FÖRENKLAR VARDAGEN FÖR KOMMUNIKATÖREN
VÄLKOMMEN TILL! Vi vill att du snabbt ska bli en van användare av Mynewsdesk och se vilket resultat ett effektivt och genomtänkt kommunikationsarbete kan ge! Vårat mål är att ge dig största möjliga synlighet och genomslag hos journalister, bloggare, opinionsbildare, beslutsfattare och kunder. För det är genom att påverka alla dessa nyckelpersoner som ditt digitala PR-arbete kommer bli lyckat. I Mynewsdesk Användarmanual kommer du få en genomgång av alla de olika delarna som Mynewsdesk är uppbyggt av. På så sätt kommer du snabbare igång med ditt arbete och lär dig på bästa sätt att utnyttja alla fördelar med Mynewsdesk. Har du frågor eller funderingar kan du alltid kontakta vår Kundservice. Du når oss på: Telefon: 08 644 89 50 mellan 09..00-17.00 E-post: support@mynewsdesk.com Twi tter: @mynewsdesk_se Facebook: http://www.facebook.com/mynewsdesk och via chatt på mynewsdesk.com Reviderad augusti 2012 2
INNEHÅLLSFÖRTECKNING KOM IGÅNG - TIO STEG TILL SNABBARE PUBLICERING... 4 LOGGA IN... 5 Har du glömt ditt lösenord?... 5 Bjud in administratörer... 5 DASHBOARD... 6 NEWSROOM... 8 Pressrumsinställningar... 8 Newtwork... 10 Kanaler... 10 Kommentarer... 11 Tilläggstjänser... 12 NETWORK... 13 Lägga till kontakter... 13 Listor... 14 Skicka meddelande... 14 PUBLISH... 15 Pressmeddelande... 15 Nyhet... 19 Blogg... 19 Evenemang... 19 Bild... 19 Video... 20 Dokument... 20 Kontaktperson... 20 EXPLORE... 21 Skapa en bevakning... 21 Läsa, återkoppla och lägg till kontakter... 21 Översikt... 22 ANALYZE... 24 Pressrummet... 24 Enskilt material... 25 Webbanalys... 25 Rapport via e-post... 25 3
KOM I GÅNG TIO STEG TILL SNABBARE PUBLICERING 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Logga in med ditt användarnamn och lösenord. Har du inga inloggningsuppgifter, kontakta support@mynewsdesk.com så hjälper vi dig. När du har loggat in börja med att gå igenom verktyget och klicka på de olika flikarna för att bekanta dig med funktionerna och designen Under fliken Newsroom > Pressrumsinställningar, som du hittar till höger, bygger du grunden för ditt Newsroom. Logotyp, företagsbeskrivning och adress, länkar och annan viktig information lägger du till här. För ett levande newsroom lägger du till sociala medier. Dina videor från YouTube, bilder från Flickr, Twitter-meddelanden och Facebook-flöde kan alla integreras till ett Social Media Newsroom. Under Newsroom > Pressrumsinställningar lägger du till detta. Välj förinställda ämnen under Pressrumsinställningar. Det är utifrån dessa som journalister beva kar ditt material. Är ditt företag regionsspecifikt kan det vara bra att även välja region. När du publicerar material kan du ändra kategorier beroende på det enskilda pressmaterialets karaktär. Under Pressrumsinställningar ställer du in om du vill använda vår blogstream eller inte. Om nå gon länkar till ditt material i en blogg så kommer det finnas en länk till bloggen bredvid ditt material. Lägg till en presskontakt i ditt pressrum. Under fliken Publish > Kontaktpersoner publicerar du information om era kontaktpersoner. Skriv in kontaktuppgifterna och klicka sedan i Visa som presskontakt i ditt pressrum. Då visas kontaktuppgifterna till vänster i ditt newsroom. Lägg till ett foto för att göra ditt pressrum mer personligt. 8. 9. 10. Under fliken Newsroom > Kanaler kan du aktivera dina sociala mediekanaler och TT för ytterligare synlighet. Du kan då publicera i dessa kanaler samtidigt som på Mynewsdesk. Har du egna kontakter som du vill ska få dina pressmeddelanden lägger du till dem genom att gå in på Network > Distributionslistor och skapa en ny lista. Du kan lägga till hur många listor du vill. När du publicerar din pressinformation kan du välja att skicka ut till den eller de listor som är relevanta för det enskilda materialet. Gå till ditt pressrum genom att klicka på Newsroom > Gå till Newsroom i det högra hörnet för att kontrollera att ditt pressrum ser snyggt ut. Nu är det dags att börja publicera! Lycka till! 4
