Arrangemangsledarinstruktion

Arrangemangsledarinstruktion Höst 2014 25 september 2014 Scouterna Box 420 34 Telefon: +46 8-555 065 00 Webb: www.scouterna.se 126 12 Stockholm Fax: +46 8-555 065 99 E-post: info@scouterna.se

Innehållsförteckning Innehållsförteckning 1 Introduktion 1.2 Om dokumentet 2 Om Scouterna 2.1 Scouternas organisation 2.1.1 WAGGGS och WOSM 2.2 Scouternas program 2.3 Arrangemang = folkbildning 3 Vad och vem 3.1 Vad är Scouternas arrangemang? 3.2 Ett arrangemangsteam 3.2.1 Vilka roller ska täckas? 3.3 Arrangemangsgrupp 3.3.1 Kontaktpersoner 3.3.2 Andra ansvarsområde inom arrangemangsgruppen 3.4 Projektledare arrangemang 3.4.1 Utskick med posten 3.4.2 Kopiering 3.5 Andra anställda på Scouternas kansli 3.5.1 Ekonomi 3.5.2 Kommunikation 3.5.3 IT 3.5.4 Försäljning 3.5.5 Andra avdelningar inom Scouterna 4 Projektplanering och rapportering 4.1 Projektplan 3

4.2 Riskhantering i projektet 4.3 Rapportering 4.3.1 Mötesprotokoll eller minnesanteckningar 4.3.2 Kontinuerlig rapportering 4.4 E-post kommunikation 5 Anmälning 5.1.1 Information som ska samlas 5.2 Anmälningssystemet 5.3 Datum och deadlines for anmälning 5.4 Att ta ut deltagare 5.5 Avanmälning 5.6 Anmälnings- och avanmälningsregler 5.6.1 Avbryta arrangemang 6 Kontakt med värdlandet 6.1 Officiella kanaler 6.2 Att utveckla scouting i kategori A-länder 7 Rekresa 8 Deltagare förberedelse 8.1 Informationsutskick 8.2 Förträff 8.3 Förberedelse arbete eller övningar 9 Kommunikation 9.1 Att tänka på när man kommunicera 9.1.1 Scouternas policys 9.1.2 Hur får man använda logotypen 9.1.3 Sociala medier, dos and don ts 9.2 Marknadsföring 9.2.1 Att attrahera deltagare 9.3 Information till deltagare 9.4 Vilka kanaler finns 9.4.1 Scouternas hemsidor 9.4.2 Scouternas tidning 4

9.4.3 Scouternas nyhetsbrev 9.4.4 Sociala media 9.4.5 Fysiska träffar 9.5 Arrangemangs hemsidor och Wordpress 9.6 Vilka andra stöd finns 9.7 Insamling av bild och berättelse 10 Budget 10.1 Budgetprinciper 10.1.1 Sparsamt förhållningssätt 10.2 Att skapa arrangemangets budget 10.2.1 Budgetmall 10.2.2 Vad ska ingå i arrangemangets budget? 10.2.3 Schablonsiffror 10.3 Avgift för centrala tjänster 10.4 Riskmarginal för oförutsedda utgifter 10.5 Fonder och bidrag 10.6 Sponsring 10.7 Anmälningsläget och ekonomiska förutsättningar 10.7.1 Antal deltagare, funktionärer samt arrangemangsledare 10.7.2 Att ställa in ett arrangemang 10.8 Budgetprognos 11 Ekonomisk redovisning 11.1 Ekonomi för alla 11.2 Scouternas ekonomisystem 11.3 Att ta betalt från deltagare 11.4 Att betala för arrangemangets kostnader 11.4.1 Fakturering 11.4.2 Kontokort 11.4.3 Utläggsredovisning 11.4.4 Internationella överföringar 11.4.5 Förskott 11.4.6 Kassahantering 11.4.7 Uttag av internationella valutor via Exchange i Sverige 11.5 Bankkonto och kontokort 11.5.1 Bankkonto 5

