1 (13) Datum Tid Kl. 08.30 16.10 Plats Beslutande Övriga närvarande Junselerummet, kommunhuset, Sollefteå Enligt närvaro- och tjänstgöringslista Maria Lindsbo, verksamhetschef IFO Jerry Mähler, verksamhetschef ÄO 171-173 Ann-Katrin Lundin, verksamhetschef FS 171-172 Örjan Abrahamsson, huvudenhetschef Produktion 171-172 Leif Kårén, ekonom 171-172 Patrik Sandström, upphandlare 177 Underskrifter Sekreterare... 171-178 Maivor Åström Ordförande... Kjell-Åke Sjöström Justerare... Birgitta Häggkvist Bevis om justering Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla, entréplan, kommunhuset. Myndighet Anslaget sätts upp 2016-06-20 tas ner 2016-07-12 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsen, kommunhuset, Sollefteå Underskrift... Maivor Åström
2 (13) Närvaro- och tjänstgöringslista Namn När- Tjg. Omröstning Reservation Anteckning varo ers. Ja Nej Ledamöter Åsa Nilsson (S) - *) Nils-Gunnar Molin (S) 1 Kjell-Åke Sjöström (V) 1 Ordförande Kerstin Franzén (M) - Birgitta Häggkvist (VISKB) 1 Justerande Ersättare Lennart Önblad (S) 1 X Tjg 171-172 Anita Bergsten (S) - Johan Andersson (C) 1 X *) Kom kl. 10.30 Tjänstgörande fr.o.m. 173
3 (13) Dagordning Paragraf Sida 1. Verksamhetsuppföljning IFO, FS, ÄO per 2016-05-31 171 4 2. Nulägesanalys IFO, FS, ÄO, ekonomi/integration 172 5-6 3. Uppdatering omorganisation Västra 173 7 4. Överenskommelse Graningebyn Intraprenad 2017 2019 174 8 5. Bidrag personalkostnad Sollefteå Kvinnojour Amanda 175 9-10 6. Familjecentral 176 11 7. Riktlinjer upphandling utan ramavtal 177 12 8. Delgivningar 178 13
4 (13) 171 KS/147/2016 (4.3) Verksamhetsuppföljning IFO, FS, ÄO, ekonomi per 2016-05-31 Ordförande tackar för informationen. äldreomsorg Verksamhetschef Jerry Mähler redogör för uppföljning 2016-05-31 äldreomsorg. Budgetavvikelse 272 tkr beror på Kommunals nya löneavtal, som gäller fr.o.m. 2016-05-01 istället för budgeterat 2016-04-01 och lägre löneökning för chefer och administrativ personal. Som tidigare år ökar lönekostnaden under sommaren med timvikarier och övertidsersättning. Övriga kostnader innehåller utskrivningsklara, personalavveckling och stafettsköterskor. Verksamheten arbetar ständigt med åtgärdsplanen. I kommentarer omnämns förstärkning personal på Skärvstagården, nytt planerat schema Sollefteå/Undrom och förstärkning Ramsele/Edsele på grund av den fortfarande pågående hot och våld-situationen. Diagram visar lägsta personalkostnad på Ärebo och högsta på Plan 2 Skärvstagården. Till hösten satsas på att utöka Laps Care med mobillösning. Nils-Gunnar Molin (S) efterlyser totalkostnad per plats. Jerry lämnar uppgifter vid nästa utskottssammanträde. ekonomi/integration Huvudenhet Medborgarservice totalt visar budgetavvikelse 421 tkr per 2016-05-31. Trenden är minskade kostnader integration/ekonomiskt bistånd; 10 % lägre kostnader jämfört med samma period 2015. Flyktingboendeenheten visar budgetavvikelse 631 tkr, som härrör till höga initialkostnader Ramsele HVB Haga. Stödboende Källstavägen står för närvarande tomt. Socialtjänsten ser över möjligheten flytta över e-barn till fastigheten. funktionsstöd Budgetavvikelse 57 tkr och årsprognos 0 kr. individ- och familjeomsorg Ekonom Leif Kårén redogör för budgetavvikelse -660 tkr per 2016-05-31 och årsprognos 2 mnkr. Som tidigare är missbruksvården den största kostnadsposten.
