Granskning av inköp inom processerna fritid och naturreservat

2011-09-15 1 (49) PM KFKS 2011/250-007 Tekniska nämnden, Fritidsnämnden och Naturreservatsnämnden Granskning av inköp inom processerna fritid och naturreservat Sammanfattning Granskningen visar att det finns vissa förbättringsområden när det gäller fakturaunderlag, kontroll av avtalade timpriser och att huvudleverantörer ska använd de ramavtal kommunen redan har med leverantörer, som huvudentreprenören använder som underkonsulter. Det senare medför att det läggs på ett så kallat underentreprenörpåslag (UE-påslag), vilket torde medföra högre kostnader för kommunen. För att kontroll av timpriser lätt ska kunna göras bör priser enligt ramavtal/avtal kunna återfinnas digitalt på samma ställe (exempelvis E-avrop), där uppgifterna är lätta att finna för alla som behöver dem. I övrigt visar rapporten huvudsakligen följande. Det har inte gått att finna något beslut i Tekniska nämnden om upphandlingen av byggnationen av Henriksdalstrappan. Fritidsnämndens ordförande beslutade med stöd av reglerna om så kallade ordförandebeslut om antagande av offert av multiarenan vid Sickla skola. Anledningen till ordförandebeslutet framgår inte, vilket det ska göra. Inte heller framgår skälen för att reglerna om direktupphandling tillämpades. Naturreservaten Tollare och Gärdesudden är idag färdiga naturreservat och ska snarast slutredovisas. Rättelse behöver göras av driftkostnader som har bokförts som investeringsutgifter samt av utgifter som har bokförts på fel investeringsprojekt. Ärendet Syfte Val av granskningsområdet processerna fritid och naturreservat (park, idrott och fritid) gjordes efter samråd med stadsstadsdirektör Lennart Jonasson. Granskningen avsåg följande. 1. Inköp via ramavtal och andra avtal, vilka som har beställt, mottagningsattesterat och beslutsattesterat 2. Kostnadernas samband med verksamheten POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167

2 (49) 3. Tilläggsbeställningar 4. Följsamhet till regelverk i övrigt Tekniska nämndens pågående investeringsprojekt granskades för perioden 2007-2010: Ansvar 18000 Tekniska nämnden, verksamhet 24000 park, verksamhet 24100 park drift underhåll, verksamhet 24110 park underhåll övrigt. Investeringsprojekten Naturreservat övriga, projektnummer 9180000003 samt Henriksdalstrappan beslut 2010, projektnummer 9180000055 granskades grundligare. Andra investeringsprojekt granskades mer översiktligt. Sammantaget granskades 100 verifikationer. Fritidsnämndens pågående investeringsprojekt granskades för perioden 2007-2011: Ansvar 17000 Fritidsnämnden, verksamhet 31000 fritid och idrottsanläggningar, verksamhet 31100 idrottsverksamhet, verksamhet 31311 särskilt stöd idrottsanläggningar, verksamhet 91119 övriga lokaler. Investeringsprojektet Sporthall västra Sicklaön 9180000003 granskades grundligare. Andra investeringsprojekt granskades mer översiktligt. Sammantaget granskades 81 verifikationer. Inledning Granskningen är en del av kommunens interna kontroll för att åstadkomma en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, en tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten samt iakttagande av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Stadsledningskontorets granskning syftar till att förbättra skyddet mot oegentligheter och upptäcka avvikelser i förhållande till regelsystem, stickprov av inköpsmönster på individnivå, kontroll av verksamhetsanknytning av gjorda inköp och analys av vad olika enheter köper. Aktuella bestämmelser i redovisningsreglementet, upphandlingspolicy mm Numrering hänvisar till gällande redovisningsreglemente 1. 2. Krav på bokföringen Nämnder och kommunala bolagsstyrelser ansvarar för att kommunens redovisningsreglemente tillämpas inom dess verksamhet. Bokföringen ska överensstämma med lagstiftning samt god redovisningssed, det vill säga enligt grundläggande redovisningsprinciper, enligt normer och rekommendationer, främst de som har utfärdats av Rådet för kommunal redovisning, samt praxis. Syftet är att åstadkomma en rättvisande redovisning och underlätta jämförelser mellan kommuner. Medarbetarna ska tillämpa reglementet samt när brister upptäcks rapportera dessa till överordnad chef. Information kan även ske till kommunens internrevisor eller fullmäktiges revisorer. Varje verifikation ska innehålla uppgifter om när den har sammanställts 1 KF 15 dec 2008, 296, KFKS 2008/397

3 (49) när den ekonomiska händelsen inträffade vad den avser; kostnadens samband med verksamheten ska vara tydligt vilket belopp det gäller och vilken motpart den berör 4. Attestrutiner Enligt 1.2 i tillämpningsanvisningar 2 till redovisningsreglementet, är det varje nämnds och verksamhets ekonom eller controller som tar fram underlag för beslut till direktörers och verksamhetschefers delegationsbeslut för alla lägre nivåers attesträtt samt uppgift om attesträtten avser ekonomi- och/eller personalsystem. Den interna kontrollen ska vara säkrad med avseende på ansvarsfördelning, kompetens, självständighet och jäv. Attestrutiner ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive styrelse, nämnd säkras. Vid utformningen av attestrutiner ska ansvarsfördelningen vara tydlig, ingen person ska ensam hantera en transaktion från början till slut den som är mottagnings- eller beslutsattestant ska ha nödvändig kompetens för uppgiften beslutsattestant ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade den som är beslutsattestant får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående, detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Jäv gäller också bolag eller föreningar där beslutsattestant eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Mottagningsattestanten ska veta att 1. vara eller tjänst har mottagits eller levererats till kommunen Mottagningsattestant får inte vara beslutsattestant avseende samma faktura. Beslutsattestanten ska kontrollera att 2. en mottagen eller levererad tjänst håller avtalad kvalitet 3. pris överensstämmer med ramavtal/avtal, taxa, bidragsregler eller beställning 4. betalningsvillkor mm är uppfyllda 5. behöriga beslut finns 6. konteringen är korrekt 7. rätt moms har avdragits 8. verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning och god redovisningssed 9. fakturering av administrativa avgifter, dröjsmålsränta följer kommunens ramavtal, förfallodatum 30 dagar tillämpas 10. bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod 2 Tillämpningsanvisningar till redovisningsreglementet, stadsdirektörens beslut 15 dec 2008, KFKS 2008/397

4 (49) Beslutsattestant får inte vara mottagningsattestant avseende samma faktura. En mottagningsattestant måste faktiskt veta och försäkra sig om att varan eller tjänsten har levererats. Det räcker inte att fråga beslutsattestanten om detta. Då är det fortfarande bara beslutsattestanten som är inblandad i transaktionen. Det ska alltid vara minst två personer inblandade. Om mottagningsattest skett på följesedel eller faktura, ska denna skannas in och bifogas verifikationen. Mottagningsattest ska därefter göras i ekonomisystemet av person som kan verifiera riktigheten av mottagningsattesten på följesedel eller faktura. Därefter sker beslutsattest i ekonomisystemet. Det är beslutsattestantens ansvar att varje gång en beslutsattest görs, se till att det finns ett räkenskapsunderlag som verifierar kostnadssambandet med verksamheten samt att se till att regelverket följs. Beslutsattest kan inte ske när räkenskapsunderlaget inte följer regelverket. Rätten att beslutsattestera kan fråntas delegaten om förtroendet missbrukas. Investeringsredovisning Rådet för kommunal redovisning (RKR), som är normgivande organ för redovisningen på det kommunala området, det vill säga för kommuner, landsting och kommunalförbund, har utfärdat två rekommendationer 3 som avser investeringar. Där klargörs vad som kan bokföras som investeringsutgifter. Se också kommunens Riktlinjer för investeringar 4. Kostnader för reparation eller underhåll av en materiell anläggningstillgång som syftar till att vidmakthålla eller återställa tillgångens egenskaper ska redovisas som driftkostnader den period de uppkommer. Administrationskostnader och andra allmänna omkostnader som inte är direkt hänförbara till en anskaffning, kostnader för provkörning och intrimning och andra löpande driftsförluster som uppstår i ett inledningsskede innan en anläggning når planerad driftsnivå liksom kostnader för utbildning samt kostnader för forskningsverksamhet som syftar till att få fram ny kunskap ska också redovisas som driftkostnader. En investering är en anskaffning av en materiell eller immateriell anläggningstillgång med en varaktighet om minst tre år och till ett väsentligt belopp. Båda kriterierna ska vara uppfyllda. Med anläggningstillgång förstås tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. I kommunens riktlinjer för investeringar anges vad som är ett väsentligt belopp. Som exempel på vad som förutom inköpspriset ska ingå i anskaffningsvärdet för en materiell anläggningstillgång är utgifter för iordningställande av plats eller område för installation leverans eller hantering installation, konsulttjänster såsom arkitekt-, ingenjör- och juristtjänster 3 11.1 Materiella anläggningstillgångar april 2006, 12.1 Redovisning av immateriella tillgångar maj 2007 4 KS 7 maj 2007, 133, KFKS 2005/223, förändrade riktlinjer kommer att beslutas 2011.