11.5.2 Bankkort 11.5.3 Överföring till konto. 11.5.4 Uttag i utlandet 11.5.5 Redovisning av kostnader betalda med kontokortet 11.6 Kontinuerlig bokföring 11.7 Att hantera kvitto 11.8 Kontering och Approve-It 11.9 Slutredovisning 12 Försäkring 12.1 Värdesaker 12.2 Sjukvård under resan 13 Resor 13.1 Scouternas resepolicy 13.2 Att resa till möte och förberedelse aktivitet 13.3 Resa som gäller huvudaktivitetet 13.4 Resebyrå 13.5 Att boka med Resia 14 Riskhantering 14.1 Scouternas beredskapsplan 14.2 Krisperson 14.3 Arrangemangets beredskapsplan 14.4 Deltagarlistor 14.5 Trygga möten 14.6 Sjukvård 14.6.1 Utlägg på deltagare sjukvård 15 Återträff 16 Slutrapportering 16.1 Skriftlig slutrapport 16.2 Er egen utvärdering 16.3 Deltagarnas utvärdering 17 Sammanfattning 6

18 Bilaga 18.1 Årsplan och milstolper 18.2 Scouternas arrangemangsgrupp 18.3 Mallar mm 18.4 Nåt som stämmer inte? 7

1 Introduktion Välkommen till Scouternas arrangemang och välkommen till uppdraget Arrangemangsledare 2015. Du kanske har gjort detta förut, fortsätter en roll som du har haft en stund, eller kanske är det här första gången du antar rollen som arrangemangsledare. Hur som helst, här finns information och stöd för alla som ska leda scouter på fantastiska äventyr under 2015. Ni som tillhör ett arrangemangsteam har en fantastisk möjlighet att växa och utvecklas som ledare. Ni får chansen att ansvara för ett arrangemang från början till slut med allt det innebär av planering och genomförande. Ni har fått förtroendet att ge deltagarna en upplevelse där de framförallt utmanar och utvecklar sig själva. Lycka till med arrangemanget! Scouternas arrangemangsgrupp 1 sidan 1

1.2 Om dokumentet Den här arrangemangsledarinstruktionen är framtagen för att stödja alla arrangemangsteam i deras planeringsarbete. Genom att samla allt på ett och samma ställe hoppas vi att det blir lättare för er arrangemangsledare så att ni kan fokusera er energi på att göra ett bra arrangemang. Arrangemangsledarinstruktioner för Scouternas arrangemang är ett långt och omfattande dokument. Vi förvantar oss inte att alla arrangemangsledare kan alla delar. Däremot är det viktigt att alla känner till vissa delar, och inom teamet ska det finnas någon som har koll på varje del. Ta tid att läsa igenom det som är relevant för dig i din roll. Tank på att inom de kapitel som kanske se ut som om de skulle riktar sig bara till de som hanterar ekonomi, till exempel, att det kan finnas information för alla arrangemangsledare. De delar som beskriver administrativa rutiner som är viktiga, och några som alla arrangemangsledare måste känna till och följa är: Hur man boka resa till planeringsmöte - 13.5 Användning av Scouterna e-postadresser - 4.4 Saker att tänka på innan man använda sociala medier - 9.1.3 Hur man ladda ned och lämna in en utläggsredovisningsblankett - 11.4.3 1 sidan 2

2 Om Scouterna 2.1 Scouternas organisation Scouterna styrs av Scouternas stämma och de beslut som tas på Demokratijamboree. Bland annat antar stämman Scouternas verksamhetsplan. För att kunna genomföra Scouternas verksamhetsplan utser Scouternas styrelse en generalsekreterare, som anställer ett antal personer på Scouternas kansli, samt rekryterar ett antal nationella arbetsgrupper. Scouternas arrangemangsgrupp är en av Scouternas nationella arbetsgrupper, med ansvar för att genomföra en del av kapitel G: i Scouternas verksamhetsplan för 2013-2014 som handlar om att erbjuda upplevelser som är någonting utöver det vanliga. Kapitel G specificerar: 2 sidan 1

