Hantering av handlingar vid Lärarutbildningen

MAH / Lärarutbildningen 2007-09-11 Hantering av handlingar vid Lärarutbildningen En handling är något som innehåller information av något slag. De handlingar som inkommer till högskolan eller som upprättas och förvaras här är att betrakta som allmänna handlingar. Allmänna handlingar Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda (styrs av sekretesslagen). De allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är alltså offentliga och skall vara tillgängliga när någon vill eller behöver ta del av dessa. Vid begäran om utlämnande av icke sekretessbelagd handling ska man kunna tillmötesgå begäran i stort sett omedelbart. Detta ställer krav på hur vi förvarar våra handlingar. Allmänna handlingar skall registreras. Diarieföring är en form av registrering. Allt som det krävs svar på skall i princip diarieföras men har man en dokumentplan för god ordning kan man enligt högskolans jurist diarieföra mindre. Alla handlingar som förvaras i god ordning måste, för att kunna vara tillgängliga, sättas in i pärmar. I dokumentplanen anges också var handlingarna förvaras. På Malmö högskolas hemsida finns information om vad som gäller högskolans handlingar samt länkar till några av de lagtexter som styr vår hantering. Handlingar som inkommer till lärarutbildningen När handlingar (t.ex. som papperspost, e-post eller fax) inkommer till lärarutbildningen, oavsett hur den är adresserad, skall man ta ställning till om det är en allmän handling och vilken hantering handlingen kräver. Handling som inkommer till högskolan skall ankomststämplas eller förses med notering om datum för ankomst. Om handlingen inte mottagits av registrator skall även en notering göras om vem som mottagit den. Därefter behöver man ta ställning till om handlingen skall diarieföras eller om handlingen kan förvaras i god ordning. Om det inte klart framgår av dokumentplanen att handlingen kan förvaras i god ordning skall principen om att allt som kräver ett svar bör diarieföras gälla. Handlingar som upprättas vid lärarutbildningen Alla handlingar som upprättas av en tjänsteman vid en statlig myndighet skall, om de inte är sekretessbelagda, finnas tillgängliga för den som vill eller behöver ta del av handlingen. I dokumentplanen finns angivit hur handlingar som upprättas vid LUT skall förvaras. Vissa handlingar som upprättas vid LUT skall diarieföras. Exempel på sådana handlingar är skrivelser som lämnar LUT. Till handlingar som upprättas vid LUT hör även undervisningsmaterial (material som kommuniceras i en undervisningssituation). Observera att även om undervisningsmaterialet är allmän handling så är det skyddat av upphovsrätten om det är skapat av högskolans lärare. Ingen har rätt att kopiera eller använda materialet utan medgivande från den lärare som har upphovsrätten. Observera också att detta även gäller studenters alster (exempelvis papers, tentamenssvar, examensarbeten och produktioner i andra former). Högskolan får alltså inte kopiera eller använda sig av en students alster i

2 (8) undervisningen utan medgivande från studenten. När det gäller nätpublicering finns former för studenters medgivande. Nedanstående kommer att kompletteras av Swen Sjölin med tidpunkt för gallring när nya riktlinjer för gallring meddelats senare i vår/sommar. Förvaring i God ordning innebär att handlingen finns i pappersform insatt i pärm, alternativt i digital form tillgänglig för den ansvarige enligt dokumentplanen. En förutsättning för att använda den digitala formen är att handlingarna går att komma åt under minst 2 timmar alla vardagar, inklusive s.k. klämdagar. På följande sidor finns dokumentplan för Utbildningssamordning 3 Registrator/sekreterare 5 Forskning och forskarutbildning 6 Personalfunktionen 7 Ekonomifunktionen 8 Informationsfunktionen 8 I bilaga 2 finns sammanställning över ansvariga inom varje funktion.

