Kompetensförsörjningen i statsförvaltningen

2008:13 Kompetensförsörjningen i statsförvaltningen Analys av redovisningar av kompetensförsörjningen i statsförvaltningen 2007. Juni 2008.

Enheten för kompetensstöd Bengt Eriksson BESLUT DATUM DIARIENR 2008-06-12 2008/149 ERT DATUM ER BETECKNING 2006-03-09 Fi2006/1500 (delvis) Regeringen Finansdepartementet 103 33 Stockholm Uppdrag att analysera myndigheternas redovisningar av kompetensförsörjningen I regeringsbeslut 2006-03-09 har Verva givits uppdraget att analysera myndigheternas redovisningar av kompetensförsörjningen. Uppdraget redovisas härmed till regeringen i form av bifogade rapport Kompetensförsörjningen i statsförvaltningen, Analys av redovisningar av kompetensförsörjningen i statsförvaltningen år 2007. Detta beslut har fattats av generaldirektör Lena Jönsson. Övrig närvarande var enhetschef Margaretha Dahlin Blohm. Ärendet har föredragits av utvecklingsstrateg Bengt Eriksson. Lena Jönsson Generaldirektör Bengt Eriksson Utvecklingsstrateg Postadress: Box 214, 101 24 Stockholm Besöksadress: Drottninggatan 29 Telefon växel: 08-550 557 00 www.verva.se e-post: registrator@verva.se Fax 08-23 02 10

5 Innehåll 1 Inledning 7 2 Sammanfattning 9 3 Analys av kompetensförsörjningsläget i staten 15 4 Förslag på åtgärder 19 5 Nuläget för kompetensförsörjningen i staten 21 6 Redovisning och analys av huvud- och underområden 25 7 Måluppfyllelse redovisning av genomförd analys och bedömning 27 7.1 Exempel på att uppnå verksamhetens mål 29 7.2 Exempel på att inte uppnå verksamhetens mål 32 8 Svagheter, hot, möjligheter och styrkor 35 8.1 Svagheter 35 8.2 Hot 36 8.3 Möjligheter 38 8.4 Styrkor 40 9 Data och mätmetoder 43 9.1 Exempel på arbete med Nöjd kund-index och motsvarande 44 9.2 Exempel på arbete med Nöjd medarbetar-index och motsvarande 45 9.3 Exempel på användning av nyckeltal 46 9.4 Exempel på annan användning av data och mätmetoder 47 10 Attrahera, rekrytera och behålla 49 10.1 Exempel på att attrahera kompetens 50 10.2 Exempel på att rekrytera kompetens 53 10.3 Exempel på att behålla kompetens 57 11 Utveckla kompetens 63 11.1 Redovisning av kompetensutvecklingsåtgärder 63 12 Avveckla och överföra kompetens 73 12.1 Redovisning av att avveckla kompetens 73 13 Personalrörlighet och åldersstruktur 81 13.1 Exempel på åtgärder för intern personalrörlighet 81 13.2 Exempel på åtgärder för extern personalrörlighet 82 13.3 Redovisning av pensionsåtgärder 84 13.4 Åtgärder för ändrad åldersstruktur 86 14 Jämställdhet och könsfördelning 89 14.1 Exempel på arbete med jämställdhet och könsfördelning 89 14.2 Analys av arbetet med jämställdhet och könsfördelning 91

6 15 E-förvaltning 93 15.1 Åtgärder för utvecklingen av en effektiv e-förvaltning 93 16 Annat 101 16.1 Redovisning av andra åtgärder 101 17 Redovisningarnas omfattning 105 17.1 Redovisade huvudområden 105 17.2 Sambandet mellan myndighetsstorlek och antal redovisade huvudområden 106 17.3 Sambandet mellan departementstillhörighet och antal redovisade huvudområden 107 17.4 Sambandet mellan sektor och antal redovisade huvudområden 108 18 Goda exempel på kompetensförsörjning 109 Bilaga 1 Om studien och dess förutsättningar 111 Bilaga 2 Huvudområden för redogörelse och analys av myndigheternas kompetensförsörjningar 113 Bilaga 3 1999 och 2007: en jämförelse 115 Referenser 119

