Hallstahammars kommun

Revisorerna REVISIONSRAPPORT Granskning av Registerkontroll inom förskola, skola, samt vissa insatser för barn med funktionshinder Hallstahammars kommun Utarbetad av Kommunal Sektor inom PwC på uppdrag av kommunens revisorer och antagen vid revisorernas sammanträde 2012-06-18 Granskningen har utförts av Jukka Törrö under april/maj 2012. Postadress Besöksadress Telefon Fax Org.nr Bankgiro Postgiro KOMMUNHUSET Prästgårdsgatan 0220-240 00 0220-105 00 212000-2064 235-0072 12 36 90-0 734 80 HALLSTAHAMMAR

Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Uppdrag och revisionsfråga... 3 1.3 Avgränsning och metod... 4 1.4 Revisionskriterier... 4 1.4.1 Registerkontroll inom förskola, skolbarnomsorg och grundskola... 4 1.4.2 Registerkontroll vid insatser för barn med funktionshinder (LSS)... 5 2 Granskningsresultat... 6 2.1 Personal- och upphandlingsfrågor... 6 2.1.1 Övergripande rekryteringsriktlinjer... 7 2.1.2 Krav på registerkontroll vid upphandling... 7 2.1.3 Iakttagelser och bedömning... 8 2.2 Förskola, skolbarnomsorg och grundskola... 8 2.2.1 Rutiner för registerkontroll... 8 2.2.2 Resultat av stickprovskontroll... 10 2.2.3 Iakttagelser och bedömning... 10 2.3 Insatser för barn med funktionshinder (LSS)... 11 2.3.1 Rutiner för registerkontroll... 11 2.3.2 Resultat av stickprovskontroll... 13 2.3.3 Iakttagelser och bedömning... 13 3 Sammanfattning och samlad bedömning... 14 2

1 Inledning 1.1 Bakgrund Arbetsgivare är sedan ett antal år enligt lagen om registerkontroll skyldiga att vid anställning eller praktik inom skola och förskola kontrollera vederbörandes belastningsregister för vissa allvarliga brott, såsom sexual- eller grova våldsbrott. Detta regleras numera i den nya skollagen som trädde ikraft 1 juli 2011. 1 Den 1 januari 2011 infördes därutöver en ny lag om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder enligt LSS. 2 Lagstiftningen om registerkontroll syftar till att skydda barn mot att utsättas för övergrepp, kränkningar eller annat skadligt inflytande. En fungerande registerkontroll är en viktig del av arbetsgivaransvaret inte bara för en kvalitetssäkrad rekryteringsprocess, utan också för att säkerställa en trygg miljö för barn. Revisorerna i Hallstammars kommun har utifrån en bedömning av väsentlighet och risk i kommunal verksamhet funnit det angeläget att granska kommunens hantering av registerkontroll. Detta mot bakgrund av ny lagstiftning, samt att eventuella brister kan leda till att barn utsätts för onödiga risker som också kan komma att skada allmänhetens förtroende för den kommunala verksamheten. 1.2 Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Hallstahammars kommun har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av kommunens hantering av registerkontroll. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer Hallstahammars kommun att lagarna om registerkontroll implementerats och fungerar effektivt inom förskola, skola och LSS-insatser åt barn med funktionshinder? I anslutning till den övergripande revisionsfrågan har följande kontrollmål formulerats: Finns det någon dokumenterad rutin för registerkontroll? I vilken utsträckning genomförs registerkontroller? 1 2 kap. 31-32 Skollagen (2010:800). 2 Lagen (2010:479) om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder. 3

