www.pwc.se Revisionsrapport Carin Hultgren Cert. kommunal revisor Granskning av de anställdas bisysslor Region Gotland Sandra Volter Februari 2015
2015-02-06 Carin Hultgren Projektledare/Uppdragsledare Region Gotland 1 av 22
Innehållsförteckning Sammanfattande revisionell bedömning... 3 1. Inledning... 4 1.1. Bakgrund... 4 1.2 Syfte, revisionsfråga och kontrollmål... 4 1.3 Revisionsmetod och avgränsning... 4 2. Regionens riktlinjer... 5 Förtroendeskadliga bisysslor... 5 Arbetshindrande bisyssla... 5 Konkurrerande bisyssla... 5 2.1. Anmälningsskyldighet... 6 2.2. Beslut om bisysslor... 6 2.3. Bedömning... 6 3. Granskningsresultat... 7 3.1. Avstämning mot Bolagverkets register... 7 3.1.1. Teknikförvaltningen... 8 Bedömning... 9 3.1.2. Samhällsbyggnadsförvaltningen... 9 Bedömning... 10 3.1.3. Kultur- och fritidsförvaltningen... 10 Bedömning... 11 3.1.4. Barn- och utbildningsförvaltningen... 12 Bedömning... 12 3.1.5. Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen... 13 Bedömning... 14 3.1.6. Socialförvaltningen... 14 Bedömning... 15 3.1.7. Serviceförvaltningen... 15 Bedömning... 16 3.1.8. Ledningskontoret... 16 Bedömning... 17 3.1.9. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen... 17 Bedömning... 18 4. Avstämning mot kontrollmål... 19 Bilaga 1. Checklista bisysslor... 21 Region Gotland 2 av 22
Sammanfattande revisionell bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland genomfört en granskning avseende hanteringen av de anställdas bisysslor. Syftet med granskningen är att bedöma om nämndernas interna kontroll avseende hantering av anställdas bisysslor är tillräcklig. Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen av hantering av anställdas bisysslor inte är helt tillräcklig. I övrigt hänvisar vi till de iakttagelser och bedömningar som redovisas i avsnitt 4. Efter genomförd granskning rekommenderar vi följande: att riktlinjerna 1 kompletteras med hur den löpande uppföljningen ska ske och hur genomförd uppföljning ska dokumenteras. att riktlinjerna kompletteras med beskrivning av på viket sätt dokumentationen kring de inledande och årliga medarbetarsamtal som förs, mellan arbetsgivaren och medarbetaren avseende förekomsten av bisyssla, ska dokumenteras. att rutin tas fram som tydliggör hur återrapportering av förekomsten av bisysslor, till berörd nämnd, ska göras. att respektive nämnd överväger om uppföljning av efterlevnaden av riktlinjerna för förekomsten av bisysslor bör ingå i nämndens internkontrollplan. 1 Regionens hantering av bisysslor regleras i dokumentet riktlinjer för bisyssla i Region Gotland antagen 2008-12-20 och därefter reviderad 2011-07-31. Dokumentet återfinns i regionens personalhandbok. Region Gotland 3 av 22
1. Inledning 1.1. Bakgrund Regler om offentliganställdas bisysslor finns i allmänna bestämmelser (AB 05), Lagen om offentlig anställning (LOA) och kommunens egna riktlinjer 2. Av ovanstående regelverk framgår att verksamheten måste utövas på ett sådant sätt att allmänhetens förtroende för kommunen och dess anställdas oberoende och integritet inte kan ifrågasättas. Arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagaren att utöva bisyssla om denna anses vara ett hinder för arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärenden eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Som grundprincip gäller att bisyssla är tillåten. Medarbetare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor. 1.2 Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är nämndernas interna kontroll avseende hantering av anställdas bisysslor tillräcklig? Följande kontrollmål ska besvaras inom ramen för denna granskning: Det finns ett ändamålsenligt regelverk rörande anställdas eventuella bisysslor. Det finns ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Regelverket för anställdas bisysslor efterlevs. Det sker regelbundna genomgångar med de anställda rörande regelverket avseende bisysslor. 1.3 Revisionsmetod och avgränsning Granskningen har genomförts genom förfrågan hos Bolagsverket om anställda i respektive bolags personalregister finns registrerade som funktionärer 3 i företag enligt handels- och föreningsregistret och aktiebolagsregistret. Därefter har en skriftlig förfrågan gjorts hos respektive förvaltningsledning om deras kännedom om bisysslor bland de anställda. Bedömningen av om den interna kontrollen är tillräcklig har gjorts i följande tre nivåer; i allt väsentligt tillräcklig, inte helt tillräcklig eller inte tillräcklig. Rapport har varit föremål för faktaavstämning vid samtliga granskade förvaltningar. 2 Regionens hantering av bisysslor regleras i dokumentet riktlinjer för bisyssla i Region Gotland antagen 2008-12-20 och därefter reviderad 2011-07-31. Dokumentet återfinns i regionens personalhandbok. 3 Funktionär är ett samlingsord för samtliga personer/företrädare som är registrerade i olika bolagsformer. Region Gotland 4 av 22
