Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni Ronneby kommun. Granskning av biståndsbedömning

Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2015 Ronneby kommun Granskning av biståndsbedömning

Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte och revisionsfrågor... 3 2.3. Revisionskriterier... 3 2.4. Genomförande... 3 3. Styrning och organisation... 4 3.1. Styrdokument... 4 3.2. Organisation... 4 4. Riktlinjer och rutiner... 6 4.1. Riktlinjer för biståndsbedömning... 6 5. Uppföljning... 9 5.1. Uppföljning av fattade biståndsbeslut... 9 5.2. Avvikelsehantering och intern kontroll...10 5.3. Verksamhetsutveckling...10 6. Bedömning...11 6.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna...11 6.2. Sammanfattande bedömning och rekommendationer...12 Källförteckning...12 1

1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Ronneby kommun genomfört en granskning av huruvida styrningen och uppföljningen av biståndsbedömningen inom äldreomsorgen är ändamålsenlig. Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning är att äldrenämnden måste säkerställa att riktlinjerna för biståndsbedömning i alla delar är förenliga med lagstiftningen samt att uppföljning av fattade biståndsbeslut sker. Vi har bl.a. gjort följande iakttagelser: Riktlinjerna för biståndsbedömning är ändamålsenliga, förutom de delar som kallas för förenklad biståndsbedömning, och som innebär att personer som är över 75 år och inte har hjälp från hemtjänsten kan få matdistribution, trygghetslarm och servicetjänster utan att ansöka om hemtjänst. Uttrycket förenklad biståndsbedömning finns inte i någon lagstiftning. Bestämmelserna i 4 kap 1 SOL medger inte att bistånd beviljas med enbart ålder som grund. Bistånd ska beviljas om det finns individuella behov som inte kan tillgodoses av den sökande själv eller på något annat sätt. Det finns en skyldighet att göra en individuell behovsprövning för samtliga insatser som den enskilde ansöker om. Att skriva serviceavtal som inte följs upp är enligt vår bedömning inte rättssäkert. Värt att beakta är också att gynnande förvaltningsbeslut inte får ändras till den enskildes nackdel eller återkallas. Enligt förvaltningens riktlinjer är huvudinriktningen att besluten ska gälla för viss tid och som längst för ett år. Enligt vår bedömning bör beslut inte tidsbegränsas slentrianmässigt. Uppföljning av biståndsbeslut sker på grund av tidsbrist inte i tillräcklig utsträckning. Det saknas möjlighet att genom verksamhetssystemet få påminnelse om att uppföljning skall ske, vilket vi ser som en brist. Vi noterar att en del uppföljningsbehov identifieras vid regelbundna möten med utförarna, vilket riskerar att vara personbundet och svårare att genomföra när antalet utförare ökar i och med införandet av LOV. Vi rekommenderar äldrenämnden att: se över rutinen förenklat biståndsbeslut, samt skärpa den interna kontrollen avseende uppföljningar av biståndsbeslut. 2

2. Inledning 2.1. Bakgrund Socialtjänstlagen (SoL) är den grundläggande lagstiftning som styr det kommunala uppdraget att genomföra biståndsbedömningar. För att komma fram till vilken insats som kommunen ska tillhandahålla genomförs en s.k. behovsbedömning i varje enskilt ärende. Lagstiftningen anger inte i detalj vilka insatser som en kommun ska tillhandahålla, varför det behövs en uttolkning. I SoL anges att den enskilde genom biståndet ska tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Som stöd i handläggningen av det enskilda ärendet kan ansvarig nämnd besluta om riktlinjer för behovsbedömningen. Revisorerna vill genom granskningen förvissa sig om att äldrenämnden har en tillräcklig styrning och uppföljning av biståndsbedömningen inom äldreomsorgen. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om styrningen och uppföljningen av biståndsbedömningen inom äldreomsorgen är ändamålsenlig. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns det ändamålsenliga riktlinjer och rutiner för biståndsbedömningen? Vilken uppföljning sker av biståndsbedömningen? 2.3. Revisionskriterier o Kommunallagen 6 kap 7 o o Socialtjänstlagen (SoL) Kommunfullmäktiges mål och riktlinjer för verksamheten 2.4. Genomförande Granskningen baseras på dokumentstudier samt på intervju med ansvariga chefer och personal som arbetar med biståndsbedömning. De intervjuade har beretts möjlighet att sakgranska rapporten. 3

