Innehållsstrategi för SLU:s webbplatser

Webbredaktionen 2016-09-12 Innehållsstrategi för SLU:s webbplatser Webben är central för SLU:s digitala kommunikation. Målet är att erbjuda våra målgrupper en tillgänglig och inspirerande webb, där vi synliggör universitetet, hjälper besökaren att utföra sitt ärende och underlättar kunskapsutbyte. 1. Varför en innehållsstrategi? SLU:s webbplatser är omfångsrika, har många målgrupper med olika behov, många webbpublicerare och många informationslämnare som bidrar till innehållet. För att webben som helhet inte ska bli spretig, har SLU:s webbredaktion tagit fram en innehållsstrategi. Det är en plan för att identifiera och publicera rätt innehåll, för rätt målgrupp och i rätt tid, så att kontakt kan skapas mellan mottagare och avsändare. Innehållsstrategin gäller allt material publicerat på våra tre officiella webbplatser: www.slu.se externwebben, för alla externa målgrupper https://internt.slu.se medarbetarwebben, för SLU:s anställda https://student.slu.se studentwebben, för SLU:s antagna studenter SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00 Org.nr 202100-2817 info@slu.se www.slu.se

Innehållsförteckning Innehållsstrategi för SLU:s webbplatser... 1 1. Varför en innehållsstrategi?... 1 2. Bakgrund... 3 2.1 Vem ska använda denna strategi?... 3 2.2 Innehållsstrategins huvudregler för webbarbetet... 3 2.3 Vilka webbar omfattas av strategin?... 3 2.4 Vad baseras strategin på?... 4 2.5 Lagar och regler på webbområdet... 4 3. Skriva för webben... 5 3.1 SLU:s målgrupper... 5 3.2 Personas visar målgruppens behov... 5 3.3 Parallellspråkighet och klarspråk... 6 3.4 Vad kännetecknar en bra webbplats?... 6 3.5 Välj ambitionsnivå!... 7 3.6 Allt ska inte finnas på webben... 8 3.7 Sökmotoroptimering skriv så att Google förstår... 9 4. Bildspråk och bildhantering... 9 4.1 SLU:s bildspråk... 9 4.2 När och hur ska bild användas?... 10 4.3 Bildhantering... 10 4.4 Var kan man hitta bilder?... 10 5. Struktur och navigering... 10 5.1 Sidor på olika nivåer och med olika syfte... 10 5.2 Navigering utan vänstermeny... 11 5.3 Megameny... 11 5.3.1 Den redaktionella ytan i megamenyn... 11 5.4 Taggar... 12 6. Sidtyper och funktioner... 12 6.1 Vilken sidtyp ska du välja till vad?... 12 7. Mediabibliotek och filstruktur... 13 7.1 Kontaktblock... 14 8. Ansvar för och administration av webbplatsen... 15 8.1 Vem bestämmer vad i webborganisationen?... 15 8.2 Vem är ytterst ansvarig?... 15 8.3 Vem ansvarar för enhetens sidor som helhet... 15 8.4 Vem ansvarar för innehållet på enskilda sidor?... 15 8.5 Hur ofta ska sidorna uppdateras?... 15 8.6 Vem sköter dina sidor när du är borta?... 16 2(16)