5 (49) lagfart En utgift som uppstår genom utveckling, eller i utvecklingsfasen av ett internt projekt, ska tas upp som immateriell tillgång i balansräkningen endast om det kan visas att samtliga följande förutsättningar är uppfyllda; det är tekniskt möjligt att färdigställa tillgången så att den kan användas eller säljas avsikten är att färdigställa tillgången och använda eller sälja den kommunen har förutsättningar att använda eller sälja tillgången kommunen kan visa att tillgången kommer att generera troliga framtida ekonomiska fördelar det går att på ett tillförlitligt sätt beräkna de utgifter som är hänförliga till den immateriella tillgången under dess utveckling Om kostnader för forskningsfasen inte kan särskiljas från utgifter för utvecklingsfasen anses utgifterna enbart tillhöra forskningsfasen och ska redovisas som driftkostnader. Väsentliga utgifter för att utveckla datasystem och andra egna produkter som kan säljas eller på annat sätt leda till intäkter eller kostnadsbesparingar för kommunen anser RKR bör kunna bokföras som en investering däremot bör utveckling som endast leder till ökad servicepotential inte kunna bokföras som en investering. Så snart som en investering har börjat användas, ska avskrivning och ränta börja bokföras under den tid som tillgången förväntas bli utnyttjad för sitt ändamål/ den ekonomiska livslängden. Den årliga avskrivningen ska motsvara tillgångens värdeminskning. Nyttjandeperioden för en tillgång kan behöva omprövas varje år beroende på teknisk utveckling, minskad prestanda eller förändrat kapacitetsutnyttjande. Om en ny bedömning av återstående nyttjandeperiod väsentligt avviker från tidigare bedömningar ska avskrivningsbeloppen för innevarande och framtida perioder justeras. Policy för upphandling och inköp, LOU Enligt policy för upphandling och inköp 5 är syftet med upphandlingar att utnyttja konkurrens för att få bästa möjliga totalekonomi för en vara eller tjänst. Affärsmässighet, objektivitet, hantering av konfidentiell information, intressekonflikter och otillbörlig påverkan ska särskilt beaktas. Kommunen ska endast anlita leverantörer som är seriösa och solida och som kan tillhandahålla varor eller tjänster med en kvalitet/kompetens som krävs. Leverantörerna ska fullgöra sina skyldigheter till samhället när det gäller skatter och avgifter. Kommunen är en upphandlande myndighet. Upphandlingar får inte styckas upp i delar för att komma under vissa tröskelvärden. Handlingar rörande upphandling ska diarieföras. Avtal ska registreras i kommunens avtalsdatabas. 5 KS 27 okt 2008, 207 KFKS 2008/254

6 (49) Direktupphandlingar kan göras endast när ramavtal saknas och när värdet av kommunens samlade behov av varan/tjänsten inte överstiger ca sju basbelopp under de kommande 12 månaderna. Minst tre leverantörer bör tillfrågas. Upphandlingen ska dokumenteras med skriftlig kravspecifikation, skriftliga svar bör infordras, skriftlig beställning/avtal bör göras, samtliga leverantörer som svarat ska meddelas resultatet av upphandlingen. Kontroll ska göras att leverantörer fullgör sina skyldigheter till samhället när det gäller skatter och avgifter. Lagen om offentlig upphandling, LOU, ändrades 2010. En leverantör som anser sig ha lidit skada kan föra talan om skadestånd mot den upphandlande myndigheten. Det är leverantören som ska bevisa att en överträdelse har skett och sedan göra sannolikt att denna överträdelse även har orsakat den påstådda skadan, det vill säga förlusten av ett kontrakt och därmed sammanhängande vinst. Talan ska väckas vid allmän domstol, med tingsrätt som första instans, normalt inom ett år från den tidpunkt då upphandlingskontrakt slöts. Om talan inte väcks inom denna tidsfrist har leverantören förlorat rätten att föra talan. Tingsrättens dom kan överklagas till hovrätt och Högsta domstolen är sista instans. När direktupphandling/upphandling görs med annan leverantör än den/de som kommunen har ramavtal med kan samtliga ramavtalsleverantörer begära skadestånd. Skadeståndet blir kontraktsvärdet dvs. beställningens kalkylerade vinst. Om den upphandlande myndigheten eller enheten ingår ett avtal trots att den inte hade rätt att direktupphandla/upphandla utan föregående annonsering (så kallad otillåten direktupphandling) kan en upphandlingsskadeavgift dömas ut efter ansökan av Konkurrensverket, även om en förhandsinsyn har genomförts på ett korrekt sätt. Förhandsinsynen utestänger inte heller möjligheten för leverantörer att begära skadestånd i allmän domstol om denne anser sig ha lidit skada av en otillåten direktupphandling. Upphandlingsskadeavgiften ska uppgå till lägst 10 000 kronor och högst 10 000 000 kronor. Avgiften får inte överstiga tio procent av kontraktsvärdet. Upphandlingsskadeavgiften tillfaller staten. Enligt ramavtalen kan uppdrag utföras med rörligt arvode mot ett budgetpris, om inte annat avtalats är budgeterat belopp det högsta ersättningsbelopp som beställaren har betalningsansvar för, tilläggsarbeten ska godkännas skiftligt enligt löpande räkning mot ett takpris, om förutsättningarna för uppdragit inte har ändrats så ska konsulten genomföra uppdraget inom kostnadsramen enligt ABK 96 9.2 b kan beställaren även precisera enskilda avrop i anbudskonkurrens mellan de leverantörer som tilldelats ramavtal inom respektive fackområde och då begära skriftliga avropssvar till fast pris varefter den ramavtalsleverantör med lägst pris antas

7 (49) Delegationsordning, delegationsbeslut Delegationsordningar, delegationsbeslut, beslutsordningar och instruktioner följdes upp 2010 av kommunstyrelsen 6. De rutiner som enligt lag gäller för delegationsbeslut måste upprätthållas. En nämnd kan med stöd av 6 kap 36 kommunallagen ge ordföranden rätt att fatta beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens beslut inte kan avvaktas. Dessa beslut brukar kallas ordförandebeslut. Beslut ska vara motiverade på samma sätt som om nämnden hade fattat beslutet. Det ska därför finnas en rubrik skäl för beslutet som förklarar vad ärendet handlar om och varför det blev det beslut det blev. När denna möjlighet att fatta beslut används måste det framgå av delegationsbeslutet vad som gör att man inte kan vänta och låta nämnden fatta beslut i ärendet. Rutiner Tekniska nämnden gav under granskad period 2007-2010 den tekniska direktören rätt att vidaredelegera sin rätt att beslutsattestera. Fritidsnämnden delegerade under granskad period 2007-2009-12-01 till direktören för Teknik och from 2009-12-02-2011 till direktören för Park, idrott och fritid rätten att vidaredelegera sin rätt att beslutsattestera. De ramavtal med varje leverantör som ingår i upphandlingen av konsulter KFKS 2006/151 ligger på e-avrop, timpriserna framgår dock inte i e-avrop. För att få fram timpriserna kan sökning göras i Ädit, i avtalen med varje leverantör. Timpriserna finns inte alltid med i avtalen med varje leverantör. Alla anbud med timpriser samt indexuppräknade timpriser förvaras i exploateringsenhetens närarkiv som finns på planenhetens hemvist. I de ramavtal gällande konsulter som exploateringsenheten har upphandlat framgår att Konsulten får ej anlita underkonsulter utan beställarens godkännande, konsultens timarvoden innefattar samtliga kostnader för arbetet, försäkringar samt påslag för administration och vinst. I timarvodet skall ingå övertid som inte särskilt överenskommits, rese- och traktamentskostnader, all egenkopiering som krävs för uppdraget, samtliga kringkostnader såsom administration, lokaler och erforderlig utrustning. Resultat av granskningen Nedan redovisas en sammanställning av granskningen. Den exakta granskningen framgår av bilagorna till detta dokument. I bilaga 1, redovisas resultat av granskningen avseende Tekniska nämndens verifikationer. I bilaga 2 redovisas Exempel på Uppmätningsrapport och lyftplan för investeringsprojektet 9180000055 Henriksdalstrappan. I bilaga 3, redovisas resultat av granskningen avseende 6 KS 23 aug 2010, 166, KFKS 2009/493