3. Styrning och organisation 3.1. Styrdokument Enligt reglementet för äldrenämnden, beslutat av fullmäktige 335/2010 att gälla fr.o.m. 2011-01-01 ansvarar äldrenämnden för och fullgör den del av kommunens uppgifter enligt socialtjänstlagen (2001:453) vad avser äldreomsorg och vad som i lag sägs om socialnämnd inom detta område. Enligt socialtjänstlagen ska socialtjänstens omsorg om äldre inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Socialnämnden ska verka för att äldre människor får möjlighet att leva och bo självständigt under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra 1. Av äldreförvaltningens verksamhetsbeskrivning daterad 2015-03-01 framgår äldrenämndens antagna vision, mål och delmål: Vision Mål Delmål Äldre personer som bor i Ronneby kommun ska kunna välja var de vill bo samt kunna behålla sina intressen och vanor. Äldreomsorgen i Ronneby ska medverka till att de äldre ges förutsättningar till att leva och bo självständigt under trygga förhållanden samt ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra. Omsorgen ska vara av god kvalitet och erbjudas efter enskildes behov och bygga på respekt för den enskildes delaktighet, självbestämmande och integritet. Tryggt och säkert åldrande Individens fokus Attraktiv arbetsgivare God ekonomisk hushållning Äldrenämnden beslutade 2014-02-12, 18, om en Värdighets- och tjänstegaranti. Värdighetsgarantin garanterar förhållningssättet vid utförande av insatser/tjänster, medan tjänstegarantin beskriver och garanterar hur tjänsten praktiskt ska utföras och förtydligar vad brukaren har rätt att förvänta sig om insatser/tjänster har beviljats. Av relevans för granskningen är följande tjänstegarantier: - När du ansökt om behov av hemtjänst eller särskilt boende får Du ett besök av kommunens biståndshandläggare inom 2 veckor. - Maka/make, sambo eller partner som önskar flytta med till särskilt boende, får flytta in tillsammans med den andre parten som har ett beslut om särskilt boende. 3.2. Organisation Äldreförvaltningen leds av en äldrechef, och därunder är förvaltningen uppdelad i en avdelning för planering/beställning och en avdelning för verkställighet/utförande. Verksamhetschefen för planering/beställning är chef för bl.a. biståndshandläggarna. Kommunen har delats in i sex geografiska områden, och det finns sex biståndshandläggare som arbetar gentemot varsitt område. Det innebär att biståndsbedömaren svarar för all biståndsbedömning och uppföljning av biståndsbeslut i området samt vid behov medverkar 1 Socialtjänstlagen, 5 kap, 4. 4

vid vårdplanering på sjukhus. Under 2014 anställdes en sjunde biståndshandläggare. Under 2015 kommer två av biståndshandläggarna att arbeta med att införa ÄBIC 2. Var fjortonde dag kallar verksamhetschefen samtliga biståndshandläggare till gemensamma möten. Handläggarna går tillsammans igenom ärenden som är ovanliga eller komplexa. För att säkerställa likvärdiga bedömningar läser biståndshandläggarna regelbundet varandras utredningar. Verksamheten beskrivs av de intervjuade som stabil och har sedan den blev en egen organisatorisk enhet 2012 haft låg personalomsättning. 3.2.1. Delegationsordning Av delegationsordningen, antagen av äldrenämnden 51/2013, framgår att nämnden har delegerat till biståndshandläggare att besluta i följande ärenden: - inleda utredning - bistånd i form av hemtjänst och ledsagning - särskild boendeform - beslut med anledning av ansökan om förhandsbesked (sökande från annan kommun) - kortidsvistelse, växelvård - dagverksamhet - kontaktperson. Av delegationsordningen framkommer att delegationsbeslut ska rapporteras på en särskild lista och anmälas till nämnden vid nästkommande ordinarie sammanträde under en särskild punkt på dagordningen. Beslut som fattats på vidaredelegation ska anmälas till äldrechefen för vidare anmälan till nämnden. I äldrenämndens protokoll (2014-00-01 2015-05-01) framgår att delegationsbeslut finns med som en punkt vid varje sammanträde, och under den punkten redovisas fattade biståndsbeslut under föregående månad. 3.2.2. Volymer I kommunens årsredovisning 2014 framgår bl.a. följande verksamhetsmått: 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Särskilt boende, antal lgh/rum inkl korttid och trygghet 380 351 341 320 319 332 Omsättning, särskilt boende 116 109 110 109 89 99 Hemtjänst, antal vårdtagare 520 591 571 567 617 659 Trygghetslarm 636 671 715 748 767 775 Matdistribution 303 352 383 386 396 418 Jämfört med 2009 har antalet vårdtagare i hemtjänsten, trygghetslarm och matdistribution ökat medan antalet platser i särskilt boende har minskat. Antalet ärenden gällande hemtjänst och särskilt boende uppgår enligt de intervjuade till mellan 120-160 per biståndshandläggare. 2 ÄBIC (Äldres behov i centrum) har tagits fram av Socialstyrelsen och är ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt med strukturerad dokumentation av behov, mål och resultat i handläggningen, genomförandet och uppföljningen av vård och omsorg av äldre. 5