G. ERBJUDA UPPLEVELSER SOM ÄR NÅGONTING UTÖVER DET VANLIGA Scouterna gör unga redo för livet genom äventyr och gemenskap. En del i det arbetet är möjligheten att ta del av den internationella scoutrörelsen och att delta i spännande och utvecklande aktiviteter och arrangemang. Scouternas verksamhet kompletterar och ger bredd till den lokala verksamheten genom att: - erbjuda arrangemang i Sverige och i världen som utvecklar deltagare och ledare - möjliggöra internationella upplevelser för scoutkårer och enskilda scouter Exempel på aktiviteter: E rbjuda medlemmar att delta i internationella läger, exempelvis World Scout Moot 2013 Arrangera nationella aktiviteter i olika friluftsmiljöer, exempelvis vandringar och seglingar Underlätta för kontaktskapande mellan svenska och utländska scoutkårer Arrangera nationella läger sommaren 2014 Arrangera internationella aktiviteter för olika åldersgrupper, exempelvis Upptäcktsfärd Norden och Explorer Belt Scouternas arrangemangsgrupp ansvarar därför för att - erbjuda arrangemang i Sverige och i världen som utvecklar deltagare och ledare. 2.1.1 WAGGGS och WOSM Scouterna är medlem i två olika världsorganisationer för scouter och guides (flickscouter). World Organisation of the Scout Movement (förkortas WOSM) har ca 40 miljoner medlemmar, killar och tjejer. Syftet enligt WOSM är: att främja utvecklingen av unga människor genom värderingar grundade på scoutlag och löfte, att skapa en bättre värld där var och en kan bidra till samhällsutvecklingen. World Association for Girl Guides and Girl Scouts (förkortas WAGGGS) har ca 10 miljoner medlemmar och syftar till att möjliggöra för flickor och unga 2 sidan 2

kvinnor att utvecklas till sin fulla potential som ansvarsfulla medborgare i världen. Oftast (men inte alltid) har medlemsorganisationer i WAGGGS bara medlemmar som är flickor, tjejer och kvinnor. Rent tekniskt är alla svenska scouter som är killar medlemmar i WOSM och alla svenska scouter som är tjejer är medlemmar i WAGGGS. Scouterna räknas då som ett SAGNO eller Scout and Guide National Organisation. 1 På en praktisk nivå, är scouterna från Sverige välkomna att ta kontakt med organisationer i andra länder som är medlemmar i WAGGGS eller WOSM. 2.2 Scouternas program Scouternas arrangemang inspireras av och baseras på Scouternas program. Liksom övrig scoutverksamhet så utgår arrangemang från scoutmetoden. När man börjar planerar ett av Scouternas arrangemang, är det viktigt att fundera på: Vilken åldersgrupp riktar sig arrangemang till? Vilka behov har scouter inom den åldersgruppen? Hur ser målspåren ut för åldersgruppen? Vilka målspår vill ni fokusera på? Hur relaterar ert arrangemang till scoutmetoden? Vilka punkter i scoutmetoden är en utmaning? Det är viktigt att alla arrangemangsledare känner till Scouternas program och hur det ska genomsyra det här arrangemanget. 1 Frågan om uppdelat medlemskap är aktuellt till Scouternas stämma 2014, och man kan läsa mer i stämmodokumentation om man är intresserad. http://www.scoutservice.se/paverka-scouterna/demokratijamboree/ 2 sidan 3

Det finns en programförklaring som visar upp åldersgruppernas målspår på ett komprimerat sätt. Som scoutledare är ni redan bekanta med scoutmetoden, men det är bra om ni som ledarteam ser på den med nya ögon utifrån just ert arrangemang. Använd de verktyg som finns -det finns böcker för respektive åldersgrupp, samt mer information på http://www.scouterna.se/ledascouting/. Ni får gärna budgetera för inköp av programmaterial till ledarteamet. I arrangemangets projektplan ska teamet specificera vilka av målspåren just det här arrangemanget kommer att fokusera på, samt hur ni kommer att hanterar de delar av scoutmetoden som kan vara en utmaning. Arrangemanget ska hitta balans mellan de olika delarna av scoutmetoden, och det kan vara relevant att fråga sig, t.ex. sätter vi lika stort fokus på lyssnande och stödjande ledarskap som symboliskt ramverk? 2.3 Arrangemang = folkbildning Scouternas arrangemang ger deltagare upplevelser långt utöver daglig scoutverksamhet, fantastiska upplevelser. Och i med det ger Scouternas arrangemang deltagarna nya erfarenheter och personlig utveckling. Det är ju just för att deltagare ska kunna få ny nya kunskaper i form av erfarenheter och kunna pröva sina värderingar och utvecklas som vi gör arrangemang. Som stöd till den sida av arrangemang som är utbildning samarbetar Scouternas arrangemang med Scouternas Folkhögskola, som är den enhet som sköter Scouternas alla utbildningar. Vid tidigare arrangemang har vi bland annat beskrivit dem så här: Arrangemanget ska ge deltagarna en fysisk och mental utmaning, där de får utveckla nya färdigheter och reflektera över olika länder, samhällen, kulturer och sätt att leva. Arrangemangets syfte är att utveckla deltagarnas självinsikt, självkännedom och internationella medvetande. Arrangemangsdeltagare har reflekterat över hur olika förutsättningar påverkar livssituationerna i samhället. 2 sidan 4

