Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset i Hultsfred, kl. 08:30-12.15 Beslutande Lars Rosander, C Åke Nilsson, KD Åke Bergh, M Rosie Folkesson, S Tomas Söreling, S Övriga deltagande Lars-Erik Rönnlund, kommunchef Helena Grybäck Svensson 136 Britt Idensjö, kommunsekreterare Stefan Wittlock 137-138 Malin Albertsson 137 Ronny Örnros 137 Utses att justera Rosie Folkesson Underskrifter Paragrafer 136-142 Sekreterare Ordförande Justerande. Britt Idensjö. Lars Rosander. Rosie Folkesson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslags uppsättande 2015-06-24 Datum för anslags nedtagande 2015-07-18 Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Britt Idensjö 1
Ärendelista Val av protokolljusterare samt godkännande av dagordning 136 Tidplan investeringar - förbundschef Helena Grybäck Svensson 137 efokus - IT-chef Stefan Wittlock, ITsamordnare Ronny Örnros och turism- och informationschef Malin Albertsson kl. 9.00 138 Ansökan om kommunalt bredbandsstöd Venet 139 Uppföljning av åtgärdsprogram om asylmottagning samt integration 140 Ansökan om bidrag från Hultsfreds sommarorkester 2015/98 2015/84 2015/68 2015/111 141 Regiondagar i Oskarshamn 142 Anmälningsärenden 2015/78 2
1(1) KSAU 136/2015 Investeringsbudget 2016 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet ger uppdrag till förbundschefen att se över möjlighet till eventuell omprioritering av investeringar 2015 och omfördelning av investeringsbudget 2016 samt återkomma. Detta med anledning av att kommunfullmäktige tagit beslut om åtgärder vid Järnforsens och Silverdalens skolor som ska hanteras skyndsamt. Finansieringsfrågan får lyftas vid presentation av förbundschefens uppdrag. Uppdrag för översyn omprioritering investeringar för att möjliggöra skyndsam hantering av åtgärder vid skolorna i Järnforsen och Silverdalen. Förbundschef Helena Grybäck Svensson, Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) informerar om planeringen av investeringar 2016 som bör hanteras senast på kommunfullmäktiges sammanträde 2 november 2015. Järnforsens och Silverdalens skolor är i behov av åtgärder. På Järnforsens skola, med så snabb start som möjligt, åtgärda mögelproblematiken. På Silverdalens skola, med så snabb start som möjligt, riva den gamla skolbyggnaden och iordningställa skolgården. Kommunfullmäktige beslutade 2015-06-22 att godkänna föreslagna åtgärder från beslut 75/2015 i barn- och utbildningsnämnden. Detta innebär i sin tur att ÖSK måste se över planerade investeringar och även hur budgeten kan hanteras. Beslutsunderlag Barn- och utbildningsnämnden 75/2015 Kommunfullmäktige 88/2015 Skickas till Östra Smålands Kommunalteknikförbund 3
1(2) KSAU 137/2015 Dnr 2015/98 Plankod efokus 2015 nya former för intern och extern serviceutveckling Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen godkänna förslag till förändringar som beskrivs i dokumentet efokus 2015 nya former för intern och extern serviceutveckling med tillhörande bilagor. Vidare föreslås att kommunstyrelsen godkänner förslag till ändring av organisation för utvecklingskontoret och kommunkansliet. Detta föreslås börja gälla från 1 oktober 2015. Förslag till nya former för intern och extern serviceutveckling innebär att en viss anpassning av organisation behöver göras. Kommunchef Lars-Erik Rönnlund och IT-chef Stefan Wittlock har under en längre tid uppmärksammat behovet av att använda modern teknik för att möta de utmaningar kommunen står inför. Med krympande resurser och ett ökande servicebehov måste en kommun som vår göra allt den kan för att arbeta smartare. Som ett steg i processen att utveckla Hultsfred