PROJEKTRAPPORT FLEXIBEL VÄXELVÅRD - En kartläggning av behov, möjligheter och kostnader vid ett införande av ett flexibelt växelvårdssystem Therese Hallqvist 2010 06 09
Sammanfattning Titel: Flexibel växelvård En kartläggning av behov, möjligheter och kostnader vid ett införande av ett flexibelt växelvårdssystem Projektbeställare: Ann Cajvert Projektledare: Therese Hallqvist Typ av projektrapport: Kartläggning av behov, möjligheter och kostnader vid ett införande av ett flexibelt växelvårdssystem. Projekttid: Projektet startade oktober 2009 och avslutas september 2010. Budgetram: 380 000 SEK Bakgrund: Underlätta för anhörigvårdare och öka förutsättningen för ett kvarboende för vårdtagaren. Syfte: Projektets syfte är att kartlägga möjligheter, konsekvenser och kostnader på kort och på lång sikt, av att införa ett flexibelt, individanpassat växelvårdssystem. Denna kartläggning ska kunna fungera som ett beslutsunderlag vid en eventuell implementering av ett flexibelt växelvårdssystem. Rapportens huvudresultat: Närstående efterfrågar flexibla beslut man vill ej behöva söka nytt bistånd för dagar utanför satt period samt att man vill kunna välja ankomst och avresedagar själv. För närstående är det viktigt att känna sig trygga ett telefonsamtal ska kunna lösa akuta behov som t ex. vid egen sjukdom. Vid ett eventuellt införande av flexibel växelvård bör man ur ett IT perspektiv ta ställning till om befintligt IT system Magna Cura, skall eller inte skall anpassas till flexibel växelvård. Vad gäller antalet växelvårdsplatser föreslås att ett eventuellt införande av flexibel växelvård inleds med en prövotid på 1-2 år för att se effekterna det får på behovet av antalet växelvårdsplatser. Ytterligare ett förslag är att det under denna prövotid upprättas en beredskapsplats för att skapa möjlighet till flexibilitet.
Vad gäller verksamheten är undersköterskorna positiva och ser möjligheter i att ett flexibelt växelvårdssystem kan fungera i verksamheten. Vid ett eventuellt införande behöver rutiner kring mottagandet och vistelsen ses över och fastställas.
Innehållsförteckning Inledning... 1 Resultatanalys... 3 Närståendes inställning till flexibel växelvård... 3 Verksamheten... 5 Flexibel växelvård ur ett IT perspektiv... 6 Antalet växelvårdsplatser... 9 Kartläggningens huvudresultat... 11 Referenslista... 13 Bilaga
Inledning Möjligheterna att bo kvar hemma är för många äldre beroende av om anhöriga kan, vill och orkar ge hjälp. En viktig stödform för närståendevårdare är avlösning där möjligheten till korttidsplats/växelvård är en viktig del. Men för att anhöriga och vårdtagare ska acceptera avlösning förutsätter det att insatsen är lättillgänglig, flexibel och av god kvalitet. Enligt Szebehely, M. 2002 har anhörigas insatser för att hjälpa och stötta en närstående ökat sedan andra halvan av 90-talet. Man räknar med att drygt 70 % av all den hjälp som gamla sjuka och funktionshindrade behöver ges av anhöriga. En undersökning från 2002 visar att 24 % av Sveriges befolkning som är 55 år eller äldre gör en insats för en medmänniska. Alla utredningar pekar ensidigt mot att anhöriga i framtiden kommer att få ett allt större ansvar inom vård- och omsorgsarbetet. Flera intervjustudier med anhörigvårdare i Sverige vittnar om anhörigas behov av ett mer flexibelt växelvårdssystem. Möjligheten att själv bestämma intervall för vårdtillfällena, förlänga en vistelse ibland samt möjlighet till akut plats när exempelvis anhörigvårdaren blir sjuk är några av önskemålen från de som vårdar. Men det är också viktigt att vårdtagaren har det bra under avlösningen för att den anhörige ska kunna koppla av och få tid till återhämtning. Socialtjänstlagen Socialtjänstlagen vilar på några vägledande begrepp såsom självbestämmande, integritet och självständighet. Det är den enskilde inom ramen för socialnämndens resurser som avgör valet mellan alternativa insatser. I 5 kapitlet 10 i Socialtjänstlagen anges att Socialnämnden ska erbjuda stöd för att underlätta för de personer som vårdar en närstående som är långvarigt sjuk eller äldre eller som stödjer en närstående som har funktionshinder. I propositionen inför denna lagändring förtydligar regeringen sina skäl till varför de vill tydliggöra för socialnämnderna att de ska erbjuda stöd till den som frivilligt vill ge vård och stöd till en anhörig eller närstående. I propositionen framhålls vikten av man i kommunerna har en anhörigvänlig verksamhet och ett familjefokuserat synsätt. Verksamheten ska syfta till att förebygga att anhörigvårdaren blir fysiskt eller psykiskt utsliten. Erkännande, respekt och delaktighet ska genomsyra stödet. Regeringen anser att stöd till de personer som vårdar eller stödjer närstående måste kännetecknas av individualisering, flexibilitet och kvalitet. Individualisering förutsätter att t ex. den anhörigas