1.3 Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till Barn- och utbildningsnämnden och Socialnämnden som i huvudsak ansvarar för verksamheter med krav på registerkontroll, samt Kommunstyrelsen (KS) med ansvar för övergripande personalfrågor. Granskningen har genomförts genom intervjuer med personalsekreterare, assistenter och skolintendent inom Kommunstyrelseförvaltningens administrativa enhet kopplade till Barn- och utbildnings-, samt Socialförvaltningen; samt områdeschef för omsorg samt individ- och familjeomsorg inom Socialförvaltningen. I de delar som rör upphandling har upphandlare inom Kommunstyrelseförvaltningen involverats. Därutöver har granskning skett av rutiner inom området, samt stickprovskontroll ur 19 personalakter, liksom för 6 praktikanter inom berörda verksamheter. 1.4 Revisionskriterier Den samlade revisionella bedömningen sker med utgångspunkt i gällande lagstiftning om registerkontroll. 1.4.1 Registerkontroll inom förskola, skolbarnomsorg och grundskola Sedan 2001 finns en lag om registerkontroll av personal inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg. Under 2008 utvidgades lagen till att omfatta fler personalkategorier som arbetar eller praktiserar inom verksamheterna oberoende av driftsform. Från och med den 1 juli 2011 regleras registerkontroll i den nya skollagen. Den som erbjuds anställning eller praktik, eller tilldelas arbete inom nämnda verksamheter ska via Rikspolisstyrelsen hämta in registerutdrag från belastningsregistret för inlämning till arbetsgivaren. Utdraget är begränsat till uppgifter om allvarliga brott begångna under de senaste tio åren: sexualbrott och barnpornografibrott samt mord, dråp, grov misshandel, människorov och grovt rån. Verksamheten måste i efterhand kunna styrka att lagen följts och att utdraget verkligen visats upp när någon anställts, anlitats eller tagits emot i de verksamheter som omfattas av registerkontroll. Detta görs till exempel genom att ta en kopia på utdrag eller tjänsteanteckning som sparas. Kravet på registerkontroll omfattar: Samtliga yrkeskategorier inom verksamheterna, även personal som utför stödfunktioner inom t.ex. administration, vaktmästeri eller skolbespisning. Anställda hos externa aktörer som ingått avtal om att sköta stödfunktioner såsom städning, fastighetsskötsel eller skolskjuts. 4

Inhyrd personal via bemanningsföretag och enskilda uppdragstagare. Anställda som tillhör annan nämnd/förvaltning än den som ansvarar för själva verksamheten, men som har arbetsuppgifter inom verksamheten. Praktikanter från lärarprogram, kommunal vuxenutbildning eller arbetsmarknadsprogram (Praktikanter från grund- och gymnasieskolan är undantagna). Registerkontroll behöver inte genomföras för personer som inom ett år återanställs eller tilldelas arbete eller praktik på motsvarande sätt inom samma verksamhet. Arbetsgivaren har en skyldighet att begära att den som ska anställas, tilldelas arbete eller praktik inom berörda verksamheter visar upp ett registerutdrag som får vara högst ett år gammalt. Registerkontroll ska ske först när ett konkret erbjudande lämnas. Den som inte visat upp ett utdrag får heller inte anställas eller påbörja arbete eller praktik inom verksamheten. Arbetsgivare ska i efterhand kunna styrka att utdraget visats upp t ex genom att ta en kopia på utdraget eller genom en tjänsteanteckning som sparas. I egenskap av huvudman för aktuella verksamheter inom skolområdet har kommunen en skyldighet att se till att registerutdrag genomförs också för anställda hos andra arbetsgivare såsom externa tjänsteleverantörer. 3 Lagen innebär inte ett förbud att anställa eller tilldela arbete eller praktik till en person vars registerutdrag innehåller en notering om brott. Sådana beslut fodrar emellertid försiktighet och noggrann bedömning så att barnens trygghet och säkerhet inte äventyras. 1.4.2 Registerkontroll vid insatser för barn med funktionshinder (LSS) Den 1 januari 2011 trädde lagen om registerkontroll av personal som utför vissa insatser för barn med funktionshinder i kraft. 4 Lagen avser verksamheter och insatser som bedrivs enligt lagen om stöd- och service (LSS) åt barn med funktionshinder i såväl kommunal som enskild regi. Dessa omfattar bl.a. korttidstillsyn, personlig assistans, familjehem eller s.k. LSS-boende. 3 SKL:s cirkulär 08:26 4 Lagen (2010:479) om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder; SKL:s cirkulär 10:70 5