7 1 Inledning Verva, Verket för förvaltningsutveckling, har på regeringens uppdrag sammanställt och analyserat myndigheternas kompetensförsörjning, som den beskrivs i årsredovisningarna för år 2007. I uppdraget ingår också att redovisa och analysera eventuella skillnader mellan myndigheterna, beroende på t.ex. verksamhet och storlek. Personalrörligheten mellan myndigheterna och insatser för den ska också uppmärksammas. Regeringen har sedan år 1997 årligen begärt redovisningar av myndigheternas kompetensförsörjningsarbete och har samtidigt utfärdat riktlinjer för dessa redovisningar. Från år 2004 är redovisningarna integrerade i årsredovisningarna. Årets studie är i huvudsak en dokumentanalys, liksom de analyser av kompetensförsörjningen som Statens kvalitets- och kompetensråd (KKR) gjorde år 2003 och 2004. Detta innebär att Verva enbart har kunnat beakta de förhållanden och aktiviteter som redovisats av de enskilda myndigheterna. För årets redovisning gäller formellt inga andra direktiv än 3 kap. 3 i förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Reglerna infördes år 2006. Fr.o.m. år 2007 gäller också Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd till förordningstexten. Eftersom förordningstexten är generellt skriven har varje myndighet också i år fått stort utrymme att välja hur man vill utforma sin redovisning. Totalt består underlaget av 224 redovisningar som de framställts i respektive myndighets årsredovisning för år 2007, vilket är ungefär det vanliga antalet redovisningar. I underlaget ingår Regeringskansliet men inte myndigheter under riksdagen. Vervas syfte med studien är att sammanställa en aktuell bild av läget i statsförvaltningen och analysera den särskilt uppmärksamma behov, hinder, utmaningar och framgångsfaktorer i arbetet med kompetensförsörjning presentera ett antal goda exempel på hur olika myndigheter arbetar med frågor inom de aktuella delområdena för kompetensförsörjning föreslå åtgärder för att utveckla myndigheternas arbete med strategisk kompetensförsörjning göra vissa jämförelser mellan de förutsättningar som varit aktuella för redovisningarna under de elva år som de gjorts. Redogörelsen och analysen av myndigheternas kompetensredovisningar har i denna rapport strukturerats i enlighet med följande: Regeringens önskemål i uppdraget till Verva (Fi 2006/1500). Den aktuella texten om kompetensförsörjning i förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. De föreskrifter och allmänna råd till samma förordning som gäller sedan 2007.

8 Handledning Redovisning av kompetensförsörjning 1, från Ekonomistyrningsverket (ESV) 2007:42, som är aktuell fr.o.m. årsredovisningen för år 2008. Slutligen har Vervas modell för strategisk kompetensförsörjning använts för att sortera in myndigheternas redovisade åtgärder på ett strukturerat sätt. Modellen presenteras i skriften Om betydelsen av strategisk kompetensförsörjning 2 som finns tillgänglig på Vervas webbplats. 1 Handledning Redovisning av kompetensförsörjning. Ekonomistyrningsverket, ESV, 2007:42. 2 Om betydelsen av strategisk kompetensförsörjning. Verva 2007.

9 2 Sammanfattning Alla myndigheter har gemensamma förordningsreglerade krav på hur de ska redovisa 2007 års kompetensförsörjning. Denna analys utgår från dessa krav men beaktar också de kompletteringar som finns i ESV:s handledning. Enligt årsredovisningarna är det få myndigheter som anser att de inte har nått verksamhetsmålen, helt eller delvis, men detta antal har ändå ökat jämfört med 2006. De allra flesta som uttalar sig om att nå verksamhetens mål och myndighetens kompetens anser att de har rätt och tillräcklig kompetens för att nå målen. En klar majoritet av de myndigheter som redovisat en analys och bedömning anser att de uppnått sina mål och att deras kompetensåtgärder sammantaget har bidragit till att nå dessa mål. Analysen och bedömningen har dock gjorts på varierande nivåer och med olika ambition. Samtidigt är flera myndigheter bekymrade när det gäller möjligheten att upprätthålla rätt kompetens i framtiden. Skälen är olika men handlar oftast om befarade negativa effekter av generationsväxlingen, arbetsmarknadskonkurrens, pågående utredningar om verksamhetens framtid, omlokalisering, allmän ekonomisk situation och löneläge. Nästan samtliga av dessa förhållanden beskrivs också som möjligheter, om än i mindre omfattning. Dessa förhållanden bidrar dock till att skapa osäkerhet i verksamheterna, oavsett om de ges en huvudsakligen negativ eller positiv innebörd. Det är också fler redovisningar som präglas av denna osäkerhet om framtiden för den egna verksamheten jämfört med de senaste fem till tio åren. När statsförvaltningens myndigheter betraktas sammantagna används de möjligheter som ett brett synsätt på kompetensförsörjning medger. Betraktas däremot de enskilda myndigheterna, är redovisningen av användningen av de möjligheter som står till buds mycket olika till omfattning och kvalitet. Arbetet med de olika områdena kommer att beskrivas mer detaljerat längre fram i rapporten, men resten av detta kapitel sammanfattar nuläget. Måluppfyllelse Många myndigheter har tagit till sig förordningstexten (för årsredovisningen) och skriver att kompetensförsörjningen ska bidra till att nå verksamhetens mål. De flesta tillägger att den också har gjort det. Några myndigheter beskriver även hur kompetensförsörjningen är en del av verksamhetsplaneringen. I alltför många redovisningar blir dock kopplingen allmän och utan de dokumenterade data och mätmetoder som efterfrågas i förordningstexten. Kompetensbehovet beskrivs oftast i allmänna ordalag som den kompetens som behövs för att uppnå verksamhetens mål, utan att konkretisera behovet eller processen som lett dit, eller som ska leda dit. Svagheter, hot, möjligheter och styrkor Verva uppfattar analyserna av svagheter, hot, möjligheter och styrkor som förhållandevis försiktiga. Bilden av verksamheten är övervägande positivt beskriven som