Arrangemangets deltagare har uppnått kunskaper och färdigheter inom grundläggande ekonomihantering och redovisning, planering och genomförande av projektet samt reflektion och utvärdering. Arrangemangets mål är att ge deltagarna ökad kunskap om friluftsliv i svensk natur samtidigt som deltagarna utvecklar sitt ledarskap genom teoripass och praktiska övningar. Arrangemangets deltagare har genom undervisning samt praktiska övningar utvecklat sin förmåga att leda sig själv och en grupp. Genom arrangemanget får deltagarna en större kunskap och förståelse för den svenska naturen, samt ökad erfarenhet och kunskap i friluftsliv i svensk natur. Det som beskrivs här är ett utmärkt exempel av det som kallas folkbildning. Folkbildning är utbildning och bildning Den är fri och frivillig i bemärkelsen att människor själva väljer om och när de vill delta. Folkbildning handlar om att så långt som möjligt anpassa kurser och studiecirklar efter deltagarna, om att utgå från deltagarnas förutsättningar och behov. Några grundtankar är att deltagarna lär av varandra, att arbetsformerna är demokratiska och engagerande och att lärandet är aktivt. Deltagarna söker och bygger sin egen kunskap genom dialog, interaktion och reflektion med andra. http://www.folkbildning.se/folkbildning/ den 17 september 2014 I och med att Scouternas arrangemang levererar den här typen av personlig utveckling och att vi samarbetar med Scouternas Folkhögskola, uppfyller Scouternas arrangemang kraven från Folkbildningsrådet för folkbildning som kan få statsbidrag. Scouternas projektledare för arrangemang samarbetar med anställda inom Scouterna Folkhögskola för att sköta den administrativa processen för att få ta emot dessa bidrag. Stadsbidraget går till vidarutveckling av scouting. 2 sidan 5

För att Scouterna ska kunna fortsätta ta emot statsbidrag för den folkbildning som redan händer inom ramen för Scouternas arrangemang, behöver vi som anordnar arrangemang komma ihåg följande: varje gång ni skickar en inbjudan, informationslapp, föräldrabrev, program, intyg/diplom osv. ska det någonstans stå att Scouternas folkhögskola är en av anordnarna. Detta gäller oavsett om ni skickar informationen till scouter, föräldrar, myndigheter eller företag. Detta gäller all kommunikation till alla före, under och efter arrangemaget. Det gäller web, papper, mail etc. Använd gärna meningen: Arrangeras i samarbete med Scouternas Folkhögskola. När ni beskriver ert arrangemang, kom ihåg att specificera vilka utvecklings- och utbildningsmål ni har, samtidigt som ni beskriver vilka fantastiska äventyr era deltagare kommer att få uppleva. Alla arrangemang kommer att definieras som folkhögskolekurser inom Scouternas Folkhögskola och rapportera deltagarveckor. Vi kommer att se till att all information som vi behöver finns med i anmälningssystemet, så att ni bara behöver se till att deltagarstatusen är uppdaterad. Ni behöver med andra ord inte skapa extra dokument så länge ni håller er till de rutiner som finns. 2 sidan 6

