Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 11 Protokoll från styrelsemöte Sävar IK nr 3-2016 Tid: kl 18.00 21.30 Plats: Klubbstugan Sävar Deltagare: Staffan Norin, Marie Sandström, Per Höglund, Niclas Bromark, Karolina Torgilsson, Lars Westman, Patrik Nyström, Marcus Larsson, Mattias Arvidsson Anmält förhinder: Annika Kimmel Antecknas av: Niclas Justeras: Ordf. Staffan Agenda Nr/ Ärende Ansvarig Beslut/bilaga tid Presentation En ny styrelse med flera nya ledamöter. Mötet inleds därför med en ordentlig presentation. 1. Inledning och dagordning 2 Incheckning hänt i föreningen (15 min) 3 Föregående protokoll (5 min) 4. Styrelsens uppgift och arbetssätt SN NB SN Dagordningen fastställs. Genomförs ej då vi haft en ordentlig presentation. Föregående protokoll fastställs. En sammanfattning av diskussionen: Delegera, dokumentera, kommunicera (med varandra, till medlemmarna, till sektionerna) Lämplig ambitionsnivå rätt ledningsnivå. Effektivt En overall en förening. Viktigt att föreningen hänger ihop. Fokusera på beslutfattande snarare än långa diskussioner. Ordförande Vi ska veta vad vi vill, vi ska göra det vi ska, vi har koll på läget. Detta är en ny styrelse. Den gamla har ingen relevans. Två förväntningar som ordföranden har på oss alla: Närvaro vid styrelsemöte är viktigt. Ni kan egentligen säga av er alla andra uppgifter, så länge att ni är på plats. Att ni säger vad ni tycker. Styrelsen går genom dokumentet Styrelsens uppdrag och arbetssätt (se bilaga 4).
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 2 av 11 Styrelsen uppdrar till Niclas att tillse att justerade protokollen från konstituerande styrelsemöte och årsmöte kommer ut. (NY AKTIVITET 15:16), både analogt och digital. Lars och Marcus har gått genom revisionsberättelsen. Tre punkter behöver åtgärdas: Styrelsen beslutar att punkt 5 och 6 skjuts till projekt kontroll på ekonomi (AKTIVITET 42:15). Styrelsen uppdrar till Karolina att arbeta för att förtydliga regelverket för uthyrning av Klubbstugan. (NY AKTIVITET 18:16). Styrelsen uppdrar till Marcus att ta fram ett förlag på underlag för upphandling av revisor (NY AKTIVITET 19:16) Lars och Per uppdras att ta fram förslag på ledamöter till valberedningen (NY AKTIVITET 20:16) Varje ledamot uppdras att se över sina kontaktuppgifter på hemsidan. (NY AKTIVITET 16:16) Sektionsstyrelserna delegeras uppdraget att ta fram ledamöter till respektive specialdistriktsförbunds årsmöte. Revisionsberättelsen kan därmed läggas till handlingarna. 5. Årsmötet åtgärder och utvärdering 6 Öppna aktiviteter (15 min) 7. Info externt: (10 min) Marie Staffan SN Alla Marie uppdras till nästa möte att ta fram några slutsatser och rekommendationer kring årsmötesprocessen (AKTIVITET 2:16) Övriga styrelseledamöter uppmanas att bidra till Marie, synpunkter via mejl. Marcus uppdras att med stöd av P-A Enqvist, Fotbollen ta fram en föreningsgemsamma rutiner, kriterier och kommunikation för barn och ungdomar som söker ekonomiskt stöd. (AKTIVITET 21:16) De ändrade villkoren för medlemsavgifter har gett reaktioner bland en del ledare. Styrelsen diskuterade frågan och kom överens om att tillsätta en arbetsgrupp som i god tid inför kommande årsmöte kan ta fram olika förslag och idéer kring medlemskapet och avgiftsnivå. (NY AKTIVITET 22:16) Marcus uppdras att utforma administrativa rutiner för hur sektionerna ska gå till väga för att ersätta ledare för medlemsavgifter för 2016. (NY AKTIVITET 23:16) Styrelsen följer upp och uppdaterar öppna aktiviteter Marie deltog i en träff kring Sävars föreningsråd den 4 april, där alla föreningar i Sävaråbygden deltog. Detta möte önskade att Sävar IK framgent kan ta ett huvudmannaskap för själva föreningsrådet, som får en sammankallande roll.