Revisionsrapport Övergripande granskning av AB Ronneby 2011 KPMG AB Kristian Gunnarsson
Innehåll 1. Bakgrund, syfte och avgränsning 1 2. Iakttagelser och kommentarer 2
1. Bakgrund, syfte och avgränsning Vi har av Ronneby kommuns revisorer fått i uppdrag att biträda i den årliga granskningen av bolagen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. Syftet med granskningen är att övergripande bedöma om de kommunala bolagen bedrivit verksamheten ändamålsenligt och med en tillfredsställande intern kontroll. Granskningen utgörs av genomgång av 2011 års verksamhet (mål, ekonomi, avkastningskrav, hot, risker mm) i samband med träff med VD och styrelsepresidiet i respektive bolag. Utöver genomgång av verksamhetsspecifika frågor kommer vi att följa upp och bedöma om bolagen kan anses ha en tillfredställande kontroll och struktur för att motverka oegentligheter i riskutsatta processer. Vi kommer därför att granska vilka styrdokument (policys och regler) som finns i bolagen för att motverka oegentligheter och hur dessa tillämpas i praktiken. Bakgrunden till denna specifika inriktning är de senaste årens fall av oegentligheter som avslöjats i Sverige som inneburit ett större fokus på riskerna för oegentligheter inom organisationer. Offentliga sektorn arbetar på uppdrag av medborgarna, i öppenhet och transparens. Som verksam inom den offentliga sektorn medföljer ett särskilt ansvar att bekämpa mutor och andra former av korruption samt att i övrigt upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet. Att offentliga verksamheter har ett fungerande skydd mot oegentligheter är viktigt för allmänhetens förtroende som helhet men också för det enskilda landstinget eller kommunen (bolagen). Det senaste året har ett antal oegentligheter inom bland annat Göteborgs kommun satt fokus på hur sådana händelser ska kunna upptäckas och förebyggas. Den interna kontrollen utgör en viktig förutsättning för att säkerställa att händelser av de slag som inträffat i Göteborg inte händer. Vi finner det därför relevant att granska hur de kommunala bolagen arbetar förebyggande med exempelvis intern kontroll och policygivning för att förhindra eller motverka oegentligheter. Utöver frågor kring verksamheten 2011 avser granskningen ge svar på följande: - Vilka styrdokument har bolagen för att motverka oegentligheter och hur tillämpas dessa? - Vilken styrning och vilka kontroller finns inom organisationen? - Genomförs riskanalyser av verksamheten? Vilka riskbedömningar finns för att oegentligheter kan förekomma i bolaget? - Vilken information har ledningen gett till anställda avseende oegentligheter och rapportering av dessa? - Drar man erfarenhet av inträffade fall och i så fall på vilket sätt? - Är den interna kontrollen tillräcklig och ändamålsenlig? 1
Granskningen avser AB Ronneby, Ronnebyhus AB samt Miljöteknik AB. Vi har valt att fokusera på det övergripande arbetet i bolagen 2011 samt om vi anser att regelverket via policys, kontrollstationer mm är tillräckligt för att minimera risker för oegentligheter. 2. Iakttagelser och kommentarer Det ekonomiska resultatet för bolaget har de senaste åren legat på mellan 3-3,5 mkr. Preliminärt resultat för 2011 uppgår till drygt 3,5 mkr. Ägarens avkastningskrav ligger på 1,5 mkr vilket således uppnås. Första halvåret 2011 kännetecknades av ett flertal projekt, medan andra halvåret antalet projekt minskat. Bolaget har inte lyckats anställa bygg- och projektledare vilket var ambitionen 2011. Rekryteringsprocessen fortgår 2012. Detta innebär samtidigt en viss sårbarhet i organisationen fram tills rekryteringen är klar. CAD-ansvarig har anställts inom bolaget. Tidigare köptes dessa tjänster externt. ABRI har tillsammans med ägarens representanter diskuterat vilken roll ABRI ska ha i näringslivsfrågorna såsom exploaterings- och etableringsfrågor. Inriktningen förefaller vara att bolaget ska ges en mer aktiv roll. Som exempel på detta nämns Backaryd där ABRI ska ha en aktiv roll i etableringsfrågor. Diskussionerna om ABRIS roll i näringslivsfrågorna har dock inte resulterat i några ytterligare formulerade ägardirektiv. Ekonomisk redovisning och underlag i olika utvecklingsprojekt behöver enligt bolaget bli bättre. Som exempel nämns Sörby, ett utvecklingsprojekt där även ABRI till viss del är involverad. När det gäller bolagets interna kontroll avseende att förhindra oegentligheter framhålls att attestreglerna i bolaget omfattar kontroll- respektive beslutsattest. Beslutsattest sker först sedan beställaren kontrollerat fakturan och att den överensstämmer med levererad vara. Några andra regler eller policys än de som finns i kommunen i övrigt finns inte vad gäller oegentligheter (mutor och bestickning mm). Några inträffade fall av oegentligheter har inte skett/uppmärksammats i bolagets organisation. Under senare år har även bolaget börjat begära in tidsredovisningar från anlitade entreprenörer då upphandlade timpriser till viss del ifrågasätts om det verkligen är marknadspriser. VD utesluter inte att prisdumpning skett i en del upphandlingar. Lekmannarevisorns bevakning av bolagets protokoll för 2011 föranleder inte några specifika revisionsfrågor. Dock framhålls allmänt att protokollen är relativt magra sett till innehållet. Under 2012 kommer bolaget fortsätta att förbättra rutinerna för projektavslut och påskynda slutarkiveringen av avslutade projekt som idag uppges ske i senast laget. Ett annat arbete som kommer ske under 2012 är en översyn och omförhandling av gamla avtal. I vissa avtal behöver åtminstone indexering ske enligt VD. Likaså ska momshantering och regler för detta ses över i samband med investeringar och uthyrning till icke momspliktiga verksamheter. 2
2.1 Kommentar När det gäller bolagets arbete med att förhindra eller förebygga oegentligheter vill jag rekommendera bolaget att bevaka kommande revisionsrapport (juni 2012) som behandlar ämnet för kommunen som helhet. Ett konkret sätt att kontrollera och därmed förebygga oegentligheter kan dock vara att någon gång stickprovsvis kontrollera ett antal betalda fakturor och kontrollera att den betalda varan/tjänsten erhållits. Undertecknad vill betona att denna rekommendation inte är ett resultat av att jag funnit brister i attestrutinerna utan ska ses som en rekommendation att ytterligare stärka den interna kontrollmiljön. Ovanstående kontroller blir än viktigare i stora organisationer där det finns många beställare och kontrollattestanter. Kristian Gunnarsson Certifierad kommunal yrkesrevisor KPMG 3