8 (49) Fritidsnämndens verifikationer. I bilaga 4 redovisas Tilldelningsbeslut, med förteckning av ramavtalsleverantörer för de olika fackområdena, av exploateringsenhetens upphandling av konsulter KFKS 2006/151. I bilagorna 1 och 3 har verifikationer tilldelats ett löpnummer, ibland sker hänvisning nedan till detta löpnummer. Granskningen visar att beslutsattest har skett i enlighet med delegationsordningar 2008-2011. Granskning har dock inte kunnat göras för Tekniska nämnden år 2007. Delegationsbeslut gällande beslutsattestanter 2007 saknas i akt 2007/19 TN och i Ädit, ärendet är oavslutat. Granskning har inte kunnat göras för Fritidsnämnden år 2007 av samma skäl. Delegationsbeslut gällande beslutsattestanter 2007 saknas i akt 2007/34 FRN och i Ädit, ärendet är emellertid avslutat 27 november 2009. Det har inte gått att finna något beslut i Tekniska nämnden om upphandlingen av byggnationen av Henriksdalstrappan. Utgifter för multiarena för Sickla skola ingår i investeringsprojektet Sickla sporthall, se löpnummer 115. Ordförandebeslut 7 finns om antagande av offert för multiarenan. Skäl för brådskan framgår dock inte av beslutet, vilket det ska göra. Skälen för direktupphandlingen av multiarena för Sickla skola framgår inte på ett korrekt sätt, vilket behövs för att redovisa att det funnits tillåtna skäl för att enligt LOU göra en direktupphandling (15 kap. 3 LOU). Vid beställningen av multiarena för Sickla skola angavs att fakturan skulle märkas Konstgräs Stavsborgs bollplan. Ansvarig direktör bör utreda vidare varför. I ett flertal fall har avrop inte gjorts på befintliga ramavtal och direktupphandlingar har skett vid några investeringsprojekt. I samband med upphandlingen av Henriksdalstrappan borde förfrågningsunderlaget rimligen även ha omfattat timpriser för tilläggsarbeten så att även dessa kostnader hade upphandlats i konkurrens. Se löpnummer 84. Entreprenörens förslag till à-prislista för tilläggsarbeten, dat 2010-10-22, accepterades av beställaren i byggmöte 3 2010-10-27 Enligt uppgift var det ett aktivt val från dem som ansvarade för upphandlingen att inte begära à- pris-listor. Detta kan ha medfört att kommunen betalar en högre kostnad för tilläggsarbeten än vad som annars skulle ha varit fallet. Det finns brister i de specificerade räkenskapsunderlag som ska verifiera att verifikationerna har samband med verksamheten. Sambandet med verksamheten ska vara tydligt. 7 Enligt 6 kap 36 kommunallagen får nämnd uppdra till ordföranden att fatta beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens sammanträde inte kan avvaktas. Sådana beslut ska enligt lagen alltid anmälas på nästkommande sammanträde. Denna beslutanderätt kallas i dagligt tal för ordförandebeslut.

9 (49) Uppmätningsrapport och lyftplan har inte redovisats i ekonomisystemet för investeringsprojekten Henriksdalstrappan, Sickla sporthall samt för Spontan näridrottsplats Fisksätra Saltsjöbaden angående Lännbo bollplan. Enligt den rutin som finns ska varje lyft godkännas på ett byggmöte och redovisas i ett byggmötesprotokoll. Gällande Henriksdalstrappan har endast lyft 1 godkänts i byggmötesprotokoll nr 4, 2010-11-23. Lyft 2-4 har godkänts av intern och extern projektledare, löpnummer 92-95. Enligt förfrågningsunderlagen till upphandlingarna samt enligt redovisningsreglementet ska dessa specifikationer (uppmätningsrapport och lyftplan) bifogas verifikationer i kommunens redovisning. Specifikationen visar vad som har levererats när verifikationerna betalas samt innehållna medel i förhållande till den preliminära lyftplanen. Liknande specifikationer av uppmätningsrapport och lyftplan bör också kunna bifogas vid andra upphandlingar för att verifiera betalningarna. Av förfrågningsunderlaget till upphandlingen av Henriksdalstrappan framgår det att specifikationerna ska bifogas fakturan, se nedan AFC.62 Betalning samt AFC. 622 Betalningsplan. Detta är också ett krav enligt redovisningsreglementet; det ska framgå av varje verifikation vad den avser. Högre timpriser har betalats än vad som har upphandlats av ramavtalsleverantör. Det torde finnas grund för att återkräva mellanskillnaden. I konsultupphandlingen, KFKS 2006/151 p. 4.1.3 Ansvar och befogenheter, anges att konsulten är skyldig att söka den för beställaren mest fördelaktiga lösningen. Enligt p.4.1.4 Konsultens oberoende, får konsulten inte ha pågående uppdrag inom projektet till både beställare och andra i projektet utsedda och/eller verksamma konsulter. Underentreprenörer har detta till trots anlitats frekvent. Ramavtalsleverantör A har anlitat underentreprenör B som kommunen också har ramavtal med. Underentreprenör B har fakturerat A högre timpriser än de som kommunen har avtalat med B om. Påslag för underentreprenörsarvode har skett i enlighet med kommunens ramavtal med A, ibland har även högre påslag skett. Därefter har A fakturerat kommunen för tjänster från A och B. Detta blir inte den för kommunen mest fördelaktiga lösningen, vilket det åligger ansvariga att säkerställa. B ska tillämpa det ramavtal B har med kommunen. A har rätt att fakturera kommunen sitt underentreprenörsarvode, UE-påslag, om kommunens ramavtal med A medger detta. Grund torde föreligga för att återkräva mellanskillnaden från B respektive A. För att kommunen inte ska belastas med UE- påslag framöver bör detta avtalas bort vid kommande konsultupphandlingar i enlighet med ABK 06.

10 (49) Dubbelfakturering har också skett av underentreprenör. Se löpnummer 125 och 126. Utvärdering av konsulters kompetens var en del i upphandling av konsulter KFKS 2006/151. Indexuppräkningar har godkänts utan att nya konsulter har namngetts i prislistan. Konsulter borde ha preciserats vid avrop/ begäran om budgetpris i enlighet med indexuppräkning. Fakturering har skett för konsulter utöver vad som angetts vid begäran om budgetpris. Se KFKS 2007/393 samt också löpnummer 72 och 74. För att kontroll mot ramavtalets timpriser lättare ska kunna göras bör fakturan specificeras i enlighet med godkänd timprislista med angivande av fackområde, vilket idag inte framgår. Detta bör kunna överenskommas när redovisningsnivån fastställs för nya uppdrag, se p. 4.1.1 ramavtal konsulter KFKS 2006/151. Godkända timpriser enligt ramavtal bör också kunna återfinnas digitalt (exempelvis i E-avrop) för att kontroll av timpriser lätt ska kunna göras av alla som är berörda. När budgetpris, löpande räkning mot takpris eller enskilda avrop i anbudskonkurrens har avtalats, måste kontroll i efterhand kunna göras, lämpligen bör avtalet därför diarieföras samt bifogas fakturan i ekonomisystemet. Ramavtal, upphandlat av fastighetskontoret, finns med Brandgruppen i Sverige AB. Prislistan finns inte på e-avrop, utan enbart i ÄDIT. Prislistan omfattar dels ett högre timpris dels flera timpriser, än vad anbudet samt utvärderingen omfattade. Denna hantering synes felaktig. Kvalitetssäkring behöver göras av de prislistor som läggs in i Ädit. Korrekt prislista bör också kunna återfinnas digitalt på samma ställe som övriga ramavtal/avtal, för att underlätta avstämning av korrekta priser av alla som är berörda. Det måste vara möjligt att i prislistan särskilja de varor och tjänster som ingår i upphandlingen från de varor och tjänster som inte ingår i upphandlingen. Det är det inte idag, se KFKS 2008/331 samt löpnummer 157. Naturreservaten Tollare och Gärdesudden är idag färdiga naturreservat och måste snarast slutredovisas, se löpnummer 31 och löpnummer 41. Rättelse behöver göras av driftkostnader som har bokförts som investeringsutgifter, se löpnummer 62-66. Detta gäller även utgifter som har bokförts på fel investeringsprojekt, se löpnummer 163, löpnummer 174-175 samt 179-181. Helena Meier Stadsjurist Stadsledningskontoret Jane Rönnholm Kollén Internrevisor Stab Juridik