till en av Sveriges smartaste kommuner lägger de nu ett förslag till hur en del centrala resurser kan samverka och förändra fokus på sitt arbete i syfte att öka kundnyttan. Målen för de åtgärder som föreslås sammanfattas övergripande i följande punkter effektiv verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering effektiva IT-stödtjänster mycket hög tillgänglighet till service av hög kvalitet både för kommunens kunder och egna medarbetare avlastning av verksamheter Förändringsförslaget innehåller organisationsförändringar för att bättre motsvara de identifierade behoven. Organisationsförändringarna är inget mål i sig, utan är en logisk anpassning av roller och ansvar för att åstadkomma det vi vill uppnå. 4
2(2) Förslaget innehåller följande delar: 1. Bryt ut verksamhetsutvecklingsansvaret ur nuvarande IT-funktion, och intensifiera arbetet med verksamhetsutveckling 2. Organisera om IT-enheten och trimma IT-motorn 3. Gör om receptionen till ett kontaktcenter under informationsenheten och erbjud moderna informationstjänster 4. Inled arbetet med utveckling av smarta kommuntjänster (e-tjänster) Direkt berörd är personalen på IT-kontoret, turism- och informationsavdelningen och receptionen, samt indirekt utvecklingskontoret. Övriga intressenter är i varierande grad alla anställda i kommunen med bolag, och kommunens kunder i form av invånare, företagare och besökare. Samverkande kommuner, regionförbundet m fl påverkar eller påverkas marginellt. Utvecklingskontoret och kommunkansliet I samband med förslaget till efokus finns även förslag till förändring av organisationen för utvecklingskontoret och kommunkansliet. Det innebär att kommunchefen tar över ansvaret för utvecklingskontoret och kommunsekreteraren blir kanslichef för kommunkansliet. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 95/2015 Skickas till Kommunstyrelsen 5
1(2) KSAU 138/2015 Dnr 2015/84 048 Ansökan från Venet Ekonomisk Förening om kommunalt bredbandsstöd Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att bevilja stöd till Venet Ekonomisk Förening med 334 980 kr exkl moms. Beloppet belastar 2015 års budget för bredbandsstöd. Föreslås även att besluta om att krav på återbetalning av stödet kan komma i fråga om angivna volymer eller belopp inte kan verifieras i slutredovisning senast 2019. Ansökan från Venet Ekonomisk Förening om kommunalt bredbandsstöd för att kompensera höga anslutningsavgifter. Venet Ekonomisk Förening har inkommit med ansökan om kommunalt stöd för att kompensera höga anslutningsavgifter. Argumenten och beräkningen av stödbelopp ligger i linje med de generella principer som anges i kommunens Riktlinjer för kommunalt bredbandsstöd. IT-chef Stefan Wittlock har lämnat en tjänsteskrivelse med förslag om att bevilja ett kommunalt bredbandsstöd. Venet har tidigare beviljats kommunalt bredbandsstöd enligt riktlinjerna, då baserat på en anslutningsavgift på 18000 kr. Efter samråd med kommunens biträdande bredbandssamordnare Curt Tyrberg har föreningen beslutat höja anslutningsavgiften retroaktivt till 21682 kr. Mellanskillnaden 3682 kr/per anslutning utgör därmed nytt underlag för beräkning av kommunalt bredbandsstöd. I ansökan anges att föreningen nu har 300 anslutningar. Föreningar kan ansöka om 30 % av den del av anslutningsavgiften som överstiger 15000 kr. 30 % av den tillkommande anslutningsavgiften för 300 anslutningar innebär att bredbandsstöd kan beviljas med 331 380 kr (300 x 3682 x 0,3). Kommunen har tidigare beviljat stöd för 296 anslutningar. För de fyra anslutningar som tidigare inte ingått i något underlag för stöd tillkommer därför 4 x 900 kr = 3600 kr (18000 15000 = 3000 x 0,3 x 4). 6
