1 / maj 2013 Kulturchefen nöjd med Regionfastigheters proffsiga arbete smarta it-stöd gör medarbetarna mer självgående det våras för nya chefer inhousebyrå lanseras inom kort
2 servicejournalen 1 / 2013 servicejournalen 1 / 2013 3 Ny digitalpress ger bättre tryckservice Reprocentralen i Halmstad har investerat i en ny digitalpress som kan trycka, falsa och häfta fler saker än tidigare. Färgåtergivningen är bättre och man kan även få tryck med utfallande bilder. Tryck av visitkort är en annan nyhet. Digitaltryck håller idag samma kvalitet som en traditionell offsetpress. Genom att gå direkt från ett digitalt underlag till färdigt tryck (utan filmer, kemikalier och tryckplåtar) sparas både tid, pengar och miljö. Restaurang Galaxen fick en Smiley Regionservices restaurang på sjukhuset i Halmstad har tilldelats utmärkelsen Smileyn som ett av de första matställena i kommunen. Symbolen delas ut av miljö- och hälsoskyddsnämnden till de som klarar förvaltningens livsmedelskontroller med få avvikelser över tid. Smileyn visar vägen till restauranger i Halmstad som har god hygien och utmärkt livsmedelshantering. Symbolen får behållas till nästa kontroll då en ny bedömning görs. vi är i ständig rörelse framåt, uppåt! I förra numret av Servicejournalen berättade förvaltningschefen Erik Möller om vår pågående resa mot en allt mer kunskapsintensiv verksamhet, och han nämnde också i stora drag vad den framtida utveckling kommer att kräva av oss som regionens interna leverantör av administrativt stöd och service. I det här numret vill vi ge dig konkreta exempel på utveckling som är fullt pågående. 140 fler anställda på fyra år 2009 var dåvarande Landstingsservice en serviceorganisation med ett konventionellt serviceutbud, vi var 419 tillsvidareanställda och omsatte 257 miljoner kronor. Nu fyra år senare omsätter vi 739 miljoner och har en personalstyrka på drygt 560 anställda. Nu får vi allt oftare förfrågningar om att utföra uppdrag inom det administra tiva området, något som tagit rejäl fart från 2011. Samtidigt som vi med stor respekt ska leva upp till hälso- och sjukvårdens behov av ett utvecklat effektivt stöd inom flera områden. Säkra kompetens och resurser Vårt fokus går nu allt mer mot att säkra kompetens och resurser för att kunna leva upp till de förväntningar som finns på vår leveransförmåga. Det kan exempelvis handla om att genomföra projekt för att byta operativsystem på 6 400 av regionens datorer, ett arbete som sysselsatte berörda IT-resurser i över 17 000 timmar. Det kan också handla om att ta ansvar för att etablera en organisation som klarar av att förvalta regionens nylanserade intranät och ge 7 500 användare ett effektivt arbetsredskap i vardagen. Lika väl som att en vårdcentral ska få sin dagskassa hämtad på rätt tid. Eller att etablera en fungerande bilpoolsverksamhet. Ständig förbättring Vi inser självklart, att vi måste vara beredda och snabbt kunna anpassa oss efter de behov som uppstår för att kunna leverera det som efterfrågas. Och även om jag här ovan bara gav enstaka exempel på olika förekommande uppdrag, kan du vara förvissad om att vi dagligen för diskussioner internt och med olika uppdragsgivare om hur vi ska leva upp till alla och allas förväntningar. Förutom att vi i stor omfattning tar på oss nya uppdrag, gör vi konkreta interna insatser för att stärka vår förmåga, till exempel inom områden som bemötande och service. Vi planerar även för att förbättra tillgängligheten till vårt utbud av stöd och service. Detta är åtgärder vi måste göra, för vi är ständigt i rörelse framåt, uppåt! Spara på papper, skaffa e-lönespecifikation Som anställd i Region Halland kan du få din lönespecifikation elektroniskt via din Internetbank. Det är smidigt och du får en samlad bild av din ekonomi. Du slipper hålla reda på alla papper och bidrar till en bättre miljö. Prata med din bank. tommy thorbjörnsson kundansvarig ansvarig utgivare Erik Möller, förvaltningschef Regionservice redaktör Tommy Thorbjörnsson, kundansvarig Regionservice text och layout Infab AB, Helsingborg foto Egna bilder tryck Tryckservice i Ängelholm AB