2. Regionens riktlinjer Regionens hantering av bisysslor regleras av riktlinjer för bisyssla i Region Gotland antagen 2008-12-20 och därefter reviderad 2011-07-13. Bisysslor avser verksamhet som bedrivs vid sidan av det ordinarie arbetet men som inte är hänförligt till privatlivet. Bisysslor är i sig inte något som arbetsgivaren motsätter sig förutom då bisysslor kan sorteras under följande kategorier: Förtroendeskadliga bisysslor Arbetshindrande bisysslor Konkurrerande bisysslor Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas normalt inte som bisyssla. Förtroendeskadliga bisysslor Förtroendeskadliga bisysslor kan bland annat avse olika jävsfrågor eller om en medarbetare har intressen i företag som anlitas av regionen där medarbetaren själv kan vara med och påverka beslut vid upphandling. Det kan även avse om en läkare har uppdrag åt ett läkemedelsföretag och samtidigt skriver ut recept till patienter. Enligt riktlinjerna får ingen bisyssla utföras av en medarbetare där det ger inryck att regionen medverkar i verksamheten. Som till exempel att en medarbetare hänvisar till sin anställning eller annan marknadsföring där det kan framstå att regionen står bakom aktiviteten eller till och med rekommenderar den. Arbetshindrande bisyssla En arbetshindrande bisyssla avser att medarbetare påverkar möjligheterna att bland annat kunna utföra en god arbetsprestation under sin arbetstid. Det avser bland annat möjlighet till att byta schema eller övertidsarbete. Detta kan avse att medarbetaren innehar arbete hos annat landsting, kommun eller annat företag eller även i egen firma. Konkurrerande bisyssla En konkurrerande bisyssla kan bland annat avse om medarbetaren har en syssla i en verksamhet som erbjuder samma utbud inom samma kundkrets som regionen. Enligt regionens riktlinjer är det förbjudet att ha en bisyssla som innebär ett ägarintresse i en konkurrerande verksamhet oavsett bolagsform. Förbudet avser även de fall där medarbetaren har uppdrag som styrelseledamot, revisor eller utför konsultuppdrag i detta bolag. Region Gotland 5 av 22
Vid de tillfällen då regionen inte kan erbjuda medarbetaren en full sysselsättning kan tillåtelse av arbete i konkurrerenade verksamhet godkännas av närmaste chef. Dock godkänns vanligtvis inte tjänstledighet för att arbeta i konkurrerande verksamhet. 2.1. Anmälningsskyldighet Arbetstagaren ska på begäran anmäla bisyssla och lämna in de uppgifter som arbetsgivaren anser behöva för bedömning av bisysslan. Varje chef har ett ansvar att i förekommande fall utreda om medarbetare har bisysslor som uppfyller någon eller några av de kriterier som nämnts ovan (förtroendeskadlig, arbetshindrande och/eller konkurrerande). I samband med nyanställning ska regionen inhämta uppgifter om eventuella bisysslor vid anställningstillfället eller vid ett medarbetarsamtal. Enligt riktlinjerna ska medarbetaren fylla i och anmäla sin bisyssla på blanketten anmälan/bedömning. När regionen tar beslut om bisysslan är tillåten eller inte måste den närmaste chefen ta hänsyn till hela regionens intresse och inte bara den enskilda verksamhetens. 2.2. Beslut om bisysslor Innan beslut om förbud mot bisyssla sker ska det ske en dialog med medarbetaren samt samråd med personalfunktionen/förvaltningschefen för beredning och ett slutligt ställningstagande. Beslutet från förvaltningschefen om bisysslan är tillåten eller ej ska vara skriftligt och diarieföras på förvaltningen. Om beslutet avser en förtroendeskadlig bisyssla är det inte öppet för förhandling. Dock ska beslutet om det avser ett förbud mot arbetshindrande eller konkurrerande bisyssla förhandlas med berörd facklig organisation. Om ett beslut fattas att bisysslan ej är tillåten ska skälig tid för avveckling tas fram, dock högt 6 månader. 2.3. Bedömning Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att regionen i allt väsentligt har ett ändamålsenligt regelverk avseende hantering av anställdas eventuella bisysslor. Utifrån riktlinjerna noterar vi att ansvarig chef har ett ansvar att informera enskilda medarbetare om deras anmälningsskyldighet. Vi anser dock att riktlinjerna bör kompletteras med system och rutiner som tydligt beskriver på viket sätt dokumentationen kring de inledande och årliga medarbetarsamtal som förs, mellan arbetsgivaren och medarbetaren avseende förekomsten av bisyssla ska dokumenteras. Vidare anser vi att det även bör framgå hur den löpande uppföljningen ska ske. Det är även viktigt att nämnden informeras om förekomsten av bisysslor och att det av riktlinjerna framgår på vilket sätt detta ska ske. För att möjliggöra en uppföljning är det angeläget att genomförda uppföljningar dokumenteras på lämpligt sätt så att det finns en spårbarhet i att denna uppföljning de facto genomförts. Region Gotland 6 av 22
3. Granskningsresultat 3.1. Avstämning mot Bolagverkets register Per 2014-05 var det 6 533 anställda i Region Gotland, fördelade på följande anställningsformer: Anställningsform Antal Tillsvidareanställd 5687 Visstidsanställd 834 Provanställd 12 Totalt 6533 Tabell 1. Antal anställda Av de tillsvidareanställda har ett urval av personalkategorier valts ut för kontroll och ingått i denna granskning. Av totalt 6 533 anställda har 1 603 kontrollerats mot aktiebolagsregistret samt handels- och föreningsregistret hos Bolagsverket. Urvalet motsvarar knappt 25 procent av alla anställda i kommunen. Majoriteten av urvalet består av tillsvidareanställda medarbetare. I tabellen nedan framgår antal träffar i bolagsregistret. Antal Aktiv 165 Inaktiv 58 Avregistrerad 130 Konkurs/fusion 21 Bostadsrättsförening (BRF) 58 Totalt 432 Tabell 2. Antal träffar i bolagsregistret Av de 165 aktiva bolagen avser 16 anställda som genom sin befattning i regionen även har styrelse eller ledningsuppdrag i annat företag. I tabellen nedan framgår fördelningen av aktiva företag och antal individer/medarbetare per förvaltning som varit föremål för vår granskning. Förvaltning Antal aktiva företag Antal individer /medarbetare Antal verifierade individer /medarbetare Teknikförvaltningen 5 4 4 Samhällsbyggnadsförvaltningen 7 5 5 Kultur- och fritidsförvaltningen 5 5 5 Barn- och 44 38 8 utbildningsförvaltningen Region Gotland 7 av 22