LOGGA IN Innan du kan börja publicera på Mynewsdesk måste du logga in med dina inloggningsuppgifter. Uppgifterna fick du antingen av din kontaktperson på Mynewsdesk, när du själv skapade kontot eller när du blev inbjuden till kontot av någon som redan är administratör. Har du inte fått några inloggningsuppgifter, be den som ansvarar för ert Mynewsdesk konto att bjuda in dig, längst ner på sidan ser du hur man gör det. Har du glömt ditt lösenord? Följ bara länken som finns under rutan för lösenord. Du kommer då få ett mail med en länk för att återställa lösenordet. Tänk på att om du har fler än ett inlogg registrerat på samma mailadress så kommer dessa även finnas i mailet, så välj länken för det login du har glömt. Kom ihåg att länkarna i mailet endast fungerar i en timme efter att du har tagit emot dem. Bjud in dina administratörer Om det är fler än du som ska aministrera ert konto på Mynewsdesk bjuder du själv in dem. Det gör du genom att klicka på företagsnamnet uppe till höger på sidan. Då kan du välja Användare. Längst ner på sidan finns Bjud in per e-post användare, skriv in i mailadressen till den person som du vill ska ha administratörsrättigheter. Personen du bjudit kommer få ett mail med en länk där denne kan sätta upp sin användare. 5
DASHBOARD Har du pressrum i flera länder får du upp en meny där du kan välja i vilket lands pressrum du vill jobba. Du ser även en graf över visningar i de respektive ländernas pressrum från den senaste månaden, samt en karta över var de senaste besökarna befann sig när var inne i ditt pressrum. När du valt vilket pressrum du vill jobba med, eller helt enkelt loggat in i ett konto som bara har ett pressrum, så kommer du till Mynewsdesks Dashboard. Högst upp på sidan ser du de sex olika flikarna du använder när du navigerar i ditt konto: Dashboard, Publish, Network, Explore, Analyze och Pressrum. Högst upp till vänster i Dashboard ser du två rutor med nummer i. Dessa rutor visar antalet visningar i pressrummet, den vänstra visningar den senaste veckan och den högra den senaste månaden. Under de två rutorna ser du de tre senast publicerade pressmeddelandena i ert pressrum och hur många visningar de har haft sedan de publicerades. Ett steg nedanför de tre senaste pressmeddelandena ser du rubriken Publish > Utkast. Där ligger dina senast sparade utkast som du ännu inte har publicerat. Har du inga utkast så kommer det istället finnas snabblänkar till Pressmeddelanden, Nyheter, Blogginlägg, Evenemang, Bilder, Videor, Dokument, Kontaktpersoner. Ytterligare ett steg ner finns rubriken Network > Senaste följeslagare, där ser du de senaste personerna som valt att följa ert pressrum. Detta syns för de som har abonnemangen Pro, Plus och Premium. 6
Högst upp i mitten av Dashboard finns en karta med orange-färgade punkter. Punkterna visar var de senaste besökarna befann sig när de var inne i ert pressrum. Den här funktionen finns bara för abonnemangen Plus och Premium. Nedanför kartan ser du rutan Explore. Högst upp i den rutan syns de mest inflytelserika personerna som har nämnt ert företagsnamn eller något av dina sökord. Ännu ett steg ner finner du de senaste träffarna på något av era sökord i Explore. Den här funktionen finns bara för abonnemangen Plus eller Premium. Högst upp till höger finns rubriken Newsroom. Under rubriken ser du ett diagram, det visar till många procent av pressrummet du färdigställt. Under diagrammet finns exempel på saker du ännu inte lagt till ditt pressrum, dessa förslag har ett procentvärde som visar hur mycket mer ert pressrum kommer att vara färdigt när ni lagt till det föreslagna. Under Pressrums-rutan ligger de tre senaste inläggen från vår Kundblogg. Där kan du till exempel hitta tips om hur du på bästa sätt använder Mynewsdesk eller hur du bättre arbetar med digital PR. Det är också här vi kommunicerar nyheter och förändringar av siten. Längst ner till höger finns en pratbubbla med meddelanden från oss på Mynewsdesk. Det kan röra sig om uppmaningar, tips, tricks eller information som kan vara av vikt för dig som användare av Mynewsdesk. 7