11 (49) Bilaga1 Tekniska nämnden, verifikationer Tabell 1 Tekniska nämnden, verifikationer per investeringsprojekt Sammanfattning inv.projekt 9180000003 Naturreservat övriga. 1. Köp har skett från Nowamark samt från SA Hermelin. Avrop borde 2007-2011 ha skett på befintliga ramavtal se Bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151. Anteckning har inte skett i ekonomisystemet om skäl till avvikelser från S.A. Hermelin i förhållande till budgetpriser i offerter. 2. Fakturor från Nowamark och S.A. Hermelin är otillräckligt specificerade avseende vad tjänsten avser och när den utfördes. Aktuellt reservat har ofta inte angetts, detta behövs för att slutredovisning ska kunna göras när reservatet är färdigbildat och därmed ianspråktaget. Reservatet ska slutredovisas månaden efter, både till nämnd och i ekonomisystemet, så att kapitaltjänstkostnader kan bokföras. Varje reservat måste därför ha ett eget investeringsprojektnummer. Tollare och Gärdesudden är idag naturreservat och ska därför slutredovisas. 3. Fakturorna från WSP är otillräckligt specificerade, specifikationer saknas för utlägg. Kontroll av ramavtalsupphandlade timpriser har inte skett för WSP, fel timpris har fakturerats, resekostnader och administration som ingår ramavtalets timpriser har fakturerats Fakturor från underentreprenörer har inte bifogats. WSP har anlitat en underentreprenör Svefa AB där ramavtal finns, se bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151. Driftkostnader, ca 192 000 kr, har felaktigt bokförts som investering. Se rekommendation 11.1, Materiella anläggningstillgångar, rekommendation 12.1 Immateriella anläggningstillgångar, Rådet för kommunal redovisning. Nowamark: Avrop ska göras på befintliga ramavtal se Bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151. Nowamark lämnade anbud (nr 88) i konsultupphandlingen KFKS 2006/151. Anbudet antogs inte. Enligt uppgift finns en upphandling men utvärdering av upphandlingen samt avtal efterfrågades den 2011-03-31 men har inte erhållits. Köp 2007-2010 uppgår till 531 380 kr. Timpriser 690kr 2007, 700 kr 2008-2009, 720kr 2010. Fakturorna har inte specificerats med avseende på vad tjänsten avser och när den utfördes samt aktuellt naturreservat. Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 1 Nowamark Skuruparken 2007-06-30 27098 17040 Spec saknas 24 tim 2 Nowamark Skuruparken 2007-08-31 27185 31050 Spec saknas 45 tim 3 Nowamark Ej angivet 2007-11-30 27550 13110 Spec saknas 19 tim 4 Nowamark Ej angivet 2008-01-31 27677 4900 Spec saknas 7 tim 5 Nowamark Ej angivet 2008-02-29 27724 4200 Spec saknas 6 tim 6 Nowamark Ej angivet 2008-02-29 27723 14000 Spec saknas 20 tim 7 Nowamark Ej angivet 2008-04-30 27874 700 Spec saknas 1 tim 8 Nowamark Ej angivet 2008-08-31 28197 25900 Spec saknas 37 tim 9 Nowamark Tollare 2008-09-30 28268 20300 Spec saknas 29 tim 10 Nowamark Ej angivet 2008-10-31 28387 12600 Spec saknas 18 tim 11 Nowamark Ej angivet 2008-11-30 28495 16800 Spec saknas 24 tim 12 Nowamark Ej angivet 2009-01-31 28656 9800 Spec saknas 14 tim 13 Nowamark Ej angivet 2009-02-28 28768 1400 Spec saknas 2 tim 14 Nowamark Ej angivet 2009-03-31 28814 7700 Spec saknas 11 tim 15 Nowamark Ej angivet 2009-06-30 29127 25020 Spec saknas 33 tim 16 Nowamark Ej angivet 2009-08-31 29222 7700 Spec saknas 11 tim 17 Nowamark Ej angivet 2009-09-30 29302 9800 Spec saknas 14 tim

12 (49) Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 18 Nowamark Ej angivet 2009-10-31 29381 24500 Spec saknas 35 tim 19 Nowamark Ej angivet 2009-11-30 29515 28000 Spec saknas 35 tim 20 Nowamark Ej angivet 2009-12-31 29615 6300 Spec saknas 9 tim 21 Nowamark Ej angivet 2009-12-31 29821 20160 Spec saknas 28 tim 22 Nowamark Ej angivet 2010-04-30 29883 17280 Spec saknas 24 tim 23 Nowamark Ej angivet 2010-05-31 30005 23160 Spec saknas 29 tim 24 Nowamark Ej angivet 2010-06-30 30121 39600 Spec saknas 55 tim 25 Nowamark Ej angivet 2010-08-31 30165 40320 Spec saknas 56 tim Se nedan. 26 27 Nowamark Ej angivet 2010-09-30 30299 27210 Spec saknas 38 tim 28 Nowamark Ej angivet 2010-10-31 30416 61500 Spec saknas 87 tim 29 Nowamark Ej angivet 2010-11-30 30452 18510 Spec saknas 26 tim 30 Nowamark Ej angivet 2010-12-31 30605 2820 Spec saknas 4 tim Summa 531 380 Köp borde ha skett på ramavtal. S.A. Hermelin: Avrop ska göras på befintliga ramavtal se Bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151. Fakturorna är otillräckligt specificerade i förhållande till offerter. Anteckning i ekonomisystemet saknas om skäl till avvikelse från budgetpriser i offerter. Specifikation av utlägg har inte bifogats. 31 SA Hermelin AB Tollare 2007-12-04 2116/049 31200 Likartade beskrivningar 32 SA Hermelin AB Tollare 2008-01-02 2116/057 31200 48tim/faktura, dubbelfakturering? 33 SA Hermelin AB Tollare 2008-02-01 2116/061 20800 Datum? 32 tim 34 SA Hermelin AB Tollare 2008-03-04 2116/066 55900 Datum? Noggrann spec saknas 86 tim 35 SA Hermelin AB Tollare 2008-03-31 2116/068 48100 1700 1200 Datum? Noggrann spec saknas 74 tim. Se nedan. Utlägg hyra fakturaspec saknas Utlägg Stockholms Litho fakturaspec saknas

13 (49) Beställning skedde enligt offert 2007-10-01 och arbetet skulle färdigställas under 2007. Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 36 SA Hermelin AB Tollare 2008-04-28 2116/077 20080 1704 Datum? 32 tim Utlägg Bud fakturaspec saknas. 37 SA Hermelin AB Tollare 2008-06-17 2116/005 15600 Datum? 24 tim 38 SA Hermelin AB Tollare 2008-10-31 2116/020 10400 Datum? 16 tim 39 SA Hermelin AB Tollare 2008-11-25 2116/027 20800 Datum? 32 timmar. Vilka sidokonsulters underlag föranledde tjänsten? Tollare Delsumma 258684 Anteckning saknas om skäl till avvikelse från budgetpriser i offert - 159984 kr. Specifikation/ info om offerten borde ha bifogats fakturan i ekonomisystemet. 40 SA Hermelin AB Ekdunge Tollare 2009-04-16 2145/055 10400 Datum? 16 tim. Se nedan

14 (49) Beställning av arbetet gjordes 2009-03-20. Offerten Ekdunge Tollare 13000 kr borde ha bifogats fakturan i ekonomisystemet. Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 41 SA Hermelin AB Gärdesudden 2008-09-30 2131/016 32500 Datum? 50 tim. 42 SA Hermelin AB Gärdesudden 2008-10-31 2131/019 32500 Datum? 50 tim 43 SA Hermelin AB Gärdesudden 2008-12-15 2131/029 13000 Datum? 20 tim 44 SA Hermelin AB Gärdesudden 2009-02-27 2131/041 26000 UE Sveriges vattenekologer AB fakturaspec, datum saknas 40 tim. Se nedan.

15 (49) Arbetet beställdes 2008-08-22 till en totalkostnad på 93600 kr för ett komplett samrådsförslag på Naturreservat Gärdesudden. Uppdraget skulle vara färdigt för slutredovisning hösten 2008. Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 45 SA Hermelin AB Gärdesudden 2009-03-20 2131/053 9750 Datum? 15 tim 46 SA Hermelin AB Gärdesudden 2009-12-14 2131/034 9750 Datum? 15 tim Gärdesudden Delsumma 123500 Anteckning saknas om skäl till avvikelse från offert - 29900 kr. Specifikation/ info om offerten 93600 kr Gärdesudden borde ha bifogats fakturan i ekonomisystemet. 47 SA Hermelin AB Saltstigen 2009-02-27 2142/042 15600 Datum? 24 tim 48 SA Hermelin AB Salstigen 2009-04-30 2142/059 10400 Datum? 16 tim 49 SA Hermelin AB Saltstigen 2009-06-29 2142/010 15600 Datum? 24 tim 50 SA Hermelin AB Saltstigen 2009-10-02 2142/018 39000 Datum? 60 tim Se nedan.

