Frågor och svar Köpare Upphandling Köpare: Region Skåne, Koncerninköp Namn: Dosdispensering av ordinerade läkemedel i öppenvård Handläggare: Berit Nilsson Referensnr: 1101464 Telefon: +46 40 675 30 45 Beskrivning: Upphandlingen avser dosdispensering av ordinerade läkemedel i öppen vård samt E-post: berit.e.nilsson@skane.se 2011-11-24 11:45 Här redovisas tidigare inkommen fråga där regionen skulle återkomma med svar. 10. Är det kutym att man synkroniserar första dos-dag på sjukhus - äldreboende etc.? 19. Hur ser orderstrukturen ut en procentuell fördelning av artiklar samt övrigt dvs hur mycket övrigt som går ut på dessa ordrar idag ex. läkemedel i originalförpackning, vätskor mm? 2011-11-24 11:45 Här redovisas tidigare inkommen fråga där regionen skulle återkomma med svar. Fråga 10. Är det kutym att man synkroniserar första dos-dag på sjukhus - äldreboende etc.? Svar 10: Vår upphandling avser inte dosförpackning till sjukhus, s k slutenvårdsdos. Nedan beskrivs hur det ser ut idag. Regionen kan inte svarar för att det kommer att se likadant ut när avtalet träder ikraft. Vid utskrivning från sjukhus synkroniseras patientens läkemedelsbehov med patientens första dosdag. Detta kan ske genom att läkemedel skickas med patienten eller hämtas ur de kommunala läkemedelsförråden. Alternativt kan en liten originalförpackning hämtas ut eller akuta dosförpackningar beställas. Om er fråga gäller ifall leveranserna synkroniseras inom ett visst boende är svaret att patienten/kontaktpersonen bestämmer vilken dag som ska vara första dosdag. Leveranserna till boendena av dosförpackade läkemedel synkroniseras oftast till en veckodag/varannan vecka för att minimera antalet transporter och utdelningar. 19. Hur ser orderstrukturen ut en procentuell fördelning av artiklar samt övrigt dvs hur mycket övrigt som går ut på dessa ordrar idag ex. läkemedel i originalförpackning, vätskor mm? Svar 19: Uppgifter för leveranser till dospatienter 2010: Uppgifterna avser hur det ser ut idag. Regionen kan inte svarar för att det ser likadant ut när avtalet träder ikraft. Dosförpackade läkemedel: ca 117 mkr; ca 3 027 400 varurader/expeditioner varje expedierat läkemedel genererar en varurad per 14 dagar Originalförpackade läkemedel: ca 110 mkr; ca 264 600 varurader/expeditioner (där en varurad kan omfatta flera förpackningar med samma varunummer); ca 426 900 förpackningar Förbrukningsartiklar (hjälpmedelskort): ca 14 mkr; ca 295 700 varurader/expeditioner; ca 713 500 förpackningar Sida 1 av 6
Fråga: 2011-11-24 09:12 Fråga angående paragraf B.10 i förfrågningsunderlaget - Åberopande av andra företags kapacitet. Anbudsgivaren har rätt att åberopa annat företags kapacitet. Anbudsgivaren skall i sådant fall i sitt anbud tillhandahålla ett åtagande från företaget ifråga eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras Avser man att tolka tilltänkt transportör samt eventuella utlämningsställen som underleverantörer eller rör det endast om underleverantörer är tilltänkt att arbeta inom kärnverksamheten - produktionsdelen? 2011-11-24 09:12 Svar på inkomna frågor: Fråga 1 angående paragraf B.10 i förfrågningsunderlaget - Åberopande av andra företags kapacitet. Anbudsgivaren har rätt att åberopa annat företags kapacitet. Anbudsgivaren skall i sådant fall i sitt anbud tillhandahålla ett åtagande från företaget ifråga eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras Avser man att tolka tilltänkt transportör samt eventuella utlämningsställen som underleverantörer eller rör det endast om underleverantörer är tilltänkt att arbeta inom kärnverksamheten - produktionsdelen? Svar 1: Som underleverantör räknas alla juridiska personer som inte är anbudsgivare och utför hela eller del av uppdraget. Fråga 1 Beskrivning av tjänst 2.6 Övriga leveransvillkor 2011-11-24 07:20 a) Punkt 7 Leverantören skall ha tillgång till avhämtningsställen med en god geografisk spridning Vi önskar precisering om vad som menas med god geografisk spridning. b) Punkt 8 Leverantörens avhämtningsställen ska vara placerade så att avståndet.inte avsevärt ökar 1. Formuleringen Leverantörens avhämtningsställen motsägs i föregående punkt där det sägs att leverantören ska ha tillgång. till avhämtningsställen. Vi tolkar det som att leverantörens anbudspris enbart skall omfatta dispensering och leverans till apotek och utlämningsställen (enligt DDP Incoterms 2010). Är detta korrekt uppfattat? 