LINKÖPINGS UNIVERSITET BESLUT Universitetsstyrelsen 2004-06-04 LiU 901/01-25 Revisionsrapport avseende lärarnas tjänstgöring I enlighet med sin av universitetsstyrelsen fastställda revisionsplan för verksamhetsåret 2001 har internrevisionen utfört granskning av lärarnas tjänstgöring. Granskningen har dokumenterats i en till styrelse och rektor ställd revisionsrapport av den 25 juni 2001. Efter att har tagit del av revisionsrapporten och en inom rektorskansliet upprättad PM i ärendet konstaterar universitetsstyrelsen för sin del att internrevisionens granskning påtalat brister avseende tillämpningen av avtalet. Internrevisionen har påtalat brister i fråga om bl a förutsättningarna för lärares kompetensutveckling, fördelning av lärares arbetstid, kompetensutvecklingsplaner, förhandlings- och informationsskyldigheten, övertid, semesterhantering och närvaro på arbetsplatsen. Personalchefen redovisar i sitt PM ett antal åtgärder som syftar till att åtgärda de av internrevisionen påtalade bristerna. Styrelsen godkänner härmed åtgärdsprogrammet. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Hans Sandebring, universitetets rektor Mille Millnert och övriga ledamöterna Ann-Marie Begler, Britt-Marie Danestig, Kajsa Ellegård, Håkan Eriksson, Ewa Groppfeldt, Louise Malmström, Magnus Larsson, Lennart Ljung, Martin Ljungqvist, Sven Nyberg, Tommy Skau och Hanna Wide. Vidare har närvarit suppleanten Helene Gunnarsson, personalföreträdarna Per Larsson och Ronny Lock, tillträdande studeranderepresentanterna Jill Jönsson, Joel Phalén, Jonas Åman, styrelsens sekreterare Ann-Christin Gustafsson, universitetsdirektören Curt Karlsson, internrevisor Unn Forsberg samt personalchefen Randi Hellgren, den sistnämnde föredragande. Hans Sandebring Randi Hellgren
1 LINKÖPINGS UNIVERSITET PM LiU 901/01-25 Rektorskansliet 2004-05-25 Personalchef Randi Hellgren Revisionsrapport avseende lärarnas tjänstgöring I enlighet med sin av universitetsstyrelsen fastställda revisionsplan för verksamhetsåret 2001 har internrevisionen utfört granskning av lärarnas tjänstgöring. Internrevisionen har påtalat brister i fråga om bl a förutsättningarna för lärares kompetensutveckling, fördelning av lärares arbetstid, kompetensutvecklingsplaner, medarbetarsamtal, planeringsprocessen, arbetsplaner, bemanningsplaner, förhandlings- och informationsskyldigheten, övertid, semesterhantering och närvaro på arbetsplatsen. Inledning I RALS 1995-98 avskaffades de centrala reglerna om arbetstid för lärare m m och ersattes av lokala avtal. Under början av 1999 tecknade Linköpings universitet lokala arbetstidsavtal för lärare med OFR, SEKO och SACO samt med Östergötlands Läkarförening under början av 2000. Arbetsgivarens utgångspunkt när förslaget till avtal arbetades fram var att avtalet skulle vara flexibelt och utgöra en ram som vare sig innebar begränsningar eller inskränkningar för de verksamhetsmässiga anpassningar av avtalet som därefter skulle ske vid varje institution. Avtalet skulle inte innebära några låsningar för de olika förhållanden som råder vid institutionerna m a p ekonomi, personal, utbildningsuppdrag och forskningsverksamhet och de förändringar som uppstår med avseende på dessa faktorer både mellan och under verksamhetsåren/-et och heller inte med avseende på arbetsfördelningen för den enskilde läraren eller hur under-visningsinsatser skulle värderas i tid. Dessa ambitioner resulterade i att arbetstidsavtalet i huvudsak inte uttrycks i några kvantitativa termer. Avtalet skulle slutligen vara kostnadsneutralt gentemot det tidigare gällande avtalet. Tecknandet av avtalen följdes av en information där arbetsgivaren tillsammans med SACO (övriga fackliga organisationer avböjde att delta) besökte samtliga institutioner och informerade om avtalet. Förslag till åtgärder med anledning av revisionsrapporten Allmänt - - - - - - - - 1. Avtalet ska uppdateras vad avser hänvisningar till Högskolelag, Högskoleförordning och Anställningsordning till nu gällande utgåva. Arbetsuppgifternas fördelning Utgångspunkterna för formuleringarna i 4, arbetstidsavtalet var för arbetsgivaren verksamhetsperspektivet och medvetenheten om de knappa ekonomiska resurser som flertalet av institutionerna lever under. Ambitionen var att få ett innehåll som trots begränsningarna fick en viss offensiv karaktär. En av LiU:s