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 3 av 11 Styrelsen diskuterar frågan och beslutar återrapportera att vi inte är beredda att ta på oss något huvudmannaskap just nu. Vi är mitt i en stor förändringsprocess och har fullt upp med. Däremot kan/vill vi fortfarande vara med i rådet. Vi har dessutom möjlighet att ta på oss begränsade uppdrag, till exempel Sävardagen. Patrik (genom Korpen motion) tar på sig att svara för förberedelsearbetet för Sävardagen efter samråd med André på Sävaråkyrkan, samt återkopplar styrelsens bedömning av Sävar IKs roll i föreningsrådet (NY AKTIVITET 24:16 8. Fastighet, ekonomi och kanslifunktionen (30 min) 9. Sektionernas styrelser (10 min) 10 Råd för försäljning och sponsring (20 min) Lars Marcus Marie Staffan Resp ordf Lars Frågan bordläggs Delegation till sektionsordföranden enligt 31 i stadgarna Sektionerna Fotboll, Gymnastik och Handboll delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. Beslut 1:2016. Lars ska vid behov rapportera från arbetet med råd och försäljning vid nästa styrelsemöte. Detta bedöms dock inte vara en fråga för styrelsen, utan ska lösas mellan sektionerna. Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för 2016. Beslut 2:2016. 11 Värdegrunds- och strategiarbete (20 min) Marcus o Niclas 12 Anläggning multisport Per H 13 Sävar IBF Niclas och Frågan utgår. Marie 14 Styrelseplan och SN möten 2015-2016 15 Övriga frågor Inga sådana. Styrelsen beslutade att vi ska ta fram en plan för arbete med sponsring. I detta ingår en översyn av hur intäkter från sponsring kan fördelas inom föreningen (NY AKTIVITET 25:16). Styrelsen beslutar att kick-off för föreningens samtliga styrelser genomförs helgen 20-21 augusti. Niclas arbetar tillsammans med Per fram ett (eller två alternativ till) ett möte för samtliga ledare i Sävar IK som genomförs senast 30 juni. Frågan utgår. Nästa möte 8 maj 18.00-21.00 i Klubbstugan Staffan återkommer med förslag till möte i juni.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 4 av 11 16 Till nästa möte Några ärenden som behöver behandlas vid nästa mötet: Rutiner kring uthyrning Arbetsgrupp medlemskap Inköp i Zettle. Projekt koll på ekonomin 17 Utvärdering av mötet och avslut Styrelsens ledamöter utvärderade mötet. Ordföranden avslutade styrelsemötet. Antecknas av : Niclas Bromark Sekreterare Justeras av: Staffan Norin Ordförande
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 5 av 11 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 4 april 2016 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 17:15 Revision. Utarbeta förslag till nya riktlinjer för revision av föreningens verksamhet och ekonomi. Marie tar fram ett förslag som mejlas ut till styrelsen och nomineringsgruppen. Status (ny, pågår, klar) MS 21 feb 30:15 Ta fram förslag på avtal för fortsatta tjänster utvändig fastighetsskötsel med Sävar Holmöns församling. 31:15 Avtalen med (Sävar Sport och reklamtryck OK) och ICA Sävar behöver ses över. Per får uppdraget att återkomma till styrelsen med förslag på upplägg. 39:15 Strategi, värdegrund, varumärke och kommunikation. Arbetsplan inklusive tidsplan och finansiering för utvecklingsarbetet, med gemensam start från ungefär november. PH 15 juni Pågår PH 31 mar NB, PH 28 feb 41-15 Likviditetsplan 2016. Lars uppdras att se över likviditeten i samverkan med Inge och Banken, samt att senast den 15 maj ha gett en styrsignal inför sommaren. Lars har därmed mandatet att också sälja av fonder som det så behövs. Styrelsen hålls informerad. Lars, ML 15 juni 2016 Pågår 42:15. Projektet Koll på ekonomin Styrelsen ger Marie i uppdrag att fortsätta arbetet och att tillfråga Carina om följande tjänster: - Granskning av vårt ekonomiska system, styrning och uppföljning - Utbildning av styrelsen i Sävar IKs ekonomi - Ge styrelsen förslag på förbättringar, samt styrelsens arbetssätt avseende redovisning, styrning och kontroll samt uppföljning. - Arbetet behöver också förhålla sig till punkt 5 och 6 i revisionsrapporten till årsmötet 2016. Viktigt att Inge ges möjlighet att komma med inspel och synpunkter. Marie eller Carina kontaktar Inge. Utbildningen ska genomföras senast i december. 46:15 Per och Niclas uppdras att ta fram ett förslag på en ansökan om investering av ny multiarena till B-plan till nästa styrelsemöte. Länsstyrelsen klar. Idrottslyftet och ansökan till kommunen kvarstår. Marie, ML PH NB 8 maj Pågår Uppdatera d med revisionssynpunkter 8 maj Pågår