4. Riktlinjer och rutiner 4.1. Riktlinjer för biståndsbedömning Ansvarig nämnd kan som stöd i handläggningen av det enskilda ärendet besluta om riktlinjer för behovsbedömningen. Den enskilda har dock alltid rätt att ansöka om andra typer av insatser eller insatser i annan omfattning än de som ingår i kommunens riktlinjer och få dessa individuellt behovsprövade 3. De intervjuade uppger att äldrenämnden 2012 fattade beslut om riktlinjer för vad ska anses vara skälig levnadsnivå i Ronneby kommun. Riktlinjerna som var detaljerade i sin utformning fanns under en tid på kommunens hemsida. Sedan dess har dokumentet ersatts med dels informationsfoldrar för allmänheten som finns på hemsidan, dels interna riktlinjer som biståndshandläggarna använder som stöd för sitt arbete. Informationsfoldrarna och de interna riktlinjerna revideras efterhand men det ses som verkställighet och föredras inte för äldrenämnden. Vid granskningstillfället föreligger följande skriftliga dokument: Dokument Målgrupp Datum Handläggning och dokumentation, Interna riktlinjer 2013-12-12 äldreförvaltningen Riktlinjer vid utförande av omvårdnads- och Interna riktlinjer 2012-05-30 serviceinsatser inom hemtjänsten Omvårdnad och service i hemtjänsten Informationsfolder Augusti 2014 till allmänheten Omvårdnad och servicetjänster inom särskilt boende Informationsfolder till allmänheten Augusti 2014 Dokumentet Handläggning och dokumentation, äldreförvaltningen, utgår från gällande lagar och föreskrifter och tydliggör hanteringen vid aktualisering, utredning, beslut och uppföljning. I dokumentet ges även många exempel på lämpligt utformade journalanteckningar. Angående handläggningstider hänvisas till SOL kap 11, 1, av vilken det framgår att när en ansökan om bistånd föreligger ska en utredning utan dröjsmål inledas, samt till 7 förvaltningslagen, enligt vilken varje ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och effektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. Biståndsenheten har följande mål i ärendehanteringen: - Akuta ärenden, utskrivning från sjukhus och hem från korttidsvistelse handläggs omgående. - Ansökningar av omvårdnadskaraktär handläggs inom en vecka. - Ansökningar av servicekaraktär och om särskilt boende handläggs inom två veckor. I dokumentet Riktlinjer vid utförande av omvårdnads- och serviceinsatser inom hemtjänsten specificeras vanliga insatser, exempelvis vad som kan ingå i personlig omvårdnad och städning och hur ofta insatserna vanligtvis utförs. Det anges också att behov utöver riktlinjerna ska framgå av biståndsbedömningen. 3 Socialstyrelsen (2013): Rättssäkerhet inom äldreomsorgen. 6