3 (8) Dokumentplan utbildningssamordning Dokument Diarieföring God ordning Förvaras Annan kommentar Skrivelser till och från Lärarutbildningen vid Malmö högskola samt internt inom Lärarutbildningen Kommunikation av kvalificerat slag skall diarieföras, jmfr Enklare skrivelser nedan. Enklare skrivelser av tillfällig betydelse Hos handläggaren medan kommunikationen är aktuell. Protokoll Protokoll behöver enligt regelverket ej diarieföras, däremot de ärenden som behandlas vid protokollförda möten, bilagor o dyl. Önskar vi diarieföra protokoll är det OK men innebär inte att behandlade ärenden kan undantas från att diarieföras. Utbildningsplaner Diarieförs genom utbildningsnämndens protokoll. Finns även tillgängligt i utbildningsdatabasen. Kursplaner med litteraturlistor Diarieförs genom utbildningsnämndens protokoll. Finns även tillgängligt i utbildningsdatabasen. Undervisningsmaterial upprättat vid högskolan Hos läraren (som har upphovsrätten), där studieadministratör har tillgång till det. Ansökan till senare del av program Anmälan med bilagor till utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå (om handlingarna finns vid LUT) Ansökningshandlingar från ej antagen sökande (om handlingarna finns vid LUT) Studieadministratör. Får gallras 2 år efter beslut om antagning (förutsätter registrering i antagnings- eller studieregister). Anmälan med bilagor för inresande (utländsk)student skall bevaras om studenten inte är formellt antagen. Anmälan med bilagor för den som är antagen till utbildning på forskarnivå skall bevaras. Studieadministratör. Om överklagande sker skall ansökan med bilagor bevaras i en besvärsakt som diarieförs. Överklaganden Anmälan om studieavbrott LADOK och studieadministratör Ansökan om och beslut som gäller anstånd, studieuppehåll, byte av studiespår, byte av huvudämne, validering och tillgodoräknande. Anteckningar vid studievägledande samtal

4 (8) Registrering av studenter på kurs LADOK Schema Studieadministratör, Lokalbokningen Formulär som används vid tentamen och andra bedömningsgrundande aktiviteter. Inlämnade skriftliga prov och andra inlämnade bedömningsgrundade alster Studieadministratör, ett arkivexemplar skall bevaras i kurspärm/kursmapp. Under bedömningsprocessen förvaras dessa hos lärare/examinator. Efter betygssättning och efter att resultatet har rapporterats i LADOK lämnas provsvaren (eller motsvarande) tillbaka till studenten. I de fall provsvar ej återlämnas skall dessa sparas tillsvidare (får ej gallras) och förvaras där studieadministratör har tillgång till dem. Om student begär omprövning av provsvar skall dessa bevaras i minst två år efter omprövningen. Inlämnade omdömen som gäller VFT n VFT-administratör. För lärarutbildning gäller att dessa får gallras två år efter avslutad utbildning (och examen utfärdats). Rapporter får inte gallras om de legat till grund för betygssättning och betyget inte registrerats i stuideregister. För annan utbildning än lärarutbildning gäller att dokumenten skall bevaras. VFT placering VFT-administratör Betyg, intyg, resultat på prov och liknande Studieadministratör under handläggningstiden. Därefter i LADOK. Kursutvärderingar Kursansvarig (där studieadministratör har tillgång till underlagen). Får gallras två år efter att sammanställningen är gjord. Sammanställning av kursutvärderingar Examensarbeten, uppsatser på C och D-nivå Studieadministratör Studieadministratör

5 (8) Dokumentplan registrator/sekreterare Dokument Diarieföring God ordning Förvaras Annan kommentar Skrivelser till och från Lärarutbildningen vid Malmö högskola samt internt inom Lärarutbildningen Kommunikation av kvalificerat slag skall diarieföras, jmfr Enklare skrivelser nedan. Enklare skrivelser av tillfällig betydelse Protokoll områdesstyrelsen samverkansgrupp Hos handläggaren medan kommunikationen är aktuell. Protokoll behöver enligt regelverket ej diarieföras, däremot de ärenden som behandlas vid protokollförda möten, bilagor o.dyl. Önskar vi diarieföra protokoll är det OK men innebär inte att behandlade ärenden kan undantas från att diarieföras. Förvaras hos styrelsens sekreterare. Samtliga verksamhetsplaner på LUT Inkommande och utgående avtal Registrering av personalens bisysslor Diarium Diariepärmar. Digitalt i diarieprogram. Arkivförteckningar I arkivet. Digitalt i arkivförteckningsprogram. Trafiklogg för e-post Hanteras av gemensam IT inom BIT Internetlogg Hanteras av gemensam IT inom BIT Diarieförda handlingar som inte tagits upp på annan plats i detta dokument Se bilaga 1

