GOTLANDS KOMMUN Granskning av lönerutiner i Personalsystemet IFS Mats Renborn Viveca Karlsson 2003-12-11
1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1. SAMMANFATTNING...2 2. UPPDRAG...3 3. GRANSKNING AV LÖNERUTINER...4 3.1 Anställningsrutin inom GVO...5 3.2 Anställningsrutin BUF förskolan...7 3.3 Avslut av anställning, GVO...8 3.4 Avvikelserapportering GVO...10 3.5 Avvikelserapportering BUF...12 3.6 Löneberäkning - löneutbetalning...13 3.7 Integration av bokföringsfil...15
2 1. SAMMANFATTNING På uppdrag av Gotlands kommuns revisorer har Komrev granskat lönehanteringen i kommunen. Lönehanteringen är en av de viktigaste administrativa processerna i kommunen där de största utbetalningarna verkställs. Lönehanteringen kännetecknas dessutom av att antalet användare är många. Lönehanteringen sköts i ett personalsystem benämnt IFS, vilket togs i drift from år 2003. Utifrån den genomförda granskningen kan det konstateras att finns flera problemområden i kommunens lönehanteringspocess. Kontrollen i lönehanteringen måste förbättras vad avser de automatiska kontrollerna i personalsystemet samt den utdata som ska användas för uppföljning och kontroll. Dokumenterade riktlinjer och rutiner Granskningen visar att dokumenterade riktlinjer för lönehantering saknas. Riktlinjer för lönehantering bör omfatta mål för lönehanteringen t.ex. kvaliteten i utdata, effektiviteten i löneorganisationen, rätt lön i rätt tid mm. Riktlinjer bör även omfatta regler för information, användarmöten, support samt behörighetsfrågor. Dokumenterade rutinbeskrivningar för lönehantering finns delvis upprättade av leverantören. Rutinbeskrivningar utgörs av s.k. lathundar vilka beskriver hur rutiner ska handhas i detalj. Rutinbeskrivningarna beskriver dock ej vilka kontroller som bör utföras och vem som är ansvarig för utförandet av kontrollerna. Riktlinjer och dokumenterade rutiner är en viktig del av den interna kontrollen och utgör ett viktigt stöd för löneassistenterna. Kontroller i rutinerna I granskningen har fem viktiga rutiner gåtts igenom i detalj med syfte att analysera om tillräckliga kontroller finns. I rutinerna görs både manuella och maskinella kontroller. Fler automatiska funktioner saknas dock bl.a. kontroll av orimligt belopp vid registrering av nyanställd personal. En automatisk kontroll av orimliga belopp torde förenkla Löneassistenternas arbete och minimera risken för fel. Enligt uppgift från löneassistenterna har ett antal fel registrerats och utbetalningar verkställts. Arbetet med att reglera löneskulderna är både tidskrävande och omfattande. I löneberäkningsrutinen sker ett antal kontroller av lönebeloppen bl.a. kontroll av orimligt bruttolönebelopp och kontroll av nettolönelista. Ett antal felaktiga löneutbetalningar till anställda med större belopp har dock skett, vilket förklaras av att automatiska kontroller av ologiska belopp saknas i systemet. Det finns heller ingen kontroll av att dubbel lön utbetalas till den anställde, vilket inneburit att ett flertal dubbla löner utbetalats.
