Sida: 1 av 7 Kompetensfo rso rjningsplan Arbetsförmedlingens utmaningar inom kompetensförsörjning under 2016.
Sida: 2 av 7 Innehåll Inledning... 3 Syfte... 3 Långsiktig kompetensförsörjning... 3 Utmaningar inom Kompetensförsörjning 2016... 4 Vi har genomfört ett kompetenslyft (2017)... 4 Nyckelkompetenser... 4 Huvudkontoret Stockholm och stödavdelningar samt staber... 4 Vision, värdegrund och ledningsfilosofi är utgångspunkten för allas agerande vi hjälper varandra att lyckas... 5 Förbättring i vårt bemötande och vår service... 5 Jämställdhet och mångfald präglar vår syn på våra kunder och varandra... 5 Vi ser tydliga förbättringar i vår ärendehandläggning... 5 Vi har stärkt dialogen och våra relationer med arbetsgivare... 5 Vi har väl fungerade former för kompetensutveckling... 6 Attrahera... 6 Rekrytera... 6 Introducera nya medarbetare... 6 Introducera nya chefer... 7 Talanger och karriärvägar... 7 Avsluta... 7
Sida: 3 av 7 Inledning Arbetsförmedlingen har identifierat ett antal strategiskt viktiga områden som grund för att lyckas med den förändring Arbetsförmedlingen står inför. Det kommer att handla om ledarskapet, kompetensutveckling, organisation, digitalisering och systematiskt förbättringsarbete. Detta kräver ett långsiktigt och strategiskt arbete med kompetensförsörjning för att bidra till att nå mot målbild 2021. Syfte Syftet med detta dokument är att beskriva de utmaningar som Arbetsförmedlingen har identifierat inom området kompetensförsörjning för 2016. Dessa är särskilt viktiga att satsa på för att bidra till de tillstånd som ska uppnås i den strategiska planen både på lång och kort lång sikt. Planen bygger på de kompetensplaneringar som Regioner och avdelningar, staber har genomfört under sin verksamhetsplanering och beskriver vad myndigheten gör inom området kompetensförsörjning för att uppnå de strategiska målen. Långsiktig kompetensförsörjning I den strategiska planen för 2016-2018 finns ett antal tillstånd som ska uppnås för att nå de strategiska målen. Trots att tillstånden ligger längre fram i tiden behöver en rörelse påbörjas redan idag. För att säkra detta behöver en långsiktig kompetensförsörjningsplan som sträcker sig fram till 2018 tas fram i samarbete med regioner och avdelningar, staber. Eftersom det pågår stora förändringsprojekt inom myndigheten kommer några av dessa vara särskilt viktiga för vår kompetensförsörjning. Exempelvis har vi det arbete som pågår med att se över Arbetsförmedlingens tjänster och erbjudanden som kommer ha en stor påverkan på arbetssätt och processer vilket troligtvis kommer innebära att vi får behov av annan kompetens vid rekrytering och helt andra kompetensutvecklingsinsatser. Ett annat perspektiv är de stora förändringar som vi satsar på inom den digitala utvecklingen som kommer att ha stor påverkan på våra arbetssätt, våra lokaler och vår kompetensförsörjning. En stor del av den förflyttning Arbetsförmedlingen måste göra för att nå de strategiska målen självklar expertmyndighet och attraktiv och utmanande arbetsgivare handlar om organisationens totala kompetens. För att få en god bild av vilken kompetens som finns och vilka insatser som behöver genomföras för att åstadkomma den förflyttning kommer ett nytt synsätt och arbetssätt med strategisk kompetensförsörjning införas under 2016. Detta kommer att resultera i att
Sida: 4 av 7 myndigheten på ett strukturerat sätt kommer att få en bild av det sammantagna kompetensförsörjningsbehovet på individ, grupp och organisationsnivå. Utmaningar inom Kompetensförsörjning 2016 Nedan beskrivs de tillstånd som innebär utmaningar och kräver insatser inom kompetensförsörjning under 2016. Vi har genomfört ett kompetenslyft (2017) Den mest resurskrävande insatsen som också förväntas ge effekt på den utveckling som förnyelseresan innebär, är det kompetenslyft som planeras genomföras under 2016-2017. Att genomföra insatsen är en förutsättning för att Arbetsförmedlingen ska lyckas med förnyelseresan. Målgruppen för kompetenslyftet är myndighetens samtliga medarbetare och chefer och insatserna