10 möjligheter och styrkor, och särskilt många svagheter konstateras inte. Hoten kommer oftast utifrån i form av pågående utredningar, besparingskrav m.m. och förefaller inte att kasta så många självprövningens skuggor inom myndigheterna. Data och mätmetoder Totalt är det en dryg fjärdedel av de redovisande myndigheterna som redovisar underlag i form av data eller redovisar vilka mätmetoder de använder i sin kompetensförsörjning. Denna fjärdedel inkluderar inte de myndigheter som redovisar åldersfördelning, könsfördelning eller rörlighet. Det är vanligast med mätmetoder som Nöjd medarbetarindex och Nöjd kund-index eller motsvarande mätningar. Några myndigheter redovisar att de arbetar med nyckeltal. Attrahera, rekrytera och behålla kompetens Verva har i årets rapport valt att behandla etnisk och kulturell mångfald som en del av mångfaldsfrågorna inom området attrahera, rekrytera och behålla kompetens, eftersom de flesta aktiviteter för att öka den etniska och kulturella mångfalden redovisas inom det området. Hälsa och systematiskt arbetsmiljöarbete hanteras i år som ett viktigt delområde när det gäller arbetsvillkor. När det gäller att attrahera kompetens är det främst arbetsmiljöns betydelse som lyfts fram i åtgärderna. Förutsättningarna för hälsa diskuteras mer än tidigare då perspektivet oftare avsåg arbetsmiljöns utseende och utformning i sig samt att minska ohälsan. Flera myndigheter är numera hälsodiplomerade. Attrahera: Det har länge varit och är fortfarande lätt att attrahera personal till statliga anställningar. Materialet visar inga signifikanta förändringar sedan förra året, men en känsla är att de svårigheter att attrahera personal som tidigare bara antyddes nu är mer definitiva för vissa kompetensområden som ekonomi, IT och juridik. Rekrytera: Statens attraktionsförmåga visar sig bl.a. i den gynnsamma rekryteringssituationen som fortfarande råder, men som har blivit mindre gynnsam det senaste året. Arbetsgivarverket beskriver situationen på följande sätt i Konjunkturbarometern för den statliga sektorn 3 : Andelen myndigheter som uppger att de haft brist på lämpliga sökanden när de rekryterat eller försökt rekrytera det senaste halvåret (2008) har ökat kraftigt jämfört med mätningen hösten år 2007. En annan noterbar tendens är att bristen på lämpliga sökanden nu också breddats till att omfatta fler arbetsområden. Arbetsgivarverket påpekar också att bristtalet inte är detsamma för alla sektorer. Behålla: Många myndigheter tycks anse att personalrörligheten är lagom, men det finns undantag åt båda håll. Vissa verksamheter med smal specialistkunskap har problem med 3 Konjunkturbarometern för den statliga sektorn. Sysselsättning och ekonomi hos de statliga myndigheterna en uppdatering av prognosen för år 2008. Arbetsgivarverket 2008-06-12.