Reglerna motsvarar bestämmelserna inom skola och förskola. De är lika vad gäller typ av registerutdrag, giltighetskrav, samt själva genomförandet, men innehåller vissa skillnader avseende personalkategorier: Personer som erbjuds eller tilldelas arbete eller praktik inom LSS-insatser som innefattar barn ska genomgå registerkontroll, såvida de inte inom ett år tillbaka deltagit verksamheten. Det framgår inte av lagen eller dess förarbeten om praktikanter från grund- eller gymnasieskolan är undantagna kravet på motsvarande sätt som inom skolområdet. Även uppdragstagare, samt anställda på bemanningsföretag eller hos annan som ingått avtal med den som bedriver verksamheten omfattas av kravet. Till skillnad från skolans område omfattas inte personal som enbart sysslar med annat än stöd- och serviceinsatser för barn, såsom administration, vaktmästeri eller kök och städ. Kontrollskyldigheten gäller inte heller vid tillfälliga uppdrag, t.ex. ett engångsuppdrag eller vid anställning av en förälder som utför insatser åt sitt barn. Vid personlig assistans finns krav på registerutdrag för den som anställs som assistent åt barn som inte är arbetsgivare åt sina assistenter. För barn över 16 år och som själva kan vara arbetsgivare åt sina personliga assistenter och för barn under 16 år som genom sin vårdnadshavare kan anställa sina assistenter gäller inte den obligatoriska registerkontrollen. I dessa fall behöver registerutdrag lämnas endast om den assistansberättigade så begär. Både kommunala och enskilda verksamheter omfattas av skyldigheten att företa registerkontroll. Den som ansvarar för verksamheten ansvarar för att registerkontroll utförs. När det gäller dokumentation anges i lagen att registerutdrag eller kopia ska bevaras i minst två år från det att en anställning, ett uppdrag eller en praktiktjänstgöring påbörjades. 2 Granskningsresultat 2.1 Personal- och upphandlingsfrågor I det följande beskrivs kommunens övergripande riktlinjer/rutiner för rekrytering och upphandling som på olika sätt berörs av kravet på registerkontroll. Det är Kommunstyrelsen som har övergripande ansvar för dessa frågor, vilka på förvaltningsnivå ingår i Kommunstyrelseförvaltningens uppdrag. 6

2.1.1 Övergripande rekryteringsriktlinjer Vi har inte funnit några politiskt fastställda riktlinjer för rekrytering. Däremot har vi tagit del av rutiner vid rekrytering inom Kommunstyrelseförvaltningens PA-enhet. 5 Av dessa framgår att PA-enheten fungerar som ett stöd till chefer vid rekrytering exempelvis vid utformning av kravprofil, behovsanalys, annonsering, samt mer ingående stöd vid chefsrekryteringar. I rutinen finns angivet att: Vid anställning som berör verksamhet inom förskola, skola och skolbarnomsorg samt LSS till funktionshindrade barn måste registerkontroll genomföras innan anställning får erbjudas. Vidare framgår att det den anställande chefen som ska erbjuda kandidaten anställning, medan kommunens personalsekreterare har en stödjande roll. Personalsekreterarna är inte involverade i det praktiska genomförande av registerkontroll. Rutinen innehåller inga motsvarande formuleringar avseende praktikanter eller andra personer som kan återfinnas inom verksamheterna utan en formell anställningsrelation. Det förklaras enligt de intervjuade av att PA-enheten inte är involverad i praktikfrågor, vilket istället sköts av respektive verksamhetschef. Rutiner för registerkontroll inom respektive förvaltning berörs under avsnitten 2.2 och 2.3. 2.1.2 Krav på registerkontroll vid upphandling Riktlinjer för upphandling har fastställts av fullmäktige. Dessa är övergripande och innehåller inte några detaljkrav, exempelvis gällande registerkontroll, som ska ställas på leverantörer inom olika områden. 6 Av riktlinjer och intervjuer framgår att Kommunstyrelsen ansvarar för nämndövergripande upphandlingar, medan nämnderna svarar för upphandlingar inom respektive verksamhetsområde. Upphandlingen genomförs av respektive förvaltning med stöd av upphandlare inom Kommunstyrelseförvaltningen för att säkerställa att relevanta krav ställs i förfrågningsunderlag och avtal. Enligt upphandlare inom Kommunstyrelseförvaltningen kommer krav på registerkontroll i förekommande fall inkluderas i förfrågningsunderlag och avtal inom skolområdet och följas upp i anslutning till de övriga krav som ställs vid upphandling, vilket i regel sker ett år efter att avtal tecknats. 5 Rutiner vid rekrytering (framgår ej datum för när rutinen antagits/reviderats) 6 Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun, 2010-06-30. 7