4.1.1. Förenklad biståndsbedömning I dokumentet Handläggning och dokumentation, äldreförvaltningen, finns ett flödesschema som illustrerar ärendegången. Av flödesschemat framgår att utredning ej ska inledas om en person som är mer än 75 år ansöker om matdistribution, trygghetslarm eller om någon ansöker om avlösning upp till 24 timmar per månad. Istället görs något som i dokumentet kallas för förenklad biståndsbedömning. I informationsfoldern Omvårdnad och service i hemtjänsten beskrivs detta närmare. Serviceinsatser utan biståndsbedömning: Är du över 75 år och inte har hjälp från hemtjänsten kan du få matdistribution, trygghetslarm och servicetjänster utan att ansöka om hemtjänst. Servicetjänster finns i form av städning, tvätt- och klädvård, inköp och utevistelse samt ledsagning till aktiviteter (max sex timmar per månad). Hjälpen sker dagtid vardagar och till aktiviteter alla veckodagar mellan kl 7.00 och 17.00. Ett serviceavtal skrivs mellan dig, enhetschef och hemtjänstpersonal. Kostnaden för matdistribution och trygghetslarm är enligt kommunens fastställda avgifter. Kostnaden för servicetjänster tas ut enligt hemtjänsttaxan. Behöver du mer hjälp upphör serviceavtalet att gälla och du får ansöka om hemtjänst. Äldreomsorgen har sedan 2008 erbjudit insatser inom omsorgsverksamheten utifrån kommunalt fastställda regler utan föregående biståndsbeslut. Äldrenämnden beslutade 2011-04-26, 62 att föreslå kommunfullmäktige att anta förenklat biståndsbeslut av serviceinsatser för personer över 75 år enligt riktlinjer för serviceinsatser inom äldreomsorgen. Kommunfullmäktige beslutade 2011-08-25, 216 i enlighet med detta förslag. De intervjuade uppger att frågan om förenklad biståndsbedömning inte har lyfts med äldrenämnden under innevarande år, men att förvaltningen tidigare har påtalat svårigheter. Svårigheterna består i att förenklad biståndsbedömning inte stämmer överens med socialtjänstlagen och att det dessutom är svårt att förklara rutinen för medborgarna. En person som är över 75 år får sex timmar i månaden och kan fritt välja vilken tjänst som ska utföras under den tiden. Exempelvis är det möjligt att få städning sex timmar i månaden. Om personen sedan ansöker om hemtjänst och det beviljas så innebär det ofta att tiden som avsätts för städning blir mindre än sex timmar i månaden. Det är svårt för biståndshandläggarna att förklara varför möjligheten att själv välja vilken tjänst som ska utföras minskar samtidigt som hjälpbehovet har blivit större. Ett par där båda är över 75 år kan få 12 timmar i månaden till valfri serviceinsats. Om sedan en ansöker om bistånd finns det i samma hushåll en person med serviceavtal och en annan med hemtjänst. Det är svårt att förklara varför villkoren för serviceinsatserna skiljer sig åt. Enligt de intervjuade innebär serviceavtalen att ett myndighetsbeslut fattas. Det sker dock ingen uppföljning av serviceavtalen. 7