3 Vad och vem 3.1 Vad är Scouternas arrangemang? Scouternas arrangemang är tidsbestämda, återkommande äventyr där särskilt utsedda ledare ger deltagare från hela landet upplevelser långt utöver daglig scoutverksamhet. Arrangemangen har ett genomarbetat innehåll som har en tydlig koppling till scoutprogrammet. Scouternas arrangemang syftar till att ge deltagarna nya erfarenheter och personlig utveckling. Detta sker på flera sätt: De som deltar i arrangemangen utvecklas genom att genomföra scoutaktiviteter i främmande miljöer, på nya sätt och med människor de kanske inte hade mött annars. De som deltar i arrangemangen inspireras till fortsatt scoutengagemang, stärker svensk scouting genom att ta med sig inspiration, idéer och erfarenheter till sin kår och andra delar av rörelsen. Scoutledare som deltar i arrangemangen (som deltagare, funktionärer, avdelningsledare eller arrangemangsledare) utvecklas i sitt ledarskap. De som deltagit i arrangemang utomlands tar med sig det internationella perspektivet hem, och gör svensk scouting global. Flera av arrangemangen arbetar också med att stödja scouting eller samhället i det land där arrangemanget genomförs. 3 sidan 1

3.2 Ett arrangemangsteam Arrangemangsteamet fungerar som en patrull där alla förväntas bidra till att planerings- och utförandefasen blir bra, även om arrangemangsansvarig, eller patrulledaren, har mer ansvar än övriga i teamet. För arbetsuppdelningens, men även formalitetens, skull ska teamets arbetsuppgifter delas upp. Kom ihåg att dela upp arbetsuppgifterna gemensamt mellan er så att arbetsfördelningen blir jämn. Ni arbetar som ett team och hjälper och stöttar varandra i arbetet för att planera och utföra ett bra arrangemang. 3.2.1 Vilka roller ska täckas? Att dela upp ansvar mellan varandra i arrangemangsteamet är viktigt, dels för att alla ska vara med i arbetet, men även för att en eller ett fåtal personer i teamet inte kan driva arbetet ensamma. Varje team ska ha en arrangemangsansvarig, ekonomiansvarig och marknadsföringsansvarig. 3.2.1.1 Arrangemangsansvarig är utsedd av Scouternas arrangemangsgrupp är patrulledare för arrangemangsteamet och har det övergripande ansvaret för att patrullen gemensamt arbetar mot sitt mål 3.2.1.2 Ekonomiansvarig Leda arrangemangets budgetarbete, upprätta, följa upp och rapportera kring hur arrangemanget följer sin budget Begära ut eventuella förskott Beställa och hantera arrangemangets bankkort Förkontera arrangemangets utlägg och fakturor Lämna in redovisning för handkassa om sådan finns 3 sidan 2

3.2.1.3 Marknadsföringsansvarig Ansvarar för marknadsföring av arrangemanget Ansvarar för uppdatering av hemsidan och bloggen Tar fram marknadsföringstexter Hantera profilprodukter såsom logotyper, tröjor och så vidare 3.2.1.4 Övriga funktioner Ansvar för följande område ska eventuellt också tilldelas, och för större arrangemang kan krävas enskilda ansvariga: Reseansvarig Sjukvårdsansvarig Home hospitality-ansvarig Funktionärs (IST) ansvarig 3.3 Arrangemangsgrupp Scouternas arrangemangsgrupp arbetar på uppdrag av Scouterna för att genomföra Scouternas arrangemang. Gruppen består av två ordföranden och ett antal övriga medlemmar med olika expertis och specialkompetenser. Antalet medlemmar varierar mellan åren och anpassas till rörelsens behov. Gruppen jobbar strategiskt med utvecklingen av Scouternas arrangemang och operativt med rekrytering och utbildning av arrangemangsledare, samt löpande stöd till arrangemangsteamen under deras projekt. Scouternas arrangemangsgrupp följer upp och utvärderar Scouternas arrangemang. Nuvarande medlemmar i Scouternas arrangemangsgrupp finns som bilaga till det här dokumentet. 3 sidan 3

