta och landa. Flygledningen ser till att det finns det antal handlingsplaner igång som projektet kan hantera och att de ligger i tidsordning så att de olika aktiviteterna inför projektslutet kan sammanfogas till ett färdigt resultat. Projektgruppen har vid en introduktion prövat modellen men valt att inte använda handlingsplaner. Utveckla Medarbetarnas värderingar av projektets utveckling Indikatorn utveckla handlar om projektets utvecklingsarbete med att ta fram verktyg för att tillföra metoder för medborgardialog, hälsofrämjande friluftsliv och kulturmiljöer i urbana stråk samt sociala konsekvensbeskrivningar i stadsplaneringen. Verktygen utvecklas med syfte att användas inom stadsplanering i Kattegatt- och Skagerrakregionen vid bl.a. nybyggnation och förtätning av städer. Metodutvecklingen och erfarenhetsutbytet i SMS-projektet ska bredda och fördjupa kunskaper i stadsutvecklingen. Projektets case är testfält för utveckling av verktyg. Testning eller försöksverksamhet är viktiga delar då goda resultat ger legitimitet åt verktygen i KASK-regionen. Samtidigt bör det 7 Pacta Guideline. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 9 (36)
också finnas en förväntan och intresse hos stadsplaneringen då case har ställts till förfogande för att detta ska leda till resultat som bidrar till utveckling av metoder. Detta är ett positivt samband. I november månad 2011 efter nära ett års projektarbete värderar de lokala projektgrupperna övervägande att utvecklingsarbetet är hållbart. Detta innefattar utveckling av case, utveckling av metoder och verktyg, grad av nyskapande och generaliserbarhet samt hur programmets horisontella mål tillämpas i det interna projektarbetet. Våren 2012, i april månad, anser de lokala projektgrupperna att metoderna är nyskapande, generaliserbara samt att verktygen tillför ett värde för casen på hållbar nivå. Utvecklingen av casen i de lokala projektgrupperna och kunskapsutvecklingen ligger på en hållbar nivå i Kristianstad Vest-Agder och Halmstad till skillnad från Göteborg och Fredrikstad. Hösten 2012, i november månad, anser de lokala projektgrupperna att erfarenheterna från workshops (gemensamt för projektets medarbetare med föreläsare, en del öppen för gäster och en del internt för projektet samt aktiviteter) är användbara i projektarbetet på en hållbar nivå. Projektmedlemmarna anser att de bidrar till metodutvecklingen på en hållbar nivå med undantag av medlemmarna i Fredrikstads lokala projektgrupp som bedömer att de egna insatserna lägre. Våren 2013, i maj månad anser de lokala projektgrupperna med undantag av Fredrikstad att erfarenheterna från projektets workshop är användbara i projektarbetet på en hållbar nivå. I Kristiansand/Vest-Agder och Halmstads lokala projektgrupp värderar medlemmarna att deras bidrag till metodutvecklingen har varit hållbart i motsats till Göteborg och Fredrikstads projektgrupper. Inom indikatorn utveckla finns det ett huvudsakligt mönster med att två av de fyra lokala projektgrupperna anser att utvecklingsarbetet är hållbart. Följeforskning Följeforskningens uppdrag 8 har från början av uppdraget avgränsats till att följa tillämpningen av verktyget medborgardialog på två case 9, i Halmstad och Fredrikstad, och utpröva erfarenheterna i Fredrikstads planverktyg. Därefter ska erfarenheterna fortlöpande återföras till projektet 10. Syftet är att få en fördjupad och teoretisk förståelse för projektets processer och dra nytta av dessa kunskaper för att stärka det gränsöverskridande arbetet. Utvärderingen har 2011 föreslagit följeforskningen att ta fram en aktivitets- och tidsplan för metodisk återföring till projektet utifrån casen i Halmstad och Fredrikstad. Följeforskningen har hösten 2011 guidats i utvalda case av företrädare för den lokala projektgruppen. Genom nätverket vid Aarhus universitet ska SMS ges möjligheter till 8 Följeforskningen genomförs som en del av en doktorsavhandling vid Aarhus Universitet, Bjørn Heidenstrøm, Fredrikstad. 9 Möte med Halmstads lokala projektgrupp 2011-08-31. 10 Interreg IVA, Öresund Kattegat Skagerrak, Att tänka på vid följeforskning i projekt. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 10 (36)
