Malmö stad Stadsområdesförvaltning Norr 1 (5) Datum: 2016-03-10 Tjänsteskrivelse Petra Olsson Controller Petra.Olsson6@malmo.se Att sänka kostnaderna för ekonomisk hjälp med av socialtjänsten och budgeterade arbetsmarknasåtgärder 2016 SOFN-2016-49 Sammanfattning I budget 2014 avsatte kommunfullmäktige 30 Mkr för att satsa på att utveckla arbetet inom ekonomiskt bistånd. Antalet hushåll med ekonomiskt bistånd, biståndstiderna och kostnaderna för ekonomiskt bistånd hade ökat betydligt år för år. I budget 2015 avsattes 31 Mkr och för 2016 avsätts 31,775 Mkr för motsvarande arbetet. Syftet med satsningen är att få fler personer självförsörjande, i synnerhet barnfamiljer. Målet är att förkorta biståndstiderna och därmed även på sikt sänka kostnaderna. I budget 2016 finns 31,775 Mkr avsatta för det fortsatta utvecklingsarbetet med försörjningsstöd i Malmö stad. Mot bakgrund av ökad befolkning och ökat antal biståndshushåll i stadsområde Norr påverkas den procentuella fördelningen mellan stadsområdena. Stadskontoret föreslår att medel fördelas till Stadsområdesnämnd Norr med 4,4 Mkr inför 2016. För att få ta del av de föreslagna medel ska varje Stadsområdesförvaltning lämna en handlingsplan för att visa hur avsatta medel ska användas. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att godkänna planen och överlämna den till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag G-Att sänka kostnaderna för ekonomisk hjälp med hjälp av socialtjänsten och budgeterade arbetsmarknasåtgärder 2016 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Norr 2016-03-30 Ärendet Handlingsplan för det fortsatta arbetet med att få fler personer i självförsörjning Personal Idag har Individ-och familjeomsorgen i Norr 37 (40 inrättade befattningar) handläggare inom arbetet med försörjningsstöd. I december 2015 uppbar 1690 hushåll försörjningsstöd. Av dessa var ca 529 barnfamiljer. Motsvarande siffra för december 2014 var 1619 hushåll, varav 489 var barnfamiljer SIGNERAD 2016-03-11
I genomsnitt innebar det att varje socialsekreterare hade 55 hushåll att arbeta med på sin tjänst under december månad 2015. I januari månad 2016 sjönk antalet hushåll i behov av försörjningsstöd till 1574, för att åter stiga i februari till 1630 hushåll. 2 (5) Eftersom antalet socialsekreterare har ökat från 2013 med 22 till 40 inrättade befattningar i januari 2016 har en sektionschefstjänst inrättats med syfte att få en jämnare arbetsfördelning mellan cheferna. Resultatet från enheten har påverkats mycket under 2015 då nya socialsekreterare saknar erfarenhet/kompetens. Det har varit stor personalomsättning och viss sjukskrivning. Under sommaren och hösten 2015 har situationen varit ansträngd. Förväntningarna är dock att situationen ska förbättras under våren 2016 med socialsekreterare på de inrättade befattningarna och med det utökade ledarskapet. Sedan våren 2015 har enheten haft för avsikt att starta projekt i två av sektionerna. Då inrättade befattningar inte har kunnat tillsättas har projekten skjutits upp. Förhoppningsvis kommer projekten att kunna startas under våren under förutsättning att alla tjänster är tillsatta. Vid omorganisationen 2013 fanns 22 inrättade befattningar då stadsdelarna Kirseberg och Centrum sammanfördes. Då antalet hushåll i behov av försörjningsstöd har ökat i stor omfattning samt att intentionen med satsningen på försörjningsstödet skulle ge bättre resultat med färre hushåll per tjänst har 18 nya tjänster inrättats och totalt har enheten i januari 40 inrättade befattningar. När samtliga tjänster är tillsatta kommer det att innebära att varje handläggare har ca 45 hushåll att handlägga (mottaget borträknat). Individ-och familjeomsorgen i Norr har då nått det antal hushåll per tjänst som satsningen med 30 miljoner avsåg. Tilldelade medel om 4,4 miljoner täcker endast hälften av tillsättningarna. Då personalomsättningen är hög och stor del av sektionschefernas arbete upptas av nyrekrytering och introduktion har det inrättats en specialisttjänst, introduktör/mentor inom enheten. I början av maj kommer tjänsten som introduktör att vara tillsatt. Tjänstens fokus kommer att vara på att samordna introduktionen för nyanställda, handleda nyanställda samt även vara ett stöd för de som har varit anställda en länge tid. Tjänsten kommer att innebära att samtliga nyanställda får en introduktion av god kvalité samt att det finns ett verksamhetsnära stöd i ärendefrågor. På så sätt kvalitetssäkras verksamheten och säkerställer