4.1.2. Beslut om plats på särskilt boende En person som inte klarar att bo hemma med hemtjänst kan ansöka om plats på särskilt boende. Av informationsfoldern Omvårdnad och servicetjänster inom särskilt boende som finns på Ronneby kommuns hemsida framgår att ett biståndsbeslut i särskilt boende omfattar omvårdnads- och serviceinsatser dygnet runt, trygghetslarm samt upprättande av genomförandeplan. Vidare framgår att de särskilda boendena erbjuder: God omsorg som utgår från dig och dina behov En meningsfull tillvaro utifrån dina egna förutsättningar En välkomnande, stimulerande och tillåtande miljö Personal med professionellt förhållnings- och arbetssätt, dygnet runt Personal vars arbetssätt alltid utgår från att låta dig själv göra så mycket du kan, samt hjälpa dig med de svårigheter som kan uppstå Möjlighet att utifrån din önskan och förmåga delta i sysslor och händelser på boendet Deltagande i den sociala samvaron som erbjuds inom boendet Möjlighet till regelbunden utevistelse Biståndshandläggarna följer inte upp om de särskilda boendeenheterna lever upp till punkterna ovan. Det är utförandesidan som ansvarar för detta. Vid inflyttning till särskilt boende genomförs ett Välkomstsamtal som ligger till grund för upprättande av en genomförandeplan. Utföraren ansvarar för uppföljningen på boendena som sker genom en uppdatering av genomförandeplanen vid varje förändring eller efter sex månader. Det är kontaktpersonalens ansvar. Socialstyrelsen lämnade den 7 april 2015 till regeringen förslag till föreskrifter och allmänna råd om ansvaret för äldre personer och bemanning i särskilda boenden. Förslaget innebär att det ska finnas personal dygnet runt samt att socialnämnderna ska fatta beslut där det framgår vilken omsorg var och en behöver, så att boendena kan anpassa bemanningen efter det. Förslaget innebär även att nämnderna regelbundet ska följa upp att beslutad omsorg ges. Det är regeringen som ska avgöra om föreskrifterna ska införas. Förslaget har mött kraftig kritik bl.a. från SKL (Sverige Kommuner och Landsting) eftersom det innebär ökade kostnader för administration, och det är vid granskningstillfället okänt när beslut i frågan kommer att fattas. Enligt de intervjuade skulle ett införande av föreskrifterna innebära behov av ytterligare två biståndshandläggare, för att hantera kravet på enskilda beslut om vad omsorgen ska innehålla samt kravet på uppföljning. Med nuvarande bemanning har handläggarna cirka 140 ärende per person, och med 300 platser i särskilda boenden behövs enligt de intervjuade ytterligare två handläggare. Bemanning dygnet runt finns redan på de särskilda boendena i Ronneby kommun. 8

5. Uppföljning 5.1. Uppföljning av fattade biståndsbeslut Av dokumentet Handläggning och dokumentation äldreförvaltningen, framgår följande avseende biståndsbeslut: I beslutet ska det framgå att beslutet kan komma att omprövas om den enskildes behov förändras under tiden och om beslutet löper på längre tid än ett år ska det även framgå att uppföljning sker minst en gång varje år. Vid varje beslut om insats ska det göras en individuell bedömning av huruvida beslutet ska gälla för viss tid eller för obestämd tid/tills vidare. Huvudinriktningen är att besluten ska gälla för viss tid och som längst för ett år. I undantagsfall och vid särskilda skäl kan besluten gälla tills vidare. I samma dokument fastställs följande avseende uppföljning: Lilla ledningsgruppen Lilla ledningsgruppträffar skall ge möjlighet till dialog, information, uppföljning, fortsatt planering, diskussion runt avvikelser m.m. mellan biståndsbedömare, sjuksköterskor, arbetsterapeuter, sjukgymnaster och ansvariga utförare. Övrig uppföljning Om inte något har hänt i ett pågående ärende under en längre period ska biståndsbedömaren kontakta den enskilde för att följa upp hur insatserna fungerar. Uppföljningar ska ske minst en gång varje år. Utförarnas dokumentation och den enskildes genomförandeplan är till hjälp vid uppföljningar av pågående insatser och omprövningar av beslut. Bevakning Vid varje beslut ska ett datum anges då ärendet ska bevakas (så kallat bevakningsdatum), både för ärenden som är tidsbegränsade, ex växelvård 6 månader, och tills vidare. För att underlätta arbetet är det bra om samtliga ärenden för en person har samma bevakningsdatum, även om beslutsdatumen kan vara olika. För att ha god rättssäkerhet för brukaren och en god framförhållning/planering för handläggaren är det viktigt att bevakningsdatum anges en månad innan ett beslut upphör. Bevakningsdatum bör inte anges under semesterperioder (sommar och jul) annat än i undantagsfall. För ärenden från vårdplaneringsteamet bör bevakningsdatum vara samma datum som beslutsdatum. I nuläget finns det enligt de intervjuade ingen möjlighet att genom verksamhetssystemet få meddelande om att det är dags att följa upp ett biståndsbeslut. För att se när uppföljning ska ske måste handläggarna gå in i varje ärende. Enligt de intervjuade är systemet därmed sårbart. Det skulle krävas en extra modul i verksamhetssystemet för att få tillgång till en sådan funktion. 9