11 för låg rörlighet och får därmed inlåsningseffekter, medan det ganska allmänt anses vara en för stor rörlighet i den yngsta personalgruppen upp till 35 år. Utveckla kompetens En stor majoritet av myndigheterna redovisar åtgärder för att utveckla verksamhetens kompetens. Oftast redovisas vilka kurser, konferenser, utbildningsprogram m.fl. som har varit aktuella. Bredden på de kortare utbildningarna är stor. Förutom yrkesinriktade kurser är det vanligt med kurser om jämställdhet, andra mångfaldsfrågor samt antidiskriminering. När det gäller längre utvecklingsprogram är det oftast chefs- och ledarutvecklingsprogram som genomförs, medan det är ovanligt med liknande program för medarbetarskap. Introduktionsutbildningsprogram för nyanställda är också relativt vanliga. Chefsförsörjning, chefsutveckling och chefsutbildning Det tidigare området chefsförsörjning, chefsutveckling och chefsutbildning redovisas inte som ett eget område i år. I stället finns det med som underområde, särskilt till attrahera och behålla kompetens samt under utveckla kompetens. Flera myndigheter är medvetna om chefs- och ledarskapets betydelse för att en myndighet ska betraktas som attraktiv. Betydelsen för att skapa en hälsosam arbetsplats understryks också. Chefskapets betydelse för att behålla personal uppmärksammas bl.a. genom att hälsofrågor kopplas bättre till ledningsfrågorna. Samverkan mellan myndigheter och med andra verksamheter Omfattningen av myndigheternas samverkan med varandra och med andra verksamheter varierar också mellan åren. Förra året noterades en viss uppgång av redogörelserna för samverkan till 26 procent av myndigheterna. I år redovisas inte samverkan som ett eget område. Uppgifterna har i stället sorterats ut till ett av Vervas andra regeringsuppdrag, Inspirerande exempel K (kompetens), att identifiera och sprida goda exempel på arbete inom fem områden, däribland kompetensförsörjning inom området samverkan mellan myndigheter. Kunskapshantering process och system Inte heller kunskapshantering (Knowledge Management) har fått ett eget redovisningsområde i år. Sådana aktiviteter återfinns i stället i områdena utveckla kompetens, lärande i arbetet samt i avveckla och överföra kompetens. Det lärande i arbetet som beskrivs är sällan ett systematiskt arbete med kunskapshantering utan består snarare av punktvisa insatser som gemensamma informationsaktiviteter, interna och externa nätverk samt deltagande och lärande i projekt. 103 myndigheter (46 procent) redovisar åtgärder inom området lärande i arbetet, men få av dessa kan betraktas som mer utvecklad kunskapshantering.

12 Avveckla och överföra kompetens Den avveckling av kompetens som redovisas av 36 myndigheter beror på olika orsaker. För universitet och högskolor handlar det oftast om att studenterna blir färre och man måste anpassa sig till det minskande studerandeunderlaget. För andra myndigheter beror avvecklingar oftare på sparbeting eller omorganisationer, nedläggningar eller omlokaliseringar. Arbetsgivarverket skriver att andelen myndigheter med en förväntad övertalighet det närmaste året ökar medan andelen myndigheter som sagt upp personal det senaste halvåret i stället minskar 4. Övertalighet kan formellt lösas genom naturliga eller frivilliga avgångar, ofta med stöd av Trygghetsavtalet. Stimulansåtgärder för ökad avgång med ålderspension är ännu en åtgärd. Ofta kombineras åtgärderna med beslut om att inte återbesätta tjänsterna eller att vara mycket restriktiva med nyrekryteringar. Personalrörlighet och åldersstruktur Personalrörlighet Drygt hälften av myndigheterna har redovisat åtgärder på området personalrörlighet, vilket är ungefär lika många som förra året. Den genomsnittliga externa personalrörligheten i staten, dvs. nyanställningar och avgångar i myndigheterna, var 11 procent mellan år 2005 och 2006, i jämförelse med 10 procent år 2005. Arbetsgivarverket pekar i Konjunkturbarometern på en marginell ökning av personalomsättningen. 5 Åldersstruktur 111 myndigheter (50 procent) redovisar olika aspekter av åldersstruktur och åtgärder för att förändra den. Det rör sig oftare om beskrivningar än om egentliga åtgärder. Jämställdhet och könsfördelning Ungefär två tredjedelar av myndigheterna har redovisat åtgärder för att öka jämställdheten i myndigheterna. De flesta åtgärderna innebär dock fortfarande att redovisa könsfördelningen mellan män och kvinnor samt förändringar som har skett under året. De flesta gör ingen analys av jämställdhetsläget, betydelsen för verksamheten, orsakerna till detta läge eller möjligheterna till förändring. E-förvaltning En fjärdedel av myndigheterna har redovisat kompetensförsörjningsåtgärder för utvecklingen av en effektiv e-förvaltning. Åtgärderna gäller oftast olika anpassningar av organisationen och arbetssättet p.g.a. att e-förvaltningsåtgärder har lett till ändrade möjligheter eller krav. Andra åtgärder handlar om utbildningar för att öka personalens IT-kunskaper och IT-mognad. 4 5 Konjunkturbarometern för den statliga sektorn. Sysselsättning och ekonomi hos de statliga myndigheterna en uppdatering av prognosen för år 2008. Arbetsgivarverket 2008-06-12.

