1 Ronneby Kommun Ledningssystem för kvalitet Äldreförvaltningen Ärende: Hantering av privata medel Datum: 2014-05-07 Ersätter datum:: Samtliga tidigare rutiner i ärendet 2014-02-21 Ansvarig: Förvaltningsschef Handläggare: Kvalitetsutvecklare Omfattning: Enhetschefer och Kontaktpersonal Allmänt I största möjliga utsträckning ska den enskilde själv vara ansvarig för sina privata medel. Många saknar dock förutsättningar att göra det vilket innebär att närstående, god man eller förvaltare ansvarar för den enskildes ekonomi. När den närstående, god man eller förvaltare inte har möjlighet att bistå den enskilde med hanteringen i vardagssituationer, måste kontaktpersonalen bistå den enskilde. Då verksamheten har ett ansvarsåtagande gentemot den enskilde och kontaktpersonalen har ett övergripande ansvar för den enskilde och dennes dagliga livsföring, måste krav ställas på god egenkontroll i hanteringen. Kontaktpersonalen påkallar och kontaktar enhetschefen att den enskilde bör anordnas god man eller förvaltare då den enskilde på grund av sjukdom eller försvagat hälsotillstånd inte kan bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person. Ansökan görs hos kommunens överförmyndarnämnd som i sin tur lämnar ansökan till tingsrätten. Det krävs alltid ett intyg från läkare för beviljande av god man eller förvaltare. Se riktlinjer god man/förvaltare. Enhetschefens ansvar Utse kontaktpersonal i samverkan med personalen samt ge information om dennes uppdrag. Kontakt med överförmyndarnämnd och att det sker en kontinuerlig dialog. Utföra stickprov två gånger per år av hanteringen av privata medel. Dokumentation i verksamhetssystemet. Kontaktpersonalens ansvar Ansvarar för kontakter mot den enskildes företrädare i ekonomiska frågor samt för en löpande kassaredovisning och att kontinuerlig avstämning sker. Överenskommelse i ett särskilt avtal tillsammans med enhetschef enskilde/närstående/god man/förvaltare om den enskildes ekonomiska förhållanden. Se bilaga 1. Vid byte av kontaktpersonal skall avslut göras gällande bokföring och godkännas av den nya kontaktpersonalen samt nytt avtal med den enskildes företrädare.
2 AVTAL // kontaktpersonal och närstående/god man/förvaltare Bilaga 1 Syftet med avtalet är att klargöra roller och arbetsfördelning mellan kontaktpersonal och den enskildes företrädare. Avtalet ska vara ett aktivt dokument som kan justeras efter hand då den enskildes behov förändras, förändringar dokumenteras och godkänns av samtliga parter. Avtalet avser Belopp som ska finnas i kontanter och på bankkort och/eller ICA-kort. Hur och när redovisning och avstämning sker mellan kontaktpersonal och den enskildes företrädare. Att närstående/god man/förvaltare är införstådd och tagit del av kontaktpersonalens riktlinjer gällande hantering av privata medel. Vem som ansvarar för större inköp ex. kläder, möbler, hemtextilier mm. Löpande bokföring Ska ske på redovisningsblankett Bilaga 2 (särskild blankett) Avse en person med dennes namn och personnummer Ska sid- och årsnumreras Inkomster och utgifter ska föras i kronologisk ordning. Specificera inkomst och utgift. Notering om vad som inköpts med datum och belopp. Notering av saldo. Signatur av personal som utfört transaktionen. Kontrollera att saldo stämmer med kvarvarande kontanter. Vid fulltecknad redovisningsblankett förs saldot över som transportsumma till ny redovisningsblankett. Det som redovisas får inte utplånas eller göras oläsligt. Vid rättelse anges när den skett och vem som gjort rättningen med kulspetspenna. Kvittenser av kontanta medel Bilaga 3 (särskild blankett) Ange belopp som överlämnats. Signatur av närstående/god man/förvaltare som överlämnat kontanter Signatur av personal som mottagit kontanter Kopia på kvittens ges till närstående/god man/förvaltare Original på kvittens sparas hos den enskilde. Övriga inköpskvitton och notering (Klistras på ett A4 -papper eller sparas i en plastficka och numreras i kronologisk ordning) Datum för inköpet Var inköpet skett Belopp på det inköpta. Om kvitto förkommit ska orsaken anges och styrkas av två personer.