NEWSROOM Pressrumsinställningar För att göra ändringar i ditt pressrum och ställa in förvalda inställningar går du till Newsroom > Pressrumsinställningar. Här kan du lägga till eller ändra: Rubrik Företagsbeskrivning Företagsbeskrivning som boilerplate, dvs. den som syns under pressmeddelanden Länkar i pressrumet Företagets kontaktuppgifter Logotyp Länkar och flöden Länkar Länkar som ska synas i pressrumet lägger du till i högerspalten. Du skriver där in länktexten exempelvis Företagets blogg och sedan URL:en till sidan. Länkarna hamnar sedan till höger i pressrum Kommentarer I högerspalten kan du ställa in om du vill tillåta kommentarer till ditt material, och om dessa ska modereras innan de visas i pressrummet. Licens Under kommentarer ställer du in vilken Creative Commons-licens du vill använda som standard för bilder och videor. Med en Creative Commons-licens behåller du din upphovsrätt men tillåter andra människor att kopiera och distribuera ditt verk, under förutsättning att de erkänner dig som upphovsman. Du bestämmer också om du ska ge tillstånd till att det skapas bearbetningar av ditt material. Klicka på frågetecknen för att se den exakta förklaringen av de olika licensformerna. Blogstream Här väljer du om du vill ha din blogstream aktiverad eller inte. En blogstream fungerar så att om någon i sin blogg länkar till material i ditt pressrum, så kommer en länk att synas till höger om det länkade materialet. 8
Kategorisering Här kategoriserar du ditt material och skapar en geografisk tillhörighet som kommer att synas som standard när du publicerar material. Tänk på att regioner endast används då du skriver något som verkligen riktar sig mot eller handlar om en specifik plats. Vid varje publicering kan du ta bort eller lägga till fler kategorier. Det är bl.a. utifrån kategorierna som journalister och andra opinionsbildare prenumererar på material från företag som använder Mynewsdesk. Externa källor Du kan visa flöden från dina sociala medietjänster i ditt pressrum. Du kan lägga till ditt eget eller annat relevant flöde från Facebook, Twitter, Flickr, YouTube eller ett RSS-flöde. Klicka på Newsroom uppe i högra hörnet och sedan Pressrumsinställningar. Du fyller i det du vill att flödet ska ha som rubrik och antingen URL eller användarnamn, beroende på vilket flöde det är. Se närmare instruktion invid de olika flödena. Externa länkar Här kan du exempelvis ange länkar till företagets egna filbanker om de innehåller material som du inte lagt upp på Mynewsdesk. Externa länkar syns i samband med listorna med material i pressrummet, en länk till en bildbank syns alltså tillsammans med bilderna i ditt pressrum. Följ-knapp Du kan lägga in en följ-knapp på företagets egen hemsida. När någon väljer att klicka på knappen så kommer de att bli följeslagare av ditt pressrum och ta del av allt du publicerar på Mynewsdesk. Att lägga in knappen är mycket enkelt. Först går du till Newsroom -> Pressrumsinställningar, längst ner på sidan under Följ-knapp finns en kod kopiera den. Klistra sedan in den koden på er egen hemsida där ni vill att knappen ska finnas. GLÖM INTE ATT KLICKA PÅ SPARA ÄNDRINGAR NÄR DU ÄR KLAR MED DINA UPPDATERINGAR! 9
Network Under Newsroom -> Network finns dina inställningar för Network. Det är här du ställer in svarsadress och även exporterar kontakter från Mynewsdesk till den egna datorn. Svarsadress I fältet för Svarsadress fyller ni i den e-postadress som ska stå som avsändare i utskick till ditt nätverk. Om du inte fyller i något så kommer det stå Företagsnamnet <no-reply@mynewsdesk.com> stå som avsängare i mailet. Ladda ner kontakter Om du har listor upplagda på Mynewsdesk som du vill uppdatera eller bara ladda ner till den egna datorn så går du till Newsroom -> Network. I listan under Ladda ner kontakter väljer du först vilken lista du vill exportera och klicka sedan på Ladda ner kontakter till höger om listan. Listan sparas på datorn som en CSV-fil. För att öppna listan i Excel börjar du med att öppna ett helt nytt excelark och sedan väljer du att importera listan. Kanaler Utöver vår distribution till journalister, bloggare och andra opinionsbildare sker också distribution till flera andra kanaler allt för att öka företagets synlighet. På fliken Newsroom > Kanaler gör du inställningar för dina kanalval. Här fyller du i dina användaruppgifter för Facebook, Flickr, Slideshare, Twitter, Wordpress och YouTube för att automatiskt publicera ditt material även där. En förutsättning för att använda kanalerna är att du redan har konton på dessa sociala medier. Om du inte har konton på tjänsterna kan du enkelt registrera dig på respektive sida. 10