13 Annat Det är ovanligt att myndigheterna redogör för specifika förutsättningar i sina kompetensförsörjningsredovisningarna. Undantaget är när en myndighet har fått ett annat uppdrag och därmed behöver andra kompetenser. Andra specifika förutsättningar kan bero på omlokaliseringar eller minskat studerandeunderlag. Annars är det frestande att anta att myndigheterna kanske är mer lika än olika varandra när det gäller förutsättningarna för kompetensförsörjning. Åtgärder för kompetensförsörjning Sammanfattningsvis är det Vervas intryck att myndigheterna vidtar de åtgärder som de själva uppfattar som nödvändiga, som de känner till och som de har kompetens för. Kompetensförsörjningsområdet är dock brett och sammansatt. För en mindre myndighet utan egna resurser för omvärldsanalys och egen expertis för kompetenshantering kan det vara svårt att uppfatta framtiden och dess krav på en ändrad verksamhet. Det kan också vara svårt att se vilka åtgärder som behöver vidtas för att möta dessa förändringar och hur detta kan ske. Vervas uppfattning är att långsiktigheten i kompetensförsörjningen måste bli bättre. Samtidigt måste myndigheterna få en tydligare helhetssyn på de inbördes sambanden mellan t.ex. mångfald, rörlighet, arbetsmiljö, ledarskap och kunskapshantering. I dag handlar det för ofta om hantering och lösningar av enskilda frågor. Resultaten kan bli bättre när flera frågor samordnas.

14

15 3 Analys av kompetensförsörjningsläget i staten Även i år anser myndigheterna att kompetensförsörjningsläget i staten är tillfredsställande och att kompetensförsörjningsinsatserna har bidragit till att nå verksamhetens mål. En anledning är att rekryteringsläget är övervägande gynnsamt. Men Arbetsgivarverket redovisar följande förändringar i Konjunkturbarometern 6. Andelen myndigheter som uppger att de haft brist på lämpliga sökanden när de rekryterat eller försökt rekrytera det senaste halvåret (2008) har ökat kraftigt jämfört med mätningen hösten år 2007. Andelen myndigheter som svarat att de haft brist på lämpliga sökanden när de rekryterat eller försökt rekrytera det senaste halvåret sjönk från 33 procent våren 2007 till 30 procent hösten 2007. I vårens barometerundersökning visar dock svaren att andelen som haft brist på lämpliga sökanden det senaste halvåret nu ökar till 48 procent av de statliga myndigheterna. För att hitta ett högre bristtal i staten måste vi gå tillbaks till våren 2003 då bristtalet låg på 49 procent eller till hösten 2001 då bristtalet låg på 60 procent och senare under våren 2001 då bristtalet låg på cirka 70 procent. En annan noterbar tendens är att bristen på lämpliga sökanden nu också breddats till att omfatta fler arbetsområden. Av svaren att döma är dock bristen som störst bland handläggare (BESTA-nivå 3-4), experter och chefer (BESTA-nivå 5-6) inom ADB och IT, följt av arbetsområdena inom FoU, utbildning och forskning samt juridiskt och allmänt utredningsarbete. Ingen har rapporterat brist på lämpliga sökanden på de lägre BESTAnivåerna. Den externa personalrörligheten anses av de flesta som lagom i allmänhet, men att rörligheten i den yngsta gruppen anställda är för hög. Vissa myndigheter med starkt specialiserade kompetenser uppfattar i stället att de kan ha ett problem med alltför låg rörlighet. Den stora rörligheten i yngre åldersgrupper måste observeras av två skäl: dels av kompetensskäl eftersom det finns risk för att en verksamhets kompetens kommer att urholkas om omsättningen är för stor, dels av resursskäl eftersom rekrytering är både dyrt och tidskrävande. Det kan också finnas positiva sidor av rörligheten, som att den kan leda till en bredare kombination av aktuella universitets- och högskolekunskaper hos människor med mer erfarenhet från fler verksamheter. Detta var inte möjligt på samma sätt tidigare när rörligheten var lägre. Verva har dock inte uppfattat att någon myndighet har lärt sig att uppskatta de positiva sidorna av en hög ungdomsrörlighet. Verva ifrågasätter naturligtvis inte myndigheternas uppfattning om kompetensläget och hur väl kompetensförsörjningsåtgärder har bidragit till att nå deras mål. Det är dock viktigt att slutsatserna blir väl underbyggda i kommande årsredovisningar. Samtidigt inser Verva att myndigheternas praktiska arbete med kompetensförsörjning kan vara bättre än vad som kan utläsas av redovisningarna. För att bilden av kompetensförsörjningen ska bli rättvisande bör enligt Vervas bedömning följande finnas redovisat: En väl underbyggd analys och bedömning av åtgärder inom kompetensförsörjningsområdet. Detta efterfrågas i förordningen om årsredovisning och budgetunderlag. En koppling mellan verksamhetsplanering och kompetensförsörjning, vilket allt fler ser som viktigt. 6 Konjunkturbarometern för den statliga sektorn. Sysselsättning och ekonomi hos de statliga myndigheterna en uppdatering av prognosen för år 2008. Arbetsgivarverket 2008-06-12.