3.3.1 Kontaktpersoner Scouternas arrangemangsgrupp utser inom sig en eller flera kontaktpersoner för arrangemanget. Kontaktpersonerna kommer från och med nu vara er främsta kontakt. Kontaktpersoner inom Scouternas arrangemangrupp har erfarenhet och kunskap som kan hjälpa och stödja arrangemangsteam i genomförandet av deras arrangemang. De är också bra på att hänvisa till rätt person eller källa om de inte själv har svar till en fråga. Bjud gärna in dina kontaktpersoner till ett av era tidiga planeringsmöten för att ge alla möjlighet att lära känna varandra något som alltid underlätta vidare kommunikation över distans. 3.3.2 Andra ansvarsområde inom arrangemangsgruppen Inom Scouternas arrangemangsgrupp finns det folk med kunskap och ansvar att hjälpa till inom följande område: Ekonomi Kommunikation Riskhantering Administrativt stöd Kompetensutveckling Strategisk utveckling Om du har frågor angående något av dessa områden, fråga gärna ditt arrangemangs kontaktpersoner, eller höra av dig till respektive medlem i arrangemangsgrupp (se 18.2 nedan). 3 sidan 4

3.4 Projektledare arrangemang Det finns en anställd projektledare på Scouternas kansli med ansvar för arrangemang. Samma person är samtidigt en av de två ordförandena i Scouternas arrangemangsgrupp. Oftast behöver arrangemangsledare inte ta direktkontakt med kansliet. Fråga era kontaktpersoner inom arrangemangsgruppen, och de kan oftast svara på frågorna. Om det är ett ärende som ska hanteras på kansliet, kan kontaktpersonerna ibland vidarebefordra åt er, ibland är det enklast att skapa direkt kontakt mellan teamet och projektledaren. Tänk på att alla planerade ärenden som ska hanteras av kansliet ska beställas i god tid! De anställda som jobbar åt Scouterna har oftast mycket att göra, det är få personer och ibland tar dem semester (särskild under sommaren!) och för att säkerställa att de kan ge det stödet som behövs till arrangemangsteamen ska alla önskemål eller beställningar göras minst 30 dagar i förväg. 3.4.1 Utskick med posten Utskick av information till deltagare ska i första hand ske via e-post. Om det finns deltagare som inte har möjlighet att ta emot information via e-post så kan dessa få information med vanlig post. I så fall kan kansliet hjälpa till men troligtvis är det allra lättast att ni själva köper ett kuvert och frimärke och lägger det på nästa utläggsräkning. Om arrangemanget skulle behöver göra utskick med posten, till exempel att distribuera programmaterial, märken eller trycksaker, kan ni ta kontakt med projektledaren och diskutera bästa sättet att genomföra utskicket. 3 sidan 5

3.4.2 Kopiering Om ni behöver få hjälp med kopiering av till exempel diplom, intyg, programmaterial eller annat, så kan kansliet hjälpa er med detta om ni anmäler detta minst en månad innan sakerna behövs. Om ni vill ha hjälp med kopiering så skickar ni e-post till kansliet där ni talar om följande: Hur många exemplar ni behöver Färg eller svartvitt tryck Enkel eller dubbelsidigt Om det ska vara något särskilt fint papper till exempel diplom och intyg Adress till den personen dokumenten ska skickas till Tänk på att: överväga om ni verkligen behöver de dokument ni beställer så att vi inte slösar papper, pengar eller arbetstid i onödan bifoga dokumentet som ni vill ha utskrivet, i rätt version det står rätt år, kontaktuppgifter, arrangemang och liknande dokumenten ska följa den grafiska profilen att dokumenten innehåller information om Scouternas Folkhögskola (se 2.3 ovan). 3.5 Andra anställda på Scouternas kansli 3.5.1 Ekonomi Scouternas ekonomiavdelning består (i september 2014) av 3 heltidsanställda personer och en deltidsanställd. De ger mycket stöd till Scouternas arrangemang. 3 sidan 6

