Servicenämnden handlingar 2013-12-09

Servicenämnden handlingar 2013-12-09

HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Servicenämnden 2013-12-02 1(1) Box 153 301 05 Halmstad Tfn: 035 13 70 00 E-post: servicenamnden@halmstad.se Plats: Halmstad Arena Sammanträdesdatum 2013-12-09 Tid: 14:00 Lunch med utdelning av hedersgåva 12:00 Ordförande: Svein Henriksen Sekreterare: Gunni S Heland 1 2 Val av protokollsjusterare Godkännande av dagordning 3 SE 2013/0141 Begäran om yttrande av måltidsutredning 20130930 4 SE 2013/0144 Dokumenthanteringsplan 5 SE 2013/0016 Information

1(4) Tjänsteskrivelse 2013-11-29 Diarienummer: SE 2013/0141 Version: 1.0 Beslutsorgan: Kommunfullmäktige Enhet:Servicekontoret Joakim Lindh, Roger Weman E-post: joakim.lindh@halmstad.se Telefon: 0702-174936 Måltidsutredning remissvar Förslag till beslut 1. Servicenämnden förordar att måltidsverksamheten samordnas under servicekontoret i enlighet med måltidsutredningen. Sammanfattning I måltidsutredning med diarienr KS2011/0487 redogörs för förslag att flytta samtliga produktionsresurser för tillagning av mat vid barn- och ungdomsnämndens till servicenämndens anslagsområde Städ- och måltidsservice. Ärendet är skickat på remiss från kommunstyrelsen. I rapporten beskrivs konsekvenser för verksamheten gällande personal, ekonomi och kvalité. Personal som är direkt engagerad i måltidsverksamheten kommer byta förvaltning från barn- och ungdomsnämnden till servicenämndens verksamhet måltidsservice. Detta innebär att personalen får nya chefer som är vana vid och har erfarenhet inom måltidsverksamhet. Kvalitetsmässigt är bedömningen att måltidsservice utifrån ett kundperspektiv bibehåller den goda kvalitet som redan idag finns i verksamheten Ekonomiskt innebär det att servicekontoret övertar måltidskostnaderna gällande hyra, personal, råvaror mm. Därefter skapas en överenskommelse gällande köp av tjänster mellan förvaltningarna och ett självkostnadspris per portion tas ut av kund. I rapporten beskrivs även risker med en sammanslagning av måltidsverksamheten under en nämnd. Sannolikt är att kökspersonal på förskolor riskerar att känna ett visst utanförskap från övrig personalgrupp då direktpåverkan minskar. Detta är en del som personal och chefer måste ta extra hänsyn till vid en eventuell sammanslagning. 1

I förlängningen beskriver utredningen synergieffekter i form av minskade kostnader när sammanslagning av ledning, styrning, planering och vikariehantering får full effekt. Besparingen skall användas till kvalitetsökning inom verksamheten. Servicenämnden vill även påpeka att lönenivåerna inom de olika måltidsverksamheterna skiljer sig åt vilket kan leda till kostnadsökningar. Kockarna inom barn- och ungdomsnämnden tjänar idag mindre än servicenämndens kockar. Servicenämnden förordar att måltidsverksamheten samordnas under servicekontoret i enlighet med måltidsutredningen Ärendet Uppdrag Ärendet har inkommit som en remiss från kommunstyrelsen. De frågeställningar som bör belysas är följande - konsekvenser för verksamhet - Kvalite och miljö - Ekonomi och personal - Kunder / brukare / elever Syftet är att ta ställning till om en sammanslagning av barn- och ungdomsnämndens måltidsverksamhet och servicenämndens måltidsverksamhet skall göras. Bakgrund I nuläget bedriver servicenämndens måltidsverksamhet trettio av trettiotre grundskolor, samtliga gymnasieskolor och 95 % av äldreomsorgens servicehus och särskilda boenden. Barn- och ungdomsnämnden bedriver måltidsverksamhet inom samtliga förskolor och tre grundskolor. I pågående måltidsutredning är man positiv till sammanslagning av måltidsverksamheterna till en verksamhet som skall placeras under servicenämnden. Barn- och ungdomsnämnden ansvarar för måltidsverksamheten på 60 av 83 förskolor. Resterande förskolor får sin mat levererad av servicenämndens verksamhet måltidsservice. Det finns 42 tillagningskök och 41 mottagningskök på kommunens förskolor. I dessa kök lagas 3000 portioner dagligen Servicenämnden ansvarar för 49 storkök varav 29 av dessa är tillagningskök. I dessa kök lagas 12 500 portioner dagligen. Med hänsyn taget till ovanstående har en måltidsutredning gjorts gällande vilka förutsättningar som finns för att slå samman dessa verksamheter under en och samma nämnd. 2

