Granskning av valnämndens verksamhet Ängelholms kommun Januari 2011 Adrian Göransson, Revisionskonsult
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål... 3 1.3 Metod... 3 2 Iakttagelser... 4 2.1 Vilka lagar och regler styr valnämndens verksamhet?... 4 2.2 Har valnämnden beslutat om mål för verksamheten och antagit en verksamhetsplan?... 4 2.3 Hur är valmyndigheten organiserad och vilka resurser är avsatta för verksamheten?... 5 2.4 Hur kvalitetssäkrar valnämnden sin verksamhet?... 6 3. Bedömningar och rekommendationer... 10 Bilaga 1... 11 2
1 Inledning 1.1 Bakgrund Revisorerna har, enligt kommunallagen, att granska all verksamhet årligen. En verksamhet som inte brukar vara aktuell varje år är valnämndens. Likväl är det en verksamhet som ligger inom kommunrevisionens granskningsområde. Senast valnämnden hade en aktiv roll var hösten 2010 i samband med valet till riksdagen samt kommun- och landstingsfullmäktige. Någon tidigare granskning av valnämndens verksamhet har till dags dato inte gjorts och det är mot denna bakgrund som de förtroendevalda revisorerna beslutat att genomföra en granskning av valnämndens verksamhet. 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Bedriver valnämnden sin verksamhet som valmyndighet ändamålsenligt? Kontrollmål Vilka lagar och regler styr valnämndens verksamhet? Har valnämnden beslutat om mål för verksamheten och antagit en verksamhetsplan? Hur är valmyndigheten organiserad och vilka resurser är avsatta för verksamheten? Hur kvalitetssäkrar valnämnden sin verksamhet? 1.3 Metod Granskningen genomförs genom intervjuer med valnämndens ordförande, 2.e vice ordförande, två valdistriktsordförande samt nämndens sekreterare. För ytterligare underlag till granskningen görs en granskning av lagar/reglemente och styrdokument samt upprättade protokoll från 2008 och 2009. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 3
2 Iakttagelser 2.1 Vilka lagar och regler styr valnämndens verksamhet? I valnämndens reglemente 1 fastslås det att nämnden svarar för uppgifter som enligt Vallagen skall fullgöras av välnämnd, däri ingår att vara lokal valmyndighet i samband med val till riksdagen, val till landstingsfullmäktige, val till kommunfullmäktige, val till Europaparlamentet samt vid en eventuellt förekommande folkomröstning. Av vallagen (2005:837) framgår det att en valnämnd bland annat har följande uppgifter: Förordna röstmottagare. Se till att det finns vallokaler. Ansvara för förtidsröstningen inom kommunen. Svara för den preliminära räkningen av rösterna på valkvällen. Svara för den preliminära räkningen av rösterna på onsdagen efter valdagen. Därutöver har valmyndigheten inför valen år 2010 utarbetat en handbok 2 som i allt väsentligt utgår från vallagens bestämmelser. I handboken finns det instruktioner för hur kommuner ska arbeta före, under och efter ett val. 2.2 Har valnämnden beslutat om mål för verksamheten och antagit en verksamhetsplan? Valnämnden har inte beslutat om några mål eller tagit fram en verksamhetsplan för sin verksamhet. Det arbete nämnden åtar sig utöver vad som vallagen ålägger den att göra är istället uppdragsbaserat. Ett exempel på detta var när valmyndigheten inför valen 2010 uppmanade kommunerna att göra särskilda insatser för att öka valdeltagandet bland grupper som är röstberättigade, såsom förstagångsväljare, röstberättigande i särskilda bostadsområden och på äldreboende. 3 Med anledning av detta beslutade valnämnden att öka valdeltagandet bland förstagångsväljarna. 4 Detta resulterade i att det fanns möjlighet att förtidsrösta och att skriva ut röstkort på Rönnegymnasiet samt John Bauergymnasiet. Enligt nämndens sekreterare röstade ett antal av eleverna på John Bauergymnasiet i skolans röstlokal, medan inte någon av eleverna på Rönnegymnasiet utnyttjande möjligheten att rösta i skolans röstlokal. 1 Reglemente för valnämnden, antaget av kommunfullmäktige 2001-04-29. Ängelholms kommun 2 Handbok. Kommunens uppgifter vid valen 2010. Valmyndigheten 767 Utgåva 2. 3 Jmf. Tjänsteutlåtande 2010-04-20,valnämnden. 4 Jmf. Sammanträdesprotokoll 2010-04-27. 4
