Intern kontroll - försörjningsstöd

www.pwc.se Revisionsrapport Intern kontroll - försörjningsstöd Lars Högberg Certifierad kommunal revisor Mjölby kommun

Intern kontroll - försörjningsstöd Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Bakgrund och uppdrag... 2 2.1. Revisionsfråga... 2 2.1.1. Metod och genomförande... 2 3. Bakgrund... 3 3.1.1. Påverkansfaktorer... 4 3.1.2. Handläggningsprocessen... 5 4. Resultat av granskningen... 6 4.1. Behörighetsfördelningen... 6 4.1.1. Iakttagelser och bedömning... 6 4.2. Risk- och väsentlighetsanalys... 7 4.2.1. Iakttagelser och bedömning... 7 4.3. Ansvarsfördelning... 7 4.3.1. Iakttagelser och bedömning... 8 4.4. Kontrollsystem... 8 4.4.1. Iakttagelser och bedömning... 9 4.5. Säkra och tillförlitliga rutiner... 9 4.5.1. Iakttagelser och bedömning... 10 4.6. Ärendegranskningen... 10 4.6.1. Iakttagelser och bedömningar... 11 4.6.2. Utvecklingsområden... 12 Maj 2014 Mjölby kommun

1. Sammanfattning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun genomfört en granskning av hur Omsorgs- och socialnämnden säkerställer att den interna kontrollen vid handläggning och utbetalning av försörjningsstöd är tillräcklig. Granskningen visar att den interna kontrollen i delar är tillräcklig. Samtidigt finns det behov av att genomföra olika utvecklingsinsatser varför nämnden behöver ta initiativ till att sådana blir genomförda. Bland annat handlar det om att: Säkerställa att det pågående arbetet med att se över rutiner och handläggningsprocesser blir genomfört och dessa blir dokumenterade. Det behöver genomföras en mera strukturerad och sammanhållen risk- och väsentlighetsanalys för försörjningsstödshandläggningen som helhet. Framför allt handlar det om att utgångspunkterna för nämndens behandling och fastställande av den årliga internkontrollplanen ska stärkas. Fastställda riktlinjer för försörjningsstöd och delegationsnivåer behöver revideras och uppdateras, bland annat för att de bättre ska överensstämma med nuvarande organisation samt den förvaltningsinterna roll- och ansvarsfördelningen. Dokumenterade rutinbeskrivningar behöver finnas för samtliga kontroller som idag genomförs av handläggnings- och utbetalningsprocessen. Rutinbeskrivningarna behöver även tydliggöra på vilket sätt och med vilken frekvens kontrollerna ska genomföras, till vem och på vilket sätt resultat av kontrollerna ska återkopplas. Kontrollen av följsamhet och tillämpning av fastställda riktlinjer och delegationsnivåer behöver uppmärksammas. Särskilt mot bakgrund av det beslut som nämnden fastställt och som anger att försörjningsstödskostnaderna ska sänkas i kommunen. Det behöver tydliggöras vad som i de fastställda riktlinjerna avses med relevanta kontroller samt hur dessa ska genomföras och dokumenteras. Riktlinjer och en rutinbeskrivning behöver utvecklas för hur en utredning av misstänkt bidragsfusk ska genomföras. Användningen av genomförandeplaner behöver utvecklas. Det behöver säkerställas att det i varje pågående ärende finns en aktuell genomförandeplan som tydliggör syfte och mål med hjälpinsatsen. Barnperspektivet behöver tydliggöras. Mjölby kommun 1 av 14