3 Användarnas upplevelse av systemet är att signalsystemet har försämrats jämfört med tidigare personalsystem. Vid handhavandet av personalsystemet anser användarna att det finns många fallgropar, vilket leder till osäkerhet. Det nya personalsystemet har sämre översiktsbilder vilket innebär att användarna får bläddra i flera bilder. Vid registrering av nyanställning eller avslut av anställning finns dock bra guider som stöd för användarna. Det är även lättare att rätta uppgifter i det nya personalsystemet. Ansvars- och arbetsfördelningen Granskningen visar att det finns en tydlig ansvarsfördelning i de rutiner som följts upp. Även arbetsfördelningen är tydlig och i samtliga granskade rutiner är det fler än en person delaktig. En ändamålsenlig arbetsfördelning är viktig för att trygga en god intern kontroll. En viktig princip för att kunna skapa en bra arbetsfördelning är att löneassister/användare inte ska kunna generera lön på sig själv. Granskningen visar att det i personalsystemet IFS inte finns några begränsningar som förhindrar det. Ur kontrollsynpunkt är det en fördel om det går att anpassa behörigheter så att möjligheten att generera lön på sig själv förhindras. Enligt Löneservice kommer erforderliga anpassningar att göras. Personalsystemets utdata och dess utformning är av stor betydelse vid kontroller inom verksamheterna. I personalsystemet sker det inget automatiskt uttag av utdatan utan det är användarna själva som ska ta ut rapporter. För att trygga en god kontroll och motverka felaktiga utbetalningar bör kommunledningen ge direktiv om hur utdata ska tas ut och vilka kontroller som behöver göras. Lönehanteringen är den viktigaste administrativa processen i kommunen där de största utbetalningarna görs, varför utförliga kontroller är nödvändiga. 2. UPPDRAG Nytt lönesystemet har införts i Gotlands kommun from år 2003. De totala kostnaderna för löner och arvoden uppgick för år 2002 till 1 454,5 mkr vilket innebär att betydande löneutbetalningar görs. Ur kontrollsynpunkt är det därför viktigt att rutinerna och säkerheten i lönesystemet är tillfredställande. Revisionsfrågor Det övergripande syfte är att bedöma om kommunstyrelsen och nämnder har en tillfredsställande intern kontroll vid hantering av underlag för och utbetalning av löner och arvoden samt om rutinerna i övrigt är effektiva. Följande revisionsfrågor skall besvaras: Finns dokumenterade riktlinjer och rutiner avseende lönehanteringen? Omfattar rutinerna tillräckliga kontroller? Är ansvars- och arbetsfördelningen i rutinerna ändamålsenliga?
4 Finns det en tydlig ansvars- och arbetsfördelning i rutinerna? Avgränsning och revisionsmetod Granskningen koncentrerats till själva löneadministrationen d.v.s. personaladministrationen i övrigt ingår inte. Rutinerna vid den centrala enheten Löneservice har granskats, men även verksamheten vid barn- och utbildningsnämnden och social- och omsorgsnämnden har berörts av granskningen. Intervjuer har skett med lönechefen och löneassistenter vid berörda förvaltningar och viktiga rutiner gåtts igenom. Granskningen har skett utifrån kontrollmålstekniken, vilket innebär att vi granskat ett antal påståenden/frågor som vi bedömer som viktiga utifrån perspektiven säkerhet och effektivitet. De granskade rutinerna är följande: Anställning/avslutande av anställning Avvikelserapportering Löneberäkning Utbetalningar Bokföring Granskningen har genomförts under oktober och november år 2003. Revisionsrapporten är sakgranskad av berörda förvaltningar. 3. GRANSKNING AV LÖNERUTINER Fem viktiga lönerutiner har granskats inom tre olika förvaltningar. för de olika rutinerna har ställts upp och granskningen har skett utifrån dessa. Resultatet av granskningen har dokumenterats i särskild kolumn. I resultatkolumnen inleds kommentarerna med orden/skattningar Uppfyllt, Delvis uppfylld eller Ej uppfylld. Här nedan anges innebörden för de olika skattningarna: Uppfylld Granskningen visar att kontrollmålet är uppnått. Delvis uppfylld Granskningen visar att inte fullt ut är uppnått p.g.a att det finns vissa brister i rutinen. Ej uppfylld Granskningen visar att kontrollmålet inte nås p.g.a. brister i rutinen. Lönerutinerna redovisas med kontrollmål och resultat var för sig här nedan.
