Arbetsförmedlingens Återrapportering 2013 2013-11-29
Sida: 2 av 15
Sida: 3 av 15 Dnr: Af-2012/445712 Datum: 2013-11-29 Redovisning av vidtagna och planerade åtgärder för att säkerställa den ekonomiska styrningen, kontrollen och uppföljningen av de anslagsvillkor som anges i Arbetsförmedlingens regleringsbrev Arbetsförmedlingen ska vidta åtgärder för att ha en ha en god styrning, kontroll och uppföljning av anslagsvillkoren. Arbetsförmedlingen ska senast den 1 december 2013 redovisa vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtas för att säkerställa den ekonomiska styrningen, som anges i myndighetens regleringsbrev. Beslut i detta ärende har fattats av tillförordnad generaldirektör Clas Olsson. Ärendet har föredragits av Fredrik Bäcklund. I den slutliga handläggningen har ekonomidirektör Anders Persson och produktionsdirektör Karin Leth deltagit. Clas Olsson Arbetsförmedlingens tillförordnade generaldirektör Fredrik Bäcklund Tf. enhetschef Ekonomistyrning
Sida: 4 av 15
Sida: 5 av 15 Innehållsförteckning 1. Bakgrund och uppdrag i regleringsbrev 2013... 6 2. Nuvarande arbetssätt och ekonomistyrning av anslag och anslagsvillkor hos Arbetsförmedlingen... 7 3. Vidtagna åtgärder 2013... 9 3.1 Tjänsten LOV-C (coachningtjänster enligt Lagen om valfrihetssystem utanför garantierna)... 9 3.2 Programinsatser inom sysselsättningsfasen... 10 4. Planerade åtgärder och förstärkt kontroll och uppföljning av anslagsvillkoren under 2014... 12
Sida: 6 av 15 1. Bakgrund och uppdrag i regleringsbrev 2013 I samband med att regeringen beslutade om en höjd utgiftsram för programinsatser inom sysselsättningsfasen 2013 gavs Arbetsförmedlingen följande uppdrag: Arbetsförmedlingen ska vidta åtgärder för att ha en ha en god styrning, kontroll och uppföljning av anslagsvillkoren. Arbetsförmedlingen ska senast den 1 december 2013 redovisa vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtas för att säkerställa den ekonomiska styrningen, som anges i myndighetens regleringsbrev. I regleringsbrevet för Arbetsförmedlingen finns sammanlagt åtta olika anslagsvillkor med beloppsramar som styr användningen av medel. Tre av dessa gäller anslaget 1:1 Arbetsförmedlingens förvaltningskostnader, fyra gäller anslaget 1:3 Kostnader för arbetsmarknadspolitiska program och insatser och ett villkor gäller anslaget 1:4 UO13 Ersättning till etableringslotsar och insatser för vissa nyanlända invandrare. Det förekommer också att villkoren förändras under budgetåret genom ändringar av regleringsbrevet. För närvarande finns följande anslagsvillkor som innehåller beloppsramar: Tabell 1: Anslagsvillkor med beloppsramar enligt Arbetsförmedlingens regleringsbrev för 2013 Anslag Anslagsvillkor Belopp (mnkr) 1:1 (UO 14) Tidiga insatser för ungdomar Minst 46 1:1 Ökad uppföljning Minst 226 1:1 Förstärkt information om lönesubventionerade anställningar 5 1:3 Folkhögskoleutbildningar och deltagare i jobb- och Högst 168 utvecklingsgarantin 1:3 Program och insatser i sysselsättningsfasen Högst 146 1:3 Bohagstransport och pendling för ungdomar Högst 11 1:3 Upphandling av tjänsten LOV-C Högst 400 1:4 (UO 13) Etableringslotsar i egen regi Högst 25 Källa: Regleringsbrevet för budgetåret 2013 avseende Arbetsförmedlingen
Sida: 7 av 15 2. Nuvarande arbetssätt och ekonomistyrning av anslag och anslagsvillkor hos Arbetsförmedlingen I detta avsnitt redovisas en kortfattad beskrivning över nuvarande arbetssätt och ekonomistyrning av anslag och anslagsvillkor hos Arbetsförmedlingen. Generellt för samtliga anslag och ändamål som tilldelas Arbetsförmedlingen gäller att medel fördelas till myndighetens chefer utifrån fastställda fördelningsmodeller och efter särskilda fördelningsgrunder. Fördelningsmodellerna bygger på statistiskt material om t.ex. sökandesammansättning och arbetet med arbetsgivare. Utgångspunkten för modellerna - vilket gäller för samtliga anslag - är att fördela resurser för att uppnå en enhetlig servicenivå i hela landet. Fördelningsmodeller tillämpas i stor utsträckning vid fördelning av förvaltningsanslaget till arbetsförmedlingskontoren