Församlingsrådet PROTOKOLL 8 / 2013 5.11.2013 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- SIDA 93 FÖRSLAG TILL VERKSAMHETSPLAN FÖR ÅREN 2014-2016 4 94 UTLÅTANDE OM FÖRSLAGET TILL BUDGET FÖR ESBO FÖRSAMLINGAR OCH OM FÖRSLAGET TILL VERKSA MHETS- OCH EKONOMIPLANEN ÅREN 2015-2016 5 95 BESLUT OM ORGANISERING AV DISTRIKTSARBETET I FÖRSAMLINGEN INKLUSIVE FASTSTÄLLANDE AV INSTRUKTION 5 96 ANSTÄLLNING AV T.F B-KANTOR 6 97 DISKUSSION OM FRIVILLIGARBETET I FÖRSAMLINGEN 7 98 REPRESENTANT PÅ KRANS HÖSTMÖTE 26.11.2013 7 99 ANHÅLLAN OM BIDRAG FÖR STUDIERESA OCH VOLONTÄRINSATS I INDIEN/ FRANK ISAKSSON 8 100 RAPPORT OM FÖRSAMLINGENS RESA TILL NUCKÖ 18-19.10.2013 8 101 REFERENSGRUPPEN FÖR BARNVERKSAMHETEN/PROTOKOLL 24.10.2013 9 102 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING 9 103 EKONOMISK RAPPORT JANUARI-SEPTEMBER 2013 10 104 TEOLOGERNAS FRIDAGSPLAN FÖR OKTOBER 2013 - JANUARI 2014 10 105 ANMÄLNINGSÄRENDEN 10 106 FÖRKLARING TILL HÖGSTA FÖRVALTNINGSDOMSTOLEN MED ANLEDNING AV ANNICA NYHOLMS BESVÄR 11
2 Församlingsrådet PROTOKOLL 8 / 2013 Tid 5.11.2013 kl. 18.30 21.00 Plats Församlingens ämbetshus, Kyrkogatan 10, rum 307, tredje våningen Närvarande Rönnberg, Roger Aschan, Ghita Björkstén, Pehr-Johan Blom, Marianne Bärlund, Benita Juslin-Sandin, Heidi Kujala, Tiina Nybergh, Angela Olsen-Nyberg, Annika Rantala, Ann-Mari Räihä, Susanne Seger, Sven Vuoristo, Camilla Åkerblom, Frans Kusénius, Thea ordförande suppleant Ahlbeck, Brita sakkunnig (kl 18.30-19.35, 93 ) Aitti-Lindberg, Helena sakkunnig (kl 18.30-19.35, 93 ) Andersson-Sjögren, Majvi sakkunnig (kl 18.30-19.35, 93 ) Bengts, Pia sakkunnig (kl 18.30-19.35, 93 ) Ertman, Kira sakkunnig Lund, Johanna sakkunig (kl 18.30-19.35, 93 ) von Martens Mirja sakkunig (kl 18.30-19.35, 93 ) Lejonqvist-Jurvanen, Nina sekreterare Frånvarande Kankkonen, Stig
MÖTETS ÖPPNANDE, LAGLIGHET OCH KONSTATERANDE AV BESLUTFÖRHETEN 3 Ordföranden öppnade mötet kl. 18.30 och konstaterade att mötet hade sammankallats 30.10 2013 och att tretton ordinarie medlemmar och en suppleant var närvarande. Det konstaterades att mötet var lagligt sammankallat och beslutfört. Församlingspastor Kira Ertmans närvaro under mötet godkändes eftersom hon deltar i en kurs till vilken det ingår att medverka på ett församlingsrådsmöte. Angela Nybergh höll inledningsandakt. GODKÄNNANDE AV MÖTETS AGENDA Föredragningslista nr 8 / 2013 jämte bilagor hade sänts till medlemmarna och på mötet utdelades en tilläggslista. Mötets agenda godkändes. VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Till protokolljusterare valdes Marianne Blom och Pehr-Johan Björkstén.