5 3.1 Anställningsrutin inom GVO Rutiner för anställning av ny personal inom förvaltningen Gotlands Vård och Omsorg har granskats. Inom förvaltningen anställs timanställda, vikarier, lönebidragsanställda och tillsvidareanställda. Att kontroll görs av att underlaget till anställningsavtal är korrekt ifyllda. Att anställningen dokumenteras i ett anställningsavtal. Att anställningsavtal utgör underlag för registrering i personalsystemet. Att kontroll görs av att inrapporterade uppgifter i personalsystemet överensstämmer med uppgifter i anställningsavtalet. Att arbetsfördelningen i anställningsrutinen är tydlig. Att ansvaret i anställningsrutinen är tydlig. Uppfyllt Löneassistenterna kontrollerar alltid att underlaget till anställningsavtal är komplett och riktigt ifyllt. Uppfyllt Anställningsavtal finns som en blankett. Särskilt formulär finns även i systemet. Anställningsavtalet fylls i utifrån särskilt underlag (underlag till anställningsavtal) från den som beslutat om anställning med uppgifter för registrering i systemet. Anställningsavtal undertecknas av chef och den anställde. Två original upprättas varav ett ges till den anställde och ett förvaras på förvaltningen. En kopia skickas till KSK. Uppfyllt Anställningsavtalet är underlag för registrering i personalsystemet. Uppfyllt Löpande kontroller görs vid inregistreringen av anställningsavtalet. Efterhandskontroller görs också av inregistrerade uppgifter. Kontroll görs av att uppgifter är rätt registrerade och speciellt när det gäller lönebelopp och tjänstgöringsgrad. Chefen och den anställde har dessutom enligt uppgift ett uttalat ansvar för att kontrollera uppgifterna i anställningsavtalet. Uppfyllt - Arbetsfördelningen är tydlig mellan de som fattat beslut om anställning och Löneassistenterna. Inom förvaltningen finns 13 Löneassistenter. Några utsedda ersättare finns inte men man täcker upp för varandra vid frånvaro. Uppfyllt - Ansvaret är tydligt och ansvarsfördelningen är dokumenterad.
6 Att ansvar och arbetsfördelning i anställningsrutinen är ändamålsenlig. Att kontroll görs av att anställningsbeslut fattats av behörig person. Att riktlinjer finns. Att rutinen är dokumenterad. Att anställningsavtal förvaras säkert. Att gjorda kontroller dokumenteras. Delvis uppfyllt Löneassistenterna har behörighet att registrera inom förvaltningen GVO. Löneassistenterna registrerar inte lönuppgifter på sig själv. Det finns däremot inga begränsningar i systemet som förhindrar det. Rutinerna är rationella och guiderna är ett bra hjälpmedel. Ytterligare automatiska kontroller och beräkningar är önskvärda. Informationsdelen om anställning borde ha kopplats ihop med guiden. Uppfyllt - Kontroll görs av att behöriga personer skrivit under underlag och anställningsavtal. Löneassistenterna anser sig ha goda kunskaper om vilka personer som är behöriga att fatta anställningsbeslut. För att trygga en god intern kontroll är det en fördel om det finns en aktuell delegationslista hos samtliga löneassistenter. Ej uppfyllt Riktlinjer finns ej framtagna. Direktiv och instruktioner skickas i separata mail. Ej uppfyllt Dokumenterade rutiner saknas. Uppfyllt Kopia på anställningsavtal förvaras i personakt på KSK. Kopia finns på fackförvaltningen. Delvis uppfyllt De intervjuade Löneassistenterna dokumenterade vissa av kontrollerna på olika sätt. Kommentarer Fler automatiska funktioner saknas bl.a. kontroll av orimligt belopp. En automatisk kontroll av orimliga belopp torde förenkla Löneassistenternas arbete och minimera risken för fel. Enligt uppgift från löneassistenterna har ett antal fel registrerats och utbetalningar verkställts. Arbetet med att reglera löneskulderna är tidskrävande och omfattande.