2. Bakgrund 2.1 Vem ska använda denna strategi? Om du är webbpublicerare på någon av SLU:s webbplatser bör du ha full koll på innehållet i denna strategi. SLU:s gemensamma webbredaktion ser till att strategin hålls aktuell, och att ändringar och kompletteringar sprids till webbnätverket. Den som bidrar med text och bild till webben (informationslämnare) kan också behöva läsa igenom och följa strategin. Annars kan du som webbpublicerare behöva göra stora förändringar i det inlämnade materialet för att det ska passa på webben tillsammans med övrigt webbinnehåll. Konkreta tips och rekommendationer till dig är markerade med en tipsskylt inne i dokumentet. 2.2 Innehållsstrategins huvudregler för webbarbetet Ett lyckat webbarbete handlar om att publicera rätt innehåll till rätt målgrupp och i rätt tid. Det gör vi genom att använda strategins huvudregler: 1. Allt du publicerar ska ha ett tydligt syfte och en tydlig mottagare (målgrupp). 2. Utgå från besökarens behov anpassa innehållet efter din målgrupp. 3. Var tydlig med vad du vill att din besökare ska göra när hen har läst sidan. 4. Följ SLU:s regler för sidor, struktur och språk, så bidrar du till att webbplatsen upplevs som en helhet. 5. Anpassa ambitionsnivån för dina sidor till den tid som avsätts för webbarbete på din enhet. 6. Publicera bara material som din verksamhet äger och tar ansvar för. 7. Innehållet ska vara aktuellt och efterfrågat. Hur du kan följa dessa huvudregler framgår av resten av dokumentet. I webbnätverket diskuteras strategin och där kan du få konkret hjälp med ditt webbarbete. 2.3 Vilka webbar omfattas av strategin? Innehållsstrategin ska följas både av SLU:s officiella webbar, inklusive institutioner, centrumbildningar etc, och av dess subwebbar. Andra digitala kanaler är t ex olika nyhetsbrev i Apsis, bloggar och webbplatser byggda i Wordpress, personaltidningen Resurs och konton i sociala medier. Innehållsstrategin styr inte innehållet i dessa kanaler, men bör användas som vägledande även där. 3(16)

2.4 Vad baseras strategin på? Strategin baseras på SLU:s verksamhetsidé, kommunikationspolicy och språkpolicy samt på omvärldsanalys på webbområdet. Omvärldsanalysen görs kontinuerligt och är en viktig del av SLU:s webbarbete. Besökarnas behov och upplevelse när de använder webbplatserna är en nyckelfaktor för den kontinuerliga utvecklingen av webbplatserna. Besökarnas åsikter samlas in med hjälp av enkätundersökningar, kvalitativa undersökningar och vid direktkontakt med SLU:s webbnätverk. Webbredaktionen gör en övergripande omvärldsanalys och föreslår nödvändiga förändringar, utifrån hur webbutvecklingen ser ut utanför SLU. Främsta källan är den årliga nationella undersökningen Svenskarna och Internet, men även internationella rön används i analysen. Därtill kommer vi att utarbeta en digital strategi som ska länka ihop SLU:s samlade digitala kanaler och satsningar. Läs mer i SLU:s verksamhetsidé, språkpolicy och kommunikationspolicy. 2.5 Lagar och regler på webbområdet Personuppgiftslagen (PUL) styr vilka personuppgifter vi får publicera. Upphovsrättslagen berör t ex vilka bilder och dokument vi publicerar. Arkivlagen hur ofta och på vilket sätt webbplatsen arkiveras. Vägledning för webbutveckling användbarhet och tillgänglighet Post- och telestyrelsen har tagit över vägledningen från förutvarande E-delegationen. Det är exempelvis viktigt att se till att det du länkar till har så tydliga filnamn att man förstår av namnet vad det är i filen. Läs mer om rekommendationerna på Vägledning för webbutveckling, tydliga filnamn. Gallring och arkivering Allt som en myndighet publicerar på sin webbplats är allmänna handlingar. Det innebär också att allmänheten har rätt att ta del av webbsidor som tidigare har varit publicerade på webbplatsen, men som inte är det längre. Gallring får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och handlingarna har bedömts sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning. Varje myndighet ansvarar för sitt eget arkiv. SLU:s webbplatser arkiveras i sin helhet två gånger per år. Det görs av IT-avdelningen. Vid frågor om hur lagkraven påverkar webbpubliceringen, kontakta webbredaktionen eller vänd dig direkt till SLU:s jurister. 4(16)

