2013-01-25, Bilaga 1 Regler för SMR-bidraget Dessa regler gäller för bidrag förmedlade av SMR från Sida för utvecklingssamarbete i syd och öst samt för informationsarbete i Sverige. Reglerna utgör en bilaga till avtal som skrivs mellan SMR och respektive medlemsorganisation. SMR för genom denna avtalstext vidare tillämpliga regler från Sida. Medlemsorganisationen ansvarar för att skriva avtal med sina samarbetsorganisationer. Varje organisation ansvarar för att föra vidare gällande avtalsvillkor till nästa led. SMR har utarbetat en avtalsmall som svenska medlemsorganisationer kan utgå ifrån för att teckna avtal med sina samarbetsorganisationer. Medlemsorganisationerna har därmed också ett ansvar för att följa upp och kontrollera att samarbetsorganisationer följer aktuella regler och avtalsvillkor. Revision av bidragsmedel För att säkerställa att SMRs bidrag används för de syften de är avsedda för ska alla insatser med SMR-bidrag revideras årligen. Kraven på revision ska föras vidare i varje led. Revision i Sverige Medlemsorganisationen är ansvarig för att insatsen revideras årligen. Revisionen ska utföras av en extern, oberoende och kvalificerad revisor. SMR ska godkänna uppdragsbeskrivningen (terms of reference) för revisionen och valet av revisor. Till avtalet mellan SMR och medlemsorganisationen bifogas en mall för uppdragsbeskrivningen. Den ska utgöra en del av revisorns uppdragsbrev, antingen infogad i löpande text eller som bilaga. Vid samfinansierade insatser accepterar SMR en gemensam revision för alla finansiärer, men SMR ska delta i utformningen av uppdragsbeskrivningen. Revisorn ska göra en årlig granskning av medlemsorganisationens samtliga insatser som har stöd från SMR (pågående och slutrapporterade insatser som lyder under dessa avtalsregler). Revisorn ska därefter utfärda en samlad revisionsrapport och en samlad revisionspromemoria (management letter) med uppdaterad information om samtliga insatser. Det ska framgå tydligt vad som avser del- respektive slutrapportering. Revisorn ska granska att medlemsorganisationen har avtal med samarbetsorganisation i de fall medel förmedlas vidare. Revisorn ska då även granska att del- och slutrapporter med tillhörande revision har inkommit i tid i enlighet med avtalade datum mellan medlemsorganisation och samarbetsorganisation. Revisionsrapporten ska innehålla insatsnummer och avtalsdatum med SMR, underskrift av revisor samt titel. Det ska framgå att revisionen gjorts enligt ISA 800/805 Revisorn ska uttala sig/bestyrka i revisionsrapporten enligt ISA 800/805 om huruvida den finansiella rapporten (som alltid utgör en del av del- respektive slutrapport) överensstämmer med medlemsorganisationens redovisning/bokföring och SMRs riktlinjer för finansiell rapport (enligt detta avtal). Revisorn ska granska underlag/verifikationer till bokföringen. 1 (10)
Revisionspromemorian (management letter) baseras på den finansiella rapporten (se Finansiell instruktion), inte på hela organisationen. Revisionspromemorian ska innehålla de iakttagelser som revisorn har gjort under granskningsprocessen. Revisionspromemorian ska även innehålla uppgifter om ifall medlemsorganisationen har vidtagit åtgärder för tidigare revisionsrekommendationer och om dessa anses vara tillräckliga. Av revisionspromemorian ska det framgå vilken granskning revisorn har gjort samt vilken granskningsmetod som har använts. Medlemsorganisationen ska skicka revisionsrapporten och revisionspromemorian till SMR senast fem dagar efter att de har fått dem från revisorn och inte senare än 31 maj varje år. Medlemsorganisationen ska bedöma och agera på information som framkommer i rapporteringen, dokumentera sitt ställningstagande och rapportera eventuella brister/problem till SMR. Ett svar (management response) ska tas fram av medlemsorganisationen, inkluderande en åtgärdsplan, och skickas till SMR och revisor inom en månad. Kostnader för svensk revision kan ingå i insatsbudgeten. Medlemsorganisationen ska samarbeta med och assistera SMR och/eller