Hallstahammars kommun har inte i någon större utsträckning upphandlat stödjanden tjänster inom skola, förskola och grundskola som innebär att extern personal förekommer i verksamheterna. Kommunen har i dagsläget avtal med en extern leverantör inom skolskjuts. Upphandlingen har genomförts av Barn- och bildningsnämnden före 2008, d v s innan den registerkontrollskyldigheten utvidgades till att omfatta även stödfunktioner inom skolverksamheten, varför några krav på registerkontroll av personal inte ställts i förfrågningsunderlag eller avtal. 7 Det framgår inte av intervjuer om frågan om registerkontroll har lyfts med leverantören efter det att lagkravet infördes. I en aktuell upphandling av ramavtal inom måleritjänster finns en skrivning att: För vissa typer av arbeten kan förekomma att kommunen är skyldiga att utföra så kallad registerkontroll. För dessa arbeten får endast användas personal som genomgått registerkontrollen. 8 Detta tyder på att det finns en medvetenhet om skyldigheten till registerkontroll i samband med upphandling av externa tjänster inom skolområdet. 2.1.3 Iakttagelser och bedömning Vi anser att nuvarande uppdelning mellan PA-enhetens och förvaltningarnas rutiner för rekrytering och registerkontroll är rimlig under förutsättning att de senare är tydliga och ändamålsenliga, vilket redogörs närmare för i 2.2 och 2.3. Vår bedömning är att de saknas dokumenterade rutiner för att inkludera krav på registerkontroll i samband med upphandling av externa tjänster inom skolområdet, men konstaterar samtidigt att frågan har uppmärksammats i samband med aktuella upphandlingar. 2.2 Förskola, skolbarnomsorg och grundskola På uppdrag av Barn- och utbildningsnämnden bedriver Barn- och utbildningsförvaltningen verksamheter inom förskola, skolbarnomsorg, grundskola och grundsärskola, vilka omfattas av skyldigheten till registerkontroll. 2.2.1 Rutiner för registerkontroll Det finns en dokumenterad rutin för registerkontroll för Barn- och utbildningsnämnden. 9 Rutinen föreskriver att det är respektive rektor eller förskolechef och respektive assistent 7 Förfrågningsunderlag vid samordna upphandling av skolskjuts och skolskjuts för elever med särskilda behov, dnr BBN 73/05, 2005-11-01. 8 Förfrågningsunderlag för Måleritjänster, dnr TN 43/12. 9 Rutiner för registerkontroll för Barn- och utbildningsnämnden (framgår ej datum för när rutinen antagits/reviderats) 8