unika behov identifieras och att stödet utformas efter hans eller hennes behov. Tidigare nämndbeslut 6 maj 2009 togs ett nämndbeslut som innebar en förändring av riktlinjerna för närståendestödet i Alingsås kommun (se bilaga). Beslutet innebar b.la. att närstående ska beviljas växelvård i en omfattning av 150 dagar (biståndsbedömare) samt 180 dagar (Arbetsutskottet). Projekt Flexibel växelvård Hösten 2006 påbörjades ett arbete inom Vård och äldreomsorgsförvaltningen i Alingsås med att förbättra uppföljningsrutinerna på beslut gällande korttidsplats. Det ledde till ett fortsatt arbete med att belysa växelvårdens utformning utifrån den enskildes och förvaltningens perspektiv. Detta arbete visade att växelvården är en viktig del i kommunens närståendestöd men att dagens växelvårdssystem inte medger den flexibilitet som närstående efterfrågar. För att möjliggöra kvarboende för äldre personer med stort omsorgsbehov och för att underlätta för närståendevårdare startade hösten 2009 projektet, Flexibel växelvård. 1
Syftet var att: Erbjuda ett mer individanpassat anhörigstöd Personligt stöd till närstående vid byte av växelvårdssystem Öka förutsättningen för kvarboende Utnyttja kommunens växelvårdsplatser mer effektivt Målet med projektet var att implementera ett flexibelt växelvårdssystem. Med ett flexibelt växelvårdssystem menas att anhöriga själva kan planera sin avlösning. I det nuvarande systemet erbjuds vårdtagaren en vistelse på korttidsboende 6 eller 13 nätter åt gången. Platsen erbjuds från och med onsdag eftermiddag till tisdag förmiddag nästföljande vecka eller veckan därpå. I ett flexibelt växelvårdssystem får närståendevårdare ett visst antal dygn/år i sitt biståndsbeslut som de sedan själva får förfoga över. På detta sätt kan de boka upp perioder på korttidsboendet likt ett hotellbokningssystem. För att öka tillgängligheten till en växelvårdsplats är ett önskvärt perspektiv att i framtiden erbjuda närståendevårdare som är berättigad korttidsplats möjlighet att själva gå in i systemet och boka plats. Möjligheten till snabb tillgång till korttidsplats uppstår ibland när oförutsedda händelser inträffar i vardagen exempelvis när anhörigvårdare drabbas av ohälsa. Då uppstår många gånger behov av en akut plats på korttidsboende och är ett exempel på ett behov som ett flexibelt växelvårdssystem skulle tillgodose. Under februari månad 2010 ändrade projektets inriktning och fick därmed en reviderad projektplan. Beslutet av att ändra målet i projektet ledde till att istället för att införa ett flexibelt växelvårdssystem som beskrivits ovan blev syftet med projektet att istället kartlägga möjligheter, konsekvenser och kostnader på kort och på lång sikt av att införa ett sådant flexibelt växelvårdssystem. Anledningen till att projektet fick en reviderad projektplan var att verkställigheten signalerade en osäkerhet på vilka konsekvenser ett införande skulle innebära samt på vilka kostnader ett IT stöd skulle föra med sig. Syfte Projektets syfte är att kartlägga möjligheter, konsekvenser och kostnader på kort och på lång sikt, av att införa ett flexibelt, individanpassat växelvårdssystem. Denna kartläggning ska kunna fungera som ett beslutsunderlag vid en eventuell implementering av ett flexibelt växelvårdssystem. Mål Att presentera möjligheter, konsekvenser och kostnader vid ett införande av ett flexibelt växelvårdssystem ur vårdtagarens, närståendes och Vård - och äldreomsorgsförvaltningens perspektiv. Att undersöka om befintligt IT-system (Magna Cura) kan anpassas till flexibel växelvård, samt kartlägga andra möjliga IT-system och presentera nya tänkbara lösningar (fördelar, nackdelar, kostnader). Att kartlägga närståendes inställning till flexibel växelvård. Att ta fram fakta underlag för antalet växelvårdssplatser som behövs för att det ska vara möjligt att genomföra ett flexibelt växelvårdssystem Målgrupp Kartläggningen vänder sig i första hand till förvaltningschef Magnus Haggren som ska fatta beslut om flexibel växelvård skall implementeras. I ett eventuellt införande är kartläggningens målgrupp närståendevårdare inom Alingsås kommun 2
