Förfrågningsunderlag 2015-12-02 Upphandlande organisation ARBETSFÖRMEDLINGEN Lena Kempe Upphandling Företagshälsovårdstjänster Af-2015/348212 Sista anbudsdag: 2016-01-18 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Beskrivning av upphandlingen Arbetsförmedlingen inbjuder intresserade anbudsgivare till att lämna anbud på företagshälsovård med kringliggande tjänster 1.1.1 Syfte och omfattning Syftet med upphandlingen är att förse Arbetsförmedlingen med externt och professionellt stöd i arbetsmiljö-, hälso- och rehabiliteringsarbetet. Med företagshälsovård avses en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö, hälsa och rehabilitering. En företagshälsovård ska utgöra ett stöd för Arbetsförmedlingen, i det hälsofrämjande och förebyggande arbetsmiljö- och hälsoarbetet samt i anpassnings- och rehabiliteringsarbetet. En företagshälsovård ska ha en konsultativ roll samt verka på ett professionellt och oberoende sätt gentemot beställaren och dennes personal. En företagshälsovård ska ha kompetens att identifiera och beskriva samband mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa, och behöver därför ha breda kunskaper inom arbetsorganisation, beteendevetenskap, ergonomi, medicin, rehabilitering och teknik. Upphandlingen omfattar tjänster enligt indelningen: Hälsofrämjande (promotiva): De insatser som främjar en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö Hälsoförebyggande (preventiva): De insatser som förebygger uppkomsten av sjukdomar och skador i arbetslivet Rehabiliterande (reaktiva): De insatser som behöver genomföras för att hjälpa individer att återvända till, eller vara uthålligt kvar i arbetslivet. Den ungefärliga inköpsvolymen för 2016 beräknas omfatta ca 28 miljoner kronor/år för företagshälsovård exklusive handledning samt tjänsten sjuk- och friskanmälan, där priset varierar med antal ärenden. Under 2014 hade Arbetsförmedlingen 27010 sjuktillfällen samt 17024 VAB-tillfällen. Samtliga uppgifter lämnas utan förbindelse under avtalsperioden. Antagen leverantör förbinder sig att kunna leverera efterfrågade uppdrag. Anbud ska lämnas på hela omfattningen enligt förfrågningsunderlaget. Sida 1 av 5
Arbetsförmedlingen avser att teckna avtal med en leverantör. 1.2 Arbetsförmedlingen 1.2.1 Upphandlande myndighet Arbetsförmedlingen, org. nr. 202100-2114 Hälsingegatan 38 113 99 Stockholm Ansvarig upphandlare är Lena Kempe. All kommunikation gällande denna upphandling ska ske via arbetsförmedlingens upphandlingssystem TendSign. 1.2.2 Bakgrund Arbetsförmedlingen är en myndighet som har som sin främsta uppgift att underlätta matchningen mellan arbetssökande och arbetsgivare och att prioritera stöd till personer som står långt från arbetsmarknaden. Kundfokus är därför viktigt när vi utvecklar vår verksamhet. Vi utgår från att kunderna har en vilja att själva kunna agera att ha kontroll över sin situation. Den arbetssökande vill hitta ett jobb och arbetsgivaren vill hitta rätt arbetskraft. Vår utmaning blir att erbjuda kunderna så mycket stöd och service så att de upplever att de kan agera. Som myndighet får vi vårt uppdrag från riksdag och regering. Arbetsförmedlingen är en geografiskt spridd organisation och består idag av ca 13 800 medarbetare. Det finns ca 320 lokala arbetsförmedlingar. Arbetsförmedlingen är organiserad i tre regioner som i sin tur är indelade 11 marknadsområden. I stödverksamheten finns i nuläget ca 2200 medarbetare varav 1400 stationerade på huvudkontoret i Stockholm. Mer information om Arbetsförmedlingen finns på hemsidan www.arbetsformedlingen.se. 1.2.2.1 Arbetsförmedlingens arbetsmiljö- och hälsoarbete Arbetsförmedlingen arbetar aktivt för att vara en god och attraktiv arbetsgivare som erbjuder en utvecklande och hälsofrämjande arbetssituation. Arbetsförmedlingens arbetsmiljöpolicy: Vi fokuserar och utvecklar det friska i organisationen och främjar därmed en god arbetsmiljö. Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) är ett av våra instrument för att skapa en hälsofrämjande arbetsplats. Ett aktivt arbete med hälsa och arbetsmiljö som en helhet skapar en arbetssituation som främjar arbetsglädje och leder till verksamhetsutveckling. Arbetsmiljöarbetet omfattar all verksamhet, där fysiska, psykiska och sociala aspekter beaktas. Arbetsförmedlingens definition på hälsa är att må bra, att ha tillräckliga resurser för att klara vardagens krav och för att kunna förverkliga personliga mål. Principer: Vi utgår från att individer är olika, vi tar tillvara det unika hos varje individ och skapa förutsättningar för att varje medarbetare ska kunna prestera utifrån sin arbetsförmåga. Dialog och samverkan är ett arbets- och förhållningssätt som vi använder för att nå gemensamma mål. Vi arbetar med att initiera stöd och insatser vid tidiga signaler på ohälsa, vi arbetar för en snabb återgång i arbete efter sjukskrivning parallellt med att vi arbetar med ett hälsofrämjande fokus där vi utvecklar det som främjar en god hälsa på arbetsplatsen. Delegering av arbetsmiljöuppgifter följer generaldirektörens arbetsordning och i den beskrivs chefers arbetsmiljöuppgifter. På direkt nivå finns dels chefer med samordningsansvar Sida 2 av 5
och dels chefer på distans. Till stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet har arbetsförmedlingen en intern instruktion för systematiskt arbetsmiljöarbete och hälsoarbete. Det finns även metodstöd och rutiner beskrivna på intranätet. Vid resultatdialoger i chefslinjen och på arbetsplatsträffar (APT) samt skyddskommittéer ska arbetsmiljöarbetet och status på arbetsmiljön följas upp. Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp centralt varje år genom ett antal stickprov som genomförs i dialogform utifrån kraven i föreskrifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Medarbetarundersökningar genomförs också regelbundet. Fysiska och psykosociala skyddsronder genomförs regelbundet. Den fysiska arbetsmiljön består till största delen av kontorsmiljöer i olika former samt utrymmen där arbetsförmedlare och kunder möts. Myndigheten har ett lokalkoncept som ligger till grund vid förändring, planering och förhyrning av lokaler och Arbetsförmedlingskontoren är säkerhetsmöblerade. Konceptet tar utgångspunkt i arbetsmiljö-, säkerhets-, diskriminerings- och tillgänglighetslagstiftningar. Till stöd i myndighetens hälsofrämjande arbete finns hälsoinspiratörer som har till uppgift att stödja cheferna i det hälsofrämjande arbetet. Arbetsförmedlingens fokus är verksamhetsrelaterad hälsoutveckling genom att bland annat lyfta fram hälsofrågorna som del av det systematiska arbetsmiljöarbetet och förnyelseresan. I strävan att vara en attraktiv arbetsgivare och som arbetsgivare underlätta för balans i livet, tillhandahålls förmåner som bland annat innefattar friskvårdstimme och friskvårdsersättning. Utöver det finns i nuläget personalstödsprogram där medarbetare erbjuds stödsamtal. Utgångspunkten för samtalet kan vara stöd i att hantera problem som rör psykisk välbefinnande, stöd i ekonomiska och juridiska frågor, det vill säga sådant som ej företrädesvis är arbetsrelaterat. Det finns även en samarbetspartner avseende arbetet med risk och missbruk. I missbruks/riskbruksfrågor är det ärendets karaktär som avgör vilken leverantör som ska användas. Utöver detta finns avtal med leverantörer för livs- och karriärplanering samt outplacement som i nuläget samordnas via HR stödcenter, vars funktion är att samordna livs- och karriärplanering