I Facebook- och Twitterkanalerna publiceras rubriken till materialet tillsammans med en länk till pressmaterialet i ditt pressrum. På samma sätt publiceras en bild på Flickr, ett dokument på Slideshare eller en film på YouTube om du valt att använda dig av dessa kanaler. Du kan även göra utskick genom Tidningarnas Telegrambyrå, TT. Genom att använda den kanalen går dina pressutskick till TT och på så sätt ökar chansen för att den ska tas upp av media. Alla sociala mediekanaler läggs upp på liknande sätt. Så här lägger du till din Twitterkanal: 1. När du loggat in på Mynewsdesk klickar du på fliken Newsroom > Kanaler. Du får upp en lista med olika kanaler. Klicka på Aktivera bredvid vald kanal, i det här fallet Twitter. 2. Välj om du önskar att visa kanalen som förvald eller inte. Om du inte kryssar i förvald-rutan måste du aktivt välja Twitterkanalen varje gång du publicerar material. 3. Logga in på Twitter och godkänn Mynewsdesk som tjänst. Kommentarer Kommentarer hittar du under Newsroom > Kommentarer. Om du har valt att tillåta kommentarer i pressrumsinställningarna så kommer de att synas här. Har du valt att moderera kommentarerna innan de syns i ditt pressrum så kommer du få alla kommentarer i en lista under Väntar på godkännande, där du kan välja att godkänna eller avslå kommentarerna. Under fliken Avslagna kan du se vilka du nekat publicering och under Spam de kommentarer som har rensats bort av spamfiltret. 11
Tilläggstjänster Pressrum på Facebook För att skapa ett pressrum på ditt företags Facebook-sida klickar du på den flik som heter Pressrum på Facebook. Den finns under Newsroom. Klicka på Lägg till för att sätta upp pressrummet. Pressrummet läggs till som en applikation i på företagets Facebook-sida. Den som aktiverar pressrummet på Facebook måste vara administratör för företagets Facebook-sida. Du som administratör loggar in på Facebook, via anvisningarna på Mynewsdesk, med din personliga Facebook-profil. Du får sedan ange på vilket av dina Facebook-konton som pressrummet ska läggas till. Hosted Newsroom I ett Premiumkonto ingår Hosted Pressroom, med ett Pluskonto är denna funktion möjlig att köpa till. Vår speglingsfunktion Hosted Pressroom synkroniserar ditt pressrum på Mynewsdesk med ditt företags egen hemsida. Du effektiviserar ditt dagliga pr-arbete genom att bara behöva publicera ditt material en gång på Mynewsdesk. Ditt företags hemsida uppdateras då direkt och automatiskt. Om du inte själv har kunskaper i HTML-kodning behöver du antagligen hjälp av din webbtekniker eller det företag som står som host för din webbsida. För en webbkunnig är det enkelt att sätta upp ett Hosted Pressroom. Anpassa utseende för ditt Hosted Pressroom genom att göra inställningar under fliken Newsroom > Hosted Pressroom > Design. För en mer detaljerad beskrivning av hur du implementerar ditt Hosted Newsroom gå till Mynewsdesks egen Mynewsdesksida och sedan till Dokument, där hittar du Hosted Newsroom-manualen. 12
NETWORK Under fliken Network hittar du alla dina kontakter. Både de du själv lagt till och de som valt att följa ditt pressrum, d.v.s. är speciellt intresserade av det material som du skickar ut. När du publicerar material på Mynewsdesk kan du enkelt skicka det direkt till dina egna kontakter. Du kan även skicka opublicerat pressmaterial exklusivt till en utvald skara journalister. Det finns också möjlighet att skicka meddelanden från Network till dina kontakter med eller utan bifogat material. Innan du skickar ut pressmaterial måste du ha sparat dina kontakter i listor. Du kan ha ett obegränsat antal listor. Finns samma e-postadress på två listor som du skickar till samtidigt sorteras dubletter bort automatiskt. Svarsadressen för listorna ställer du in under Inställningar -> Network. När du publicerar pressmeddelanden eller andra typer av material kan du välja att använda någon eller några av de distributionslistor du skapat. Bocka i rutorna för valda distributionslistor innan du sparar och publicerar. Lägga till kontakter Lägg till kontakter genom att gå in under fliken Network och klicka på Lägg till fler kontakter. Du kan antingen importera kontakter från ett Excel-ark eller lägga till e-postadresser manuellt, en på varje rad utan skiljetecken. Om du vill kan du erbjuda dina nya kontakter att följa ditt nyhetsflöde på Mynewsdesk genom att bocka i den rutan under adressfältet. För att förenkla ditt arbete lägger du till dina kontakter i listor. Du kan välja en befintlig lista eller skapa en helt ny genom att lägga till ett lämpligt namn och sedan klicka på Lägg till ny. För att färdigställa importen av nya kontakter klickar du på Lägg till kontakter. 13