Gymnasie- och 17 11 8 vuxenutbildningsförvaltningen Socialförvaltningen 31 29 8 Serviceförvaltningen 9 8 8 Ledningskontoret 6 3 3 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen 41 31 8 Totalt 165 134 57 Tabell 3. Aktiva bolag per förvaltning Efter eliminering av avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar kvarstår totalt 165 träffar på de anställda som ingått i vår granskning. Bakom de 165 träffarna finns 134 anställda, det vill säga en anställd har flera registrerade bolag. Av de anställda har vår verifiering omfattat 57 anställda. I avsnitt 3.1.1. till och med 3.1.9. redovisas antalet träffar per förvaltning samt exempel på funna bisysslor som skulle kunna klassas som konkurrerande bisyssla utifrån förvaltning eller den anställdes befattning. 3.1.1. Teknikförvaltningen På teknikförvaltningen finns vid granskningstillfället 261 anställda. Av dessa har 52 anställda jämförts mot bolagsverkets register, vilket motsvarar ca 20 procent av de anställda. När avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats kvarstår 5 aktiva bolag. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Bolaget ska utöva lossnings-, lastnings- och transportarbeten. Även fastighetsförvaltning. Försäljning av el- och vvs-material, el- och teleinstallationer, handel med värdepapper. Bolaget skall driva bar och café samt matförsäljning Föremålet för bolagets verksamhet är butikshandel med i huvudsak kläder, accessoarer, tidskrifter och böcker. Besiktning och injustering av ventilationssystem. I två av de aktiva bolagen har medarbetaren på regionen en ordförande/vd-roll. Det är 4 personer som har engagemang i 5 av de aktiva bolagen (det vill säga en person är registrerad i två av bolagen). I vår verifiering har vi efterfrågat anmälan och beslut för dessa personer. Teknikförvaltningen återkopplar med 3 av 4 av de efterfrågade blanketterna. Gällande den fjärde blanketten har medarbetaren enligt uppgift inte anmält bisysslan. Vi granskningstillfället fanns totalt 15 godkända bisysslor vid förvaltningen. Region Gotland 8 av 22
I intervju framkom att teknikförvaltningen gjort en genomgång av aktuella bisysslor under 2012, det vill säga i samband med att förvaltningen startade. Efter det har inga ytterligare genomgångar genomförts. Ansvariga chefer påminns dock att årligen ta upp frågan med medarbetarna. Bedömning Utifrån genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende bisysslor på teknikförvaltningen inte är helt tillräcklig. Vi bedömer att förvaltningen till viss del arbetar enligt regionens riktlinjer avseende bisysslor. Teknikförvaltningen genomförde en total genomgång av bisysslor under 2012 samt uppger att ansvariga chefer årligen tar upp frågan med medarbetarna. Dock saknas dokumentation av resultatet av dessa genomgångar, vilket gör att vi ej kan uttala oss om utfallet stämmer mot jämförelsen mot bolagsverket. Det är dock positivt att det för tre av fyra anställda fanns detta dokumenterat på den särskilda blanketten. Förvaltningen gör ingen egen löpande uppföljning av efterlevnaden av regionens regler avseende bisysslor och uppföljning/kontroll ingår inte heller i uppföljning av internkontrollplan för 2014. 3.1.2. Samhällsbyggnadsförvaltningen På samhällsbyggnadsförvaltningen finns vid granskningstillfället 168 anställda. Av dessa har 36 anställda jämförts mot bolagsverkets register, vilket motsvarar ca 21 procent av de anställda. När avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats kvarstår 7 aktiva bolag. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Bolaget ska bedriva konsulttjänster inom bygg- och anläggnings- sektorn samt därmed förenlig verksamhet Äga och förvalta fastigheter. Äga och förvalta fast och lös egendom samt värdepapper. Föremålet för bolagets verksamhet ska vara konstnärlig verksamhet i bild och skrift och därmed förenlig verksamhet. Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Gotlands län meddela direkt försäkring av risker hänförliga till grupper och klasser av skadeförsäkring Föremålet för bolagets verksamhet är bedrivande av byggnadsentreprenad, köp och försäljning av fast egendom och värdepapper. En medarbetare i de aktiva bolagen har en ordförande/vd-roll. Det är 5 personer som har engagemang i 7 av de aktiva bolagen (det vill säga två personer är registrerade i vardera två bolag). I vår verifiering har vi efterfrågat anmälan och beslut för dessa 5 personer. Samhällsbyggnadsförvaltningen Region Gotland 9 av 22
återkopplade med 1 blankett som godkänts av överordnad chef. Bisysslan i detta fall avser förvaltningschefen och godkännande har givits av regiondirektören vilket överensstämmer med riktlinjerna. En av medarbetarna (nyanställd) hade vid granskningstillfället en bisyssla som inte anmälts. Motivet var att medarbetaren var nyanställd och avregistrering gjordes under vår granskning. Förvaltningen uppger att 2 personer har verksamheter som de själva uppger saknar ekonomiska transaktioner, att bolaget inte är i drift och att anmälan inte behöver göras trots att bolaget är registerat som aktivt. För 1 person uppges att det saknas anmälan, vilket enligt uppgift kommer att begäras in. Vi granskningstillfället fanns totalt 17 godkända bisysslor vid förvaltningen. Enligt uppgift arbetar förvaltningen utifrån regionens riktlinjer. Enligt rutinen tas frågan om bisyssla upp vid det årliga medarbetarsamtalet. I det skedet gör ansvarig chef bedömningen