som ser till att personer lämnar utdrag ur belastningsregistret innan avtal undertecknas vid tillsvidareanställningar eller längre vikariat och att kopia ska förvaras i personalakten. Enligt rutinen för Barn- och utbildningsnämnden hanteras all tillsättning av barnskötare, förskollärare och kökspersonal (omfattar ej pedagoger) för kortare vikariat av Socialförvaltningens Bemanningsenhet. I dessa fall ska personer lämna ett utdrag ur belastningsregistret innan de läggs in i vikariesystemet. Vid första arbetsdagen ska utdraget lämnas till assistent som skriver anställningsavtal, varpå löneenheten registrerar att registerkontrollen är utförd med datum för utfärdande av utdrag. En kopia av utdrag ska förvaras i personalakten. När det gäller högskolestudenter och vuxenstuderande som praktiserar på förskolor och skolor ska utdrag lämnas till handledare första praktikdagen. Rutinen anger inte om registerkontroll av praktikanter ska dokumenteras på något sätt. Rutinen innehåller i övrigt ingen hänvisning till aktuell lagstiftning eller personalkategorier som omfattas. Därutöver finns en rutin vid nyanställning och tillhörande checklista inom Bemanningsenheten där det framgår att sökande till arbeten med minderåriga måste lämna ett registerutdrag som får vara högst ett år gammalt. 10 Här framgår inte på vilket sätt registerutdrag ska dokumenteras/förvaras. Men detta är mer utförligt beskrivet i delar som rör Bemanningsenheten i Barn- och utbildningsnämndens rutin som beskrivits ovan. Utifrån de intervjuer som genomförts kan konstateras att personalsekreterare och skolassistenter som arbetar gentemot Barn- och utbildningsförvaltningen är väl medvetna om den aktuella lagstiftningen. Det framförs att assistenterna begär att personen ska lämna in registerutdrag i samband med att erbjudande om anställning lämnas. I regel kräver man att utdraget ska lämnas i ett oöppnat kuvert för att säkerställa att det inte manipulerats. På frågan om hur eventuella noteringar i belastningsregistret hanteras framhålls genomgående att det är den rekryterande chefen eller chef för bemanningsenheten som ansvarar för att bedöma huruvida personen är lämplig för anställning eller praktik. I dessa fall har cheferna möjlighet att konsultera PA-enheten. Det har emellertid inte varit några aktuella fall då en sådan bedömning kommit på fråga. 10 Rutin för nyanställning, Bemanningsenheten 2011-02-01; Checklista vid nyanställning 2011-09-27. 9

Det förekommer även personal inom förskola och skola anställda vid andra förvaltningar, exempelvis lokalvårdare och vaktmästare inom Tekniska förvaltningen. Enligt uppgift har Barn- och utbildningschefen informerat förvaltningen om skyldigheten att genomföra registerkontroll på samtliga personer som anställs och som kan vara aktuella för arbete inom dessa verksamheter. I dessa fall ska kopia på motsvarande sätt biläggas personalakten. Det förekommer ingen intern kontroll eller uppföljning inom Barn- och utbildningsförvaltningen i vilken utsträckning som registerkontroll genomförts för anställda, praktikanter m.fl. 2.2.2 Resultat av stickprovskontroll Sammanlagt har 17 personalakter granskats stickprovsvis avseende registerkontroll. Urvalet, som omfattar tillsvidare- och visstidsanställda, samt inskrivna i vikariepoolen, har skett i beaktande av den mångfald av yrkeskategorier som förekommer i verksamheten. Granskningen visar på följande resultat: I 16 av 17 fall finns kopia på registerutdrag i personalakt, medan det saknas i ett fall. Samtliga registerutdrag som återfunnits i personalakterna uppfyller gällande giltighetskrav. Vi har därutöver efterfrågat dokumentation av registerkontroll för fyra lärarstudenter som utfört praktik inom grundskolan, men inte fått ta del av några underlag som visar om registerkontroll genomförts. 2.2.3 Iakttagelser och bedömning Det är positivt att det finns en utbredd medvetenhet om registerkontrollskyldighet bland berörd personal inom Kommunstyrelse- och Barn- och utbildningsförvaltningen, samt att det finns en dokumenterad rutin för registerkontroll som omfattar såväl inom Barn- och utbildningsförvaltningen som Socialnämndens bemanningsenhet. Det är dock att en brist att rutinen inte hänvisar till aktuell lagstiftning och närmare redogör för de personalkategorier som omfattas. Hur dokumentation av registerkontroll ska ske för praktikanter och övriga personer som inte är anställda inom verksamheterna bör förtydligas. För att tillförsäkra att registerkontroll sker genomgående rekommenderar vi att befintliga rutiner kompletteras med regelbunden uppföljning, exempelvis via stickprovskontroll inom ramen för förvaltningens interna kontroll. 10