16 (49) Arbetet beställdes 2009-02-13 enligt offert daterad 2009-01-26 till en total kostnad på 98 800 kr. Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 51 SA Hermelin AB Saltstigen 2009-10-30 2142/022 26000 Datum? 40 tim Saltstigen Delsumma 106600 Anteckning saknas om skäl till avvikelse -7800 kr från budgetpriser i offert. Specifikation/ info om offerten 98800 kr borde ha bifogats fakturan i ekonomisystemet. 52 SA Hermelin AB Skarpnäs 2009-06-02 2149/003 20800 Datum? 32 tim 53 SA Hermelin AB Skarpnäs 2009-06-29 2149/011 20800 Datum? 32 tim

17 (49) Specifikation/ info om offerten 52000 kr borde ha bifogats fakturan i ekonomisystemet/anteckning/ bilaga Skarpnäs Delsumma 41600 54 SA Hermelin AB Totalsumma 540784 Inköp 2007-2010 borde ha skett på befintliga ramavtal Se bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151. WSP: Ramavtal finns, se Bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151. Genomgående har fel timpris har fakturerats. Resekostnader och administration som ingår ramavtalets timpriser har fakturerats. Fakturorna är otillräckligt specificerade. WSP har anlitat en underentreprenör, ramavtal finns med Svefa AB, se Bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151. Fakturaspecifikationer saknas för utlägg. Driftkostnader, ca 192 000 kr, har felaktigt bokförts som investering. Se rekommendation 11.1, Materiella anläggningstillgångar, rekommendation 12.1 Immateriella anläggningstillgångar, Rådet för kommunal redovisning. Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 55 WSP Skuruparken 2007-03-06 902905 275 10920 Adm. 0,5 tim, ska ingå i konsultens timpris. Spec saknas 14 tim, pris 780 kr, ska vara 760. 56 WSP Skuruparken 2007-03-06 908506 275 152 6088 Adm. 0,5 tim, ska ingå Resekostn ska ingå Spec saknas 8 tim, pris 780 kr ska vara 760.

18 (49) Leverantör Område Fakturadatum Fakturanummer Summa netto kr 57 WSP Skuruparken 2007-05-08 913474 275 89310 58 WSP Sarvträsk 2007-06-11 919429 275 6200 59 WSP Skuruparken 2007-06-19 922506 1100 124800 215 1356 20800 17850. Brister Adm. 0,5 tim, ska ingå Spec saknas 114,5 tim, pris 780 kr ska vara 760. Adm. 0,5 tim, ska ingå Spec saknas 8 tim. pris 775 kr ska vara 760. Adm. 2 tim, ska ingå Spec saknas 162 tim, pris 780 kr ska vara 760. Se nedan. Resekostn, ska ingå Egenkopiering ska ingå UE Pro Natura, fakturaspec saknas 32 tim UE Svefa AB, fakturaspec saknas 21 tim. Ramavtal finns (värdering).

19 (49) Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 60 WSP Skuruparken 2007-08-22 930420 31200 2820 Spec saknas 40 tim, pris 780 kr ska vara 760. Utlägg Stockholms Läns Museum pec saknas. 61 WSP Sarvträsk 2007-10-08 937105 275 12400 Adm. 0,5 tim, ska ingå. Spec saknas 16 tim, pris 775 ska vara 760 kr. 62 WSP Avser enl. WSP inventering av rekreativa värden, Nacka grönstrukturplan. Se RKR 12.1 Redovisning av immateriella anläggningstillgångar 2010-09-28 1169973 47235 Är driftkostnad. Spec saknas 67 tim. Enligt anteckning av projektledare för Nacka Grönstrukturplan, ingår inte dessa kostnader Nacka grönstrukturplan. 63 Nacka Värmdö Posten Annons för guidning Se RKR 11.1 Redovisning av materiella anläggningstillgångar 2009-09-29 74331 4749 Är driftkostnad. Det finns flera annonskostnader i DN, SVD, NVP där det inte framgår vad annonsen handlar om. 64 Informationsdirektör Naturreservatsfolder 2007-06-18 M 200701722 79300 Är driftkostnad. Hänvisning saknas till ursprungsverifikation. 65 NPA Information Textbearbetning webbpublicering 2009-12-15 J 200984939 17512 Är driftkostnad naturreser- vat 66 NPA Information Folder naturreservat webbpublicering naturreservat 2010-12-01 RDI 27005453 43600 Är driftkostnad

20 (49) Sammanfattning inv.projekt 9180000055 Henriksdalstrappan beslut 2010 Budgetbeslut finns i KF M&B 2010-2012 om 3 000 000 kr för Henriksdalstrappan mot Sickla: Gångväg Henriksdalsberget - Sickla. östra sidan mot Sickla köpcenter. Grontmij AB, tidigare Carl Bro AB, se Bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151, projekterade trappan, Stockholms Hamnentreprenad byggde trappan - upphandling TN 2010/344. Projektinsikt Sverige AB var byggledare för trappan, se bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151. 1. Det har inte gått att finna något beslut om upphandlingen om 3 448 730 kr av TN. 2. Fakturorna från Grontmij AB, Projektinsikt Sverige AB är otillräckligt specificerade om vad som har utförts och när. Fel timpriser har fakturerats. 3. Uppmätningsrapport, samt lyftplan saknas som specifikation till fakturorna från Stockholms Hamnentreprenad, delfakturor 1-4. Se Bilaga 2 Exempel på Uppmätningsrapport samt lyftplan för delfaktura 1. Se Administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan i upphandlingen. Lyft 1 har godkänts i byggmötesprotokoll nr 4, 2010-11- 23 i enlighet med enhetens rutiner. Lyft 2-4 har godkänts av intern och extern projektledare. 4. ÄTA 2,3,4,6,8 från Stockholms Hamnentreprenad har inte godkänts för fakturering i enlighet med byggmötesprotokoll eftersom några byggmöten inte har skett sedan 2010-12-21. ÄTA ska faktureras separat efter att de har godkänts för fakturering enligt protokoll från byggmöte, specifikation ska bifogas. 5. Stockholms Hamnentreprenad förslag till à-prislista för tilläggsarbeten, dat 2010-10-22, accepterades av beställaren i byggmöte 3 2010-10-27. I samband med upphandlingen av Henriksdalstrappan borde förfrågningsunderlaget rimligen även ha omfattat timpriser för tilläggsarbeten så att även dessa kostnader hade upphandlats i konkurrens. Enligt uppgift var det ett aktivt val från dem som ansvarade för upphandlingen att inte begära à-prislistor i förfrågningsunderlaget. Detta förfarande kan ha medfört att kommunen betalar en högre kostnad för tilläggsarbeten än vad som annars skulle ha betalats. 6. I lägesredovisning till TN den 25 jan 2011, 11, redovisades utgifter om 1500 tkr trots att upparbetade utgifter torde ha varit kända av enheten Teknik. Serpentinvägen, norra sidan till bussen är öppen sommarhalvåret. Det framgår inte av investeringsbeslutet ovan, om serpentinvägen, utgift 139 500 kr, som har en annan dragning, omfattas av investeringsbeslutet. 1. Offerter för serpentinvägen borde ha bifogats fakturorna eller anteckning borde ha skett i ekonomisystemet. Hänvisning till ursprungsverifikationer saknas för de två bokföringsorder som avser serpentinvägen. Henriksdalstrappan 3 000 000 kr M&B 2011-2013 Serpentinvägen 139 500 kr Stockholms Hamnentreprenad 3 448 730 kr Ändrings- och tilläggsarbeten Grontmij AB Projektinsikt AB Summa utgift totalt 403 060 kr. 377 120 kr 80 110 kr 4 448 520 kr. I lägesredovisning till TN den 25 jan 2011, 11, redovisades utgifter om 1500 tkr trots att upparbetade utgifter torde ha varit kända. TN:s beslut om upphandling av byggnationen har inte gått att finna.