2(2) Bredbandssamordnaren föreslår att ansökan beviljas, med villkoret att stödet kan komma att återkrävas om volymer eller inbetalningar inte kan verifieras i slutredovisning senast under 2019. Medel finns i 2015 års budget för bredbandsstöd. Beslutsunderlag Ansökan från Venet Ekonomisk Förening IT-chefens tjänsteskrivelse Skickas till Kommunstyrelsen 7
1(1) KSAU 139/2015 Dnr 2015/68 Uppföljning av åtgärdsprogram om asylmottagning samt integration Arbetsutskottets beslut Informationen är mottagen. Uppföljning av utskicket Åtgärdsprogram om asylmottagning samt integration i Hultsfreds kommun. Kommunfullmäktige antog Åtgärdsprogram om asylmottagning samt integration i Hultsfreds kommun på sammanträdet 23 februari 2015 med paragrafnummer 16. Programmet skickades ut till följande: - Regeringskansliet - Arbetsförmedlingen - Sveriges Kommuner och Landsting - Migrationsverket - Länsstyrelsen i Kalmar län och landshövdingen - Regionförbundet i Kalmar län - Högsby kommun - Uppvidinge kommun - Landstinget - Polisen - AB Hultsfreds Bostäder Inkomna svar redovisas i särskild bilaga som finns till ärendet. Programmet delades även ut till statssekreterare Erik Nilsson när han besökte kommunen 17 april 2015. Informationen överlämnas till arbetsutskottet för eventuell fortsatt hantering. Beslutsunderlag Kommunfullmäktige 16/2015 8
1(1) KSAU 140/2015 Dnr 2015/111 Ansökan från Hultsfreds sommarorkester om bidrag Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att bevilja ett bidrag med 28 000 kronor som finansieras enligt följande: - ur kommunstyrelsens arbetsutskottets anslag för oförutsedda behov anslås 12 000 kr - 11 000 kronor ur näringslivskontot - 5 000 kr från kultur- och fritidsförvaltningen Vad gäller nivå på bidrag till uniformsdelar får detta hanteras inom barnoch utbildningsförvaltningen efter besked från Per Theorin. Övriga önskemål om bidrag får hanteras av berörda. Ansökan om bidrag för extrakostnader i samband med bland annat spelningar under Almedalsveckan på Gotland. Hultsfreds sommarorkester har lämnat en ansökan om bidrag för kostnader som uppstår i samband med att orkestern har fått förfrågan om att spela under Almedalsveckan. Bidrag söks för busskostnader med 12 000 kronor, mat 16 000 kronor och uniformsdelar 27 000 kronor. Detta blir sammanlagt 55 000 kronor. Dessutom önskas bidrag för att möjliggöra att kultur- och fritidschef och kultursekreterare ska kunna följa med några dagar. Beslutsunderlag Ansökan från Hultsfreds sommarorkester. Skickas till Hultsfreds sommarorkester Ekonomikontoret Kultur- och fritidschefen Utvecklingskontoret Barn- och utbildningsnämnden f k 9
1(1) KSAU 141/2015 Regiondag i Oskarshamn Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att kommunstyrelsens ledamöter och ersättare erbjuds att få avgiften betald samt ersättning för utlagda resekostnader vid deltagande på Regiondag i Oskarshamn. Inbjudan till Regiondag i Oskarshamn 8 oktober 2015. Regionförbundet i Kalmar län inbjuder till Regiondag i Oskarshamn. På mötet lyfts förslag om att erbjuda ledamöter och ersättare att delta. Avgiften är 1 100 kronor per deltagare. Vidare föreslås att resekostnader ska ersättas men inget arvode. Var och en får anmäla sig själv via formulär på http://www.rfkl.se/regiondag2015. Kommunkansliet meddelar om referenskod som ska meddelas vid anmälan i utskicket till kommunstyrelsens ledamöter och ersättare. Skickas till Kommunstyrelsen 10
1(1) KSAU 142/2015 Dnr 2015/78 Anmälningsärenden 1. Skrivelse från lärarna på Hultsfreds gymnasium SFI 2. Varsel om stridsåtgärder Brandmännens riksförbund 11