Krisplan vid Linnéuniversitetet praktisk handledning Beslutad av rektor 2013-08-19 Dnr: ST 2013/333-1.1
Beslutat av: Rektor 2013-08-19 1. Intern krisledningsorganisation 3 1.1. Krisledningsorganisation... 3 1.2. Samla krisledningen... 3 1.3. I krisledningsrummet... 4 1.4. Pågående krisledningsarbete... 4 1.5. Avslut av krisledningsorganisationens arbete... 5 2. Krisstöd 5 2.1. Stöd till drabbade personer direkt efter händelsen... 5 3. Samverkan med externa organisationer och myndigheter 6 3.1. Länsstyrelsen... 6 3.2. Växjö respektive Kalmar kommun... 6 3.3. Övriga organisationer... 6 Sida 2 av 6
1. Intern krisledningsorganisation 1.1. Krisledningsorganisation Krisledningsorganisationen består av Ledningsgrupp och Operativ grupp. Vid behov kallas övriga stödfunktioner in. Ledningsgrupp - Rektorsgruppen Rektor Prorektorer två st. Universitetsdirektör Kommunikationschef Operativ grupp Förvaltningens avdelningschefer + berörd(a) dekaner/prefekter - Lokal och serviceavdelningen - Personalavdelningen - IT-avdelningen - Ekonomiavdelningen - Avdelningen för externa relationer - Studerandeavdelningen - Universitetsledningens kansli Stödfunktioner vid behov - Krisstöd - PA-personal - KOM-personal - Studentkår - Säkerhetskoordinator - Huvudskyddsombud - Växelpersonal 1.2. Samla krisledningen I en akut situation då en extraordinär händelse eller olycka inträffat som berör universitetets verksamhet, anställda eller studenter kan det finnas skäl att snabbt sammankalla universitetets krisledning. Ju snabbare ledningen får Sida 3 av 6
möjlighet att göra en bedömning av situationen och dess omfattning, ju snabbare kan krisledningsorganisationen aktivt påbörja sitt arbete. Den person som först får kännedom om händelsen kan till sin hjälp använda Checklista A, Överlämnande av information för att ge krisledningen ett underlag över vad som inträffat. Ledningsgruppen beslutar om och när övriga i Lnu:s krisledningsorganisation ska mobiliseras och i vilken omfattning. Vid sammankallande av krisledningsorganisationen använd Checklista B Sammankallande av krisledningsorganisation. Telefonnummer till samtliga i krisledningsorganisationen finns i Krisledningslista. Krisledningslista med namn finns tillgänglig via Lnu:s Växel 0772-28 80 00 eller Securitas Växjö 010-470 49 52 Securitas Kalmar 010-470 52 59 Lokaler finns förberedda för att samla krisledningen i Kalmar eller Växjö, alternativt på båda orterna via videolänk. Samlingsplats: Kalmar Redet, Växjö H 1272. 1.3. I krisledningsrummet När krisledningen samlats tas krislådan fram som finns i respektive lokal. I krislådan finns bland annat pärm med: Krisplan, checklistor samt div. material för krisledningsarbetet. Till hjälp finns även Checklista C, Uppstart krisledningsrummet. Sammanfatta vad som hänt och informera alla i rummet om nuläget Upprätta närvarolista. Fördela ansvar och arbetsuppgifter. Bemanna: filter, administrativt stöd, analys och servicefunktion i krisledningsrummet. 1.4. Pågående krisledningsarbete Det operativa krisledningsarbetet skall: fortlöpande analysera läget och fatta beslut om lämpliga åtgärder Sida 4 av 6
samordna organisationen med interna och externa resurser säkerställa att tillräckliga resurser avsätts för de beslutade åtgärderna arbeta efter inriktningen analys-beslut-åtgärd-effekt Analys Effekt Beslut Åtgärd Tänk på! Det är nödvändigt att alla i krisledningsorganisationen under pågående krisledningsarbete får utrymme till mat och vila. Organisera arbetet med hänsyn till detta. 1.5. Avslut av krisledningsorganisationens arbete Det är viktigt att efter beslut om att krisledningsarbetet ska avslutas sammanfatta händelseförloppet, informera berörda, sammanställa dokumentation av loggböcker och minnesanteckningar samt anordna uppföljningsmöte för de personer eller myndigheter som varit inblandade. Ledningsgruppen beslutar och informerar om vem som tar över ansvaret för eventuella fortsatta åtgärder. Se Checklista D Avslut av krisledningsarbetet. 2. Krisstöd 2.1. Stöd till drabbade personer direkt efter händelsen Direkt efter händelsen är det viktigt att ge emotionell och praktisk första hjälp. Denna arbetsuppgift ligger i första hand på krisstödet, men även andra bör känna till vari denna första hjälp kan bestå. Det handlar om att: visa praktisk omsorg, genom att erbjuda vila, värme, vänlighet, varsamhet och vätska visa förståelse och acceptans låta den/de drabbade samtala om det som hänt Sida 5 av 6
skydda den/de drabbade mot ytterligare stress, starka intryck, medier och publik 3. Samverkan med externa organisationer och myndigheter 3.1. Länsstyrelsen Länsstyrelserna har bland annat till uppgift att vid behov bistå enskilda organisationer i deras krisledningsarbete. Länsstyrelsen samordnar även krisledning mellan olika myndigheter. Om universitetets krisledning skulle göra bedömningen att det är nödvändigt att be om hjälp med resurser eller kompetens i en krissituation kontaktas följande, beroende på ort: Länsstyrelsen Kronoberg, växel: 010 223 70 00 Länsstyrelsen Kalmar, växel: 010 223 80 00 3.2. Växjö respektive Kalmar kommun Kommunerna har bland annat till uppgift att stödja andra organisationer i deras krisledningsarbete. Vid behov kontaktas nedanstående kommun beroende på vilken ort som behöver ha hjälp. Växjö: Växjö kommuns växel dagtid, telefon 0470-410 00 Kalmar: Kalmar kommuns växel dagtid, telefon 0480-45 00 00 Övrig tid SOS Alarm, telefon: 112 eller SOS växel 0470 76 60 00 Övriga kommuner där Linnéuniversitetet har verksamhet och som kan bli inblandade är: Nybro, Hultsfred, Oskarshamn, Västervik, Ljungby Mer information om kommunernas krisberedskap och krisorganisation finns beskriven på kommunernas hemsida. 3.3. Övriga organisationer Om stöd behövs av övriga organisationer, myndigheter, fastighetsägare m.m. finns telefonnummer i krisledningslistan. Sida 6 av 6