2. Om kostnad för utlämning omfattas förutsätter detta krav att Leverantören måste teckna avtal med ett stort antal apotek och utlämningsställen innan anbud lämnas, för att kunna uppfylla köparens krav på tillgänglighet. Detta innebär att Leverantören inte kan säkerställa skallkravet eftersom annan aktör kan välja att avstå utlämning eller kräva ersättning för utlämning som inte fullt ut kan beaktas i kalkylering av priset. Den anbudstid som står till Leverantörens förfogande är alldeles för kort för att teckna nödvändiga avtal och därmed kunna kalkylera kostnaderna och övriga affärsmässiga förutsättningar för ett anbud. Vi yrkar därför på att anbudstiden förlängs med minst 3 månader. 3. Vad menas med avsevärt? 2011-11-24 07:20 Svar på ställda frågor: Fråga 1 Beskrivning av tjänst 2.6 Övriga leveransvillkor Fråga 1a) Punkt 7 Leverantören skall ha tillgång till avhämtningsställen med en god geografisk spridning Vi önskar precisering om vad som menas med god geografisk spridning. Svar 1a: Idag sker utlämning via så gott som samtliga av Skånes apotek (ca 130), men flertalet av leveranserna sker direkt till kommunernas hemtjänstgrupper och särskilda boenden. Antalet apotek har ökat kraftigt sedan avregleringen och de är inte jämnt fördelade över regionen. Om flera apotek är placerade nära varandra är det inte nödvändigt att utlämning ska ske via samtliga dessa (eller andra utlämningsställen). Utlämningsställena ska ha en god geografisk spridning som uppfyller behoven från patient/kontaktperson/kommun. De ska även vara placerade så att avståndet för patient/kontaktperson/kommun inte avsevärt ökar i förhållande till dagens situation. Sida 2 av 6
Fråga 1b) Punkt 8 Leverantörens avhämtningsställen ska vara placerade så att avståndet.inte avsevärt ökar 1. Formuleringen Leverantörens avhämtningsställen motsägs i föregående punkt där det sägs att leverantören ska ha tillgång. till avhämtningsställen. Vi tolkar det som att leverantörens anbudspris enbart skall omfatta dispensering och leverans till apotek och utlämningsställen (enligt DDP Incoterms 2010). Är detta korrekt uppfattat? Svar1b: Svar: Ja, i anbudspriset ska i enlighet med Förfrågan punkten B12 Priser ingå följande: I priset skall samtliga kostnader för dosdispensering och transport till avtalat utlämningsställe ingå. Fråga 2. Om kostnad för utlämning omfattas förutsätter detta krav att Leverantören måste teckna avtal med ett stort antal apotek och utlämningsställen innan anbud lämnas, för att kunna uppfylla köparens krav på tillgänglighet. Detta innebär att Leverantören inte kan säkerställa skallkravet eftersom annan aktör kan välja att avstå utlämning eller kräva ersättning för utlämning som inte fullt ut kan beaktas i kalkylering av priset. Den anbudstid som står till Leverantörens förfogande är alldeles för kort för att teckna nödvändiga avtal och därmed kunna kalkylera kostnaderna och övriga affärsmässiga förutsättningar för ett anbud. Vi yrkar därför på att anbudstiden förlängs med minst 3 månader. Svar 2: Nej, förlängning av anbudstid medges ej. Sista dag för anbudstid kvarstår. Skall-kravet innebär inte att avtal ska vara tecknade vid anbudsgivning. Se vidare Beskrivning av tjänst, sist i punkt 2.6 Övriga leveransvillkor, där det anges att avtalade avhämtningsställen ska redovisas senast 1 månad innan avtalsstart, d v s senast 2012-12-01 till Beställaren. Fråga 3: Vad menas med avsevärt? 