93 FÖRSLAG TILL VERKSAMHETSPLAN FÖR ÅREN 2014-2016 4 De ansvariga för församlingens sektorer och distrikt har uppgjort förslag till verksamhetsplan vad gäller tyngdpunkter och mål för åren 2014-2016 och de inkallas också till mötet under behandlingen av denna punkt d.v.s. Helena Aitti-Lindberg (barnarbetet), Majvi Andersson-Sjögren (diakoni), Pia Bengts (musik), Karl Grönqvist (kyrkobetjäningen), Sheila Liljeberg-Elgert (informationen) och Johanna Lund (ungdomsarbetet) samt distriktsprästerna Brita Ahlbeck (Sökö-Esboviken) Kira Ertman (norra distriktet) och Mirja von Martens (Morby-Södrik). Förslaget följer den modell församlingen de senaste åren tillämpat och som går ut på att verksamhetsplanen är tvådelad genom att den består dels av församlingens basuppgifter, dels av tyngdpunkterna. Eftersom basverksamheten är den samma under en längre tid skrivs den inte varje år utan i fortsättningen kommer den att behandlas av församlingsrådet i regel endast varje fjärde år före ett nytt församlingsrådet tillträder. Den nuvarande basverksamheten fastställdes av församlingsrådet i december år 2010. Tyngdpunkterna fastställs däremot årligen. Församlingsrådet fastställde 4.6.2013 fyra gemensamma tyngdpunkter för de kommmande tre åren: församlingsvalet 2014, gudstjänstlivet, stärkandet av medlemskapet och frivilligarbetet. De gemensamma målen för verksamheten är fem: församlingsdagarna våren 2014, arbetet med gudstjänsterna, att stärka dopets och nattvardens betydelse, information och kommunikation på webben och i övriga medier samt utbildning av frivilliga Planen kommer att språkgranskas och redigeras före den går till tryckning. A. Verksamhetsplan, tyngdpunkter och mål 2014-2016 Behandling: Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet godkänner församlingens verksamhetsplan för åren 2014-2016. Konstaterades att av de inkallade ansvariga hade Karl Grönqvist och Sheila Liljeberg-Elgert inte möjlighet att delta.
5 94 UTLÅTANDE OM FÖRSLAGET TILL BUDGET FÖR ESBO FÖRSAMLINGAR OCH OM FÖRSLAGET TILL VERKSA MHETS- OCH EKONOMIPLANEN ÅREN 2015-2016 Gemensamma kyrkorådet beslöt på sitt möte 14.10.2013 inbegära församlingsrådens utlåtande om förslaget till budget för Esbo församlingar samt om förslaget till verksamhets- och ekonomiplanen för åren 2015-2016. Församlingarna erhåller anslag enligt sitt medlemsantal och det föreslås under hela treårsperioden vara 128,48 euro per medlem, d.v.s en höjning med 1 % jämfört med förslag som presenterades församlingsrådet i våras. Esbo svenska får liksom tidigare därtill ett tilläggsanslag på 5 %. Det här betyder att Esbo svenska församlings anslag uppgår nästa år totalt till 2 189 800 euro d.v.s. 10 000 euro mer än i år. Inkomsterna beräknas till 235 000 euro vilket betyder att budgetens slutsumma blir 2 424 800 d.v.s. 20 000 mer än i år. A. Förslag till budget för år 2014 och verksamhets- och ekonomiplan 2015-2016 för Esbo församlingar Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet avger följande utlåtande: Församlingsrådet i Esbo svenska församling förordar för gemensamma kyrkorådet att förslaget till budget för år 2014 för Esbo församlingar samt till verksamhets- och ekonomiplan för åren 2015-2016 fastställs i gemensamma kyrkofullmäktige. Församlingsrådet beslöt enhälligt: a) godkänna beslutsförslaget b) justera paragrafen omedelbart. 95 BESLUT OM ORGANISERING AV DISTRIKTSARBETET I FÖRSAMLINGEN INKLUSIVE FASTSTÄLLANDE AV INSTRUKTION Hur distriksarbetet är organiserat i församlingen har under årens lopp varit föremål för många diskussioner och omorganiseringar. Denna höst är ärendet igen aktuellt dels för att mandatperioden för de nuvarande distriktsråden upphör vid årsskiftet, dels p.g.a. förändringar i personalstyrkan.