handläggningen på ett bättre sätt. Stöd Som stöd i arbetet finns det, med den nya ledningsorganisationen, en enhetschef samt fyra sektionschefer. Den nya organisationen möjliggör ett nära samarbete mellan chef/medarbetare med bl a tjänstegenomgångar. På så sätt kvalitetssäkras verksamheten och säkerställer handläggningen på ett bättre sätt. Inom Individ- och familjeomsorgen i Norr finns också en planeringssekreterare och en verksamhetscontroller som är behjälpliga i samband med uppföljning, kvalitetssäkring och till viss del metodutveckling. Socialsekreterarna erhåller extern handledning samt metodstöd i MI (motiverande intervjuer). MI stöd hade en uppstart i september månad och kommer pågå kontinuerligt under året. Sektionscheferna har kontinuerlig handledning genom ett externt konsultföretag. Projekt Enheten har haft som mål sedan 2015 att starta två projekt för att få fler brukare i självförsörjning genom studier, arbete eller annan försörjning. Då inrättade befattningar inte har kunnat tillsättas har igångsättningen fördröjts. Om alla tjänster är tillsatta under våren 2016 kommer två
projekt att starta, Hela familjen inom sektion barnfamiljer och Gävleprojektet inom sektion rehab. 3 (5) Gävleprojektet innebar ett förändrat arbetssätt inom socialtjänsten i Gävle där en arbetsgrupp om fem handläggare fick i uppdrag att arbeta med personer som stod långt från arbetsmarknaden. Personer med psykiskt funktionshinder, missbruk, sjukskrivna eller utförsäkrade från AF/FK. Dessa fem handläggare hade ca 25 hushåll vardera att handlägga. Ambitionen är att införa ett liknande arbetssätt inom enheten då insatserna i Gävleprojektet har gett goda resultat. En projektplan för arbetet håller på att tas fram. Projektet, Hela familjen, inom sektion barnfamiljer, har prövats och gett gott resultat inom stadsområdena Innerstaden och Öster. Inom Individ-och familjeomsorgen i Norr genomfördes Segevångsprojektet, barnfamiljer inom försörjningsstöd som stod långt ifrån arbetsmarknaden, med avslut under 2015. Hela familjen är ett utvecklat arbetssätt för att arbeta med en helhetsyn på barnfamiljers problematik. Individ-och familjeomsorgen i de fem stadsområdena har tillsammans ansökt om EU-medel för denna satsning som ska ske under våren. Metoder Målsättningen är att använda MI som metod för alla socialsekreterare inom försörjningsstödet och att alla ska erhålla utbildning. Det finns redan idag en bra organisation för metodstöd i MI. För att säkerställa metoden och behålla kontinuiteten har en av socialsekreterarna inom enheten i uppgift att planera och genomföra metodstöd till kollegor. En socialsekreterare inom Individoch familjeomsorgen i Norr är tjänstledig från ordinarie tjänst för att ansvara för MI utbildningen för hela Malmö stad. Det som anses vara det viktigaste i arbetet med försörjningsstöd är att ha tid och möjlighet till uppföljningar och personliga möten med klienterna. Vid Individ-och familjeomsorgen i Norr sker alla nybesök och alla uppföljningsbesök genom ett personligt möte. Uppföljning i pågående ärenden ska göras minst var tredje månad. Processerna kring detta har beskrivits konkret från det att ett ärende kommer till mottagningen till det att personen blir självförsörjande. Inom Individ-och familjeomsorgen i Norr sker även intern samverkan mellan enheterna för att se till att det finns en helhetssyn i de ärenden som är aktuella på mer än en enhet. Genom gemensamma ärendegenomgångar, tre/fyrparts samtal samt genom praktiska och kreativa lösningar med klienten i fokus, bedrivs detta arbete. Under våren kommer stort fokus att ligga på att utveckla FIA (förutsättningar inför arbete). FIA är en standardiserad bedömningsmetod för arbete mot självförsörjning inom ekonomiskt bistånd. Målgruppen är arbetslösa biståndsmottagare med oklara försörjningshinder, som varit aktuella för försörjningsstöd i mer än 5 månader. FIA-intervjun ska genomföras som ett personligt samtal mellan socialarbetare och klienten. Samtalet fokuserar på arbete och på de livsområden där forskning och beprövad erfarenhet visat att biståndsmottagare ganska ofta har försörjningshinder. Intervjun ska tillsammans med annan information som socialarbetaren bedömer som relevant, ge underlag för planering för förändring. På varje sektion kommer det att finnas en kontaktperson som kommer att delta i nätverket för FIA inom Malmö stad. Kontaktpersonens uppdrag kommer att vara att implementera FIA och sprida kunskaper i gruppen om metoden.