5 (13) 172 KS/6/2016 (4.1) Nulägesanalys IFO, FS, ÄO, ekonomi/integration Ordförande tackar för informationen. äldreomsorg Verksamhetschef äldreomsorg Jerry Mähler redovisar pågående och genomförda åtgärder; verkställighet av inköp, omorganisation nattpatrull, ledningsproblematik på grund av svårigheter rekrytera och semesterperiod, kraftig kostnadsökning stafettsjuksköterskor, behov av strategisk rekryterings- och kompetensförsörjningsplan, dementi falska rykten inför sommaren, anställningar sjuksköterskor. Utveckling Laps Care med mobillösning och Projekt Försäkringskassan pågår. Hjärtstartare Jerry beskriver för- och nackdelar med att anskaffa hjärtstartare till kommunens särskilda boenden. MAS medicinskt ansvarig sjuksköterska Marina Jones utreder. Äldreomsorgen kommer om hjärtstartare anskaffas, ha först och främst ett ansvar enligt hälso- och sjukvårdslagen. En av frågeställningarna är om hjärtstartare är att betrakta som MTP medicinsk teknisk produkt. Verksamheten avvaktar MASs utredning. ekonomi/integration Arbetsmarknadsenheten har totalt 172 deltagare inskrivna. Av dessa har 76 personer beredskapssanställning på Arbetsmarknadsenheten. Efter beslut om en integrationssatsning på Arbetsmarknadsenheten, anställs personer som inte längre är i Etableringen. Anställningsformen extratjänster kommer att öka, då lönenivåer är fastställda. 133 ansökningar till sommarprao har inkommit och placering av platserna är klar. Rekrytering arbetsledare till Mötesplatsen pågår. Fortfarande högt tryck både på ekonomiskt bistånd och integration på grund av många komplexa ärenden och underbemanning. Domar ensamkommande unga över 18 år, där kommunen bedömt att de är äldre 18 år, ska överklagas. funktionsstöd Anpassning Hembygdsvägen försenas på grund av anbudsförfarande. Fler ansökningar till boende inkommer, vilket är oroväckande, då verksamheten nyligt minskat antal boendeplatser. Underbemanning hos handläggare gör att beslut dröjer.
6 (13) 172 forts. Semesterplanering i full gång, men inte helt klart. Tufft läge för enhetscheferna, då gruppen minskat med två enhetschefer. Intervjuer genomförda för pooltjänster. Passet har haft invigning i nya lokaler. individ- och familjeomsorg Verksamheten försöker så långt det är möjligt, att inte anlita konsultfirmor. Endast två konsulter är kontrakterade på timbasis. Socialjouren (tillsammans med Kramfors och Örnsköldsviks kommuner) har inga sökande på tjänsterna. I augusti träffas kommunerna igen i frågan. Handläggning LSS är just nu underbemannad och förstärks över sommaren med handläggare, som slutat med pensionsavgång och valt att tillfälligt komma tillbaka. Planeringsdag på Hotell Hallstaberget mynnade ut i önskemål om samlokalisering, men också att samarbetet fungerar bra och att många upplever arbetssituationen som mindre stressande. Flera vakanser inom barn-unga-familj. Utifrån Arbetsmiljöverkets inspektion socialsekreterare 2016-04-01 har meddelande lämnats med ett antal punkter att åtgärda; hot, våld, säkerhet, stress, rutiner.
7 (13) 173 KS/45/2016 (2.2) Information - Uppdatering omorganisation Västra Ordförande tackar för informationen. Medicinskt ansvarig sjuksköterska Marina Jones, områdeschef legitimerad personal Fredrik Abrahamsson och verksamhetschef Jerry Mähler redogör för omorganisation bemanning sjuksköterskor. Sjuksköterskeorganisationen har hittills varit uppdelad i två regioner; Sollefteå och Västra med bemanning indelad i tre perioder över dygnet; dag, kväll och natt. En längre period har det varit svårt rekrytera till västraområdet, som medfört stor frustration hos sjuksköterskor och arbetsledning. Fredrik tittade tillsammans med sjuksköterskorna på en patientsäker lösning och beslutade att i mars säga upp nattavtalet, för att kunna följa upp dagtid. Enligt dokumenterade händelser förekom i snitt ½ ärende per natt i Västra. Några fler kvällstid. Skulle Sollefteå kunna täcka upp kväll/natt? I helgen startar ett nytt arbetssätt. Innan organisationsförändring hade bemanning Västra dag 7-16, kväll 16-23.30 och nattberedskap. Efter organisationsförändring bemanning dag, kväll och natt till Sollefteå. Sommaren bemannas sjuksköterskor dagtid 7-16, kväll och natt tjänstgörande i Sollefteå. Lennart Önblad (S) ifrågasätter att endast en sjuksköterska tjänstgör i hela kommunen. Fredrik svarar att en nattsköterska är aktiv och en i beredskap. I Västra finns dessutom erfarna undersköterskor. Prioriteringsordning är utformad, för att underlätta arbetet. Särskilt boende har ansvar till sjuksköterskenivå. 1177 gör bedömning i eget boende. Huvudprocessen är att baspersonal under dagtid arbetar i samarbete med patientansvarig sjuksköterska och MAS. Verksamhetschef Jerry Mähler poängterar att detta arbetssätt inte är ett val, utan ett sätt att optimalt använda personalresurser, då verksamheten har brist på personal. Bemanning måste finnas dygnet runt. Kommunen har vårdansvar och kan inte stänga boenden. Lars-Gunnar Molin (S) frågar om orsakerna till att 37 sjuksköterskor slutat de senaste två åren. Jerry Mähler svarar att omsättningen ständigt pågår, varit hög och kommer att öka ytterligare. Bland annat övergick ingen av de nio sjuksköterskorna till kommunal anställning vid övertagandet hemsjukvård i februari 2014. Marina Jones tillägger att god vårdplanering ska ske dagtid och att distriktssköterska genomför planerad och oplanerade insatser.