om det anses vara en bisyssla. Om det enligt chefen bedöms vara en bisyssla fylls blanketten i och förvaltningschefen får göra ytterligare en bedömning. Bedömning Utifrån genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende bisysslor på samhällsbyggnadsförvaltningen inte är helt tillräcklig. I vår verifiering har vi noterat brister avseende hantering av bisysslor. I enlighet med riktlinjerna tar de ansvariga cheferna årligen upp frågan med medarbetarna i sin förvaltning. Däremot dokumenteras inte detta skriftligen utan medarbetaren får muntligt besked från ansvarig chef. Om förvaltningen har gjort en insats för att fånga upp eventuella bisysslor framgår ej. Vidare visar verifieringen att endast 1 av 5 efterfrågade dokument avseende anmälan och beslut finns hos förvaltningen, vilket indikerar att rutinen inte efterlevs i alla delar. Förvaltningen gör ingen egen löpande uppföljning av efterlevnaden av regionens regler avseende bisysslor och uppföljning/kontroll ingår inte heller i uppföljning av internkontrollplan för 2014. 3.1.3. Kultur- och fritidsförvaltningen På kultur- och fritidsförvaltningen finns vid granskningstillfället 136 anställda. Av dessa har 27 anställda jämförts mot bolagsverkets register, vilket motsvarar ca 20 procent av de anställda. När avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats kvarstår 5 aktiva bolag. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Journalistisk verksamhet. Bolaget ska bedriva bygg och byggkonsulting. Region Gotland 10 av 22
Bolaget ska bedriva följande verksamhet att investera i svensk och utländsk spelfilm och TV-drama med gotländsk anknytning samt därmed förenlig verksamhet. Produktionsverksamhet inom film, illustration, seriekonst och webbdesign. Bolaget producerar upplevelser på Gotland. Klättring, mountainbike, firning och andra friluftsrelaterade aktiviteter. Bolaget riktar sig både mot privatpersoner och mot bolag. Det är 5 olika personer som har engagemang i de 5 aktiva bolagen. Kultur- och fritidsförvaltningen återkopplade med anmälan och beslut för 1 av de 5 medarbetarna. För en av personerna saknas anmälan och beslut helt och hållet. För en av medarbetarna avser engagemanget ett styrelseuppdrag i ett av regionens bolag och är kopplat till medarbetarens befattning i regionen. Detta bedöms inte vara någon bisyssla. För två av medarbetarna saknas anmälan och beslut med motivet att förvaltningen muntligt gjort bedömningen att det inte handlar om en bisyssla. Den ena medarbetaren har ett bolag som enligt medarbetaren har varit vilande. Därför saknas anmälan och beslut och den andra medarbetaren har en anställning på 50 procent hos regionen. Bolagets art gör att det inte bedöms som konkurrerande. Cheferna är informerade om deras ansvar att ta upp frågan vid en nyanställning och det årliga medarbetarsamtalet. Dock finns det i dagsläget ingen rutin för hur de centralt ska samla blanketterna på kulturförvaltningen för att få en helhetsbild av att samtliga bisysslor har hanterats korrekt. Under granskningens gång har kultur- och fritidsförvaltningen påbörjat ett arbete för att förbättra denna rutin. Bedömning Utifrån genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende bisysslor på kultur- och fritidsförvaltningen inte är helt tillräcklig. I vår verifiering har vi noterat brister avseende hantering av bisysslor. Det saknas en rutin i förvaltningen som säkerställer en helhetsbild av inkomna blanketter. Vidare visade verifieringen att det saknas blanketter. Dock noterar vi att i två fall har kulturoch fritidsförvaltningen fattat beslut om att engagemanget inte avser en bisyssla. Beslutet har däremot inte dokumenterats. Förvaltningen gör ingen egen löpande uppföljning av efterlevnaden av regionens regler avseende bisysslor och uppföljning/kontroll ingår inte heller i uppföljning av internkontrollplan för 2014. Region Gotland 11 av 22
3.1.4. Barn- och utbildningsförvaltningen På Barn- och utbildningsförvaltningen finns vid granskningstillfället 1709 anställda. Av dessa har 342 anställda jämförts mot bolagsverkets register, vilket motsvarar ca 20 procent av de anställda. När avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats kvarstår 44 aktiva bolag. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Föremålet för bolagets verksamhet ska vara restaurang, café, catering (flera bolag). Föremålet för bolagets verksamhet ska vara att bedriva fastighetsförvaltning, hotell- och vandrarhemrörelse samt värdepappershantering (flera bolag). Bedriver fårproduktion, honungsproduktion och gårdsförsäljning. Kursverksamhet, textilproduktion, utbildningsutveckling inom film, textil, bild, drama. Teaterverksamhet (flera bolag). Bolaget ska bedriva friskvård, idrotts- och vandrarhemsrörelse samt skol- och utbildningsverksamhet. Två medarbetare av de aktiva bolagen har en ordföranderoll. Av de 44 aktiva bolagen ovan har vi efterfrågat blanketter från 8 medarbetare med registrerade engagemang. Barn- och utbildningsförvaltningen har inte återkopplat med någon blankett för dessa. Motivet anges vara att det inte har inkommit någon skriftlig anmälan från någon av dessa medarbetare till ansvarig chef eller förvaltningen. Enligt uppgift är det länge sedan förvaltningen gjorde en genomgång av befintliga bisysslor hos medarbetarna. I dagsläget finns det totalt 7 aktuella anmälda bisysslor som blivit bedömda och godkända av förvaltningschefen. I samband med granskningen har barn- och ungdomsförvaltningen informerat ansvariga chefer om att förbättra arbetet med att efterfölja regionens riktlinjer. Inom barn- och ungdomsförvaltningen har de som rutin att ta upp frågan om bisysslor på det årliga medarbetarsamtalet. Ansvarig chef bedömer under samtalets gång om det är en tillåten bisyssla eller ej. Om bisysslan anses som tillåten har det inte gjorts någon skriftlig anmälan eller bedömning och därför finns det inte heller någon skriftlig bedömning från förvaltningschefen. Detta kan förklara bristen på inkomna anmälningar om bisyssla från medarbetarna. Bedömning Utifrån genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende bisysslor på barn- och utbildningsförvaltningen inte är helt tillräcklig. Region Gotland 12 av 22