Församlingen är för närvarande indelad i sex distrikt: norra distriktet (omfattande Köklax, norra Esbo och Alberga), Södrik, Morby, Hagalund, Olars och Sökö-Esboviken. De berörda anställda och distriktsråden föreslår två förändringar från 1.1.2014. För det första att Södrik och Morby bildar ett nytt distrikt med namnet Centrum och för det andra att Hagalund, Olars och Sökö- Esboviken går in för ett två-årigt experiment med ett stordistikt i södra Esbo, d.v.s. enligt samma modell som det norra distriktet. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet godkänner en ny instruktion för distriktsråden i enlighet med ovannämnda förslag, att valet av distriktsrådsmedlemmar sker på församlingsrådets möte i februari 2014 och att experimentet med ett stordistrikt i söder utvärderas i november 2015. 6 BILAGA TILL FÖREDRAGNINGSLISTAN A. Nugällande instruktion för distriktsråden B. Förslag till ny instriktion för distriktsråden Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet: a) besluter ändra församlingens distrikstindelning från 1.1.2014 så att Södrik och Morby bildar ett nytt distrikt, Centrum, samt att Hagalund, Olars och Sökö-Esboviken under en försöksperiod på två år bildar ett stordistikt i södra Esbo b) godkänner förslaget till instruktion för distriktsråden c) att valet av distriktrådsmedlemmar sker på församlingsrådets möte i februari 2014 d) att experimentet med ett stordistrikt i södra Esbo utvärderas i november 2015. 96 ANSTÄLLNING AV T.F B-KANTOR En av församlingens tre B-kantorstjänster blir vakant 1.1.2014 i och med Kajsa Dahlbäck beviljats avsked. Församlingsrådet beslöt på sitt förra möte att tjänsten inte ledigförklaras utan att församlingen istället reserverar medel för en kantor på 60 % under hela år 2014. Kyrkoherden föreslår att Håkan Wikman som för närvarande under Kajsa Dahlbäcks tjänstledighet sköter tjänsten också nu till 60 % - utses till uppdraget. Anställningen gäller på viss tid,
eftersom det i detta skede inte är bestämt hur verksamheten i fortsättningen kommer att organiseras. 7 Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet anställer Håkan Wikman som t.f. B- kantor på 60 % för tiden 1.1-31.12.2014. 97 DISKUSSION OM FRIVILLIGARBETET I FÖRSAMLINGEN Församlingens strategigrupp tillsatte på sitt förra möte en arbetsgrupp med uppgift att reda ut hur frivilligarbetet i församlingen kunde utvecklas. Arbetsgruppen (Marianne Blom, Synnöve Heikkinen och Roger Rönnberg) önskar delge församlingsrådet sina tankar. Gruppens redogörelse utmynnar i ett förslag att varje anställd och varje förtroendevald utmanas till eller förbinder sig till att få en frivillig med i verksamheten. A. PM om frivilligarbetet i församlingen Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet utgående från utdelat PM för en diskussion om församlingens frivilligarbete. Församlingsrådet förde en diskussion om församlingens frivilligarbete. 98 REPRESENTANT PÅ KRANS HÖSTMÖTE 26.11.2013 Föreningen KRAN rf (Kristliga blåbandsförbundet för rehabiliteringsarbete bland alkohol- och narkotikamissbrukare i Svensk-Finland) kallar sina medlemmar till stadgeenligt höstmöte 26.11.2013 kl. 10.00 i Helsingfors. Församlingen har rätt att sända en representant till mötet.
Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet utser en representant till KRAN rf:s höstmöte 26.11.2013. 8 Församlingsrådet befullmäktigade kyrkoherden att utse församlingens representant på KRAN:s höstmöte 26.11.2013. 99 ANHÅLLAN OM BIDRAG FÖR STUDIERESA OCH VOLONTÄRINSATS I INDIEN/ FRANK ISAKSSON Teol.stud. Frank Isaksson (Vasa), anhåller om bidrag av ett flertal församlingar i Svenskfinland, däribland Esbo svenska, för en studieresa och volontärinsats i Indien. Budgeten för resan är ca. 2 500 euro medan Frank Isaksson anhåller om 100-200 euro. Han nämner flera syften med sin resa, bl.a. att samla material för undersökningar, att samtala om tro och liv med indier och att göra frivilligarbete på ett bibelseminarie. Han erbjuder sig att som tack för ett bidrag göra ett besök i församlingen. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet förkastar Frans Isakssons anhållan med motiveringen att Esbo svenska församling ger bidrag till församlingsmedlemmar eller för satsningar som gagnar verksamheten i Esbo svenska församling. A. Anhållan av Frank Isaksson. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet förkastar Frans Isakssons anhållan om bidrag för en studieresa och volontärinsats i Indien. 100 RAPPORT OM FÖRSAMLINGENS RESA TILL NUCKÖ 18-19.10.2013 En grupp förtroendevalda och anställda besökte Esbo svenskas vänförsamling i Estland Nuckö församling 18-19.10.2013. Kyrkoherde Roger Rönnberg har inkommit med en rapport om resan. BILAGA TILLL FÖREDRAGNINGEN A. Rapport över församlingens resa till Nuckö 18-19.10.2013.