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 6 av 11 50:15 SävarNytt/Redaktionsråd Per uppdras att ta frågan om redaktionsråd till nomineringsgruppen. Per uppdras att utforma uppdrag till redaktionsrådet och förslag till bemanning. PH NB 8 maj Pågår 51:15 Fastighetsgrupp: Publiceras på hemsida: Uppdrag till fastighetsgruppen, kontaktuppgifter till fastighetsgruppen samt felanmälan i fastighetsfrågor 52:15 Fastighetsgrupp: Fotbollssektionen behöver komma in med namn till fastighetsgrupp MS 15 juni Pågår PH 8 maj Pågår 53:15 Marie ser till att avtalet för städningen finns Inge tillhanda KT / MS 8 maj Pågår 1-16 Information om RF riktlinjer för barn- och ungdomsidrott och olika förbunds aktiva arbete för att leva upp till dem. Niclas - Hänvisas till Värdegrundsarbetet och kick-offen. 2-16 Utvärdera och justera årsmötesprocessen Marie 8 maj Pågår 3-16 Budget och prognos Styrelsen uppdrar till Niclas att med Inge ta tag i de viktigaste åtgärderna för att få bättre budget- och prognosarbete under 2016. Det innebär bland annat att lägga in varje sektions budget i systemet innan 5 februari. Niclas 21 feb OK 4-16 Sektionernas budgetar ska vara Inge tillhanda senast den 7 februari. Dessa ska, jämte styrelsens budget, det vill säga föreningens budget, ska vara klar den 11 februari. Lars kollar med Inge. Lars, Niclas, Per 18 feb OK 5-16 Vi behöver ta fram en rutin för kontakt förskottsutbetalning ML 15 juni Pågår 6-16 Vi behöver ta fram en attestordning där jävsförhållanden hanteras Marie + ML 15 juni Pågår 8:16 Årsmöte genomförs den 28 februari i Klubbstugan kl 18.00. Niclas svarar för kallelse och handlingar på hemsidan och klubbstugan. Handlingar ska finnas tillgängliga minst 1 vecka före mötet (hemsidan). Per och Karolina uppdras att ordna själva mötestillfället Niclas PH KT 21 feb OK Styrelsens propositioner (förslag) till årsmötet Föreningens verksamhetsberättelse (Niclas) (tillägg till akt) Styrelsens förvaltningsberättelse/revisorshandlingar (Lars) Verksamhetsplan och budget för styrelsen och sektionerna - Styrelsen (Staffan; VP och Lars; Budget) - Sektionerna (resp ordf), Korpen (Per), Innebandy (Marie) - Helheten verksamhetsplan (Niclas)
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 7 av 11 9-16 Nomineringsgruppen genom Per får i uppdrag att inför årsmötet föreslå: - Föreningsstyrelsen samt dess ordförande och kassör, - Sektionernas styrelser (ordf + 2 ledamöter) - Revisorer, - Valberedning Förslag på nya ledamöter i sektionsstyrelser kan lämnas till nomineringsgruppen av respektive ordförande samt av Per för Korpen och Marie för Innebandy. Uppdragsbeskrivningar skickas av Marie. 10:16 Ansökan multisportarena Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att anslå ett utrymme om upp till 600.000 kr som medfinansiering för investering i anläggningen. Finansieringen ska ske från fotbollssektionens balanserade resultat. PH LW NB PH 19 feb OK Per H 19 feb Per uppdras att kontrollera med kommunen vad som gäller för bidragsansökan, om det går att stycka av en del som finansieras i efterhand eller inte. Per uppdras också att bistå med en PM för ansökan inklusive förslag till finansiering som anslås på hemsidan till årsmötet. Skickas till Niclas. 11:16 Sektionen Korpen motion startas upp med prova påverksamhet racket och nät under sportlovet. Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att bevilja ett engångs startbidrag till sektionen på 50 000 kr, samt att budgetramen är lägst ett nollresultat för 2016. Årsmötet ombeds ge styrelsen i uppdrag att begära in en detaljerad budget om styrelsen bedömer det som nödvändigt. Det föreligger ett förslag på ordförande för sektionen, som styrelsen föreslår årsmötet att besluta. Nomineringsgruppen uppdras att rekrytera vederbörande till föreningsstyrelsen. Styrelsen ger uppdrag till Per H att upprätta ett förslag (kort PM) inför årsmötet. NY AKT 11:16. 12:16 Budget 2016. Styrelsen beslutar att investeringen på 600.000 till ny multiarena tas från fotbollssektionens balansräkning och budget. Styrelsen uppdrar till sektionerna att upprätta minst en 0- budget, bortsett från Fotbollen som underbalanseras med motsvarande för investeringen för multiarenan enligt ovan. Styrelsen beslutar att medlen från Ishockeysektionen budgetmässigt fördelas med 50.000 kr till Korpen motion som startkapital och 26.000 kr till styrelsen. Per H 19 feb OK LW 21 feb OK Lars får i uppdrag att informera Inge och följa upp att sektionernas budgetar är i linje med detta. 13:16 Konstituerande möte genomförs direkt efter årsmötet. Niclas förbereder agenda och Marie attesthandlingar. NB MS 28 feb OK Stängs