och i princip fullständigt vid fördelning av programmedel. Särskilda fördelningsgrunder avser i första hand förvaltningsanslaget och tilldelning till chefer för avdelningar på huvudkontoret. Tilldelningen syftar till att möta de uppdrag som förväntas av mottagande chef för respektive budgetår. Särskilda fördelningsgrunder kan i vissa fall även förekomma på programanslagen, exempelvis för projekt och för verksamheter som är geografiskt avgränsade. I samband med att anslagen fördelas till chefer ges budgetanvisningar för att styra planeringen och för att säkra en korrekt användning av tilldelade medel. Baserat på medelstilldelningsbeslut ska chefer registrera budget i myndighetens gemensamma budgetsystem på samtliga anslag där medel har tilldelats, senast det datum som fastställts enligt tidplan.
Sida: 8 av 15 Uppföljning mot anslagsförbrukning, och i vissa fall även mot anslagsvillkor, görs sedan månadsvis på samtliga nivåer i myndigheten. Åtgärder vidtas då väsentliga avvikelser mellan budget och utfall uppstår. Detta görs för att säkerställa att anslagsförbrukningen sker i rätt takt och inom de anslagsvillkor som anges i myndighetens regleringsbrev. Några av för 2013 gällande anslagsvillkor (som exempelvis högstramen för programinsatser inom sysselsättningsfasen och försöksverksamheten gällande bohagstransport och pendlingsstöd för ungdomar) har dock inte fördelats, budgeterats och följts upp enligt det förfaringssätt som beskrivs ovan. Anledningen är att myndigheten inför budgetåret bedömde att risken för att överskrida dessa högstramar var förhållandevis låg. En ytterligare anledning är att en fördelning till samtliga kontor för flertalet av dessa anslagsvillkor skulle ha inneburit att beloppet per kontor blivit mycket lågt. Det gör det i praktiken svårt att använda stödet och det finns risk att en del av de fördelade ramarna blir outnyttjade. I de flesta fall har bedömningarna att inte fördela medel för vissa anslagsvillkor enligt fördelningsmodellerna visat sig vara korrekta. Det finns emellertid ett par undantag där myndigheten behövt vidta särskilda åtgärder under 2013 för att minska utgifterna inom de högstramar som meddelats:
Sida: 9 av 15 3. Vidtagna åtgärder 2013 Två anslagsvillkor har förenlett Arbetsförmedlingen att under 2013 vidta specifika åtgärder för att begränsa utgiftsutvecklingen. Båda villkoren återfinns under anslag 1:3 Kostnader för arbetsmarknadspolitiska program och insatser: I det första regleringsbrevet för år 2013 angavs följande villkor: 11: Anslagsbeloppet får användas för att upphandla tjänster från kompletterande aktörer. Under våren meddelades en ändring i regleringsbrevet avseendet uppdraget med att upphandla tjänster från kompletterande aktörer (ändringsbeslut 2013-03-21): 11: Anslagsbeloppet får användas för att upphandla tjänster från kompletterande aktörer. Av anslagsbeloppet får högst 400 000 000 kronor användas för att upphandla tjänster från kompletterande aktörer (s.k. LOVC) för deltagare utanför jobb- och utvecklingsgarantin och jobbgarantin för ungdomar. I det första regleringsbrevet för år 2013 angavs följande villkor: 4c: Program och insatser inom sysselsättningsfasen enligt villkoren för anslagsposten med högst 128 000 000 kronor. Arbetsförmedlingen ska i årsredovisningen redovisa resultatet av insatserna. I oktober meddelades en ändring i regleringsbrevet avseendet uppdraget med programinsatser inom sysselsättningsfasen (ändringsbeslut 2013-10-24): 4c: Program och insatser inom sysselsättningsfasen enligt villkoren för anslagsposten med högst 146 000 000 kronor. Arbetsförmedlingen ska i årsredovisningen redovisa resultatet av insatserna. 3.1 Tjänsten LOV-C (coachningtjänster enligt Lagen om valfrihetssystem utanför garantierna) För tjänsten LOV-C kunde vi notera en kraftig expansion av verksamheten under senhösten 2012. Beslutstakten var fortsatt hög de första månaderna 2013. Myndigheten beräknade att de ökade utgifterna för tjänsten skulle rymmas inom anslaget, både 2012 och 2013. Någon begränsning av verksamheten var därför inte aktuell.
