STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 07 Februari 2011 DNR 367-10/2011 Granskningspromemoria 2010 SKOLFASTIGHETER I STOCKHOLM AB (SISAB)
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande...1 2 Redogörelse för granskningsresultatet...1 2.1 Särskild granskning... 1 2.1.1 Förtroendekänsliga områden...1 2.1.2 Tillämpning av offentlighetsprincipen...2 2.1.3 Avtalshantering...3 2.1.4 Hållbar energianvändning...5 2.2 Basgranskning... 5 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll...5 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser...6 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag...7
STADSREVISIONEN 1(8) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 18 maj 2010. Vid planeringsmöte den 1 juni 2010 avseende SISAB, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2010-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 27 september 2010, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 11 februari 2011. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande områden: Förtroendekänsliga områden Tillämpning av offentlighetsprincipen Avtalshantering Hållbar energianvändning Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Förtroendekänsliga områden Revisionskontoret har genomfört en granskning med syftet att bedöma om de styrande dokument bolaget har upprättat inom de förtroendekänsliga områdena gör att förutsättningar finns för en tillräcklig intern kontroll inom dessa områden. En verifierande granskning genom stickprov har skett för att bedöma om bolagsledningen och övriga anställda följer gällande regler för representation, kontokortsanvändning och resor.
STADSREVISIONEN 2(8) Iakttagelser Styrelsen har antagit en etisk policy för bolaget år 2000 som senast är reviderad 2007-11-20. Här framgå bl a tydliga regler vad som gäller för gåvor och evenemang. Vidare skickas alltid ut ett brev till berörda leverantörer och samarbetspartners där det tydligt framgår bolagets policy i samband med representation och att bolaget iakttar stor försiktighet i samband med representation. Bolaget har även antagit Riktlinjer om mutor och representation (2002-12-05, reviderad 2009-11-24). Denna innehåller allmänna regler där det t ex framgår att all representation ska ske med stor restriktivitet och att bolaget inte utnyttjar företagskort betalning för representation ska ske kontant, med privatkort eller faktura. Vidare finns regler för vad som avses med intern representation och extern representation. Vid stickprovsgranskning av verifikationer bokförda på berörda konton per 2010-10-31 har konstaterats att riktlinjerna efterlevs. Endast i ett fåtal fall saknades ändamål (syfte) och namn på deltagare. Komplettering av dessa verifikationer har gjorts i efterhand. Revisionskontorets bedömningar och kommentarer Revisionskontoret bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig inom de delar av det förtroendekänsliga området som har varit föremål för granskning. 2.1.2 Tillämpning av offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen är viktig för rättssäkerhet, effektivitet och demokrati. För att garantera insyn i myndigheternas arbete har principen om handlingsoffentlighet skrivits in i en av grundlagarna, tryckfrihetsförordningen. Revisionskontoret har granskat bolagets tillämpning av offentlighetsprincipen vad gäller handlingsoffentlighet. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget följer gällande lagar, förordningar och stadens regler vad gäller diarieföring och utlämnande av handlingar. Iakttagelser Bolaget har ett stort antal styrande och stödjande dokument som innehåller information om registrering och utlämnande av allmän handling. Dokumenten innehåller även riktlinjer kring ansvarsfördelning och arkivering.