Den dokumentation av registerkontroll som stickprovskontrollen påvisat innebär att Barnoch utbildningsförvaltningen i allt väsentligt uppfyller lagens krav beträffande registerkontroll när det gäller anställningar, men att det förekommit åtminstone ett fall då anställning erbjudits utan föregående registerkontroll. Däremot är vår bedömning lagkrav inte uppfyllts beträffande registerkontroll av lärarstudenter som praktiserat inom skolan, då vi inte fått ta del av underlag som visar om registerkontroll genomförts. 2.3 Insatser för barn med funktionshinder (LSS) I Socialförvaltningens uppdrag från Socialnämnden ingår bl.a. att bedriva myndighetsutövning och insatser för funktionshindrade enligt LSS som i vissa fall innefattar barn. Den verksamhet som i första hand berörs av den nya lagen om registerkontroll ett korttidsboende som tillhör område Omsorg och som riktar sig till minderåriga. Därutöver finns personlig assistans, ledsagning, avlösarservice som kan innefatta funktionshindrade barn inom område Omsorg samt område Äldreomsorg, samt kontaktpersoner, kontaktfamilj och familjehem inom område Individ- och familjeomsorg. 2.3.1 Rutiner för registerkontroll Av intervjuer framgår att det inom Socialförvaltningen finns en motsvarande fördelning vid rekryteringar som inom Barn- och utbildningsförvaltningen. Således sköter enhetschefer tillsvidareanställningar, medan förvaltningens Bemanningsenhet svarar för anställningar inom vikariepoolen. Enhetscheferna ansvarar för praktikfrågor inom respektive verksamhet. Det finns ingen samlad rutin för registerkontroll inom Socialförvaltningen, utan frågan hanteras inom respektive verksamhetsområde. I Kvalitetshandbok för område Omsorg tas registerkontroll upp i anslutning till introduktion av nyanställda. 11 Här anges att manliga och kvinnliga anställda, även praktikanter och elever, som skall arbeta vid korttidshemmet skall uppvisa utdrag ur belastningsregistret innan anställning eller praktik påbörjas och att handlingarna ska vara förseglade vid överlämnandet. Det framgår däremot inte att registerkontroll ska genomföras även inom andra LSS-insatser avseende barn eller hur registerkontroll ska dokumenteras. Av intervjuer framgår dock att det finns en praxis att bilägga kopia av registerutdrag i personalakt eller praktikantakt. Vidare framhålls att korttidshemmet tillämpat registerkontroll i flera år innan dessa att det blev ett lagkrav. Inom område Äldreomsorg finns ingen motsvarande rutin för registerkontroll avseende LSS-insatser som innefattar barn. Enligt uppgift har verksamheten inte tillämpat register- 11 Kvalitetshandbok / Område Omsorg, 2010-03-15/2012-03-21. 11