4 servicejournalen 1 / 2013 servicejournalen 1 / 2013 5 skapa nya bättre instruktioner till användarna. Vi lägger mycket tid och kraft på att göra tydliga och anpassade instruktioner. Vi har till exempel ett tiotal redaktörer som var och en ansvarar för att ett speciellt område inom VAS-hjälpen alltid är uppdaterat med nya och aktuella uppgifter. De är mycket kompetenta och följer hela tiden vad som händer inom sina områden, menar Bertil. sprids snabbt och lätt den här vägen och bidrar över tiden till att organisationen i sin helhet blir smartare, menar Bertil. Det är viktigt att användarna kommer in i systemen på ett bra sätt och hittar vad de letar efter. Här är sökfunktionen av yttersta vikt och vi jobbar ständigt med att uppdatera den med nya ord och uttryck. Många av dessa kommer från de ord som användarna själv använder sig av. Smarta IT-stöd gör medarbetarna mer självgående Hjälp dig själv och alla andra! Jag vill också poängtera användarnas betydelse när det gäller att utveckla innehållet i stöden. Ju fler bra tips vi får, desto bättre kan vi göra instruktionerna och guiderna. Inte bara för den enskilde användaren som kom med tipset, utan för alla som undrar och använder de webbaserade stödsystemen för att få svar. Goda råd Webbaserat stöd kan användas inom många områden De nuvarande IT-stöden täcker ett brett användningsområde, är välstrukturerade och har ett genomtänkt innehåll med mängder av guider. Statistiken visar höga besökssiffror och en mycket god lösningsgrad bland användarna. - Vi ser VAS-hjälpen och Självstudier IT som bra modeller för många andra IT-stöd. Jag kan se fördelar med att framöver använda liknande stöd för exempelvis regionens personal- och ekonomisystem eller varför inte som stöd för operationsplanering och mödravård, avslutar Bertil Alvén. Bertil Alvén i samtal med Malin Dymne, redaktör med ansvar för Självstudier IT. Regionens IT-avdelning ligger långt framme när det gäller att utveckla ett väl fungerande ITstöd för både vårdpersonal och administratörer inom Region Halland. Här om året fick man beviset på detta, då man vann utmärkelsen Årets strategiska support. Idag finns två stora webbaserade portaler: VAS-hjälpen och Självstudier IT. Båda är tillgängliga via intranätet och används av mer än 7 000 medarbetare i regionen. VAS-hjälpen är ett stöd för alla som jobbar med det gemensamma journalsystemet, medan Självstudier IT är ett mer dataadministrativt inriktat stöd. Här finns generellt stöd till de vanligaste programmen i Office, men också mer specifika stöd, exempelvis för att hantera skrivare, beställa tjänstekort och arbeta med Hallandskatalogen. Alltid tillgängligt Målet med stöden är att varje medarbetare ska bli mer självgående och kunna jobba mer effektivt. Till sin hjälp har man ca 3 000 textguider och 90-talet filmer, smarta tips och utbildningsmaterial samlade på ett ställe. Det gör att man kan lösa mindre problem på egen hand och behöver inte slösa tid på att söka svar på annat håll, vänta i telefonköer eller passa öppettider. Hjälpen är tillgänglig direkt när det passar, alla dagar dygnet runt, berättar Bertil Alvén, avdelningschef på IT-service Applikation. Den bemannade supporten kan jobba mer proaktivt Branschstudier visar att den webbaserade supporten har ökat och kommer att öka ännu mer framöver. Det viktigaste skälet till den här utvecklingen är att webbaserade stöd avlastar den bemannade supporten, framför allt genom att många återkommande ärenden av enklare natur löses av användarna själva. Det gör att den bemannade