21 (49) Leverantör Område Fakturadatum Fakturanummer 67 Bokföringsorder DN Trädgård Serpentinvägen 2009-12-31 MIN 200900239 och markskötsel 2009-05-22 1277 Specifikation/info om offert 95000 kr borde ha bifogats fakturan i ekonomisystemet/anteckning/bilaga. 68 Bokföringsorder Svensk Markservice Serpentinvägen 2009-12-31 MIN 200900239 2009-07-15 72727338 Specifikation/ info om offert 44500 kr borde ha bifogats fakturan i ekonomisystemet/anteckning/bilaga. Summa netto Brister kr 95000 Hänvisning saknas till ursprungsverifikation. 44500 Hänvisning saknas till ursprungsverifikation. Grontmij AB (tidigare Carls Bro AB): Ramavtal finns, se Bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151. Avtal om budgetpris finns, offerten borde ha bifogats i ekonomisystemet.. Fakturorna har inte specificerats ang. vad som köpts och när tjänsten utfördes. 2,5 timmar har fel pris. Anteckning saknas i RDI om skäl till avvikelse från budgetpris i offerten - 35120 kr. 69 Grontmij AB Henriksdalstrappan 2010-01-14 0740001425 40169 Spec saknas 47 tim. Ingår ej i offert. 70 Grontmij AB Henriksdalstrappan 2010-01-14 0740004894 3143 Spec saknas 3,5 tim. Ingår ej i offert. 71 Grontmij AB Henriksdalstrappan 2010-01-14 0740008649 67194 2400 Spec saknas 82 tim. 1,5 tim à 980 kr ska vara högst 949 kr enligt ramavtal Spec saknas Tcrp 1201. Se nedan.

22 (49) Offerten Leverantör Område Fakturadatum Fakturanummer Summa netto kr 72 Grontmij AB Henriksdalstrappan 2010-06-08 07400010131 101386 1029 Brister Spec, samt uppgift om kompetens enl. offert och ramavtal saknas för 121 tim, 1 tim à 980 kr ska vara högst 949 kr. Underlag för utlägg saknas. Se nedan.

23 (49) 73 Grontmij AB Henriksdalstrappan 2010-07-12 07400012690 96051 Spec saknas 114 tim. 74 Grontmij AB Henriksdalstrappan 2010-08-17 07400014060 55020 Spec saknas 65,5 tim. 75 Grontmij AB Henriksdalstrappan 2010-10-15 07400017958 23805 Spec saknas 28,5 tim. 76 Grontmij AB Henriksdalstrappan 2010-11-08 07400019651 12505 Spec saknas 15 tim. 77 Grontmij AB Henriksdalstrappan 2010-12-08 07400021816 17730 Spec saknas 21,5 tim. Henriksdalstrappan Summa 377120 Anteckning saknas om skäl till avvikelse från budgetpriser i offerten 35120 kr. Offerten borde ha bifogats i ekonomisystemet. Projektinsikt Sverige AB: Ramavtal finns, se Bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151. Fel timpris 887 kr har fakturerats, ska vara 830 kr enligt ramavtal. Datum saknas för när tjänsten utfördes. Företaget kom in med en formell begäran om prisuppräkning from 2011, till 908 kr. Detta pris godkändes av kommunen att gälla from 2011-02-01. Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 78 Projektinsikt AB Henriksdalstrappan 2010-10-06 7942 11531 Datum? 13 tim. Fel timpris 887 kr. 79 Projektinsikt AB Henriksdalstrappan 2010-11-09 8005 18627 Datum? 21 tim. Fel timpris 887 kr. 80 Projektinsikt AB Henriksdalstrappan 2010-11-09 8040 17740 Datum? 20 tim. Fel timpris 887 kr.

24 (49) Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 81 Projektinsikt AB Henriksdalstrappan 2011-01-07 8079 11531 Datum? 13 tim. Fel timpris 887 kr. 82 Projektinsikt AB Henriksdalstrappan 2011-02-08 (avser jan -11) 8105 17252 Datum? 19 tim. Fel timpris 887 kr. 83 Projektinsikt AB Henriksdalstrappan 2011-03-07 8140 3149 Datum? 4 tim. Kreditering av faktura 8105 med 21 kr till 887 kr/tim. (från 908 kr) Summa 80110 Stockholms Hamnentreprenad AB: Upphandling TN 2010/344. 1. I Bilaga 2 Exempel på Uppmätningsrapport samt lyftplan redovisas specifikation till delfaktura 1, fakturanummer 102078, utbetalning 203 238 kr. Specifikationen borde ha bifogats fakturan i ekonomisystemet liksom specifikationer för delfakturorna 2-4. Se Administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan i upphandlingen. Specifikationerna erhölls efter begäran och kontrollerades mot förfrågningsunderlag men redovisas inte i denna granskning. 2. Ändringar och tilläggsarbeten (ÄTA 1-8) ska enligt byggmötesprotokoll beställas först när de protokollförts i byggmötesprotokoll, punkt 4:82. Byggmötesprotokollen godkänns och justeras av beställaren och entreprenören vid nästa byggmöte. ÄTA ska faktureras separat efter att de har godkänts för fakturering enligt byggmötesprotokoll. ÄTA 2,3,4,6,8 har inte godkänts för fakturering enligt protokoll eftersom byggmöten inte har skett sedan 2010-12-21 (enl. information 2011-04-11). ÄTA 2,3,4,6,8 har dock godkänts för fakturering av kommunens projektledare i e-post. 3. Specifikationer saknas i ekonomisystemet/rdi avseende vad som hade levererats för ÄTA 1,2,3,4,6,8. 4. I samband med upphandlingen av Henriksdalstrappan borde förfrågningsunderlaget rimligen även ha omfattat timpriser för tilläggsarbeten så att även dessa kostnader hade upphandlats i konkurrens. Entreprenörens förslag till à-prislista för tilläggsarbeten, dat 2010-10-22, accepterades av beställaren i byggmöte 3 2010-10-27 Enligt uppgift var det ett aktivt val från dem som ansvarade för upphandlingen att inte begära à-prislistor i förfrågningsunderlaget. Detta förfarande kan ha medfört att kommunen betalar en högre kostnad för tilläggsarbeten än vad som annars skulle ha betalats. 84 Stockholms Hamnentreprenad AB Transportled exkl. 2010-11-11 102079 129522 ÄTA 0001. Se nedan. återställning ÄTA 0001 à 109300 kr beställdes 2010-10-13, byggmöte 2, godkändes vid byggmöte 3 2010-10-27 enligt bokfört belopp. Specifikation saknas. Anteckning i RDI saknas om skäl till differens mot beställning. 85 Stockholms Hamnentreprenad AB Fällning av skog 2011-02-04 110203 44141 ÄTA 0002 Se nedan. ÄTA 0002 beställdes 2010-10-13, byggmöte 2. Godkänd i e-post 2011-01-28 av kommunens projektledare. Spec av fakturan saknades men erhölls efter begäran, ytterligare komplettering begärdes för UE Hans Andersson entreprenad AB men 7 följesedlar saknas fortfarande. 86 Stockholms Hamnentreprenad AB Extra plintar ändring 2011-02-04 110204 36000 ÄTA 0003. Se nedan. av trapp ÄTA 0003 aviserades 2010-10-13, byggmöte 2 med hänvisning till PM K1/L1. Godkänd i e-post 2011-01-28 av kommunens projektledare. Spec av fakturan begärdes och erhölls (PEAB). 87 Stockholms Hamnentreprenad AB Utsättning av nya 2011-02-04 110205 4425.Se nedan. höjder ÄTA 0004 Beställdes eventuellt. 2010-10-13, byggmöte 2, p. 2:44.3? Godkänd i e-post 2011-01-28 av kommunens projektledare. Spec saknas. 88 Stockholms Hamnentreprenad AB Inkoppling el ändrad kabeltyp ÄTA 5