STADSREVISIONEN 3(8) Bolagets rutin- och policydokument finns tillgängliga på intranätet. Det finns även en broschyr framtagen, som alla anställda har fått, där det på ett överskådligt sätt framgår vad som gäller angående dokumenthantering. Nyanställda får information om offentlighetsprincipen och i övrigt lämnas råd och stöd från personalen i registraturen till avdelningar och enheter. På bolaget är diarieföringen uppdelad i två delar. Upphandlingsärenden diarieförs av upphandlingsenheten och övriga handlingar diarieförs centralt av registraturen. Bolaget använder diariesystemet Diabas. Alla inkommande dokument scannas in i detta system. Beslut om att inte lämna ut något dokument, t ex på grund av sekretess, fattas av VD. När det gäller postöppningen finns en dokumenterad rutinbeskrivning. Fullmakt finns för samtliga anställda när det gäller postöppning. Stickprov har genomförts utifrån ett antal slumpvis valda ärenden i diariesystemet. Stickproven visar att dessa ärenden har hanterats på ett korrekt sätt enligt gällande regelverk. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontoret bedömer att bolaget i allt väsentligt har ändamålsenliga regler och riktlinjer för hantering av allmänna handlingar. De styrdokument som finns täcker in de aspekter som utgör fokus i denna granskning; registrering och utlämnande av allmän handling samt hantering av sekretess. Revisionskontoret bedömer vidare att personalen har getts förutsättningar att förstå och kunna tillämpa offentlighetsprincipen. Arbetet med att kontinuerligt informera/utbilda berörda tjänstemän att agera i enlighet med givna instruktioner bedöms som en kritisk faktor som bör prioriteras. Vår sammanfattande bedömning är att de allmänna handlingar som passerar registraturet (och upphandlingsenheten) hanteras på ett tillfredsställande sätt. 2.1.3 Avtalshantering Bolaget anlitar konsulter, entreprenörer och leverantörer för betydande delar av verksamheten. Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en god avtalspart och beställare. Syftet med granskningen är att bedöma hur väl bolaget följer upp ingångna avtal.
STADSREVISIONEN 4(8) Iakttagelser Bolagets upphandlingsverksamhet är centraliserad. Samtliga upphandlingar genomförs av bolagets upphandlingsavdelning på uppdrag av och i samråd med verksamhetsansvariga. Upphandlingsavdelningen ansvarar för att samtliga avtal, ramavtal och upphandlade avtalsparter registreras i bolagets beställningssystem som samtliga berörda handläggare har tillgång till. Projektavtalen registreras inte i beställningssystemet. Däremot är samtliga avtal registrerade i bolagets diariehanteringssystem och arkiveras i separata arkiv. I bolagets upphandlingspolicy framgår bl a att chef för respektive avdelning och region ansvarar för beställning mot ramavtal och direktupphandling sker i enlighet med upprättade riktlinjer, anvisningar och mallar, samt SISABs attestinstruktioner. Ramavtalen för olika områden är upphandlade med en fördelningsnyckel, som innebär att en procentuell uppdelning fastställs för hur avropen ska fördelas mellan avtalsparterna. T ex när det gäller ramavtalet för elinstallation är en avtalspart garanterad 45 procent av total verklig volym, övriga avtalsparter i ramavtalet är garanterade 35 respektive 20 procent. Upphandlingsavdelningen bevakar hur avropen fördelas mellan respektive avtalspart så att rätt volym enligt avtalen avropas. För att kunna hantera en faktura från en leverantör måste denna vara registrerad i beställningssystemet, vilket innebär att det inte går att beställa från en leverantör som inte bolaget har avtal med. Upphandlingsavdelningen bevakar avtalens giltigheter. Kontakt tas i god tid med berörd avdelning med förfrågan om vilka avtal som ska sägas upp, förlängas eller om ny upphandling ska genomföras. Upphandlingsavdelningen ansvarar också för att löpande seriositetskontroller av de företag som SISAB har ramavtal med genomförs. När det gäller anlitande av underleverantör framgår av bolagets Administrativa föreskrifter för ramavtal att det är avtalsparten som har det fulla ansvaret för att i händelse att de anlitar en underleverantör, samt ska tillse att deras underleverantör också följer vad som gäller mellan SISAB och avtalsparten. SISAB gör normalt inte någon kontroll av underleverantör, förutom när avtalsparten anmäler till SISAB att de har för avsikt att anlita en underleverantör och när så sker ska de ange vilken. Då kan SISAB begära av sin avtalspart att de genomför och redovisar en seriositetskontroll innan SISAB godkänner deras underleverantör. Revisionskontoret har genomfört en stickprovskontroll av vissa bolag med höga belopp bokförda i leverantörsreskontran. Avtal för samtliga dessa bolag har återfunnits i bolagets avtalsregister samt i diariet.