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 8 av 11 14:16 Råd för föreningsförsäljning. Det har kommit förfrågningar LW 8 maj Pågår om ett behov av att starta ett råd för föreningsförsäljning som träffas någon/några gånger per år för att samordna försäljning för att undvika krockar och konkurrens om försäljningen. Gymnastiken är sammankallande. Lars uppdras organisera ett sådant råd senast den 31 mars och ta fram enkla riktlinjer för rådets uppgift. Styrelsen uppdrar till varje sektion att bemanna ett sådant råd med minst en representant. 15:16 Protokoll från konstituerande styrelsemöte NB Snarast NY 16:16 Samtliga i styrelsen kvalitetssäkrar sina kontaktuppgifter på hemsidan. 17:16 Förslag till på digital arbetsyta för arbetsmaterial och dokumentation (delning, kalender) 18:16 Arbeta för att förtydliga regelverket för uthyrning av Klubbstugan. Alla 30 april NY NB, PN 15 juni NY KT 15 juni NY 19:16 Ta fram ett förslag på upplägg för upphandling av revision ML 15 juni NY 20:16 Lars och Per uppdras att ta fram förslag på ledamöter till valberedningen 21:16 Marcus uppdras att med stöd av P-A Enqvist, Fotbollen ta fram en föreningsgemsamma rutiner, kriterier och kommunikation för barn och ungdomar som har behov av och vill söka ekonomiskt stöd för sina aktiviteter. 22:16 Medlemskap och avgifter. Styrelsen diskuterade frågan och kom överens om att tillsätta en arbetsgrupp som i god tid inför kommande årsmöte kan ta fram olika förslag och idéer kring medlemskapet och avgiftsnivå. 23:16 Marcus uppdras att utforma administrativa rutiner för hur sektionerna ska gå till väga för att ersätta ledare för medlemsavgifter för 2016. 24:16 Föreningsråd och Sävardagen Patrik (genom Korpen motion) tar på sig att svara för förberedelsearbetet för Sävardagen efter samråd med André på Sävaråkyrkan, samt återkopplar styrelsens bedömning av Sävar IKs roll i föreningsrådet. LW, PH 15 juni NY ML 8 maj NY MS 31 okt NY ML 8 MAJ NY PN 8 maj NY 25:16 Styrelsen beslutade att vi ska ta fram en plan för arbete med sponsring. SN 31 oktober NY
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 9 av 11 Bilaga 2 Beslutslogg/ID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice. Marie Okt 2015 OK för uppföljning Referens 2016 Se protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 1:2016 Delegation till sektionsordföranden enligt 31 i stadgarna Sektionerna Fotboll, Gymnastik och Handboll delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för 2016. Staffan Per Nej Nej
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 10 av 11 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse (utkast) Tidpunkt Aktivitetet Innehåll Anmärkning Mars efter årsmöte Styrelsemöte Konstituering Genomfördes Mars- april 10 april 2016 Styrelsemöte Arbetsmöte för att strukturera året, planera, fördela uppgifter Eventuell överlämning. Minst tre timmar Maj- Juni Styrelsemöte Uppföljning vinteridrotterna. Rapport efter säsongen och läget inför nästa säsong. Aug sep Styrelsemöte Halvårsbokslut Okt Styrelsemöte Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Nov dec Styrelsemöte Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Jan- feb Styrelsemöte Bokslut för revision Handlingar till stämman. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 11 av 11 2015-04-20 Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna 26-28 Styrelsens uppgift är att Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av verksamheten. Styrelsens medlemmar företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2015 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.