BESLUT 1(7) Beslut 2003-06-10 UFV 2003/1373. Reviderat 2007-12-03 UFV 2007/2023 och 2010-02-23 UFV 2010/266 Claes Falk Ekonomidirektör Ekonomiavdelningen Box 256 SE-751 05 Uppsala Besöksadress/Visiting address: S:t Olofsgatan 10 B Telefon/Phone: 018-471 18 13 Telefax/Fax: 018-471 19 82 www.uu.se claes.falk@uadm.uu.se Representation vid Uppsala universitet 1. Begreppet representation Begreppet representation saknar en bestämd definition i skattelagstiftningen. Enligt Skatteverkets tolkning kan utgifter för representation avse kostnad för mat, dryck och betjäning i samband med t ex restaurangbesök samt även utgifter för biljetter till teaterföreställning, museum och idrottsanläggning mm. Representationen kan rikta sig antingen utåt mot t ex företrädare för andra universitet och högskolor, kommuner, landsting och företag (extern representation) eller också inåt mot universitetets personal i anslutning till personalvård och liknande insatser (intern representation). 2. Förutsättning för representation Representation medges endast inom och i direkt anslutning till den ordinarie verksamhet som bedrivs vid Uppsala universitet. Exempel härpå är inledande eller bibehållande av för universitetet viktiga förbindelser, utgifter för jubileum, invigning av mer betydande anläggningar samt utgifter för personalvård. Ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer skall om möjligt undvikas. Representation får inte vara lyxbetonad. Kostnader föranledda av sällskapsliv av mer personlig natur eller kostnader i samband med personliga högtidsdagar är självfallet inte att betrakta som representation. Organisationsnr:
2(7) 3. Beslut om representation Beslut om representation på institutionsnivå/motsv fattas av prefekten/motsv. Om prefekten är den som är ansvarig vid ett visst representationstillfälle fattas beslutet av dennes ställföreträdare eller av annan person vid institutionen som fått attesträtt. På fakultetsnivån/motsv fattas sådana beslut av resp ordförande. I anslutning till att beslut om representation fattas bör det klarläggas vilka medel som skall bestrida kostnaderna för denna och om dessa får användas för representation. T ex får EUmedel normalt inte användas för representation. Vissa andra externa bidragsgivare medger ej heller att medlen används för detta ändamål, vilket i regel framgår av det aktuella bidragsbeslutet eller kontraktet. Skattebestämmelsernas regler för avdragsgill moms gäller alltid och kan inte elimineras genom interna myndighetsbeslut. 4. Extern representation Med extern representation avses i huvudsak sådan gästfrihet som på grund av sedvänja visas utomstående besökare vid förhandling samt representation i PR-syfte Förhandling: Som exempel på förhandling då extern representation kan förekomma kan nämnas förhandling i samband med köp och försäljning, förhandlingar med konsulter och experter av olika slag. Hit räknas också förhandlingar angående upprättande av avtal och liknande som t ex avtal avseende samarbetsprojekt mm Representation med PR-syfte: Som exempel på representation med PR-syfte kan nämnas jubileum och invigning av betydande anläggning mm. Avdrag för moms i anslutning till jubileum som avser högtidlighållandet av tidpunkt som ligger kortare tid än 25 år bakåt i tiden medges dock i regel inte. Representationsbelopp: Det vid Uppsala universitet genom detta beslut fastställda högstbeloppet för extern representation är 650 kronor per person och tillfälle för lunch, middag eller supé. Beloppet avser kostnad för mat och dryck inklusive serveringsavgift, entréavgifter till restaurang och liknande kostnader, inklusive moms. Ev överskjutande "dricks" betraktas
3(7) som en privat kostnad för den som svarar för representationen. Avdrag för moms får endast göras på belopp upp till 90 kronor per person och tillfälle för lunch, middag eller supé. Eventuellt överskjutande momsbelopp måste kostnadsföras. Extern representation skall bokföras på konto 5521. Vid extern representation får antalet deltagare från Uppsala universitet inte på ett påfallande sätt överstiga antalet gäster från andra verksamheter. 5. Intern representation I begreppet intern representation ingår bl a personalfester och informationsmöten för anställda. Hit räknas också utgifter för måltider i samband med interna kurser och planeringskonferenser. En förutsättning för att något skall accepteras som intern representation är o att det är fråga om interna möten för myndigheten, o o o att sammankomsten pågår under högst en vecka, att det inte är fråga om möten som regelbundet hålls (varje eller varannan vecka) som t ex institutionsstyrelse-/ledningssammanträden på olika nivåer, samt att måltidsarrangemangen är gemensamma. Intern representation som sker i form av t ex gemensam jullunch eller annan personalfest får högst äga rum två gånger per anställd och budgetår. Representationsbelopp: Vid intern representation fastställs högstbeloppet till 445 kronor per person och tillfälle för lunch, middag eller supé. Beloppet avser kostnader inklusive moms. Vid intern representation genom personalfest medges också kringkostnader för lokalhyra, musik på högst 180 kronor per person och tillfälle. Avdrag för moms får även i detta fall endast göras på belopp upp till 90 kronor per person och tillfälle för lunch, middag eller supé. Eventuellt överskjutande momsbelopp måste kostnadsföras. Intern representation skall bokföras på konto 4961.