2. Bakgrund och uppdrag Försörjningsstöd är ett behovsprövat bidrag som handläggs och utbetalas till personer i behov av ekonomiskt stöd. Det är betydande belopp som årligen betalas ut. Både handläggnings- och utbetalningsprocess kan anses som väsentliga områden där det är viktigt med en fungerande intern kontroll. Brister i den interna kontrollen kan resultera i felaktiga utbetalningar. Granskningens huvudsyfte är att se om Omsorgs- och socialnämnden säkerställer att den interna kontrollen vid handläggning och utbetalning av försörjningsstöd är tillräcklig. 2.1. Revisionsfråga Säkerställer Omsorgs- och socialnämnden att den interna kontrollen vid handläggning och utbetalning av försörjningsstöd är tillräcklig? Revisionskriterier: Är behörighetsfördelningen till verksamhetssystemet säker? Har enheten/förvaltningen genomfört egen risk- och väsentlighetsanalys över processerna? Finns en säker ansvarsfördelning över handläggningsprocessen? Finns ett kontrollsystem under handläggningsprocessen? Är rutinerna för registrering och utbetalning av försörjningsstöd säkra och tillförlitliga? På vilket sätt genomförs kontroller av hur fastställda rutiner och riktlinjer tillämpas? 2.1.1. Metod och genomförande Granskningen baseras på genomgång av lokalt fastställda och styrande dokument för handläggningsprocessen, intervjuer med myndighetschef, enhetschef för försörjningsstödsenheten, handläggare vid försörjningsstödsenheten, representanter för den centrala ekonomifunktionen och administrationen inom omsorgsoch socialförvaltningen. Utöver detta har handläggningsprocessen i 15 enskilda ärenden granskats. Granskningen i denna del avser den handläggning som genomförts under verksamhetsåret 2014. Mjölby kommun 2 av 14

3. Bakgrund Kostnaderna för försörjningsstöd har de senaste åren ökat över hela riket. I huvudsak hänger det samman med konjunktur och arbetslöshet samt förändringar i socialförsäkringssystemet. För flertalet av landets kommuner har det inneburit budgetöverskridanden. Som en följd av detta har olika försök och satsningar gjorts för att dämpa kostnadsutvecklingen. Exempelvis ökade kontroller, utveckling av kommunala arbetsmarknadsinsatser och av arbetsmetoder. I relation till andra jämförbara kommuner har kostnaderna för försörjningsstöd i Mjölby de senaste åren varit högre. Även andelen hushåll som långvarigt har ett behov av försörjningsstöd är mycket högre än jämförbara kommuner, arbetslöshetstalen är högre i förhållande till andra kommuner. Ett särskilt projekt Från bistånd till arbete startade under år 2013. Projektet genomförs i samverkan med kommunens arbetsmarknadsenhet, arbetsförmedlingen och försörjningsstödsenheten. Inom ramen för projektet ska bland annat 75 lönesubventionerade arbetsplatser inom den kommunala organisationen erbjudas enskilda som är beroende av ekonomisk hjälp till sin försörjning och som står långt ifrån den ordinarie arbetsmarknaden. Prioriterade grupper är unga vuxna och personer med nedsatt förmåga som har behov av särskilt stöd. Kommunens kostnader för försörjningsstöd har för respektive år 2011 och 2012 legat på cirka 30 mnkr. År 2013 ökade kostnaden till 33,1 mnkr. Utbetalat försörjningsstöd per månad åren 2011 till och med mars 2014 samt uppgift om antal hushåll och genomsnittliga bidragstider framgår nedan. Mjölby kommun 3 av 14

2010 2011 2012 2013 Antal hushåll under året 742 705 674 707 Genomsnitt antal bidragsmånader 6,1 6,5 6,4 6,3 Genomsnitt utbetalat bistånd/månad och hushåll 6 409 6 641 6 988 7 392 Under perioden som denna granskning har pågått var cirka 430 hushåll aktuell för ekonomisk hjälp. Av dessa har 117 hushåll fortlöpande under minst tre år varit aktuella för ekonomisk hjälp varje månad. I denna grupp återfinns 11 ungdomar. Hjälpbehov sedan år Antal 1990-1999 14 2000-2002 7 2003-2005 15 2006-2008 24 2009-2010 57 3.1.1. Påverkansfaktorer Kommunens kostnader för ekonomiskt bistånd påverkas av 3 faktorer: Antalet hushåll som är hjälpbehövande Medelbidragstiden (under hur lång tid som hushållen genomsnittligt varit beroende av ekonomisk hjälp), samt Genomsnittligt utbetalat bidrag per hushåll (medelbidrag per månad) När det gäller antalet hushåll påverkas detta framför allt av strukturella faktorer konjunktur, förändringar i socialförsäkringssystemet, befolkningsutveckling och invandring. Men även socialtjänstens organisation och arbetssätt har betydelse i detta sammanhang. Bland annat handlar det då om socialtjänstens möjligheter att tidigt och på ett professionellt sätt kunna ge enskilda som söker hjälp en ändamålsenlig vägledning samt möjlighet att kunna göra en inledande kvalificerad bedömning så att rätt insats erbjuds den enskilde. Medelbidragstiden hänger samman med vad det är för typ och omfattning av hjälpbehov som de enskilda hushållen har. Men den är också beroende av vad det är för insatser som socialtjänsten tillhandahåller och kan erbjuda på individuell respektive allmän nivå. Den genomsnittliga tiden hänger med andra ord nära samman med socialtjänstens arbetsmetodik och möjligheterna att på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt genomföra sitt uppdrag att genomföra korrekta biståndsbedömningar samt verksamhetens förmåga att kunna erbjuda fungerande stödinsatser. När det gäller det sistnämnda handlar det framför allt för de som har ett långvarigt bidragsberoende, alternativt för de som riskerar hamna i ett sådant, om vilka insatser och resurser det sammantaget i kommunen finns som ger enskilda möjligheter till att bli självförsörjande och kunna leva ett självständigt liv. Det handlar med andra ord om vilka vägar det finns ur ett bidragsberoende. Mjölby kommun 4 av 14

