Beteckning 100-15755-08

YTTRANDE Datum 2008-11-28 Ert datum Beteckning 100-15755-08 Er beteckning Finansdepartementet 103 33 STOCKHOLM Framtidens svenska e-legitimation. Vervas slutrapport om säkert elektroniskt informationsutbyte och säker hantering av elektroniska handlingar (dnr Fi2006/6773 (delvis) Fi2006/967) Ewelina Axell Utvecklings- och informationsavdelningen 036 39 50 22 Postadress 551 86 Jönköping Besöksadress Hamngatan 4 Tfn 036-39 50 00 Fax 036-12 15 58 E-post lansstyrelsen@f.lst.se www.f.lst.se Plusgiro 6 88 06-9 Bankgiro 5206-5877 Länsstyrelsen i Jönköpings län lämnar, efter samråd med Länsstyrelsen i Västra Götaland, följande yttrande. Sammanfattning Länsstyrelsen stödjer i alla väsentliga delar de bedömningar som gjorts i rapporten. Länsstyrelsen har under flera år arbetat med att bygga upp e-tjänster. Mot bakgrund av dessa erfarenheter görs följande sammanfattande kommentarer som i det följande är förtydligat: Länsstyrelsen vill framhålla att syftet med e-tjänster även bör vara att myndigheter för att kunna utföra sina uppgifter effektivt har behov av effektiva funktioner och former för att hämta och lämna information från andra myndigheter. Länsstyrelsen instämmer och vill markera betydelsen av att en svensk e- legitimation skapas och att det sker sammanhållet, särskilt ur ett EU-perspektiv. Det är viktigt att arbeta stegvis, dvs. att fortsätta skapa förtroende för nuvarande lösningar och att nya lösningar införs successivt. Det har också visat sig att de bidrag för eid-tjänster som myndigheterna hittills har kunnat få som stöd för e-tjänsterna har stor betydelse för, förenklar och snabbar på spridningen av e-legitimation. Länsstyrelsen anser att sådant stöd bör ges även fortsättningsvis. Länsstyrelsen vill även särskilt framhålla värdet av att även s.k. organisationscertifikat får en lösning som ger möjlighet till en bredare försörjning och att detta sker snabbt. Denna fråga kan vara avgörande för myndigheternas förmåga att få acceptans för e-tjänster riktade till företag och organisationer Länsstyrelsen tillstyrker enligt rapportens förslag att det inrättas en samordningsfunktion i offentlig regi med föreskriftsrätt. C:\Documents and Settings\780711-001\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK26\15755-08.doc

Sida 2/7 Länsstyrelsen stödjer rapportens förslag till att ett nationellt ramverk för interoperabilitet bör vara utgångspunkt för e-förvaltningens gemensamma utveckling och tillämpas vid planering och utformning av samverkande e- förvaltningstjänster inom sektorer och mellan myndigheter. Länsstyrelsen instämmer i rapportens rekommendation till att Svensk e- legitimation ska kunna laddas ned på det Nationella ID-kortet. Beskrivningen av ärendeprocessen är i sin helhet bra men borde kompletteras med funktioner och moment för e-betalning för att få en helhetssyn i en elektronisk ärendeprocess. Länsstyrelsen stödjer förslaget att regeringen bör ge Riksarkivet i uppdrag att utarbeta vägledningar och utbildningar om praktisk tolkning och tillämpning av Riksarkivets föreskrifter till de delar som rör säker hantering av elektroniska handlingar i e-förvaltningen. Likaså stödjer länsstyrelserna förslaget att det i uppdraget bör ingå att utreda behov av och förutsättningar för att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer och upphandla gemensamma lösningar för myndigheternas ärendehantering, dokumenthantering och säker arkivering. I detta arbete behöver dock Riksarkivet samverka med andra myndigheter. Länsstyrelsen stödjer ett fortsatt förvaltningsgemensamt arbete med specifikationer om Mina Sidor, Mottagning/utskick, SHS och andra funktioner som ger stöd för myndigheternas försörjning av och arbete med säkert informationsutbyte och säker hantering av elektroniska handlingar. Länsstyrelsen anser också att vissa av dessa funktioner kan behöva erbjudas som en gemensam funktion från myndigheterna till medborgare