Vård- och äldreomsorgsnämnden 2009-02-24 11-19
Vård och äldreomsorgsnämnden sammanträde Information och överläggningar 11. Årsredovisning 2008 samt förslag till ombudgetering av eget kapital 12. Internkontrollplan 2008 uppföljning hela året 13. Internkontrollplan 2009 14. Ansökan om projektbidrag 15. KPR:s reglemente 16. Tillämpning av Lagen om valfrihetssystem (LOV) 17. Remissvar: förändrat tillstånd för Villa Arelid 18. Övriga frågor 19. Meddelanden
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 1 Plats och tid Vård och äldreomsorgsförvaltningen, kl 16:00 18:20 Paragrafer 11 19 Med ajournering 17:00 17:40 Beslutande Niklas Hellgren (KD), ordf Bo Olsson (S), v ordf Britt Andersson Näsman (S) Gurli Ericsson (S) Birgitta Hallerbäck (M) Eva M Johansson (FP) Börje Lindberg (M) Gunvor Olovson (C) Gunilla Wennö (FP) Anita Bergström (S), ersättare för Lars Olof Gustafsson (S) Essy Stenson (S), ersättare för Vanja Larsson (V) Övriga deltagare Utses att justera Lennart Andréasson (S) Elisabet Dimenäs (FP), lämnade sammanträdet 18:00 Tommy Grapenholm (FP) Lars Jaeger (C) Khidir Salaei (S) Ann Lie Tulokas Olsson (KD) Pernilla Melin, nämndsekreterare Magnus Haggren, förvaltningschef Catharina Johansson, administrativ chef INFORMATION: Andreas Hasselteg, controller, 11 12 Camilla Eriksson, projektledare för SVPL i KOLA området (VG regionen) Gunvor Olovson Justeringens plats och tid Kungsgatan 9, 2009 02 27 Sekreterare Ordförande Justerande Pernilla Melin Niklas Hellgren Gunvor Olovson Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Vård och äldreomsorgsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2009 03 02 Datum för anslags nedtagande 2009 03 24 Förvaringsplats för et Underskrift Vård och äldreomsorgsförvaltningen, Kungsgatan 9, Alingsås Pernilla Melin
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 2 Information och överläggningar A/ Uppföljning besparingar, Andreas Hasselteg B/ Uppdrag från kommunledningskontoret: tjänstemännen ger förslag på besparingar, Magnus Haggren C/ Samordnad vårdplanering, Camilla Eriksson
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 3 VÄN 11 Dnr 2009.058.078 Årsredovisning 2008 samt förslag till ombudgetering av eget kapital Ärendebeskrivning Årsredovisningen är i första hand kommunstyrelsens rapport till fullmäktige över det gångna året. Årsredovisningen skall redovisas enligt Alingsås kommuns styrmodell. Kommunledningskontoret begär in facknämndernas underlag och förslag senast den 2 februari 2009. Beredning Vård och äldreomsorgsnämnden redovisar ett negativt ekonomiskt resultat för verksamhetsåret 2008 om 8,5 mkr, vilket är en förbättring gentemot prognos tre med 0,9 mkr. 6,5 miljoner av underskottet kan knytas till ökade hyreskostnader och volymökningar av hemtjänst. Övrig del av underskottet beror framförallt på underskott i vissa delar av verksamheten. Vård och äldreomsorgsnämnden ansöker om att få överföra den del av tilläggsanslaget för Handlingsplan Smitta (vaccinationer) som inte ianspråktagits under 2008 ur det egna kapitalet. Den kvarvarande summan av tilläggsanslaget om 231 301 kronor har påverkat 2008 års resultat positivt. För att fortsätta arbetet i enlighet med Handlingsplan Smitta behöver vård och äldreomsorgsnämnden ianspråkta kvarvarande resurser under 2009. Vård och äldreomsorgsnämnden ansöker vidare om att få ombudgetera överskotten på investeringsprojekten Nytt äldreboende och Trygghetslarm om 188 tkr för att täcka utrustning för nyrenoverade hemtjänstlokaler på Brunnsgården och redan beställd förändring av larmsystemet på Hagagården. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 10 februari 9. Vård och äldreomsorgsnämndens beslut Vård och äldreomsorgsnämnden beslutar: 1. Att godkänna årsredovisningen 2008 2. Att godkänna förslaget att begära att få ianspråkta kvarvarande del av tilläggsanslag för vaccinationer om 231 301 kronor ur det egna kapitalet 2009. 3. Att godkänna förslaget att överföra 188 tkr av ej använda investeringsmedel till 2009. Exp. KF, Jesper Hederström