8 (13) 174 KS/19/2016 (2) Överenskommelse Graningebyn Intraprenad 2017 2019 Utskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna upprättad överenskommelse med intraprenad Graningebyn för åren 2017 2019 och att kommunstyrelsens ordförande undertecknar avtalet. Nuvarande överenskommelse mellan kommunstyrelsen och intraprenad Graningebyn gäller till och med 2016-12-31. Intraprenad Graningebyn har nu gjort en ny ansökan om att få fortsätta driva verksamheten som intraprenad under perioden 2017 2019. Förslag till ny överenskommelse har upprättats i samråd med intraprenadchefen. För att få en klar överblick över vilka ändringar som införts alternativt tagits bort har ny text kursiverats och överstrykningar visar text som inte längre är aktuell. Till förslag om ny överenskommelse biläggs intraprenadens verksamhetsplan för perioden som bilaga 3 samt resultat av uppföljning som gjordes i november 2015 som bilaga 4. Förvaltningens bedömning är att intraprenad Graningebyn fungerar tillfredsställande och med fördel kan fortsätta drivas som intraprenad. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår utskottet att föreslå kommunstyrelsen att godkänna upprättad överenskommelse med intraprenad Graningebyn för åren 2017 2019. Förvaltningen föreslår utskottet att föreslå att kommunstyrelsens ordförande undertecknar avtalet. Kvalificerad samordnare Lena Andersson redogör för ärendet. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande 2016-06-01 Överenskommelse med förslag till ändringar Intraprenad Graningebyn Verksamhetsplan 2017-2019 Uppföljning av överenskommelse 2015-11-13 Begäran om förhandling 2015-12-17
9 (13) 175 KS/229/2016 (4.1) Bidrag personalkostnad Sollefteå Kvinnojour Amanda Ärendet lämnas utan förslag till beslut till kommunstyrelsen och förvaltningen uppdras komplettera med finansieringsförslag till kommunstyrelsen. Sollefteå Kvinnojour Amanda (SKA) har för perioden från och med den 1 maj 2016 till och med den 31 december 2017 ansökt om bidrag till personalkostnader, på hel- eller deltid, samt till övriga kostnader med 312 053 kr för 7 månader 2016, varav 272 957 kr avser personalkostnader, och med 515 640 kr för hela 2017, varav 448 764 kr avser personalkostnader. (Uppgivna belopp avser heltidstjänst.) SKA har bedrivit sin verksamhet sedan 1984. Dess främsta uppgift är att hjälpa och stödja utsatta kvinnor och barn som är i behov av skydd dygnet runt. Verksamheten bedrivs ideellt. Jouren har en hyreslägenhet som upplåts till kvinnor med eller utan barn i behov av tillfälligt skydd. Sollefteå kommun bidrar sedan länge årligen med kostnader för hyra avseende jourlägenhet och telefonkostnader. För 2016 har SKA beviljats 78 608 kronor (76 608 för hyra och 2000 kronor för telefonkostnad). I dagsläget upprätthålls verksamheten av sex personer som har dygnetruntjour var sjätte vecka. Under Kvinnojouren finns också Tjejjouren Mias verksamhet. SKA är en viktig komponent i och utgör ett komplement till socialtjänstens arbete med utsatta kvinnor och barn. Socialtjänstens handläggare ser det angeläget att de båda verksamheterna kan ta tillvara varandras kompetenser och erfarenheter. SKA:s mångåriga erfarenhet av att arbeta med denna grupp erbjuder ett viktigt stöd, inte bara till de utsatta kvinnorna, utan också till berörda myndigheter. Ett nedläggande av SKA:s verksamhet kommer inte bara att drabba de utsatta kvinnorna negativt, utan även kommunen ur ekonomiskt hänseende. Kommunen är enligt lag skyldig att ta ett extra stort ansvar för våldsutsatta kvinnor och barn. Kommunen har ett tydligt ansvar för utsatta kvinnor och barn. För att uppfylla det kommunala ansvaret och för att stödja SKA i den uppkomna situationen föreslås att kommunen bidrar ekonomiskt till en anställning under en period, samtidigt som fortsatt finansiering av en anställning utreds.