Nämnden vidtog också åtgärder för att öka valdeltagandet bland personer på äldreboende genom att anlita ett kommunalt bud som äldreomsorgen kunde använda för förtidsröstning. Det finns lagar som ålägger en nämnd att besluta om specifika dokument. Nedan följer en kort redogörelse för hur valnämnden förhåller sig till några av dessa lagstiftningar. Offentlighets- och sekretesslagen (kap. 4 2 ) samt arkivlagen (6 ) påbjuder att myndigheter ska upprätta en arkivbeskrivning avseende de handlingar som den förvarar. Vidare står det i arkivlagen att varje myndighet ska besluta om en dokumenthanteringsplan. För närvarande uppfyller inte valnämnden dessa lagstiftningars bestämmelser. Enligt nämndens sekreterare är det kanslienheten som hanterar valnämndens dokumentation och därför har nämnden i princip samma arkiv- och dokumenthanteringsrutiner som kommunstyrelsen. Vidare uppger sekreteraren att valnämnden planerar att besluta om en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan vid nämndens första sammanträde under 2011. Därutöver ska nämnden också ta i beaktande att enligt personuppgiftslagen är varje nämnd personuppgiftsansvarig. I egenskap som personuppgiftsansvarig kan en nämnd utse ett personuppgiftsombud som ska säkerställa att nämnden uppfyller lagstiftningens bestämmelser. I sammanträdesprotokollet 2010-11-24 framgår det att valnämnden entledigat sitt förra personuppgiftsombud och antagit ett nytt. 2.3 Hur är valmyndigheten organiserad och vilka resurser är avsatta för verksamheten? Valnämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Vidare utförs nämndens administrativa arbete av nämndens sekreterare. År 2005 beslutade kommunfullmäktige att anta valnämndens förslag på en ny valdistriktsindelning. Beslutet innebar att antalet valdistrikt i kommunen minskade från 27 till 20 5. För närvarande består Ängelholms största valdistrikt av 1 928 (Hjärnarp) röstberättigade, motsvarande siffra för den minsta är 932(Skörpinge), vilket är i paritet med bestämmelserna i vallagen (se not i Bilaga 1). Vid Europaparlamentsvalet år 2009 påtalade valmyndigheten och länsstyrelsen att lokaler med politisk eller religiös anknytning skulle undvikas. I Ängelholms kommun påverkades följande valdistrikt av detta direktiv: Skälderviken som hade sin vallokal i Skäldervikens församlingshem Luntertun-Roslunda som hade sin vallokal i Skäldervikens församlingshem Hjärnarp som hade sin vallokal i Hjärnarps församlingshem Höja-Starby som hade sin vallokal i församlingshem 5 Se Bilaga 1 för hur den nuvarande valdistriktsindelningen ser ut. 5
Inför valen år 2010 anordnade därför valnämnden nya vallokaler för samtliga av ovan nämnda valdistrikt (se Bilaga 1). Genom att den nya vallagen antogs av riksdagen i november 2005 är det kommunerna själva som ska arrangera förtidsröstningen. Den nya lagen innebar bland annat att hela det lokala ansvaret för genomförandet av val samlades hos kommunerna. Kommunerna ska därför numera tillhandahålla lokaler för all förtidsröstning. Nedan följer en förteckning över Ängelholms förtidsröstningslokaler: Medborgarlinjen i Stadshuset Ängelholms stadsbibliotek på Stortorget Hjärnarps bibliotek, Rössjöv 8 Munka Ljungby bibliotek, Östra Järnvägsg Vejbystrands bibliotek, Sanatoriev 16 Vid valen år 2006 var valdistrikten i Ängelholm bemannade enligt följande: Ordförande, vice ordförande samt fyra ledamöter. På de större distrikten tjänstgjorde även två rösträknare. Förutsättningarna för valen 2010 var desamma som för år 2006, så till vida att istället för att erbjuda valdistrikten rösträknare anskaffade nämnden istället in valsedelräknare till samtliga 20 valdistrikt. Av valnämndens budget för år 2010 framgår det att kommunen fått 450 000 kronor i statsbidrag för valen. Kostnaderna för valen är budgeterade till 930 000 kronor och således står kommunen själv för resterande 480 000 kronor. 2.4 Hur kvalitetssäkrar valnämnden sin verksamhet? Valnämnden kvalitetssäkrar sin verksamhet genom att efter varje genomfört val ge valdistriktsordföranden möjligheten att besvara en enkät. Nedan följer en redogörelse för de synpunkter som kom fram vid den senaste enkäten samt intervjuerna med representanterna för valnämnden. Valdistriktsordförandena fick möjlighet att besvara frågan Hur fungerade kontakten med valkansliet. Svarsalternativen som gavs var Bra, Kunde fungerat bättre, Inget vidare och Fungerade inte alls. Samtliga av de 22 6 svarande valde svarsalternativet Bra. 6 Ängelholms kommun har 20 valdistrikt och 20 valdistriktsordföranden. Anledningen till att 22 valdistriktsordföranden besvarat enkäten beror enligt nämndens sekreterare på att två valdistriktsordförande besvarat enkäten två gånger. 6