2 grundbultar när det lärarnas tjänstgöring och som också framgår av avtalet är att alla lärare, i ett flerårsperspektiv, skall medverka i grundutbildning. Utöver detta skall utrymme ges för forskning/utvecklingsarbete, kompetensutveckling och att följa utvecklingen inom det egna ämnesområdet. I avtalet beskrivs för de olika lärarkategorierna hur de olika arbetsuppgifterna bör fördelas. I några av remissvaren beskrivs en osäkerhet kring vad lektors- respektive adjunktskollektivet står för, är kollektivet att hänföra till institutions-, fakultets- eller LiU-nivå? Det som avses är LiU-nivån och de procentuella värden som anges är garantinivåer för hela kollektivet lektorer och adjunkter vid Linköpings universitet. Eftersom det nya avtalet skulle vara kostnadsneutralt fanns och finns inga ekonomiska förutsättningar för att under det enskilda verksamhetsåret garantera forskning inom ramen för en anställning som universitetslektor utan den garantin måste sättas in i ett flerårsperspektiv. De individuella avvikelserna varierar från 0 till 100 procent forskning. Eftersom befordringsreformen inte heller den innehöll några resurser kopplade till reformen anger avtalet att en befordran inte automatiskt ändrar förutsättningarna när det gäller undervisningsdelen i anställningen utan att en sådan förändring får ske på sikt. När det gäller tid för egen forskning/ utvecklingsarbete och kompetensutveckling garanteras den enskilde läraren i avtalet viss sådan tid under en flerårsperiod, alltså inte under varje enskilt verksamhetsår. Internrevisionen beskriver i sin rapport förhållandet att tid inte avsätts för egen forskning/eget utvecklingsarbete och kompetensutveckling som en brist. Den bristen är helt och hållet resursrelaterad och förändras kontinuerligt över tiden i olika riktningar för den enskilde läraren och för institutionen. Förutsättningarna för den enskilde läraren att få ägna sig åt egen forskning/utvecklingsarbete och egen kompetensutveckling går inte att realisera om det inte finns ekonomiska resurser och avtalstexten är formulerad på sådant sätt att det tar hänsyn till detta förhållande. Resultatet av den medarbetarenkät, som kommer att genomföras under hösten 2004 kommer bl a att beskriva vilka möjligheter och förutsättningar universitetets lärare har för egen kompetensutveckling. - - - - - - - 2. Planeringen av årsarbetstiden ska ske i samtal mellan prefekt och berörd lärare. Prefekterna ska uppmärksammas på möjligheten att delegera planeringen till ämnesföreträdare och/eller studierektorer. 3. I gällande instruktion för studierektorer (beslut 2003-11-17) ska avsnittet som beskriver personalplanering och personalledning bearbetas, få en tydligare koppling till kraven i arbetstidsavtalet och tydliggöra studierektorernas ansvar för kompetensutveckling, kompetensutvecklingsplaner och arbetsplaner. 4. Prefekter, ämnesföreträdare och studierektorer ska uppmanas att genomgå kurs i medarbetarsamtal. Arbetsplan/bemanningsplan Även om arbetstidavtalet är flexibelt och lätt att anpassa så visar det sig att många institutioner inte kunnat utarbeta riktlinjer för fördelning av lärares arbetstid och riktvärden för beräkning av undervisningsinsatser som går att precisera mer än vad som anges i arbetstidavtalet därför att verksamheten
3 ständigt förändras, nya förutsättningar och villkor uppstår hela tiden vilket innebär att arbetsplaner och bemanningsplaner kontinuerligt måste revideras. - - - - - - - - 5. Rektorskansliet ska anordna institutionsvisa seminarier för prefekter, ämnesföreträdare och studierektorer med syftet att, genom utarbetade modeller och goda exempel, beskriva planeringsprocessen, riktvärden för beräkning av undervisningsinsatser, arbetsplaner, bemanningsplaner och förhandlings- och informationsskyldigheten. Övertid Att komma i ett läge där övertid inte existerar är en utopi. Även om internrevisionen inte kan se någon tydlig koppling mellan arbetstidsavtalet och minskning av övertid under granskningsperioden så kan vi av internrevisionens sammanställning se att övertiden minskat med 50 procent mellan åren 1997 till 2000. Den mest oroande orsaken till övertid är den övertid