De som har tidsbegränsade insatser får uppföljning innan insatsen löper ut. Det gäller exempelvis korttidsboende och insatsen trygg hemgång. En del brukare med tills vidarebeslut följs upp ofta, men de intervjuade uppger att det inte finns möjlighet att följa upp mindre omfattande insatser, som exempelvis hemtjänst av servicekaraktär, en gång om året. Tiden räcker inte till för det. De nyckeltal som följs upp avser antal fattade beslut, antal timmar etc. Hur många beslut som inte följs upp i tid finns det inga uppgifter på. Dialog med utförarsidan sker kontinuerligt. I varje geografiskt område finns det en grupp kallad lilla ledningsgruppen som består av enhetschef, enhetens patientansvariga sjuksköterska, sjukgymnast/fysioterapeut, arbetsterapeut och för specifika ärenden berörda undersköterskor. Biståndshandläggarna är regelbundet med på möten med lilla ledningsgruppen i det område de ansvarar för. De intervjuade uppger att det därmed finns en god dialog mellan beställare och utförare, och om det vid ett sådant möte framkommer att en individs behov har förändrats sker uppföljning av biståndsbeslutet snarast. Likaså kontaktas brukaren för ny vårdplanering om någon annan profession eller anhörig hör av sig till biståndshandläggarna. 5.2. Avvikelsehantering och intern kontroll Kvalitetsutvecklaren sammanställer årligen en kvalitetsberättelse som presenteras för nämnden, och som beskriver kvalitetsarbetet och dess resultat. Avvikelser rapporteras i verksamhetssystemet. Under 2014 utbildades all personal i avvikelsehantering. Totalt rapporterades 47 avvikelser inom särskilt boende och 40 inom hemtjänsten. Inom såväl särskilt boende som hemtjänst var avvikelser gällande insats/aktivitet högst till antalet, exempelvis utebliven städning, promenad, etc. I Lilla ledningsgruppen görs en bedömning av händelsens allvarlighetsgrad och sannolikhetsgrad. Vid låg risk genomförs åtgärder direkt på berörd enhet och vid hög risk skickas avvikelsen vidare till kvalitetsutvecklaren för handläggning och utredning. Det påpekas i kvalitetsberättelsen att det är få avvikelser enligt Lex Sarah som rapporteras och att det troligen finns ett mörkertal. I äldrenämndens plan för intern kontroll 2014 ingick kontroll av myndighetsutövning. Kontrollmomentet utgjordes av ärendegranskning av handläggning, avseende dokumentation från ansökan till beslut. Kvalitetsutvecklaren var kontrollansvarig och genomförde två gånger under året stickprov bestående av fem hemtjänstärenden och fem ärenden gällande särskilt boende. Av kvalitetsberättelsen för 2014 framkommer att stickproven visade på genomgående avsaknad av dokumentation av den enskildes samtycke. Avvikelsen uppges vara åtgärdad. Äldrenämnden fattade 2014-11-12, 131, beslut om plan för intern kontroll 2015. I planen ingår kontroll av biståndsbeslut/utfall. Det moment som ska kontrolleras är insatsers verkställighet/utförande. Kvalitetsutvecklaren är ansvarig för kontrollerna, som ska ske genom stickprov av tio ärenden två gånger under året. Metoden ska vara intervjuer och besök. 5.3. Verksamhetsutveckling Äldrenämnden har av kommunfullmäktige fått i uppdrag att utreda hur Lagen om valfrihetssystem (LOV) ska kunna införas inom äldreomsorgen, men målsättning att införa LOV under 2015. Vid granskningstillfället pågår arbetet med att utreda införandet. De intervjuade informerar om att det i samband med införandet ska byggas upp ett system för att följa upp externa utförares verkställighet. 10