supporten kan arbeta mer proaktivt med att uppdatera och Nya intranätet samordnas av Regionsservice Regionservice, och den nya intranätavdelningen, har uppdraget att förvalta och utveckla funktionerna i regionens nya intranät. Vi arbetar kontinuerligt med att förändra struktur och innehåll utifrån användarnas synpunkter och önskemål. Vi informerar om intranätets möjligheter och genomför utbildningar och workshops för att ge stöd till användare och redaktörer. Arbetet med samarbetsplatserna på intranätet är också en viktig uppgift, säger den ansvariga chefen Maria Persson. Fokus på användarstöd Ett välfungerande intranät måste leva upp till medarbetarnas behov. Att hjälpa och stödja användarna är en viktig uppgift för oss. Känner man sig inte trygg i hur man ska använda systemet kommer vi inte få ut det vi vill av vårt nya intranät, avslutar Maria. Smart lösning uppdaterar alla datorer när de är avstängda Idag uppmanas vi att låta våra datorer stå på när vi går hem från jobbet, så att innehåll och program kan uppdateras under natten. Problemet är att regionens närmare 8 000 datorer drar en hel del ström när de inte används. Regionservice IT-avdelning har jobbat mycket med frågan och kommer inom kort att införa en beprövad teknik Wake on LAN som gör det möjligt att fjärrstarta datorer och utföra underhåll på distans. Nu genomför vi tester för att säkerställa att övergången ska bli så smidig som möjligt. Vi räknar med att kunna sjösätta det nya systemet före sommaren och därefter ska alla kunna vara med och spara energi bara genom att stänga av sin dator när man går hem för dagen, berättar Thomas Segerlind, avdelnings - chef på IT Klient & Skrivare.
6 servicejournalen 1 / 2013 servicejournalen 1 / 2013 7 Kulturchefen nöjd med Regionfastigheters proffsiga arbete den nya lokalen, säger Bengt-Olof Nilsson, som är utrustningsplanerare på Regionfastigheter och den som ansvarat för att få ihop en bra helhet av gammalt och nytt i det öppna kontorslandskapet. Det har varit mycket inventering och pysslande med olika lösningar, men jag tycker att vi lyckats skapa en bra helhetslösning. Att samla tre spridda verksamheter i ett öppet landskap tillhör inte det lättaste, men jag är positivt förvånad över hur smidigt samarbetet har gått med alla inblandade parter, säger Bengt-Olof. Öppet hus 5 juni Flytten till de nya lokalerna liksom installation av telefoner, datorer och annan utrustning har hanterats av Regionservice olika avdelningar. Nu återstår bara lite finputsning här och var innan det är dags att inviga våra nya fina lokaler med ett Öppet hus den 5 juni, avslutar en glad kulturchef, som äntligen uppnått målet att samla hela sin förvaltning under ett och samma tak. nya kosthandboken ute på intranätet Sedan mitten av april finns hela kulturförvaltningen samlad under ett tak i Kronobränneriet. Det känns fantastiskt bra att äntligen kunna samla alla trettio medarbetare på ett ställe och samtidigt ha närheten till Regionens hus med all den service som finns där. Jag är mycket nöjd med all den hjälp jag fått av Regionfastigheter under hela planerings- och genomförandearbetet, säger kulturchefen Eva Nyhammar. Fått hjälp att bli en god brukare Vanligtvis äger regionen sina fastigheter, men i detta fall är man hyresgäst hos Halmstad kommun som äger Kronobränneriet. Det är en lite speciell situation som ställer tydliga krav på rollfördelning och affärsmässighet. Jag har haft stor nytta av Regionfastigheters proffsiga medarbetare genom hela processen, från avtalshantering och rumsplanering till inredning, möblering och flyttsamordning. De har hjälpt mig att bli en god brukare. Jag har även fått hjälp att trycka på lite grann när processen har haltat, berättar Eva. Hur får man till en god arbetsmiljö i ett öppet kontorslandskap? Kulturförvaltningens nya lokaler är på