Kravspecifikation SA05 Massetablering av studenter

Kravspecifikation SA05 Massetablering av Nouveau STU T-1109 2016-02-02 Status: Granskad

Jenny H Svensson 2016-02-02 2 (33) Ändringshistorik Datum Av Kommentar Godkännare 2011-04-28 Maria Vännman Första versionen - 2011-09-05 Eva Lundströmer Simu Åtgärd NOUVSD-9187. Fler format ska tillåtas för fältet födelsedatum. Ändrat krav R10 samt kontroll C15 och meddelande 4. NOUVSD-9179, NOUVSD-9180 er, rubriker och hjälptexter ändrade. 2011-11-02 Anita Näslund Åtgärd NOUVSD-9459. Epost och telnr ska numera kunna innehålla 120 tecken. (tidigare 70 tecken). 2014-03-26 Maria Vännman Ladok-12693 LAND kopplad till adress ej längre obligatorisk. 2016-02-02 Maria Vännman LADOK-20361 Ny ram för behörighet efter särskilt beslut

Jenny H Svensson 2016-02-02 3 (33) Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 4 1.1 SYFTE... 4 1.2 BESKRIVNING... 4 1.2.1 Delfunktioner... 5 1.2.2 Händelseflöden... 5 1.3 BEHÖRIGHET/PREFSTYRNINGAR... 7 1.3.1 Preferensstyrningar... 7 1.4 ICKE FUNKTIONELLA KRAV... 7 1.5 FÖRKLARINGAR... 7 1.5.1 Förklaringar av terminologi... 7 2 SA05A00G MASSETABLERING AV STUDENTER... 8 2.1 ALLMÄNNA KRAV SA05A00G... 8 2.2 FORMULÄRINNEHÅLL SA05A00G... 9 2.3 KONTROLLER... 16 2.4 MEDDELANDEN... 16 3 INLÄSNINGSFIL... 17 3.1 ALLMÄNNA KRAV INLÄSNINGSFIL... 17 3.2 FILINNEHÅLL... 18 3.3 KONTROLLER... 28 3.4 MEDDELANDEN... 30 4 ÖPPNA OCH OBESVARADE FRÅGOR... 32 4.1 BESVARADE FRÅGOR... 32 5 KRAVFÖRTECKNING... 32 6 KONTROLLFÖRTECKNING... 33

Jenny H Svensson 2016-02-02 4 (33) 1 Inledning 1.1 Syfte SA05 används för att massetablera, i samband med etableringen är det också möjligt att skapa antagning till utbytesstudier för inresande. Etablering kan ske av personer som helt saknar personnummer (ett nytt interimspersonnummer skapas då för dessa) men det är även möjligt att massetablera som redan har svenska personnummer eller korrekta interimspersonnummer (t ex om de har skapats i NyA). 1.2 Beskrivning I funktionen kan en fil enligt en uppställd mall användas för att etablera och i vissa fall även anta dessa. För att få reda på hur filen måste se ut för att inläsning ska fungera, finns möjligheten Skapa mall i funktionen. Då skapas ett Exceldokument enligt korrekt format, det är viktigt att kolumner har exakt rätt rubrik och kommer i rätt ordning för att inläsningen ska fungera. Behörighet efter särskilt beslut kan läggas in. När du lägger in ny behörighet anger du: Termin - inför vilken termin som beslutet skall gälla Omf - G ('generell giltighet'), P ('program + ev inriktning'), K ('viss kurs'), T ('viss kurstyp'), L ('kurser inom viss lokal serie'), I ('individuella kursplaner för utbytes') eller A ('utbildning inom Annan utbildning'). - I ('individuellt besult) eller R ('reell kompetens') Kod1 - programkod (vid Omf=P), kurskod (vid Omf=K), kurstyp (vid Omf=T) eller lokal serie (vid Omf=L). Kod2 - ev inriktningskod (vid Omf = P, utan inriktning gäller beslutet alla inriktningar) eller lokal klass inom serie (vid Omf=L). Diarienummer och anteckningar är frivilliga uppgifter. Innan etablering sker är det möjligt att använda alternativet Kontrollera fil. Då sker kontroller av filens uppbyggnad och obligatoriska fält. En svarsfil skapas med kommentarer, men det sker inte någon inläggning av uppgifter. Vid etablering sker samma kontroller som vid kontrollera fil samt kontroller för personnummer och etablering av person, samt att uppgifterna läggs in i databasen. Det finns tre olika typer av uppgifter i filen, Etablering (personuppgifter), Adressuppgifter och Antagning av inresande utbytesstudier. Etablering måste alltid ske, det är inte möjligt att

Jenny H Svensson 2016-02-02 5 (33) använda filen för att lägga in uppgifter för personer som redan är etablerade i Ladok. Adressuppgifter är valfria att använda eller ej. Finns uppgifterna i filen tas de med annars sker ingen uppdatering av de fälten. Antagning kan ske av inresande utbytes om sådana uppgifter finns för personerna i filen. I samband med antagningen kommer även en uppgift om studentens avgiftsskyldighet att skapas. Alla som antas via SA05 blir automatiskt markerade som avgiftsskyldiga, men de har rätt att läsa kurser avgiftsfritt, om de blir antagna till dessa inom sitt utbyte (via SA06). Vill studenten fortsätta att läsa eller läsa något utanför sitt utbyte måste lärosätet ev lägga in en korrekt avgiftsstatus för studenten. 1.2.1 Delfunktioner SA05 har inga delfunktioner. 1.2.2 Händelseflöden Så här ser ett tänkt arbetsflöde ut vid massetablering av via SA05.