9 Kyrkoherden förslår att församlingsrådet antecknar rapporten för kännedom. 101 REFERENSGRUPPEN FÖR BARNVERKSAMHETEN/PROTOKOLL 24.10.2013 Referensgruppen för barnverksamheten har inkommit med sitt protokoll fört vid mötet 24.10.2013. A. Referensgruppen för barnverksamheten/ protokoll 24.10.2013 Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet antecknar protokollet för kännedom. 102 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING A. Kyrkoherdens beslut nr 79-88/2013 Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet antecknar för kännedom kyrkoherdens beslut nr 79-88/2013.
103 EKONOMISK RAPPORT JANUARI-SEPTEMBER 2013 10 A. Ekonomisk rapport Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet antecknar för kännedom det ekonomiska förverkligandet för januari-september år 2013. 104 TEOLOGERNAS FRIDAGSPLAN FÖR OKTOBER 2013 - JANUARI 2014 Församlingsrådet bör anteckna för kännedom teologernas fridagsplan. A. Fridagsplan oktober 2013- januari 2014 (av praktiska skäl ingår också andra grupper av anställda) Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet antecknar för kännedom teologernas fridagsplan. 105 ANMÄLNINGSÄRENDEN Församlingsrådet antecknade för kännedom följnande ärenden A) Hugo och Maria Winbergs stiftelse tackar för det bidrag församlingsrådet beviljat stiftelsen. B) Församlingens kontaktperson för Samtalstjänsten tackar för det bidrag församlingsrådet beviljat henne. C) Församlingsrådet beviljade Anders Blomberg bidrag för deltagande i ett veckoslutsläger arrangerat av Svenska Lutherska Evangeliföreningen. Anders Blomberg har meddelat att han inte hade möjlighet att delta i lägret. D) Thea Kusenius rapporterade om planeringen av församlingsdagarna 2014.
11 106 FÖRKLARING TILL HÖGSTA FÖRVALTNINGSDOMSTOLEN MED ANLEDNING AV ANNICA NYHOLMS BESVÄR Församlingens tidigare ungdomsarbetsledare Annica Nyholm har inlämnat besvär till Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) över Helsingfors förvaltningsdomstols beslut att fastställa församlingsrådets beslut att säga upp henne. Hon yrkar på att Helsingfors förvaltningsdomstols beslut ska upphävas och hon ges rätt att återgå till sin tjänst. HFD begär förklaring av församlingen som bör vara inlämnad senast 29.11.2013. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet konstaterar att det motsätter sig ungdomsarbetsledare Annica Nyholms yrkande på att Helsingfors förvaltningsdomstols beslut 19.6.2013, gällande fastställelse av Esbo svenska församlingsråds beslut om att säga upp Annica Nyholm från tjänsten som ungdomsarbetsledare, skall upphävas. Församlingsrådet i Esbo svenska församling upprepar innehållet i genmälet från 8.5.2012 och utlåtandet till Helsingfors förvaltningsdomstol 4.9.2012 samt vill ytterligare till HFD framföra förklaringar enligt bilaga. A. Annica Nyholms besvär B. Förklaring till Högsta förvaltningsdomstolen Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet i Esbo svenska församling avger följande förklaring till Högsta förvaltningsdomstolen: Församlingsrådet a) anser att församlingsrådets beslut 3.4.2012 om uppsägningen av Annica Nyholm inte har tillkommit i oriktig ordning och att det inte heller annars strider mot lag b) vill ytterligare framföra förklaringar enligt bilaga.
12 Annilka Olsen Nyberg höll avslutningsandakt. Ordföranden avslutade mötet kl. 21.00 Roger Rönnberg ordförande Nina Lejonqvist-Jurvanen sekreterare Protokollet har justerats och godkänts samt konstaterats överensstämma med mötets förlopp och med där fattade beslut. 2013. Marianne Blom Pehr-Johan Björkstén
13