Analys, förslag och motivering I rapporten från måltidsutredningen beskrivs måltidsverksamheten som en liten del i barn- och ungdomsnämndens verksamhet. Deras reglemente beskriver att organisationen skall arbeta med pedagogisk verksamhet varför vi finner det naturligt att måltidsverksamheten flyttas över till servicenämndens verksamhet måltidsservice där måltidsverksamheten är kärnverksamhet. Redan idag ansvarar servicenämnden för större delen av kommunens måltidsverksamhet. Måltidsservice producerar 12 500 portioner per dag i verksamheten mot 3000 portioner dagligen inom barn- och ungdomsnämndens måltidsverksamhet. Kvalitetsmässigt är bedömningen att måltidsservice utifrån ett kundperspektiv bibehåller den goda kvalitet som redan idag finns i verksamheten Ekonomiskt innebär det att servicekontoret övertar måltidskostnaderna gällande hyra, personal, råvaror mm. Därefter skapas en överenskommelse gällande köp av tjänster mellan förvaltningarna och ett självkostnadspris per portion tas ut av kund. I rapporten beskrivs även risker med en sammanslagning av måltidsverksamheten under en nämnd. Sannolikt är att kökspersonal på förskolor riskerar att känna ett visst utanförskap från övrig personalgrupp då direktpåverkan minskar. Detta är en del som personal och chefer måste ta extra hänsyn till vid en eventuell sammanslagning. I förlängningen beskriver utredningen synergieffekter i form av minskade kostnader när sammanslagning av ledning, styrning, planering och vikariehantering får full effekt. Besparingen skall användas till kvalitetsökning inom verksamheten. Servicenämnden vill även påpeka att lönenivåerna inom de olika måltidsverksamheterna skiljer sig åt vilket kan leda till kostnadsökningar. Kockarna inom barn- och ungdomsnämnden tjänar idag mindre än servicenämndens kockar. Då måltidsservice har ett stort kunnande och erfarenhet av måltidsverksamhet samt att reglementet inom kommunen beskriver att ansvaret för verksamheten bör ligga under servicenämnden så har vi kommit fram till följande. Servicenämnden förordar att måltidsverksamheten samordnas under servicekontoret i enlighet med måltidsutredningen Konsekvenser Konsekvensen för Halmstads kommun kommer kortsiktigt att vara samma kvalitet till samma kostnad. Portionskostnaden, hyreskostnaden och transportkostnaden tydliggörs i kalkyl och kostnadsjämförelse mellan nätverkande kommuner och externa entreprenörer görs möjlig. I framtiden tror vi att synergieffekter ger en kostnadsbesparing som kan användas till kvalitetshöjande åtgärder. Personalen får ett bättre medarbetarskap genom att tydligheten kring hur du som medarbetare kan bidra till verksamhetens mål och kommunens vision lyfts fram. Detta genom att måltidsservice mål blir tydligare i fokusarbetet på enheten. En sammanslagning ger även möjligheter till samarbete och utbyte mellan olika grupper inom verksamheten och en större delaktighet då alla som arbetar på måltidsservice bjuds in i förändringsprocessen med sina idéer. 3

Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet är berett av Joakim Lindh, verksamhetschef, måltidsservice Fackliga organisationer Ärendet är inte förhandlat enligt MBL. För Servicekontoret Roger Weman Förvaltningschef Joakim Lindh Verksamhetschef måltidsservice 4