3 ICA-kort och bankkort Vid överföring, uttag och insättning på konton sparas avierna som underlag till redovisningsblanketten. Personal för löpande anteckning i kronologisk ordning i noteringshäfte om uttag och insättning på kontot. Kontoutdrag beställs från banken Överföring från den enskildes bankkort till personalens privata bankkort får aldrig förekomma. VIKTIGT Kontanter, ICA-kort, bankkort, kvittenser, övriga kvitton ska förvaras hos den enskilde i ett låst skåp där endast personal har tillgång till nyckel. Kopia på avtal och redovisningsblanketter kan sättas in i den enskildes Omvårdnadspärm under flik övrigt. Avstämning av den enskildes medel med närstående/god man/förvaltare Bilaga 4 Bör utföras 1 gång/månad då närstående/god man/förvaltare besöker sin huvudman som är en rekommendation från överförmyndarnämnden. Om detta ej sker ska avstämning ske 1 gång var 3 :e månad Närstående/god man/förvaltare ska tillsammans med kontaktpersonal gå igenom kvitton på inköp och göra en avstämning mot redovisningen av inköpen. Närstående/god man/förvaltare och kontaktpersonal ska signera genomgången av kvitton och redovisningsblanketten. Närstående/god man/förvaltare ska endast ha kvittens på de pengar som överlämnats till personalen. Personalen får inte lämna ifrån sig kvitton till närstående/god man/förvaltare. Sparas till och med september månad nästkommande år då redovisning till överförmyndarnämnden sker den sista mars. Alla redovisningsblanketter bilaga 2 som är genomgångna och signerade samt när bilaga 4 som gäller avstämning signerats av närstående/god man/förvaltare och kontaktpersonal kan förstöras eller överlåtas till närstående/god man/förvaltare om de önskar det.. Egenkontroll/Avstämning av kontaktpersonal Bilaga 5 Ska ske 1 gång/månad tillsammans med annan personal. Saldot på redovisningsblanketten ska stämma överens med kontanter som finns i kassan. Alla kvittenser på mottagna kontanter och övriga kvitton stäms av med redovisningen. ICA-kortens och bankkortens insättningar, uttag, bokföringshäften och kontoutdrag kontrolleras. Kontroll av rimligheten i vad som inköpts med utgångspunkt från avtalet. Avstämningen signeras med namn, datum och saldo i kanten på redovisningsblanketten. Om frågetecken uppkommer ska enhetschefen informeras. Misstänks oegentligheter ska enhetschef informeras för vidare eventuell polisanmälan och Lex Sarah anmälan.
Egenkontroll/Avstämning enhetschef Bilaga 5 Stickprov 2 gånger/år per grupp/avdelning av hanteringen inom sin verksamhet. Saldot på redovisningsblanketten ska stämma överens med kontanter som finns i kassan. Alla kvittenser på mottagna kontanter och övriga kvitton stäms av med redovisningen. ICA-kortens och bankkortens insättningar, uttag, bokföringshäften och kontoutdrag kontrolleras. Kontroll av rimligheten i vad som inköpts med utgångspunkt från avtalet. Avstämningen signeras med namn, datum och saldo på redovisningsblanketten. Bilaga 5 fylls i och sparas i den enskildes akt. 4
5 Äldrenämnden Bi1aga 1 Avtalet gällande fr o m AVTAL HANTERING AV PRIVATA MEDEL Äldreförvaltningen Ronneby Kommun År Den enskilde Namn Särskilt Boende/hemtjänstområde Närstående/god man/förvaltare Namn Kontaktpersonal Namn Vid längre frånvaro utses en av enhetschefen tillförordnad kontaktpersonal. Dokumenteras i verksamhetssystemet. Mellan ovanstående har följande överenskommits: Kontanter som personal handhar per månad.kr Särskilt boende: Mini 350 kr max 500 kr Dessa ska användas till hårvård, hygienartiklar, klädvård, läkarbesök, läkemedel, tandläkare, kortare resor, fritidsaktiviteter. Vid större inköp av kläder, hemtextil, möbler eller mer omfattande hårvård ex. permanent skall faktura sändas till den som handhar den enskildes ekonomi= närstående/god man/förvaltare. ICA- kort/bankkort summa som personal handhar per månad kr Hemtjänst: Max 3000 kr Överenskommet belopp ska sättas in via överföring på ett speciellt konto av närstående/god man/förvaltare varje månad. Detta ska användas till livsmedel, hushållsartiklar, hårvård, hygienartiklar, klädvård, fotvård, läkarbesök, läkemedel, tandläkare, kortare resor, fritidsaktiviteter. Vid större inköp av kläder, hemtextil, möbler skall faktura sändas till den som har ansvar för den enskildes ekonomi= närstående/god man/förvaltare. Vid uttag från spärrat konto till ev. större kostnader ska god man/förvaltare ha tillstånd av överförmyndarnämnden.
6 Äldrenämnden Övriga tillägg till ovan överenskommelse...... Redovisning sker till närstående/god man/förvaltare och bör ske 1 gång/månad, dock ska det ske 1gång var 3:e månad. Efter avstämning av närstående/god man/förvaltare godkänns räkenskaperna skriftligt och kvitteras. Det är endast personal som har tillgång till kontantkassor och räkenskaper på enheten, inte den närstående/god man/förvaltare. Närstående/god man/förvaltare har i och med undertecknande av avtal delgivits Ronneby Kommuns äldreförvaltnings rutiner för hantering av privata medel. Redovisning av medel till närstående/god man/förvaltare ska ske den.. ICA-kort och/eller Bankkort får användas JA NEJ Ringa in alternativ som ska gälla. Datum... Enhetens namn Underskrift närstående/god man/förvaltare Underskrift kontaktpersonal Original av avtalet förvaras i den enskildes akt. Kopia till den enskilde och närstående/god man/förvaltare. Underskrift av enhetschefen för verksamheten.
7 Äldrenämnden Bilaga 4 Redovisning av privata medel Överlämnande av redovisningsblanketter Mottagit redovisningsblankett för månader Den enskildes namn.. Enhetens namn.. Underskrift närstående/god man/förvaltare. Godkännande av räkenskaper Härmed godkänner jag kontaktpersonalens redovisning för räkenskapsmånader... för. Den enskildes namn Enhetens namn. Äldreförvaltningen Ronneby Kommun den Underskrift närstående/god man/förvaltare..
8 Äldrenämnden Bilaga 5 Egenkontroll/Avstämning - Enhetschef / kontaktpersonal Räkenskaperna för.. Den enskildes namn Har reviderats för månaderna. år Kontantkassa, redovisningsblankett och kvitton finner jag utan anmärkning, Räkenskaperna är i sin ordning. Datum Enhetens namn. Underskrift Kontaktpersonal. Underskrift verksamhetens enhetschef