1 (8) Datum 2016-01-20 Uppföljning av 2015 års interna kontrollplan för arbetsmarknadsnämnden Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF 2012-04-23 85) skall nämnderna varje år antaga en särskild plan för den interna kontrollen. Denna plan skall följas upp av nämnderna och nämnden skall senast i samband med upprättande av årsanalysen rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade 2014-11-05, 191 om gemensamma kontrollmål för nämnderna år 2015. Arbetsmarknadsnämnden beslutade 2014-12-08, 94 (dnr: AMN 2014/116) om interna kontrollmål 2015 (se bilaga). Kontrollmål 1 (kommunövergripande) Korruption, mutor och bestickning Hur arbetar förvaltningarna systematiskt för att förhindra mutor/bestickning, finns riskbedömningar? Arbetsmarknadsnämndens förvaltning kan konstatera att det inte finns några riskbedömningar avseende det systematiska arbetet för att förhindra mutor/bestickning. Arbetsmarknadsförvaltningen kommer att utarbeta verksamhetsanpassade riktlinjer för att motverka tagande respektive givande av muta, samt ritlinjer avseende jäv och andra intressekonflikter. Målet är att riktlinjerna ska beslutas av arbetsmarknadsnämnden vid aprilsammanträdet 2016-04-11. Kontrollmålet har följts upp med resultat att arbetsmarknadsförvaltningen kommer att skapa verksamhetsanpassade riktlinjer avseende mutor/bestickning. Trelleborg1000, v 1.0, 2008-09-16 Arbetsmarknadsnämnden Postadress: Box 63, 231 21 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 www.trelleborg.se Besöksadress: Gasverksgatan 3 b Fax: 0410-102 64 E-post: arbetsmarknadsforvaltningen@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Org.nr: 212000-1199
2 (8) Kontrollmål 2 (kommunövergripande) Policy och riktlinjer Kontroll av att gällande policy och riktlinjer är aktuella och uppdaterade. en har utförts av kommunjuristen. I enlighet med kommentarerna till kontrollmålet har kontrollen omfattat de policys och riktlinjer som framgår av Slättnet http://slettnet/sv/regler-ochstyrning/regler-och-policy-/. Kontrollen har utförts en gång. Policys Policy Upprättad/uppdaterad Aktuell? Representationspolicy Upprättad 2004-12-27 Bedöms inaktuell. Arbete pågår med att revidera policyn. Förslag till ny policy är för närvarande ute på remiss hos samtliga nämnder och bolag (KS 2015/728). Finanspolicy Uppdaterad i februari 2003 Bedöms inaktuell. Arbete pågår med att uppdatera policyn (KS 2015/684). Bör enligt uppdragsbeskrivning vara klart under våren Exploateringspolicy Upprättad 2006-10-05 Bedöms inaktuell. Tekniska nämnden håller på att ta fram en ny policy. Informations- och kommunikationspolicy Upprättad 2008-10-20 Bedöms inaktuell. Ska revideras enligt uppgift från kommunikationsenheten. Kostpolicy Upprättad 2013-09-23 Bedöms aktuell. Tjänsteresepolicy Uppdaterad 2010 Bedöms aktuell. Rehabiliteringspolicy Upprättad 2013-02-25 Bedöms aktuell. Ska
3 (8) Policy avseende terminalglasögon Policy mot sexuella trakasserier och kränkande särbehandling Uppdaterad 2012 Upprättad 2013-10-21 Bedöms inaktuell. Policyn skulle reviderats 2015 och en av föreskrifterna policyn hänvisar till har ersatts av annan. Bedöms aktuell. Policy mot hot och våld Upprättad 2013-12-16 Bedöms aktuell. Ska Policy för rökfri arbetstid Policy avseende hantering av bisysslor Uppdaterad 2014-02-24 Upprättad 2013-02-25 Bedöms aktuell. Bedöms aktuell. Ska Pensionspolicy Uppdaterad i maj 2011 Bedöms inaktuell. Enligt uppgift från personalavdelningen håller en reviderad policy på att tas fram. Ledarpolicy Upprättad 2011-09-26 Bedöms aktuell. Friskvårdspolicy Uppdaterad 2013 Bedöms aktuell. Ska Arbetsmiljöpolicy Upprättad 2005-06-20 Bedöms inaktuell. Enligt uppgift från personalavdelningen håller en ny policy på att tas fram. Alkohol- och drogpolicy Upprättad 2013-02-25 Bedöms aktuell. Ska Upphandlingspolicy Upprättad 2011-11-03 Bedöms inaktuell. En ny policy håller på att tas fram av servicenämnden. Policyn är för närvarande