1(3) Tjänsteskrivelse 2013-11-26 Diarienummer: SE 2013/0144 Version: 1,0 Beslutsorgan: Servicenämnden Enhet: Servicekontoret Christel Rehmark E-post: christel.rehmark@halmstad.se Telefon: 035-13 67 68 Dokumenthanteringsplan Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att anta servicekontorets förslag till Servicenämndens dokumenthanteringsplan, enligt bilaga 1. 2. Servicenämnden beslutar att skicka vidare dokumenthanteringsplanen till kommunstyrelsens diarium. Sammanfattning Enligt arkivlagen skall en dokumenthanteringsplan upprättas för varje myndighet. Planen skall fungera som praktisk handbok och ge stöd i hur hanteringen av dokument skall ske. Det är viktigt att alla enheter följer samma regler och normer så att kommunikationen mellan förvaltningen och centralarkivet fungerar. Dokumenthanteringsplanen ger information om tid för placering i närarkiv, bevarande/gallringsfrist, tid för översändande till centralarkivet. Planen har reviderats i samråd med personalredogörare, ledningsgruppen och kommunens arkivarie. Servicekontoret föreslår därmed att Servicenämnden beslutar att fastställa förslaget till en reviderad version av Servicenämndens dokumenthanteringsplan, enligt bilaga 1. Servicenämndens dokumenthanteringsplan ska efter beslut expedieras till Kommunstyrelsens diarium. Ärendet 1

Uppdrag Ärendet är initierat av Servicekontoret, med anledning av att dokumenthanteringsplanen från 2011(SE 2011/0130) setts över. Förslag till ny dokumenthanteringsplan har tagits fram i samråd med kommunens arkivarie. Bakgrund Enligt Halmstads kommuns riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering antaget av kommunfullmäktige den 19 juni 2012, ska varje myndighet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Dokumenthanteringsplan är en modernare benämning för arkiveringsplan. I en sådan plan redovisas myndighetens samtliga handlingar områdesvis och inom varje arbetsrutin, med regler för bland annat bevarande och gallring samt regler för den övriga praktiska hanteringen (när skall handlingen placeras i närarkiv, när sändas till kommunarkiv, hur förvaras, vilket skrivmateriel skall användas med mera). Det bör starkt betonas att en sådan dokumenthanteringsplan är nödvändig om förvaltningen skall kunna åstadkomma en effektiv dokumentstyrning. I en modern förvaltning, där handlingar bearbetas och lagras med hjälp av olika medier, kan detta knappast åstadkommas utan en dokumenthanteringsplan. Den ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars skulle gå förlorad och ökar möjligheten till insyn i verksamheten. Analys, förslag och motivering Planen skall fungera som praktisk handbok och ge stöd i hur hanteringen av dokument skall ske. Dokumenthanteringsplanen är en lathund för vilka handlingar som kan gallras samt hur länge de måste sparas innan de kan gallras. Det är viktigt att alla enheter följer samma regler och normer så att kommunikationen mellan förvaltningen och centralarkivet fungerar. Konsekvenser Dokumenthanteringsplan är ett verktyg för servicekontorets verksamheter att ha samlat grepp om de allmänna handlingar som kräver ett gallringsbeslut från nämnden för att kunna gallras. Dokumenthanteringsplanen bör ses över vid varje större omorganisation, samt uppdateras vid behov. Dokumenthanteringsplanen är redskapet för att åstadkomma en sådan ordning i arkivet, att sökande underlättas såväl vid det interna arbetet som vid förfrågningar utifrån. Bevarande är i princip regel och gallringen undantag. För varje utgallrad handling ska man kunna hänvisa till ett beslut på nämndnivå. 2

Ärendets beredning Inom kommunen Planen har reviderats i samråd med personalredogörare, ledningsgruppen och kommunens arkivarie. Dokumenten är sammanställda i olika grupper: administration och ledning, personal, IT-service, kommuntransport, kontorsservice, måltidsservice och städservice. Andra grupper Kommunarkivarien har varit aktiv i framtagningen av dokumenthanteringsplanen, granskat och gett klartecken till den innan presentation sker i nämnden. Servicenämndens dokumenthanteringsplan ska efter beslut expedieras till Kommunstyrelsens diarium. Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. Servicenämndens dokumenthanteringsplan För Servicekontoret Roger Weman Förvaltningschef Christel Rehmark Administrativ chef 3

1(1) Tjänsteskrivelse 2013-11-29 Diarienummer: SE 2013/0016 Version: Beslutsorgan: Enhet: Gunni Heland E-post: Telefon: Information till servicenämnden 2013-12-09 Kommuntryckeriet nulägesstatus och arbetsgång remiss Städservice upphandling Aktuella upphandlingar Ekonomisk prognos Möte med förskolekockar Måltidsverksamheten på Halmstad Arena Medarbetarundersökning Servicekontoret 1