och företag. Exempel på sådan funktion är en funktion som skulle kunna kallas för elektronisk folkbokföringsadress som möjliggör korrekt adress och försändelse för elektroniska meddelanden och dokument. Länsstyrelsen stödjer ett fortsatt arbete med olika typer av vägledningar för säkert elektroniskt informationsutbyte och säker hantering av elektroniska handlingar. Länsstyrelsen ser det som angeläget att regeringen hittar en hemvist för flera av de frågor som aktualiserats i rapporten som i alla fall till väsentliga delar skulle ha tilldelats Verva om myndigheten funnits kvar. Länsstyrelserna kommer framledes att kunna ta ökat ansvar för att bl.a. tekniskt förvalta myndighetsövergripande lösningar. Regeringen bör uppdra åt centrala myndigheter att beakta möjligheter till framtida e-tjänster i samverkan med Länsstyrelsen. Bakgrundsinformation Länsstyrelserna har byggt en gemensam struktur för elektroniska tjänster på Internet och ett mötande inre stöd för handläggning av ärenden. En viktig komponent i denna struktur är informationsutbyte med andra myndigheter med hjälp av spridnings- och hämtningssystem (SHS). Ytterligare komponenter

Sida 3/7 är eid-tjänster och tjänster för e-betalningar. De första e-tjänsterna publicerades på Internet i december 2006 och nu finns ett tjugotal inom verksamhetsområdena körkort, yrkestrafik, stiftelser, bevakningsföretag och socialtjänst. Huvuddelen är integrerade e-tjänster där samverkan sker förutom mellan länsstyrelserna med Vägverket, Skatteverket, Kronofogdemyndigheten och Bolagsverket samt kommunerna. Utvecklingen av e-tjänsterna är det resursmässigt största och kanske mest komplicerade gemensamma utvecklingsprojekt som länsstyrelserna gjort tillsammans. Projektarbetet har lagt en grund och modell för hur 21 arbetssätt kan ensas till en gemensam process. Det nya arbetssättet innebär också att ett helt nytt kundmöte med medborgare, körskolor, bevakningsföretag, stiftelser samt taxi- och åkeriföretag har skapats. Alla län berörs och över 430 användare har utbildats vilket motsvarar nästan var tionde länsstyrelsetjänsteman. Länsstyrelserna har tecknat ett gemensamt leveransavtal för identifiering och underskrift med e-legitimation baserat på Vervas ramavtal. Funktioner för eid används som enhetlig lösning för identifiering, åtkomst av e-tjänster och underskrift av e-formulär i länsstyrelsernas gemensamma e-tjänster inom verksamhetsområden körkort, stiftelser, bevakningsföretag, yrkestrafik och socialtjänst. Abonnemang och rörliga avgifter har finansierats via Vervas startpaket t.o.m. april 2007. Länsstyrelserna har därefter beviljats ett så kallat fortsättningspaket för finansiering av ytterligare 12 månader från Verva. För att lösa identifiering av organisationer där denna representeras av en eller flera personer används för närvarande identifiering med personlig e- legitimation kombinerat med behörighetskontroll mot internt register hos länsstyrelserna. Detta gäller e-tjänster inom verksamhetsområdena stiftelser, bevakningsföretag och socialtjänst. Det koncept som länsstyrelserna skapat bygger på principer som i allt väsentligt överensstämmer med regeringens nyligen presenterade Handlingsplan för e- förvaltning för att på ett samlat sätt möta företag och medborgare i integrerade processer. Om syfte med e-tjänster Inledningsvis pekas på att e-tjänster i första hand bör utgå från medborgarens och företagens behov av information och tjänster. Länsstyrelsen vill här framhålla att det är minst lika viktigt att myndigheter för att kunna utföra sina uppgifter effektivt har behov av effektiva funktioner och former för att hämta och lämna information från andra myndigheter bl.a. i arbete med tillsyn och kontroll där det inte förekommer något ansökningsförfarande. Detta nedbringar tid som annars krävs för inhämtande av underlag eller påminnelser till sökanden om kompletteringar i ansökningsförfaranden. Förslag om svensk e-legitimation Länsstyrelsen instämmer i förslaget att en svensk e-legitimation skapas. Det är av avgörande betydelse för utveckling av e-tjänster och därmed fortsatt effektivisering av offentlig förvaltning att det finns ett enhetligt och långsiktigt regelverk för e-legitimationer. Länsstyrelsen anser också i likhet med förslaget i rapporten att det är nödvändigt att definiera detta i författning och att det bör