Sida vid eventuella tilläggsrevisioner eller uppföljningar som SMR och/eller Sida kan komma att begära. Revision i nästkommande led I de fall medlemsorganisationen vidareförmedlar SMR-bidraget till en samarbetsorganisation ska medlemsorganisationen ansvara för att bidraget årligen revideras enligt de krav som ställs ovan och i uppdragsbeskrivningen. Medlemsorganisationen ska godkänna uppdragsbeskrivningen och samarbetsorganisationens revisor för revision av SMR-bidraget. Medlemsorganisationen ska kontrollera att revisorn är kvalificerad samt att revisionen görs enligt ISA 800/805. Revisionen ska genomföras av en extern, oberoende och kvalificerad revisor och genomföras enligt internationell standard eller nationell standard om den bedöms vara likvärdig. Med kvalificerad revisor avses godkänd eller auktoriserad revisor eller motsvarande enligt EUs krav eller nationella krav. Revisorn måste själv kunna sätta sig in i ISA 800 eller 805 standarden och själv utifrån det avgöra om han/hon kan ta sig an uppdraget. Medlemsorganisationen ansvarar för att revisionsrapport, revisionspromemorian och samarbetsorganisationens svar (management response inklusive åtgärdsplan) kommer in i tid i enlighet med de datum som har avtalats med samarbetsorganisationen. Kostnader för revision i nästkommande led kan ingå i insatsbudgeten. Egeninsats En medlemsorganisation som får Sida-bidrag via SMR ska finansiera en del av kostnaderna med egna medel. Denna egeninsats är ett uttryck för organisationens prioriteringar och förmåga att mobilisera ett engagemang. Egeninsatsen ska vara kontanta, privata medel insamlade i Sverige. Medlemsorganisationen kan ha fått pengarna genom vanlig insamlingsverksamhet, men också genom gåvor, företagssponsring, avgifter på tjänster eller andra intäkter som organisationen får från privatpersoner. Eget eller insamlat material får inte räknas som del av egeninsatsen, inte heller värdet av medlemsorganisationens eller samarbetsorganisations eget arbete. Medlemsorganisationen ska kunna redogöra för hur egeninsatsen är beräknad och hur man kontrollerar och säkerställer att enbart godkända intäkter ingår. Kravet på egeninsatsen är att den ska vara minst 10 procent av kostnaden för den SMR-stödda insatsen. Egeninsatsen ska redovisas 2 (10)
i enlighet med godkänd budget för respektive insats. Den redovisade egeninsatsens andel av insatsens totala kostnader ska stå i proportion till den budgeterade egeninsatsens andel av budgeterade totala kostnader. Administrationsbidrag Administrationsbidraget är ett bidrag till den svenska medlemsorganisationen för uppföljning av insatser. Administrationsbidraget motsvarar 8 procent av det beviljade bidraget. Summan ska inte ingå i budgeten i ansökan till SMR. SMR räknar ut administrationsbidraget utifrån storleken på erhållet SMR-bidrag. Revisionskostnader i Sverige kan budgeteras för i insatsbudgeten och behöver alltså inte täckas av administrationsbidraget. Extra uppföljningskostnader som inte täcks av administrationsbidraget kan också budgeteras för och ingå i insatsbudgeten. Dessa kostnader ska preciseras och vara möjliga att bedöma. Utbetalningen av administrationsbidraget sker vid varje utbetalningstillfälle under den aktuella perioden (8 procent av utbetalt belopp). Andra bidrag Medlemsorganisationen kan kombinera bidragen med annan typ av verksamhet med bidrag från andra källor så länge som medlen används på det sätt som beskrivits i den godkända ansökan. I ansökan ska medlemsorganisationen uppdelat per år presentera den totala budgeten uppdelad på sökt bidrag, egeninsats och bidrag från andra givare. Medlemsorganisationen i ansökan (och IHS) samt i del-/slutrapport redovisa om andra bidrag går till en specifik budgetpost (i IHS andra bidrag) eller om de fördelas över flera poster (i IHS allmänna bidrag), se SMRs instruktionsvideo (www.missioncouncil.se/for-medlemsorganisationer/) SMR-bidraget ska alltid redovisas separat om inte bidraget har godkänts som kärnstöd (core funding) alternativt som en del