Brister i barn- och utbildningsförvaltningens hantering avseende bisysslor har noterats. I enlighet med riktlinjerna uppger förvaltningen att de ansvariga cheferna årligen upp frågan med medarbetarna i sin förvaltning. Dock görs ingen dokumentation av detta, utan medarbetaren får ett muntligt besked från ansvarig chef. Med hänsyn till att förvaltningen inte hade någon blankett för de registrerade bolagen vi har granskat och det enligt nuvarande rutin inte sker någon dokumentation är det sannolikt att det finns ytterligare bisysslor där dokumentation saknas. Förvaltningen gör ingen egen löpande uppföljning av efterlevnaden av regionens regler avseende bisysslor och uppföljning/kontroll ingår inte heller i uppföljning av internkontrollplan för 2014. 3.1.5. Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen På Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen finns vid granskningstillfället 401 anställda. Av dessa har 80 anställda jämförts mot bolagsverkets register, vilket motsvarar ca 20 procent av de anställda. När avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats kvarstår 17 aktiva bolag. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Bolaget skall bedriva konsultverksamhet med inriktning mot företagsekonomi, redovisning, bokslutsarbeten och bokföring samt konsultverksamhet med avseende på företags organisation och utveckling (flera bolag). Tränings- och konsultverksamhet inom kost och motion. Bolaget ska projektera, bygga samt idka elproduktion och elhandel med egna och/eller inhyrda vindkraftverk. Bolaget ska bedriva psykoterapeutiska tjänster innefattande bl a krishantering, rehabilitering genom personliga samtal. Av de 17 aktiva bolagen ovan har vi efterfrågat blanketter från 8 medarbetare med registrerade engagemang. Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen har återkopplat med en blankett för dessa. Personen som har anmält sin bisyssla har lämnat in blankett 2 gånger, 2013 och 2014. Bedömning har gjorts för 2013 men inte för 2014. Under granskningens gång uppger förvaltningen att en bedömning har gjorts även för 2014 och bisysslan har blivit godkänd. I november 2014 har gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 6 anmälda och godkända bisysslor samt 3 stycken som har inkommit från medarbetare och väntar på bedömning. Enligt uppgift rapporterar förvaltningen godkända bisysslor till nämnden, vilket styrks genom protokoll från februari samt oktober 2014. Region Gotland 13 av 22
Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen har som rutin att ge information till medarbetaren vid den förvaltningsgemensamma introduktionsträffen. Vidare har de en stående punkt under medarbetaresamtalet att informera och diskutera förekomsten av bisyssla hos medarbetaren. Utöver det har gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen skickat ut ett mail till medarbetarna där de begärt in uppgifter om bisysslor. Det skedde under våren 2013 samt sommar/hösten 2014. Vi har inte inom ramen för denna granskning inte tagit dela av resultatet av detta. Bedömning Utifrån genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende bisysslor på gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen inte är helt tillräcklig. I enlighet med riktlinjerna informerar förvaltningen sina medarbetare om deras anmälningsplikt vid ett gemensamt tillfälle. Vidare rapporterar förvaltningen de godkända bisysslorna till nämnden ett par gånger per år. Däremot saknas en sammanställning över samtliga anmälda bisysslor. Brister har framkommit i vår verifiering, då vi endast erhöll 1 av 8 efterfrågade blanketter. Resultatet indikerar att det är sannolikt att det förekommer fler bisysslor än vad som anmälts till förvaltningen. Förvaltningen gör ingen egen löpande uppföljning av efterlevnaden av regionens regler avseende bisysslor och uppföljning/kontroll ingår inte heller i uppföljning av internkontrollplan för 2014. 3.1.6. Socialförvaltningen På Socialförvaltningen finns vid granskningstillfället 1861 anställda. Av dessa har 372 anställda jämförts mot bolagsverkets register, vilket motsvarar ca 20 procent av de anställda. När avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats kvarstår 31 aktiva bolag. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Föremålet för bolagets verksamhet är förmedling, rådgivning och konsultationer inom området försäkring, fond, finanskonsultationer inom management och ledarskap. Uppdrag inom marknadsföring, sponsring och försäljning. Journalistiska uppdrag inom samtliga medier. Moderator och konferencieruppdrag ingår också i verksamheten. Friskvård med helhetstänkande. Inriktning på massage, kost, stress och träning. Bolaget ska bedriva motions- och idrottsverksamhet, lokaluthyrning. En medarbetare i de aktiva bolagen har en VD-roll. Av de 31 aktiva bolagen ovan har vi efterfrågat blanketter från 8 medarbetare. Enligt uppgift har det inte inkommit någon skriftlig anmälan från någon av dessa Region Gotland 14 av 22