som beviljats insatser enligt SOL i form av växelvård. Vårdpersonal, sjuksköterskor och enhetschefer på korttidsboenden samt biståndsbedömare i Alingsås kommun. Omfattning/avgränsning Kartläggningen har genomförts i Vård och Äldreomsorgsförvaltningen i Alingsås kommun. Projektet omfattar kommunens korttidsboenden med dess vårdpersonal och vårdtagare samt närstående som kommer i kontakt med dessa boenden. Projektet har undersökt vilka möjligheter det finns att anpassa befintligt IT-system till flexibel växelvård, samt presenterar nya tänkbara lösningar med fördelar, nackdelar och kostnader kopplade till dessa. Projektets syfte är att ta fram beslutsunderlag för ett införande av flexibel växelvård. Implementering ska inte ske under innevarande projekttid. Specifika lösningar såsom detaljerade rutiner för ett eventuellt implementerande kommer inte att presenteras i denna kartläggning. Budgeten på totalt 380 000 SEK sätter projektets ekonomiska ramar Projektorganisation Projektbeställare: Ann Cajvert Projektledare: Therese Hallqvist IT ansvarig: Susanne Sandberg Referensgrupp: Närstående som deltar i anhörigcirklar Redovisning av resultat Resultatet av kartläggningen redovisas i denna projektrapport som kommer att spridas till förvaltningschef, förvaltningens ledningsgrupp, Vård och Äldreomsorgsnämnden samt presenteras på www.alingsas.se. Beslut om flexibel växelvård skall implementeras och hur detta implementerande ska se ut fattas av förvaltningschef Magnus Haggren. Resultatanalys Resultatanalysen av kartläggningen kommer att redovisas utifrån de mål som presenterades i inledningen. Först kommer en redogörelse för närståendes inställning till flexibel växelvård därefter en redogörelse av vad verksamheten ser för möjligheter och konsekvenser av ett införande. Det följs av en kartläggning av alternativa IT lösningar utförd av IT samordnare Susanne Sandberg. Resultatdelen avslutas med en kartläggning av behovet av antalet växelvårdsplatser. Närståendes inställning till flexibel växelvård Referensgrupp För att ta reda på anhörigas inställning till ett flexibelt växelvårdssystem bildades en referensgrupp med närstående som deltar i anhörigcirklar. Närståendesamordnare Ingela Funegård har varit behjälplig i att komma i kontakt med fem kvinnor som deltog i denna referensgrupp. Att få träffa närstående som har växelvård har för mig som projektledare varit en givande och intressant del av projektet. Nämnvärt är att dessa kvinnor gärna ställde upp trots pusslande med tider. Några ansåg sig ovana i situationen av att prata om sina åsikter men att de gärna kom med på dessa träffar med motiveringen att de tycker det är viktigt och betydelsefullt att vara med och påverka. En kvinna som tidigare haft växelvård men där maken idag bor på särskilt boende ställde gärna upp och diskuterade 3
växelvården för kommande närståendevårdare. Vi har träffats och fikat på Hagagården vid tre tillfällen. Då projektet är till gagn för anhöriga har det varit deras situation som varit i fokus och inte vårdtagarens. Alla kvinnor förutom en har det gemensamma att de vårdar sin make i hemmet och har beslut om växelvård i form av 6 eller 13 nätter. Fokus i diskussionen har varit deras inställning till ett flexibelt växelvårdssystem. Frågor som har ställts är bl.a. vad de anser om flexibel växelvård och hur de tror de skulle vilja planera samt boka sin avlösning. Positiv inställning Dessa fem närstående är positivt inställda till ett flexibelt växelvårdssystem. En orsak till det är att de inte behöver söka nytt bistånd vilket underlättar när de önskar förlänga vistelsen på korttidsboendet. De anser att ett flexibelt växelvårdssystem skulle underlätta att planera vardagen om de själva kan styra över perioderna. De talar om en trygghet i vetskapen om att om de själva drabbas av sjukdom eller är i akut behov av återhämtning så kan de snabbt få hjälp med avlösning. En kvinna säger: Vad händer om jag själv plötsligt blir sjuk? Och det finns plats där min man brukar vara...då hade jag ju bara kunnat ringa och fått hjälp direkt... De talar också om en stor betydelse av att de lättare kan lägga om sina perioder för avlösning vid högtider. För dem innebär det en ökad valfrihet vid helger och högtider, oavsett om man väljer att ha avlösning eller inte. Närståendes uppfattning om hur de vill planera sin avlösning På frågan hur de skulle önska att förlägga sina perioder i ett flexibelt växelvårdssystem svarar samtliga att de i stort sett önskar att ha kvar samma perioder för avlösning. Men att efterfrågar möjligheten att välja dag för ankomst och hemgång. De önskar att när behov uppstår som vid t ex. resor eller andra inplanerade aktiviteter förlänga vissa perioder. Vid sådana tillfällen kan det också finnas behov av att flytta fram avlösningen. Anledningen till varför de önskar ha kvar samma perioder är därför att de vill veta hur avlösningen ser ut en längre tid framöver och de vill heller inte riskera att bli utan avlösning för att det inte finns plats. I samtalen om flexibel växelvård återkommer de ofta till att möjligheten att välja veckodag för ankomst och hemgång är av stor vikt. I dagens system känner de sig låsta vid att detta alltid sker onsdag och tisdag. I det fall de kan byta ankomstdager kan det tex. underlätta att få hjälp med skjuts och hämtning av sin närstående. En utav de närstående talar om att hon missar sociala aktiviteter som sammanfaller med dagarna för hemgång. En annan kvinna talar om sin egen hälsa och att hon missat läkartider som krockat med när hennes make är hemma. Ingen utav de närstående har några direkta önskemål om att dela upp sina perioder i enstaka dagar. Orsaken till detta är dels att de behöver veta för att kunna planera hur deras perioder ligger framöver och dels för att de inte har ork att lämna och hämta sin make allt för ofta. Det skulle heller inte vara bra för deras makar som är sjuka i demens. På frågan hur de ställer sig till att själva ha tillgång till ett bokningssystem ser lite olika ut. Någon kan tänka sig att i framtiden boka via ett bokningssystem men att de i nuläget önskar ringa och boka 4