Jenny H Svensson 2016-02-02 6 (33) Öppnar SA05 Skapar mallfil Kopierar in data från försystem i mallfil Kontrollerar fil i SA05 Gör ev rättningar i filen Etablerar från fil Uppdaterar ev försystem med interimspnr Arbetar med nyetablerad student i SA06/ SA02

Jenny H Svensson 2016-02-02 7 (33) 1.3 Behörighet/prefstyrningar SA05 Massetablering av studerande bör enbart personer som har rätt att etablera ha behörighet till. Har användaren rätt behörighetsklass är de behöriga till hela funktionen. 1.3.1 Preferensstyrningar SA05 använder samma preferens som SA01 för att ange hur många månader framåt i tiden en tidsbegränsad adress maximalt får gälla. Funk Vad vill man styra Nyckelord Värde: Resultat Default 1 ) SA01 Hur långt in i framtiden en tidsbegränsad adress får gälla. TIDSBEGR X: Antal månader Oändligt S Figur 1 Behörighet/prefstyrning (Tabell) 1) betyder: S: SYSTPREF, A: ANVPREF, P: PERSPREF 1.4 Icke funktionella krav Det finns en risk att inläsningen och etablering av tar lång tid då vi utgår från och skriver till en Excelfil. Vid test på 1000 personer i inläsningsfilen tar kontroll respektive etablering ungefär 2 minuter. 1.5 Förklaringar 1.5.1 Förklaringar av terminologi Ord Etablera Inläsningsfil Interimspersonnummer Kvittensfil Mallfil Förklaring Lägga till en person som student i Ladoks databas. Saknar personen personnummer vid etablering kan ett interimspersonnummer skapas. Den fil som innehåller personuppgifter som ska etableras i Ladok. Ett interimspersonnummer är ett tillfälligt personnummer som skapas när en student, som saknar svenskt personnummer, etableras i Ladok. Numret genereras av Ladok och existerar bara i Ladok. Interimspersonnumret består av födelsedata, ååmmdd, samt en bokstav följt av tre siffror varav den näst sista anger personens kön, jämn för kvinnor, udda för män Är den fil som skapas av SA05 efter Kontroll eller Etablering för att visa resultatet av kontrollen/etableringen. Är den fil som kan skrivas ut i SA05 för att få ett korrekt utseende på inläsningsfilen. Mallfilen är av typen xlsx och innehåller alla rubriker i korrekt format.

Jenny H Svensson 2016-02-02 8 (33) 2 SA05A00G Massetablering av Funktionen finns för att kunna etablera många på ett enkelt sätt där na inte söker via NyA. T ex inresande utbytes och personer som ska läsa uppdragsutbildningar. I funktionen kommer det att vara möjligt att ange var inläsningsfilen finns lagrad svarsfilen kommer att sparas på samma plats. För adressuppgifterna i filen ska det väljas om det ska lagras som folkbokföringsadress eller tidsbegränsad adress. Inläsningsfilen ska vara en Excelfil av typen xls eller xlsx. När en korrekt fil har sökts fram öppnas filen så att användaren kan välja vilken flik som ska läsas in. När rätt flik är öppen i Excel är det viktigt att dokumentet inte stängs. För att filinläsningen ska fungera måste Exceldokumentet vara öppet, du kan välja att minimera dokumentet eller bara byta applikation till Nouveau och där starta kontroll eller etablering. När kontroll/etablering sker kommer dokumentet att döljas. 2.1 Allmänna krav SA05A00G När funktionen öppnas kommer markören att stå i fältet hämta fil. Den sökväg som är angiven som standardkatalog för användaren står i fältet. Menyer ska finnas enligt S&G, i formuläret ska sudda bild fungera, vid stängning av formuläret kommer ingen kontrollfråga att ges då ingen uppdatering sker i formuläret.

Jenny H Svensson 2016-02-02 9 (33) 2.2 Formulärinnehåll SA05A00G R1 Ange sökväg till fil Prioritet: Skall Inmatningsfält 300 tkn Ange sökväg Ange sökväg till fil med som ska etableras 1. Ingen sökväg finns angiven. 2. En sökväg finns angiven Styrningar 1. Knappen Etablera är dimmad 2. Knappen Etablera är tillgänglig. Om det finns en sökväg till användarens standardkatalog angiven i KA01 visas den i fältet Sökväg. Standardkatalogen ligger lagrad i ANVIP.PCDIR. En annan sökväg kan skrivas in eller sökas fram via knappen Bläddra. Den nya sökvägen ligger kvar under den aktuella Nouveau-sessionen.

Jenny H Svensson 2016-02-02 10 (33) R2 Bläddra Prioritet: Skall Knapp Bläddra Sök fram fil 1. En fil i korrekt format hittas. 2. Finns ingen fil i korrekt format. Styrningar 1. Öppnas en fil av rätt format visas filnamnet i fältet Filnamn och aktuell fil öppnas så att önskad flik för inläsning kan väljas. 2. Någon annan typ av fil kan inte anges. Enbart filer av typen Excel kan användas som etableringsfil, xls eller xlsx. R3 Adressuppgift i fil Radiogrupp Två val Folkbokföringsadress Tidsbegränsad adress Folkbokföring är default Ange adresstyp för filen Välj hur adressen i filen ska sparas 1. Folkbokföringsadress markeras 2. Tidsbegränsad adress markeras Styrningar 1. Adressuppgifterna i filen anses vara folkbokföringsadress och sparas som typ 4. 2. Adressuppgifterna i filen anses vara tidsbegränsad adress och sparas som typ 2. Fält för datumperiod öppnas. Om adressen ska lagras som tidsbegränsad adress måste en tidsperiod för adressen anges. Lagras den som folkbokföringsadress ska ingen tidsperiod anges. Defaultvärde i radiogruppen är Folkbokföringsadress.