Om du har frågor till Scouternas ekonomiavdelning, ta kontakt med arrangemangs projektledare, som kan hänvisa till rätt person eller kommunikationskanal. 3.5.2 Kommunikation Scouterna har vissa personer som är anställda för att jobba med kommunikation och en kommunikationsbyrå som bidrar med olika kompetenser som kan behövas inom kommunikation. Arrangemang är en viktig del av Scouternas verksamhet, och de som jobbar inom kommunikation är entusiastiska över att marknadsföra arrangemangen och att kunna berätta för alla om vilka otroliga upplevelse vi erbjuder. Scouternas kommunikationsavdelning ansvarar för Scouternas hemsidor, och Kommunikationschefen är i slut änden ansvarigutgivare för all information som finns där. De hjälper gärna till med arrangemangens sidor. Om du vill ha stöd med marknadsföring av ditt arrangemang eller har frågor om hur du får använda Scouternas grafiska profil, hör av dig till kommunikationsansvariga inom Scouternas arrangemangsgrupp, som kan koppla dig till rätt personen inom Scouterna om hen inte kan hjälpa själv. 3.5.3 IT Scouterna har en person som är anställd för att jobba specifikt med IT. Bland annat ser hen till att alla arrangemangsledare har scoutepostadress (fornamn.efternamn@scouterna.se) och att alla arrangemangsteam har distributionslistor som går till alla arrangemangsledare. Om du har problem som gäller specifikt din scoutepost kan du ta kontakt med IT support på it.support@scouterna.se. (Observera att IT support inte har något ansvar för hemsidorna). 3 sidan 7

3.5.4 Försäljning Scouterna har en väl utvecklad försäljningsverksamhet. Om du behöver märke eller klädesplagg ska du ta kontakt med Försäljningsansvarig för att diskutera vilka policys du ska ta hänsyn till och vilka avtal Scouterna måste förhålla sig till samt kan dra nyttja av. Prata med arrangemangs projektledare på kansliet som kan hänvisa till rätt person. 3.5.5 Andra avdelningar inom Scouterna Scouternas har också anställd personal som jobbar med: Medlemsregistret Scoutnet HR Service och förvaltning Försäljning Insamling Utbildning Regionala kanslier och utvecklingskonsulenter Trygga Möten (se 14.5 nedan) Internationellt Utvecklingssamarbete Mångfald 3 sidan 8

4 Projektplanering och rapportering 4.1 Projektplan Alla arrangemangsteam ska skriva ett projektplan för hur hela arrangemanget ska går till, från planering till genomförandet. Projektplan ska täcka: Grund fakta om arrangemanget o Land/länder/område där arrangemanget ska äga rum o Ungefärliga datum när arrangemanget ska äga rum Målbild av arrangemanget, arrangemangsidé Vilka programmålspår ska arrangemanget fokusera på? (se 2.2 ovan) Namn och kontaktuppgifter för alla arrangemangsledare samt ansvarsområde inom teamet Grovskiss över dagsprogram för arrangemanget, aktivitetsplan Marknadsföringsplan beskrivning i projektplan eller bifogat separat dokument (se 9 nedan) Ekonomi arrangemangs budget måste bifogas (se 10 nedan) Tidsplan åtminstone checklistan tillhandahållit av Scouternas arrangemangsgrupp, eventuellt med inlagda datum specifika för just det här arrangemanget (se 18.1 nedan) 4 sidan 1

Utvärdering hur ska ni utvärdera arrangemanget? För arrangemangsteam? För deltagare? Och annat som ni vill skriva ned, som ni vill berätta för Scouternas arrangemangsgrupp eller komma ihåg själva. 4.2 Riskhantering i projektet I projektplan ska ni beskriva vilka risker ni anser kan påverka er planering. Det gäller inte risker som kan inträffa under själva arrangemanget, när ni är på resan (som kommer att analyseras mycket noggrant under och efter Riskhanteringsutbildningen), men risk som kan påverka er planering innan. Exempel på projektrisk är: Avhopp av ledare Inte tillräcklig många deltagare anmäla sig Flygbiljetterna är mycket dyrare än budgeterat Falska ryckte om arrangemanget sprids via sociala media I projektriskanalys delen av projektplan ska ni beskriva: Risk Förutsedd konsekvens Riskminimerings åtgärder 4.3 Rapportering Det är viktigt att ni håller era kontaktpersoner i Scouternas arrangemangsgrupp uppdaterat på hur er planering går och om teamet håller er mot er tidsplanen som har godkänts via projektplanet. Kontaktpersoner kommer troligen ta ganska regelbundet telefonkontakt med arrangemangsansvarige, och ibland också med alla arrangemangsledare. 4 sidan 2