7 Automatisk kontroll av sysselsättningsgrad och timmar per vecka saknas vilket innebär att manuella beräkningar måste göras. Kontrollerna innebär merarbete jämfört med tidigare system och risken för att fel skall uppstå ökar. För att få en rationell rutin är det viktigt att korrekt schema är lagt för de anställda, vilket leder till färre fel. Riktlinjer för lönehantering saknas vilket efterfrågas av Löneassistenterna. Riktlinjer och dokumenterade rutiner är en viktig del av den interna kontrollen och utgör ett viktigt stöd för löneassistenterna. 3.2 Anställningsrutin BUF förskolan Anställningsrutinen inom barn- och utbildningsförvaltningens (förskola) har granskats vid genomgång av rutiner på Terra Novaskolan. Att anställningen dokumenteras i ett anställningsavtal. Att anställningsavtal utgör underlag för registrering i personalsystemet. Att arbetsfördelningen i anställningsrutinen är tydlig. Att ansvaret i anställningsrutinen är tydlig. Att kontroll görs av att anställningsavtalet är korrekt ifyllda. Att kontroll görs av att anställningsbeslut fattats av behörig person. Att rutinen är dokumenterad. Att anställningsavtal förvaras säkert. Uppfyllt Anställningsavtal finns som en blankett. Särskilt formulär finns i systemet för tillsvidareanställda. Det skrivs inget särskilt underlag för inrapporteringen utan mappen med ansökningshandlingar m.m. lämnas till assistenten. För timanställda används T5 som anställningsavtal. Anställningsavtal undertecknas av chef och den anställde. Uppfyllt Anställningsavtalet är underlag för registrering i personalsystemet som görs av löneservice. Om personen tidigare varit anställd vid kommunen sker registrering av BUF. Uppfyllt - Arbetsfördelningen är tydlig mellan de som fattat beslut om anställning, assistenten och löneservice. Uppfyllt - Ansvaret är tydligt och ansvarsfördelningen är dokumenterad. Uppfyllt - Kontroll av väsentliga poster ( t ex lönebelopp och tjänstgöringsgrad) sker. Uppfyllt Enbart rektor eller ersättare för denne har rätt att anställa. Ej uppfyllt Dokumenterade rutiner saknas. Delvis Uppfyllt Originalet förvaras i skolans
8 lokaler. Förvaringen är inte brandsäker. Kopia skickas till löneservice och facket. Kommentarer Rutinen delas mellan fackförvaltningen (Terra Novaskolan) och löneservice vilket innebär att löneservice är ansvarig för att registrera in anställningsuppgifterna i personalsystemet. Trots uppdelningen av rutinen bedöms ansvar och arbetsfördelning vara tydlig. Motivet till att behörigheten att inregistrera anställningsavtal för nya personer ligger på löneservice är att stärka kontrollen. Förvaring av löneunderlag sker inte på ett säkert sätt vilket är ett utbrett problem inom barnoch utbildningsförvaltningen. Löneunderlag bör förvaras på ett brandsäkert sätt vilket ställer krav på särskilda inventarier/skåp. 3.3 Avslut av anställning, GVO Avsluta av anställning har granskats inom förvaltningen Gotlands vård- och omsorg. Avslut av anställning sker antingen på begäran av den anställde själv eller vid pensionsavgång. Vikariat ska avslutas efter uppgift från arbetsledare. Att avslut av anställningen dokumenteras. Att avslut av anställning godkänns av behörig person. Att dokumenterad blankett för entledigande utgör underlag för registrering i personalsystemet. Att kontroll görs av att inrapporterade uppgifter i personalsystemet överensstämmer med uppgifter i dokumenterad avslutsblankett. Att ansvaret i rutinen är tydlig. Att kontroll görs av att avslut fattats av behörig person. Uppfyllt - Blanketten entledigande är underlag för registrering av avslut. Uppfyllt Ansvarig chef skriver under blanketten vilket är ett godkännande av att den anställde kan avregistreras. Uppfyllt Underlag för registrering i personalsystemet är blanketten Entledigande. Uppfyllt Kontroll sker bl.a. av att det är rätt anställningsnummer och rätt avgångsdatum. Uppfyllt - Ansvaret är fördelat mellan ansvarig chef och Löneassistenten. Uppfyllt Löneassistenten kontrollerar att rätt person godkänt entledigandet.
9 Att rutinen är dokumenterad. Att gjorda kontroller dokumenteras. Ej uppfyllt Det finns ingen dokumentation som beskriver rutinen och vem som ska ansvara för de olika kontrollmomenten. Delvis uppfyllt - Kontroller dokumenteras på olika sätt av Löneassistenterna. (genom bock, reg, ) Kommentarer Ur kontrollsynpunkt är det viktigt att rutiner för avslut av anställning är ändamålsenliga. Signalsystemet för att en anställd ska sluta måste vara säkert för att undvika att löneutbetalning sker efter anställningens upphörande. Personalsystemets guider för avslut av anställning tvingar handläggarna till särskilda rutiner. Systemets styrning av rutinen ger förutsättningar att trygga en god kontroll. I de fall en arbetsledare missar att avsluta en vikariatsanställning så finns det ingen risk att lön utbetalas efter anställningstidens upphörande. För att lön ska utbetalas krävs att någon går in och förlänger vikariatet.