utdrag då det hittills varit fråga om anställningar av föräldrar till barn. Vad gäller personlig assistans, ledsagare och avlösare inom område Omsorg och område Äldreomsorg framhålls att det i dagsläget inte finns några ärenden där kommunen anställt personal, utan att det i dessa fall handlar om externa leverantörer som brukaren valt att anlita. Det har heller inte förekommit några praktikanter inom dessa verksamheter. Inom område Individ- och familjeomsorg framgår av intervjuer att det är biståndshandläggare som ansvarar för att registerkontroll genomförs vid utdelning av uppdrag enligt LSS. Av Kvalitetshandbok för område Individ- och familjeomsorgen framgår att registerkontroll ska göras i utredningsskedet vid insatserna kontaktperson/kontaktfamilj och att dokumentation ska biläggas i utredningsakten. 12 Vad gäller utredning av familjehem framgår inte tydligt huruvida registerkontroll ska genomföras, men det framhålls att registerkontroll ska genomföras och dokumenteras i akt. Handboken innehåller i övrigt inga hänvisningar till aktuell lagstiftning eller dokumenterade rutiner avseende registerkontroll av praktikanter. Under intervjuerna nämns att det, med undantag för korttidsboendet, i dagsläget finns få eller inga aktuella ärenden som avser övriga LSS-insatser för barn. Det förekommer att praktikanter från högskolan tas emot inom verksamheten, men att dessa enbart praktiserar inom myndighetsutövande delar och inte i direkta insatser till funktionshindrade barn, varför registerkontroll inte varit aktuellt. När det gäller rekrytering av vikarier via bemanningsenheten tillämpas de rutiner som beskrivits i 2.2.1. Utifrån de intervjuer som genomförts kan konstateras att personalsekreterare som arbetar gentemot Socialförvaltningen, samt områdeschefer är väl medvetna om den nya lagstiftningen. Vad gäller hantering av eventuella noteringar i registerutdrag förmedlas genomgående inom Socialförvaltningen att det är den som utför registerkontrollen som med stöd av enhetschefer tar ställning till om personen är lämplig för anställning, uppdrag eller praktik. Här finns också möjlighet att konsultera PA-enheten. Inom Socialförvaltningen förekommer ingen intern kontroll eller uppföljning specifikt vilken utsträckning som registerkontroll genomförts för anställda, praktikanter m.fl. Inom område Individ- och familjeomsorg framhålls dock att enhetscheferna ansvarar för intern 12 Kvalitetshandbok / Område Individ- och familjeomsorg (framgår ej datum när rutinen antagits/reviderats) 12

kontroll beträffande rättsäkerhet i myndighetsutövningen där registerkontroll utgör en del i utredningsarbetet. 2.3.2 Resultat av stickprovskontroll Den stickprovsgranskning avseende registerkontroll som genomförts omfattar personalakter för de personer som sedan 1 januari 2011 anställts i verksamheten eller anlitats via vikariepoolen för att utföra LSS-insatser som faller under den nya lagen visar på följande: I två av två fall finns kopia på registerutdrag i personalakt. I båda fall uppfyller registerutdrag gällande giltighetskrav. Vi har därutöver efterfrågat dokumentation av registerkontroll för två praktikanter från gymnasieutbildning som under direkt deltagit i LSS-insatser avseende barn: I två av två fall finns ingen dokumentation av genomförd registerkontroll. Det kan konstateras registerkontroll har genomförts på samtliga personer som anställts inom LSS-insatser för barn, men att motsvarande inte skett genomgående för praktikanter. 2.3.3 Iakttagelser och bedömning Enligt vår bedömning finns en utbredd medvetenhet bland personal inom Kommunstyrelse- och Socialförvaltningen om den nya lagen om registerkontroll inom LSS, vilket är positivt. Det finns också i viss utsträckning dokumenterade rutiner för registerkontroll inom område Omsorg, Individ- och familjeomsorg och Äldreomsorg. Det är en brist att rutinerna inte hänvisar till aktuell lagstiftning och på ett tydligt sätt redogör för samtliga LSS-insatser där det föreligger skyldighet till registerkontroll. Vår bedömning är att rutinerna bör förtydligas i flera avseenden, t ex när det gäller olika LSS-insatser som kan innefatta barn, praktikanter och dokumentation av registerkontroll. För att tillförsäkra att registerkontroll sker genomgående rekommenderar vi att befintliga rutiner kompletteras med regelbunden uppföljning, exempelvis via stickprovskontroll inom ramen för förvaltningens interna kontroll. Den dokumentation av registerkontroll som stickprovskontrollen påvisat innebär att Socialförvaltningen i allt väsentligt uppfyller lagens krav beträffande registerkontroll vid anställning, men inte beträffande praktikanter. 13