Jenny H Svensson 2016-02-02 11 (33) R4 Fr o m datum tidsbegränsad adress Styrningar Inmatningsfält Datumfält Datum fr o m Fromdatum, 6 eller 10 tkn ÅÅMMDD eller ÅÅÅÅ-MM-DD Datumfält och datumintervaller kontrolleras enligt Standard & Guidelines 3.10.2 Datumfält. R5 T o m datum tidsbegränsad adress Styrningar Inmatningsfält Datumfält tom Tomdatum, 6 eller 10 tkn ÅÅMMDD eller ÅÅÅÅ-MM-DD Datumfält och datumintervaller kontrolleras enligt Standard & Guidelines 3.10.2 Datumfält. Tomdatum begränsas av sytempreferensen TIDSBEGR i SA01 om den finns uppsatt på lärosätet. Är tomdatum längre fram än vad preferensen tillåter ska ett stoppande felmeddelande visas. Datum mer än <TIDSBEGR=X> månader framåt är inte tillåtet. R35 Termin Behörighet efter särskilt beslut Inmatningsfält Terminsfält Termin Ange termin inför vilken beslut fattades, 3 tkn i formen TÅÅ, där T = V (vår) och T = H (höst).

Jenny H Svensson 2016-02-02 12 (33) R36 Omfattning Behörighet efter särskilt beslut Inmatningsfält Omfattning Omf "Omfattningskod, 1 tkn. Koderna G, P, K, T, L, I eller A" "Omfattningskod, 1 tkn. Koderna G, P, K, T, L, eller I" R37 Behörighet efter särskilt beslut Inmatningsfält " av beslut: individuellt, reell kompetens eller behörig, 1tkn. Tillåtna värden är I, R eller B." R38 Kod1 Behörighet efter särskilt beslut Inmatningsfält Kod1 "KOD1 innehåller data för bestämning enligt OMFATTN, 7 tkn." Programkod (vid Omf=P), kurskod (vid Omf=K), kurstyp (vid Omf=T) eller lokal serie (vid Omf=L). R39 Indexsök Kod1 Behörighet efter särskilt beslut >> Knapp "Sök kod" Programkod (vid Omf=P), kurskod (vid Omf=K), kurstyp (vid Omf=T) eller lokal serie (vid Omf=L).

Jenny H Svensson 2016-02-02 13 (33) R40 Kod2 Behörighet efter särskilt beslut Inmatningsfält Kod2 "KOD2 innehåller data för bestämning enligt OMFATTNING och KOD1, 7 tkn." Kod2 - ev inriktningskod (vid Omf = P, utan inriktning gäller beslutet alla inriktningar) eller lokal klass inom serie (vid Omf=L). R41 Indexsök Kod2 Behörighet efter särskilt beslut Knapp >> "Sök kod" R42 Utbildningsnivå Behörighet efter särskilt beslut Inmatningsfält UTBNIVA Utbnivå/Tilltnivå "Utbildningsnivå som behörigheten gäller för. Tillåtna värden: 0=gymnasienivå, 1=grund nivå, 2 avancerad nivå" Om omfattningen är P ska rubriken vara Tilltnivå annars Utbnivå R43 Diarienummer Behörighet efter särskilt beslut Inmatningsfält Diarienr "Ev diarienummer, max 20 tkn." Ej obligatorisk

Jenny H Svensson 2016-02-02 14 (33) R44 Anteckningar Behörighet efter särskilt beslut Inmatningsfält Anteckn "Ev annan anteckning, 30 tkn." Ej obligatorisk R28 Skapa interimspnr Prioritet: Skall Service Interimspnr ska skapas med det tecken som finns i INTBOKST.TYP=L Styrningar Kontrollera att det nya interimspnr som tas fram inte finns i INTERIM NAMN GAMMALNY Interimspersonnummer skapas enligt befintlig funktionalitet. Alla interimspnr som kan skapas även om det finns personer i systemet som har samma födelsedatum och kön så skapas ett nytt interimspnr utan att användaren har möjlighet att koppla mot befintlig person. R31 Skapa mall Styrningar Knapp Skapa mall Skapar en mallfil för att använda vid kontroll och etablering. En excelfil skapas med rubriker, se inläsningsfil Meddelande Mallfil skapas ska ges medan bearbetningen pågår och när filen är klar ska meddelande Mallfilen är klar ges.