kommer att anpassas utifrån målgrupp, kunskapsnivå och tidigare erfarenheter. Utöver kompetenslyftets insatser finns också behov av att i större utsträckning få utbildning inom Supported Employment metoden samt kompetenshöjning inom jobb- och utvecklingsgarantin generellt men även för att ta emot allt större volymer från etableringen. Det finns också ett behov av att satsa på insatser inom vägledning och studiemotiverande kompetens. Myndigheten har utmaningar i stort med det ansträngda hälsoläget och de höga sjuktalen och ett sätt att säkerställa att ha medarbetare på plats är att öka chefernas förmåga till att arbeta systematiskt med arbetsmiljöarbetet (SAM). För att säkra utvecklingen inom området god förvaltning finns också ett behov av förstärkning av kompetens inom controllerfunktionen. Nyckelkompetenser Inom olika funktioner finns medarbetare som innehar kompetens eller kunskap som få eller ingen annan inom organisationen har, detta är sårbart för verksamheten och behöver strukturerat tas om hand för att undvika att hamna i verksamhetskritiska situationer. Alla verksamheter behöver göra en analys av viktiga nyckelkompetenser och göra en planering för hur dessa säkerställs inom sin organisation. Huvudkontoret Stockholm och stödavdelningar samt staber Den flytt av huvudkontor som är anstående kommer att innebära en aktivitetsbaserad arbetsplats vilket i sin tur kräver nya och förändrade arbetssätt. Att medarbetare och chefer ska förhålla sig till det digitala skrivbordet kräver struktur, personlig effektivitet och planering. En aktivitetsbaserad arbetsplats kräver ett anpassat
Sida: 5 av 7 ledarskap utifrån att leda medarbetargrupper/team som arbetar på olika fysiska arbetsplatser på olika platser i byggnaden och på distans geografiskt. Vision, värdegrund och ledningsfilosofi är utgångspunkten för allas agerande vi hjälper varandra att lyckas Dialoger om värdegrund och bemötande kommer fortsatt vara en viktig del av det dagliga arbetet under 2016. Införandet av ledningsfilosofin kommer att fortsätta under 2016 och successivt omfatta samtliga medarbetare. För att lyckas nå ut med ledningsfilosofin och självledarskapet till medarbetarna behöver chefer på samtliga nivåer vara säkra i sin roll som ledare och leva ledningsfilosofin över tid. En viktig utmaning här är att säkerställa stöd till alla nya ledningsgrupper. Förbättring i vårt bemötande och vår service Vårt bemötande ska utgå från kundernas förutsättningar och behov. Med utgångspunkt från erfarenheter baserat på kundinsikterna som framkommit i förtroendearbetet och kunddriven verksamhetsutveckling måste vi fortsätta arbeta aktivt med bemötandefrågor på arbetsplatserna samt sprida goda exempel. Jämställdhet och mångfald präglar vår syn på våra kunder och varandra Arbetsförmedlingen har i uppdrag att utveckla arbetet med jämställdhetsintegrering i syfte att bidra till att nå de jämställdhetspolitiska målen samt att främja jämställdhet i arbetslivet och motverka en könsuppdelning på arbetsmarknaden. Därför måste vi säkerställa kompetens inom området jämställdhet och framför allt jämställdhetsanalys. Detta gäller särskilt de avdelningar och staber på huvudkontoret som ansvarar för verksamhetsutveckling och uppföljning av verksamheten. Vi ser tydliga förbättringar i vår ärendehandläggning De kompetenshöjande insatser som genomförs i kompetenslyftet förväntas ha direkt påverkan på att ärendehandläggningen kommer att förbättras. Vi har stärkt dialogen och våra relationer med arbetsgivare Arbetsförmedlingen har som målsättning att utveckla sina relationer med arbetsgivarna. För att möjliggöra detta kommer kompetenslyftet att ha särskilda insatser för arbetsgivarrelationer. Under 2016 kommer ca 300 företagsrådgivare att tillsättas för att fokusera på arbetet med arbetsgivare. Företagsrådgivaren är en ny expertroll som kommer att fungera som rådgivare till arbetsgivare samt arbeta med kompetensöverföring lokalt. Utöver detta kommer en särskild inriktning på arbetsförmedlarrollen med fokus på arbetsgivarrelationer införas.