spridning och kunskapsutveckling 11 12. Följeforskningens studier av case i både Fredrikstad och Halmstad ska leda till att det gränsöverskridande mervärdet stärks 13. Följeforskningen planerade våren 2013 att svara för återföring till projektet under hösten 2013. Medlemmarna i de lokala projektgrupperna anser våren 2013 att återföringen från följeforskningen saknas. Följeforskningen har i praktiken inte gjort någon återföring under hela projekttiden. I kommande projekt bör en tydlig överenskommelse utformas för styrning och uppföljning av följeforskning. Exempelvis kan detta göras som en handlingsplan med uppgifter om vad som ska göras, vem som är ansvarig, vilka som ska medverka, kostnader och budget, när återrapportering ska göras och när uppdraget ska slutredovisas. Följeforskningen har efterhand tagit en annan inriktning där en doktorsavhandling kommit i förgrunden som en del av SMS-projektet. En observationsmetod har tillämpats om hur människor upplever sin miljö. En pilotstudie gjordes med åtta personer från Fredrikstad som individuellt gjorde en vandring försedda med kamera och ljudupptagning vid arrangemanget O-ringen i Halmstad 14. En studie har därefter gjorts vid en stadsvandring i Fredrikstads kommune 15. Under stadsvandringen har 18 testpersonerna, som gått parvis (vilket ger förutsättningar för ett samtal till skillnad från när försökspersonerna vid pilotstudien gick individuellt) samma slinga under cirka 30 minuter och under tiden svarat och öppet funderat på och kommenterat förutbestämda frågeställningar. Testpersoner har även vid denna studie varit utrustade med kamera och ljudupptagningsutrustning som registrerat vad dessa har tittat på och hur de kommenterat det de uppmärksammat. Uttalandena i kombination med videobilder visar enligt studien väl vad som har uppmärksammats, hur testpersonerna värderar olika platser och byggnader, och hur de brukar använda/undvika att använda dem. Samtalen är transkriberade och utgör ett omfattande material. I materialet framträder enligt studien ett mönster som analyseras kvantitativt genom att summera människors gemensamma preferenser och avvikande preferenser. Materialet kommer även att användas i ytterligare en kvalitativ analys som baseras på nya kognitiva modeller 16. Liknande observationsmetoder används inom pedagogiken. Exempel på metoder är tidsstudier, löpande protokoll, loggbok, fältanalys/deltagande observation, video/ljudupptagning och sociogram samt samspelsobservation. Dessa metoder är tillämpbara i olika situationer för att på ett systematiskt vis ta del av testpersonernas upplevelser och värderingar. Observationsmetoderna tar olika lång tid att utföra och sammanställa för analys. Mer omfattande studier som den inom SMS-projektet ger också ett stort underlag som tar mycket tid att analysera. Observationer har stora fördelar då de systematiskt och med evidenssäkrade 11 Projektansökan avsnitt 6.3 samt 6.13. 12 Hverdagsintegrasjon i byens rom for samspill, Bjørn Heidenstrøm, Fredrikstad, 2013-01-07 13 Statusrapport Interreg IV A Öresund-Kattegat-Skagerrak, rubrik 3.1, sidan 4, 2012-02-01 14 Pilotstudien utgår från eventet O-ringen i Halmstad (O-ringen är en årlig orienteringstävling i Sverige) 22 27 juli 2012. E-post, Helén Hjerpe, 2012-06-15. 15 Forskningsstudie inom forskningsfeltet kognitiv semiotikk på arkitektur, Hvordan virker byen på folk?- en studie med en kognitiv tilnærming til folks omgang med hjemlige omgivelser i Fredrikstad sentrum, Bjørn Heidenstrøm, 2013-12-20. 16 Avstämning, e-postmeddelande från Bjørn Heidenstrøm, 2013-12-12. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 11 (36)
metoder samlar in data. Utvärderingen ser särskilt möjligheten av att använda observationsmetoder för hur olika grupper upplever exempelvis funktionshinder i stadsmiljön, hur nyanlända tolkar trafikskyltar och anvisningar, hur trafikanter relaterar till varandra, miljöer som upplevs som obehagliga o.s.v. Efter analysen kan resultaten av observationerna användas som kompletterande planeringsunderlag. I detta fall anknyter observationerna närmast till verktyget om medborgarsynpunkter i stadsplaneringen. Det är okänt hur metoden praktiskt kan användas i skarp stadsplanering då metoden är tidskrävande. I forskningssammanhang kan metoden tillföra en ökad uppmärksamhet för vad olika utformning av stadsmiljön får för konsekvenser för olika grupper. De kognitiva teorierna har fått ökad betydelse för flera områden 17. Positivt är att en observationsmetod utprövats som genom arbetet med doktorsavhandlingen tillfört SMSprojektet kognitiva teorier för stadsplanering. Detta kan öka medvetenheten i stadsplaneringen om nya ingångar och möjligheter med ett vidgat perspektiv i utvecklingsarbetet. Rapportens betydelse för SMS-projektets utveckling är mindre då den kommer när projektet avslutas. Förstudie Projektansökan och förstudien innehåller huvudsakligen en allmän beskrivning av SMSprojektets bakgrund och syfte 18. Projektets utvecklingsområde är självklart angeläget att ta fram och utpröva metoder för medborgardialog, hälsofrämjande stadsplanering avseende friluftsliv och