Jenny H Svensson 2016-02-02 15 (33) Knappen är alltid tillgänglig förutom när Kontrollera fil eller Etablera fil körs. Under den tiden är knappen Skapa mall dimmad. När knappen aktiveras skrivs en xls*-fil ut som innehåller korrekta rubriker som ska finnas vid kontroll och etablering från fil. Det tar ca 15 sek att skapa filen eftersom vi konverterar ett antal kolumner till text fält för att undvika problem med inledande nollor i Excels generella cellformat. R29 Kontrollera fil Prioritet: Skall Knapp Kontrollera Kontrollera personer på vald fil 1. En xls*-fil med rätt format är öppen. 2. Ingen xls*-fil är öppen. 3. Xls*-filen har inte korrekta rubriker. Styrningar 1. Filen accepteras och kontroll startar. Meddelande Kontroll av excelfil pågår ska visas. När kontrollen är genomförd skapas en ny fil som innehåller resultatet av kontrollen och meddelande Kontroll klar, kvittensfil har skapats. ska visas. 2. Felmeddelande visas Felaktigt filinnehåll. 3. Excelfilen ska få ett nytt namn: filnamn_kvittens_kontroll_ååmmddhhmmss Se kapitlet om inläsningsfil för att veta vilka kontroller som sker. Knappen är tillgänglig när en inläsningsfil är framsökt och filnamnet visas i fältet. Tas sökvägen och därmed filen bort ska knappen dimmas tills ett korrekt filnamn visas igen. Knappen dimmas under tiden Kontrollera fil eller Etablera fil körs. R30 Etablera Prioritet: Skall Knapp Etablera Etablera personer från vald fil 1. En xls*-fil med rätt format är öppen. 2. Ingen xls*-fil är öppen. 3. Xls*-filen har inte korrekta rubriker.

Jenny H Svensson 2016-02-02 16 (33) Styrningar 1. Filen accepteras och etablering startar. Meddelande om att kontroll av excelfil pågår. När etableringen är genomförd skapas en ny fil som innehåller resultatet av etableringen. Meddelande ges om att uppdateringen är klar och att alla personer är etablerade alternativt att uppdateringen är klar och antalet personer som inte är etablerade. 2. Felmeddelande visas Felaktigt filinnehåll. 3. Felmeddelande visas Det gick inte att skapa ett unikt interimspersonnummer. 4. Felmeddelande visas Inläggning i databasen gick fel. Vilket eventuellt kan bero på ett eller flera otillåtna tecken. 5. Excelfilen ska få ett nytt namn: filnamn_kvittens_etablering_ååmmddhhmmss Se kapitlet om inläsningsfil för att veta vilka kontroller som sker. Knappen är tillgänglig när en inläsningsfil är framsökt och filnamnet visas i fältet. Tas sökvägen och därmed filen bort ska knappen dimmas tills ett korrekt filnamn visas igen. Knappen dimmas under tiden Kontrollera fil eller Etablera fil körs. 2.3 Kontroller 2.4 Meddelanden

Jenny H Svensson 2016-02-02 17 (33) 3 Inläsningsfil Inläsningsfilen ska bestå av typen Excel, xls eller xlsx. Första raden ska alltid vara en rubrikrad enligt fastställt utseende. För att inläsningen ska fungera måste filen ha exakt rätt rubriker, för att skapa en sådan fil är det möjligt att välja Skapa mall i SA05. Vid etablering börjar inläsningen av uppgifter på rad 2. Är en uppgift felaktig för en post/rad så ska inga uppgifter från den raden sparas i databasen, utan skrivas ut med markering att posten inte är korrekt och vad som är fel. 3.1 Allmänna krav Inläsningsfil Kontroll ska ske att filen är av rätt typ, att alla rubriker i filen är korrekta. Varje fält ska valideras efter uppställda regler. Beroende på om personnummer finns eller ej är olika fält obligatoriska. För en person som saknar personnummer (svenskt eller interim) är följande fält obligatoriska: Förnamn Efternamn Födelsedatum kön För en person med personnummer (svenskt eller interim) är följande fält obligatoriska: Personnummer Förnamn Efternamn Följande uppgifter är valfria: Refnummer Adress Epostadress Telefonnummer Antagningsuppgifter till utbytesstudier När filen är inläst ska en svarsfil skapas som innehåller samma uppgifter som inläsningsfilen med tillägg för nytt interimspersonnummer (som skrivs in i fältet personnummer) samt om posten har lagts in eller ej. Har posten inte kunnat läggas in ska felet beskrivas med en kommentar, t ex dubblett, saknat värde i något fält eller fel i någon annan kontroll.

Jenny H Svensson 2016-02-02 18 (33) Referensnummer (ICP-nummer) ska sparas i tabellen UBINSTUD om fältet Refnummer har ett värde i indatafilen och om antagning sker. Innan antagning kan ske visas enbart referensnummer i inläsningsfilen och kvittensfilen. I både "Kontrollera" och "Etablera" ska kontroll göras: att filen är av rätt typ att obligatoriska fält är ifyllda att eventuellt personnummer är logiskt och inte redan finns i databasen att filen inte innehåller dubbletter I Etablera ska även ett unikt interimspersonnummer skapas när personnummer saknas och så ska personerna etableras i databasen. 3.2 Filinnehåll R6 Referensnummer Refnummer 14 tkn Valfritt fält. 1. Längd är 0-14 tkn 2. Fältet innehåller mer än 14 tkn Styrningar 1. Samma värde som finns i inläsningsfilen skrivs ut på kvittensfilen. Vid antagning sparas numret i UBINSTUD.ICPNR. 2. Numret kan inte användas. Meddelande 7 visas. Används för att koppla samman student i Ladok och ev. försystem. R7 Personnummer Prioritet: Skall Personnummer 12 tkn, ÅÅÅÅMMDDXXXX 1. Fältet är blankt 2. Fältet innehåller ett korrekt svenskt personnummer eller korrekt interimspersonnummer. 3. Fältet innehåller ett felaktigt personnummer Styrningar 1. Personen saknar personnummer och interimspnr ska skapas. 2. Korrekt personnummer ska sparas i Namn om alla villkor uppfylls.