Sida 4/7 bli en skyldighet för myndigheter såväl statliga som kommunala att anordna sina e-tjänster så att, där så krävs, svensk e-legitimation av rätt klass alltid accepteras. Offentlig förvaltning kan på detta sätt bli en förebild för övriga samhället och underlätta för en ökad användning och därmed finansiering och nytta för Svensk e-legitimation. Utifrån ett sådant regelverk kan man bygga ett varumärke som kan ge ett avgörande mycket stort förtroende från företag och medborgare. Ett tydligt varumärke av typen svensk e-legitimation underlättar också en bred kännedom om dess användning hos aktuella intressenter, marknadsföringsåtgärder och att förväxling inte görs med andra typer av elektroniska legitimationer som är organisationsspecifika främst från bankerna. Den vanligaste frågan till länsstyrelserna telefonsupport om e-tjänster handlar om e-legitimationer. En vidareutveckling med tjänstelegitimationer och organisationscertifikat är här lika betydande som personliga e-legitimationer främst för privat bruk. Länsstyrelserna har för nuvarande e-tjänster fått göra särskilda lösningar för elektronisk identifiering av behöriga företrädare för respektive stiftelser, bevakningsföretag och kommuners socialförvaltning. Länsstyrelsernas erfarenheter är att det är förenat med stora initiala kostnader för att skapa e-tjänster. Bidrag till kostnader för eid-tjänster kan här vara ett väsentligt och ibland t.o.m. avgörande bidrag för att klara finansieringen. Detta är förmodligen särskilt viktigt för små och medelstora myndigheter. Bidrag borde kunna ges under de första 3-5 åren för nya e-tjänster. Den metod som användes för fortsättningsbidragen skulle kunna permanentas dvs. årliga bidrag som kräver en redovisning och eventuell återbetalning om kostnaderna inte uppnås. Om statsmakterna ger särskilt stöd för användning av e-legitimation är detta också en tydlig signal och är på sätt och vis ett sätt att legitimera användningen av e-legitimation som standardiserad metod för identifiering och underskrift för offentliga sektorns e-tjänster. Vid planering och införande av ett nytt regelverk är det dock viktigt att ta hänsyn till att länsstyrelserna och många andra myndigheter i existerande e- tjänster och den planering som nu görs för nya e-tjänster har gjort stora investeringar i nuvarande infrastruktur för e-legitimationer. Det är därför viktigt att fortsätta skapa förtroende för nuvarande lösningar och successivt införa nya lösningar. I annat fall kan nuvarande utveckling av e-tjänster avstanna eller bli försenad. En samordningsfunktion Länsstyrelsen tillstyrker enligt rapportens förslag att det inrättas eller utses en samordningsfunktion i offentlig regi med föreskriftsrätt. Länsstyrelsen ser det som en nödvändig konsekvens av att skapa ett regelverk kring e-legitimationer där successiva anpassningar behöver göras. Det är också en bra målsättning att en sådan samordningsfunktion skulle kunna utforma ytterligare funktioner som kan avlasta myndigheternas utveckling av e-tjänster. En sådan viktig uppgift är en europeisk kontaktpunkt en Trusted Node för att stödja införandet av EG:s tjänstedirektiv i tillämpliga delar enligt beslut senast den 28 december 2009. Vi inrättandet av en samordningsfunktion bör man i första hand överväga att inrymma denna inom en befintlig organisation i offentlig regi eftersom ytterligare aktörer inte självklart bidrar till ökad effektivitet i dessa frågor. PTS eller Skatteverket skulle kunna vara lämpliga för en sådan roll.