3 Sammanfattning och samlad bedömning Revisorerna i Hallstahammars kommun har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av nämndernas hantering av registerkontroll. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Säkerställer Hallstahammars kommun att lagarna om registerkontroll implementerats och fungerar effektivt inom förskola, skola och LSS-insatser åt barn med funktionshinder? Vår samlade bedömning är att Hallstahammars kommun säkerställer i stort att lagarna om registerkontroll implementerats och fungerar effektivt inom de granskade nämnderna, men rutinerna kan förbättras i olika avseenden. Bedömningen baseras på följande iakttagelser utifrån granskningens kontrollmål: Det saknas dokumenterade rutiner för att inkludera krav på registerkontroll i samband med upphandling av externa tjänster inom skolområdet, men frågan har uppmärksammats i samband med aktuella upphandlingar. Vi vill uppmärksamma Kommunstyrelsen och Barn- och utbildningsnämnden på detta. Det finns en utbredd medvetenhet bland berörd personal inom Kommunstyrelse-, Barnoch utbildnings-, samt Socialförvaltningen om lagstiftningen om registerkontroll inom skol- respektive LSS-området. Befintliga rutiner inom samtliga verksamhetsområden behöver förtydligas i olika avseenden för att säkerställa att tillämpningen av registerkontroll sker på ett tillfredsställande sätt. Exempelvis bör de vara mer enhetliga mellan olika verksamhetsområden, samt innehålla hänvisningar till aktuell lagstiftning, tydligöra vilka personalkategorier och insatser som omfattas, samt hur dokumentation ska ske t ex beträffande praktikanter. För att tillförsäkra att registerkontroll sker genomgående rekommenderar vi att befintliga rutiner kompletteras med regelbunden uppföljning, exempelvis inom ramen för förvaltningarnas interna kontroll. Utifrån genomförd stickprovsgranskning av registerkontroll bedömer vi att: Barn- och utbildningsförvaltningen i allt väsentligt uppfyller lagens krav beträffande registerkontroll när det gäller anställningar, men att det förekommit åtminstone ett fall då anställning erbjudits utan föregående registerkontroll. Däremot bedömer vi att lagkraven inte uppfylls beträffande lärarstudenter som praktiserar 14

inom skolan, då vi inte fått ta del av underlag som visar om registerkontroll genomförts. Socialförvaltningen i allt väsentlig uppfyller krav lagens krav vid anställning, men inte beträffande praktikanter. Mot bakgrund av ovanstående bedömning rekommenderar vi följande: Att Kommunstyrelsen och Barn- och utbildningsnämnden vidtar åtgärder för att säkerställa att krav på registerkontroll ställs vid upphandling av stödtjänster inom skola, förskola och skolbarnomsorg, samt utvecklar former för uppföljning gentemot anlitade entreprenörer. Att Barn- och utbildningsnämnden vidtar åtgärder för att säkerställa att befintliga rutiner avseende registerkontroll förtydligas, samt utvecklar former för systematisk kvalitetssäkring på området. Att Socialnämnden vidtar åtgärder för att säkerställa att befintliga rutiner avseende registerkontroll förtydligas, samt utvecklar former för systematisk kvalitetssäkring på området. 15