STADSREVISIONEN 5(8) Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget ändamålsenliga rutiner och god kontroll över sina leverantörsavtal vad gäller registrering, bevakning, förnyelse, uppsägning mm. 2.1.4 Hållbar energianvändning Revisionskontoret har granskat hur några av stadens byggnadsförvaltande nämnder och styrelser arbetar med energieffektivisering (revisionsrapport 2, oktober 2010). SISAB har ingått i granskningen. Revisionskontorets bedömning och kommentarer I rapporten gjordes den sammanfattande bedömningen att SISAB har en tillfredsställande styrning och kontroll av arbetet med energieffektivisering. Bolaget bedömdes arbeta på ett systematiskt sätt med styrning och uppföljning av sitt energieffektiviseringsarbete. Revisionsrapporten behandlades av bolagets styrelse 2010-11-23. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen antog 2009-11-24 en internkontrollplan för år 2010 som till stora delar överensstämmer med internkontrollplanen för år 2009. Planen bygger på en riskanalys av bolagets omvärlds-, process- och beslutsrisker. Rapportering till styrelsen av internkontrollarbetet för 2009 gjordes på sammanträde i mars 2010. Här framgick att internkontrollplanen i huvudsak har följts.
STADSREVISIONEN 6(8) Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolaget har arbetat enligt fastställd policy och plan för 2010. De kontroller som tagits upp i planen har i stort sett genomförts, avrapportering till styrelsen kommer att göras under våren 2011. 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2010 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. SISAB har fått ett minskat resultatkrav på 80 mnkr med anledning av ärendet Stimulans för Stockholm. Resultat efter finansnetto, mnkr Kf:s budget Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut -80-80 -80-90 -97 Tertialrapport 1 och 2 Resultatet efter finansnetto exklusive realisationsvinster beräknas till -80 mnkr efter prognosen i tertialrapport 1 och till -90 mnkr efter prognosen i tertialrapport 2. Resultatet efter realisationsvinster/förluster beräknas till -74 mnkr respektive -84 mnkr. Intäkts- och kostnadsutvecklingen analyseras och förklaras i tertialrapporterna. Bokslut Enligt VD-kommentaren till bokslutet uppgår resultatet efter finansnetto exklusive realisationsvinst till -97 mnkr, vilket ska jämföras med det fastställda resultatkravet om -80 mnkr. Om man tar hänsyn till realisationsvinsten uppgår årets resultat till -87 mnkr. Avvikelsen beror främst på höga kostnader för uppvärmning och snöröjning. Investeringar, mnkr Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 682 522 527 459
STADSREVISIONEN 7(8) Tertialrapport 1 och 2 I prognos 1 beräknas investeringarna uppgå till 522 mnkr och i prognos 2 till 527 mnkr. Avvikelserna mot budget beror främst på stoppade/förskjutna projekt. Bokslut Av VD-kommentaren framgår att investeringarna uppgår till 459 mnkr, vilket är en minskning i förhållande till budget med 223 mnkr. Av analysen framgår att avvikelsen beror på stoppade och förskjutna projekt. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning är bolagets prognossäkerhet tillfredsställande. Fullmäktiges resultatkrav har inte helt uppnåtts. Nöjaktiga förklaringar till detta redovisas. Beträffande investeringarna finns en stor avvikelse mellan bokslut och prognos 2. Detta förklaras med stoppade/förskjutna projekt. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2010 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: Bolaget ska arbeta kontinuerligt med åtgärder för en tryggare miljö i och omkring förskolan och skolan. Prioriteringen av förebyggande åtgärder mot klotter och annan skadegörelse ska fortsätta. Bolaget ska tillsammans med stadsdelsnämnderna och utbildningsnämnden verka för kostnadseffektiva lösningar Bolaget ska arbeta med utveckling och förvaltning av förskole- och skollokaler Bolaget ska arbeta kontinuerligt med åtgärder som bidrar till energieffektivisering. Bolaget ska i samarbete med utbildningsnämnden genomföra nödvändiga åtgärder så att utbildningsnämndens krav på minskade energikostnader uppnås Bolaget ska fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader
STADSREVISIONEN 8(8) Revisionskontorets bedömning och kommentar Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Lars-Erik Örsing Bitr stadsrevisor Stefan Rydberg Certifierad kommunal revisor