vid behov samt stötta verksamheten vid komplicerade rehabiliteringsärenden. Arbetsförmedlingen har ett nuläge där antalet incidentrapporter ökar avseende kränkande särbehandling och trakasserier. Arbetsförmedlingen vill arbeta proaktivt för att minska antalet rapporterade incidenter. Detta innebär att vi strävar efter en arbetsmiljö där vi samarbetar kreativt och når goda resultat även då det finns meningsskiljaktigheter och mellanmänskliga friktioner. Friktioner och konflikter är naturliga inslag i vår vardag men, om de inte hanteras tidigt och på ett bra sätt påverkar de vår arbetsmiljö, vår hälsa och våra resultat. Arbetsförmedlingen vill på ett konstruktivt sätt, utveckla arbetet med att främja en robust samarbetskultur, förebygga och hantera konflikter. Arbetsförmedlingen ska också, både gällande kunder och medarbetare, förebygga och motverka diskriminering på grund av kön, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, könsöverskridande identitet eller annan sexuell läggning eller ålder. Flera aktiviteter pågår för att höja kunskapsnivån generellt inom områdena i arbetsmarknadskunskap, kommunikation, god förvaltning samt verksamhetsutveckling. i organisationen samt för att stimulera värdegrundsarbetet. 1.2.2.2 Förnyelseresan Arbetsförmedlingen genomför en förnyelseresa som innebär flera genomgripande förändringar. Vi kommer att leverera våra tjänster på ett annorlunda sätt med nya Sida 3 av 5
metoder och i nya kanaler. Vi behöver också förhålla oss till varandra och våra kunder på ett nytt sätt. I korthet handlar det om att stärka samarbetet och ha en helhetssyn på uppdraget samt att mer utgå från kundernas behov. Förnyelseresan är inget avgränsat projekt som bedrivs vid sidan av ordinarie verksamhet. Förnyelseresan tar ett helhetsgrepp på myndighetens utveckling och omfattar både redan pågående och nya utvecklingsarbeten. Det innebär också att behovet av insatser förändras över tid. Under avtalsperioden vill Arbetsförmedlingen tillsammans med företagshälsovården utveckla och prova nya arbetssätt som vi ser ett behov av. Arbetsförmedlingen är också intresserad av att delta i och utveckla nya metoder hos företagshälsovården och deltar gärna i eventuella utvecklings- och forskningsprojekt för att bidra till en ökad kunskap om tjänster och metoders effekt. 1.2.2.3 Vision Vi gör Sverige rikare genom att få människor och företag att växa. Om visionen: Ett jobb lägger grunden för människans oberoende, självständighet och frihet. Ett jobb ger kraft och förutsättningar till skapande och växande. Företag och organisationer som har arbetskraft med rätt kompetens kan agera på bättre villkor. Det lägger grunden för tillväxt och välfärd. När människor och företag möts uppstår utveckling och innovation. På så sätt växer människor, företag och samhället. Tillsammans skapar vi ett rikare Sverige. 1.2.2.4 Ledningsfilosofi Grunden i ledningsfilosofin är självledarskapet, som omfattar samtliga medarbetare och bl.a. handlar om att vi var och en tar aktiva beslut och ansvar för våra handlingar. 1.2.2.5 Värdegrunden Värdegrunden ger oss en gemensam vägledning om hur vi bemöter varandra och vår omvärld. Det skapar en tydlighet och ett gemensamt förhållningssätt i vårt uppdrag och bidrar på så sätt till att vi når våra mål. Våra värdeord är professionell, inspirerande och förtroendeingivande. 