Jenny H Svensson 2016-02-02 19 (33) 3. Posten skrivs ut på fellista med felkod 1: Ej korrekt personnummer. Fältet svenskt personnummer ska endera vara blankt eller innehålla ett korrekt svenskt personnummer eller interimspnr för att posten ska kunna läggas in. R8 Förnamn Prioritet: Skall Förnamn 25 tkn Obligatoriskt fält, måste innehålla minst ett tecken. 1. Fältet innehåller 1-25 tkn. 2. Fältet innehåller inget tecken Styrningar 1. Förnamn sparas i NAMN.TNAMN om alla villkor uppfylls. 2. Posten kan inte sparas skrivs ut på fellista med meddelande 2: Förnamn saknas. Om fältet av någon anledning innehåller flera tecken sparas de 25 första. R9 Efternamn Prioritet: Skall Efternamn 50 tkn Obligatoriskt fält, måste innehålla minst ett tecken. 1. Fältet innehåller 1-50 tkn. 2. Fältet innehåller inget tecken Styrningar 1. Efternamn sparas i NAMN.ENAMN om alla villkor uppfylls. 2. Posten kan inte sparas skrivs ut på fellista med meddelande 3: Efternamn saknas. Om fältet av någon anledning innehåller flera tecken sparas de 50 första. R10 Födelsedatum Prioritet: Skall Födelsedatum 10 tkn ÅÅÅÅ-MM-DD, 8 tkn ÅÅÅÅMMDD eller ÅÅ-MM-DD, 6 tkn ÅÅMMDD Obligatoriskt fält, om personnummer är blankt 1. Fältet innehåller ett korrekt datum 2. Fältet innehåller inte ett korrekt födelsedatum, felaktighet i år,

Jenny H Svensson 2016-02-02 20 (33) månad eller dagangivelse. Styrningar Kontroll C15 1. Interimspersonnummer skapas om alla villkor uppfylls och lagras i NAMN och INTERIM. 2. Interimspersonnummer skapas ej och posten lagras inte utan kommer på fellista med meddelande 4: Felaktigt födelsedatum. R11 Kön Prioritet: Skall Kön 1 tkn M eller K Obligatoriskt fält, om personnummer är blankt 1. Fältet innehåller 1 tkn endera M (man) eller K (kvinna). 2. Fältet innehåller inte ett korrekt kön. Styrningar 1. Interimspersonnummer skapas om alla villkor uppfylls och lagras i NAMN och INTERIM. 2. Interimspersonnummer skapas ej och posten lagras inte utan kommer på fellista med meddelande 5: Felaktigt kön. R12 Co Adress C/o Adress 25 tkn Valfritt fält. Har fältet värde ska det även finnas uppgifter i GATADR, POSTNR och ORT. Kontroll C5. 1. Fältet innehåller 1-25 tkn. 2. Fältet är blankt. Styrningar 1. Adressuppgift sparas skapas om alla villkor uppfylls och lagras i ADRESS.COADR. 2. Ingen uppgift om co-adress sparas. R13 Gatuadress

Jenny H Svensson 2016-02-02 21 (33) Gatuadress 40 tkn Valfritt fält. Har fältet värde ska det även finnas uppgifter i POSTNR och ORT. Kontroll C5 1. Fältet innehåller 1-40 tkn. 2. Fältet är blankt. Styrningar 1. Adressuppgift sparas skapas om alla villkor uppfylls och lagras i ADRESS.GATADR. 2. Ingen uppgift om adress sparas. R14 Postort Postort 35 tkn Valfritt fält. Har fältet värde ska det även finnas uppgifter i GATADR och POSTNR. Kontroll C5 1. Fältet innehåller 1-35 tkn. 2. Fältet är blankt. Styrningar 1. Adressuppgift sparas skapas om alla villkor uppfylls och lagras i ADRESS.ORT. 2. Ingen uppgift om adress sparas. R15 Postnummer Postnummer 12 tkn Valfritt fält. Har fältet värde ska det även finnas uppgifter i GATADR och POSTORT. Kontroll C5 1. Fältet innehåller 1-12 tkn. 2. Fältet är blankt. Styrningar 1. Adressuppgift sparas skapas om alla villkor uppfylls och lagras i ADRESS.POSTNR. 2. Ingen uppgift om adress sparas.

Jenny H Svensson 2016-02-02 22 (33) R16 Land Land 20 tkn Valfritt fält. Har fältet värde ska det även finnas uppgifter i GATADR, POSTNR, och ORT. Kontroll C5 1. Fältet innehåller 1-20 tkn. 2. Fältet är blankt. Styrningar 1. Adressuppgift sparas skapas om alla villkor uppfylls och lagras i ADRESS.LAND. 2. Ingen uppgift om adress sparas. R17 Epostadress Epostadress 120 tkn Valfritt fält. 1. Fältet innehåller 1-120 tkn. 2. Fältet är blankt. 3. Fältet innehåller fler än 120 tkn. Styrningar 1. Epostadressuppgift sparas. TELEKOM.KOMTYP=EMAIL samt TELEKOM.KOMADR=<fältvärde>. 2. Ingen uppgift om epostadress sparas. 3. Ingen uppgift om e-postadress sparas. Meddelande 7: Fältet <kolumnnamn> innehåller för många tecken. R18 Telefonnummer Telefonnummer 120 tkn Valfritt fält. 1. Fältet innehåller 1-120 tkn. 2. Fältet är blankt. 3. Fältet innehåller fler än 120 tkn. Styrningar 1. Telefonnummer sparas. TELEKOM.KOMTYP=TEL samt