kulturmiljöer i urbana stråk samt metoder för sociala konsekvensbeskrivningar i stadsplaneringen. Samtidigt innehåller projektets förstudie mindre av research om vilka erfarenheter som redan finns inom stadsplaneringen i KASK-regionen, vilka projekt som arbetat med angränsande frågeställningar, vilken forskning som finns på området samt en litteraturgenomgång. En kartläggning av erfarenheter inom stadsplanering i KASK-området hade också haft den positiva effekten att det skapats en intressentgrupp och förväntan inför projektets leveranser. Dessa stadsplanerare hade då kunnat följa projektet och delta i utprövning för att ge värdefull återföring. Detta förfarande hade gett projektet ett eget mandat för utveckling av verktygen. De lokala projektgrupperna har i olika grad kompenserat för denna situation genom att i olika omfattning komplettera med egen research under projektarbetet. Under projekttiden har projektmedarbetarna också fått värdefulla bidrag från externa experter som föreläst vid projektets workshops. Projektansökan och förstudien skiljer sig på så vis från en affärsdriven verksamhet som t.ex. en arkitektfirma eller motsvarande där en kvalitativ förstudie och problembeskrivning är självklara förutsättningar för ett utvecklingsarbete. En viktig drivkraft för utvecklingsarbete är att genom konkurrens leverera ett resultat som tillför nya värden i jämförelse med de som redan finns i verksamheter och i konkurrens med marknaden. För att kunna göra detta måste det finnas kunskap om det aktuella läget för 17 Ett exempel är - Cognition in the wild, Edwin Hutchin, Massachusetts Institutes of Technology, 1995. 18 Projektansökan, 6.1 Bakgrund och motiv för projektet samt hur projektet bidrar till valt prioriterat område, 6.6 Beskrivning av WP 2 4, 2010-10-18, beslut Tillväxtverket 2011-02-15. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 12 (36)
tillämpning och forskning. Denna drivkraft har inte utnyttjats på ett tydligt vis i SMSprojektet. I framtida projekt bör KASK-sekretariatet tydligare visa på betydelsen av att i förstudier göra research och föreslå metoder för detta. Organisationer som ansöker från Interreg-programmet bör på motsvarande sätt se det långsiktiga värdet i att göra en förstudie då detta underlättar det kommande projektarbetet. Uppdrag att teoretisera projektets verktyg och sätta in dessa i ett forskningssammanhang SMS-projekt har upphandlat ett externt uppdrag 19 om att dokumentera pågående verksamhet, projektets avslutande fas, teoretisera projektets modeller och verktyg och sätta in dessa i ett forskningssammanhang. Uppdraget startade 2013-02-15 och en första rapport ska lämnas 2013-06-30 och slutrapporten 2013-11-01. En första rapport 20, 2013-08-14 har lämnats och innehåller en beskrivning av SMS-projektet. Den andra rapporten, 2013-11-14 innehåller en inledande beskrivning av hållbar samhällsplanering och dialog, plan- och byggprocessen i Sverige, en allmän beskrivning av projekt, rapporter och forskningsrapporter med anknytning till SKB, medborgardialog, kulturmiljöer och friluftsliv i urbana stråk, generella slutsatser och resultat av projektet, beskrivning av projektets plan för spridning och implementering samt en beskrivning av samhällsplanering, måldokument, lagstiftning och aktörer i Norge och Sverige. I slutrapporten redovisas projektledarnas erfarenheter på en halv sida i rapporten för SMSprojektet. Dessa erfarenheter kan sammanfattas som nya perspektiv, ny kunskap och exempel på nya arbetssätt. Vidare framförs betydelsen av att lära känna andra och inblick i andra städers arbetssätt. Slutligen anses att för mycket administration hindrat utvecklingsarbetet, det funnits olika förväntningar samt att det varit viktigt med lokal förankring och ansvarskänsla i den egna organisationen. SMS-projektets resultat redovisas också på en halv sida i rapporten 21. Här framhålls att projektets verktyg har förutsättningar att användas, betydelsen med erfarenhets- och kunskapsutbytet i projektet, medlemmarnas engagemang som framgångsfaktor, att verktygen kan vidareutvecklas av andra aktörer samt att projektets dokumentation är en referens för fortsatt utvecklingsarbete. Bland riskerna uppges närheten i projektet till den egna verksamheten och eventuella glapp i förankringsprocesserna internt och externt i projektkommunerna. Det är intressant att rapporten inte beskriver projektets verktyg (här hänvisas i stället till projektets webbpresentationer) och inte visar på vilket vis projektets verktyg skiljer sig från tillämpade erfarenheter i stadsplaneringen och hur verktygen står sig i ett forskningssammanhang. Istället utgår rapporten från det motsatta perspektivet om läget inom forskning, vad andra aktörer gör, om lagstiftning m.m. Frågan besvaras således inte helt om vad SMS-projektet i praktiken har levererat och tillfört och vilken skillnad detta har gjort för stadsplaneringen. För att teoretisera projektets modeller 19 Förfrågningsunderlag 2013-02-04. 20 Sociala aspekter och medborgardialog i stadsplaneringen - SMS, Ingrid Svetoft, arkitekt SAR/MSA, Tekn Dr, Helsingborg 2013-08-14. Slutrapport, 2013-11-14. 21 Sidan 20. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 13 (36)
