STÖDDOKUMENT Beskrivning av tilläggsavgiften vid högkvalitativa arrangemang VERSION 2016-12-13 Syfte och målgrupp Det här dokumentet beskriver den tilläggsavgift för högkvalitativa arrangemang som enligt regelverket får tas ut i samband med anmälan till tävling arrangerad på uppdrag av SOFT. Dokumentet vänder sig i första hand till arrangör av tävling arrangerad på uppdrag av SOFT, men också till tävlande som önskar veta vad som ingår i anmälningsavgiften. Innehåll 1. Vilket stöd har avgiften i regelverket? 2 2. Varför tas avgiften ut? 2 3. Vilka produkter och tjänster täcker avgiften och hur ser ansvarsfördelningen ut mellan SOFT och arrangör? 3 4. Hur stor är tilläggsavgiften per tävling? 6 Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se www.svenskorientering.se
1. Vilket stöd har avgiften i regelverket? Enligt tävlingsanvisningarna kan arrangören vid vissa högkvalitativa arrangemang få höja anmälningsavgiften för vuxen och elit med högst 50 % av maximiavgiften i angivna intervall. Baserat på den maximala avgiften för elit, 180 kr, motsvarar det 90 kr. Det står också att för SM, USM, samt deltävling i serie arrangerad på uppdrag av SOFT, så fastställer SOFT den förhöjda avgiften i samråd med aktuell arrangör. Avtal Enligt tävlingsanvisningarna ska det för tävling arrangerad på uppdrag av SOFT upprättas ett särskilt avtal mellan arrangör, OF och SOFT. Avtalet utgår från en mall på SOFT:s hemsida. Så snart avtalet är undertecknat tilldelas arrangören tävlingen. I avtalet fastslås bland annat: Att det i arrangörsuppdraget ingår att höja anmälningsavgiften enligt tävlingsanvisningarna. Att det här dokumentet finns på SOFT:s hemsida för nedladdning och att det ska följas. Särskild tilläggsavgift för andra produkter och tjänster (ej att förväxla med tilläggsavgiften vid högkvalitativa arrangemang) Enligt tävlingsanvisningarna kan arrangören också debitera en särskild tilläggsavgift för användande av produkter och tjänster som erbjuds deltagarna, men produkter och tjänster som inte ses som kvalitetshöjande i jämförelse med lägsta förväntad kvalitetsnivå. Vid en nationell tävling kan det t ex gälla parkering, barnpassning och uthyrning av löparbricka. Avgiften för dessa ligger då utanför anmälningsavgiften. Vid SM kan det gälla programbok, tillagad måltid på arenan och TV-skärmar för resultat och mellantider, och ingår i anmälningsavgiften. Den benämns ofta omkostnadstillägg och bestäms av SOFT i samråd med arrangör. Den ska inte förväxlas med tilläggsavgiften vid högkvalitativa arrangemang. 2. Varför tas avgiften ut? SOFT bekostar de produkter och tjänster som tilläggsavgiften täcker och fakturerar efter tävlingen arrangören ett belopp motsvarande tilläggsavgiften x antalet anmälda deltagare i aktuella klasser. Genom att ta ut en avgift kan tävlingens nivå höjas till den högsta kvalitetsnivån, nivå 1, vilken bland annat innebär ett ökat stöd åt arrangören genom SOFT:s arrangörs- och IT-coacher, högre kvalité på kartan, förbättrad livebevakning och en möjlighet att erbjuda prispengar till deltagarna. Att SOFT tar ut och ansvarar för avgiften centralt har flera fördelar: Vid upphandlingar kan priser pressas, vilket inte bara ökar kvalitén på alla tävlingar utan också att kostnaderna blir mindre för arrangören än vad de annars hade kunnat bli. Det blir en kontinuitet för tävlingar inom nivå 1, vilket successivt ökar kvalitén på dessa tävlingar år efter år. Det ökar möjligheten att hitta synenergier mellan olika typer av tävlingar inom nivå 1. Eftersom kostnaderna för de högkvalitativa produkterna och tjänsterna, samt antalet anmälda, varierar från tävling till tävling, kan SOFT fördela resurserna jämnt över samtliga tävlingar under året. Av denna orsak går det inte att sätta en kostnad för respektive produkt eller tjänst, men det betyder att även de minsta tävlingarna kan erbjuda samma höga kvalité som de större tävlingarna. Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se www.svenskorientering.se Version 2016-12-13 Sida 2 av 6