6 (8) Dokumentplan forskning och forskarutbildning Dokument Diarieföring God ordning Förvaras Annan kommentar Interna och externa skrivelser/ korrespondenser till och från Forskningsnämnden och Forskarutbildningsnämnder vid LUT, Malmö högskola Kommunikation av kvalificerat slag och skrivelser, som utgör grund för ärenden i nämnder och i vilka beslut fattas, ska diareiföras. Enklare skrivelser/ korrespondens av tillfällig betydelse Forskningsnämndens samt forskarutbildningsnämnders kallelser och protokoll Hos handläggaren medan kommunikationen är aktuell. Nämndens sekreterare. Protokoll behöver enligt regelverket ej diarieföras, däremot de ärenden som behandlas vid protokollförda möte, bilagor o dyl. Utbildningsplaner/ studiehandböcker för forskarutbildningar Kursplaner inom forskarutbildningen Nämndens sekreterare/ Forskningskoordinator Diarieförs vid Lunds universitet (Smdi). Allmän utbildningsplan diarieförs vid Lunds universitet (Ped), studiehandbok diarieförs vid Malmö högskola. Nämndens sekreterare/ Forskningskoordinator Diarieförs vid Lunds universitet (Smdi). Diarieförs vid Malmö högskola (Ped). Individuella studieplaner Forskningskoordinator, LADOK Registreringar, byte av handledare, anmälan om studieuppehåll/-avbrott LADOK Policies, planer och program rörande forskning Anhållan om granskare, ny handledare o.dyl. Nämndens sekreterare Ansökan om medel för forskningskonferenser Ansökan om forskningsmedel, projektbeskrivningar och -planer samt beslut/kontrakt Framställning om licentiatseminarium/ doktorsdisputation Betygsnämndsprotokoll vid licentiatseminarium/ doktorsdisputation Diarieförs vid Lunds universitet Diarieförs vid Lunds universitet Avhandlingar och licentiatuppsatser (samt register över dessa) Grundmaterial från forskningsprocessen, t ex enkäter, intervjuer, undersökningsprotokoll, del- och slutrapporter Ett arkivexemplar bevaras Hos forskare knutna till projektet. När projektet är avslutat ska projektledaren se till att materialet överförs till centralarkivet.

7 (8) Dokumentplan personalärenden Dokument Diarieföring God ordning Förvaras Annan kommentar Platsannons Diariepärm Ansökningshandlingar Diariepärm Bekräftelsebrev Diariepärm Sakkunnigbeslut Diariepärm Sakkunnigutlåtande Diariepärm Beslut om anställning Diariepärm Tillsättningsbesked Diariepärm Tillkännagivande av anställning Diariepärm Överklagande av anställning Diariepärm Beslut om avbrytande av anställning Diariepärm Befordringsansökan Diariepärm Beslut om ändrad omfattning av anställning Diariepärm Beslut om ändrad lön Diariepärm Beslut om ändrad titel Diariepärm Beslut om uppdrag Diariepärm Tjänstledighet mer än 3 månader Diariepärm Entledigande/Pension Diariepärm Företrädesrätt Diariepärm Arbetsskador Diariepärm Varsel/LAS Diariepärm Spontana intresseanmälan om anställning Diariepärm Rehabiliteringsärenden Hos personalhandläggare Protokoll från anställningsnämnden Hos personalhandläggare Tjänstgöringsintyg, -betyg Diariepärm