och verktyg och sätta in dessa i ett forskningssammanhang borde detta ha varit en utgångspunkt. Det finns egentligen inga uttryck i rapporten för att projektets modeller och verktyg har teoretiserats. För stadsplanerare och forskare utanför projektet som saknar erfarenheter av SMS-projektets verktyg hade detta varit till god hjälp samt bidragit till att väcka intresse för projektets resultat. Rapporten hade fått större betydelse om den tagits fram i samband med projektets betydelse. Utveckling av casen Indikatorn utveckla visar på mönster. Kristiansand/Vest-Agders lokala projektgrupp värderar genomgående, enligt samtliga indikatorer i alla studier, att de egna och projektets insatser i utvecklingsarbetet är hållbara. Halmstads lokala projektgrupp visar ett par avvikelser i den första studien som sedan följs av genomgående hållbara värderingar. Halmstads ursprungliga sex case har fått ge utrymme för att testa SKB-verktyget på ett av casen Oskarström. Utvärderingen ställde i början frågor om antalet case. Nyttan av att ha flera case ligger i att testa och utveckla verktygen. Styrkan i Halmstads ursprungliga upplägg var att testa SKB-verktyget i olika sammanhang för att öka verktygets användbarhet, d.v.s. att evidenssäkra verktyg så att stadsplanerare ser att verktyget fungerar och blir intresserade av att pröva. Motiv finns också om stadsplaneringen i Halmstad ser nyttoeffekten och positiva möjligheter vid utprövningen av SKB-verktyget i stadsplaneprocessen. Fredrikstad respektive Göteborgs lokala projektgrupper uppvisar avvikelser i det att utveckling av casen inte är hållbara. För Fredrikstad handlar det om att projektmedlemmarna, enligt utvärderingens studier, anser att tiden inte räckt till. Fredrikstad har flexibelt omprövat val av case och utvidgat sitt verktyg inom Hälsofrämjande stadsplanering Kulturmiljöer i urbana stråk till att även omfatta kulturarenor. För Göteborg beror avvikelsen på att deras case med ny älvförbindelse är försenad försenat i stadsplaneringen. Utvärderingen har 2011 förslagit projektgruppen att ta fram ett parallellt case då det fanns tidiga frågetecken för att projektgruppen skulle få möjlighet att utveckla dialogverktyget på bron. Dialogverktyget fanns vid denna tidpunkt på idéstadiet. Den lokala projektgruppen har efter förseningar uttryckt att de återerövrat sitt case och fått nya förhoppningar. Den lokala projektgruppen har avvaktat och det har sedan inte funnits handlingsutrymme. Detta gör att projektets verktyg inte har kunnat testas på ett stort infrastrukturprojekt med komplexa beslutsvägar vilket hade varit intressant då det inom stadsplaneringen i KASK-regionen pågår stora infrastruktursatsningar. I dokumentet Caset nya Göta älvbron 22 beskriver den lokala projektgruppen bakgrunden. Trafikkontoret är projektägare (och part i SMS-projektet). Hindren som anges är att tidsplanerna för SMS-projektet och förberedelserna för broprocessen var i otakt, ansvariga för 22 Inkom utvärderingen 2013-10-18. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 14 (36)
broprojektet hade inte tid eller möjlighet att medverka i nödvändig utsträckning, ansvariga för bro- projektet har inte kunnat bekräfta att eventuella dialoger kommer att få effekt på utformningen av bron. Den lokala projektgruppen beskriver vidare att broprojektet är komplext vilket gjort det svårt att avgränsa målgrupper för dialog och finna representanter till dessa grupper utifrån intentionerna i SMS-projektet. Göteborgs stad, stadsbyggnadskontoret har tagit fram en modell för SKB, sociala konsekvensbeskrivningar. När det gäller Göta Älvbron har en SKB utförts av ett konsultbolag 23. Hela SMS har i sitt projektarbete utgått från stadsbyggnadskontorets modell för sociala konsekvensbeskrivningar 24. Mot denna bakgrund bör frågan ställas hur framtida Interreg-projekt inom stadsplaneringen kan hitta lämpliga ingångar för att tillföra nya värden. Det finns en konkurrenssituation när det samtidigt med utveckling i projekt finns en marknad där stadsplaneringen med kravspecifikationer kan upphandla de verktyg som behövs. Detta