3. Vilka produkter och tjänster täcker avgiften och hur ser ansvarsfördelningen ut mellan SOFT och arrangör? Figuren nedan visar vad som normalt ingår i tävlingsadministrationen på tävlingar för olika nivåer. Den tilläggsavgift som tas ut vid högkvalitativa arrangemang täcker normalt delar av de två översta områdena. Bildproduktion Storbildsskärm och sändning på Internet Livebevakning på Internet I första hand liveresultat, speakerljud och GPS-uppföljning Speaker och mellantidskontroller Hårdvara, mjukvara och kommunikationsutrustning Vissa tävlingar inom nivå 1 Alla tävlingar inom nivå 1 Alla tävlingar inom nivå 1-2 Sekretariat med tidtagningssystem Hårdvara, mjukvara, nätverk samt utläsning Resultat och sträcktider Alla tävlingar inom nivå 1-3 I tabellen på nästa sida görs en identifiering av vilka produkter och tjänster avgiften täcker för en tävling arrangerad på uppdrag av SOFT. Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se www.svenskorientering.se Version 2016-12-13 Sida 3 av 6
Ansvarsfördelning produkter och tjänster generellt SOFT:s kontaktperson: Arrangörscoachen (inkl. sprintcoach) i första hand. Ingår i tilläggsavgiften Ingår inte i tilläggsavgiften Arrangörsbesök av SOFT Arrangörscoach, inkl. sprintcoach och, vid World Ranking Event (WRE), en av IOF godkänd Event Adviser Professionell speaker Arrangörsmaterial Priser WRE (World Ranking Event) Kostnader för ett eller flera besök av SOFT:s tävlingsansvarig och arrangörscoach, där det vid det första besöket bland annat ingår en arenaöversyn, samt en genomgång av regelverk och övriga förutsättningar tillsammans med arrangör och kontrollanter. Kostnader för arbete, samt resor och logi enligt gällande skatteregler. Max två resor per år om inte annat avtalas. I arbetet ingår följande: En kvalitetsgranskning av tävlingens upplägg så att detta följer den lägsta kvalitetsnivå som anges i tävlingsregler och anvisningar. Granskningen ska ske i ett så tidigt skede av förberedelsefasen som möjligt och kan ske hos arrangören eller på distans via telefon, mejl eller webbkonferens. En kontroll under både genrep och tävling så att genomförandet följer det som planerats. Denna sker på plats. Kostnader för av SOFT avtalad professionell speaker. I detta ingår speakerns arbete inför och under tävling, samt reseersättning och logi. Kostnader för framtagandet av skyltar, snitselband och nummerlappar, samt leveranskostnader för materialet. För SM, kostnader för framtagande och transport av plaketter. För Swedish League, prispengar i totalen till ett värde av 15 000 kr (förutom sista deltävlingen). Om tävlingen ingår i WRE, handläggandet av ansökan av WREtävlingen samt WRE-avgiften till IOF (samt handläggandet av betalningen). Det ideella stöd- och supportarbete som ingår i coachens uppdrag under förberedelsefasen. Det här arbetet sker i första hand via telefon och mejl, samt endast på de delar som utmärker tävlingens nivå som värdetävling (nivå 1). Enligt speakerns önskemål tillhandahålla: Ljud, såsom förstärkare, högtalare, mixer, kablar etc. Hårdvara, mjukvara samt konfiguration av mjukvara så att speakern kan utföra sitt uppdrag. En assisterande speaker, gärna av motsatt kön till huvudspeaker, med erfarenhet som speaker på minst nationella tävlingar. Personal som kan bistå speakern. Administrationen av materialet mellan arrangörer. Hederspriser i samtliga sex klasser, vilket arrangören står för. Arrangören utser en engelskspråkig kontaktperson samt en engelskspråkig resultatuppföljare. Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se www.svenskorientering.se Version 2016-12-13 Sida 4 av 6
Ansvarsfördelning IT-relaterade produkter och tjänster SOFT:s kontaktperson: IT-coachen i första hand. IT-coach Ingår i tilläggsavgiften Kostnader för arbete, samt resor och logi enligt gällande skatteregler. Max två resor per år om inte annat avtalas. I arbetet ingår följande: En kvalitetsgranskning av den tekniska utformningen av tävlingen så att denna följer den lägsta kvalitetsnivå som anges i det särskilda dokument för lägsta IT-kvalitetsnivå som SOFT tagit fram. Granskningen ska ske i ett så tidigt skede av förberedelsefasen som möjligt och kan ske hos arrangören eller på distans via telefon, mejl eller webbkonferens. En kontroll under både genrep och tävling så att genomförandet följer det som