1.2.3 Arbetsförmedlare Den största personalgruppen i myndigheten är arbetsförmedlare, i nuläget ca 8400. Deras arbete består främst av möten och samtal med våra två kundgrupper, arbetsgivare och arbetssökande. Arbetsförmedlarens vardag består normalt av många och intensiva kundmöten, möten med människor i utsatta situationer, arbete enskilt och i grupp, arbete i kundmottagning och även digitalt. Som arbetsförmedlare har man även uppsökande verksamhet och besök hos arbetsgivare, vilket innebär en dynamisk arbetsmiljö och förutsätter god initiativförmåga. Arbetet präglas av kontinuerlig dokumentation och administration i våra systemstöd och ställer krav på förmåga att skapa struktur och göra prioriteringar i arbetet. I arbetet som arbetsförmedlare krävs att du kan förena service och myndighetsrollen. Medarbetarna arbetar efter direktiv som förändras, vilket ställer krav på att man har lätt att anpassa sig till nya omständigheter. Arbetsförmedlare inom Marknadsområde Nationell service arbetar med digitala möten och rådgivning, vilket ställer annorlunda krav. Arbetssätt och arbetsmiljö skiljer sig från arbetet på arbetsförmedlingskontor. Sida 4 av 5
1.2.4 Specialister inom arbetslivsinriktad rehabilitering I Arbetsförmedlingens uppdrag ingår att bedriva arbetslivsinriktad rehabilitering i form av vägledande, utredande, rehabiliterande eller arbetsförberedande insatser enligt förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Som ett stöd i detta uppdrag finns internkonsultorganisationen Arbetsförmedlingen Rehabilitering till arbete som är bemannad med ca 950 specialister. Avdelningens ansvar omfattar verksamhet inom arbetslivsinriktad rehabilitering. Avdelningen ansvarar för specialister som är organiserade i en egen chefslinje, men som arbetar integrerat på arbetsförmedlingarna. Specialister inom arbetslivsinriktad rehabilitering är: psykolog, socialkonsulent och arbetsterapeut/sjukgymnast. För arbetssökande med funktionshinder inom syn/döv/hörsel finns följande specialister och specialfunktioner: synspecialist, dövkonsulent, audionom/specialpedagog med inriktning hörsel, psykolog och socialkonsulent inom syn/döv/hörsel samt specialfunktion anpassning/ teknik. Avdelningen ska säkerställa att resurser sätts av för arbetslivsinriktad rehabilitering i arbetsförmedlargruppen så att vi upprätthåller kompetens och bygger upp kunskap på området i hela organisationen. Den lokala arbetsförmedlingen ska ha tillgång till personalresurser inom arbetslivsinriktad rehabilitering i form av både arbetsförmedlare och specialister. Avdelningen har ett sakansvar för kontakter med Försäkringskassan, Kriminalvården, Samhall, Socialstyrelsen, Handikapporganisationerna, Handisam med flera aktörer inom området. 1.2.5 Stödverksamheten Stödverksamheten är organiserad på olika avdelningar såsom ekonomi, infrastruktur, it, analys, juridik, personal och upphandling. Många av medarbetarna på avdelningarna har sin arbetsplats vid Arbetsförmedlingens huvudkontor i Stockholm, men de flesta avdelningarna har även personal och chefer placerade på olika arbetsplatser runt om i landet. Exempel på yrkesgrupper vid avdelningarna är IT-personal, ekonomer, informatörer, upphandlare, metodutvecklare, HR-partners, jurister, analytiker och internservicespecialister. 1.2.5.1 Personalavdelningen Som en del av stödet finns Personalavdelningen som i nuläget består av ca 200 medarbetare, varav ca 60 är HR-partners och är geografiskt spridda över hela landet. Personalavdelningen har strategiska funktioner inom olika personalstrategiska områden, enheten verksamhetspartner (där HR-partners ingår), enheten utbildningsproduktion, enheten gemensamma tjänster samt enheten för arbetsgivarfrågor (till denna hör även HR stödcenter som är inriktade på komplexa rehabiliteringsärenden, livs- och karriärplanering mm). Personalchef är ansvarig för myndighetens avtal med företagshälsovården och HR-strateg ansvarig för kontakt och uppföljning på myndighetsnivå med företagshälsovården. HR-partners stöttar cheferna lokalt och uppföljning sker via utsedda HR-partners. Sida 5 av 5