3. Skriva för webben 3.1 SLU:s målgrupper SLU:s webbplatser har några tydligt definierade och prioriterade målgrupper. Listorna över målgrupper gör inte anspråk på att omfatta samtliga användare på webbplatserna, men tar upp de viktigaste. Externwebben (EW) De externa svenska sidorna, inklusive institutioner, centrumbildningar och andra projekt, har alla eller några av dessa målgrupper: presumtiva studenter yrkesverksamma inom sektorerna och SLU-alumner beslutsfattare och finansiärer media specialintresserad allmänhet svensktalande forskare vid och utanför SLU svensktalande studenter utanför SLU. De externa engelska sidorna, inklusive institutioner, centrumbildningar och andra projekt, har alla eller några av dessa målgrupper: engelsktalande forskare i och utanför Sverige engelsktalande studenter utanför SLU och presumtiva studenter i och utanför Sverige internationella beslutsfattare och finansiärer Medarbetarwebben (MW) Målgruppen för medarbetarwebben är svenskspråkiga och engelskspråkiga anställda vid SLU. Studentwebben (SW) Befintliga studenter Nyantagna studenter 3.2 Personas visar målgruppens behov Genom olika enkäter och undersökningar har vi en generell bild över dessa användares behov och åsikter och kan därför målgruppsanpassa webbplatserna. Men det finns delar av webbarna som riktar sig mot helt andra målgrupper, och där är rekommendationen att analysera deras behov och åsikter för att ta reda på vilket innehåll som lämpar sig bäst för dem. Några av våra målgrupper finns beskrivna i personliga användarprofiler, så kallade personas, för att det ska vara lättare för webbpublicerarna att sätta sig in i personens/målgruppens behov och åsikter. 5(16)

Använd användarprofiler (personas) när du diskuterar med dina informationslämnare om hur innehållet bör målgruppsanpassas. Fråga oss i webbredaktionen efter de som vi har arbetat med! 3.3 Parallellspråkighet och klarspråk SLU är ett svenskt universitet, men har många internationella kontakter. Vi har även medarbetare och studenter som inte behärskar svenska. Rektor har därför beslutat att SLU ska vara ett parallellspråkigt universitet. Det innebär att mycket information på webben måste finnas på både svenska och engelska. Av resursskäl är det inte möjligt att översätta all information. Därför måste en bedömning göras från fall till fall, beroende på vilka som är de viktigaste målgrupperna. Ett riktmärke för vad som måste finnas på både svenska och engelska webbsidor på medarbetar- och studentwebben är sådan information som behövs för att någon ska kunna utföra sitt arbete eller sina studier. All information på medarbetarwebben med hela personalen som målgrupp ska finnas på både svenska och engelska. Om hela eller delar av målgruppen inte behärskar svenska ska informationen finnas på både svenska och engelska i någon form. Om det inte är möjligt att översätta hela texten finns två alternativ: 1. Översätta en sammanfattning av texten. 2. Hänvisa till andra sätt att få samma information. Kom ihåg att inte blanda svenska och engelska på samma språkversion av sidan! Det blir rörigt och förvirrande. Vilka externa webbsidor som måste finnas på båda språken bestäms av vilken målgrupp du har. SLU är en myndighet och ska följa språklagens bestämmelser om klarspråk. Det innebär att använda ett vårdat, enkelt och begripligt språk. Information om hur du beställer översättning och språkgranskning finns på medarbetarwebbens text- och språksidor. Om du behöver ytterligare stöd, vänd dig till SLU:s språkkoordinator. 3.4 Vad kännetecknar en bra webbplats? En bra webbplats ger besökaren vad den vill ha. Det kan vara att få svar på frågor, att hitta kontaktuppgifter eller att kunna utföra det ärende man kom till webben för att göra. Därför ska du alltid utgå från och anpassa dina webbsidor utifrån besökarens behov. Du behöver veta tre saker för att skapa bra innehåll: 6(16)