av ett sammanhållet program. När en insats kan påbörjas SMR-medel beviljas inte till redan genomförda aktiviteter. En insats kan påbörjas efter det att avtal har skrivits i respektive led och godkänts av SMR. Om aktiviteter inom ramen för en godkänd insats påbörjas före det att avtal har skrivits, görs detta på egen risk med egna medel. Rekvisition och utbetalning av beviljat bidrag Medlemsorganisationen ska lämna en lyftplan för planerade rekvisitioner per insats och år, planen ska följa det faktiska medelsbehovet som föreligger. En sådan plan lämnas in till SMR i början av varje år. När lyftplanen är godkänd och avtal har undertecknats med SMR kan den sökande medlemsorganisationen rekvirera bidraget. Detta sker skriftligen. Om det faktiska medelsbehovet ändras för den aktuella rekvisitionsperioden, ska lyftplanen justeras. Rekvisition av SMR-bidrag ska göras med hjälp av en särskild blankett som undertecknas av behörig representant, enligt gällande avtal med SMR. Vid begäran om utbetalning ska formalia om organisationen och insatsen anges samt det begärda beloppet. Vid första rekvisitionstillfället 3 (10)
ska det på rekvisitionen anges när insatsen beräknas starta. På rekvisitionen ska även en prognos ges för när ytterligare medel ska rekvireras och hur mycket (alternativt bekräfta att det sker enligt godkänd rekvisitionsplan). Vid nästkommande rekvisitioner ska det förutom prognos, även redovisas hur mycket medel som hittills (under innevarande år) utbetalats för insatsen. En rekvisition kan skannas in och skickas via e-post, förutsatt att man samtidigt skickar originalet med ordinarie postgång. Före den första utbetalningen ska en kopia på avtal mellan medlemsorganisation och samarbetsorganisation skickas till SMR. SMR granskar avtalet för att säkerställa att avtalsvillkoren har förts vidare. Om ett tilläggsavtal har tecknats mellan medlemsorganisation och samarbetsorganisation, ska en kopia på tilläggsavtalet skickas in till SMR. Utbetalning av medel kan endast göras om organisationerna har fullgjort de rapporteringskrav som gäller. Godkända bidrag ska rekvireras före den 31 december det år som bidraget är avsett för. För att kunna rekvirera bidraget efter den 31 december ska en särskild överenskommelse ha gjorts med SMR. Medlemsorganisationen ska med sin samarbetsorganisation följa samma regler för utbetalning av medel som ovan. Kontroll av rapportering och det aktuella behovet av medel ska ske innan utbetalning. Medlemsorganisationen ska även begära att samarbetsorganisationen bekräftar mottagandet av bidraget genom att ange mottagen summa i lokal valuta eller den valuta som används i projektet. Ett bankkontoutdrag ska verifiera summan. Medlemsorganisation som vidarebefordrar SMR-bidrag till en samarbetsorganisation ska göra detta via det svenska och/eller internationella banksystemet. Om det bedöms att befintliga banksystem inte fungerar tillräckligt bra, ska ett godkännande av SMR ske för att pengar ska kunna transfereras på annat sätt. Bankkonton, ränta, valutakursdifferenser och återbetalning Utbetalda bidrag från SMR ska hållas på ett separat konto hos medlemsorganisationen. Kontot ska tecknas av minst två personer i förening. Uppkommen ränta på kontot i Sverige kan användas inom ramen för godkända insatser och av SMR godkända budgetposter. Den ska redovisas separat på den finansiella delen av rapporten. Årlig ränta på bankkontot ska redovisas till SMR varje år senast den 31 januari. Kopia på bankkontoutdraget ska skickas in till SMR. Medlemsorganisationen ska försäkra sig om att samarbetsorganisationen håller SMR-bidrag på ett bankkonto. Om det är omöjligt att ha pengarna på ett separat konto på grund av landets gällande lagstiftning räcker det att medlen finns på ett bankkonto. Bidraget ska dock alltid särredovisas, vilket ska säkerställas i bokföringen och ekonomihanteringen. Eventuell ränteintäkt på samarbetsorganisationens konto ska redovisas som intäkt på en separat rad i slutrapporten. Denna ränteintäkt kan enbart användas inom ramen för den godkända insatsen och av SMR godkända budgetposter. 4 (10)