Listor För att se vilka kontakter som finns i de olika listorna klickar du på listans namn i vänsterspalten. Här kan du se vilka olika listor en speciell kontakt finns med på. Genom att klicka på personens e-postadress kan du se hans eller hennes användarprofil om en sådan finns tillagd. Ofta är det en profil som är importerad från LinkedIn och som innehåller personens intresseområden och anställningar. Om du vill göra ändringar i listorna kan du markera e-postadresser genom att bocka i rutan framför dem. Då får du möjlighet att lägga till dem i en annan lista, skapa en ny lista med dem, ta bort från listan eller radera dem. Härifrån kan du också skicka meddelande till de markerade e-postadresserna genom att klicka på just Skicka meddelande. Genom att klicka på Avmarkera alla kommer du tillbaka till huvudlistan. Om du vill ta bort en lista kan du klicka på Redigera listor längst ner i vänsterspalten. Genom att klicka på krysset bredvid listan försvinner listan men inte mottagarna. Mottagarna finns fortfarande kvar under Alla kontakter. Du kan även redigera inlagda kontakter genom att klicka först klicka på kontakten du vill ändra och sedan på Redigera till höger. Du kan då ändra mailadress, klicka sedan Spara för att spara de gjorda ändringarna. För att skriva ut en lista från ditt Mynewsdesk-konto går du till Newsroom -> Network och väljer lista och sedan Ladda ner kontakter. Listan sparas som ett Excel-ark. Du kan läsa mer om detta på sidan 10. Tips! Skicka material exklusivt till en liten skara journalister. Nämn i meddelandet att de får materialet innan alla andra. Skicka meddelande Du kan skicka direktmeddelanden till upp till 100 kontakter från ditt nätverk. Denna funktion finns för att du ska kunna kommunicera med dina kontakter eller för att skicka material exklusivt innan det är publicerat. Du klickar på den lista som du vill skicka till eller markerar enskilda kontakter genom att bocka i rutan intill deras e-postadress. När du har bockat för kontakter så kommer det upp ett fönster i vilket du klickar på Skicka meddelande. Här fyller du i Ämne och skriver sedan ett meddelande till mottagaren. Om du vill kan du bifoga ett material som du publicerat eller ett material som du sparat som utkast eller för senare publicering. Detta gör du genom att klicka på Bifoga material och klicka Välj bredvid det material som du vill bifoga. Den e-postadress som kommer att stå som svarsadress för meddelandet är samma som för distributionslistorna generellt och den hittar du under fliken Newsroom -> Network. 14
PUBLISH Under fliken Publish publicerar du pressmeddelanden, nyheter, blogginlägg, evenemang, bilder, videor, dokument och lägger till kontaktpersoner. Pressmeddelande För att förenkla ditt arbete är alla publiceringsformulär uppbyggda på i princip samma sätt. Du går in under Publish och klickar sedan på Pressmeddelanden. Här finns en lista över pressmeddelanden som är publicerade eller sparade som utkast. Om det skulle vara något du vill ändra så klickar du på Ändra till höger om det aktuella pressmeddelandet. För att ta bort ett publicerat pressmeddelande klickar du på Ändra och scrollar ner till Ta bort. Tips! Klicka på Spara som utkast, längst ner i formuläret, när du påbörjar ditt pressmeddelande. Gör du det sparas Pressmeddelandet automatiskt varannan minut. Publicera ett pressmeddelande genom att klicka på den gröna knappen Publicera nytt. Du får upp ett formulär. Formuläret är uppdelat för att underlätta publicering. Den information som är obligatorisk att fylla i är markerad med asterisk, all annan information är valfri. När pressmeddelandet är klart för publicering klickar du på Spara och publicera längst ner på sidan. Basinformation Här fyller du i rubrik, en sammanfattning samt brödtext. Välj en passande rubrik som gärna får innehålla både företagsnamn och eventuella sökord, på så sätt ökar du sökmotoroptimeringen. Sammanfattningen är den text som syns