Diagram 1. Redovisning av valdistriktsordförandes svar på frågan Tycker du att den vallokal du var i fungerade bra?. Besvarad av 17 (77 %), ej besvarad av 5 (23 %). På frågan Tycker du att den vallokal du var i fungerade bra svarade 9 (53 procent) Ja, 5 (29 procent) Sådär och 3 (18 procent) Nej. Majoriteten av de svarande(9 stycken) var således nöjda med sina vallokaler. Beträffande vallokalerna framkom det synpunkter på dem vid intervjun med Munka Ljungby Norras valdistriktsordförande. Dennes distrikt delade vallokal (Toftaskolan) med Munka Ljungby Södra och Tåssjö-Össjö. Enligt intervjuad fanns det personal vid ingången för att lotsa de röstande till rätt valdistrikts rum. Trots det gick flera fel och genom det skapades det oreda och köer. Det fördes också fram klagomål om att det fanns för få parkeringsplatser vid vallokalen. 7
Diagram 2. Redovisning av valdistriktsordförandes svar på frågan Tycker du att storleken på ditt valdistrikt är lagom, dvs att antalet röstberättigade är lagom? Besvarad av 17 (77 %), ej besvarad av 5 (23 %). När det gäller frågan Tycker du att storleken på ditt valdistrikt är lagom, dvs antalet röstberättigade är lagom? svarade 13 (76 procent) Ja, 1 (6 procent) Bättre med lite färre och 3 (18 procent) Alldeles för stort. Merparten av de svarande anser att storleken på deras valdistrikt är lagom. Det finns emellertid exempel på när valdistriktens storlek blivit svårhanterlig för valarbetarna. Vid valen 2010 blev valdistrikten Hjärnarp och Munka Ljungby Norra klara med rösträkningen vid 02:00, i vanliga fall brukar distrikten vara klara vid 23:00. De intervjuade valdistriktsordförandena uppger att förklaringen till detta är en kombination av att såväl förtidsrösterna som röstande vid vallokalerna var osedvanligt många. Eftersom vallokalerna var välbesökta under hela dagen hann inte valdistrikten börja med att granska förtidsrösterna förrän efter att röstmottagningen förklarats avslutad 20:00. Valdistrikten hade runt 500 förtidsröster att granska och pricka av i röstlängden. Hjärnarps valdistriktsordförande anser att dennes distrikt är för stort och bör ses över. 8
Diagram 3. Redovisning av valdistriktsordförandes svar på frågan Är bemanningen lagom i ditt valdistrikt vid ett val såsom i år? Besvarad av 17 (77 %), ej besvarad av 5 (23 %). Valdistriktsordförandenas svar på frågan Är bemanningen lagom i ditt valdistrikt vid ett val såsom i år? svarade 9 (53 procent) ja, 3 (18 procent) Behöver 1 rösträknare och 5 (29 procent) Behöver 2 rösträknare. De flesta valdistriktsordförandena anser att bemanningen är lagom (9 stycken), fem av tillfrågade menar dock att de behöver 2 rösträknare. Som tidigare konstaterats valde valnämnden vid valen 2010 att inte erbjuda valdistrikten rösträknare och istället tillhandahålla samtliga valdistrikt med en valsedelräknare. Enligt de intervjuade valdistriktsordförandena var inte valsedelräknarna korrekt inställda vilket bland annat gjorde att röstsedlarna fastnade i maskinen. Därför fick röstsedlarna räknas om ett antal gånger. Dock betonar de intervjuade att valsedelräknarna, med rätt förutsättningar, framgent kan underlätta rösträknandet. Inför valet skickade valnämnden ut ett direktiv gällande valsedelordningen, bland annat skulle valsedlarna stå i bokstavsordning. Valsedlarna skulle också stå uppställda i speciella valställ för att säkerställa att de var synliga. En av de intervjuade valdistriktsordförandena uppger dock att denne inte lyckades stabilisera sitt valställ och fick därför lägga valsedlarna på ett bord. Enligt uppgift ska även vissa