Valutakursdifferenser I slutrapporten ska valutakursdifferenser redovisas. Detta sker i den ekonomiska sammanställningen på en separat rad. Eventuella valutakursdifferenser ska kommenteras i den berättande rapporten. Om kursvinst/förlust påverkar den lokala budgeten med mer än 10 procent ska det kommuniceras med SMR. Kursvinster ska användas inom ramen för den godkända insatsen och till av SMR godkända budgetposter. Som avtalspart med SMR vilar ansvaret på medlemsorganisationen att redovisning av kursdifferenser är korrekt. Mottagarbevis som ska användas vid varje utbetalningstillfälle, där den mottagna summan i annan valuta bekräftas av samarbetsorganisationen, ger möjlighet till kontroll av valutakurser i efterhand. Återbetalning När en insats är avslutad, ska medel som inte används återbetalas till SMR. Återbetalningsskyldighet gäller: När utbetalda medel har använts på ett sätt som avviker från vad SMR och medlemsorganisationen har kommit överens om enligt gällande avtal. När utbetalda medel inte har använts inom den period för vilken de är beviljade, och förlängning inte godkänts av SMR. När utbetalda medel som inte utnyttjats överstiger 500 kronor. När egeninsatsen är för låg. Återbetalningsskyldigheten gäller inte utbetalat administrationsbidrag. Vid återbetalningar ska insatsnumret tydligt anges. Återbetalning ska ske till: Bankgiro 5873-5937 för utvecklingsinsatser sydanslaget Bankgiro 5873-6190 för insatser inom östanslaget Bankgiro 5873-6240 för informationsinsatser När SMR bedömer slutrapporten kontrolleras att rätt belopp har återbetalats eller kommer att återbetalas. Omdisponeringar och förändringar Stora ändringar inom ramen för godkänd insats ska godkännas av SMR. Detta gäller normalt följande områden: omdisponeringar som överstiger 10 procent per budgetpost i godkänd ansökan, förändringar som innebär helt nya kostnader och nya budgetposter, tidsförskjutningar som påverkar genomförandet av insatsen enligt godkänd plan, andra förändringar hos svensk medlemsorganisation eller samarbetsorganisation som påverkar möjligheterna att genomföra insatsen enligt beviljad plan, exempelvis förändringar på viktiga besluts- och ledningspositioner. 5 (10)
Om en insats behöver förlängas ska detta godkännas av SMR. I de fall SMR har godkänt en ansökan på en mer övergripande nivå (till exempel program) är det medlemsorganisationens ansvar att följa upp och godkänna förändringar på en specificerad insatsnivå. Krav på god redovisningssed SMR kräver en god redovisningssed av medlemsorganisationerna och deras samarbetsorganisationer. I minst sju år efter att en insats är avslutad och slutrapporterad, ska rapporter, redovisningar, bokföringsunderlag och övrig relevant dokumentation kopplad till insatsen finnas tillgängliga hos respektive organisation. SMR och Sida har rätt att med egen personal, eller med inhyrda konsulter, besöka, granska och utvärdera verksamheten. Medlemsorganisationen ska ha ett ändamålsenligt redovisningssystem, en systematisk och kronologisk bokföring samt god intern kontroll och förvaltning. Medlemsorganisationen ska även försäkra sig om att samarbetsorganisation har detta. Medlemsorganisationen ska samla in och granska årsredovisningar, revisionsberättelser och revisionsrapporter från samarbetsorganisationen för att kontrollera att SMR-bidraget specificerats som intäkt i den finansiella rapporten, alternativt i en fotnot eller kommentar, samt om organisationens verksamhet är rimlig i relation till dess ekonomiska ställning. Ovanstående handlingar behöver bara krävas in i de fall det är ett lagstadgat krav i landet. I övrigt är det endast en rekommendation från SMR att en revision görs av hela organisationen. Upphandling Medlemsorganisationen ska ha egna upphandlingsregler och följa dessa i användningen av SMRbidrag. All upphandling av varor och tjänster som den svenska medlemsorganisationen gör med SMR-bidrag ska göras på ett affärsmässigt