Jenny H Svensson 2016-02-02 23 (33) TELEKOM.KOMADR=<fältvärde>. 2. Ingen uppgift om telefonnummer sparas. 3. Ingen uppgift om telefonnummer sparas. Meddelande 7. R19 Utbytesprogram Utbytesprogram 10 tkn Valfritt fält. Kontroller C7 och C8 1. Fältet innehåller 1-10 tkn. 2. Fältet är blankt. 3. Fältet innehåller fler än 10 tkn. Styrningar 1. Utbytesprogram sparas. UBINSTUD.UPROG=<fältvärde>. 2. Ingen uppgift om utbytesprogram sparas. 3. Ingen uppgift om antagning sparas. Meddelande 7. R20 Termin from Termin from 3 tkn, TÅÅ där T=H eller V Valfritt fält. Kontroller C7, C9 1. Fältet innehåller en korrekt termin. 2. Fältet är blankt. 3. Fältet innehåller fler än 3 tkn. Styrningar 1. Termin översätts till femställig och sparas i UBINSTUD.TERMIN=<5- ställig kod>. 2. Ingen uppgift om termin sparas. 3. Ingen uppgift om antagning sparas. Meddelande 7.

Jenny H Svensson 2016-02-02 24 (33) R32 Termin tom Termin tom 3 tkn, TÅÅ där T=H eller V Valfritt fält. Kontroller C7, C9, C14 1. Fältet innehåller en korrekt termin. 2. Fältet är blankt. 3. Fältet innehåller fler än 3 tkn. Styrningar 1. Termin översätts till femställig och sparas i UBINSTUD.TERMIN=<5- ställig kod>. 2. Ingen uppgift om termin sparas. 3. Ingen uppgift om antagning sparas. Meddelande 7. R21 Kod för utländsk högskola Högskolekod 11 tkn Valfritt fält. Kontroller C7 och C10 1. Fältet innehåller 1-11 tkn. 2. Fältet är blankt. 3. Fältet innehåller fler än 11 tkn. Styrningar 1. Högskola sparas. UBINSTUD.UNIV=<fältvärde>. 2. Ingen uppgift om högskola sparas. 3. Ingen uppgift om antagning sparas. Meddelande 7. R22 Land för utländsk högskola Land 4 tkn Valfritt fält. Kontroller C7 och C10 1. Fältet innehåller 1-4 tkn. 2. Fältet är blankt. 3. Fältet innehåller fler än 4 tkn. Styrningar 1. Land sparas. UBINSTUD.LAND=<fältvärde>. 2. Ingen uppgift om land sparas.

Jenny H Svensson 2016-02-02 25 (33) 3. Ingen uppgift om antagning sparas. Meddelande 7. R23 Institution Institution 4 tkn Valfritt fält. Kontroller C7 och C11 1. Fältet innehåller 1-4 tkn. 2. Fältet är blankt. 3. Fältet innehåller fler än 4 tkn. Styrningar 1. Institution sparas. UBINSTUD.ANSVINST=<fältvärde>. 2. Ingen uppgift om institution sparas. 3. Ingen uppgift om antagning sparas. Meddelande 7. R24 Koordinator Kod för koordinator 4 tkn Valfritt fält. Kontroller C7 och C12 1. Fältet innehåller 1-4 tkn. 2. Fältet är blankt. 3. Fältet innehåller fler än 4 tkn. Styrningar 1. Koordinator sparas. UBINSTUD.KOORD=<fältvärde>. 2. Ingen uppgift om koordinator sparas. 3. Ingen uppgift om antagning sparas. Meddelande 7. R25 Personnummer Prioritet: Skall Nytt interimspersonnummer 12 tkn Valfritt fält. 1. Fältet innehåller 12 tkn. 2. Fältet är blankt.

Jenny H Svensson 2016-02-02 26 (33) Styrningar 1. Personens befintliga personnummer eller det nya interimspersonnummer som har tagits fram visas här. 2. Det har inte gått att skapa nytt personnummer för personen. Detta fält är samma som personnummer i inläsningsfilen. Det som skiljer är att i svarsfilen finns interimspersonnummer för de personer som vid inläsningen saknade svenskt personnummer vid etablering. R26 Status Prioritet: Skall Kod för status J = Posten har lagts upp i databasen N = Posten har inte lagts upp i databasen Obligatoriskt fält. 1. Fältet innehåller J. 2. Fältet innehåller N Styrningar 1. Personen har etablerats i Ladok alla uppgifter som finns om personen i filen finns nu i Ladoks databas. 2. Personen har inte etablerats i Ladok. Inga uppgifter som finns om personen i filen har lagt in i Ladoks databas. R27 Kommentar Prioritet: Skall Fält där felmeddelande visas Valfritt fält. 1. En person har N i fältet Status 2. En person har J i fältet Status. Styrningar 1. Felmeddelande om varför personen inte kunde etableras visas enligt gjorda kontroller. 2. Fältet innehåller inga uppgifter. Allt har gått bra.