Det genomsnittligt utbetalade bidraget per hushåll och månad hänger dels samman med målgruppens sammansättning, andelen hushåll med barn och storleken på dessa hushåll respektive andelen ensamhushåll. Men även andra faktorer påverkar denna faktor, exempelvis nivån på riksnorm, hyresnivåer och andelen hushållen som har behov av kompletterande eller full utfyllnad i förhållande till riksnorm för att nämna några. Socialtjänstens möjligheter att kunna påverka denna faktor hänger samman med att det finns fastställda rutiner och riktlinjer för handläggnings- och bedömningsprocessen samt tillämpningen av dessa. 3.1.2. Handläggningsprocessen Utbetalningsprocessen omfattar de aktiviteter som ska genomföras efter det att ett beslut om att bevilja ekonomiskt har fattats. För att kunna genomföra en utbetalning måste det finnas ett registrerat beslut i verksamhetssystemet. En utbetalning måste alltså ha en koppling och överensstämma med ett beslut om ekonomiskt bistånd. Handläggnings- och utbetalningsprocessen illusteras nedan: Vid utbetalningar av olika slag finns generellt ett antal risker. De som kan förekomma i samband med handläggningen av ekonomiskt bistånd handlar om att utbetalningen har genomförts: på felaktiga grunder med felaktiga belopp av någon som saknar behörighet till felaktig mottagare Dessa ovanstående risker kan i sin tur delas in i olika underliggande risker. När det gäller på felaktiga grunder kan det exempelvis handla om att korrekt information och uppgifter inte har lämnats av den enskilde som gjort ansökan eller att beslutet inte överensstämmer med de handläggningsriktlinjer och delegationsnivåer som är fastställda. En väl fungerande intern kontroll syftar till att minimera dessa typer av risker. Mjölby kommun 5 av 14

4. Resultat av granskningen 4.1. Behörighetsfördelningen Förvaltningen använder verksamhetssystemet ProCapita. Centralt i förvaltningen finns en systemförvaltare. Vid sjukdom eller annan frånvaro för systemförvaltaren finns andra funktioner som vid dessa tillfällen kan gå in som backup. Då en ny handläggare anställs inom förvaltningen får denne både skriftligt och muntligt information om vilka regler och vilket ansvar som följer den anställdes funktion och behörighet. I samband med detta får även den nyanställde skriftligt intyga och underteckna en blankett om att denne tagit del av informationen. Enhetschef attesterar blanketten och den skickas till systemförvaltaren som verkställer den anställdes behörighet i verksamhetssystemet. Enhetschef, socialsekreterare och socialassistenter har enligt fastställd delegationsordning behörighet att i verksamhetssystemet registrera nya ärenden, fatta beslut och att registrera utbetalningar avseende försörjningsstöd. Centralt placerad assistent inom förvaltningen har behörighet att verkställa de av handläggarna i ProCapita beslutade och registrerade utbetalningarna. Verkställandet, effektueringen, sker i särskild betalningsfil som skickas till bank där beviljade medel överförs till den enskilde försörjningsstödstagaren. Denna hantering följer en särskild så kallade avsläppsrutin som bland annat anger att enhetschef beslutattesterar den lista som ligger till grund för utbetalningsfilen. En nyanställd handläggare erhåller full delegation och behörighet i verksamhetssystemet från första anställningsdagen. Då en person avslutar sin anställning ska enhetschef rapportera detta till systemförvaltaren. Allt som sker i systemet registreras och samlas i en logg. Det har över tid utvecklats ett arbetssätt som innebär att systemförvaltaren en gång per månad gör ett slumpmässigt urval och tar ut logglistor som sedan ska gås igenom av enhetschef. Någon dokumenterad rutinbeskrivning för denna hantering och kontroller finns inte idag. Ej heller finns motsvarande dokumentation för hur avslut ska göras då exempelvis en handläggare avslutar sin anställning. Inom individ- och familjeomsorgens utredningsenheter är idag systemet öppet för såväl insyn som beslutsfattande i enskilda ärenden mellan de olika enheternas handläggare. Det pågår enligt uppgift ett arbete inom förvaltningen med att se över och dokumentera olika rutiner och handläggningsprocesser. 4.1.1. Iakttagelser och bedömning Det saknas idag dokumenterade rutinbeskrivningar och riktlinjer för flera delar och moment i handläggningsprocessen. Det är dock positivt att det pågår ett arbete med att se över och åtgärda detta. Mjölby kommun 6 av 14