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 4 VÄN 12 Dnr 2007.175.077 Internkontrollplan 2008 uppföljning hela året Ärendebeskrivning Enligt reglementet för intern kontroll i Alingsås kommun (kommunfullmäktige den 31 mars 2004 36) skall varje nämnd rapportera resultatet från uppföljningen av den i nämnden antagna internkontrollplanen till kommunstyrelsen. Planen finns med som en bilaga till Nämndbudget 2008. Utifrån nämndens uppföljning av internkontrollen sammanfattas, i helårsbokslutet under punkten internkontroll generella kontrollplanen endast den del av nämndens uppföljning som rör den generella kontrollplanen. Beredning Förvaltningen lämnar i skrivelse från den 10 februari 2009 följande yttrande: Sammanfattning av kontrollmoment som berör rapportering till lönesystemet Kontroll av att rapportering till lönesystemet (flextid, förskjuten arbetstid och byte av pass) hanteras och sköts enligt avtal. Vid rapportering av förskjuten arbetstid, byte av pass fungerar personalavdelningen och enhetsansvariga som ett filter mot felaktigheter. Införandet av självservice (2008 2009) medför att systemet begränsar många möjliga felaktigheter innan enhetsansvarig attesterar. Flextid sköts internt med enhetsansvarig som kontrollant och följer gällande avtal. Vid granskning har upptäckts inaktuella flexavtal och en översyn och uppsägning av icke verksamma avtal kommer att göras under 2009. Kontroll av rimlighetsnivån på utbetalda löner. Samtliga enhetsansvariga måste månadsvis aktivt bekräfta att man gått igenom lönelistor och kontrollerat att inga felaktigheter förekommit. Felaktigheter har förekommit under året men inga brister som inte rättats har framkommit. Kontroll av att ingen negativt uttagen tid eller semester förekommer. Vid kontroll av negativ semester/uttagen tid har listor tagits ut och kontrollerats, 72 personer hade negativt semestersaldo vid årsskiftet 08/09, varav 10 hade mer än en dag i negativt semestersaldo, upp till en faktors negativ semester är tillåtet. Rutin finns på personalavdelningen där tjänstledighet läggs in för att matcha det negativa uttaget av semester. Sammanfattning av kontrollmoment som berör målstyrning Kännedom finns i förvaltningen om nämndens inriktnings och resultatmål. Nämndens inriktnings och resultatmål för verksamheten får enhetsansvarig information om på ledningskonferenser. Enhetsansvariga bär ansvaret för att vidareförmedla kännedom om nämndens mål till respektive personalgrupp. Vid delårsbokslutet gjordes ett stickprov och ansvariga i förvaltningen beskrev att de återgav inriktnings och resultatmålen på APT, men att kännedomen kunde bli bättre i verksamheten.
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 5 VÄN 12 Dnr 2007.175.077 Uppnådd måluppfyllelse av nämndens inriktnings och resultatmål är definierad enligt skala 1 4 och dokumenterad samt verifierbar. Kontroll av uppnådd måluppfyllelse är definierad enligt skala 1 4 och presenteras i delårsbokslutet. Bedömning av uppfyllelse baseras bl.a. på öronmärkta satsningar som görs, utveckling över tid. Bedömningen avses vara dokumenterad och verifierbar genom att särskilda satsningar följs upp ekonomiskt och på vårdtagarnivå genom bl.a. förvaltningens styrtal. Sammanfattning av kontrollmoment som berör EU projekt/statliga projekt Inga EU projekt är i drift under 2008. Vård och äldreomsorgsnämnden har sökt pengar till ett EU projekt inför 2009. Äldreomsorgen har under de senaste åren varit inkopplad i ett 30 tal projekt som bekostats av stat/socialstyrelse. De projekt som berör kompetensstegen har avslutats under 2008 och skall slutredovisas under 2009. Knappt 20 projekt startar eller fortlöper under 2009. Ekonomisk uppföljning av projekten har gjorts kontinuerligt bland annat genom en ekonomisk totalsammanställning för perioden 2006 2008 till revisorerna. Under 2008 har nämnden fått fortlöpande information om nya projektmedel som inkommit, däremot har ingen sammanställning lämnats till nämnd under 2008. Under första kvartalet 2009 kommer nämnden få en sammanställning över projektplanering 2009. Sammanfattning av kontrollmoment som berör Ekonomi Kontroll av att beviljade biståndsbeslut överensstämmer med utbetalning och med utförda insatser, samt kontroll att frånvaroavvikelser rapporterats. Månadsvis görs avstämning mot respektive ansvarig att avvikelserapportering är inlämnad, att utbetalningar till privata utförares stämmer med beviljad tid, att matportioner och fakturering därav stämmer. Återkopplingar har gjorts under året vad gäller ovanstående punkter och brister har återkopplats. För att förbättra/fördjupa uppföljning och ekonomistyrningsmöjligheter kommer inför 2009 avvikelser/rapportering av tid och ersättning brytas ner per hemtjänstlag istället för per enhetsansvarig. Det kommer månadsvis skickas ut listor till sjuksköterskeansvariga då brister framkommit att vissa ärenden inte avslutats när vårdtagare flyttat in på särskilt boende. Sammanfattning av kontrollmoment som berör Kvalitet Kvalitetsredovisning är inlämnad samt att dokumentation/planer kring vårdtagare är upprättade.