Jenny H Svensson 2016-02-02 27 (33) R33 Spara Antagning i UBINSTUD Hur läggs uppgiften in i databasen. 1. Samma termin är angiven i Termin from och Termin tom 2. Terminsintervall finns för studenten. 3. Studenten har inget tidigare utbyte sparat i UBINSTUD Styrningar 1. Antagningen omfattar en termin och en rad skapas upp för studenten i UBINSTUD. 2. Antagningen omfattar två terminer, två rader skapas för studenten i UBINSTUD där Termin from ligger på en rad och Termin tom på andra raden. I övrigt innehåller de samma uppgifter. 3. När uppgiften sparas ska ett utbytesnummer skapas. Studenten har inga tidigare utbyten så det får löpnummer 01. Omfattar antagningen två terminer ska båda raderna ha utbnr 01. R34 Spara uppgift i AVGPERS Hur uppgiften om avgiftsskyldighet läggs in i databasen. 1. Antagning till utbytesstudier kommer inte att läggas in för personen. 2. Antagning till utbytesstudier kommer att läggas in för personen. Styrningar Vid villkor: 1. Ingen post skapas i AVGPERS 2. En post skapas i AVGPERS enligt följande utseende: Pnr = Personnummer (svenskt eller interimsnummer) Termin = From-termin för antagningen Lopnr = 1 (personen etableras och kan inte ha några tidigare beslut) Orsak = 5 (avgiftsskyldig) Idatum = dagens datum då antagning sker. Ianv = koden för den användare som kör SA05 (SYSTANV.KOD). För personer som antas till utbytesstudier i SA06 läggs automatiskt en post upp i AVGPERS att personen är avgiftsskyldig. SA05 kommer att fungera på samma sätt. Det spelar ingen roll om antagningen omfattar en eller två terminer. Beslutet läggs för den första terminen och gäller tills nytt beslut fattas.

Jenny H Svensson 2016-02-02 28 (33) 3.3 Kontroller C1 Kontroll att svenskt personnummer inte är etablerat redan Svenskt personnummer eller befintligt interimspersonnummer (från NyA) får inte förekomma i NAMN, IGALLRAD, GALLRAD, GAMMALNY. Finns personnumret i någon av dessa tabeller kan personen inte etableras. C2 Kontroll att nytt interimspersonnummer inte är etablerad redan När ett nytt interimspersonnummer skapas måste vi kontrollera att det inte finns redan i tabellen INTERIM eller i någon av tabellerna NAMN, IGALLRAD, GALLRAD, GAMMALNY. C3 Kontroll att samma person inte redan är etablerad i systemet. Jämför att födelsedatum och samma för- och efternamn inte redan finns i NAMN. Visa varningsmeddelande? Ska vi göra detta eller är det en jättegrej som saktar ner prestanda? Kontrollen stryks vid granskning 25 mars 2011 C4 Kontrollera att alla fält som måste höra ihop finns med. Det vill säga födelsedatum, efternamn, förnamn och kön, samt Personnummer, efternamn och förnamn. Saknas något fält visa meddelande 6. Posten läggs inte in i databasen. C5 Alla uppgifter i adressen måste finnas. Anges en adressuppgift måste hela adressuppgiften bli komplett annars ska posten inte lagras i databasen. Felmeddelande om vilket fält som saknas/är felaktigt. Meddelande 6. Posten läggs inte in i databasen. C6 Kontroll av adresstyp För varje fil är det bestämt i formuläret vilken typ av adress som importeras är folkbokföringsadress vald sparas adressen som adrtyp 4, är tidsbegränsad adress vald sparas adressen som adrtyp 2 och angivna datum sparas i from tom.

Jenny H Svensson 2016-02-02 29 (33) C7 Kontroll av antagningsuppgifter för utbytesstudent Ska uppgifter om en utbytesstudentsantagning kunna lagras måste följande uppgifter finnas med: Utbytesprogram, Termin from, Termin tom, Högskolekod, Landkod för högskola, Ansvarig institution (kod). Om någon uppgift saknas eller är felaktig ska posten inte lagras i databasen utan skrivas ut på fellista. Saknas en eller flera poster ska följande felmeddelande skrivas ut: Obligatorisk uppgift saknas i <kolumnnamn>. Exempel: Obligatorisk uppgift saknas i Utbytesprogram Fältet Koordinator (som finns tillsammans med kod för aktuell inst) är valfritt vid inläggning, men står fältet med måste alla andra obligatoriska fält också finnas för att antagning ska kunna skapas. C8 Kontroll av utbytesprogram Kod som finns angiven i fältet för utbytesprogram måste finnas i tabellen UPROGRAM.UPROG och den får inte vara markerad som nedlagd NEDLAGD=J. Om uppgiften är felaktig skriv ut på kommentar: Angivet utbytesprogram saknas i Ladok. Respektive Angivet utbytesprogram är nedlagt i Ladok. C9 Kontroll av Termin from och tom. Kontrollera att termin har angetts korrekt, dvs TÅÅ där T ska vara H eller V. Översätt därefter den treställiga uppgiften till femställig kod, ex H11 blir 20112. Detta görs i tabellen TERMIN. Kontrollera att Termin from/tom är samma eller två terminer senare än innevarande termin i EGENHSK.INTERMIN. C14 Kontroll av Termin tom Kontroll ska ske att tomtermin är lika med fromtermin eller nästa termin. Är intervallet större skriv ut i kommentar: Antagning kan ske till max två terminer. Posten läggs inte in i databasen. C10 Kontroll utländsk högskola. Kontrollera att angiven kombination av kod för utländskt högskola och land finns i UTLHSK.KOD och UTLHSK.LAND och den får inte vara markerad som nedlagd NEDLAGD=J. Om uppgiften är felaktig skriv ut i kommentar: Kombinationen land och högskola saknas i Ladok. Respektive Angiven högskola är nedlagt i Ladok.