4.2. Risk- och väsentlighetsanalys Nämnden fastställer varje verksamhetsår en internkontrollplan (IK-plan). Ett förslag till IK-plan arbetas fram av förvaltningen innehållande ett antal processer och rutiner, kontrollmoment och vem som ansvarar för att kontrollerna genomförs, samt en bedömning av nivå gällande risk och väsentlighet för respektive process och rutin. Beträffande försörjningsstöd har de senaste årens IK-planer omfattat: att gällande riktlinjer, delegation och arbetssätt tillämpas vid beslut att betalningsmottagaren har rätt till det utbetalade biståndet och att detta utbetalats till rätt adressat och konto Fastställd IK-planen för år 2014 omfattar när det gäller försörjningsstödet kontroll av att betalningsmottagaren har rätt till det utbetalade biståndet och att detta utbetalats till rätt adressat och konto. 4.2.1. Iakttagelser och bedömning Internkontrollplanen innehåller kontrollområden som omfattar vissa delar och moment i handläggnings- och utbetalningsprocessen. Någon närmare analys och bedömning av risk (sannolikhet för att fel uppstår) och av väsentlighet (konsekvens vid fel) för handläggningsprocessen som helhet har inte genomförts och finns därför inte heller dokumenterad. Riskanalyser finns idag enbart för vissa delar av handläggningsprocessen. Nämnden behöver därför ta ett initiativ och säkerställa att en mera strukturerad och sammanhållen risk- och väsentlighetsanalys blir genomförd. Det finns idag en tydlig politisk ambition att sänka kommunens försörjningsstödskostnader. I början av år 2014 tog nämnden ett beslut om att kostnaderna på helårsbasis ska sänkas med 3,5 mnkr vilket motsvarar nästan 10 procent av det samlade kostnadsutfallet år 2013. Mot den bakgrunden behöver då risk- och väsentlighetsanalysen, och IK-planen, även omfatta det arbete och processer som idag sker och som ska utvecklas inom det pågående projektet Från bistånd till arbete, men också tillämpningen av de riktlinjer som är fastställda för handläggningen. 4.3. Ansvarsfördelning För att en utbetalning av försörjningsstöd ska kunna genomföras är det en förutsättning att det finns ett beslut om detta av behörig handläggaren. Roll- och ansvarsfördelningen framgår av de riktlinjer som nämnden fastställde 2007. Där framgår den beslutanderätt och de beslutsnivåer som nämnden har delegerat. Syftet med riktlinjerna är att de ska vara ett hjälpmedel samt fungera som ett styrande och stödjande dokument vid bedömning och beslutsfattande i enskilda ärenden. Detta för att skapa enhetlighet i handläggningsprocessen och en ökad rättssäkerhet för den enskilde. Mjölby kommun 7 av 14