medarbetare till ansvarig chef eller socialförvaltningen. I dagsläget har socialförvaltningen ca 40 anmälda och registrerade bisysslor. Socialförvaltningen uppger att de arbetar utifrån regionens centrala policy och riktlinjer. Förvaltningen följer upp bisysslan vid varje enskilt medarbetarsamtal. De anmälda bisysslorna skickas till förvaltningschef för beslut. Förvaltningen uppger att beslutet följs upp årsvis, dock har vi i granskningen ej tagit del av denna uppföljning. Bedömning Utifrån genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende bisysslor på socialförvaltningen inte är helt tillräcklig. Brister har framkommit i vår verifiering, då vi endast erhöll 1 av 8 efterfrågade blanketter. Mot bakgrund till resultatet är sannolikheten att förekomsten av anmälda bisysslor är färre än vad som finns i verkligheten. Det saknas även en dokumentation över totalt anmälda bisysslorna inom förvaltningen, trots att förvaltningen beskriver att de har gjort en insats för att fånga upp eventuella bisysslor. Förvaltningen har inte redovisat några anmälningar och beslut för de registrerade bolagen i samband med vår verifiering. Resultatet indikerar att det är sannolikt att det förekommer fler bisysslor än vad som anmälts till förvaltningen. Förvaltningen gör ingen egen löpande uppföljning av efterlevnaden av regionens regler avseende bisysslor och uppföljning/kontroll ingår inte heller i uppföljning av internkontrollplan för 2014. 3.1.7. Serviceförvaltningen På Serviceförvaltningen finns vid granskningstillfället 545 anställda. Av dessa har 109 anställda jämförts mot bolagsverkets register, vilket motsvarar ca 20 procent av de anställda. När avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats kvarstår 9 aktiva bolag. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Caféverksamhet med camping och minigolf. Hovslageri, in- och tillridning, smidesarbete samt service till djurskötsel. Försäljning och montering av inredning i transportbilar, samt elinstallationer i bil. Försäljning av släp, båtar, motorer, industri- och trädgårdsprodukter med tillhörande service. Med industriprodukter menas elverk, pumpar och bandvagnar. Byggnad av hus, renovering och till-, ombyggnation. Av de 9 aktiva bolagen ovan har vi efterfrågat blanketter från 8 medarbetare. Serviceförvaltningen återkopplat med 2 blanketter. Enligt uppgift har förvaltningen inte inhämtat någon blankett för resterande 6 medarbetare. Förvaltningen uppger att Region Gotland 15 av 22
2 av medarbetarna fått ett muntligt godkännande av ansvarig chef. 1 medarbetare gjorde anmälan av bisysslan och fick godkännande för ett antal år sedan, dock har förvaltningen inte kunnat återfinna anmälan. Övriga 3 har inte anmält sin bisyssla till ansvarig chef. Enligt uppgift saknas rutin för rapportering av registrerade bisysslor till nämnden. Förvaltningen uppger att under granskningens gång har förvaltningens ledningsgrupp haft ett möte inom området och förtydligande har gjorts om när en bisyssla ska anmälas. Cheferna har även uppmanats om att ta upp detta ytterligare en gång med medarbetarna under hösten 2014. I dagsläget har servicebyggnadsförvaltningen 37 anmälda bisysslor. Bedömning Utifrån genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende bisysslor på Serviceförvaltningen inte är helt tillräcklig. Brister har noterats i vår verifiering avseende serviceförvaltningens hantering av dessa. Enligt uppgift arbetar serviceförvaltningen i enlighet med regionens riktlinjer. Däremot saknas en sammanställning över samtliga anmälda bisysslor, då medarbetaren många gånger får muntliga besked från ansvarig chef. Trots saknade blanketter påvisar verifieringen ändå att de ansvariga cheferna har en viss dialog med medarbetarna som meddelar eventuella bisysslor. Dock indikerar det att det är sannolikt att fler bisysslor har blivit anmälda till ansvarig chef än vad det finns skriftlig dokumentation. Eftersom ingen samlad dokumentation över anmälda bisysslor finns att tillgå kan vi ej uttala oss om de som har anmälts av medarbetare, men fått avslag eller blivit godkända. Förvaltningen gör ingen egen löpande uppföljning av efterlevnaden av regionens regler avseende bisysslor och uppföljning/kontroll ingår inte heller i uppföljning av internkontrollplan för 2014. 3.1.8. Ledningskontoret På Ledningskontoret finns vid granskningstillfället 57 anställda. Av dessa har 11 anställda jämförts mot bolagsverkets register, vilket motsvarar ca 19 procent av de anställda. När avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats kvarstår 6 aktiva bolag. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Jordbruksverksamhet. Aktiebolagets verksamhet ska vara att leverera bioenergi. Försäljning och utveckling av IT-baserade hjälpmedel samt därtill relaterad konsultverksamhet. Region Gotland 16 av 22