25 (49) Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 89 Stockholms Hamnentreprenad AB Ändrade schaktvolymer 2011-02-04 110206 145267 ÄTA 0006. Se nedan. ÄTA 0006 Beställdes eventuellt. 2010-10-13, byggmöte 2, p. 2:44.3? Beställd enl. faktura 2010-11-23. Godkänd i e-post 2011-01-28 av kommunens projektledare. Spec av fakturan begärdes och erhölls (PEAB). 90 Stockholms Hamnentreprenad AB Cocosnät ÄTA 7 91 Stockholms Hamnentreprenad AB Ny dränledning med 2011-02-04 110206 43705 ÄTA 0008 sandfångsbrunn ÄTA 0008 Beställdes eventuellt 2010-12-21, byggmöte 5, p. 3:44.2? Beställd enl. faktura 2010-12-01. Godkänd i e-post 2011-01-28 av kommunens projektledare. Spec av fakturan begärdes och erhölls (PEAB). Specifikationer begärdes och erhölls i denna granskning från UE Onninen AB. Spec. UE Sköndals kross. 92 Stockholms Hamnentreprenad AB Henriksdalstrappan 2010-11-11 102078 203238 Delfaktura 1. Se nedan samt Bilaga 2. Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151 Specifikation saknades i RDI i förhållande till kontrakt och lyftplan i enlighet med upphandlingen. Specifikation begärdes och erhölls. I Bilaga 2 Exempel på Uppmätningsrapport samt lyftplan redovisas specifikationen till delfaktura 1. Specifikation bör bifogas fakturan i ekonomisystemet. Se Administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan i upphandlingen. 93 Stockholms Hamnentreprenad AB Henriksdalstrappan 2010-12-01 102227 591120 Delfaktura 2 Specifikation saknas i förhållande till kontrakt och lyftplan. Specifikation begärdes och erhölls men bifogas inte här. 94 Stockholms Hamnentreprenad AB Henriksdalstrappan 2010-01-14 110103 1598805 Delfaktura 3 Specifikation saknas i förhållande till kontrakt och lyftplan. Specifikation begärdes och erhölls men bifogas inte här. 95 Stockholms Hamnentreprenad AB Henriksdalstrappan 2010-01-28 110150 559350 Delfaktura 4 Specifikation saknas i förhållande till kontrakt och lyftplan. Specifikation begärdes och erhölls men bifogas inte här. Älta idrottspark inv.projekt 9191997300. Ramavtal finns, se bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151. Delvis fel timpris har fakturerats tom 2010-12-31. Fakturorna har inte specificerats. 96 WSP Ältasjö strandrenovering, byggledning 97 WSP Ältasjö strandrenovering, byggledning 98 WSP Ältasjö strandrenovering, byggledning 10 0 WSP 99 WSP Ältasjö strandrenovering, byggledning Ältasjö strandrenovering, byggledning 2007-04-23 912134 54720 Spec saknas 76,5 tim. Pris 31,5 tim 680 ska vara 650 kr enl. ramavtal giltigt from 070423-091231. 2007-05-16 916699 32300 Spec saknas 44,5 tim Pris 10,5 tim 680 ska vara 650 kr. 2008-03-17 1004145 38020 Spec saknas 44,5 tim Pris 10,5 tim 680 ska vara 650 kr. 2009-02-20 1068147 18160 Spec saknas 26 tim Pris 18 tim 680 ska vara 650 2010-01-25 1127697 16780 Spec saknas 23 tim. kr.

26 (49) Bilaga 2 Exempel på Uppmätningsrapport samt lyftplan Specifikation av faktura ska bifogas i ekonomisystemet i enlighet med upphandlingen. Specifikationen visar vad som har levererats när verifikationerna betalas samt innehållna medel i förhållande till den preliminära lyftplanen. Se nedan AFC.62 Betalning samt AFC. 622 Betalningsplan enligt förfrågningsunderlaget till upphandling av Henriksdalstrappan. Liknande specifikationer bör också kunna bifogas vid andra upphandlingar för att verifiera betalningen. Exemplet nedan avser delfaktura 1, fakturanummer 102078, från Stockholms Hamnentreprenad avser investeringsprojektet 9180000055 Henriksdalstrappan. Tab. 2 a Kod Markarbeten: Mängdreglering 9180000055 Henriksdalstrappan Text KONTRAKT Stockholms Hamnentreprenad AB En het Mängd Ápris Belopp LYFT 1 Delfaktura 1 faktura 102078 Utförd mängd Utfört Belopp BCB.412 Skyddsinhägnad av enstaka träd st 6 2 934 kr 17 604 kr 6 17 604 kr BCB.719 Tillfälliga informationstavlor st 2 8 014 kr 16 028 kr 0 kr BEB.119 Flyttning av container och stenblock st 1 1 280 kr 1 280 kr 1 1 280 kr BEB.119 Flyttning av container och stenblock st 1 640 kr 640 kr 1 640 kr BED.1432 Rivning av trappa st 1 66 000 kr 66 000 kr 1 66 000 kr BED.154.1 Rivning av belysningsstolpe st 3 682 kr 2 046 kr 3 2 046 kr BED.154.2 Rivning av belysningsstolpe st 1 960 kr 960 kr 1 960 kr BED.155 Rivning av stängsel,,staket od m 3 179 kr 537 kr 3 537 kr BED.159 Rivning av vägbom st 1 2 045 kr 2 045 kr 1 2 045 kr CBB.113 Schakt för gångväg Fall B m3 90 475 kr 42 750 kr 90 42 750 kr CBB.113 Yt- och jordblock, 3-5 m3 st 20 2 070 kr 41 400 kr 20 41 400 kr CBB.32 Jordschakt för el- och telekabel m 120 305 kr 36 600 kr 0 kr CBB.3121 Jordschakt för vägtrumma m3 0,5 2 200 kr 1 100 kr 0 kr CBB.54 Jordschakt för mur, trappa m.m., Fall B m3 30 690 kr 20 700 kr 30 20 700 kr CBB.54 Yt- och jordblock, 1-3 m3 st 20 1 034 kr 20 680 kr 0 kr CBB.54 Schakt för fundament till ledräcke m3 1 2 195 kr 2 195 kr 0 kr CBB.54 Schakt för fundament till ståltrappa m3 5 5 300 kr 26 500 kr 5 26 500 kr Fyllning kategori C med jord o krossmaterial, CEB.1123 Fall B m3 1 958 kr 958 kr 1 958 kr CEB.12 Fyllning för vegetationsyta, Fall B m3 3 750 kr 0 kr CEB.422 Fyllning med grus för grundläggning av trappa, makadam 16-32 m3 20 775 kr 15 500 kr 0 kr CEC.22 Ledningsbädd för el- och telekabel m 120 108 kr 12 960 kr 0 kr CEC.32 Kringfyllning för el- och telekabel m 120 117 kr 14 040 kr 0 kr DBB.115 Materialskiljande lager av geotextil m2 100 24 kr 2 400 kr 100 2 400 kr DCB.213 Förstärkningslager, t=250 mm, Fall B m3 60 540 kr 32 400 kr 0 kr DCB.313 Obundet bärlager, t=80 mm, Fall B m2 220 95 kr 20 900 kr 0 kr DCC.4111 Slitlager av tät asfaltbetong, ABT 11 m2 220 317 kr 69 740 kr 0 kr DCL.11 Växtbädd, typ 1 och 2 m2 150 102 kr 15 300 kr 0 kr DCL.249 Jordbearbetning m2 150 51 kr 7 650 kr 0 kr DDB.111 Sådd av gräs m2 150 6 kr 900 kr 0 kr

27 (49) Markarbeten: Mängdreglering LYFT 1 KONTRAKT Stockholms Hamnentreprenad Delfaktura 1 Tab. 2 a 9180000055 Henriksdalstrappan AB faktura 102078 Kod Text En het Mängd Ápris Belopp Utförd mängd Utfört Belopp DDD Färdigställandeskötsel st 1 3 900 kr 3 900 kr 0 kr DEF.33 Fundament för stolpe st 6 1 148 kr 6 888 kr 0 kr DEG.2 Räcke för gång och cykelväg m 20 4 873 kr 97 460 kr 0 kr DEG.321 Flätverksstängsel av taggtråd m 3 575 kr 1 725 kr 0 kr DEK.1 Parkmöbler, soffa Gripenberg st 1 5 410 kr 5 410 kr 0 kr DEK.1 Parkmöbler, soffa Brahella st 3 4 820 kr 14 460 kr 0 kr DEN.12.1 Kabelskydd av plaströr m 120 39 kr 4 680 kr 0 kr DEN.12.2 Kabelskydd av plaströr m 20 204 kr 4 080 kr 0 kr GBB.572 Trappa av blocksteg av natursten m2 35 13 100 kr 458 500 kr 0 kr GBD.2 Konstruktion av stålelement, trappa st 1 2 092 000 kr 2 092 000 kr 0 kr PBY.5214 Ledningsrör av PE-rör st 1 4 200 kr 4 200 kr 0 kr SUMMA 3 185 116 kr 225 820 kr Lyftplan investeringsprojektet 9180000055 Henriksdalstrappan Tabell 2 b Lyft 1, okt 2010 Arbete Utfört i Bruttobelopp % Lyft 1 Mängdförteckning - mark 3 185 116 7 225 820 Mängdförteckning - el 263 614 0 Kontraktssumma/ Upphandling 3 448 730 (max innestående medel 5 %) 172 437 Summa upparbetat detta lyft 225 820 Summa föregående lyft 0 Avgår innestående medel 10 % upp till 5 % -22 582 Avgår tidigare fakturerat 0 Månadens faktura 203 238 Summa upparbetat lyft 1 (mark) uppgår till 225 820 kr enligt tabell 2 b. I detta exempel uppgår innestående medel till 22 582 kr vilket avräknas kostnaden för den mängd som överenskommits enligt förfrågningsunderlaget enligt tabell 2 a. Beloppet som ska betalas för lyft 1 uppgår därmed till 203 238 kr.