Samtliga beslut om ekonomiskt bistånd tagna på delegation inom förvaltningen eller av nämndens utskott anmäls på särskild förteckning månadsvis till nämnden. Till varje sammanträde får därför nämnden en särskild lista och förteckning över beslut fastställda på delegation inom försörjningsstödsenheten. 4.3.1. Iakttagelser och bedömning Nuvarande riktlinjer och fastställda delegationsnivåer behöver bli föremål för en översyn och uppdatering. Detta för att bättre överensstämma med de förändringar som framgår av nationellt regelverk samt allmänna råd och föreskrifter. Men också för att harmoniera med de organisatoriska förändringar som är genomförda inom enheten, bland annat avskaffandet av en särskild mottagningsorganisation, samt med det beslut och uppdrag som nämnden har fastställt att försörjningsstödskostnaderna ska sänkas. Även om nämnden får regelbundet information om beslut som fattats på delegation genomförs inte någon systematisk uppföljning av hur delegationen tillämpas. Det görs exempelvis inte någon slumpmässig kontroll och närmare redovisning till nämnden av ärenden där beslut fattats av handläggare. Inte heller genomförs idag några slumpvisa kontroller av följsamhet och tillämpning av gällande riktlinjer, delegation och arbetssätt vilket bland annat framgick av tidigare års IK-planer. Enligt den fastställda IK-planen för år 2014 ska inte heller sådana kontroller genomföras. 4.4. Kontrollsystem När det gäller kontroller av försörjningsstödshandläggningen finns idag, utöver vad som ovan angetts, ett antal olika inbyggda kontroller. I samband med gruppmöten sker ärendegenomgångar samt ställningstaganden i enskilda ärenden. En mera grundlig uppföljning görs i samband med att enhetschef har en genomgång med varje handläggare av pågående ärenden. Efter den organisationsförändring som genomfördes i fjol arbetar idag försörjningsstödshandläggarna på ett mera utvecklat sätt tillsammans i team vilket gör att insynen i ärenden ökar mot tidigare då ärenden var fördelade på ett annat sätt mellan enhetens handläggare. Centralt placerad ekonom genomförs inom ramen för den fastställda IK-planen kontroller av att: attestlistor överensstämmer med betalningsspecifikationer utbetalningar skett på korrekt sätt till biståndstagarens bankkonto samt att utbetalning har skett på korrekt sätt till rätt leverantör Resultat av genomförda kontroller under 2013 har sammanställts i särskilt dokument. Inga oegentligheter eller felaktigheter har identifierats i samband med dessa kontroller. Mjölby kommun 8 av 14

4.4.1. Iakttagelser och bedömning Vilka kontroller, och på det sätt som de genomförs, inom förvaltningen har kommit att utvecklas över tid. Det finns idag inte någon dokumentation som beskriver hur kontrollerna ska genomföras eller till vem och på vilket sätt de ska återkopplas. Resultat av de kontroller som genomförts av central ekonomifunktion har inte återkopplats till handläggargruppen. Det finns inom verksamheten en tydlig ambition att handläggningsprocessen ska vara enhetlig och rättsäker. Samtidigt framgår av den för år 2014 fastställda IKplanen att några kontroller gällande följsamhet och tillämpning av fastställda riktlinjer och delegationsnivåer inte ska göras detta verksamhetsår. 4.5. Säkra och tillförlitliga rutiner Som delvis redan har framgått ovan finns det idag inte någon heltäckande och dokumenterad rutinbeskrivning för handläggningsprocessen, eller för registrering och utbetalning av försörjningsstöd, förutom för den så kallade avsläppsrutinen. I systemet fanns tidigare inbyggt en spärr som gjorde det omöjligt att registrera och göra utbetalningar som översteg ett visst belopp. Enligt vad som framkommer i intervjuerna i denna granskning är denna spärr numera borttagen. De flesta utbetalningar verkställs genom Swedbanks utbetalningssystem, SUS. Det innebär att försörjningsstödsmottagaren måste ha ett konto i någon bank, vilket ska uppges vid första ansökningstillfället. Genom att ange den sökandes personnummer söker SUS reda på att det är personens konto. Möjligheten att utbetala ekonomiskt stöd kontant eller via tidigare så kallade LK-avi direkt till enskilda är numera borttagen. I akuta situationer kan bistånd ges via rekvisition. Det förekommer att utbetalningar sker i form av att räkningar betalas. Det kan då handla om hyror, elräkningar etcetera för den enskilde. Då anges OCR-numret i verksamhetssystemet och originalet läggs in i personakten, samt att en kopia sparas i en pärm. Dessa ska sparas i 10 år för att motsvara de formella kraven på räkenskapsmaterial. Endast personer med behörighet till systemet och delegation kan registrera en ny klient eller ett beslut. Däremot kan funktion på central nivå utan delegation verkställa utbetalningen. Alla handläggare har en egen handläggarkod och varje moment i handläggningsprocessen registreras i verksamhetssystemet. På de två listor som varje eftermiddag tas fram ur verksamhetssystemet av central funktion innan avsläpp syns mottagare av bankkontoinsättningen, personnummer på klienten samt belopp på utbetalningen. Det finns ingen kontroll som säkerställer att fakturan som är inlagd för betalning är korrekt, exempelvis kontroll av att en hyresavi avser rätt klient. De båda listorna beslutsattesteras av enhetschef som i Mjölby kommun 9 av 14