drygt 560 kvm och upptar hela takvåningen i det anrika Kronobränneriet, ett öppet ateljéplan där Fria Målarskolan höll till tidigare. Att behålla den öppna känslan under takåsarna och samtidigt få till en bra arbetsmiljö har varit den stora utmaningen, menar Eva och får medhåll av Regionfastigheters funktionsplanerare Mari-Ann Jönsson, som tagit fram rumsprogrammet i samarbete med en arbetsgrupp från kulturförvaltningen och med stöd av arkitekter. Öppna kontorslandskap kräver exempelvis särskilda lösningar när det gäller akustik och det måste finnas tysta rum där man inte stör andra eller själv blir störd, berättar Mari- Ann och fortsätter: Arbetet med rumsprogrammet handlar mycket om att försöka förstå vad kunden behöver och sedan omsätta det till lösningar som också lever upp till regionens krav på en god, säker och tillgänglig arbetsmiljö. Rumsprogrammet inbegriper alla viktiga frågeställningar, det sätter den tekniska standarden och fungerar som ett styrdokument för projekteringen. Anpassa inredning och möblering efter lokaler och plånbok Kulturförvaltningens olika verksamheter satt tidigare utspridda i tre lokaler; på Hamngatan, i Regionens hus och Halmstad slott. Utgångspunkten för inredningsarbetet var att så mycket som möjligt av befintliga möbler och utrustningar skulle användas i Vi vill öka kunskapen om mat för sjuka. Rätt kost till rätt patient är viktigt för patientsäkerheten, säger Maria Persson, ansvarig för handboken på Regionservice. Alla som jobbar inom vården ska kunna identifiera sig och bevisa sin behörighet på ett säkert sätt. SITHS-kortet fungerar både som visuell ID-handling och som elektronisk legitimation vid inloggning till datorer och olika IT-system, exempelvis för journalföring och recepthantering. Kortet används också för inpasseringskontroll och för att registrera flextid. Sedan starten 2010 har Regionservice utfärdat runt 12 000 SITHSkort, varav cirka 2 500 har tagits fram för kommunala och privata vårdgivare i regionen. Handboken Maten på vårt sjukhus presenterar enkelt och tydligt alla kosttyper på regionens sjukhus. Syftet är att underlätta för personalen att beställa rätt kost till rätt patient. Innehållet i handboken har kvalitetssäkrats av dietist Marie Gustafsson. Rätt kost till rätt patient Nutritionsbehandling ska betraktas på samma sätt som medicinsk behandling. Maten ska vara anpassad till varje individs sjukdom och - Vi har nyligen utfärdat SITHSkort till ett femtiotal lokala privattandläkare för att de ska kunna rapportera in via regionens system och få ersättning för barnpatienter på ett säkert sätt, berättar Patrik Nilsson, samordnare för SITHS inom Regionservice. Smart betalmedel för p-avgifter och lunchmat Sedan en tid tillbaka är det möjligt att ladda SITHS-kortet med pengar och använda det som betalmedel i de restauranger som drivs av Regionservice. Systemet fungerar bra. Betalningen går både snabbare och särskilda behov av energi och näring. Den ska vara god och tilltalande, ge njutning och bidra till en god social samvaro. Patientens värderingar och självbestämmande ska respekteras. Rätt kostbehandling har blivit en allt viktigare fråga och det är därför som vi också initierat nutrition som en del i utbildningen för AT-läkare, avslutar Maria Persson. Vill du veta mer, ring Kost service dietist 31950. siths-kortet ger mervärde till användaren smidigare, och bidrar till att korta köerna i restaurangerna. Betalning av p-avgifter är ett annat nytt användningsområde. Idag finns den möjligheten på personalparkeringen vid sjukhuset i Halmstad. Betalar man med sitt SITHS-kort får man dessutom en lägre avgift och vi på Regionservice slipper hantera onödigt mycket kontanter, avslutar Patrik. Gå gärna in på intranätet, här står hur man laddar sitt SITHS-kort med pengar och använder det att betala med.