Bolaget skall bedriva kapitalförvaltning främst genom att tillhandahålla riskkapital samt bedriva därmed förenlig verksamhet. En medarbetare i de aktiva bolagen har en ordföranderoll. Av de 6 aktiva bolagen enligt ovan har vi efterfrågat anmälan och beslut avseende 3 medarbetare. Ledningskontoret återkopplade med en av dessa. De 2 blanketter som inte har inkommit borde även dessa finnas registrerade enligt ledningskontoret. Enligt uppgift kommer ledningskontoret att begära in dessa. I dagsläget har ledningskontoret sammantaget 7 registrerade bisysslor. Bedömning Utifrån genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende bisysslor på ledningskontoret inte är helt tillräcklig. Vissa brister noteras i verifieringen där de har missat att få in blanketter från medarbetare. Granskningen påvisar att det inte finns någon rutin för att fånga upp eventuella bisysslor. Detta sammantaget kan innebära att det finns medarbetare som inte har anmält sin bisyssla. Förvaltningen gör ingen egen löpande uppföljning av efterlevnaden av regionens regler avseende bisysslor och uppföljning/kontroll ingår inte heller i uppföljning av internkontrollplan för 2014. 3.1.9. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen På Hälso- och sjukvårdsförvaltningen finns vid granskningstillfället 1 396 anställda. Av dessa har 310 anställda jämförts mot bolagsverkets register, vilket motsvarar ca 22 procent av de anställda. När avregistrerade och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats kvarstår 41 aktiva bolag. Enligt SCB/Bolagsverkets registrering har bolagen bl.a. följande verksamhet: Föremålet för bolagets verksamhet är konsult inom anestesi- och intensivvård. Bolaget ska bedriva konsultläkarverksamhet i olika vårdformer inom hälsooch sjukvården, bedriva bemanningsverksamhet inom hälso- och sjukvårdssektorn, bedriva utbildning och konsultverksamhet inom media, journalistik, medicin och ledarskap. Legitimerad psykolog med inriktning på Kognitiv beteendeterapi (KBT) och Dialektisk beteendeterapi (DBT). Utbildning, handledning och behandling. Företaget ska bedriva bemanning/uthyrning av vård och omsorgspersonal inom hälsosjukvård/äldreomsorg samt ledsagning, avlösning och hemtjänst. Teckenspråk, producera och försälja teckenspråksmaterial och teckenspråksrelaterade webbtjänster, utbildningsmaterial, försäljning och presentartiklar med tryck. Region Gotland 17 av 22
I två av de aktiva bolagen har medarbetaren på Regionen en ordförande/vdroll. Av de 41 aktiva bolagen efterfrågade vi blanketter för 8 medarbetare. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har inte återkopplat med någon anmälan. Av olika anledningar saknas skriftlig anmälan från medarbetaren. Motiven anges vara att medarbetaren själv inte anser sig ha en bisyssla och har anmält detta till närmaste chef utan att detta dokumenterats. Det är maka/make som driver företag och medarbetaren endast registrerats i bolaget eller att bolaget har varit vilande. Enligt uppgift sker kontroll av bisysslor i samband med medarbetarsamtalet. Ansvaret är delegerat till närmaste chef att följa upp. I maj 2014 hade förvaltningen 2 registrerade bisysslor. Bedömning Utifrån genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende bisysslor på Hälso- och sjukvårdsförvaltningen inte är tillräcklig. Brister har noterats i vår verifiering avseende hälso- och sjukvårdsförvaltningens hantering av dessa. Enligt uppgift arbetar förvaltningen i enlighet med regionens riktlinjer. Däremot saknas en sammanställning över samtliga anmälda bisysslor, då medarbetaren många gånger får muntliga besked från ansvarig chef. Om förvaltningen har gjort en insats för att fånga upp eventuella bisysslor framgår ej. Med hänsyn till att förvaltningen ej hade någon blankett för de registrerade bolagen vi har granskat indikerar det att det finns många medarbetare som inte har anmält sin bisyssla. Förvaltningen gör ingen egen löpande uppföljning av efterlevnaden av regionens regler avseende bisysslor och uppföljning/kontroll ingår inte heller i uppföljning av internkontrollplan för 2014. Region Gotland 18 av 22
4. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Det finns ett ändamålsenligt regelverk rörande anställdas eventuella bisysslor Det finns ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Kommentar I allt väsentligt tillräcklig Region Gotland har tagit fram riktlinjer för Bisysslor, antagen 2008 samt reviderad 2011. Riktlinjerna bedöms till viss del ändamålsenliga. Dock skulle dessa riktlinjer förbättras och utvecklas något för att förtydliga uppföljningar inom området. Inte helt tillräcklig Enligt rutinerna ska förvaltningarna informera medarbetarna om deras skyldigheter att anmäla sin eventuella bisyssla. Av intervjuer framgår att detta genomförs. Av riktlinjerna framgår att förvaltningen ska följa upp förekomst av bisysslor årligen. Av intervjuer framkommer att det finns rutin att det genomförs i samband med medarbetarsamtal samt nyanställningar. Dock finns inga riktlinjer eller rutiner som tydliggör för hur förvaltningarna ska samla blanketterna (anmälan och beslut) eller hur de ska återrapportera till nämnd för att regionen ska få en helhetsbild av bisysslorna. Regelverket för anställdas bisysslor efterlevs. Ej tillräcklig Enligt riktlinjerna ska anställda vid regionen årligen anmäla eventuell bisyssla till ansvarig chef. Vår bedömning bygger på de brister som har framkommit i vår verifiering. Det har endast har inkommit ett fåtal blanketter (anmälning och beslut) av vårt urval vilket indikerar det att medarbetarna inte anmäler sina bisysslor enligt riktlinjerna. Resultatet av vår verifiering är: Barn- och utbildningsförvaltningen 0 av 8 blanketter Samhällsbyggnadsförvaltningen 1 av 5 blanketter Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 av 8 blanketter Kultur- och fritidsförvaltningen 1 av 5 blanketter Hälso- och sjukvårdsförvaltningen 0 av 8 blanketter Socialförvaltningen 0 av 8 blanketter Serviceförvaltningen 2 av 8 blanketter Ledningskontoret 1 av 3 blanketter Teknikförvaltningen 3 av 4 blanketter Det sker regelbundna genomgångar med de anställda rörande regelverket avseende bisysslor. Inte helt tillräcklig Av våra intervjuer framgår det av förvaltningschefer/personalchefer att ansvariga chefer ställer frågan om bisysslor med medarbetarna årligen i samband med medarbetarsamtal. Dock finns ingen dokumentation på Region Gotland 19 av 22