4 (8) återremitterad till servicenämnden (KS 2015/512). Säkerhetspolicy Upprättad 2005-12-19 Bedöms inaktuell. Enligt uppgift från säkerhetschefen kommer en ny policy att tas fram, förhoppningsvis under Riktlinjer m.m. Ekonomi Riktlinjer för social investeringsfond bedöms inaktuella. Kommundirektören har fått i uppdrag att se över riktlinjerna för ansökningar ur fonden (KS 2014/328). Resursfördelningsmodell styrprinciper och Resursfördelningsmodell slutrapport bedöms inaktuella. Dessa ska uppdateras i enlighet med kommunstyrelsens beslut den 9 september 2015, 207 (KS 2015/618). Föreskrifter för ekonomistyrning bedöms inaktuella. Föreskrifterna behöver kompletteras utifrån lagen om kommunal redovisning. Övriga dokument och reglemente som berör ekonomiarbetet bedöms aktuella och uppdaterade. Kommunikation Samtliga dokument avseende kommunikation varumärkesplattform, riktlinjer för digitala kanaler, grafisk profil, och aktivitetsplan för sociala medier bedöms aktuella och uppdaterade. Personal Samtliga dokument under denna underrubrik bedöms aktuella och uppdaterade. Övriga Reglemente för intern kontroll och kontinuitetsplan vid utebliven dosleverans bedöms aktuella och uppdaterade. Övriga dokument riktlinjer säkerhetsarbetet, personuppgiftslagen och informationssäkerhet bedöms inaktuella. Enligt säkerhetschefen ska dessa ersättas av nya, förhoppningsvis under Kontrollmål 3 (kommunövergripande) Arkivering Kontroll av Arbetsmarknadsförvaltningens dokumenthanteringsplan Kontroll av att det finns en upprättad och beslutad dokumenthanteringsplan som är aktuell avseende organisation och hantering av handlingar.
5 (8) granskningen har utförts av: Kommunarkivarien granskningen har utförts: 2015-12-11 en utgår från gällande arkivreglementet för Trelleborgs kommun fastställt av kommunfullmäktige 2012-11-26 samt gallringsråd utgivna av samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Kontroll av följande innehåll har granskats: - Att planen omfattar samtliga verksamheter inom förvaltningen. - Att den anger hur handlingar skall sorteras, förvaras och gallras. Resultatet Arbetsmarknadsförvaltningen har en upprättad och beslutad plan som omfattar samtliga verksamheter inom förvaltningen. Det finns angivet sorteringsordning, förvaringsplats och gallring. en är gjord i enlighet med framtagen rutin och visar att arbetsmarknadsnämnden har en aktuell och beslutad dokumenthanteringsplan avseende organisation och hantering av handlingar. Kontrollmål 4 (nämndsinternt) Riktlinjer och rutiner för ekonomiskt bistånd. Kontroll efterlevnad av riktlinjer och rutiner för ekonomiskt bistånd. en har gått tillväga på så sätt att 5 ärenden har slumpvist valts ut per handläggare för ekonomiskt bistånd. Rimlig och skälighetsbedömning relaterat till riktlinjer ekonomiskt bistånd har gjorts. Olika fokus vid uppföljningen utifrån förvalda avsnitt ur riktlinjerna. Handläggaren har gått igenom ärenden och rapporterat till enhetschef som i sin tur rapporterat en sammanställning till arbetsmarknadschef. Åtgärder utifrån resultat har gjorts i samråd mellan arbetsmarknadschef och enhetschef. Följande kontrollområden har valts ut: Jan-mars: Beslut och agerande tillfälliga boenden April-juni: Beslut feriepeng Juli-sept: Beslut skulder Okt-dec: Beslut utifrån behov som uppståtts vid tidigare månaders granskningar. Samtliga granskade ärenden uppfyller rimlig skälighetsbedömning kopplat till riktlinjer för ekonomiskt bistånd och därmed är kontrollmålet uppfyllt.