16 En tolkning av myndighetens resultat, eller svårigheter, när det gäller human resources (HR). En redogörelse för hur kunder, partners och uppdragsgivare uppfattar myndighetens kompetens och kompetensbehov. En redovisning av kompetensförsörjningens bidrag till utveckling av medborgarnyttan eller motsvarande. Data som möjliggör en extern prövning av kompetensförsörjningens effektivitet samt jämförelser med andra myndigheter och verksamheter. Fortfarande är det lätt för statliga myndigheter att behålla personal och att rekrytera nya medarbetare, men inom en snar framtid kommer statsförvaltningen troligen att behöva satsa mer på kompetensförsörjning. Det största enskilda skälet är generationsväxlingen då bred och djup erfarenhet byts mot aktuellare kunskap men mindre erfarenhet. Mer resurser kommer att behöva läggas på omvärlds- och framtidsanalyser för att föregripa framtida kompetensbehov, tillsammans med fler kompetensanalyser av tillgänglig kompetens, rekrytering och andra aktiviteter för att knyta kompetens till myndigheten genom anställning eller på andra sätt. Eftersom varje anställning kan bli kortare kommer det också att behövas introduktioner för att effektivisera den tid som en myndighet får behålla varje nyanställd, liksom kompetensöverföring för att säkra nödvändig kompetens. För att också klara av en ökande mångfald måste arbetsplatskulturen utvecklas. Vidare kommer myndigheterna att få arbeta med kunskapshantering för att tillgängliggöra och effektivisera den arbetsförutsättning som oftast är viktigast kunskap. Chefsförsörjningen måste även utvecklas för att trygga behovet av chefer, och cheferna måste utvecklas för att kunna svara mot alla krav. Detta gäller också medarbetarutveckling. Det har tidigare påpekats att chefer ska ha ett genuint intresse för medarbetarna för att kunna behålla sin personal på en arbetsmarknad där konkurrensen om välutbildade personer blir större eftersom generationsskiftet redan har inletts. Alla myndigheter lyckas dock inte genomföra medarbetarsamtal och skapa utvecklingsplaner för samtliga medarbetare, vilket är allvarligt och kan tyda på att HR-frågorna tillmäts alldeles för liten betydelse. När redovisningarnas omfattning (redovisade huvudområden) relateras till myndighetsstorleken är den tydligaste skillnaden att mindre myndigheter (färre än 50 anställda) lämnar redovisningar som täcker färre områden En jämförelse mellan de departement som myndigheterna redovisar till visar också skillnader när det gäller redovisningarnas omfattning. Detsamma gäller vid en jämförelse mellan myndigheter som tillhör olika sektorer. Rekryteringsfrågorna diskuteras inom flera av områdena i denna rapport, och förefaller vara en av de viktigaste angelägenheterna för myndigheterna att utveckla och effektivisera. Verva vill erinra om att rekrytering inte är det enda sättet att knyta kompetens till myndigheten. Samtidigt har Verva i olika sammanhang uppmärksammat myndigheterna på att generationsväxlingen sannolikt kommer att innebära att den externa rörligheten ökar. En bra, genomtänkt rekryteringsprocess blir då allt viktigare i verksamheten. Inte minst gäller det att skapa och upprätthålla en icke-diskriminerande rekrytering där man ser till att använda den kompetens som finns tillgänglig. Verva uppfattar att det är fler