gör att projekt bör utgå från en tydlig efterfrågan från stadsplaneringen med ett gemensamt intresse för projektets process, utveckling och lösningar. Problematiken med göteborgscaset visar att ett utvecklingsprojekt inte kan äga stadsplaneringsprojekt. Det som kan utvecklas i andra Interreg-projekt om stadsplanering är att det tidigt, gärna i förstudien görs överenskommelser med förvaltningar inom stadsplaneringen och att dessa också ingår som projektägare. Det måste också finnas utrymme för att ta in ett projekt som vill utpröva sina verktyg i skarp stadsplanering. Nu har projektet kommit in från sidan i stadsplaneringen och totalt sett rönt för lågt intresse enligt projektmedlemmarna i utvärderingens undersökningar. Stora infrastruktursatsningar är känsliga i flera avseenden, bl.a. politiskt, finansiellt och det finns många intressenter. Pressen är stor på stadsplaneringsorganisationen att processen ska fungera och risker minimeras. Stadsplaneringen måste bedöma att vinsterna är större än riskerna med att ställa case till förfogande. Tre av de fyra lokala projektgrupperna anser att stadsplaneringen inte visat ett hållbart intresse för den lokala projektgruppens arbete. Att det finns tveksamheter i stadsplaneringen bör i eventuellt framtida projekt ses som en utgångspunkt. Viljan att ge utrymme för utprövning av nya verktyg i skarpa planprocesser är inte stark. Det handlar således om att tidigt kunna visa på modeller som tillför nya värden och kvaliteter som är större än riskerna. För att klara detta behöver dessa värden först ha utprövats och säkrats i mindre skala. Projektets case och dokumenterade underlag Utvärderingen har genom projektledaren tagit del av projektets samlade dokumentation 25 fördelat på de fyra lokala projektgrupperna. Utvärderingen redovisar översiktligt dokumentationen och sambanden till de lokala projektgruppernas respektive case. De lokala 23 Beställare, Social konsekvensbeskrivning, Ny Göta Älvbro, Göteborgs Stad, Trafikkontoret. Konsult Norconsult. Meddelande 5:2011. 24 E-post, lokal projektledare Göteborg, 2014-01-10. 25 Flera av dokumenten saknar datum. I förekommande fall redovisas istället ankomstdatum till utvärderingen, 2013-10-18. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 15 (36)
projektgrupperna kan efter att utvärderingen tagit del av dokumentationen, 2013-10-18 gjort förändringar i skrivningar, lagt till eller tagit bort dokument. Dessa eventuella justeringar har det inte varit praktiskt möjligt att följa upp. Lokala projektgruppen Fredrikstad, Hälsofrämjande stadsplanering kulturmiljöer och kulturarenor i urbana stråk Case för kulturverktyget har varit planläggning av fylkets scen i en gammal industrihall samt två historiska torg, Stortorvet och Blomstertorvet som är under ombyggnad och anpassade för kulturella och sociala aktiviteter. I dessa case har en checklista för kulturmiljöer och kulturarenor testats. Case är vidare en stadshistorisk led med 16 skyltade platser längs leden. Detta case har testats med checklistan för kulturmiljöer. Slutligen finns ett case med en blomsterlabyrint utförd som ett tillfälligt stadsrum framför rådhuset. Detta case har testats med checklista för temporära stadsrum 26. Testen har gjorts av den lokala projektgruppen i Fredrikstad. SMS- verktyget för kulturmiljöer och kulturarenor i urbana stråk kommer att implementeras i Fredrikstads kulturminnesplan. Detta arbete inleds 2014-01-20. Genom projektet Framtidens Byer ska verktyget testas som en av flera metoder under 2014. I Fredrikstads kommun finns förslag att verktyget ska implementeras i riktlinjerna för kommunens behandling av konst och monument i offentliga rum 27. Uppgift saknas om vilken typ av förslag det handlar om. Delar av den lokala projektgruppen har gått igenom SKB-verktyget för att översätta och relatera detta till norska förhållanden samt till den norska webbpresentationen av SMS 28. Under hösten har den lokala projektgruppens fokuserat på den gemensamma slutprodukten. Den lokala projektgruppen upplevde att verktygen under sommaren fortfarande var under utveckling. Detta gav inte det tidsutrymme som behövdes för test av de olika verktygen 29. I den dokumentation 30 som utvärderingen har tagit del av redovisas inte hur den lokala projektgruppens test på casen har fallit ut, vilka resultat som uppnåtts och på vilket sätt dessa erfarenheter har tillfört kvaliteter till verktyget. Den lokala projektgruppens huvuddokument är Vägledning för kulturmiljöer och kulturella mötesplatser. I dokumentationen redovisas definitioner av bl.a. kulturmiljöer och kulturarenor samt redovisning av ramverket av lagstiftning på området. Redovisning görs vidare av lagstiftning Kulturminner och Kulturlova i jämförelse med svensk lagstiftning. Av dokumentet med rubriken Omvärld framgår att gruppens tidigare case, Elvelangen, förs vidare till ett nationellt projekt vid namn Framtidens byer. I övrigt saknas redovisning av den lokala projektgruppens omvärldskontakter och det saknas en litteraturstudie. Lokala projektgruppen Göteborg, medborgardialog i stadsplaneringen 26 E-post, lokal projektledare i Fredrikstad, 2013-12-12 samt uppföljning. 