in sin avlösning. Oro för platsbrist Det finns en oro bland dessa närstående att det inte skall finnas plats när de önskar avlösning. Det är också mycket viktigt för dem att deras makar återkommer till samma boende för växelvård. De som har hemtjänst är oroliga för att det ska missas att maken är hemma eller på växelvård och poängterar därför vikten av att personalen fått information om maken är hemma eller inte. Vad närstående efterfrågar i sin avlösning går att sammanfatta i fyra punkter: Att det finns möjlighet till flexibla beslut man vill ej behöva söka nytt bistånd för dagar utanför satt period samt att man vill kunna välja ankomst och avresedagar själv. Att känna trygghet ett telefonsamtal ska kunna lösa akuta behov som t ex. vid egen sjukdom. Att det finns en kontinuitet - mycket viktigt att närståendes makar får återkomma till samma avdelning som tidigare. Att det finns en säker informationsöverföring det är viktigt med en god informationsöverföring mellan tex. hemtjänst och växelvård vid hemgång. Vad kan vi uppnå i ett flexibelt växelvårdssystem? Växelvården är en viktig del i kommunens närståendestöd men dagens system medger inte den flexibilitet som närstående efterfrågar. I ett utav kvalitetsmålen för Vård och äldreomsorgen i Alingsås kommun, Inflytande, valfrihet och individuell anpassning anges att vårdinsatserna ska vara väl anpassade till varje individs behov och att vårdtagaren skall kunna bo kvar i sin bostad så långt det är möjligt. I ett implementerade av ett flexibelt växelvårdssystem behöver inte närstående söka nytt bistånd för dagar utanför satt period samt att de också kan välja dag för ankomst. Närstående får därmed ett ökat inflytande över sitt dagliga liv och en ökad valfrihet. Utifrån sina förutsättningar får de en större möjlighet att själva bestämma över sin vardag. I kvalitetsmålet, Stöd till närstående för vård och äldreomsorg i Alingsås kommun, antaget av Vård och äldreomsorgsnämnden 09-10-20, står det att stödet till närstående skall kännetecknas av individualisering, flexibilitet och kvalitet. Verksamheten När projektet Flexibel växelvård startade 2009 bildades en arbetsgrupp bestående av undersköterskor och sjuksköterskor som arbetar på korttidsboenden. Syftet var att diskutera möjligheter och konsekvenser av att införa ett flexibelt växelvårdssystem. Vid sidan av dessa träffar fördes också en liknande diskussion med berörda enhetschefer. I denna del av kartläggningen redogörs för vad som framkommit vid dessa träffar. Undersköterskor och sjuksköterskor Undersköterskorna i arbetsgruppen är positivt inställda till ett flexibelt växelvårdssystem och tror att det skulle fungera i verksamheten. Deras uppfattning är några anhöriga kommer att byta dag för ankomst och hemgång. Om personal vet om detta i tid är det inga större problem men att det är viktigt att ankomst och vistelsen är väl planerad. Vid ett mottagande på helgdag finns färre personal på plats och då är det viktigt att det i förväg är väl planerat. Det kan tex. handla om att t ex. takliftar 5
skall finnas på plats. För att underlätta mottagandet av vårdtagare tycker de att det är viktigt att se över rutiner för vistelsen och förtydliga vad som gäller vid växelvård för anhöriga. Till skillnad från undersköterskorna är sjuksköterskorna skeptiska till införandet av ett flexibelt växelvårdssystem. De är oroliga för hur medicinhanteringen kommer att fungera och hur inskrivning skall ske om ankomst sker på helger. Gemensamt för undersköterskorna och sjuksköterskorna är att de i den mån det går i god tid får veta vilka vårdtagare som kommer och när de kommer. Optimalt är att minst tre månader i förväg veta hur närstående planerat sin avlösning. Berörda enhetschefer Enhetscheferna på korttidsboendena framför vikten av ett tydligt bokningssystem. De har inga direkta önskemål på vilken typ av bokningssystem man skulle komma att använda så länge det stödjer ett flexibelt växelvårdssystem. De framhåller avräkningen av antalet dagar anhöriga nyttjat i sitt beslut som en nödvändig del av ett bokningssystem. En avräkning av dagar måste finnas med för att kontrollera hur många dagar anhöriga har kvar att nyttja. Oavsett vilket bokningssystem är det enhetschefernas assistenter som kommer att ta emot