Jenny H Svensson 2016-02-02 30 (33) C11 Kontroll av institution Kontrollera att angiven institution finns i tabellen INST.KOD och inte är markerad som nedlagd (INST.NEDLAGD=J). Om uppgiften är felaktig skriv ut i kommentar: Angiven kod för ansvarig institution saknas i Ladok. Respektive Angiven institution är nedlagd i Ladok C12 Kontroll av koordinator Angiven kod måste finnas i tabellen LARARE och vara kopplad till angiven institution kontroll av både LARARE.KOD och kombinationen LARARE.KOD=<koordinator> och LARARE.INST=<ansvarig inst>. Om uppgiften är felaktig skriv ut i kommentar: Angiven koordinator saknas i Ladok. Läraren får inte heller vara inaktiv, kontroll om LARARE.INAKTIV=J, skriv då ut i kommentar Angiven koordinator är inaktiv i Ladok. C13 Dubletter i filen Vi kontrollera vid inläsning/kontroll att det inte finns dubbletter i filen. Dvs samma värden i fälten Födelsedatum, Efternamn och Förnamn får inte förekomma i samma fil. C15 Kontroll av födelsedatum Vi kontrollera vid inläsning/kontroll att det födelsedatum som finns angivet ligger innan dagens datum. Är födelsedatum samma som dagens datum eller senare anses posten vara felaktiv och läggs inte in. I kommentar skrivs Personens födelsedatum måste ligga innan dagens datum. 3.4 Meddelanden 1. Ej korrekt personnummer 2. Förnamn saknas. 3. Efternamn saknas. 4. Felaktigt födelsedatum 5. Felaktigt kön det anges med M respektive K. 6. Obligatorisk uppgift saknas i <kolumnnamn>. 7. Fältet <kolumnnamn> innehåller för många tecken. 8. Det gick inte att skapa ett unikt interimspersonnummer. 9. Inläggning i databasen gick fel. Vilket eventuellt kan bero på ett eller flera otillåtna tecken.

Jenny H Svensson 2016-02-02 31 (33)

Jenny H Svensson 2016-02-02 32 (33) 4 Öppna och obesvarade frågor 4.1 Besvarade frågor 5 Kravförteckning R1 ANGE SÖKVÄG TILL FIL... 9 R2 BLÄDDRA... 10 R3 ADRESSUPPGIFT I FIL... 10 R4 FR O M DATUM TIDSBEGRÄNSAD ADRESS... 11 R5 T O M DATUM TIDSBEGRÄNSAD ADRESS... 11 R28 SKAPA INTERIMSPNR... 14 R31 SKAPA MALL... 14 R29 KONTROLLERA FIL... 15 R30 ETABLERA STUDENTER... 15 R6 REFERENSNUMMER... 18 R7 PERSONNUMMER... 18 R8 FÖRNAMN... 19 R9 EFTERNAMN... 19 R10 FÖDELSEDATUM... 19 R12 CO ADRESS... 20 R13 GATUADRESS... 20 R14 POSTORT... 21 R15 POSTNUMMER... 21 R16 LAND... 22 R17 EPOSTADRESS... 22 R18 TELEFONNUMMER... 22 R19 UTBYTESPROGRAM... 23 R20 TERMIN FROM... 23 R32 TERMIN TOM... 24 R21 KOD FÖR UTLÄNDSK HÖGSKOLA... 24 R22 LAND FÖR UTLÄNDSK HÖGSKOLA... 24 R23 INSTITUTION... 25

Jenny H Svensson 2016-02-02 33 (33) R24 KOORDINATOR... 25 R25 PERSONNUMMER... 25 R26 STATUS... 26 R27 KOMMENTAR... 26 R33 SPARA ANTAGNING I UBINSTUD... 27 R34 SPARA UPPGIFT I AVGPERS... 27 6 Kontrollförteckning C1 KONTROLL ATT SVENSKT PERSONNUMMER INTE ÄR ETABLERAT REDAN... 28 C2 KONTROLL ATT NYTT INTERIMSPERSONNUMMER INTE ÄR ETABLERAD REDAN... 28 C3 KONTROLL ATT SAMMA PERSON INTE REDAN ÄR ETABLERAD I SYSTEMET.... 28 C4 KONTROLLERA ATT ALLA FÄLT SOM MÅSTE HÖRA IHOP FINNS MED.... 28 C5 ALLA UPPGIFTER I ADRESSEN MÅSTE FINNAS.... 28 C6 KONTROLL AV ADRESSTYP... 28 C7 KONTROLL AV ANTAGNINGSUPPGIFTER FÖR UTBYTESSTUDENT... 29 C8 KONTROLL AV UTBYTESPROGRAM... 29 C9 KONTROLL AV TERMIN FROM OCH TOM.... 29 C14 KONTROLL AV TERMIN TOM... 29 C10 KONTROLL UTLÄNDSK HÖGSKOLA.... 29 C11 KONTROLL AV INSTITUTION... 30 C12 KONTROLL AV KOORDINATOR... 30 C13 DUBLETTER I FILEN... 30 C15 KONTROLL AV FÖDELSEDATUM... 30