som uppstår inom kompetensmässiga bristområden. Det är inom dessa områden som samma lärare år efter år uppvisar övertid långt över 150 timmar och här finns en uppenbar risk för ohälsa kopplad till övertid. Att övertid som uppkommer p g a utbildningsinsatser endast relateras till genomförd undervisning och inte till årsarbetstiden är en kvarleva från det tidigare arbetstidsavtalet. Att det de facto ändå blir det resultatet beror på att det, i det enskilda fallet, inte finns förutsättningar att minska på omfattningen av de andra arbetsuppgifterna i anställningen under läsåret/ kalenderåret. Den övertid som förekommer är verksamhetsmässigt motiverad (sjukdom, kompetensmässiga bristområden, lärare slutar med kort varsel, kurser tillkommer med kort varsel, specifika uppdrag och oförutsedda uppdragsutbildningar) och utgångspunkten för institutionernas arbete är att övertid normalt inte ska förekomma, vilket är helt i överensstämmelse med avtalets intention och det finns därmed inget skäl att ändra nuvarande text i avtalet. - - - - - - 6. Prefekter, ämnesföreträdare och studierektorer ska i samband med de institutionsvisa seminarierna (se punkt 5) uppmärksammas på förhållandet att grupper av lärare mer eller mindre regelbundet arbetar mer än 40 timmar per vecka. Det är främst de grupper av lärare som har sin huvudsakliga tjänstgöring förlagd till terminstid som har långa arbetsveckor i och med att tjänstgöringen koncentreras till ett färre antal veckor än vad som skulle vara fallet om tjänstgöringen kunde fördelas jämnt över läsåret. Bland dessa grupper av lärare finns dessutom många som bedriver forskning och kompetensutveckling på sin fritid. Det är viktigt att vara observant på dessa lärare så att de får en balans mellan arbete, familj/fritid och egen tid som förhindrar stress och ohälsa. Semesterns förläggning Lärare och doktorander får från prefekten ett förslag om utlägg av semester som de får ta ställning till. Om de önskar ta ut semester under annan tid än under studerandes ferier eller annan undervisningsfri tid så ska det ske genom en överenskommelse mellan berörd lärare/doktorand och prefekten. Det som är viktigt att betona är att om lärare och doktorander inte tar semester under de studerades ferier eller annan undervisningsfri period så måste det i
4 överenskommelsen med prefekten vara tydligt klargjort vilka arbetsuppgifter liksom omfattningen av dessa som berörd lärare/doktorand ska ägna sig åt istället för att ha semester. Det förhållandet att lärare har mer än 40 sparade semesterdagar ska inte förekomma. Ingen anställd kan ha mer än 40 sparade dagar i sin semesterbank. Semesterdagar utöver 40 dagar ska per automatik utbetalas i pengar. Det som är mest oroande när det gäller semester i internrevisionens rapport är uppgiften om att lärare inte haft möjlighet att ta ut semester i önskad omfattning p g a arbetssituationen. Inkomna remissyttranden ger dock inget stöd för att detta skulle vara vanligt förekommande inom universitetet. Eftersom universitetet bedriver verksamhet under somrarna ex via sommarkurser och att lärare deltar i fort- och vidareutbildning och konferenser så medför det att vissa lärare inte får den semester de önskar. Utifrån innehållet i inkomna remissvar finns det inget skäl att ändra nuvarande text i avtalet. - - - - - - - - - 7) Prefekter, ämnesföreträdare och studierektorer ska i samband med de institutionsvisa seminarierna (se punkt 5 ovan) uppmärksammas på det förhållandet att det finns lärare som inte haft möjlighet att ta ut semester samt uppmanas att säkerställa att samtliga lärare får minst tre veckors sammanhängande semesterledighet under juni-augusti (LiU-ALFA 16 ). Närvaro på arbetsplatsen Linköpings universitet har en akademisk kultur som normalt präglas av hög och aktiv närvaro på arbetsplatsen. Lärare och doktorander är, generellt sett, tillgängliga på arbetsplatsen i den omfattning verksamheten och arbetsuppgifterna kräver. I det fåtal fall där närvaron kan bedömas vara alltför låg ger avtalet i kombination med de riktlinjer som rektor utfärdat för arbetsledningen en tillräcklig grund för agerande från prefektens eller studierektors sida. Det föreligger därför inte något skäl att söka ändra nuvarande text i avtalet.