Sida 5/7 Olika typer av e-legitimation Länsstyrelsen instämmer i rapportens rekommendation till att Svensk e- legitimation ska kunna laddas ned på det Nationella ID-kortet. Det ger en ökad legitimitet till ett totalt koncept kring identifiering såväl nationellt som inom EU. Man bör också förorda och stödja e-legitimationer med krypteringsnycklar skyddade i hårdvara, i detta fall ett ID-kort, eftersom det ger en ökad säkerhet genom att denna lösning är svårare att manipulera och missförstå. Det är också viktigt att hålla öppet för lösningar där bäraren av krypteringsnycklar kan förekomma i olika typer av handhållna apparater då kanske främst mobiltelefoner. Det ökar möjligheterna till alternativ användning och utnyttjar teknik och apparatur som redan är etablerad hos en stor del av befolkningen. Beskrivning av den elektroniska ärendeprocessen I rapporten ges en generell beskrivning av en elektronisk ärendeprocess. Beskrivningen är i sin helhet bra men borde kompletteras med funktioner och moment för e-betalning för att få en helhetssyn i en elektronisk ärendeprocess. Detta gäller särskilt betalning av ansökningsavgifter där handläggning inte får påbörjas förrän avgift har betalts. E-betalning är av stor betydelse för att få en förenklad intern administration genom att det blir enklare att koppla ihop betalningen med rätt ärende jämfört med en manuell hantering som är tidskrävande. Länsstyrelsen har infört funktioner för att betala direkt online med kort för alla e-tjänster med ansökningsavgifter. Genomloppstiden för ett ärende kan förkortas med upp till en vecka enbart med hjälp av denna funktion jämfört med traditionell betalningshantering. Nationellt ramverk för interoperabilitet Länsstyrelsen stödjer rapportens förslag till att ett nationellt ramverk för interoperabilitet bör vara utgångspunkt för e-förvaltningens gemensamma utveckling och tillämpas vid planering och utformning av samverkande e- förvaltningstjänster inom sektorer och mellan myndigheter. Länsstyrelserna har i utvecklingen av e-tjänsterna lagt stor vikt vid interoperabilitetsfrågor. De tekniska plattformar som byggts för e-tjänster har byggs med målsättning att i samverkan med andra myndigheter ensa verksamhetsprocesser, hög återanvändning av processmoment, tillämpa standarder hos bl.a. Verva. modularisering av olika processmoment m.m. Länsstyrelserna har lång erfarenhet av att samverka i olika former med andra myndigheter. Länsstyrelserna har idag gemensamma lösningar med andra parter, exempelvis med Vägverket, Skatteverket, Boverket och Bolagsverket baserade på särskilda överenskommelser om infomationsutbyte. Länsstyrelserna kommer framledes att kunna ta ökat ansvar för att bl.a. tekniskt förvalta myndighetsövergripande lösningar. Regeringen bör uppdra åt centrala myndigheter att beakta möjligheter till framtida e-tjänster i samverkan med länsstyrelserna. Sådan samverkan skulle underlättas av ett regelverk eller någon form av standardiserade överenskommelser för elektroniskt informationsutbyte mellan myndigheter. Säker hantering av elektroniska handlingar Länsstyrelsen stödjer förslaget att regeringen bör ge Riksarkivet i uppdrag att utarbeta vägledningar och utbildningar om praktisk tolkning och tillämpning av Riksarkivets föreskrifter till de delar som rör säker hantering av elektroniska