tillsammans med rubriken när pressmeddelandet visas i ett sökresultat, i en journalists bevakning och i ditt pressrum. Tänk på att sammanfattningen inte syns när hela pressmeddelandet visas. Vill du ha med sammanfattningen i pressmeddelandet bör du infoga även den i texten. Brödtexten är själva nyhetstexten, pressmeddelandet. I rutan för brödtexten finns ett verktygsfält med grundläggande redigeringsmöjligheter. Du kan feta, kursivera, stryka under eller stryka över texten. Genom ett ord eller en fras och klickar på knappen som ser ut som en kedja kan du även skapa länkar. Från youtube kan du bädda in videor genom att klicka på filmremsan i verktygsfältet. För att bädda in video från Youtube går du först till videon och klickar sedan på Dela. Klicka sedan på Bädda in, bocka för Använd gammal inbäddningskod och kopiera koden. Gå nu tillbaka till Mynewsdesk och klicka på Filmremsan i verktygsfältetoch klistra in koden i textrutan. Klicka på Insert för att spara. 15
Webbild Du kan lägga till en webbild som illustration till pressmeddelandet. Klicka på Välj bild och välj antingen en redan uppladdad bild eller ladda upp en ny bild från din hårddisk genom att klicka på Lägg till bilder. En ruta dyker då upp där du får leta fram bilden eller bilderna du vill ladda upp. Klicka på namnet till bilden som du har valt, så kommer du tillbaka till pressmeddelandeformuläret. Webbilden sparas i lågupplöst format och placeras mellan rubriken och sammanfattningen. Publiceringsdatum Att publicera omedelbart är alltid markerat som standard. För att schemalägga publiceringen av ett material, framåt eller bakåt i tiden, klickar du i fältet för datum eller tid och väljer den önskade tidpunkten. Ett bakdaterat material kommer inte att skickas ut till personer som prenumererar på de ämnen du valt under kategorisering. Bifogade filer Om du har ett pressmeddelande med en speciel grafisk formgivning eller snygga grafer och tabeller som är svåra att få in i Mynewsdesks gränssnitt kan det vara en idé att bifoga orginalversionen av meddelandet. Du kan antingen välja att ladda upp en PDF- eller Word-version av utskicket. Det gör du genom att klicka Ladda upp dokument. Du får då upp en ruta där du kan leta fram dokumentet på din dator och sedan välja det. Du kommer då se det i textrutan ovanför Ladda upp dokument. Tänk på att det inte går att öppna dessa dokument i förhandsgranskningen. Resurslänkar Här väljer du en rubrik till den resurslänk du vill lägga till, samt fyller i URL. Förslagsvis kan resurslänken användas till att ange hemsida till eventuell samarbetspartner, adressanvisningar eller liknande. 16
Kategorisering För att ge ditt pressmeddelande bästa tänkbara sökbarhet kategoriserar du det med Ämnen och Regioner. Det finns över 25 huvudämnen med olika underkategorier. De journalister och redaktioner som prenumererar på material från Mynewsdesk ställer in sina prenumerationer utifrån samma kategorier, så var noga med att välj kategorier som är relevanta för ditt material. Du kan välja flera olika huvudkategorier, eller samma huvudkategori med olika underkategorier. Tänk på att du efter varje kategorisering måste klicka på Lägg till vald för att kategoriseringen ska sparas. Tänk också på att varje pressmeddelande ska kategoriseras individuellt och att du inte behöver behålla samma kategorisering som de standardinställningar ditt företag har. Regionerna är desamma som Sveriges län, och varje region har underkategorier. Om du valt en lokal tillhörighet till pressmeddelandet så syns ditt pressmeddelande även i en sökning som gäller hela Sverige. Använd regioner endast i de fall ditt pressmeddelande är riktat till en speciell plats och du vill skicka till lokalpress. Väljer du Hela Sverige så kommer utskicket gå ut till mottagarna oavsett var i Sverige de befinner sig. Tags Tags, eller taggar, är ett sätt att lägga till ett specifikt nyckel- eller sökord till pressmeddelandet. Taggarna hjälper till att sökmotoroptimera ditt material och att hålla ordning i ditt pressrum. Vi rekommenderar att man lägger till mellan fyra och åtta taggar, sökmotorer kan annars uppfatta inläggen som spam och indexerar då inte materialet. Taggarna länkar samman den information som finns knuten till dem inom det egna pressrummet. Börja med att skriva ett ord så ser du om det används liknande av andra källor (vilket är önskvärt), klicka sedan på Lägg till tag(s). De taggar du använder mest frekvent hamnar under textrutan så att du snabbt kan klicka fram de som passar. 17