bokningar från anhöriga och lägga in det i ett bokningssystem. I ett eventuellt införande av ett flexibelt växelvård bör man fundera kring följande: Att undersköterskorna är positiva och ser möjligheter i att ett flexibelt växelvårdssystem skall fungera i verksamheten. Att rutiner kring mottagandet och vistelsen behöver ses över och fastställas. Att en fortsatt diskussion bör föras med sjuksköterskor kring frågor som hur medicinhanteringen kan säkras och hur man kan ta emot under helger. Att enhetscheferna efterfrågar oavsett bokningssystem ett tydligt sådant och att avräkning av dagar finns med. Oavsett vilket bokningssystem är det enhetschefernas assistenter som kommer att ta emot bokningar från anhöriga och lägga in det i ett bokningssystem. Flexibel växelvård ur ett IT perspektiv När projektet startade hösten 2009 bildades en grupp av de som tidigare ingått i den styrgrupp som då fanns i projektet. I denna grupp deltog projektledare, boendesamordnare Kerstin Thomsen, enhetschef Pernilla Andersson. Syftet var att diskutera tänkbara lösningar på ett IT system som skulle användas för att boka anhörigas avlösning. I gruppen diskuterades Magna Curas anpassbarhet samt andra alternativ på lösningar. Som stöd i denna diskussion närvarade även samordnare Susanne Sandberg och Maria Carlsson vid några tillfällen. När projektets syfte ändrades till en kartläggning av de behov som finns för att flexibel växelvård skall fungera anställdes IT samordnare Susanne Sandberg i projektet. Hennes uppdrag var att kartlägga ett flexibelt växelvårdssystem ur ett IT perspektiv. Nedan redogör Susanne Sandberg för den kartläggning hon har utfört. Uppdraget Uppdraget var att undersöka om befintligt verksamhetssystem, Magna Cura, kan anpassas till flexibel växelvård, samt kartlägga andra möjliga IT-system och presentera tänkbara lösningar. 6
Dessutom ingick det att försöka uppskatta eventuella nya kostnader ur tids- och resursperspektiv. Magna Cura idag Redan idag registreras vilka dagar varje vårdtagare befinner sig på en viss avdelning. En översikt för boendeplanering av bl a lediga lägenheter/rum finns, men den har stora brister och används därför ej i verksamheten. Listor för att möjliggöra viss statistik saknas. Det finns koder anpassade för flexibel växelvård med antal beviljade dagar/år istället för fasta veckor, vilket innebär att vårdtagaren skulle kunna boka sina vårdtillfällen utifrån egna önskemål så snart ett formellt beslut är taget. Nulägesbeskrivning av avgiftshanteringen Personalen på korttidsavdelningar/växelvård registrerar för hand hur rummen är belagda under månaden. När månaden är slut överlämnas listorna till ansvarig administratör som lägger in uppgifterna i vårt verksamhetssystem Magna Cura. Detta ska vara klart senast den 14: e varje månad innan överföringen av uppgifterna går från Magna Cura till faktureringssystemet Economa. Enligt ansvarig för dessa överföringar är det sällan vårdtagare/anhöriga hör av sig för rättelse. I vissa fall krävs manuell hantering, tex. om två månaders avgift ska betalas på samma faktura. Likaså går det att manuellt lägga in avgifter mellan ett par fakturautskick för att se till att ett dödsbo får sin slutfaktura i rimlig tid. Kostnader och resursåtgång utifrån tre alternativ Magna Cura utan anpassning Det går att införa flexibel växelvård med dagens IT-system utan anpassningar och med ungefär samma, eller något ökade personalresurser. Utöver vad som redan görs, kommer det att krävas att någon person ansvarar för och tar emot bokningar per telefon och för in detta i någon typ av almanacka. Denne bör då också ha tillgång till myndighetsbeslutet för att kunna se hur många dagar vårdtagaren har rätt till, samt manuellt kunna räkna ner hur många som återstår. Här kan man även tänka sig att samma person för över uppgifterna till boendefliken i Magna Cura, samt skickar in listor för fakturering. Enligt personuppgiftslagen krävs det att man gör en ansökan till kommunjuristen för att få lov att upprätta ett register utanför verksamhetssystemet. Fördelen med det här alternativet är att kostnaderna kan hållas nere, framförallt då vi redan idag betalar serveravgift för Magna Cura och kan ha fritt antal användare. Den enskilde får personlig hjälp att boka sina tider. Nackdelarna ur vårdtagarperspektiv är främst att de måste passa telefontider och inte har direkt översikt över sina bokningar (idag har man fasta tider). Hanteringen av personuppgifter blir inte heller optimal, samt att det går åt personalresurser till bokning och inläggande av uppgifter i verksamhetssystemet. Dessutom bör man överväga vad som ska arkiveras och forma rutiner kring detta. Magna Cura med anpassning Magna Cura behöver anpassas för att vara ett alternativ med bokningar och avräkning av antalet kvarstående dagar i beslutet. Tanken är då att översikten av lediga lägenheter anpassas så den blir snabb och kan ersätta en almanacka, samtidigt som man vill slippa ha separata uträkningar för antalet kvarvarande dagar, och därmed registerhållning utanför databasen. En förstudie om möjligheten att anpassa vårt befintliga verksamhetssystem är beställd och inleds i juni. I dagsläget vet vi alltså inte om det är möjligt att genomföra detta till en rimlig kostnad. 7