8 servicejournalen 1 / 2013 det våras för nya chefer Regionservice har rekryterat två viktiga chefer i organisationen, nämligen upphandlingschef och fastighetschef. Båda tillträder sina nya jobb under maj månad. Vi hälsar dem hjärtligt välkomna! Madelene Winbo ny upphandlingschef Madelene börjar den 2 maj som avdelningschef för Regionupphandling. Hon var tidigare upphandlingschef i Varbergs kommun, en tjänst hon haft sedan 1999. Jag ser fram emot att få använda mina kunskaper och erfarenheter i en för mig ny och större organisation. Här finns både kvalificerade och engagerade medarbetare. En ny spännande utmaning. Det ska bli jätteroligt! För mig är Bästa upphandlingen ett bra strategiskt mål. Det ger utrymme för ett tydligt kundperspektiv och för att utveckla kvalitet, miljö och sociala aspekter. Jag ser det som avdelningens bidrag till att vara med och bygga Halland Bästa livsplatsen. På fritiden åker jag gärna skidor både på längden och utför. Började också spela tennis för några år sedan och spelar nu så ofta jag kan med familj och vänner, avslutar Madelene. intern reklambyrå på gång Tommy Thuvesson ny fastighetschef Tommy tillträder den 13 maj tjänsten som ny fastighetschef på Regionfastigheter. Sedan 2008 har jag varit chef för förvaltarna på Lokalförvaltningen i Göteborgs stad. Jag har också själv jobbat som förvaltare några år i samma organisation, säger Tommy, som dessutom varit administrativ chef vid Göteborgs Universitet under tre år. Jobbet som fastighetschef är ett viktigt och spännande steg i min personliga utveckling. Jag har inte arbetat med sjukhus och vårdmiljöer tidigare, så det ska bli mycket intressant och utmanande att ta sig an ett nytt och komplext uppdrag som detta. Men livet är ju inte bara jobb, man måste ju se om kroppen lite också. Så jag försöker använda mitt träningskort så ofta jag kan, säger Tommy, som är född och uppvuxen i Lund, men har pluggat (journalistik) och bott i Göteborg sedan 70-talet. Regionservice lanserar inom kort en helt ny tjänst: en intern reklambyrå eller inhousebyrå som de flesta kallar det. Bakgrunden är en uppdragsbeställning från Regionkontoret som bedömer att efterfrågan på de tjänster en inhousebyrå kan erbjuda är stor, inte minst då regionen idag köper reklambyråtjänster för cirka 10 miljoner kronor, säger kundansvarige Tommy Thorbjörnsson. Ett bra komplement till externa köp Fördelarna med en egen byrå är flera, främst kännedomen om den egna verksamheten, varumärkesplattformen, den grafiska profilen och strategier för arbetsgivarprofilering. Bedömningen är att det finns mycket tid och även pengar att spara genom att göra mer av kommunikationsarbetet i egen regi. Det är det Region Halland nu vill att Regionservice ska prestera. Det här är ett helt nytt uppdrag för oss. Det är både spännande och utmanande. Vi planerar att göra så mycket av uppdragen vi kan i egen regi, men vi kommer också att använda de leverantörer som är upphandlade av regionen när våra egna resurser och kompetenser inte räcker till. Det viktigaste är att leverera en kostnadseffektiv produkt med rätt kvalitet, säger Tommy, som kan avslöja att den nya inhousebyrån kommer att heta Kommunikationsservice.