E-tjänster har introducerats på enheten. Samtliga hushåll som är aktuella på enheten ska få information om e-tjänster. Syftet med e-tjänster är att brukaren lättare ska kunna följa sitt ärende via nätet. Syftet är också att e-tjänsterna ska effektivisera arbetet på enheten, genom att brukaren själv kan följa ärendet och se exempelvis utbetalningsdagar utan att behöva kontakta sin handläggare. Utvärdering av e-tjänster kommer att göras var tredje månad. Nästa fas av e-tjänster är att kunna göra en digital ansökan, vilket ytterligare förbättrar tillgängligheten för våra brukare. 4 (5) Samverkan Enheten kommer under våren att utveckla samarbetet med medborgarkontoret. Detta för att ytterligare ge service och information till Malmö stads medborgare. Möten har bokats in under mars månad med medborgarkontoret för att diskutera hur samarbetet ska se ut. Utifrån den strategiska överenskommelsen 2014 mellan Malmö stad och Arbetsförmedlingen är samarbete igång. Handläggare från Arbetsförmedlingen och arbetsmarknadssekreterare från Jobb Malmö finns i verksamhetens lokaler flera gånger i veckan. Syftet är att minska antalet kontaktytor och möjliggöra ett nära samarbete för att underlätta kommunikation, planering och tillgång till kommunala och statliga insatser. Då genomförs också tjänstemannamöten och tre/fyrpartssamtal utifrån behov. Individ-och familjeomsorgen i Norr har tagit fram rutiner och processer tillsammans med Arbetsförmedling och Jobb Malmö för att konkretisera samarbetet, helt enligt det beslutade samverkansavtalet. De lokala överenskommelserna mellan Individ-och familjeomsorgen i Norr, Jobb Malmö och Arbetsförmedlingen kommer att revideras under våren. Ett första uppföljningsmöte med alla chefer och medarbetare har genomförts under februari. Projekt Utsikt är ett finsamfinanserat samverkansprojekt mellan Försäkringskassan och Individoch familjeomsorgen i Malmö Stad. Målgruppen för projektet är malmöbor med ohälsa som har försörjning från antingen kommunen eller från Försäkringskassan och där det finns ett behov av båda myndigheternas stöd för att komma vidare i sin rehabilitering mot arbete/egen försörjning. Varje stadsområde har bildat konsultationsteam som bemannas av två socialsekreterare och en handläggare från Försäkringskassan. Till teamen kommer socialsekreterare som där får rådgivning av Försäkringskassan i ärenden där det förekommer ohälsa och behov av rehabilitering. Syftet med konsultationsteamen är att myndigheterna tillsammans ska hitta möjliga vägar för individer att komma vidare i sin rehabilitering och i förlängningen gentemot självförsörjning/rätt ersättning. Totalt har 194 ärenden föredragits i konsultationsteamen under 2015. Inom Projekt Utsikt sker även insatser för kompetensutveckling och kompetensöverföring mellan myndigheterna. Inom FINSAM finns idag en utbildningsgrupp med uppdrag att, utifrån ett behov av gemensam kompetensutveckling, uppnå en samsyn och öka kunskapen kring olika aktuella problem och utvecklingsområde. Allt med fokus på bättre samverkan mellan myndigheterna (Malmö stad, Arbetsförmedling, Försäkringskassan och Region Skåne) för att uppnå bättre service och resultat för individen. Samverkan både internt och externt är prioriterat av Individ-och familjeomsorgen i Norr. Under hösten 2015 genomfördes en stor kartläggning av alla hushåll som uppbar ekonomiskt bistånd inom Individ-och familjeomsorgen i Norr. Syftet var att kartlägga behovet av hjälp och stöd i aktuella ärenden utifrån individernas självförsörjningsmål. Kartläggningen ska vara ett underlag för att justera antal handläggare sektionsvis och anpassa organisationen för att lyckas med målet att leda fler till självförsörjning. Kartläggningens resultat kommer att implementeras i
olika faser, första fasen är genomförd och övriga faser kommer att implementeras under våren 2016 5 (5) Uppföljning Individ-och familjeomsorgen i Norr kommer att följa upp verksamheten Controller kommer varje månad att hämta statistik från Procapita vad avser: Antal unika hushåll Antal unika hushåll med barn Genomsnittlig kostnad per hushåll och månad Bidragstidens längd i alla hushåll respektive hushåll med barn Löpande mäts inflöde av nya ärenden Löpande mäts avslutade hushåll Antal som blivit självförsörjande genom arbete, studier, pension/annan ersättning Antal ärenden per handläggare i genomsnitt (det vill säga beviljade hushåll) Månatlig statistik inhämtas av controllern varje månad Det personliga mötet Antal besök per handläggare i förhållande till antal ärenden. Genomförandeplaner Antal skrivna genomförandeplaner under månaden. Uppföljning i ärendena Antal uppföljningsbesök och antal uppföljda genomförandeplaner under månaden. Samverkan - Antal inskrivna på Arbetsförmedling och Jobb Malmö och antal trepartssamtal med dessa samverkansparter under månaden.] Ansvariga Eva-Britt Holmberg Socialbyråchef Ann Söllgård Stadsområdesdirektör