Fördelar med att anpassa vårt nuvarande system är att inga ytterligare server- och driftskostnader tillkommer samt att det blir lättare för en administratör att lära sig en liten del av ett känt program än ett helt nytt. Till det tillkommer förstås att hanteringen av personuppgifter och arkivering säkerställs. Dessutom får den enskilde personlig hjälp med bokningen. En nackdel är att vårdtagaren själv inte får möjlighet att boka, utan hänvisas till telefontider då Magna Cura inte är anpassningsbart till webben. Det kommer att krävas personalresurs för att sköta dessa bokningar. Avgiftshanteringen kring detta är något oklar då det inte utan förstudie går att säga om utnyttjade växelvårdsdagar kan generera automatisk avgift. Avgiftskörningen mot vårt faktureringssystem kommer ändå att behöva göras oavsett variant. Inköp av nytt bokningssystem Om maximal flexibilitet ska uppnås, så behövs ett webbaserat bokningssystem vilket i förlängningen kan hanteras av den enskilde. Det skulle innebära att vårdtagaren/anhörig själv bokar växelvårdstiden hemifrån, oavsett tid på dygnet. Under projekttiden har jag tittat på ett par av de webbaserade bokningssystem som används av andra förvaltningar i kommunen. Utgångspunkterna har varit användarvänlighet och pris. Programmen är bra för administratörer och det finns goda möjligheter till statistik- och faktureringsunderlag. Dock är inget av dem användarvänligt och det skulle krävas en hel del anpassningar för att kunna nyttjas av dem som generellt inte är datorvana. Det finns många bokningssystem på marknaden och jag testade ett av dem under en månads tid, för att se om det kunde vara ett alternativ för äldreomsorgen. Det som testades och andra program jag enbart tittat på, har röriga och svårtydda bokningsbilder, vilket gör att jag inte anser dem passa vårt syfte. Det är möjligt att få helt kundanpassade lösningar, men det alternativet ligger utanför projektplanen. En stor fördel med ett webbaserat system är att vårdtagaren själv har möjlighet att planera och styra sin växelvård tillgängligheten ökar. Personuppgifts- och arkiveringsperspektivet förbättras då registren finns i en databas som har back-up. Nackdelarna blir att resursåtgången ökar. Det krävs nyinvestering av programvara och genererar ökade driftskostnader (server och licenser). Dessutom kommer det kontinuerligt att krävas personalresurser för att instruera nya användare av bokningssystemet, samt för att administrera redan inlagda bokningar och göra justeringar som kan vara av användarkaraktär. Inköpskostnaden går inte att förutsäga utan att ge sig in i detaljer kring ett visst val, men driftskostnaderna går att ta fram. För ett litet system med ca 20-30 användare skulle vi betala en årlig kostnad till IT-avdelningen på 36 050 kr. Eventuella licenskostnader tillkommer. Ett större system med över 100 användare beräknas till det dubbla. Ett annat möjlighet är att leasa en tjänst med databaser på en extern server tillhandahållen av programägaren. Detta strider dock mot kommunens policy och är därför inget alternativ. Sammanfattning Om flexibel växelvård inleds bör man fundera över följande: Alternativ 1 - Flexibel växelvård med Magna Cura utan anpassning Fördelar med att det blir få extra kostnader samt att vårdtagaren får personlig hjälp med sina bokningar. Nackdel ur vårdtagarsynpunkt med tanke tillgänglighet och flexibilitet och att behovet av 8
personuppgifter och arkivering måste skötas utanför en databas. Resurs och/eller tid för att ta hand om bokningar och sköta inmatningar i Magna Cura behöver avsättas. Alternativ 2 - Anpassning av Magna Cura (under förutsättning att förstudien faller ut positiv) Fördelar att man slipper introducera ny programvara vilket dessutom innebär att server- och licenskostnader kvarligger på dagens nivå. Om översikten förbättras kan bokning ske direkt i systemet och man kan snabbt ge svar på tillgängliga rum. Personuppgiftshantering och arkivering sker på säkerställt sätt. Ifall det är möjligt att räkna ner antalet beslutade dagar så slipper administratören göra egna beräkningar, vilket bör vara ett krav. Ett annat önskemål är att avgifterna direkt kopplas till förbrukade dagar under period. Nackdelen med att välja den här varianten är att tillgängligheten och möjlig planering försämras för den enskilde. Resurs för att ta hand om bokningar behövs. Alternativ 3 - Inköp av webbaserat program Fördel för