Vilka är dina viktigaste målgrupper? Vad gör de på dina sidor? Hur kommer de dit? Google, navigerar sig fram eller via direktlänk? Ju mer information du har om dina besökare, desto bättre sidor kan du erbjuda dem. Genom att följa de checklistor och tips som du får här och i annat stödmaterial, har du möjlighet att skapa ett innehåll som är anpassat och strukturerat för att möta behoven hos dina användare. Tänk på att dina sidor är en del av en helhet på webben. Om du frångår regelverket, blir det förmodligen bara rörigare för besökaren. Föreslå istället eventuella förändringar i regelverket, om du har idéer om hur innehåll ska struktureras eller placeras på webbsidorna. 3.5 Välj ambitionsnivå! Du som publicerar innehåll ska ha kommit överens med din chef om hur mycket tid du kan avsätta för webbarbetet. Det avgör ambitionsnivån med webbsidorna för din verksamhet. Ambitionsnivå 1 ska man välja om man inte har så mycket tid avsatt för webbarbete. För att webben ska kännas komplett ur ett SLU-gemensamt perspektiv, behöver viss information alltid finnas (nivå 1), annat kan man bygga på med (nivå 2 och 3). Nivå 1 En verksamhetsstartsida som kort beskriver huvuduppdraget, tydliga kontaktvägar, samt länkar till för målgruppen viktiga sidor. Se detaljer på demosidor för institutioner m.fl. En kontaktlista över personalen som jobbar på enheten eller inom verksamhetsområdet. Nivå 2 Lätthittade länkar eller ingångar till era mest besökta sidor. Fördjupad information om ert huvuduppdrag. Beskriv verksamheten med besökaren i åtanke. Vilka frågor besvarar du i texten? Du behöver inte berätta om allt ni gör! Exemplifiera gärna. Nivå 3 Nyheter/aktuellt på enheten. Information om kommande händelser och nyheter från enheten till er målgrupp. Kopplingar mellan webb och sociala medier. Särskilda sökfunktioner, t ex sök publikationer. Delade blogginlägg. Videoreportage eller instruktionsfilmer. 7(16)

3.6 Allt ska inte finnas på webben Webben är den viktigaste kanalen inom SLU, men det finns flera andra system som kompletterar den. Om det finns digitala system eller verktyg för ett specifikt syfte, ska dessa användas, se SLU:s kommunikationspolicy. Nedan finns exempel på system som ska användas för specifikt innehåll, t ex för att kommunicera med studenter. På medarbetarwebbens startsida finns det en ingång till Verktyg och system, varifrån du hittar information om samtliga system och även vem man vänder sig till med frågor. Idis här administrerar katalogansvariga informationen om alla anställda och verksamma samt organisationers namn och adress, dvs. det som visas i bl.a. personsök på webben. Sharepoint bra lösning som kan ersätta låsta interna sidor, forskarskolor, projekt, där man behöver dokumenthantering, delning av dokument, checka ut/in, kommentera osv. Upp till 10 Gb är gratis, AD-inloggning styr behörigheter. Bloggar använd Wordpress och länka in ett flöde därifrån till en webbsida i Episerver. Webbtjänster, från databaser, en inramad sida i Epi7. a) löses med en extern länk om det är ett SLU-gränssnitt i källsystemet, ex. Musselportalen. b) Använd sidtypen Ingångssida (bredare än Standardsida) och rama in källsystemets sida. Enkätverktyg det finns särskilda verktyg för att skapa och genomföra enkäter, se listan över verktyg på medarbetarwebben. Lediga tjänster publiceras i en databas men visas upp i en lista på webbplatsen. Publiceras inte med Episerver. Fronter är digitala kursrum för kurser på SLU. I ett fronterrum kan kursledaren välja att kommunicera, distribuera, utvärdera och samla in information för kursen tillsammans med kursdeltagarna. Slukurs är SLU:s utbildningsdatabas med utbildningsplaner, kursplaner, kurstillfällen och information som man kan välja att spegla ut på webben. Slunik alla kurser får en kurssida i Slunik som visas på webben tillsammans med information från Slukurs. All administration för vad som ska visas görs i Slunik. I Slunik kan man lägga upp länkar, dokument, litteratur, meddelanden och scheman. Ladok kursdokumentation såsom antagning till kurs och program, samt resultat på kurser. Informationen visas på studentwebben i det som kallas Mina studier. Via Mina kurser kan man även ta emot tentamensanmälningar. CareerGate annonser för examensarbeten, praktikplatser och arbeten för våra studenter. Kronox (Våra kurser) information om våra undervisningslokaler som visas på webben. 8(16)