Det finns vissa datum när arrangemangsteam ska lämna in olika projektplaneringsdokument och verktyg till Arrangemangsgruppen. De anses också vara en sätt att rapporta om progress hos teamet. 4.3.1 Mötesprotokoll eller minnesanteckningar När ni har möten så ska ni dokumentera dessa genom att föra minnesanteckningar och sedan direkt skicka in dem till era kontaktpersoner. Minnesanteckningarna behövs för att följa ert arbete. Det är viktigt att de går att förstå även för den som inte var med på mötet. Beskriv därför tydligt vad ni pratat om, vad ni bestämde och vem som ska göra en viss uppgift och eventuella tider. Skriv helst inte Resan, tåg, flyg eller buss? Vi har offerter så vi kolla på dem och löser de! Skriv hellre Resa till Stora staden Vi har offerter för o o o Flyg, Kastrup-Stora staden med SAS genom Resia XXX kronor Tåg Malmö C Stora staden C med SJ genom DB YYY kronor Buss Malmö - Stora staden med Bussiga Bussen ZZZ kronor Vi bestämde att Kim jämför tåg- och bussresan och skickar ut ett förslag så att vi kan fatta beslut på nästa möte den 28 februari 2013. Använd Scouternas protokollmall. Det finns att ladda ned bland alla dokument för arrangemangsledare. 4 sidan 3

4.3.2 Kontinuerlig rapportering Två gånger under arrangemangets förberedelse ska teamet lämna in en statusrapport. Datum för det finns med i bilaga till arrangemangsledarinstruktioner. För att underlätta rapportering kommer vi att skicka ut en mall där ni kan klistra in information från arrangemangets projektplan, informera om framsteg mot era milstolper, samt skriva lite om nuläget hos teamet. 4.4 E-post kommunikation Alla arrangemangsledare får ett epostadress hos Scouterna. Oftast är scout epostadressen (fornamn.efternamn@scouterna.se). Arrangemanget får en distributionsgrupp, och mail till gruppen studsas direkt till alla arrangemangsledare. Om teamet vill ha en e-postadress för externa kontakter (så som arrangemanget2015@scouterna.se) kan man beställa det via projektledaren. Alla epost kommunikation gällande arrangemanget ska skötas via scout e-postadressen. Detta för att det ska vara tydligt för alla hur arrangemangsledare kan nås, att profilera utgående kommunikation, samt att skydda eventuell kommunikation om känsliga ämnen. 4 sidan 4

5 Anmälning Anmälan till Scouternas arrangemang sker elektroniskt via internätet. Alla Scouternas arrangemang 2015 ska öppna för anmälan direkt efter årets Arrangemangsledarutbildning. Till dess ska teamet ha bestämt: Arrangemangets namn Ort eller land Ungefärligt datum för arrangemanget Deltagarnas ålder, samt åldersgruppsnamn Maximum deltagaravgiften Kontaktpersoner och kontaktuppgifter Hur många deltagare som är ert mini- och maximum av ekonomiska och kvalitetsmässiga skäl. 5.1.1 Information som ska samlas En grund anmälan kommer att byggas utefter de vanliga frågor som bruka ställas för Scouternas arrangemang. Om ni som team vill lägga till flera frågor ska ni meddela det till projektledaren omgående. 5.2 Anmälningssystemet Mer information om anmälningssystemet kommer i en uppdatering. 5 sidan 1

5.3 Datum och deadlines for anmälning Se 18.1 nedan för information om datum som gäller för anmälning samt avanmälning. Om ett arrangemang kan anses behöva eventuell förlängd anmälningstid ska detta diskuteras med kontaktpersonerna inte tidigare än en vecka innan sista anmälningsdatumet. Det är mycket viktigt att hålla till de specificerade anmälningsdatum, bland annat för att deltagare och deras föräldrar kan planerar, samt att ni inom teamet kan håller till de planeringsdatumen som är bestämt utefter beräknat tid för alla planerings- samt stöd uppgifter. Information om beslut om ett arrangemang ska genomföras, i fall av få deltagare finns under 10.7.2 nedan. 5.4 Att ta ut deltagare Om antalet anmälda överstiger antalet scouter som får plats på arrangemanget gör arrangemangsteamet uttagning utifrån följande kriterier. På arrangemang där det finns en övre åldersgräns går äldre sökande före yngre. Överåriga kan då inte alls följa med. I andra hand eftersträvar vi en jämn fördelning utifrån tillhörighet till samverkansorganisationer, kön och bostadsort. I sista hand avgör lottning. 5 sidan 2