vårdtagaren ur tillgänglighetssynpunkt, samt att det ligger i tiden med e-tjänster vilket med största sannolikhet kommer att efterfrågas på sikt. Personuppgifter och arkivering sker i systemet. Nackdelar är inköpskostnaden samt ökade driftskostnader för licenser och server. Resurs för att introducera vårdtagaren i programmet samt hjälpa till vid felhantering krävs. Inga skillnader i avgiftshanteringen mot idag. Susanne Sandberg IT-samordnare VoÄ Antalet växelvårdsplatser Ett utav målen med kartläggningen var att ta fram fakta underlag för antalet växelvårdsplatser som behövs för att det ska vara möjligt att genomföra ett flexibelt växelvårdssystem. I denna fråga har controller Andreas Hasselteg varit behjälplig. En prövotid I dagsläget finns 9 växelvårdsplatser som nyttjas av ca 19 personer som har växelvårdsinsatser. Sannolikheten är ganska stor att det inte finns tillräckligt med utrymme för att växelvårdsplatserna ska ge den flexibilitet som önskas i ett flexibelt växelvårdssystem och att det därför bör ske en utökning av platser. I nuläget går det inte att fastställa exakt hur många fler platser som skulle behövas för att det ska vara möjligt att genomföra ett flexibelt växelvårdssystem pga. att det inte finns ett exakt svar på hur anhöriga kommer att förlägga sina perioder. I det fall ett flexibelt växelvårdssystem ska införas föreslås en prövotid på 1-2 år för att se effekterna det får på antalet platser. Ytterligare ett förslag är att där det finns fysisk lämplighet upprättas en beredskapsplats för att skapa möjlighet till flexibilitet och minska risken att platserna inte räcker till. En nackdel med en sådan beredskapsplats är dock att vårdtagarna kommer att behöva dela rum. I dagsläget finns inte kunskap om hur närstående kommer att förhålla sig till sitt beslut om 150 dagar. Kan det vara så att vetskapen om att det snabbt går att få hjälp med avlösning gör att man faktiskt inte heller nyttjar alla dagar i sitt beslut? En prövotid kan ge svar på hur närstående kommer att förhålla sig till dessa dagar. 9
Högre krav De 19 närstående som idag har växelvårdsinsatser är vana med avlösning där vårdtagaren vistas på korttidsboende 6 eller 13 nätter åt gången. Platsen erbjuds från och med onsdag eftermiddag till tisdag förmiddag nästföljande vecka eller veckan därpå. De närstående som i framtiden beviljas insatser i form av växelvård kan komma att ställa andra krav vad gäller valfrihet och individuell anpassning och som ett flexibelt växelvårdssystem kan tillfredsställa. Ekonomiska aspekter av växelvård Nedan följer ekonomiska aspekter av växelvården som Andreas Hasselteg har uppgett. I dagsläget finns 9 växelvårdsplatser och totalt 19 personer har växelvårdsinsatser. Den direkta kostnaden per person som har växelvårdsinsats uppgår till cirka 225 000: - per person och år. De flesta av dem med växelvård har relativt lite hemtjänst beroende på att de får mycket hjälp av sin närstående när de är i hemmet. Under förutsättningen att personer med växelvårdsinsats har ett genomsnittligt behov av hemtjänst när man är i hemmet och växelvårdsinsatsen ger önskad avlastning för den sammanboende så att inflyttning till särskilt boende kan förskjutas är den ekonomiska besparingen av att erbjuda växelvårdsinsats cirka 20 tkr per vårdtagare och månad som inflyttning till särskilt boende kan förskjutas. Om däremot växelvårdsplatserna inte förskjuter inflyttning till särskilt boende, medför växelvård en merkostnad då växelvårdsinsatser generellt är mer kostsamt än hemtjänst. Även om man i hemmet beviljas dubbelt så mycket insatser som genomsnittsvårdtagaren uppkommer en merkostnad för växelvård med cirka 8-10 tkr per vårdtagare och månad jämfört med om personen endast har hemtjänst. Det är svårt att säkerställa de ekonomiska effekter som en satsning på växelvård medför. Om en långsiktig strategi beslutas som medför att kvarboende alltmer ska ersätta särskilt boende fattas blir med största sannolikhet växelvård en av flera viktiga kuggar för att möjliggöra detta, med minskade kostnader till följd. En av verksamhetens inriktningar under senare år har varit att satsa på kvarboende, vilket fått till följd att behovet av hemtjänst och växelvård har ökat. Om denna trend fortsätter kombinerat med att man inför flexibel växelvård om maximalt 180 dagar per år är det sannolikt att man bör utöka växelvårdsplatserna med t ex. en beredskapsplats för växelvård för att skapa möjlighet till flexibilitet och minska risken att platsantalet inte räcker till. I ett eventuellt införande av ett flexibelt växelvårdssystem bör man fundera kring följande: Att dagens antal växelvårdsplatser inte antas ge den flexibilitet som önskas i ett flexibelt växelvårdssystem. Att införandet inleds med en prövotid på 1-2 år för att se effekterna det får på behovet av antalet växelvårdsplatser. Att det under denna prövotid upprättas en beredskapsplats för att skapa möjlighet till flexibilitet. 10