3. Se svar på fråga 1a. Hej Berit, 2011-11-17 08:58 Jag har några frågor och om något är oklart så ring då mig så ska jag förtydliga. 1. Avtalsmallen 12.2 handlar om att Leverantören ska på egen bekostnad försvara beställaren om talan förs mot denne i frågor om patent, upphovsrätt. Vidare ska leverantören åta sig att ersätta Beställaren för skadestånd eller förlikning de kan bli skyldiga att utge. Kan vi få detta förtydligat gärna med ett exempel? 2. Beställning - Hur många av DOS patienterna i % använder sig utav fax för ordinering av DOS recept per kluster? 3. Vi skulle vilja få en lista över nuvarande DOS-sortiment och som även har de parametrar om vad de representerar i volym och pengar. 4. Vi skulle vilja få en status på hur många felaktiga och sena leveranser man har idag? 5. Vad är kommunernas kostnad för transporterna idag och hur ser kostnadsfrödelningen ut idag beroende på utlämningsställe och beroende på hur många mottagare det finns per adress? 6. Hur ser dagens avtal ut med utlämningsställe apotek? 7. Är apotekens avtal som utlämningsställe något som kan förlängas med ny distributör? 8. Har apoteken skyldighet att agera utlämningsställe? 9. Hur synkroniserade är leveranserna till hem och äldreboende? 10. Är det kutym att man synkroniserar första dos-dag på sjukhus - äldreboende etc.? 11. Uppskattningsvis hur många procent av dagens DOS-leveranser innehåller halva tabletter? 12. Hur många procent av DOS-leveranserna innehåller övriga mediciner i originalförpackning? 13. I vilka emballage levereras dos tjänsten ut idag? Sida 3 av 6
14. Vilka krav ställer man på emballage? 15. Får hemtjänsten distribuera DOS-leveranserna? 16. Hur fungerar restningsproblematiken? Om ett läkemedel inte finns att tillgå hur fångas det då upp i avrapportering, uppföljning, statistik samt i vitesklausulerna? 17. Hur fungerar informationsflödet med restningar? 18. Vid restningar hur får patienten ett substitut till det restade läkemedlet? 19. Hur ser orderstrukturen ut en procentuell fördelning av artiklar samt övrigt? 20. Hur många artiklar och vilket sortiment har man idag på de läkemedel som går vid sidan av DOS-förpackningarna? 21. Hur stor del av de läkemedel som distribueras idag behöver kylning? 22. Vilka krav ställs på ett utlämningsställe? 23. Vad händer om en kund får nej i en kreditprövning vid en betalningsmodell? 24. Definition av dosdag resp ordinationsdag 25. Specificera minimikrav på antal avhämtningsställen per ort och om några platser är förutbestämda exempelvis sjukhus etc. 2011-11-17 08:58 SVAR på inkomna frågor 1. Texten under punkt 12.2 beskriver tydligt vad som gäller vid intrång. 2. I Region Skåne går cirka 50% av ordinationsändringarna via e-dos. Resten går via fax eller e-recept, som bägge innebär manuell hantering. Det finns ingen statistik på hur stor andel som utgörs av fax. På lång sikt är målet att alla ordinationer ska ske via e-dos eller det system som kommer att ersätta e-dos (Pascal), men det är i dagsläget oklart när detta mål kan uppnås. 3. En fil (fil A) över dossortimentet i november 2011 bifogas. Listan revideras återkommande. Under 2010 dosförpackades totalt närmare 70 miljoner tabletter till en kostnad av ca 117 miljoner kronor." 4. Leveranssäkerheten ligger idag på 97-98%. 5. Idag är grundpriset 90 kr per leverans till en viss adress före klockan 16 oavsett antal mottagare. 6. Vi har ingen kännedom om detta. Vi hänvisar till VD Johan Wallér, Sveriges Apoteksförening. 7. Vi har ingen kännedom om detta. Vi hänvisar till VD Johan Wallér, Sveriges Apoteksförening. 8. Nej. 9. Vi har ingen kännedom om detta. 10. Återkommer med svar. Frågan är under bearbetning. 11. Det finns ingen statistik på detta. 12. Det finns ingen statistik på detta. 13. Beslut om emballage tas tillsammans med mottagaren. 14. Se fråga 13 samt bilaga 2 avtalsmallen p. 15.3.4 och 15.3.5. 15. Vi har ingen kännedom om detta. 16. Kunden informeras om restsituationen. Om det inte går att vänta tills den beställda produkten återigen finns i lager ska dosleverantören försöka hitta en ersättningsvara. 17. Se fråga 16. Sida 4 av 6