4(7) 6. Enklare förtäring vid extern/intern representation Traditionellt omfattar representation måltider som lunch, middag eller supé. I vissa fall kan dock den förtäring som bjuds vara av enklare slag. Som exempel härpå kan nämnas frukost samt förfriskningar utan direkt samband med måltid. Representationsbelopp: Högstbeloppet vid enklare förtäring fastställs till 60 kronor per person och tillfälle exklusive moms. Avdrag för moms får göras på belopp upp till 60 kronor per person och tillfälle. 7. Representation i hemmet Representation i hemmet bör tillämpas restriktivt. Det bör observeras att särskilda krav ställs på betalningsunderlagets beskaffenhet (se punkt 11). Representationsbelopp: Vid representation i hemmet gäller samma högstbelopp per person och tillfälle som vid övrig representation, d v s 650 kronor inkl moms per person och tillfälle vid extern representation, 445 kronor inkl moms per person och tillfälle vid intern representation samt 60 kronor (exkl per person och tillfälle vid enklare förtäring i samband med extern eller intern representation. Avdrag för moms får göras på belopp upp till 90 kronor per person och tillfälle vid lunch, middag eller supé avs. extern och intern representation och på högst 60 kronor vid enklare förtäring. 8. Representation och alkohol Universitetet har 1997 fastställt ett särskilt handlingsprogram för alkoholfrågor. Enligt detta program är det inte tillåtet att dricka alkohol i samband med arbete och undervisning. Vid fester och representation skall alkoholfria alternativ erbjudas. Universitetet förutsätter att anställda som företräder universitetet nationellt eller internationellt i olika sammanhang uppvisar ett föredömligt uppträdande i alla avseenden. Universitetets representation med alkohol skall alltid präglas av måttlighet. Starksprit ska normalt inte förekomma vid universitetets representation.
5(7) 9. Gåvor och uppvaktningar Gåvor kan indelas i tre kategorier: reklamgåvor, representationsgåvor samt gåvor till anställda. - Reklamgåvor: Med reklamgåvor avses artiklar utan personlig karaktär och av förhållandevis obetydligt värde som t ex pennknivar, slipsar/scarves eller andra varor ur exempelvis universitetets egen profilkollektion. Gåva av detta slag kan vara försedd med universitetets namn och "logo". Denna typ av gåva kan exempelvis överlämnas till den person som fungerar som värd vid studiebesök och besök vid vänortsuniversitet eller till arrangörer och medverkande i konferenser och seminarier. - Representationsgåvor: I samband med att för universitetet viktiga avtal tecknas eller att värdefullt samarbete inleds/avslutas kan representationsgåva överlämnas till representant för annan myndighet, företag eller liknande. Representationsgåva kan även överlämnas i samband med betydelsefulla invigningar och jubileer. Exempel på sådan gåva är blomsteruppsats, bok, chokladkartong, fruktkorg eller liknande. En förutsättning för representation i denna form är att det därvid föreligger ett omedelbart samband med universitetets verksamhet. Det är angeläget att viss varsamhet iakttages i anslutning till representationsgåvor med hänsyn till reglerna om muta och bestickning. - Gåvor till anställda: Universitetet delar i särskild ordning ut gåvor till anställda efter 30 års tjänst (belöningen Nit och Redlighet). Kostnaderna härför belastar universitetet centralt. Därutöver finns möjlighet till minnesgåva till varaktigt anställda vid särskild högtidsdag (t ex den anställdes 50-årsdag) och vid anställningens upphörande. Med varaktigt anställd anses i detta fall en sammanlagd anställningstid som uppgått till minst sex år. En julgåva skall vara skattefri för den anställde därför får värdet inte överstiga 450 kr inklusive mervärdesskatt. Utgifter för blommor o dyl i anslutning till viktigare högtidsdagar eller dödsfall hänförs också till begreppet representationsgåva. Det allmänna kravet på nära anknytning till verksamheten kvarstår. Det bör observeras att för kostnaderna i anslutning till dödsfall är momsen inte avdragsgill.