planerats. Denna sker på plats. Ingår inte i tilläggsavgiften I coachens uppdrag ingår också stöd och support under förberedelsefasen. Denna del sker dock ideellt och i första hand via telefon och mejl. Livebevakning Mobilnätverk skog (GPRStrafik för att kunna sända GPS-data) Mobiltrafik och WiFinätverk arena (för publik) Liveresultat Licenskostnader för livetjänsten, för säkerställande av densamma (så att den fungerar under de förutsättningar som tävlingen kräver), samt för support på distans. Strömmat speakerljud Licenskostnader för streamingtjänsten, för säkerställande av densamma (så att den fungerar under de förutsättningar som tävlingen kräver), samt för support på distans. GPS-uppföljning Licenskostnader för uppföljning via GPS-tjänst på Internet, hyra och frakt av 50 st enheter, 25 laddare och 100 västar i fyra storlekar, samt trafikkostnader för SIM-korten i enheterna. Kostnader för administration av banor och klasser i uppföljningstjänsten, samt för support på distans. Skriftliga instruktioner för att hantera GPS-enheterna på plats ges till arrangören i samband med beställning. En översyn av förutsättningar för mobilnätet, samt vid behov och förutsatt att det är möjligt till en rimlig kostnad, förstärka mobilnätet så att GPS-enheterna ska kunna sända data i realtid. Rimlig kvalitetsnivå bestäms av SOFT i samråd med IT-coach, tävlingskontrollant och arrangör. Kostnader för eventuell förstärkning står SOFT för. En översyn av förutsättningar för mobilnätet, samt vid behov och förutsatt att det är möjligt till en rimlig kostnad, förstärka mobilnätet så att mobiltrafiken ska fungera tillfredsställande på arenan under hela tävlingen. Vid sämre täckning på arenan, se över förutsättningar för ett WiFi-nätverk anslutet till Internet, samt vid behov och förutsatt att det är möjligt till en rimlig kostnad, förstärka WiFi-nätverk och lina mot Internet så att det fungerar för en ansenlig mängd samtidiga användare. Rimlig kvalitetsnivå bestäms av SOFT i samråd med IT-coach, tävlingskontrollant och arrangör. Kostnader för eventuell förstärkning av mobilnätet står SOFT för. Assistens på plats ingår inte. Arrangören själv ansvarar för: Att hårdvara och mjukvara som ger data från tävlingen till livetjänsten är konfigurerad på ett korrekt sätt. Att hårdvara och mjukvara som strömmar speakerljudet har korrekt programvara installerad, är konfigurerad korrekt och är inkopplad så speakerljudet går in i den och vidare ut på Internet. Att test av GPS-täckning utförs i området i god tid före tävling, samt att GPS-enheter delas ut och samlas in under tävlingen. Att test av mobiltäckning för GPSenheterna utförs i området i god tid före tävling (notera att mobiltäckning inte är samma sak som GPS-täckning). Att bistå SOFT, IT-coach och tävlingskontrollant i beslutet om rimlig kvalitetsnivå, se kolumnen till vänster. Att test av mobiltäckning utförs på arenan för olika operatörer i god tid före tävling. Att bistå SOFT, IT-coach och tävlingskontrollant i beslutet om rimlig kvalitetsnivå, se kolumnen till vänster. Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se www.svenskorientering.se Version 2016-12-13 Sida 5 av 6
4. Hur stor är tilläggsavgiften per tävling? Belopp Utgångspunkten är följande belopp: Tävling SM, individuell tävling SM, stafett (skog) SM, sprintstafett Swedish League-deltävling Avgift 90 kr per tävlande och dag 45 kr per tävlande 45 kr per tävlande för båda dagarna 90 kr per tävlande och dag Den totala tilläggsavgiften är summan av beloppet multiplicerat med antalet anmälda i berörd klass. Eventuell reduktion Tilläggsavgiften kan eventuellt reduceras vid tävling utan anslutande publiktävling, eller om tävlingen har lågt deltagarantal, till exempel SM, natt, ultralång och sprintstafett. Beslut om eventuell reduktion av avgiften gör SOFT baserat på förutsättningarna för respektive tävling. Det kan ske antingen i avtalet, i samband med sista anmälningsstopp, eller efter att det ekonomiska utfallet från tävlingen har fastslagits. Arrangör kan också ansöka om en reducering av avgiften. Heliosgatan 3. 120 30 Stockholm. Sweden. info@orientering.se www.svenskorientering.se Version 2016-12-13 Sida 6 av 6