sätt. Konkurrensmöjligheter ska utnyttjas och anbud ska behandlas objektivt så att konkurrens på lika villkor kan uppnås. Minst dessa regler ska tillämpas: a) Upphandling ska ske i konkurrens för alla tjänsteupphandlingar överstigande åtta prisbasbelopp 1 såvida inte annat överenskommits med SMR. Därutöver skall skriftlig prisjämförelse göras vid alla upphandlingar överstigande 50 000 SEK. b) Upphandling ska ske i konkurrens för alla varuupphandlingar överstigande två prisbasbelopp såvida inte annat överenskommits med SMR För information om aktuella prisbasbelopp hänvisas till skatteverkets hemsida: www.skatteverket.se För samarbetsorganisation gäller följande vid upphandling: Den ska ske i konkurrens. Samarbetsorganisationen ska ha egna upphandlingsregler och följa dessa. 1 Prisbasbeloppet fastställs för ett år i taget av regeringen. Det bestäms utifrån konsumentprisindex. Prisbasbeloppet är utgångspunkt för indexreglerade förmåner. 6 (10)
Medlemsorganisationen ska kontrollera att samarbetsorganisationen har upphandlingsregler samt att den följer dessa. Finansiell instruktion I ansökan till SMR ska medlemsorganisationen redovisa hur mycket av total godkänd budget som beräknas stanna och förbrukas i medlemsorganisationen respektive vad som beräknas gå till och förbrukas i medlemsorganisationens regionkontor (om sådant finns). Fördelningen ska även göras på kostnadstyp i SMRs insatshanteringssystem (IHS) och justeras vid eventuell budgetrevidering. Se SMRs videoinstruktion. Den finansiella rapporten för insatsen ska göras årligen som en integrerad del av del- och slutrapporter (se Mall för rapportering). Medlemsorganisationens ledning/styrelse ansvarar för den finansiella rapporten. Medlemsorganisationen ska redovisa hur mycket bidrag som mottagits från SMR och hur mycket av det totala bidraget som stannat förbrukats i medlemsorganisationen respektive vad som gått till och stannat förbrukats i medlemsorganisationens regionkontor (redovisas på kostnadstyp i deloch slutrapport senast sista februari varje år respektive 12 mån efter sista utbetalning från SMR). Om medlemsorganisationen har tagit emot del- eller slutrapport från samarbetsorganisationen, ska årets utfall redovisas i den finansiella rapporten (kan vara preliminärt för delrapporter). Om medlemsorganisationen har egna kostnader som del i insatser, ska utfallet jämföras med avtalad budget för aktuell rapporteringsperiod. Rapporterade kostnader ska då kunna härledas från bokföringen och det ska finnas underlag (kvitton/fakturor) som verifierar kostnaderna. Det ska även framgå av noterna/kommentarerna till den finansiella rapporten vilken redovisningsprincip som används (kontantprincipen eller bokföringsmässiga grunder). Om det förekommer lönekostnader hos medlemsorganisationen ska det framgå av noterna vilken princip som används för fördelning av lönekostnader. Det ska finnas tillförlitliga rutiner som möjliggör uppföljning och revision av debiterad arbetstid. Medlemsorganisationen ska vid ansökan presentera ett beräkningsunderlag för lönekostnader i insatsen. I det underlaget ska det finnas en kort beskrivning av tjänsten, dess omfattning (timmar eller procent) samt en beskrivning av lönenivå med motivering till denna. Lönekostnader ska bokföras löpande under insatsens genomförande för att främja god uppföljning. Behörig person inom organisationen ska löpande godkänna/attestera dessa underlag. Nationella redovisnings- och skatteregler ska alltid följas. Förskott till anställda ska undvikas i största möjliga utsträckning. I de fall det inte går att undvika ska redovisning ske inom en månad. Lån till anställda hos medlemsorganisation och samarbetsorganisation får inte förekomma. Förutom ordinarie underskrift på del- och slutrapport ska den finansiella rapporten skrivas under av behörig person, den person som är organisationens ekonomiansvarige för insatsen. Medlemsorganisationen ansvarar för att ovanstående krav avseende den finansiella rapporten förmedlas vidare till samarbetsorganisation. 7 (10)