Sida: 10 av 15 Diagram 1: Utgiftsutveckling för tjänsten LOV-C utanför garantierna år 2013, utfall t.o.m. oktober samt prognos för november och december Källa: Arbetsförmedlingens ekonomisystem. I samband med att regeringen beslutat om högstramen om 400 miljoner kronor (dvs. i mars 2013) fördelades en högstram till respektive marknadsområde. För att inte riskera att villkoret överskreds anvisades dessutom cheferna inom marknadsområdena att på kort sikt kraftigt minska nybeslutstakten. Efterföljande månadsutfall visade att åtgärderna hade en god effekt på utgiftutvecklingen (se Diagram 1 ovan). Arbetsförmedlingen bedömer att utgifterna för denna verksamhet uppgår till 380 miljoner kronor för helåret 2013, dvs. 20 miljoner kronor under utgiftsramen i regleringsbrevet. Som en prioriteringsåtgärd inför 2014 beslutade Arbetsförmedlingen att avsluta tjänsten (inga nya beslut) i september 2013 då tillgängliga medel för kompletterande aktörer utanför garantierna kommer att minska. 3.2 Programinsatser inom sysselsättningsfasen Till skillnad från tjänsten LOV-C var beslutstakten för programinsatser inom sysselsättningsfasen låg i början av året jämfört med vad anslagsförbrukningen på månadsbasis tillät. I nedanstående diagram redovisas utgiftsutvecklingen för år 2013.
Sida: 11 av 15 Diagram 2: Utgiftsutveckling för programinsatser inom sysselsättningsfasen 2013, utfall t.o.m. oktober samt prognos för november och december Anm.: De relativt höga utfallen för december och juni, samt de låga utfallen för januari och juli, beror på periodiseringar. Källa: Arbetsförmedlingens ekonomisystem. Under årets första månader och under försommaren bedömdes utgiftsutvecklingen rymmas under anslagsvillkoret. Först i samband med det relativt höga juniutfallet 1 konstaterades att utgiftsramen riskerade att överskridas om inte myndigheten vidtog åtgärder. I utgiftsprognosen som lämnades till regeringen den 29:e juli 2013 och som innehöll utfall t.o.m. juni noterades följande: Ramen för programinsatser inom sysselsättningsfasen bedöms nyttjas fullt ut. Arbetsförmedlingen kommer nu att begränsa antalet deltagare i sysselsättningsfasen som erhåller programinsatser under resterande delen av året, för att inte överskrida årets ram. Med anledning av den bedömning som gjordes i utgiftsprognosen informerades chefer inom marknadsorganisationen i augusti att beslutstakten för programinsatser inom sysselsättningsfasen behövde dämpas (enligt budgetanvisning 27:e augusti ). 1 Även exkl. periodiseringseffekten var utfallet i juni relativt högt, drygt 15 mnkr.