Relaterat material Under Relaterat material kan du koppla material som bilder, videor, dokument eller kontaktpersoner till ditt pressmeddelande. Det kan kan både vara material som redan har publicerats och sådan som ska publiceras. Om du vill använda dig av material som inte finns upplagt i pressrummet klickar du på den blå knappen Skapa ny, i listan väljer du vilken typ av material du vill lägga till. Det material som du skapar på detta sätt kommer att publiceras samtidigt och få samma kategorisering som pressmeddelandet. Du kan även relatera material som redan är publicerat. Om du klickar på exempelvis Bilder kommer det upp en lista med redan publicerade bilder. Klicka på Lägg till bredvid det material du vill lägga till. Har du pressrum i flera länder kan du enkelt relatera information även från dessa, genom att välja landets pressrum i den meny som finns intill materialtypen. När du relaterar till andra material är det bara relaterat åt ett håll, det är alltså bara länkat från exempelvis pressmeddelandet till bilden och inte även åt det andra hållet. För att det ska vara relaterat båda vägarna så måste du även gå in i bilden och relatera pressmeddelandet. Listor Välj om du vill att ditt pressmeddelande ska distribueras till en eller flera distributionslistor genom att bock i rutan invid dem. Om du vill skicka ditt pressmeddelande till en lista som inte redan är tillagd lägger du till den under Network innan publiceringen. läs mer på sidan 19. Observera att du måste spara pressmeddelandet som utkast innan du går till Network, annars går ditt material förlorat. Kanaler Här väljer du i vilka av dina kanaler du vill publicera din information. De olika kanalerna kan du aktivera under fliken Newsroom -> Kanaler. Kom ihåg att spara ditt pressmeddelande som utkast innan du går till kanalsidan. För att välja en kanal bockar du i rutan framför den önskade kanalen och sedan är det bara at tpublicera för att skicka ut meddelandet. Förhandsgranska, Spara som utkast eller Spara och publicera Välj Förhandsgranska för att se hur ditt pressmeddelande kommer se ut när det publiceras. Observera att länkar och relaterat material inte är klickbara i förhandsgranskning. Klicka på Spara som utkast om du vill spara det du gjort utan att det publiceras, på så sätt kan du fortsätta med meddelandet senare. Spara och publicera för att publicera ditt utskick, har du schemalagt publiceringen så kommer det publiceras på den valda tidpunkten. 18
Publicera en nyhet Du får själv avgöra hur du vill definiera skillnaden mellan pressmeddelande och nyhet, men generellt kan man säga att pressmeddelanden bör vara mer formella och uttömmande, medan nyheter kan vara kortare notiser. Publicera en nyhet genom att gå in under fliken Publish -> Nyhet och klicka på Publicera nytt. Du får upp ett formulär som är uppdelat i avsnitt för att underlätta publicering. De fält som är obligatoriska att fylla i är markerade med asterisk, övriga fält är frivilliga. När nyheten är klar för publicering klickar du på Spara och publicera längst ner på sidan. Formuläret fungerar på samma sätt som när du publicerar ett pressmeddelande. Publicera ett blogginlägg Blogginlägg som genre används generellt när man vill publicera text som är något mer subjektiv. I blogginlägg kan du själv tycka och tänka, men du får själv avgöra hur du väljer att dela upp ditt material. Publicera ett blogginlägg genom att gå in under fliken Publish -> Blogginlägg och klicka på Publicera nytt. De fält som är obligatoriska att fylla i är markerade med asterisk, övriga fält är frivilliga. När blogginlägget är färdigt för publicering klickar du på Spara och publicera längst ner på sidan. Formuläret fungerar på samma sätt som när du publicerar ett pressmeddelande. Tips! Om du har en blogg på Wordpress kan du publicera ditt blogginlägg även där. För att koppla upp bloggen mot Wordpress går du till Newsroom -> Kanaler och fyller i de uppgifter som behövs. Publicera ett evenemang Om du har ett evenemang som du vill nå ut med gör du det