10 (13) 175 forts. Förutsättningar för bidrag till personalkostnader: Den anställdes arbete ska innebära minst följande: Ha telefonjour under ordinarie arbetstid Bistå hjälpsökande kvinnor i kontakter med myndigheter etc. Fortsätta utveckla rutiner Svara för dokumentation Ta fram statistik Undersöka möjligheter till bidrag från andra myndigheter Ansöka om bidrag Arbeta fram en långsiktig plan för hur SKA framdeles ska kunna finansiera en administrativ tjänst Återkommande rapportera till kommunens projektcontroller Vidare föreslås att en av kommunstyrelsen utsedd person, förslagsvis från Utredning- och utvecklingsenheten, ska agera projektcontroller och följa upp arbetet samt vara SKA behjälplig i ovan beskrivna arbetsuppgifter. Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beviljar Sollefteå Kvinnojour Amanda bidrag till personalkostnader på heltid från och med 1 september 2016 till och med 31 augusti 2017 med totalt 540 020 kr (41 540 kr/mån inkl sociala avgifter) enligt nedan angivna förutsättningar. 2. Kommunstyrelsen beviljar Sollefteå Kvinnojour Amanda bidrag till övriga kostnade160 000 kr, varav 93 000 kr avser 2016 och 67 000 kr avser 2017. 3. Av kommunstyrelseförvaltningen utsedd person, förslagsvis från Utredning och utvecklingsenheten, agerar projektcontroller och följer upp arbetet samt är SKA behjälplig i nedan beskrivna arbetsuppgifter. 4. Om Socialstyrelsen beviljar SKA ansökta medel ska bidraget för 2016 reduceras i motsvarande mån. Förslag till beslut under sammanträdet Johan Andersson (C), med biträde av Birgitta Häggkvist (VI) föreslår att ärendet lämnas utan förslag till beslut till kommunstyrelsen och att förvaltningen kompletterar med finansieringsförslag till kommunstyrelsen. Beslutsgång Ordförande ställer förvaltningens förslag till beslut och Johan Anderssons (C), med biträde av Birgitta Häggkvist (VI) förslag under proposition och finner att utskottet för vård och omsorg beslutat enligt Johan Anderssons (C ) förslag. Beslutsunderlag Ansökan 2016-05-09 med bilagor Förvaltningsyttrande 2016-06-08
11 (13) 176 KS/255/2015 (2) Familjecentral Utskottet ställer sig positiv till inrättande av familjecentral och uppdrar till förvaltningen att lämna förslag till slutlig utformning av verksamheten samt finansiering. beslutade 2015-05-20 113 att utifrån viljeinriktningen skapa familjecentral i samarbete med landstinget och uppdrog till förvaltningen föreslå representanter till en arbetsgrupp. Förvaltningen lämnar 2016-03-31 yttrande med förutsättningar för en familjecentral; definition, mål, inriktning, former av prevention, samverkan, socialtjänstens roll, andra samarbetspartners, ledning och styrning och lagstöd. Kommunstyrelsen beslutade 2016-05-10 101 att återremittera ärendet till berörda utskott för bedömning av utredningens slutsatser samt aktualisering av nuvarande intentioner i frågan. Ärendet är därför lyft i dagens utskott utan förvaltningsyttrande. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen 2016-05-10 101 Förvaltningsyttrande 2016-03-31 2015-05-20 113
12 (13) 177 KS/285/2016 (16.6) Riktlinjer upphandling utan ramavtal Förvaltningen uppdras upprätta eller undersöka förutsättningar för riktlinjer förhållningssätt upphandling när ramavtal saknas. Lennart Önblad (S) väcker frågan om förhållningssätt vad gäller beslut om bistånd insatser till företag utan ramavtal. Frågan aktualiseras idag utifrån klientärende, där det föreslås insats öppen vård för ett bolag utanför upphandling. I beslutsunderlaget anges öppenvård finns inte upphandlad inom Sollefteå kommun. Det kan handla om akuta ärenden, som kräver snabba beslut, där företaget utan ramavtal är geografiskt lämpligt beläget. Upphandlare Patrik Sandström besöker utskottet och klargör förutsättningar och LOU Lagen om Offentlig Upphandling. Tidigare hade Sollefteå kommun ramavtal med ett trettiotal företag. Sundsvalls kommun har upphandlat för länets samtliga kommuner ramavtal med ca 240 institutioner i dagsläget.
13 (13) 178 KS/4/2016 (2.2) Delgivningar Efter genomgång läggs delgivningen till handlingarna. Minnesanteckningar 2016-05-11 Junsele Förtroenderåd