27 E-post, lokal projektledare i Fredrikstad, 2014-01-20. 28 Statusrapport 6. 29 E-post, lokal projektgrupp Fredrikstad, 2013-12-12. 30 Dokumentation inkommen till utvärderingen 2013-10-18 samt statusrapport 6. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 16 (36)
Den lokala projektgruppen i Göteborg har testat dialogverktyget på följande vis 31. Verktyget har utvecklats av den lokala projektgruppen och innehållet har formulerats och testats i olika konstellationer, bland annat tillsammans med SBK 32. Göteborgsgruppen framhåller att dialogverktyget säkert inte kommer att användas i alla dess delar av någon, utan förhoppningen är att alla ska kunna hitta något som kan vara till nytta i några avsnitt. Vidare har delar av verktyget använts och testats i dialoger om vilka sociala konsekvenser som Trafikstrategi för Göteborg kan komma att få. I utredningen (projekt före plan) om Ny arena i Göteborg ingick test samt i workshop med politiker inför Planering av Västlänken i Haga. I alla ovan sammanhang var SBK med. 33 Vidare har projektmedlemmar, enligt projektgruppen, fört dialoger under projekttiden. Exempel är detaljplan för nya Göta älvbron, Detaljplan för ny förskola på Plåtslagaregatan samt i Planprogram för Mossen, Chalmers och Landala. I dessa dialoger har test och utveckling av verktyget varit en integrerad del. Av dokumentet SMS Göteborg 34, Testade dialogmetoder i urval framgår att ingen av dialogerna har specifikt berört bron eller infrastrukturprojekt. I stället har testen framför allt handlat om värden i befintliga stadsrum och framtida förhoppningar om en utveckling. I detta sammanhang redovisas också erfarenheter från dessa dialoger. Göteborgsgruppen har testat övriga verktyg enligt följande uppgifter 35. SKB har testats på exemplet med nya Göta älvbron tillsammans med stadsbyggnadskontoret och trafikkontoret. På området för urbant friluftsliv har gruppen gjort ett eget test. Diskussion om innehållet i det norska verktyget fördes tillsammans med kollegor inom sektorn Kultur och Fritid vid Lundby stadsdelsförvaltning i Göteborg. Syftet var också att få återföring på skillnader och olikheter som finns mellan länderna avseende kulturområdet. Detta användes sedan i den fortsatta översättningen av verktyget till svenska förhållanden enligt den lokala projektgruppen. Den lokala projektgruppen i Göteborg har redovisat erfarenheter från olika tester i stadsdelsförvaltningarna tillsammans med trafikkontoret, fastighetskontoret samt med stadsbyggnadskontoret. Det finns inte någon tydlig dokumentation som beskriver hur erfarenheter från testen har tagits tillvara och tillfört värden för utvecklig av dialogverktyget. Projektgruppens beskrivningar av test och genomförande är mer anekdotiska och visar mindre på en systematisk metodik i processen. Dokumentationen om dialogverktyget består av två dokument där ett dokument beskriver utökat invånardeltagande i planprocessen och det andra dialog i andra processer. Dokumentationen har en gemensam inledning. 31 E-post lokal projektledare i Göteborg, 2013-12-13-18. 32 Stadsbyggnadskontoret. 33 E-post lokal projektledare i Göteborg, 2013-12-19.. 34 Dokument inkomna till utvärderingen 2013-10-18. 35 E-post lokal projektledare i Göteborg, 2013-12-13 18. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 17 (36)
Dokumentationen om dialogverktyget är bl.a. stödverktyg för dialog 36. Det är en handledning om hur man praktiskt bjuder in till, genomför dialoger och vad man bör tänka på samt hur dialogen bör följas upp. Halmstads lokala projektgrupp har bidragit med ett dokument till dialogverktyget som är direkt avsett för dialog i planprocessen 37. En handledning har tagits fram till ett dialogverktyg som kallas matrismattan 38 som kompletterar den kunskapsmatris som utvecklats av S2020 39. Ett dokument nya metoder 40 innehåller en beskrivning av Mistra Urban Futures som utformat ett digitalt dialogverktyg, Urbania med plattform i bl.a. Göteborg. Det är intressant att det samtidigt saknas referenser till exempel Delegationen för hållbara städer som också har Göteborgsanknytning 41. Delegationen har bl.a. haft uppdrag