Kartläggningens huvudresultat Växelvården är en viktig del i kommunens närståendestöd men dagens system medger inte den flexibilitet som närstående efterfrågar. Närstående efterfrågar ; Att det finns möjlighet till flexibla beslut man vill ej behöva söka nytt bistånd för dagar utanför satt period samt att man vill kunna välja ankomst och avresedagar själv. Att känna trygghet ett telefonsamtal ska kunna lösa akuta behov som t ex. vid egen sjukdom. Att det finns kontinuitet - mycket viktigt att närståendes makar får återkomma till samma avdelning som tidigare. Att det finns en säker informationsöverföring det är viktigt med en god informationsöverföring mellan t ex. hemtjänst och växelvård vid hemgång. Vad kan vi uppnå i ett flexibelt växelvårdssystem? I ett utav kvalitetsmålen för Vård och äldreomsorgen i Alingsås kommun, Inflytande, valfrihet och individuell anpassning anges att vårdinsatserna ska vara väl anpassade till varje individs behov och att vårdtagaren skall kunna bo kvar i sin bostad så långt det är möjligt. I ett implementerade av ett flexibelt växelvårdssystem behöver inte närstående söka nytt bistånd för dagar utanför satt period samt att de också kan välja dag för ankomst. Närstående får därmed ett ökat inflytande över sitt dagliga liv och en ökad valfrihet. Utifrån sina förutsättningar får de en större möjlighet att själva bestämma över sin vardag. I kvalitetsmålet, Stöd till närstående för vård och äldreomsorg i Alingsås kommun, antaget av Vård och äldreomsorgsnämnden 09-10-20, står det att stödet till närstående skall kännetecknas av individualisering, flexibilitet och kvalitet. Vad gäller verksamheten bör man vid ett införande av ett flexibelt växelvårdssystem fundera kring följande: Att undersköterskorna är positiva och ser möjligheter i att ett flexibelt växelvårdssystem skall fungera i verksamheten. Att rutiner kring mottagandet och vistelsen behöver ses över och fastställas. Att en fortsatt diskussion bör föras med sjuksköterskor kring frågor som hur medicinhanteringen kan säkras och hur man kan ta emot under helger. Att enhetscheferna efterfrågar oavsett bokningssystem ett tydligt sådant och att avräkning av dagar finns med. Oavsett vilket bokningssystem är det enhetschefernas assistenter som kommer att ta emot bokningar från anhöriga och lägga in det ett bokningssystem. Vad gäller alternativa IT lösningar bör man vid ett införande av ett flexibelt växelvårdssystem fundera kring följande: Alternativ 1 - Flexibel växelvård med Magna Cura utan anpassning Fördelen är att det blir få extra kostnader samt att vårdtagaren får personlig hjälp med sina bokningar. 11
Nackdelar är att anhöriga inte får tillgång till bokningen och att de måste passa telefontider. Behovet av personuppgifter och arkivering måste skötas utanför en databas. Resurs och/eller tid för att ta hand om bokningar och sköta inmatningar i Magna Cura behöver avsättas. Alternativ 2 - Anpassning av Magna Cura (under förutsättning att förstudien faller ut positiv) Fördelar att man slipper introducera ny programvara vilket dessutom innebär att server- och licenskostnader kvarligger på dagens nivå. Om översikten förbättras kan bokning ske direkt i systemet och man kan snabbt ge svar på tillgängliga rum. Personuppgiftshantering och arkivering sker på säkerställt sätt. Ifall det är möjligt att räkna ner antalet nyttjade dagar slipper administratören göra egna beräkningar, vilket bör vara ett krav. Ett annat önskemål är att avgifterna direkt kopplas till förbrukade dagar under period. Nackdelen med att välja denna IT lösning är att anhöriga inte själva får tillgång till bokningen. Resurs för att ta hand om bokningar behövs. Alternativ 3 - Inköp av webbaserat program Fördelen är att programmet blir tillgängligt för anhöriga. Det ligger i tiden med e-tjänster vilket med största sannolikhet kommer att efterfrågas på sikt. Personuppgifter och arkivering sker i systemet. Nackdelar är inköpskostnaden samt ökade driftskostnader för licenser och server. Resurs för att introducera vårdtagaren i programmet samt hjälpa till vid felhantering krävs. Vad gäller antalet växelvårdsplatser bör man vid ett införande av ett flexibelt växelvårdssystem fundera kring följande: Att dagens antal växelvårdsplatser inte antas ge den flexibilitet som önskas i ett flexibelt växelvårdssystem. Att införandet inleds med en prövotid på 1-2 år för att se effekterna det får på behovet av antalet växelvårdsplatser. Att det under denna prövotid upprättas en beredskapsplats för att skapa möjlighet till flexibilitet. 12
Referenslista Kvalitetsmål för Alingsås kommun 2009 Antagna av Vård och äldreomsorgsnämnden 2009-10-20 80 Socialtjänstlagen, kapitel 5 10 Szebehely, M. 2002 Välfärd nr 2 2002 13
Bilaga