6. Bedömning 6.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Finns det ändamålsenliga riktlinjer och rutiner för biståndsbedömningen? Enligt vår bedömning är riktlinjerna för biståndsbedömning ändamålsenliga, förutom de delar som kallas för förenklad biståndsbedömning, och som innebär att personer som är över 75 år och inte har hjälp från hemtjänsten kan få matdistribution, trygghetslarm och servicetjänster utan att ansöka om hemtjänst. Uttrycket förenklad biståndsbedömning finns inte i någon lagstiftning. Bestämmelserna i 4 kap 1 SOL medger inte att bistånd beviljas med enbart ålder som grund. Bistånd ska beviljas om det finns individuella behov som inte kan tillgodoses av den sökande själv eller på något annat sätt. Det finns en skyldighet att göra en individuell behovsprövning för samtliga insatser som den enskilde ansöker om. Socialstyrelsen har i Meddelandeblad nr 1/2014 gjort en rättsutredning och konstaterar att trygghetslarm inte kan anses vara service utan är att betrakta som omvårdnad. Ansökan om trygghetslarm ska därmed utredas på samma sätt som andra ansökningar om bistånd enligt SoL och den formella handläggningen ska stämma överens med bestämmelserna i SoL och förvaltningslagen. Att skriva serviceavtal som inte följs upp har underlättat för biståndsbedömarna, men är enligt vår bedömning inte rättssäkert. En rättsäker handläggning har enligt Socialstyrelsen 4 som målsättning att utredningar ska göras och beslut ska fattas på ett formellt riktigt sätt, vilket bl.a. innebär att ansökningar alltid ska utredas och att tydliga beslut fattas så att det är klart vad den enskilde är beviljad. Värt att beakta är också att gynnande förvaltningsbeslut inte får ändras till den enskildes nackdel eller återkallas. Vi har även noterat att riktlinjerna anger följande: Huvudinriktningen är att besluten ska gälla för viss tid och som längst för ett år. I undantagsfall och vid särskilda skäl kan besluten gälla tills vidare. Enligt vår bedömning bör beslut inte tidsbegränsas slentrianmässigt. Vilken uppföljning sker av biståndsbedömningen? Uppföljning av biståndsbeslut avseende insatser i ordinärt boende sker på grund av tidsbrist inte i tillräcklig utsträckning. Det saknas möjlighet att genom verksamhetssystemet få påminnelse om att uppföljning skall ske, vilket vi ser som en brist. Vi noterar att en del uppföljningsbehov identifieras vid regelbundna möten med utförarna, vilket riskerar att vara personbundet och svårare att genomföra när antalet utförare ökar i och med införandet av LOV. Vad gäller uppföljning av biståndsbeslut i särskilt boende så är det utförandesidan och inte biståndsbedömarna som följer upp innehåll och kvalitet. Det är i linje med nuvarande regler för biståndsbedömning. Eventuellt kommer nya regler att införas som innebär att biståndshandläggare ska fatta beslut av vilka det framgår vilken omsorg var och en behöver och följa upp detta. I så fall krävs nya rutiner och utökad bemanning. 4 Socialstyrelsen, http://www.socialstyrelsen.se/aldre/rattssakerhetforaldreinomaldreomsorgen 11

6.2. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning är att äldrenämnden måste säkerställa att riktlinjerna för biståndsbedömning i alla delar är förenliga med lagstiftningen samt att uppföljning av fattade biståndsbeslut sker. Vi rekommenderar äldrenämnden: att se över rutinen förenklat biståndsbeslut, samt att skärpa den interna kontrollen avseende uppföljningar av biståndsbeslut. Ronneby den 4 juni 2015 Ann-Mari Ek EY Källförteckning Intervjuade Torill Skaar Magnusson, äldrechef Britt-Marie Karlsson, kvalitetsutvecklare Helen Ahlberg, verksamhetschef Eva Hammarström, biståndshandläggare Dokument Delegationsordning för äldrenämnden, gällande från 2013-05-01 Handläggning och dokumentation, äldreförvaltningen Kvalitetsberättelse för vårdgivare 2014 Reglemente för äldrenämnden, gällande från 2011-01-01 Socialstyrelsen, Meddelandblad nr 1/2014 Socialstyrelsen, Meddelandeblad nr 4/2013 Verksamhetsbeskrivning äldreförvaltningen, 2015-03-01 Värdighets- och tjänstegaranti, äldreförvaltningen Årsredovisning 2014, Ronneby kommun Äldrenämndens plan för intern kontroll 2015 och 2014 Äldrenämndens protokoll 2014-01-01 2015-04-30 12