valdistrikt inte följt direktivet gällande valsedelordningen. Vidare tog Hjärnarps och Tåssjö- Össjös valkuverten slut. I Hjärnarps fall fick de använda sig av vanliga kuvert medan Tåssjö-Össjö fick låna valkuvert av Munka Ljungby Norras valdistrikt. Vid Europaparlamentsvalet år 2009 utkom valmyndigheten med en rekommendation om att valarbetarna skulle utbildas. Mot bakgrund av detta utbildade Ängelholms kommun ett samtliga valarbetare inför Europaparlamentsvalet. Inför valen 2010 ansåg valnämnden att det inte fanns ett utbildningsbehov bland valarbetarna. I efterhand menar valnämndens sekreterare att detta fick konsekvenser för valarbetet med förtidsröstningen. Under tiden för förtidsröstningen (mellan 1 och 18 9
september) identifierades ett par brister i valarbetet. Bland annat var kontrollen av röstkuverten inte tillräckligt god, exempelvis var vissa kuvert inte igenklistrade. Vidare försvann vissa mindre partiers valsedlar från förtidsröstningslokalerna. Valnämndens sekreterare uppger att dessa problem troligen hade kunnat undvikas genom att personalen på förtidsröstningslokalerna hade utbildats. 3. Bedömningar och rekommendationer Granskningens revisionsfråga har varit: Bedriver valnämnden sin verksamhet som valmyndighet ändamålsenligt? Den sammantagna bedömningen är att valnämnden inte full ut bedrivit sin verksamhet ändamålsenligt. Bedömningen grundar sig på att valnämnden på ett övergripande plan har en tillfredsställande verksamhet som styrs av vallagen. Organisatoriskt finns det en god kommunikation mellan kansliet och valdistrikten. Vidare har nämnden upprättat rutiner för att kvalitetssäkra sin verksamhet. Granskningen har emellertid identifierat ett antal förbättringsområden. Baserat på dessa granskningsiakttagelser rekommenderar vi följande åtgärder: Det bör säkerställas att nämnden enligt gällande lagstiftning snarast beslutar om en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan. Inför nästa val bör valnämnden besluta om mål för sin verksamhet. Det kan t.ex. gälla mål för förtidsröstningen. När det gäller valdistrikten anser vi att valnämnden ganska omgående bör genomföra en utvärdering av valdistriktsindelningen och vallokalerna. De synpunkter som framförts i granskningen vittnar om att indelningen inte är optimal; exempelvis upplevs valdistriktet Hjärnarp vara för stort. När det gäller vallokalerna bör nämnden utvärdera huruvida Toftaskolan är en lämplig vallokal för de tre valdistrikten Munka Ljungby Norra, Munka Ljungby Södra och Tåssjö-Össjö att dela på Valnämnden bör tillse att valarbetarna som arbetar i förtidsröstningslokalerna utbildas. Nämnden bör analysera de iakttagelser som gjorts avseende valsedelräknarna, valsedelordningen, valställen samt valkuverten och utifrån resultaten vidta lämpliga åtgärder. 2011-01-17 Projektledare Uppdragsledare 10
Bilaga 1 Valdistrikt Vallokal Röstberättigade 7 Magnarp Magnarps skola 1 396 Vejbystrand Magnarps skola 1 427 Skälderviken Errarps skola 1 082 Luntertun-Roslunda Errarps skola 1 611 Adolfsfält-Karlslund Kungsgårdsskolan 1 034 Kungsgården Kungsgårdsskolan 1 843 Munka Ljungby Norra Toftaskolan 1 408 Munka Ljungby Södra Toftaskolan 1 280 Hjärnarp Söndrebalgs skola 1 928 Tåssjö-Össjö Toftaskolan 1 773 Sockerbruket Sockerbruksskolan 1 286 Danielslund Sockerbruksskolan 1 473 Nya Torg Rönneskolan 1 503 Centrum Rönneskolan 1 858 Ängavången Nyhemsskolan 1 787 Willan Nyhemsskolan 1 601 Södra Utmarken Södra Utmarkens skola 1 837 Skörpinge Södra Utmarkens skola 932 Ausås- Strövelstorps Strövelstorps skola 1 554 Höja-Starby Nyhemsskolan 1 017 7 I vallagens 4 kap. som handlar om valdistrikt står det i 17 : Ett valdistrikt skall omfatta mellan 1 000 och 2 000 röstberättigade. Om det finns särskilda skäl, får ett valdistrikt omfatta färre än 1 000 eller fler än 2 000 röstberättigade. Ett valdistrikt får omfatta färre än 300 röstberättigade endast om det finns synnerliga skäl. På förslag av kommunfullmäktige skall länsstyrelsen besluta om kommunens indelning i valdistrikt. Kommunen skall se över indelningen året närmast före det år då ordinarie val till riksdagen skall hållas. 11