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 6 VÄN 12 Dnr 2007.175.077 Kvalitetsredovisningen är inlämnad och innehåller bland annat information om dokumentation/planer kring vårdtagare, vilket framkommer i kvalitetsredovisningarna. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 10 februari 10. Vård och äldreomsorgsnämndens beslut Vård och äldreomsorgsnämnden beslutar att godkänna uppföljningen av internkontrollplanen 2008. Exp. Andreas Hasselteg
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 7 VÄN 13 Dnr 2008.248.077 Internkontrollplan 2009 Ärendebeskrivning Internkontrollens syfte är att säkerställa att följande mål uppfylls: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Kommunledningskontoret har upprättat förslag till generell internkontrollplan för år 2009, enligt interkontrollreglemente för Alingsås kommun. Syftet med den generella planen är att lyfta fram förvaltningsövergripande kontrollpunkter De fem generella kontrollområdena för 2009 är: Investeringsredovisning Licenshantering Ersättning till anställda utöver lön Leasingavtal Riktade och sökta stadsbidrag Beredning Till de generella kontrollområdena i internkontrollplanen har förvaltningen lagt förslag till kontrollmoment för vård och äldreomsorgsnämnden. Resultaten redovisas skriftligt till nämnd två gånger per år. Uppföljning av planen görs under våren 2009 och kompletteringar/justeringar kan eventuellt bli aktuella. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 10 februari 11. Vård och äldreomsorgsnämndens beslut Vård och äldreomsorgsnämnden antar förvaltningens förslag till internkontrollplan för 2009. Exp. Catharina Johansson, Andreas Hasselteg
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 8 VÄN 14 Dnr 2009.041.743 Ansökan om projektbidrag Ärendebeskrivning Pensionärsorganisationerna PRO, SKPF, och SPF:s lokalavdelningar har bildat en gemensam samarbetsgrupp med syftet att aktivera pensionärerna i kommunen och främja deras intressen. Samarbetsgruppen söker nu ett projektbidrag om 35 000 kr. Beredning Det av samarbetsgruppen sökta bidraget avser att täcka kostnader för porto och adresser för en planerad informationsaktivitet riktad till samtliga pensionärshushåll i Alingsås. Bidraget är även tänkt att täcka kostnader för hyra av missionskyrkan i samband med ett informationsmöte om effekterna av beskattningssystemet för pensionärer. Förvaltningen lämnar i skrivelse daterad den 2 februari 2009 följande yttrande: Det är vård och äldreomsorgsförvaltningens uppfattning att det sökta projektbidraget inte ligger i linje med nämndens riktlinjer för projektbidrag. I de särskilda krav som finns angivna i riktlinjerna anges att projektansökan inklusive projektbudget skall vara direkt riktad mot de målgrupper vård och äldreomsorgsnämndens verksamhet riktas mot. Ett allmänt utskick till samtliga pensionärshushåll och ett informationsmöte kring skatteregler för pensionärskollektivet kan inte anses uppfylla de av nämnden fastställda kriterierna. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 10 februari 12. Vård och äldreomsorgsnämndens beslut Vård och äldreomsorgsnämnden avslår PRO, SKPF samt SPF:s ansökan om projektmedel då ansökan inte kan anses ligga i linje med de fastställda riktlinjerna för föreningsbidrag. Exp. PRO, SKPF och SPF
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 9 VÄN 15 Dnr 2009.060.743 KPR:s reglemente Ärendebeskrivning Det kommunala pensionärsrådet (KPR) beslutade den 5 december 2008 34 att hos vård och äldreomsorgsnämnden initiera en ändring av nuvarande reglemente för KPR. De pensionärsorganisationer vilka ingår i KPR anser att formerna och förutsättningarna för samverkan och inflytande genom KPR bör förändras. I dagsläget anser pensionärsorganisationerna att de i större utsträckning bör ges förhandsinformation. På så vis kan, enligt pensionärsorganisationerna, KPR:s ledamöter beredas möjlighet att framföra eventuella synpunkter i ett så tidigt skede som möjligt och därmed kunna påverka ärendets handläggning i aktuell nämnd. Beredning Mot bakgrund av detta förslår KPR att följande regler skall