Gör kurssidor i Slunik, inte på externwebben! Se Administrativa stödfunktioner för lärare på SLU medarbetarwebben. 3.7 Sökmotoroptimering skriv så att Google förstår En stor andel av dem som besöker våra webbsidor, söker sig hit via Google som är den i särklass vanligaste sökmotorn. Därför är det viktigt att sidan är utformad så att den hittas lätt av sökmotorerna. Det finns många saker som påverkar hur just dina sidor syns i Google. Sökmotoroptimering är numera ett särskilt kompetensområde, eftersom det är så mycket som spelar in för resultatet. Nedan finns några grundregler som du ska hålla dig till för att göra ditt innehåll synligt: 1. Bestäm syftet med din sida. Vem riktar du dig till, vad är syftet/budskapet, och vad ska besökaren kunna göra efter att ha sett din sida? Vilka nyckelord gäller för innehållet på sidan? 2. Var noga med hur du formulerar huvudrubriken. Google vill ha svar så fort som möjligt och så relevant som möjligt. Lägg därför in nyckelorden i rubriken. Även besökarna är betjänta av detta. 3. Strukturera innehållet med mellanrubriker. Gör sidan lättöverskådlig genom att använda många mellanrubriker och ha korta stycken. Använd formateringen för mellanrubriker, det brukar rankas högt av Google. 4. Bildtexter har också ett högt värde för både sökmotorer och besökare. Använd formatering för bildtext, se ovan. 5. Google rankar länkning högt. Jobba på att få andra att länka till din sida. Lägg gärna in interna länkar också, dvs. länkar inom SLU-webben. Det är också något som värdesätts av Google. 6. Uppdatera sidorna ofta. Aktiva webbplatser rankas högre än inaktiva. När sökmotorer märker att SLU:s webb uppdateras ofta, så indexeras hela webben oftare. 7. Ha tålamod. Sökoptimering är ingen quick-fix. Det är ett ständigt arbete med att säkerställa att din webbplats är synlig för sökmotorerna På medarbetarwebbens sida Skriva för sökbar webb finns det mer att läsa i detta ämne. 4. Bildspråk och bildhantering 4.1 SLU:s bildspråk SLU:s bildspråk ska inge förtroende och kännas äkta. Det innebär att vi vill använda verkliga, icke arrangerade bilder från SLU:s verksamhet i så hög utsträckning som möjligt. Bilderna ska vara intressanta, aktuella samt av hög 9(16)