28 (49) Bilaga 3 Fritidsnämnden, verifikationer Tabell 3 Fritidsnämnden, verifikationer per investeringsprojekt Sammanfattning inv.projekt 9170000011 Sporthall västra Sicklaön. Beslut finns i KF M&B 2011-2013 om 45 000 000 kr för Sporthall västra Sicklaön. Aperto Arkitekter Byggkonsulter AB projekterade sporthallen, Byggentreprenör Sundström AB byggde sporthallen, extern projektledare anlitades från Bygganalys AB. Fastighetskontoret har under perioden haft två projektledare. Multiarenan på Sickla skola har upphandlats separat och bokförts på projektet. 1. Specifikation saknas i ekonomisystemet för alla fakturor från Byggentreprenör Sundström AB om uppmätningsrapport samt lyftplan i enlighet med upphandlingen AFD 622 Betalningsplan och AFD 624 Fakturering. Se Bilaga 2 Exempel på Uppmätningsrapport samt lyftplan. 2. Genomgående är fakturorna otillräckligt specificerade från leverantörer samt anlitade underentreprenader UE eller underentreprenader/ underentreprenader UE/UE om vad som har utförts och när, fel timpriser har fakturerats, specifikation saknas för utlägg, kostnader har fakturerats som ingår i ramavtal t.ex. resekostnader, ekonomiadministration. 3. UE eller UE/UE han anlitats av Bygganalys AB där ramavtal finns med leverantören eller med andra leverantörer, se Bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151 angående Aperto, Ramböll, WSP, K-konsult Elmiljö AB, VVS- Konstruktioner KB, Advokatfirman Foyen & C0, BK Beräkningsgskonsulter AB samt Nacka kommun. Bygganalys AB har lagt på ett påslag för UE om 10 %, enligt avtalet är påslaget 9 %. UE-påslag om 10 % har även skett på kommunens faktura. Dubbelfakturering har skett för UE BK Beräkningsgskonsulter AB, Se faktura 82047 och 90027 från Bygganalys AB. Den omfattande hanteringen av UE eller UE/UE där ramavtal finns, innebär en högre kostnad för kommunen. Grund torde finnas för att återkräva mellanskillnaden. 4. Ramavtalet med Aperto Arkitekter Byggkonsulter AB har förlängts tre år längre än tillåtet, förlängningen är inte diarieförd. Ramavtal finns med relevanta konsulter sedan 2007-04-23, se Bilaga 4 Tilldelningsbeslut KFKS 2006/151. Aperto Arkitekter Byggkonsulter AB har anlitat UE där ramavtal finns. Se KFKS 2008/331 angående Brandgruppen. Timpriser överensstämmer inte med anbud. 5. Ramavtal upphandlat av fastighetskontoret finns med Brandgruppen i Sverige AB, KFKS 2008/331. På e-avrop finns inte prislistan, däremot finns prislistan i ÄDIT. Denna prislista har dels ett högre timpris, 790kr dels flera timpriser 750kr o 510kr, än vad anbudet samt utvärderingen omfattade. Det måste gå att särskilja i en prislista de varor och tjänster som har utvärderats och därmed ingår i upphandlingen och varor och tjänster som inte ingår i upphandlingen. Fakturerade timpriser överensstämmer inte med anbud. Hanteringen synes vara felaktig. 6. Ordförandebeslut finns om multiarena, skäl till brådskan framgår inte av beslutet, vilket det ska göra. Skälen för direktupphandling av multiarena för Sickla skola framgår inte på ett korrekt sätt, inte minst för att redovisa att det funnits tillåtna skäl för att enligt LOU göra en direktupphandling ((LOU 15 kap. 3 ). Vid beställningen av multiarenan angavs att fakturan skulle märkas med Konstgräs Stavsborgs bollplan. Ansvarig direktör bör utreda vidare varför och om det är ett förekommande beteende. 7. En bokföringsorder, 70035 kr, är felbokförd, den avser Saltsjöbadens IP utredn rasrisk och måste bokföras på rätt konto, hänvisning saknas dessutom till ursprungsverifikation. Underlag saknas som verifierar en bokföringsorder om 39312 kr.

29 (49) Byggentreprenör Sundström AB: Upphandling, utvärdering och avtal finns. Specifikationer saknas i ekonomisystemet för alla fakturor i enlighet med upphandlingen. Se Bilaga 2 Exempel på Uppmätningsrapport samt lyftplan /Administrativa föreskrifter AFD 622 Betalningsplan och AFD.624 Fakturering. När fakturan ställs ut ska prestationen vara utförd och fakturan ska innehålla uppgift om vad som har levererats och när leverans har skett. Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 101 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2009-10-23 1558 1161000 Aconto nr 1. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation och lyftplan i enlighet med upphandlingen/ Administrativa föreskrifter AFD 622 Betalningsplan och AFD.624 Fakturering. När fakturan ställs ut ska prestationen vara utförd och fakturan ska innehålla uppgift om vad som har levererats och när leverans har skett. se Bilaga 2 Exempel på Uppmätningsrapport och Lyftplan för Henriksdalstrappan. 102 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2009-11-17 1563 1737000 Aconto nr 2. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation och lyftplan/administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan. 103 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2009-12-16 1572 3681000 Aconto nr 3. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation och lyftplan i enlighet med upphandlingen/ Administrativa föreskrifter AFD 622 Betalningsplan och AFD.624 Fakturering. Bokfördes som tvistig faktura och betalades 2010-01-26 tillsammans med faktura 1583. 104 Byggentreprenör Sundström AB Sporthall västra Sicklaön 2010-01-19 1583-1440000 Aconto nr 3. Kredit faktura 1572 Specifikation saknas om prestation samt lyftplan/administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan. 105 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2010-01-20 1586 3348000 Aconto nr 4. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation samt lyftplan/administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan. 106 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2010-02-17 1590 3672000 Aconto nr 5. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation samt lyftplan/administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan. 107 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2010-03-16 1605 3790000 Aconto nr 6. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation samt lyftplan/administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan.

30 (49) Leverantör Område Fakturadatunummer Faktura- Summa netto Brister kr 108 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2010-04-13 1610 1480000 Aconto nr 7. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation samt lyftplan/administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan. 109 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2010-05-10 1616 2485000 Aconto nr 8. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation samt lyftplan/administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan. 110 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2010-06-08 1624 3135000 Aconto nr 9. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation samt lyftplan/administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan. 111 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2010-07-05 1630 1550000 Aconto nr 10. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation samt lyftplan/administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan. 112 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2010-08-02 1635 1440000 Aconto nr 11. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation samt lyftplan/administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan. 113 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2010-09-01 1641 2800000 Aconto nr 12. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation samt lyftplan/administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan. 114 Byggentreprenör Sundström Sporthall västra Sicklaön 2010-12-14 1688 1000000 Aconto nr 13. Se nedan. AB Specifikation saknas om prestation samt lyftplan/administrativa föreskrifter AFC.62 Betalning, AFC.622 Betalningsplan.

31 (49) 115 Sickla multiarena: Leverantör Jonathan Kronstrand Enterprise AB, fakturanummer 556, 599, 619, 622: Den totala utgiften uppgår till 660 528 kr, inklusive 39500 kr tilläggsbeställningar exkl. arkitektkostnad. 1. Ordförandebeslut fattades 2010-05-27 att anta offert för mobil multiarena på Sickla skola FRN 2007/67 om 621 028 kr som ersättning under den tid som bygget av den nya gymnastikanpassade hallen pågick. Ordförandebeslutet anmäldes till nästa möte i FRN den 17 juni 2011. Skäl till brådskan framgår inte. Enligt offerten kunde multiarenan monteras på ett par dagar v. 32 i tid före skolstart och leverantören kunde montera både tidigare och senare än erbjudet datum. Vid ordförandebeslut måste det stå vad som gör att det inte går att vänta och låta nämnden fatta beslut i ärendet. 2. Cedervall Arkitekter sände 2010-04-16 offertförfrågan till Jonathan Kronstrand Enterprise AB. En arkitektfirma hade ritat förslaget till lösning. Åsa Engwall direktör Park, Idrott & Fritid förklarar i efterhand att upphandling inte gjordes därför att Problemet är att ingen leverantör har en identisk arena och i detta fall hade vi en testpilot uppställd i Älta och elevrådet på Sickla skola ansåg att denna var bra och att denna har ca 50 % lägre inköpskostnad vid denna tidpunkt.. Skälen för direktupphandlingen av multiarena för Sickla skola framgår inte på ett korrekt sätt, inte minst för att redovisa att det funnits skäl för att enligt LOU göra en direktupphandling (LOU 15 kap. 3 ). 3. Beställningen skrevs på 2010-06-07 av fritidsnämndens ordförande och på beställningen angavs fakturan skulle märkas med Konstgräs Stavsborgs bollplan. Ansvarig direktör bör utreda vidare varför och om det är ett förekommande beteende.