17 myndigheter än tidigare som uppmärksammar mångfalds- och antidiskrimineringsaspekterna av rekrytering. Detta beror sannolikt både på arbetet med regeringens regionala utvecklingsprojekt om mångfald och antidiskriminering 7 8, samt FAIRprojektet (FramtidsAnpassad inkluderande rekrytering). Förutom generationsväxlingens aktuella eller förväntade effekter finns det flera faktorer som försvårar kompetensförsörjningen. Många myndigheter nämner effekter av omorganisationer och omlokaliseringar, men också både oro och förväntan inför pågående utredningar om verksamheternas framtid. Självfallet är inte alla sådana förändringar negativa, men tillräckligt många är det för att motivera en fördjupad diskussion och forskning inom detta område. På så sätt kan sådana goda och dåliga effekter vägas tillsammans med andra faktorer vid omorganisationer och omlokaliseringar. Hur påverkas t.ex. en myndighets kompetensläge i ett kort och ett längre perspektiv av utredningar, nedläggningar, sammanläggningar, omorganisationer, nystarter, omlokaliseringar och sparbeting. Brist på pengar anges av flera myndigheter som hinder för kompetensförsörjning. Detta är, enligt Verva, ytterligare ett skäl till att betrakta kompetensförsörjning ur ett bredare perspektiv. Huvudfrågan blir vad som kan effektiviseras genom t.ex. intern och extern samverkan, men också genom en utveckling av e-förvaltningen och en bättre kunskapshantering. Utmaningen är att utveckla e-förvaltningen på det breda sätt som beskrivs i Handlingsplan för eförvaltning 9, och ge organisations- och kompetensfrågor den vikt som de förtjänar. En bättre implementerad e-förvaltning kan i sin tur leda till utmaningen att kompetensutveckla dem vars arbetsuppgifter har digitaliserats. Särskilt kunskapshantering är en eftersatt och sällan diskuterad möjlighet, trots att statsförvaltningens grund är kunskap. En av de viktigaste utmaningarna tycks vara de förändrade förväntningar som ställs på statliga verksamheter, vilket i sin tur leder till krav på annan eller förändrad kompetens. Flera myndigheter lever, och kommer att leva, i en paradoxal situation med rekryteringsbehov och övertalighet på samma gång. För att kunna klara den framtida kompetensförsörjningen lyfter myndigheterna fram olika aspekter av behovet att vara en föredömlig arbetsgivare. Det finns också en förståelse för att konkurrensen om särskilt yngre anställda kan hårdna. Lösningen anses ofta vara ett bättre chefskap, och utveckling och flexibilitet är andra nyckelord. Vad blir då resultatet av myndigheternas insatser? Detta är inte lätt att svara på eftersom myndigheterna inte analyserar och bedömer sina åtgärder lika mycket som de beskriver dem. I redovisningarna är åtgärderna liksom analyserna och bedömningarna fortfarande främst framtidsinriktade, i stället för att beskriva en väl uppföljd och utvärderad verksamhet. Myndigheterna ger alldeles utmärkta exempel på åtgärder för att nå verksamhetens mål, men i framtiden måste redovisningarnas kärna och tyngdpunkt ligga i analyser och bedömningar av hur väl de bidragit till att nå målen. Redovisning- 7 Regionalt utvecklingsprojekt om mångfald och antidiskriminering. Delredovisning. Verva, februari 2007.. 8 Från teori till samverkan för ökad mångfald. Slutrapport. 2008:7. Verva mars 2008 9 Handlingsplan för eförvaltning. Regeringskansliet 2008.