för att kraftsamla och på olika sätt stimulera hållbar stadsutveckling. Delegationen har samlat stadsplanerare för erfarenhetsutbyte 42. Delegationen redovisar även exempel på svenska och internationella erfarenheter med bland annat metoder för medborgardialog. Ett annat exempel på litteratur som saknas är regeringsuppdraget 2010 om Barnens rätt till staden 43 i samverkan mellan Göteborgs stads Kulturförvaltning och Movium 44. Movium gjorde även en utredning Barns plats i staden 2007 om var, hur och i vilka sammanhang barn och unga kan involveras i stadsplaneringen. Ett tredje exempel är skriften Medborgardialog som en del av styrprocessen som har getts ut av Sveriges kommuner och landsting. Skriften utgår från svenska och internationella erfarenheter och belyser vad som krävs för att en medborgardialog ska fungera för medborgare, politiker och tjänstemän 45. Nyttan med referenser till litteratur är att dessa ska ge mottagaren en uppfattning om projektets utgångspunkter, visa att projektet är kunskapsbaserat samt en orientering om vilka dokumenterade erfarenheter som finns på området. Referenser finns mer systematiskt redovisade i en extern konsultrapport 46 som var klar vid projektslutet. I den lokala projektgruppens dokumentation finns även handlingar som beskriver begrepp och definitioner. Kontakter med externa organisationer och litteraturstudier redovisas under rubriken omvärldsbevakning. Systematik i omvärldskontakter saknas och vad dessa 36 Stödverktyg för dialog i planprocessen, lokala projektgruppen Göteborg, datum saknas. 37 Modell för invånardeltagande i planprocessen, Nakisa Khorramshahi, Stadskontoret i samråd med Mattias Bjellvi, Per-Erik Linders och Emma Johansson, Samhällsbyggnadskontoret Halmstad, 2013-08-26. 38 Dialogverktyget, SKB, social konsekvensbeskrivning, Lokala projektgruppen Göteborg, inkom 2013-10-18. 39 Göteborgs stads Resursförvaltning, S2020, Kunskapsmatrisen. http://stadsutveckling.socialhallbarhet.se/ 40 nya metoder inkom till utvärderingen 2013-10-18. 41 Delegationen för hållbara städer en nationell arena för hållbar stadsutveckling, regeringsuppdrag 2008 2012. 42 En av företrädarna kommer från Göteborg, Katarina Ahlqvist, Verkställande direktör, Gårdstensbostäder. 43 Barns rätt till staden, om arkitekturpedagogik som demokratisk metod, Mie Svennberg & Mania Teimouri (red), 44 Movium är SLU:s tankesmedja för hållbar stadsutveckling. 45 Medborgardialog som del i styrprocessen, SKL, ISBN 978-91-7164-929-4, 2013-03-14. 46 Sociala aspekter och medborgardialog i stadsplaneringen - SMS, Ingrid Svetoft, arkitekt SAR/MSA, Tekn Dr, Helsingborg 2013-08-14. Slutrapport, 2013-11-14. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 18 (36)
kontakter har tillfört. Angivna litteraturstudier ger inte information vilken litteratur det handlar om och vad som framkommit samt hur dessa kunskaper har använts i utvecklingsarbetet. Grunden som redovisas för kunskapsbyggande är mer anekdotiskt än systematiskt. Lokala projektgruppen Halmstad, sociala konsekvensbeskrivningar Enligt statusrapport 6 kan SKB-verktyget implementeras och kopplas till planprocessens olika arbetsmoment. I SKB-verktyget ingår en sållningsfunktion och en funktion för genomförandet av en social konsekvensbeskrivning. I modellen finns en SKB-matris, ett frågepaket med stödfrågor samt anslutande dokument om statistik och GIS, målgrupper samt integration- och jämlikhetsperspektiv. Hela SMS har i sitt projektarbete utgått från stadsbyggnadskontorets modell för sociala konsekvensbeskrivningar 47. Externt konsultstöd har använts i arbetet med utformningen av SKB-verktyget 48. SKBverktyget har testats på case Oskarström tillsammans med ett konsultbolag 49. Detta har gjorts i planen tillsammans med Teknik- och fritidsförvaltningen som stod för uppdraget. En av projektmedarbetarna medverkade i processen 50. Under testet användes delar av verktygen för urbant friluftsliv och kulturmiljöer. På så sätt kunde verktygen prövas i ett sammanhang och därmed relateras bättre till arbetsprocessen vilket även förenklade den lokala anpassningen av verktygen 51. Efter utvärderingen konstaterades det att arbetsprocessen hade varit lärorik för deltagarna men det ansågs dock som en något långdragen och resursmässigt krävande process. Vad gäller den faktiska påverkan kunde det konstateras att SKB-arbetet till viss grad påverkat resultatet. Framförallt var detta tydligt i utformning och placering av cykelvägen längs med Brogatan. Genom SKB-arbetet skapades även tydligare fokus på tillgänglighet. 