Sida: 6 av 7 Vi har väl fungerade former för kompetensutveckling En stor del av den förflyttning Arbetsförmedlingen måste göra för att nå de strategiska och långsiktiga målen självklar expertmyndighet och attraktiv och utmanande arbetsgivare handlar om vår sammanlagda kompetens. Vi behöver ha en god bild av vilken kompetens som finns och vilka insatser som behöver genomföras för att åstadkomma förflyttningen. För att på ett systematiskt sätt arbeta med detta krävs både ett nytt synsätt och arbetssätt med strategisk kompetensförsörjning. Under 2016 kommer Personalavdelningen påbörja införandet ett nytt arbetssätt successivt i delar av myndigheten. Arbetsförmedlingen har ett stort behov av att utveckla sin förmåga att utveckla kompetens hos medarbetare och chefer. För att bli en lärande organisation krävs strukturer och stöd för kunskapsdelning och arbetsnära kompetensutveckling i vardagen. Attrahera För att lyckas med det strategiska målet attraktiv arbetsgivare, behöver Arbetsförmedlingen ta fram en handlingsplan för detta. Konkurrensen om arbetskraften kommer att hårdna mellan myndigheter och påverka vår förmåga att både attrahera och behålla duktiga medarbetare. Det blir även i framtiden en utmaning att lyckas med att medvetet attrahera rätt kompetens och få mångfald bland medarbetare. Rekrytera Under 2016 kommer en stor utmaning fortsatt vara att rekrytera nya medarbetare till myndigheten. Enligt preliminära beräkningar ca 1100 medarbetare under 2016 men detta kan bli fler beroende på hur etableringsuppdraget utvecklar sig under året. Rekryteringsarbetet behöver vara precist och långsiktigt vilket innebär att vi behöver arbeta utifrån ett mer strukturerat arbetssätt och anpassa kravprofiler och rollbeskrivningar utifrån behov. Inom Arbetsförmedlingen har vi en ojämn könsfördelning 66,7% kvinnor och 33,3% män och en långsiktig målsättning för att jämna ut denna bör göras. För att på ett bra sätt spegla samhället och våra kunder är det viktigt att arbeta för att öka mångfalden. Introducera nya medarbetare Myndigheten kommer fortsatt anställa nya medarbetare som kommer erbjudas det nya Introduktionsprogrammet. För att ge dessa en effektiv introduktion är det viktigt att varje nyanställd får en handledare som stöd i sin introduktion. Handledaren i sin tur ska för att lyckas med sitt uppdrag ges möjligheter att avsätta tiden som krävs, för att stödja den nyanställde medarbetaren.
Sida: 7 av 7 Introduktionen för den nyanställde medarbetaren ska vara individuellt anpassad utifrån tidigare erfarenheter och behov. Medarbetaren ska ges tid att träna sina kunskaper och vara rustad innan hen träffar kund och få ansvar för egna sökande och arbetsgivare. Introducera nya chefer Under 2016 kommer Arbetsförmedlingen rekrytera ett stort antal chefer vilket ställer krav på en effektiv introduktion. Då en stor andel chefer beräknas rekryteras utanför Arbetsförmedlingen kommer en anpassad introduktion erbjudas dessa. Talanger och karriärvägar Arbetsförmedlingen behöver utveckla sitt arbete med att identifiera, bibehålla och utveckla talanger utifrån de strategiska målen. För att göra detta behöver myndigheten göra sig en god bild av vilken kompetens som finns och vilka insatser som behöver genomföras för att ha rätt kompetens. Detta kräver ett systematiskt arbetssätt med strategisk kompetensförsörjning. Därför har Personalavdelningen tagit fram ett myndighetsgemensamt arbetssätt som på ett strukturerat sätt sammanför verksamhetsplaneringsprocessen med organisationens kompetensplanering från medarbetarens utvecklingssamtal till myndighetens strategiska kompetensförsörjning. Avsluta Förnyelseresan kommer att innebära stora förändringar och det kommer troligtvis situationer där medarbetare eller chefer inte vill eller har förmåga att fortsätta sin karriär på Arbetsförmedlingen. Detta kommer att mötas upp med särskilda insatser för karriärväxling under 2016. En viktig utmaning är att motivera personer som är på väg in i pension genom att använda deras fulla potential ända fram till pensionsavgång. Genom detta finns det möjligheter för utveckling i olika faser i arbetslivet och en bra kompetensöverföring kan ske till de som ska ta över stafettpinnen. Under 2016 kommer ca 450 medarbetare att gå i pension.