samband med detta gör en rimlighetsbedömning av bland annat belopp. Det händer ofta på grund av arbetsmässiga skäl att attesteringen sker efter det att belopp överförts till bank. 4.5.1. Iakttagelser och bedömning Registrering och utbetalning av försörjningsstöd är en komplex hantering med många inblandade. De rutiner och kontroller som idag genomförs säkerställer i huvudsak en säker och tillförlitlig hantering. En och samma person eller funktion kan ensam inte genomföra samtliga moment i handläggnings- och utbetalningsprocessen. Samtidigt visar granskningen att det finns ett antal områden som behöver uppmärksammas och bli föremål för utvecklingsinsatser. Det gäller bland annat: Kontroll av identitet Enlig fastställda rutiner är det ett krav att vissa handlingar ska redovisas av den enskilde i samband med en första ansökan och nyuppläggning av ett ärende i verksamhetssystemet. En sådan handling gäller styrkande av den enskildes identitet. Den granskning som har skett av ett urval enskilda ärenden visar att det i flera fall saknas dokumentation som anger om och hur dessa kontroller har genomförts. Vidare visar ärendegranskningen att det inte tydligt framgår vilka andra kontroller och verifieringar som har gjorts av den enskildes lämnade uppgifter. De uppgifter som ligger till grund för den ekonomiska beräkningen och bedömningen av det ekonomiska stödets storlek. Fastställda riktlinjer anger idag att relevanta kontroller ska genomföras. Det behöver tydligare anges vad som då avses, på vilket sätt och med vilken regelbundenhet dessa kontroller ska genomföras samt hur detta ska dokumenteras. Registrering av betalningsmottagare och konton På motsvarande sätt som när det gäller kontroll av identitet saknas i flera fall uppgift och dokumentation i personakten beträffande detta. Det görs inte heller någon kontroll mot bank att dessa uppgifter är korrekta och kopplade till rätt person. 4.6. Ärendegranskningen Inom ramen för detta uppdrag har 15 enskilda ärenden. Granskningen har närmast varit fokuserad på följande delar: Finns aktuell ansökan? Finns beslut som täcker hela ansökan? Finns aktuell utredning? Är besluten tydligt dokumenterade? Mjölby kommun 10 av 14

Framgår det för vilken tidsperiod besluten avser? Överensstämmer beslutet med gällande delegationsordning? Finns motivering till beslut? Finns fullföljdshänvisning vid avslagsbeslut? Är barnperspektivet beaktat? Anges lagrum? Är kontroller genomförda enligt lokala riktlinjer? Går dokumentationen att följa och förstå? Är dokumentationen tillräcklig och väsentlig? Användning av arbetsplaner och uppföljning av dessa? Omprövningar vid långa bidragstider 4.6.1. Iakttagelser och bedömningar God följsamhet gentemot de delegationsnivåer som framgår av de fastställda riktlinjerna Aktgranskningen visar i övrigt att - det finns tydliga noteringar om till vilka ändamål enskilda ansöker om ekonomiskt bistånd - ansökningshandlingarna är undertecknade av den enskilde - besluten täcker hela ansökan - besluten är tydligt dokumenterande och fastställda av behörig delegat - det framgår för vilken tidsperiod som besluten avser - det finns motivering till besluten - besluten anger lagrum - det vid avslagsbeslut finns noteringar om att dessa beslut har kommunicerats med den enskilde genom fullföljdshänvisning Överlag finns det en enhetlighet i sättet att genomföra handläggningsprocessen och i sättet att dokumentera. Försörjningsstödsenheten har regelbundna gruppträffar där handläggarna tillsammans med enhetschef kan diskutera och ta ställning till enskilda ärenden och bedömningskriterier. Detta ger förutsättningar till en ökad enhetlighet och likvärdighet i biståndsbedömningen mellan handläggarna vilket också i förlängningen är en rättssäkerhetsaspekt. Mjölby kommun 11 av 14