18. Se fråga 16. 19. Återkommer med svar. Frågan är under bearbetning. 20. Enligt Läkemedelsverkets föreskrifter (LVFS 2010:9) kan öppenvårdsapotek, sjukhusapotek, sjukhus eller sjukvårdshuvudman bedriva dosverksamhet. Som öppenvårdsapotek har man en tillhandahållandeskyldighet som gäller samtliga läkemedel och varor inom läkemedelsförmånen. 21. Det finns ingen statistik på detta. 22. Om det är avhämtningsställe som avses beskrivs detta i LVFS 2009:10. 23. Idag får man hämta ut sina läkemedel på ett öppenvårdsapotek mot kontant betalning. För övriga upplysningar hänvisar vi till VD Johan Wallér, Sveriges Apoteksförening 24. Ordinationsdag är den dag som läkemedlen ordineras. Dosdag är en dag som man intar dosförpackade läkemedel. 25. Idag sker utlämning via så gott som samtliga av Skånes apotek (ca 130 st), men flertalet av leveranserna sker direkt till kommunernas hemtjänstgrupper och särskilda boenden. Antalet apotek har ökat kraftigt sedan avregleringen och de är inte jämnt fördelade över regionen. Om flera apotek är placerade nära varandra är det inte nödvändigt att utlämning ska ske via samtliga dessa (eller andra utlämningsställen). Utlämningsställena ska ha en god geografisk spridning som uppfyller behoven från patient/kontaktperson/kommun. De ska även vara placerade så att avståndet för patient/kontaktperson/kommun inte avsevärt ökar i förhållande till dagens situation. Inga platser är förutbestämda. Tack för svar, 2011-10-28 13:46 1) Eftersom TLVs regler enbart gäller byte inom en viss storleks-klustergrupp så tolkar vi det att så länge vi respekterar utbytet inom gruppen har vi fri valmöjlighet av vilken förpackningsgrupp som är tillåten. 2) Detta tolkar vi som att alla förpackningar är tillåtna så länge den inre läkemedelsformen är dispenserbar. Rätta gärna påståenden om ni anser dessa vara felaktiga. 2011-11-02 09:58 Svar på påstående till respektive punkt 1) Tabletter i storförpackning är inte alltid billigast per tablett. Vi har därför ingen anledning att kräva att dessa alltid ska väljas och det kan finnas speciella anledningar till val av mindre förpackning, t ex hållbarhet. TLV s intentioner med det generiska utbytet/periodens vara är dock att samhällets läkemedelskostnader ska hållas nere. Dosproducenten ska därför i samband med dosdispensering i möjligaste mån sträva efter att hämta läkemedlen från de förpackningar som har det lägsta priset per tablett. 2) Ja, se dock svaret på fråga 1. 2011-10-20 23:02 * 1.Kan leverantören själv välja vilka förpackningar som skall dosdispenseras (exempelvis om det skall vara en burk eller blisterförpackning) * 2.Hur defineras "sortiment"? 2011-10-28 12:39 1. Vid val av förpackning ska TLV s regler och intentioner med det generiska utbytet (periodens vara) följas. 2. Med sortiment avses de läkemedel (minst 400) som kan dispenseras maskinellt eller via conveyor-brickor. Varje styrka räknas som ett separat läkemedel Sida 5 av 6
Publikt informationsmeddelande 2011-10-19 14:37 1. Revidering av punkt A6 Avtalstid, sista stycket: I sista stycket har en felaktig hänvisning gjorts till bilaga 3. Hänvisningen ska vara till bilaga 2, avtalsmall. Meningen blir då enligt följande: Denna upphandling kommer att ligga till grund för ett avtal enligt i avtalet, bilaga 2, angivna villkor. 2. Revidering av punkt B3 Anbudsprövning, andra stycket: I detta stycke har en felaktig hänvisning gjorts till punkt 12. Hänvisningen ska vara till punkt 13 Utvärderingsgrunden lägst pris. Meningen blir då enligt följande: Därefter en utvärdering enligt utvärderingsgrunden lägsta pris(lou 15:16) punkt 13. Sida 6 av 6