10 3.4 Avvikelserapportering GVO Avvikelserapporteringen inom förvaltningen Gotlands vård- och omsorg har granskats. Avvikelserapportering i personalsystemet utgörs av t.ex. sjukfrånvaro, semester, tjänstledighet, övertid, OB, jour o beredskap. Att avvikelser registreras i personalsystemet (tidkortet) av behörig person. Att avvikelser finns dokumenterade på skriftligt underlag. Att ansvarsfördelningen i rutinen är tydlig. Att arbetsfördelningen i rutinen är tydlig. Att registrerade avvikelser kontrolleras och att utförda kontrollmoment dokumenteras. Att avvikelserapportering godkänns av behörig person. Uppfyllt - Avvikelser registreras i Medvind av ansvariga chefer och assistenter. Löneassistenter registrerar avvikelser i modulen lönetransaktioner (mellan den 7-15 varje månad). Delvis uppfyllt Sjukförsäkran lämnas inte in av alla anställda. Övriga avvikelser finns skriftligt dokumenterade. Uppfyllt De som är delaktig i rutinen är ansvariga chefer, assistenter och Löneassistenter. Ansvarsfördelningen är tydlig vilket är viktigt eftersom antalet användare som är behöriga att rapportera avvikelser är stort till antal. Uppfyllt Den är tydlig på det viset att all personal som är delaktig i rutinen vet vad de ska göra. Delvis uppfyllt Chefens kontroll ska vidimeras med en attest. Det förekommer dock att attestering inte utförs. Enligt uppgift från löneassistenterna upptäcks relativt ofta fel i avvikelserapporteringen vilket tyder på bristande kontroll från cheferna. Löneassistenterna utför således kontroll av avvikelserapporteringen utifrån underlag. Utförda kontroller av löneassistenterna dokumenteras. Delvis uppfyllt Det finns vissa brister i attestförfarandet hos en del av cheferna.
11 Att det finns en ändamålsenlig ansvars- och arbetsfördelning i handläggningen som tryggar en god intern kontroll. Att underlag för avvikelserapportering förvaras säkert. Att rutinen är dokumenterad. Att kända rutiner finns för hur personalen ska rapportera sjukfrånvaro och friskanmälan. Att sjukfrånvaro och friskanmälan dokumenteras på skriftligt underlag. Delvis uppfyllt Strukturen för arbets- och ansvarsfördelningen skapar förutsättningar för en god intern kontroll, förutsatt att de ansvariga gör vad som bestämts. Så är dock inte alltid fallet. Ej uppfyllt Underlag förvaras i låsta rum. Lokalerna är inte larmade. Brandsäkra skåp saknas. Ej uppfyllt - Det finns ingen dokumentation som beskriver rutinen för avvikelserapportering eller vem som ska ansvara för de olika kontrollmomenten. Delvis uppfyllt - Varje arbetsplats har egna rutiner. Några centrala direktiv för sjukfrånvaro finns ej framtagna. Delvis uppfyllt Sjukförsäkran lämnas inte in av alla anställda trots att det är obligatoriskt. Kommentarer Avvikelserapporteringen inom förvaltningen GVO är omfattande och skall godkännas av verksamhetscheferna varje vecka. Attest skall ske både på löneunderlag samt i personalsystemet. Relativt ofta upptäcks fel i löneunderlag vilket indikerar att kontrollen vid attestering är bristande. PA-ledningen inom GVO har föreslagit att kontroll av T5:or och T2:or ej skall granskas i samma omfattning som tidigare. Idag sker kontroll och dokumentation av kontroller sker. Enligt uppgift från Löneassistenterna är antalet fel många varför nuvarande kontrollnivå behöver behållas. Varje arbetsplats har egna rutiner för rapportering av sjukfrånvaro och några centrala direktiv finns ej framtagna. Ur kontrollsynpunkt är det lämpligt att förvaltningen har gemensamma direktiv för denna rutin.