4.6.2. Utvecklingsområden Riktlinjer och tillämpningsanvisningar Riktlinjerna behöver, vilket anges ovan, därför ses över och ges en tydligare struktur. Utrednings- och biståndsbedömningsprocessen behov av grundligare utredningar Det finns ett behov av att utredningarna genomförs och dokumenteras på ett grundligare sätt. Idag är biståndsbedömningsprocessen i ärenden där det finns barn starkt fokuserad på de vuxnas ekonomiska förhållanden samt att tillgodose behovet av en skälig levnadsnivå kopplad till riksnormen. Aktmaterialet och utredningarna belyser inte i tillräcklig omfattning bakomliggande orsaker eller hushållens behov. Främst syftas här på de ärenden som har ett löpande långvarigt och mera komplext behov samt i ärenden där det finns barn. I den sistnämnda ärendetypen är barnperspektivet inte är tillräckligt belyst i biståndsbedömningen eller i besluten om biståndsinsatser. I kommunen finns en relativt stor del enskilda med en komplex och sammansatt behovsbild, bland annat med långvarigt bidragsberoende som inte enbart hänger samman med avsaknad av ekonomisk grundtrygghet på grund av otillräckliga eller obefintliga inkomster. I denna typ av ärenden behöver grundligare utredningar göras för att myndigheten ska kunna motivera och erbjuda fungerande stödinsatser inom ramen för det nyligen uppstartade projektet och samarbete med kommunens arbetsmarknadsenhet. För att understryka vikten av att barnens förhållande och behov blir belysta i handläggningsprocessen hänvisas till följande citat från Socialstyrelsens Social rapport 2006, Barn i familjer som får långvarigt ekonomiskt bistånd, till skillnad från barn i familjer med låg inkomst men som inte uppbär ekonomiskt bistånd, har höga överrisker för ogynnsam utveckling i flera avseenden.. Långvarigt ekonomiskt bistånd tycks vara en stark markör för betydande sociala problem och således inte endast ett tecken på familjens ekonomiska svårigheter. Kontroller I aktgranskningen har det varit svårt att utläsa vilka kontroller som har gjorts av den enskildes lämnade uppgifter i samband med ansökan. Ofta saknar ansökningsblanketten noteringar om handläggarens verifiering av lämnade uppgifter och om vilka kontroller som gjorts av den enskildes förhållanden, dokumentationen är i flera fall otillräcklig. Samtidigt behöver påpekas vad som ovan angetts - inte heller de lokala riktlinjerna anger tydligt vilka kontroller som ska göras eller hur de ska dokumenteras. Genomförandeplan Aktuella genomförandeplaner saknas i allt för stor del av de ärenden som Mjölby kommun 12 av 14

granskats. Genomförandeplanen är en överenskommelse med den enskilde som bland annat tydliggör syftet med biståndet. De fastställda riktlinjerna, liksom den fastställda IK-planen för år 2014, betonar vikten av att genomförandeplaner finns i alla pågående enskilda ärenden inom förvaltningen. Avsaknaden av genomförandeplaner ska därför ses som en avvikelse från fastställda principer för handläggningsprocessen. I förlängningen innebär avsaknad av uppdragsbeskrivningar att det inte bara saknas möjlighet till målstyrning av biståndsinsatsen utan också att möjligheten försvåras att senare kunna följa upp och beskriva uppnådda effekter och nytta av beslutade biståndsinsatser. Omprövningar vid långa bidragsperioder Förvaltningen tillämpar idag en handläggningsprocess som bygger på att beslut om bistånd inte fastställs som löpande beslut. Förvaltningens huvudprincip är att en ny utredning och bedömning av rätten till ekonomsikt bistånd ska göras varje gång den enskilde framställer om ekonomisk hjälp. Särskild utredning och beslut ska också genomföras i de situationer där en enskild gör framställningar till ändamål för livsföring i övrigt, det vill säga till ändamål som ligger utanför vad som ska inrymmas i riksnormen. Det behöver införas en rutin där den enskildes behov och rätten till bistånd vid längre bidragsperioder omprövas. Mjölby kommun 13 av 14

2014-06-17 Lars Högberg Projektledare Karin Jäderbrink Uppdragsledare Mjölby kommun 14 av 14