Delrapport För en insats som löper över flera år ska en delrapport lämnas in senast den sista februari varje år. Delrapporten ska göras på SMRs delrapporteringsmall och vara undertecknad av behörig person inom medlemsorganisationen. I delrapporterna ska en beskrivning ges av hur insatserna har utvecklats, om något har ändrats under rapporteringsperioden och i så fall varför. Viktiga resultat och lärdomar som har uppnåtts under perioden ska beskrivas. Rapporten ska även innehålla en ekonomisk redovisning av hur mycket medel som spenderats under perioden. Delrapportens finansiella del kan lämnas in med preliminärt utfall och utan revisorssignatur. Revisorn ska signera den finansiella rapporten i samband med revisionen och skicka in den tillsammans med revisionshandlingarna (senast 31 maj). Slutrapport Slutrapporter lämnas in löpande under året, men senast 12 månader efter sista utbetalningsdag från SMR (alternativa rapporteringsdatum kan anges i huvudavtalet). Slutrapporten ska göras på SMRs slutrapporteringsmall och vara undertecknad av behörig person inom medlemsorganisationen. Slutrapporten ska innehålla en finansiell del och en berättande del. Den ska också innehålla en revision av insatsen (se ovan Revision av bidragsmedel). Slutrapportens finansiella del kan lämnas in med preliminärt utfall och utan revisorssignatur. Revisorn ska signera den finansiella rapporten i samband med revisionen och skicka in den tillsammans med revisionshandlingarna. Den berättande delen ska beskriva insatsens resultat och om insatsen har genomförts enligt plan. Resultatredovisningen ska visa om och hur väl insatsen har uppfyllt sina mål. Resultatredovisningen ska också beskriva och analysera orsakerna till vad som gick bra eller dåligt samt vad alla inblandade har lärt sig. Rapporten ska även innehålla en ekonomisk redovisning av hur mycket medel som har spenderats under genomförandet av insatsen. Detta görs på den ekonomiska sammanställningen som återfinns i SMRs mall för slutrapportering. Se vidare ovan under Finansiell instruktion. Hur del- och slutrapporter lämnas in Medlemsorganisationen ska tillförsäkra sig om att det är en behörig person inom samarbetsorganisationen som skriver under de rapporter som inlämnas till medlemsorganisationen. Behörig person inom medlemsorganisationen ska underteckna de rapporter som sedan skickas till SMR. Del- och slutrapporter ska laddas upp direkt i SMRs insatshanteringssystem (IHS). Vad gäller slutrapport ska även ett underskrivet exemplar skickas med vanlig post till SMR. 8 (10)
Felaktig användning av medel och otillbörligt beteende SMRs förhållningssätt till korruption ska tillämpas i hanteringen av bidraget. Enligt SMRs antikorruptionspolicy betraktas följande exempel som korruption: favorisering och nepotism, mutor och bestickning, förskingring, utpressning, svindleri, jäv, penningtvätt, illegal finansiering av politiska partier. Se vidare SMRs antikorruptionspolicy på hemsidan. Den finns på svenska, engelska, franska och spanska. Medlemsorganisationen ska aktivt arbeta för att undvika, förebygga och upptäcka alla former av förskingring och korruption inom den egna organisationen och i aktiviteter som organisationen deltar i, inklusive men inte begränsat till de program eller insatser som ingår i avtal och finansieras med SMR-bidrag. För att undvika korruption innebär det att beakta de riskområden som finns i olika sammanhang i utvecklingssamarbetet. SMR delar upp dessa i interna och externa riskområden. Externa riskområden: Krig och konflikthärdar tenderar att generera mer korruption. Sammanhang med allmänt hög förekomst av korruption ökar risken hos samarbetsorganisationer och i utvecklingsinsatser. Svagt utvecklade demokratier och bristande transparens. Låg och ojämnt fördelad ekonomisk tillväxt. Svagt utvecklade civila samhällen och bristande mediebevakning. När utvecklingsbiståndet innehåller mycket pengar jämfört med den lokala ekonomin. Vid upphandlingar av varor eller tjänster. Interna riskområden: Omfattande