12 3.5 Avvikelserapportering BUF Rutinerna för avvikelserapportering på Terra Novaskolan har granskats. Exempel på avvikelserapportering i personalsystemet är sjukfrånvaro, semester, tjänstledighet, övertid, OB, jour o beredskap. Att avvikelser registreras i personalsystemet av behörig person. Att avvikelser finns dokumenterade. Att ansvarsfördelningen i rutinen är tydlig. Att registrerade avvikelser kontrolleras och att utförda kontrollmoment dokumenteras. Att avvikelserapportering godkänns av behörig person. Att det finns en ändamålsenlig ansvars- och arbetsfördelning i handläggningen som tryggar en god intern kontroll. Att underlag för avvikelserapportering förvaras säkert. Att rutinen är dokumenterad. Att kända rutiner finns för hur personalen ska rapportera sjukfrånvaro och friskanmälan. Att sjukfrånvaro och friskanmälan dokumenteras på skriftligt underlag. Att sjukfrånvaro och friskanmälan rapporteras av behörig person. Uppfyllt Avvikelser rapporteras av behörig Löneassistent samt ansvarig chef (rektor). Uppfyllt Alla avvikelser är dokumenterade skriftligt på blanketter. Uppfyllt - Enheten är liten och det innebär att ansvarsfrågor är tydliga. Uppfyllt Assistenten skriver ut de anställdas lönespecifikationer och jämför med underlag samt utför kontroller av avvikelser. Kontroller dokumenteras med bock. Uppfyllt Avvikelser godkänns av rektor. Uppfyllt Arbetsfördelning och ansvar är tydligt fördelat på skolan. Antalet personer som är delaktig i rutinen är få. Löneassistenterna på Terra Novaskolan rapportera inte lön på sig själv. Några spärrar i systemet finns dock ej. Uppfyllt - Underlagen förvaras i pärmar hos assistenten. Lokalerna är larmade. Ej uppfyllt Det finns ingen rutinbeskrivning som är dokumenterad. Uppfyllt Rutiner för rapportering är kända och enligt uppgift fungerar det. Uppfyllt - Dokumentation sker i sjukförsäkran. Uppfyllt Rapportering sker i systemet av behörig assistent. Kommentar Avvikelser vid sjukdom dokumenteras dels i särskild veckoblankett men även på blanketten sjukförsäkran. Veckoblanketter dubbelkontrolleras dels genom assistenten och på den
13 berörda enheten. I och med att man sätter in vikarier så får dessutom signaler om att någon är sjuk. Rutinerna ger ett intryck av att vara ändamålsenliga och tryggar en god intern kontroll. 3.6 Löneberäkning - löneutbetalning Rutinen för löneberäkning startar i början av månaden innebärande att avvikelser hämtas upp i systemet. Avvikelser som inte är attesterade fångas inte upp i löneberäkningen. Rutinen innehåller ett antal kontroller som ska trygga en god säkerhet i löneberäkningen och den slutliga löneutbetalningen. Att tidplan för löneberäkning finns. Att löneberäkning görs av behörig person. Att ersättare finns utsedda. Att ansvarsfördelningen i rutinen är tydlig. Att arbetsfördelningen i rutinen är tydlig. Att rutinen säkerställer en korrekt bearbetning av posterna. (körning stoppas, fellistor erhålls) Uppfyllt Detaljerad tidplan finns fastslagen för hela kalenderåret. Uppfyllt Det finns två behöriga personer som kan göra löneberäkning. Ytterligare tre personer har behörighet att lägga upp löneperioden. Uppfyllt Det finns en ersättare utsedd som kan göra löneberäkning. Uppfyllt Ansvaret för löneberäkningen ligger på lönechefen och dennes ersättare. Löneassistenterna har ett ansvar för att göra manuella tillägg och korrigeringar på lönetransaktioner. Löneassistenten har även ansvar för kontroll av tidkorten (de som inte är attesterade). Delvis uppfyllt Det är lönechefen som sköter hela löneberäkningsrutinen vilket innebär att den är sårbar på det viset att kunskaper koncentreras till en person. Minst två personer bör vara delaktig i rutinen för att den interna kontrollen ska var tillräcklig. Uppfyllt kontroll görs av orimlig bruttolön. Nettolönelista skrivs ut och kontrolleras. Det finns vissa kontrollmoment som måste göras för att löneberäkning ska ske, bl.a. måste kontroll ske av att alla löner är genererade.