Sida 6/7 handlingar i e-förvaltningen. Likaså stödjer länsstyrelserna förslaget att det i uppdraget bör ingå att utreda behov av och förutsättningar för att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer och upphandla gemensamma lösningar för myndigheternas ärendehantering, dokumenthantering och säker arkivering. Förslaget att Riksarkivet bör göra detta i samverkan med Verva är ju inte aktuellt eftersom myndigheten kommer att läggas ner. Utredningsuppdragens breda karaktär och omfattning talar dock för att Riksarkivet behöver samverka med ytterligare en eller flera myndigheter i frågan. Länsstyrelsen ser det som angeläget att regeringen hittar en hemvist för dessa frågor. Länsstyrelserna har för att skapa nuvarande e-tjänster fått göra ett stort antal tolkningar av nuvarande regler för manuell hantering av handlingar i överförd bemärkelse till en elektronisk hantering. Skälet är att det idag inte finns tillräckliga föreskrifter och vägledningar för en elektronisk ärendeprocess. Länsstyrelserna har för att etablera e-tjänsterna enats om en mängd gemensamma principer kring exempelvis inkommen handling, mottagningsbekräftelse, format för långtidslagring av upprättade dokument hos myndigheten, format för e-formulär och därtill bifogade dokument, principer för informationsutbyte med andra myndigheter. Arbete med specifika funktioner Länsstyrelsen stödjer ett fortsatt förvaltningsgemensamt arbete med specifikationer om Mina Sidor, Mottagning/utskick, SHS, överenskommelser om elektroniskt informationsutbyte mellan myndigheter och andra funktioner som ger stöd för myndigheternas försörjning av och arbete med säkert informationsutbyte och säker hantering av elektroniska handlingar. Arbetet med den här typen av specifikationer saknar dock, efter att Verva läggs ner, en tydlig hemvist vilket Länsstyrelsen anser som nödvändigt. Länsstyrelsen anser också att vissa av dessa funktioner kan behöva erbjudas som en gemensam funktion från myndigheterna till medborgare och företag. Exempel på sådan funktion är en funktion som skulle kunna kallas för elektronisk folkbokföringsadress som möjliggör korrekt adress och försändelse för elektroniska meddelanden och dokument. Trots att hanteringen inom myndigheter och ansökningshandlingar alltmer blir elektroniska skickas meddelanden och handlingar till medborgare och företag vanligtvis genom brevförsändelser. Länsstyrelserna har ett pågående arbete för att skapa ett effektivt alternativ genom att utveckla så kallade Mina Sidor och Organisations Sidor baserat på Vervas ramavtal för Infratjänster. Syftet är att skapa en effektiv och säker elektronisk kommunikation mellan länsstyrelserna, medborgare och företag. Länsstyrelserna skulle dock föredra om det fanns gemensamma specifikationer och helst funktioner inom detta område. Länsstyrelserna har etablerat en gemensam funktion för mottagning av elektroniska handlingar och även standardiserat informationsutbyte med andra myndigheter med SHS för länsstyrelsernas e-tjänster.

Sida 7/7 Olika typer av vägledningar Länsstyrelsen stödjer ett fortsatt arbete med olika typer av vägledningar för säkert elektroniskt informationsutbyte och säker hantering av elektroniska handlingar. Denna typ av vägledningar behöver dock en tydlig hemvist hos en eller flera myndigheter. Vid utvecklingen av e-tjänster har länsstyrelserna så långt möjligt tillämpat aktuella vägledningar från Verva. Det har i flera fall varit av stor vikt att det funnits vägledningar. Som exempel kan tas den interaktion som skall finnas i en e-tjänst för att den sökande skall identifiera sig och skriva under ett e-formulär. Denna procedur innehåller flera moment och behöver ha flera olika hjälptexter som med fördel bör finnas i gemensamma vägledningar för myndigheterna. Det är inte enbart en gemensam infrastruktur för e-legitimationer som behövs för att myndigheterna i e-tjänster skall kunna uppträda med ett stort förtroende för olika användare utan även att olika procedurer och anvisningar känns igen och att samma begrepp och definitioner används i dessa sammanhang. I detta ärende har länsrådet Monica Flodström beslutat. Föredragande har varit Ewelina Axell. I den slutliga handläggningen har avdelningschef Björn Harringer deltagit. Monica Flodström Ewelina Axell