estetisk och teknisk kvalitet. De ska spegla och levandegöra vårt universitet med all dess verksamhet. 4.2 När och hur ska bild användas? En bild är ofta en viktig bärare av information. Rätt använd kan den förstärka och hjälpa till att förmedla ett budskap. Dessutom har bilden en unik förmåga att omedelbart och snabbt förmedla en känsla till mottagaren. En bild bör däremot aldrig användas som ren dekoration till en text, på samma sätt som man inte kastar in en dikt för att fylla ut ett tomrum. Det är skillnad på faktabilder (används på målsidor) och bilder som förmedlar en känsla (används på startsidor och ingångssidor). Det påverkar bland annat var bilden placeras på sidan och om den behöver en bildtext. 4.3 Bildhantering Till skillnad från i Episerver 6 kan vi nu lägga in bilden i filhanteraren utan att först ändra storlek på den och spara den för webben. I Episerver 7 kommer bilden att beskäras och göras om till rätt format automatiskt. Bilder kan också som förut infogas i den redaktionella ytan ihop med texten, men då kommer de inte att ändra storlek i den responsiva designen. Det rekommenderas därför inte. 4.4 Var kan man hitta bilder? I SLU:s mediabank hittar du många verksamhets-, genre- och porträttbilder. Genrebilderna kan du exempelvis använda till din ingångssidas huvudbild för att skapa en känsla för den verksamhet som sidan beskriver. SLU:s mediabank kommer så småningom att vara kopplat till Episerver 7 så att du via en knapp i redigeringsläget direkt kan hämta en lokal kopia av bilden till filhanteraren i Episerver 7. Läs mer om bilder, mediabank och bildmått på webben på medarbetarwebben. 5. Struktur och navigering 5.1 Sidor på olika nivåer och med olika syfte I den nya webben utgår vi från att besökaren vill göra olika saker och få reda på olika mycket beroende på vilken typ av sida det gäller. Vi har i huvudsak tre typer av sidor, se triangeln. 10(16)

Startsidor finns för respektive officiell webbplats, men även för exempelvis en enhet, ett ämne eller ett projekt. Syftet med en startsida är att ge besökaren en överblick över vad webbplatsen har att erbjuda. Det ställer krav på överblickbarhet, språk och hur ytan disponeras. Tänk på att många besökare kommer till undersidor utan att passera startsidan! Ingångssidor samlar innehåll från underliggande sidor, för att ge en överblick för besökaren med ett specifikt behov. Ingångssidan ska ge besökaren möjlighet att komma vidare i webbstrukturen. Målsidor innehåller fördjupad information om ett ämne. Här får besökaren veta mer om det hen letade efter. 5.2 Navigering utan vänstermeny I den nya webben saknas vänstermeny helt. Navigeringen görs istället via den horisontella menyn, megamenyer och genom att vi använder taggar. Navigeringen omfattar även ingångssidor som slussar besökaren till rätt målsidor. 5.3 Megameny Från exempelvis en institutions startsida skapas en menyrad med huvudingångar. Huvudingångarna får inte bli fler än vad som ryms på raden, därför bör de vara så korta som möjligt. Sorteringsordningen styrs av de riktlinjer som gäller för respektive sidor, t ex skiljer det sig mellan en institution och ett ämne på MW. Varje huvudingång i den horisontella menyn har en egen megameny, som skapas redaktionellt. I megamenyn kan man ha två till fyra kolumner med länkar. De länkar som syns i fetstil i megamenyn, kan sorteras enligt sorteringsindex, men underlänkarna ska i första hand sorteras alfabetiskt. 5.3.1 Den redaktionella ytan i megamenyn Har man max tre kolumner kan man även använda en redaktionell yta till viktig och aktuell information som ofta efterfrågas av besökarna. Det kan t ex vara viktiga datum, som sista ansökningsdag till kurser och program. 11(16)