52 Erfarenheterna från testet i Oskarström har lett till justeringar av SKB-verktyget för att öka anpassningen till planprocessen. Den lokala projektgruppen i Halmstad redovisar en metod för hur test har gjorts av SKBverktyget och resultat och erfarenheter av tillämpningen i gruppens undersökta case samt vilka justeringar som har gjorts av verktyget utifrån givna erfarenheter för att öka funktionaliteten. Det framgår inte av dokumentationen om erfarenhetsåterföring även har gjorts avseende verktygen för friluftsliv och kulturmiljöer. Halmstad har således gjort det som krävs för att bygga en evidenssäkrad process vilket är en framgång för den lokala projektgruppen. Det är nu betydelsefullt att stadsplaneringen i främst Halmstad fortsätter att på ett systematiskt vis utpröva och utveckla verktyget i skarpa planprocesser. För att helt evidenssäkra verktyget behövs flera test och återföring av erfarenheter. I den lokala projektgruppens dokumentation 53 beskrivs SKB, nivå 1 och 2, en modell för att arbeta med sociala aspekter i planprocessen samt en användarguide till verktyget. Denna 47 E-post, lokal projektledare Göteborg, 2014-01-10. 48 WSB. 49 Norconsult. 50 E- post, lokal kontaktperson i Halmstad, 2013-12-12 samt uppföljning av meddelandet. 51 Statusrapport 6, Halmstad. 52 Statusrapport 6, Halmstad. 53 Dokumentation inkommen 2013-10-18 till utvärderingen. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 19 (36)
guide, eller metodhjälp, har tagits fram av ett konsultbolag 54 med medverkan av projektmedarbetare från Göteborg och Halmstad. Ett frågepaket har tagits fram av den lokala projektgruppen och är ett stöd för att arbeta med sociala aspekter i planprocessen. Frågepaketet utgår från tre verktyg som tagits fram av Göteborgs stad för en socialt hållbar stad 55. Av statusrapport 6 framgår att den tidigare ambitionen var att tillsammans med den lokala projektgruppen i Göteborg arbeta ihop SKB- och dialogverktyget till ett gemensamt verktyg. Denna utformning har inte slutligt valts på grund av dokumentens olika utformning och tillämpning. Dialogverktyget kommer i sig innehålla två delar. En för analys av betydelsen av dialog och den andra som guide för genomförande av dialoger. I dokumentationen redovisas korta definitioner av begrepp som social hållbarhet och begreppet sociala konsekvensbeskrivningar. Socialnämndens ansvar för medverkan i samhällsplaneringen beskrivs kortfattat med hänvisning till socialtjänstlagen. I dokumentationen redovisas även betydelsen av områdesknuten statistik i SKB-arbete. Dessa definitioner saknar källuppgifter. SKB-matrisen från S2020 redovisas 56 samt ett dokument om bl.a. integration och jämlikhet. En beskrivning görs av SKB och planförslag kan ge olika följdkonsekvenser och ibland motstridiga effekter för olika målgrupper. Kontakter med externa organisationer redovisas under rubriken omvärldsspaning utifrån SKB 57. Dokumentet är mer en uppräkning av kontakter och mindre en redovisning av systematiskt angreppssätt och beskrivning av vad utbytet har lett till. Det saknas en litteraturstudie och inventering av motsvarande erfarenheter. Lokala projektgruppen Kristiansand/Vest-Agder, Hälsofrämjande stadsplanering Friluftsliv i urbana stråk Test 58 har gjorts av handledning och checklista i två områden. Dessa är Tangen och Prestebekken. Handledningen omfattar urbana friluftskvaliteter och hälsoeffekter och checklistan för urbant friluftsliv. Testet i Tangen har gjorts av den lokala projektgruppens båda projektledare och en projektmedarbetare vid Midt-Agder Friluftsråd. Samma projektmedarbetare har utfört test avseende Prestebekken. Teoretiska tester har enligt den lokala projektgruppen Kristiansand/Vest-Agder gjorts på de andra verktygen. Redovisning görs av gruppens case, Prestebekken omnämnande i planer, böcker och broschyrer. En mall har tagits fram för check och åtgärdslista. Denna har använts för genomgång av caset Check- och åtgärdslista urbant friluftsliv Prestebekken. Mätning/test av checklista för urbant friluftsliv längs vattendraget Prestebekken är vidare dokumenterat. Check-/åtgärdslista för urbant friluftsliv Tangen, gruppens andra case, ingår också i den lokala projektgruppens redovisning av dokumentation. Här finns motsvarande dokumentation 54 Norconsult, 2013-07-04. 55 Kunskapsmatrisen, social konsekvensanalys (SKA) och barnkonsekvensanalys (BKA) som producerats av S2020, stadsbyggnadskontoret och nätverket Barn och unga i fysisk planering. 56 S2020, Göteborgs stad. 57 Omvärldsspaning utifrån SKB, 2013-08-14 (Projektets hemsida använder begreppet omvärldsbevakning ). 58 E-post, lokal projektledare i Kristiansand/Vest-Agder, 2013-12-11 samt uppföljning. Pacta Guideline för Sveriges kommuner, landsting och staten 20 (36)