ingå i reglementet för KPR: SYFTE: Att rådet skall förstärka inflytandet i alla frågor som gäller äldre. Att rådet skall medverka i förberedelser i upphandling av vårdgivare. Att rådet skall verka för att pensionärernas frågor beaktas i nämndernas verksamhetsplanering. Att rådet skall verka för att pensionärernas frågor beaktas i styrelser, nämnder och förvaltningar. Att rådet kan initiera nya pensionärsfrågor i nämnder och förvaltningar. Att rådet skall vara remissorgan i frågor som berör pensionärerna. Att rådet skall vara ett forum för opinionsbildning och kunskapsspridning. ARBETSUPPGIFTER: Kommunens företrädare skall informera rådet om planer och förändringar av samhällsinsatsernas utformning och organisation som berör pensionärerna och därmed inhämta synpunkter i så tidigt skede att rådets synpunkter och förslag kan påverka ärendets handläggning i aktuell nämnd/styrelse. Därigenom ges pensionärerna genom rådet en större delaktighet i samhällets insatser. Pensionärernas representanter har i rådet möjlighet att aktivt arbeta för förändringar i den kommunala verksamheten. De kan informera om och ge förslag till lämpliga anpassningar av det serviceutbud som berör äldres möjligheter till en god livskvalitet. Således skall Kommunala pensionärsrådet vara ett referensorgan med överläggningsrätt i frågor som rör pensionärer. Yttrande Förvaltningen lämnar i skrivelse från den 19 januari 2009 följande yttrande: Det är förvaltningens uppfattning att det kommunala pensionärsrådet utgör en viktig del som referensorgan till vård och äldreomsorgsnämnden. Rådet fungerar även som en
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 10 VÄN 15 Dnr 2009.060.743 viktig kanal ut till de äldre i samhället vilka i en stor utsträckning berörs av de beslut som vård och äldreomsorgsnämnden fattar. Det kommunala pensionärsrådet är idag ett väl utvecklat samrådsorgan där rådet bereds möjlighet att ta upp och driva egna frågor till diskussion. Förvaltningens mening är därmed att dagens arbetsformer väl uppfyller det krav man kan ställa på ett rådgivande organ i frågor som rör äldre. Vård och äldreomsorgsförvaltningen anser med stöd av ovanstående att nuvarande reglemente för det kommunala pensionärsrådet bör lämnas oförändrat. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 10 februari 13. Vård och äldreomsorgsnämndens beslut Vård och äldreomsorgsnämnden tillstyrker inte kommunala pensionärsrådets förslag till revidering av nuvarande reglemente och hemställer till kommunfullmäktige om att reglementet skall lämnas oförändrat. Exp. KF
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 11 VÄN 16 Dnr 2009.059.720 Tillämpning av Lagen om valfrihetssystem (LOV) Ärendebeskrivning Från och med om den 1 januari 2009 tillåts kommunerna att införa valfrihetssystem i enlighet med lagen om valfrihetssystem (LOV). Lagen om valfrihetssystem reglerar vad som ska gälla för de kommuner och landsting som vill konkurrenspröva kommunala och landstingskommunala verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård och omsorgstjänster till brukaren. Lagen om valfrihetssystem är också ett alternativ till upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Lagen kan tillämpas inom omsorgs och stödverksamhet för äldre samt för personer med funktionsnedsättning. Lagen kan även tillämpas för hälso och sjukvårdstjänster. Beredning Vård och äldreomsorgsnämnden har sedan den 1 januari 2006 infört valfrihet i hemtjänsten genom så kallat kundvalssystem. Kundvalssystemet infördes i en tid då det inte fanns någon anpassad lagstiftning för valfrihetssystem vilket medfört att nu gällande regelverk och tillämpning enbart grundats på erfarenheter från kommuner med liknande valfrihetsoch kundvalsmodeller. Genom införandet av lagen om valfrihetssystem ges nu kommunerna en möjlighet att anpassa sina valfrihetssystem till den nya lagstiftningen och därmed undanröja tidigare oklarheter. För tillämpning av lagen om valfrihetssystem krävs beslut av kommunfullmäktige. Vid tillämpning av lagen om valfrihetssystem ska vissa krav vara uppfyllda: Krav på utföraren skall fastställas. Priskonkurrens skall inte förekomma. Förfrågningsunderlag ska hållas tillgängligt i särskilt angiven databas. Annonsering ska ske löpande. Den valfrihetsmodell/kundvalsmodell som vård och äldreomsorgsnämnden bedriver ligger väl i linje med den nya lagstiftningen. Kraven på utförarna och den ekonomiska ersättningen är fastställd och det är möjligt för en utförare att när som helst under året ansöka om att få utför hemtjänst och delegerade hälso och sjukvårdstjänster inom Alingsås kommun. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 10 februari 14. Vård och äldreomsorgsnämndens beslut Vård och äldreomsorgsnämnden föreslår att kommunfällmäktige beslutar om tillämpning av lagen om valfrihetssystem inom hemtjänstverksamhet samt för delegerade hälso och sjukvårdstjänster. Exp. KF
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 12 VÄN 17 Dnr 2009.056.729 Remissvar: förändrat tillstånd för Villa Arelid Ärendebeskrivning Villa Arelid ansöker om förändrat tillstånd hos Länsstyrelsen gällande fyra platser för till att gälla personer från 55 år och uppåt med psykiska funktionsnedsättningar. Länsstyrelsen i Västra Götaland ger vård och äldreomsorgsnämnden möjlighet att yttra sig över ansökan. Beredning Villa Arelid har tillstånd att bedriva heldygnsvård med 18 platser i form av korttidsboende för äldre 65 år och uppåt samt fyra platser för personer 55 år och uppåt, målgrupp personer med åldersrelaterade sjukdomar. I den nya ansökan begär föreståndaren om ett förändrat tillstånd för verksamheten. Ansökan avser en förändring av de fyra korttidsplatser som idag är avsedda för personer 55 år och uppåt med åldersrelaterade sjukdomar så att dessa platser kan inriktas till personer med psykiska funktionshinder. Med psykiska funktionshinder menas i ansökan depression, nedstämdhet, oro och ångest. De korttidsplatser som ska erbjudas till yngre personer med psykiska funktionsnedsättningar ligger på andra våningen och övriga korttidsplatser finns på första våningen. Måltider kommer att serveras i gemensam matsal. Förvaltningen lämnar i skrivelse från den 28 januari 2009 följande yttrande: Yttrande Vård och äldreomsorgsnämnden har tidigare yttrat sig gällande ändrat tillstånd för Villa Arelid. Ansökan avsåg då att fyra yngre personer med åldersrelaterade sjukdom skulle kunna erbjudas korttidsvistelse på Villa Arelid. Nämnden ställde sig vid detta tillfälle positiv till ändringen i tillståndet då verksamheten skulle bedrivas i särskilda lokaler och målgruppen var densamma som i övrig verksamhet. Vård och äldreomsorgsnämnden ansåg samtidigt att det var olämpligt att yngre personer med social problematik vistades på samma korttidsboende som personer med äldreproblematik. Nämnden anser att den inriktningen som nu föreslås mot mottagning av yngre personer med psykiska funktionshinder inte är förenlig med Villa Arelids huvudinriktning mot mottagande av personer med åldersrelaterad problematik och därmed måste anses som mindre lämplig. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 10 februari 15. Vård och äldreomsorgsnämndens beslut Vård och äldreomsorgsnämnden antar förvaltningens yttrande som sitt svar till Länsstyrelsen. Exp. Länsstyrelsen
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 13 VÄN 18 Övriga frågor Britt Andersson Näsman (S) ställer en fråga rörande de nya rehabiliteringsreglerna för anställd personal. Förvaltningschefen besvarar frågan. Britt Andersson Näsman (S) berättar om en kvinna, boendes på Bjärkegården, som nattetid lämnade gården via en nödutgång. Britt Andersson Näsman frågar om det går att larma nödutgångarna under natten för att på så vis förhindra att personer kan lämna verksamhetens boenden obemärkt. Förvaltningschefen svarar att man skall följa upp ärendet och återrapportera det till nämnden.
Vård och äldreomsorgsnämnden Sida 14 VÄN 19 Meddelanden från Förvaltningens samverkans grupps (FSG) sammanträde den 26 januari 2009. Skrivelse från Riksförbundet pensionärsgemenskap (RPG). Dnr 2009.052.743 Samråd vindbruk, tematiskt tillägg till översiktsplanen för Alingsås kommun, ÖP95. Dnr 2009.072.720