Sida: 12 av 15 I början av oktober 2013 kunde Arbetsförmedlingen konstatera att kostnaderna för programinsatserna i sysselsättningsfasen fortsatt öka mer än beräknat. Arbetsförmedlingen skickade i detta läge en hemställan till regeringen om en utökning av ramen till 146 miljoner kronor. Samtidigt införde Arbetsförmedlingen en kraftig begränsning (beting) av antalet nya beslut om utbildning i sysselsättningsfasen för resterande del av 2013. Begränsningen gav dock inte tillräcklig effekt, varför ytterligare en åtgärd behövde vidtas. För att ytterligare förstärka styrningen mot att hålla givet anslagsvillkor tilldelades därför en ekonomisk högstram till respektive marknadsområde den 11 november 2013. Även en tillfällig förändring av beslutsmandat infördes som innebär att alla beslut om programinsatser i sysselsättningsfasen som startar under 2013 ska godkännas av marknadsområdeschef. I nuläget fattas i princip enbart förlängningsbeslut av redan pågående utbildning och antalet nya beslut har kraftigt dämpats. 4. Planerade åtgärder och förstärkt kontroll och uppföljning av anslagsvillkoren under 2014 Arbetsförmedlingen planerar att stärka uppföljning och kontroll av anslagsvillkoren under 2014. Alla anslagsvillkor med högstram kommer att tilldelas som varav-ramar till marknadsområden och kontor. Cheferna kommer då att göra en planering och registrera budget för villkorsbegränsningarna lokalt, vilket stärker kontrollen. Utfallet inom respektive varav-ram kommer löpande att följas upp månadsvis både lokalt och centralt. Om utfallet avviker från planerad förbrukningstakt kan åtgärder sättas in snabbare och effektivare än vad som varit fallet under 2013 avseende sysselsättningsfasen. Avvikelserna hanteras i en sanktionstrappa av åtgärder: 1. Chefen ska rapportera och förklara vad avvikelsen beror på till överordnad. 2. Chefen ska revidera sin planering för att anpassa verksamheten under resterande delen av perioden mot budget.
Sida: 13 av 15 3. Omfördelning av medel kan ske i de lägen då det inte ses möjligt att anpassa verksamheten pga. att avvikelser mot plan blivit för stora. Omfördelning av medel sker normalt för riket som helhet vid en gemensam omgång under juni månad. Omfördelning kan även ske under övriga tidpunkter när så är motiverat. 4. Begränsning av beslutsmandat kan införas i en situation där en kraftig beslutsbegränsning temporärt behöver säkerställas. Beslutsdelegationen för aktuell verksamhet lyfts i sådant fall från arbetsförmedlingskontoren till respektive marknadschefsnivå. Under november 2013 driftsätts ett nytt systemstöd för administration av utbildningar inom den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Införandet av nytt systemstöd kommer att förstärka möjligheten för kontroll och uppföljning av målgrupp och verksamhet. Vi kommer genom detta att på ett tidigt stadium kunna se avvikelser i beslutstakten mot vad som ryms inom anslagsvillkoren och därför kunna tillämpa de åtgärder som anges i månadsuppföljningen ovan mer frekvent. Det nya systemstödet kommer även att begränsa möjligheterna att fatta retroaktiva beslut. En effekt av detta är stärkt kostnadskontroll inom varav-ramarna. Vi kommer vidare att utveckla ekonomiuppföljningen för att redovisa bundna kostnader i samband med att beslut tas för programinsatser inom sysselsättningsfasen. Detta genom att bättre koppla ihop beslutsinformation och kostnader för fattade beslut. En särskild utmaning för myndigheten är de allra minsta beloppsbegränsningarna i anslagsvillkoren, t.ex. flyttbidrag till ungdomar 11 miljoner kronor. Dessa medel kan inte fördelas rättvist över samtliga kontor enligt ordinarie rutiner, då de flesta kontor skulle få så liten varav-ram att det i praktiken inte går att fatta beslut överhuvudtaget. Myndigheten avser i dessa fall att antingen införa verksamheten i en begränsad del av landet eller vid utvalda förmedlingskontor, alternativt att ge tilldelningen endast till marknadsområdesnivå som därmed redan från början får tillämpa ett centraliserat beslutsfattande enligt samma modell som i sanktionstrappans sista steg. Vilket förfaringssätt som kommer att användas är beroende av karaktären på aktuellt anslagsvillkor. Sammantaget gör detta att myndigheten stärker den interna styrningen och kontrollen av samtliga anslagsvillkor med högst-begränsning.
Sida: 14 av 15
Sida: 15 av 15