14 Att kontroller sker av nettolönesummor innan utbetalningen verkställs. Att utbetalningen godkänns av behörig person. Att ersättare finns. Att betalfil skickas av behörig person. Att ersättare finns. Att kontroller finns i systemet för ologiska belopp och felkodningar. Att rutinen är dokumenterad. Uppfyllt Särskild lista över nettolönesummor skrivs ut för kontroller. Enligt uppgift från GVO har nettolön på 75 tkr utbetalats till en anställd vilket var fel. Uppfyllt Utbetalningen attesteras av två behöriga personer. Uppfyllt Bankfilen skickas av lönechefen eller dennes ersättare. Delvis uppfyllt Det finns kontroller av orimlig bruttolön och det är möjligt att ta ut rapporter på belopp över 40 tkr tex. Någon beloppsspärr som förhindrar utbetalning av orimliga belopp finns dock ej. Delvis uppfyllt Leverantören har upprättat en lathund som beskriver rutinen på ett detaljerat sätt. Kommentarer Fasta rutiner finns för löneberäkning som ska trygga att rätt lön utbetalas. Rutinen sköts i huvudsak av en person medan den slutliga utanordningen godkänns av två personer. Ersättare finns utsedd för hantering av rutinen vilket är viktigt för att minska sårbarheten. Särskilt sisigillprogram används vid överföring av bankfil vilket tryggar en säker hantering. I löneberäkningsrutinen sker ett antal kontroller av lönebeloppen bl.a. kontroll av orimligt bruttolönebelopp och kontroll av nettolönelista. Automatiska kontroller av ologiska belopp saknas dock i systemet vilket resulterat i några felaktiga utbetalningar till anställda överstigande 70 tkr (felen inträffade före införandet av analysfunktionen Orimlig bruttolön ). Det finns heller ingen kontroll av att dubbel lön utbetalas till den anställde, vilket inneburit att ett flertal dubbla löner utbetalats. I det gamla lönesystemet fanns ett signalsystem som förhindrade dubbla löneutbetalningar.
15 3.7 Integration av bokföringsfil När bankfilen är skapad och utbetalningen verkställd startas ett konteringsjobb som innebär att en bokföringsfil skapas. Efter kontroll och rättning sker inläsning av bokföringsfilen till den ekonomiska redovisningen. Att bokföringsfilen kontrolleras innan integrering sker i den ekonomiska redovisningen. Att ansvaret för integrationsrutinen är tydligt fördelat. Att integration sker enligt fastställd tidplan. Att rutinen är dokumenterad. Uppfyllt I systemet erhålls felmeddelanden om poster med fel kontering. Rättning sker direkt i systemet och samtliga fel måste rättas för att man ska kunna gå vidare. Uppfyllt Bokföringsfilen skapas av den som gör löneberäkning och utbetalning. Ersättare finns utsedd. Uppfyllt Fastställd tidplan finns för utbetalningar och bokföring som omfattar hela kalenderåret. Delvis uppfylld Leverantören har upprättat driftdokumentation som bl.a. innehåller vissa rutinbeskrivningar. Kommentarer Rutinen för integrering av bokföring av löneposter styrs i hög grad av funktioner i personalsystemet. Erforderliga rättningar måste göras innan inläsning av bokföringsfil kan göras. Rutinerna är fasta och utifrån de kontroller som görs i ledet, innan i samband med löneberäkningen, så bedöms rutinerna som ändamålsenliga. Under våren 2003 var den ekonomiska redovisningen inte aktuell p.g.a. att manuella utbetalningar (checkar) och utbetalningar via Devis inte varit bokförda. En förklaring till det var den höga arbetsbelastning som uppstod i samband med byte av personalsystem.