Om den redaktionella ytan blir en plats där vi sprider information som är viktigare för sändaren än för mottagaren riskerar vi att besökarna drabbas av banner blindness. Det innebär att besökaren helt slutar att titta på information som ligger där, för att man tycker att den inte är relevant i sitt sammanhang. På vissa delar av webben kan den redaktionella ytan användas till att väcka intresse för ett ämne eller verksamhet genom att lyfta fram annorlunda/okända/intressanta forskningsrön eller motsvarande, Visste du att. Detta görs i samråd med webbredaktionen. 5.4 Taggar Den nya navigeringen med taggar ( kategorier i redigeringsläget) används på fyra sätt: 1. De speglar nyheter/kalenderhändelser på startsidor med hjälp av listningsblock och sidlistningssidor. Välj organisatorisk tagg för t.ex. institution, gör handplockade listor om du vill ha ett förfinat urval som inte kan åstadkommas med befintliga taggar. 2. De hjälper besökaren att komma vidare inom ett ämne vid slutet av en målsida ( Läs mer om ). Sätt en eller flera ämnestaggar och organisationstagg på din målsida om du vill att den ska hamna på en sådan listning. Gäller ej sidtypen ingångssidor. 3. MW-taggar används för att rikta information mot vissa målgrupper på MW, t.ex. För dig som är chef. 4. Med hjälp av dem kan vi skapa vissa sidlistningar med filtrering, t.ex. Kunskapsbanken eller Forskningsinfrastrukturen. Du har ett stort antal ämnen, orter, organisatoriska enheter m.m. att välja på men sätt inte fler än 6-7 taggar totalt. Om du t ex kryssar en nyhet med ortstaggen Umeå, organisationstaggen institutionen för skoglig resurshushållning och ämnestaggen fjärranalys kommer din nyhet kunna visas på tre olika sidlistningar och listningsblock tillsammans med andra målsidor med dessa taggar. 6. Sidtyper och funktioner 6.1 Vilken sidtyp ska du välja till vad? I den nya webben kan du välja på ett antal sidtyper, som kompletteras med olika funktioner och återanvändbara block. I första hand är det sidtyperna Ingångssida och Standardsida som du kommer att använda. Håll koll på sidtyper, block och nya rutiner på medarbetarwebbens Riktade sidor/webbpublicerare! Där finns också demosidor att titta på. 12(16)

7. Mediabibliotek och filstruktur Alla filer från filhanteraren i Episerver 6, utom de som låg i Sidfiler/Pagefiles, har flyttats med till Episerver 7. Filhanteraren kallas mediabibliotek i Episerver 7 och hittas under en mappsymbol i övre högra hörnet i redigeringsläget. Det står: Växla resursfönster som mouse-over-text. Se bilden! Här finns det en ny filstruktur uppbyggd där du i fortsättningen ska spara dina block respektive mediafiler (bilder, filmer och dokument). Välj först Block eller Media för att öppna rätt träd innan du laddar upp nya filer. Träden ser likadana ut. Du ska inte spara filerna i mappen För denna sida (Sidans katalog/pagefiles) utan hålla dig till den mapp som är skapad för din verksamhet, t.ex. institution. Om du jobbar med övergripande sidor på EW, eller stödområden på MW och SW använder du undermapparna där. När du ser över dina sidor i Epi7 måste du förmodligen ersätta de flesta av de bilder du hade i Epi6 och lägga in större bilder med bra upplösning, se avsnittet om bildhantering. Dessa nya bilder, samt de bilder och dokument som du ska återanvända, ska du lägga i den nya filstrukturen, se bild nedan. Om du flyttar filer till den nya strukturen hänger länkarna med, men inte om du kopierar dem. Den gamla filstrukturen och innehållet i den kommer så småningom att tas bort. De förutbestämda mapparna är namngivna med förkortningar för att det ska bli så korta adresser som möjligt till de filer som läggs där. Bygg inte upp djupa strukturer inom din organisationsmapp, då blir adressen onödigt lång och du får klicka jättemycket för att komma ner till rätt mapp. 13(16)