18 arna måste visa om resursåtgången varit rimlig, om åtgärderna har bidragit till att öka kundnyttan samt om det finns andra och effektivare åtgärder att vidta kommande år. Detta slag av analyser och bedömningar saknas än så länge praktiskt taget helt i redovisningarna. I 2006 års rapport summerades framgångsfaktorerna i tre ord: Medvetenhet (om kompetensförsörjningsprocessen). Systematik (i processen kompetensförsörjning). Prioriteringar (mellan viktiga och mindre viktiga uppgifter). År 2007 summerades framgångsfaktorerna på detta sätt: Föredömlighet som arbetsgivare (för att kunna upprätthålla den önskade kompetensen). Flexibilitet inför förändringar (att kunna anpassa kompetensbehov till förändrade krav och förutsättningar). Effektivitet (att åstadkomma mer med mindre och att kunna verifiera effektiviteten). År 2008 sammanfattar Verva framgångsfaktorerna i följande tre ord: Identitet (som arbetsgivare). Planering (av framtida kompetensbehov). Effektivitet (för att bättre kunna leva upp till interna och externa förväntningar på verksamheten).

19 4 Förslag på åtgärder Vervas förslag på åtgärder är följande. Förtydligande policy för kompetensförsörjningen. För att tydliggöra sina förväntningar på den statliga kompetensförsörjningen och andra HR-frågor bör regeringen överväga att förtydliga dessa i en policy, en handlingsplan eller på något annat lämpligt sätt. Tydliga mål och förväntningar från regeringen. Det delegerade arbetsgivaransvaret innebär att myndigheterna har stor frihet att bl.a. utforma kompetensförsörjningen efter sina egna förutsättningar och behov. Det innebär också ett stort ansvar att redovisa effekterna av arbetet och att kunna visa att kompetensförsörjningen är ändamålsenlig. I myndighetsförordningen 10 8 förtydligas vad som menas med myndighetens arbetsgivarpolitik. Under punkt 3 står t.ex. att myndigheten ska skapa goda arbetsförhållanden och ta till vara och utveckla de anställdas kompetens och erfarenhet. Detta kräver dock tydliga mål från regeringens sida, en ändamålsenlig uppföljningsstruktur samt ett stort engagemang och stor kunnighet hos myndigheterna. Regeringen bör också formulera tydligare krav på vad som förväntas av myndigheterna, och det är angeläget att fastställa en nivå för vad som är obligatoriskt HR-ansvar för statliga arbetsgivare. Hur HR-arbetet ska utföras är myndigheternas ansvar, men Verva och andra myndigheter kan lämna stöd till detta arbete. Som det är i dag koncentreras ESV:s tidigare nämnda handledning på hur-frågorna. Det finns egentligen inga uppgifter om vad regeringen önskar få ut av det delegerade ansvaret på kompetensförsörjningsområdet. Undantagen är en handfull arbetsgivarpolitiska mål som uttrycks i budgetpropositionerna, målen i det nu snart tioåriga förvaltningspolitiska handlingsprogrammet, regeringens chefspolicy (senast reviderad år 2005) samt innehållet i några kompletterande policyskrifter och s.k. linjetal. Regeringen bör även överväga att förtydliga sina förväntningar på myndigheterna när det gäller att uppfylla kraven på kompetensförsörjning i det personalpolitiska ansvaret. En studie av organisationsförändringar. Kompetensförsörjningen påverkas av utredningar om verksamheters framtid, skapandet av en-myndigheter och andra omorganisationer, sammanläggningar av verksamheter samt omlokaliseringar och nedläggningar av myndigheter. Regeringen bör överväga en studie inom detta område som fokuserar på olika former av organisationsförändringar och hur dessa påverkar bl.a. o myndigheters effektivitet o kompetensförsörjningen, t.ex. hälsoläget och kunskapshanteringen. Elektroniska redovisningar. Regeringen bör överväga att låta myndigheternas redovisningar utföras på en elektronisk blankett för att underlätta både redovisning och hantering av uppgifterna. Detta skulle också förtydliga regeringens krav på redogörelserna. 10 Myndighetsförordning (SFS 2007:515).

20 Regeringen bör initiera ett utvecklingsarbete av en HR-rating (jämför ESV:s EA-rating) för att understödja kvalitetssäkringen av den statliga kompetensförsörjningen och andra HR-frågor. Det skulle ge ett ökat stöd till myndigheterna att använda sig av relevanta mätmetoder som underlag för ett mer systematiskt arbete med kompetensförsörjningen. Koppla till Handlingsplan för eförvaltning. I olika sammanhang där kompetensförsörjnings- och andra personalpolitiska frågor diskuteras bör regeringen på ett lämpligt sätt knyta dessa frågor till skrivningarna om organisatoriska förändringar och nya kompetenser i Handlingsplan för eförvaltning. Tanken är att även detta ska bli ett område för kompetensförsörjningsredovisning.