genom att gå in under fliken Publish -> Evenemang och klicka på Publicera nytt. Du får nu upp ett formulär som är uppdelat i avsnitt för att underlätta publicering. De fält som är obligatoriska att fylla i är markerade med asterisk, övriga fält När det gäller evenemang fyller du i start- och sluttid samt plats. Du kan lägga till en URL till en sida där du tar emot anmälningar. När evenemanget är klart att publicera klickar du på Spara och publicera längst ner på sidan. Formuläret fungerar i princip på samma sätt som när du publicerar ett pressmedde- Det kan vara bra att veta att de flesta journalister enbart bevakar pressmeddelanden, och att det därför får störst genomslagskraft om en pressinbjudan går ut som ett sådant och inte enbart som ett evenemang. Publicera en bild Under fliken Publish -> Bilder publicerar du högupplösta bilder som andra kan ladda ner från ditt pressrum. För att publicera en eller flera nya bilder klickar du på den gröna knappen Publicera nytt. Du får då upp ett formulär som fungerar på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande. Ladda upp din bild genom att klicka på Välj bild och sedan fliken Ladda upp en ny fil. När du har bläddrat fram bilden eller bilderna som du vill publicera och markerat dem (du markerar flera bilder genom att hålla inne shift- tangenten) klickar du på Ladda upp filen. Bilden eller bilderna kommer då upp i listan över bilder och där klickar du på titeln, varpå den kommer upp i rutan i publiceringsformuläret. Fyll i rubrik, sammanfattning och fotograf/källa. 19
Om du önskar andra restriktioner på en specifik bild kan du ändra ditt ursprungliga Creative Commons-erkännande för just denna bild. Det gör du under Licens. Med en Creative Commons-licens behåller du din upphovsrätt men tillåter andra människor att kopiera och distribuera ditt verk under förutsättning att de erkänner dig som upphovsman. Invid varje typ av licens kan du klicka på frågetecknet för att få veta mer. Tänk på att licensen endast fungerar som en rekommendation bilderna du publicerar på Mynewsdesk går alltid att ladda ner. När det gäller taggar för bilder fungerar de förutom som sökmotoroptimerande ord också som mappar för bilder inom det egna pressrummet. De tio mest använda taggarna delar alltså upp bilderna i olika grupper som besökare ser när de klickar på Bilder i ditt pressrum. Under Kanaler kan du välja att publicera din bild i ditt konto på Flickr, Facebook eller via Twitter. Du aktiverar kanalerna genom att gå till Newsroom -> Kanaler. Publicera en video Publicera en video genom att gå in under fliken Publish > Videor och klicka på Publicera nytt. Du får upp ett formulär som fungerar på samma sätt som vid publicering av en bild. I princip alla videoformat är tillåtna, men filmen bör inte vara större än 100 megabyte. Förutom att publicera videon som eget material kan du använda video för att illustrera ett pressmeddelande. Det gör du genom att klicka på filmklippssymbolen som finns i brödtextfältet i pressmeddelandeformuläret och infoga den embed-code som du hittar invid den publicerade videon i ditt pressrum. Dina videor kan du publicera via kanalerna Facebook, Twitter, YouTube och betalkanalen Scanpix. Publicera ett dokument Om du har information som du vill ska nå ut till media men som inte är ett pressmeddelande kan du publicera det som ett dokument. Publicera ett dokument genom att gå till fliken Publish > Dokument och klicka på Publicera nytt. Du får upp ett formulär som fungerar på samma sätt som publicering av en bild. Dokument kan publiceras i kanalerna Facebook, Twitter och Slideshare. På Slideshare kan du ha ett konto där du delar med dig av Powerpoint-presentationer och andra typer av dokument. Lägg till en kontaktperson Det är viktigt för journalister att enkelt kunna nå era kontaktpersoner. Under fliken Publish -> Kontaktpersoner lägger du till information om de kontaktpersoner som ska synas i pressrummets vänsterspalt. Under Kontaktpersoner kan du även lägga till fler kontaktpersoner som du vill ska finnas i ditt pressrum. Kontaktpersonerna kan du sedan bifoga till allt material du publicerar. Kom ihåg att i formuläret kryssa i rutan Visa som presskontakt i ditt pressrum om du vill att kontakten ska synas i pressrummets vänsterspalt. 20