att detta genomförs Enligt uppgift från förvaltningschefer/personalchefer är det endast en förvaltning (gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen) som löpande rapporterar till nämnden om aktuella bisysslor. Efter en översiktligt kontroll av förvaltningarnas protokoll har vi noterat att övriga förvaltningar inte har rapporterat några bisysslor till nämnden under 2014. Region Gotland 20 av 22
Bilaga 1. Checklista bisysslor Är bisysslan tillåten eller förbjuden? Checklista för bedömningen av bisysslors förtroendeskadlighet. Bestämmelsen i 7 lagen om offentlig anställning (LOA) om förbud mot förtroendeskadliga bisysslor är allmänt hållen. En rad olika omständigheter spelar in när man skall bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig eller inte. Först bör man avgöra om det över huvud taget rör sig om en bisyssla i lagens mening eller om det är en sådan aktivitet som typiskt sett hör till privatlivet och som därmed i allmänhet faller utanför bisyssleregeln. Man bör sedan göra en samlad bedömning av de omständigheter som kan påverka allmänhetens förtroende för arbetstagarnas opartiskhet och myndigheternas anseende. Hur stor är risken för att förtroendet rubbas och vilken grad av risk kan man godta? Vid bedömningen bör man ta hänsyn till dels vilka arbetsuppgifter den anställde och myndigheten har, och dels vad bisysslan går ut på. Syftet med denna checklista är att den skall kunna vara ett stöd för arbetsgivare och arbetstagare när de skall bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig. Det är naturligtvis inte tanken att den med automatik skall kunna leda fram till rätta svaret på frågan om förtroendeskadligheten. Är verksamheten en bisyssla i lagens mening? 1. Är det fråga om en anställning vid sidan av huvudanställningen? 2. Är det fråga om ett uppdrag som lämnas av någon annan än huvudarbetsgivaren? 3. Är det fråga om något annat slag av verksamhet än sådant som nämns i fråga 1 och 2 och som bedrivs vid sidan av huvudanställningen? 4. Är det fråga om enbart medlemskap och inte uppdrag, t.ex. som styrelseledamot i en förening? 5. Är det fråga om en aktivitet som typiskt sett hör till privatlivet, t.ex. att utöva en hobby eller att sköta sin och familjens egendom och privata angelägenheter? 6. Innebär aktiviteten, t.ex. förvaltning av den egna förmögenheten, att arbetstagaren är engagerad i företag eller branscher som är föremål för hans verksamhet i tjänsten? Om svaret på någon av frågorna 1-3 och 6 är ja, talar det mesta för att det rör sig om en bisyssla i lagens mening. Om svaret på någon av frågorna 4 och 5 är ja, talar det mesta för att det inte handlar om en bisyssla i lagens mening. Ligger arbetsuppgifterna i huvudanställningen inom något av de områden där man bör vara särskilt försiktig med bisysslor som kan påverka allmänhetens förtroende för arbetstagarna eller myndigheten/förvaltningen? Har arbetstagaren eller den myndighet/förvaltning där han eller hon är anställd, arbetsuppgifter som innebär - rättskipning - myndighetsutövning (beslut om förmåner, rättigheter och skyldigheter, tillstånd, bidrag m.m. för enskilda personer och företag) - upphandling (köp eller hyra av varor, tjänster eller byggentreprenader) - tillsyn och kontroll över offentlig eller enskild verksamhet - förvaltning av egendom - ledning av myndigheter/förvaltningar eller verksamheter inom dessa Region Gotland 21 av 22
Om svaret på frågan är ja, ökar risken för att en bisyssla skadar allmänhetens förtroende för arbetstagaren eller myndigheten. Är bisysslan av sådan beskaffenhet att risken för förtroendeskada ökar? 1. Finns det någon beröring mellan å ena sidan arbetsuppgifterna i bisysslan eller verksamheten i det företag hos vilket bisysslan utförs och å andra sidan myndigheten/förvaltningens verksamhet? 2. Finns det någon beröring mellan arbetstagarens arbetsuppgifter i huvudanställningen och bisysslan? 3. Är arbetsuppgifterna i bisysslan av mera kvalificerat slag? 4. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan ett privat företag? 5. Är bisysslan ett styrelseuppdrag i aktiebolag eller ekonomisk förening? 6. Gäller bisysslan egen kommersiellt inriktad verksamhet, t.ex. konsultverksamhet? 7. Är bisysslan ett politiskt, fackligt eller ideellt förtroendeuppdrag? 8. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan en offentlig myndighet? 9. Är det ett allmänt intresse, t.ex. en myndighets behov av expertis, att arbetstagaren åtar sig bisysslan? Om svaret på någon av frågorna 1-6 är ja, ökar risken för att bisysslan skadar allmänhetens förtroende för arbetstagaren eller myndigheten. Om svaret på fråga 7, 8 eller 9 är ja, minskar risken. Har bisysslan sådan omfattning att risken för förtroendeskada ökar? 1. Är bisysslan tidskrävande? 2. Är bisysslan kortvarig eller av sporadisk art? 3. Får arbetstagaren eller någon anhörig till honom eller henne ekonomisk eller annan ersättning för bisysslan och är denna ersättning i så fall hög? Om svaret på fråga 1 och/eller 3 är ja, ökar risken för förtroendeskada. Om svaret på fråga 2 är ja, minskar risken. Region Gotland 22 av 22