kontanthantering i en organisation eller en insats. Nära vänskapsband mellan kolleger och/eller representanter för de avtalande parterna. Att kontrollen av hur regelverk och dokumentation efterlevs ersätts av ett alltför stort förtroende för medarbete. Bristande interna rutiner, policyn och regler. För att förebygga korruption i utvecklingssamarbetet ska medlemsorganisationerna och deras samarbetsorganisationer eftersträva öppenhet och transparens i sin verksamhet. Det är viktigt att alla aktörer i samarbetskedjan, inklusive de avsedda målgrupperna, har ett ägarskap och inflytande över processerna i utvecklingssamarbetet. Ansvariga personer ska även kunna ställas till svars för sina handlingar vilket kräver tydliga och väl dokumenterade strukturer för ansvar och mandat. Medlemsorganisationerna ska ha en egen policy och handlingsplan för det egna antikorruptionsarbetet. Personal och anlitade konsulter får inte för sig själv eller annan ta emot eller ge, begära eller lämna, utlova eller erbjuda muta eller annan otillbörlig belöning, ersättning, kompensation, otillbörlig vinning eller förmån av något slag som kan utgöra illegalt eller otillbörligt beteende. För att kunna upptäcka korruption finns en rad varningssignaler att beakta: Exempel på varningssignaler: Bristande transparens i organisationen eller projektet. 9 (10)
Otydliga eller bristande strukturer för ansvarstilldelning och ansvarsutkrävande i organisationen eller projektet. En mycket dominerande och karismatisk ledare för organisationen eller projektet. All makt är samlad till en eller ett fåtal personer i organisationen. Organisationen gör inga konsoliderade årsredovisningar. Projektbudgetar är otydliga och svåra att relatera till planerade aktiviteter. Rapporter kommer sent och är otydliga. Ekonomiansvarig har otillräcklig kompetens. Frågor besvaras undvikande. Tidspress när behoven sägs behöva mötas omedelbart. Tips och rykten om otillbörligheter kommer från olika, av varandra oberoende, håll. Som avtalspart med SMR ska medlemsorganisationen snarast vidta åtgärder vid kännedom/information om illegal eller otillbörlig hantering, eller annan form av missbruk av medel, i någon aktivitet som faller under avtal med SMR. Detta oavsett om medlemsorganisationen har ansvar för det otillbörliga beteendet eller inte. Information ska snarast ges till SMR om sådana upptäckter samt om vilka åtgärder som har vidtagits. Därefter ska medlemsorganisationen tillsammans med SMR diskutera och fatta beslut om hur frågan ska hanteras vidare. Medlemsorganisationen ska därefter informera SMR om utvecklingen och lämna en slutrapport med slutsatser och åtgärder. Medlemsorganisationen ska säkerställa att samarbetsorganisationen känner till och aktivt arbetar efter dessa regler. Vid misstanke om korruption eller ekonomisk misskötsel kan SMR eller Sida genomföra en särskild extern revision av insatsen. Om misstankarna bekräftas kan SMR överväga att avbryta sitt stöd samt säga upp befintliga avtal och medlemsorganisationen kan komma att bli återbetalningsskyldiga. Särskilda regler för kommunikationsarbete Bidraget för kommunikationsarbete i Sverige får inte användas för insamlingsverksamhet, allmän profilering av medlemsorganisation eller för medlemsvärvning. Informationsmaterial och kommunikationsaktiviteter På informationsmaterial och vid kommunikationsaktiviteter ska det vara tydligt: Att insatsen sker med stöd från SMR och Sida Att SMR och Sida inte har medverkat vid utformningen av material eller aktiviteter Att SMR och Sida inte tar ställning till de synpunkter som medlemsorganisationen framför. På informationsmaterial och vid kommunikationsaktiviteter som finansieras helt eller delvis med SMR-bidrag ska följande text finnas med: Detta har finansierats med stöd från Svenska missionsrådet och Sida. SMR/Sida delar inte nödvändigtvis de åsikter som framförs här. Ansvaret för innehållet är uteslutande författarens. SMRs eller Sidas logotyp får inte förekomma på material som inte är utgivet av SMR eller Sida. 10 (10)