6(7) 10. Avdragsramar - moms Riksdagen har beslutat att följande skatteregler för närvarande gäller för representation. För den händelse att skattereglerna ändras kan alltid uppgift om tillämpliga belopp inhämtas via ekonomiavdelningen. Representationsform Extern representation Intern representation Enklare förtäring extern/intern repr Max kostnad per person och tillfälle 650 kr (inkl 445 kr (inkl 60 kr (exkl Avdragsgill moms Max 12% på 60 kr=7,20 kr/pers eller max 9 kr (60*75%*12%+60*25%*25%) Representation i hemmet: extern representation intern representation enklare förtäring ext/int 650 kr (inkl 445 kr (inkl 60 kr (exkl Max 12% på 60 kr=7,20 kr/pers eller max 9 kr (60*75%*12%+60*25%*25%) Gåvor och uppvaktningar: - reklamgåvor - representationsgåvor Obetydl värde 180 kr (exkl Aktuell momssats Aktuell momssats på belopp upp till 180 kr/person Anm: Det bör observeras att högstbeloppen för extern och intern representation har höjts till en relativt generös nivå. De nu fastställda högstnivåerna får inte överskridas. För den händelse detta ändå inträffar kommer det överskjutande beloppet att behandlas som en privat levnadsomkostnad som skall belasta den person som är ansvarig för den aktuella representationen. När det gäller representationsgåvor i relation till lagstiftningen om muta och bestickning kan ytterligare vägledning erhållas via juridiska avdelningen. Frågor om skattekonsekvenser av personalförmåner av olika slag kan ställas till
7(7) personalavdelningen som har getts uppdrag att upprätta en särskild sammanställning i ämnet. 11. Betalningsunderlagets innehåll och beskaffenhet Datum och ändamål med representation skall alltid anges på faktura/motsv. Deltagarförteckning skall upprättas och bifogas faktura/motsv. Förutom namn på de personer som deltagit skall det också framgå vilken myndighet/företag/motsv dessa personer företräder. Underlag för betalning skall utgöras av originalhandlingar. Om det inte klart framgår av fakturan vilka poster som ingår i fakturabeloppet skall särskild specifikation bifogas. Vid representation i hemmet ställer Skatteverket och Riksrevisionen något högre krav på redovisningen. Kvitto från livsmedelsbutik eller liknande skall bifogas. Då kostnaderna helt eller delvis inte kan styrkas med kvitton eller fakturor, skall vid varje representationstillfälle, en kostnadsberäkning upprättas. I övrigt gäller samma regler beträffande betalningsunderlagets innehåll och beskaffenhet som vid annan representation. 12. Förtäring som inte är att betrakta som representation Det finns tillfällen då universitetets anställda och gäster bjuds på måltider eller enklare förtäring utan att bjudningen utgör ett representationstillfälle. Det kan gälla t.ex. arrangerade externa konferenser, interna kurser och konferenser, akademiska högtidigligheter eller enklare förtäring för studenter vid introduktion till eller avslutning av utbildningsprogram. Måltider och enklare förtäring i samband med interna kurser och konferenser minst en dag/högst en vecka kostnadsbokförs på konto 4822 Utbildning för personal. Andra måltidskostnader som inte utgör representation kostnadsbokförs på konto 5785 Konferensarrangemang. Vid dessa tillfällen finns ingen begränsning i rätten att redovisa ingående moms; d.v.s. all ingående moms är avdragsgill. 13. Giltighet Detta beslut gäller för all representation inom universitetet från och med 2007-12-03 tills vidare och ersätter beslutet om representation från 2003-06-10 (dnr 2003/1373). Beslutet är uppdaterat avseende redovisning av ingående moms på representationskostnader 2012-01-01.