6 (8) Kontrollmålet har följts upp och kontrollmomentet har följts. Kontrollmål 5 (nämndsinternt) Riktlinjer och rutiner för dokumentation i verksamhetssystemen. Kontroll efterlevnad av riktlinjer och rutiner för dokumentation i verksamhetssystemen. Myndighetsenheten (ekonomimodulen procapita) Slumpvist urval 5 ärenden per handläggare för ekonomiskt bistånd och handläggare för ensamkommande. Rimlig och skälighetsbedömning av innehållet jmf kraven i 11 kap 5 och 6 SOL. Rapport till enhetschef som gjort ställningstagande för behov av eventuella åtgärder. Vidarerapport till arbetsmarknadschef. Arbetsmarknadsenheterna (arbetsmarknadsmodulen procapita) För att mäta att dokumentationen är adekvat har arbete och kompetens och navigatorcentrum säkerställt att: 1. Alla som är inskrivna i arbetsmarknadsmodulen har ifylld utbildningsoch yrkesbakgrund. 2. Att alla inskrivna har en dokumenterad och aktuell handlingsplan. Det förstnämnda har mätts genom att se vilka ärenden som inte haft något ifyllt i respektive kartläggningsdel; utbildning och yrkesbakgrund. Arbetsmarknadssekreterare har tillsett detta var tredje månad genom slagning i procapita. Det har rapporterats till arbetsmarknadschef hur många som saknat komplett dokumentation. I anslutning till detta har arbetsmarknadssekreterare skickat lista på inkompletta ärenden till enhetschefer på NC och AoK; listan har innefattat vilken sökande som saknar dokumentation kring utbildning/yrkeserfarenhet och vem som har varit arbetsmarknadssekreterare/ungdomsutvecklare, i syfte att bristande dokumentation ska åtgärdas skyndsamt. På liknande sätt har det säkerställts att inskrivna har en dokumenterad aktuell handlingsplan. Även här har arbetsmarknadssekreterare gjort en slagning i procapita var tredje månad för att se vilka sökande som eventuellt inte har en aktuell handlingsplan, d.v.s. där tidsgränsen har löpt ut. Resultatet har rapporterats till arbetsmarknadschef. I anslutning till detta har lista skickats på inkompletta ärenden till enhetschefer på NC och AoK, listan har innefattat vilka sökande som saknar aktuell handlingsplan och vem som är ansvarig arbetsmarknadssekreterare/ungdomsutvecklare, i syfte att brister ska åtgärdas skyndsamt.
7 (8) Etableringsenheten Etableringsenheten har var tredje månad gjort kontroller av 2 slumpvis utvalda akter. Genomgång har gjorts genom kontroll om dokumentationen i akterna har följt upprättade riktlinjer och rutiner. I de fall som detta inte gjorts ska brister har åtgärdats omedelbart. Kontrollen har gjorts av enhetschef. För att rätt insats och rätt erbjudande ska gå till rätt person gäller det att verksamhetssystemet för nämndens verksamhet ständigt är uppdaterad. Inte minst då det handlar om arbets- och utbildningsbakgrund bland sökande. Om inte erbjudande och insatser riktas rätt så blir tredje part lidande, i detta fall kan det handla om viktiga samarbetspartners inom näringslivet vilket kan vara förödande för ett vidare samarbete. Kontrollmålet har följts upp, dock är inte hela kontrollmålet fullt ut uppnått. När det gäller bedömningen av handläggningen av ekonomiskt bistånd/handläggning ensamkommande barn och unga, aktuella handlingsplaner och kontroll av akter på etableringsenheten så har kontrollerna visat att detta är tillfylles. Dock saknar en alltför hög grad av de inskrivna personerna i arbetsmarknadsmodulen relevant ifylld utbildnings- och arbetslivserfarenhet. Nämndens verksamhet har under hösten 2015 sett över och uppdaterat de rutiner som finns vid inskrivning av nya sökande i verksamhetssystemet. De senaste två åren har verksamheten utvecklats i den riktning att det största ansvaret ligger på den enskilde individen att ha ett uppdaterat CV för att på så vis kunna ha relevanta ansökningshandlingar när de söker arbete. Utöver detta har mer resurser satsats på aktivt jobbsök i syfte att den sökande har ett snyggt och innehållsrikt CV. Nämnden har fattat beslut om att även under 2016 granska dokumentationen av arbetslivserfarenhet och utbildningsnivå, vilket gör att systematiken kring detta upparbetats från två håll. Kontrollmål 6 (nämndsinternt) Utbetalningar av ekonomiskt bistånd. Genomgång av gjorda utbetalningar av ekonomiskt bistånd. en har gått tillväga som så att 5 ärenden har slumpvist valts ut per handläggare och månad för ekonomiskt bistånd. Det har varit olika fokus vid uppföljningarna utifrån förvalda avsnitt ur riktlinjerna. Fokus har varit om rätt utbetalningar har skett i de granskade utbetalningarna. Handläggaren har gått igenom ärenden och rapporterat till enhetschef som i sin tur rapporterat en sammanställning till arbetsmarknadschef. Åtgärder utifrån resultat har gjorts i samråd mellan arbetsmarknadschef och enhetschef. Kontrollmålet har följts upp månadsvis och granskningen har visat att inga felaktigheter har gjorts vid utbetalningar av ekonomiskt bistånd. Sålunda görs bedömningen att kontrollmålet är uppnått.
8 (8) Trelleborg 2016-01-22 Cecilia Lejon Förvaltningschef Arbetsmarknadsförvaltningen Ola Johnsson Arbetsmarknadschef Arbetsmarknadsförvaltningen