EW-centrala: här läggs block och media som hör till de centrala huvudingångarna på externwebben, i respektive undermapp. ORG: här finns mappar för institutioner, andra enheter (fakulteterna, UADM och UDS), centrumbildningar (Centrb) och samarbetsprojekt (Sam-proj). SUBW: här ligger subwebbarna, som har speciella villkor, t.ex. Biblioteket, LifeWatch och SITES. GEM: här läggs gemensamma block och media som kan återanvändas av många, t.ex. logotyper. KONTAKT: här skapas kontaktblock för kontaktpersoner för sidinnehållet. Ändra uppgifter här så uppdateras det på alla ställen på webben. Se under 7.1. MW: här läggs block och media som hör till huvudingångarna på MW, i respektive undermapp. (Foma= Fortlöpande miljöanalys, stod-serv=stöd och service, Org= Organisation och styrning.) NYHET-KALEND (ersätter AKTUELLT): här läggs block och media som hör till kalenderhändelser och nyheter, i rätt årsmapp. SW: här läggs block och media som tillhör huvudingångarna på SW, i respektive mapp. Vissa av samarbetsprojektmapparna kan passa bra att ligga under en institution/fakultet. Om din verksamhet saknas i ORG-mappen, meddela webbredaktionen. 7.1 Kontaktblock I mediabiblioteket finns det en KONTAKT-katalog med alla kontaktblock. Markera KONTAKT och skapa de kontaktblock du behöver för kontaktpersoner för olika sidor, inklusive dig själv om du är innehållsansvarig. När du gör kontaktblock, glöm inte en engelsk version av blocket! Stå på det svenska blocket, byt webbplats och översätt sidan. Undvik att lägga in bilder, länka hellre till cv-sidan. När du ändrar uppgifter i kontaktblocken, så kommer informationen att uppdateras överallt där kontaktblocket används. Det går att ändra i kontaktblocket på vilken sida du än befinner dig.. 14(16)

Läs mer om kontaktblock och hur de ska skrivas på svenska och engelska på våra hjälpsidor. 8. Ansvar för och administration av webbplatsen 8.1 Vem bestämmer vad i webborganisationen? Huvudredaktörerna för externwebb, medarbetarwebb och studentwebb ansvarar för frågor som rör struktur och innehåll på respektive webb. Huvudredaktörerna ansvarar för att föra större strukturella frågor vidare till webbredaktionen. Webbredaktionen består av webbstrategen, systemansvariga och huvudredaktörerna. Webbredaktionen ansvarar för och bestämmer hur SLU:s webbplatser ska se ut. Detta sker genom regelbundna möten där webbredaktionen diskuterar teknisk utveckling och redaktionellt innehåll. 8.2 Vem är ytterst ansvarig? Det är kommunikationschefen som är systemansvarig och som har det övergripande policyansvaret för publicering på SLU:s webbplatser. Läs mer om SLU:s webbförvaltning och webborganisation. 8.3 Vem ansvarar för enhetens sidor som helhet Den enskilda enheten/fakulteten/institutionen ansvarar själv för sina sidors innehåll. 8.4 Vem ansvarar för innehållet på enskilda sidor? En webbsida har en eller flera informationslämnare och en webbpublicerare (sidansvarig). Tillsammans ansvarar ni för innehållet på sidan. 8.5 Hur ofta ska sidorna uppdateras? Rekommendationen är att du granskar innehållet och uppdaterar sidorna minst två gånger per år, även om du inte gör några direkta förändringar i innehållet. Genom att du uppdaterar sidan får sidan ett nytt publiceringsdatum och besökaren kan lita på att innehållet är korrekt. För att sökmotorer ska indexera innehållet på webben behöver sidorna uppdateras ofta. Vissa sidor, som startsidor och ingångssidor, behöver uppdateras oftare än en målsida, t ex en beskrivning av ett forskningsprojekt. 15(16)

8.6 Vem sköter dina sidor när du är borta? Som webbpublicerare bör du flagga för din chef eller uppdragsgivare, om du blir borta en längre tid och behöver en ersättare. Det finns troligtvis många utbildade webbpublicerare i SLU:s organisation, som kan rycka in tillfälligt. Om det ändå blir nödvändigt att anställa en ersättare, så måste din chef anmäla din vikarie som ny webbpublicerare i god tid, för att vi ska hinna lösa utbildnings- och behörighetsfrågan. Rör det sig om en kortare period, t ex sommarsemester, kan du kanske bara dra ner på ambitionen med webben och pausa publiceringen. 16(16)