8 (8) Dokumentplan ekonomiärenden Dokument Diarieföring God ordning Förvaras Annan kommentar Budgethandlingar Hos ekonomiansvarig / ekonom Bokslutshandlingar Hos ekonomiansvarig / ekonom Reseräkningar Närarkiv B230, efter 1 år i källararkiv Bokföringsorder Närarkiv B230, efter 1 år i källararkiv Kundfakturor Närarkiv B230, efter 1 år i källararkiv Personreskontra Närarkiv B230, efter 1 år i källararkiv Leverantörsfakturor Digital hantering via IM, ansvar GF, fysiskt arkiv hos Bankgirocentralen Avtal med extern part Diariepärm Dokumentplan informationsärenden Dokument Diarieföring God ordning Förvaras Annan kommentar Foldrar Informatör Annonser Informatör Posters Informatör Rapporter om utbildning, skriftserie Informatör Nyheter Informatör, förvaras digitalt på webbplatsen Reportage Informatör, förvaras digitalt på webbplatsen Debattartiklar Informatör, förvaras digitalt på webbplatsen Pressmeddelanden Informatör, förvaras digitalt på webbplatsen Vykort Informatör Roll up Förvaras hos utbildningsansvarig på Studie- och yrkesvägledareutbildningen

Bilaga 1 till dokumentplan för LUT Handlingarna förvaras i rum B232. Diarieförda handlingar som inte tagits upp i dokumentplanen Diariebeteckn. Handlingar Organisation och administration 10 Styrelser, kommittéer, nämnder, arbetsgrupper 12 Arbetsordning, delegationer 13 Diariefrågor, arkiv 14 Anmälningar, åtal, skadestånd 15 Policydokument, utvecklingsplaner 16 Kvalitetsarbete 17 Miljöfrågor 18 Jämställdhet 19 Organisation och administration övrigt Ekonomi 26 Donationer, gåvor 27 Stipendier 29 Ekonomi övrigt Lokaler, inredning och utrustning 34 Avtal / kontrakt (även för leasing och drift) 35 Säkerhetsfrågor 36 Lokalvård, renhållning 37 Fysisk arbetsmiljö 39 Lokaler, inredning, utrustning, övrigt Personal 46 Personalutbildning, personalvård, psykisk arbetsmiljö 49 Personal övrigt Utbildning 50 Allmänna utbildningsfrågor 51 Utbildningsprogram 52 Fristående kurser 53 Behörighet, antagning 54 Studentärenden

55 Disciplinärenden 59 Utbildning övrigt Forskning 62 Projekt (övrigt) 69 Forskning övrigt Internationalisering 71 Studerandeutbyte 72 Lärarutbyte 79 Internationalisering övrigt 8 Remisser 83 Enkäter 9 Övriga ärenden

MAH / Lärarutbildningen 2007-09-11 Bilaga 2 till dokumentplan Utbildningssamordning Namn Ansvar Bajuk, Maria Bogarve, Anita Eskilsson, Anders Forsberg, Malin (vik) (tjl Alfelt, Sandra) Grundström, Karin Karpin, Renée Kjellander, Titti Landberg, Annika Leijman, Linda Nilsson, Anne-Marie Planell, Åsa Roth, Monica Sarup, Agneta Schill, Lars Sterner, Liselotte Svensson, Anita Zablocka, Wieslava Ängeborn, Anki Östlind, Anita Utbildningshandläggare Lärarprogrammet, vft Vft-administratör Fritidsvetenskapliga programmet, Idrottsvetenskapliga programmet Huvudämne Religionsvetenskap och lärande, Samhällsorienterande ämnen och barns lärande samt fristående kurser inom pedagogik Vft-administratör Huvudämne Svenska i ett mångkulturellt samhälle, Arabiska med didaktisk inriktning, Naturvetenskap och lärande samt alla fristående kurser inom naturvetenskap Lärarprogrammet 60p, Specialpedagogprogrammet, Lärarutbildning 180hp, fristående kurser och sidoämnen inom specialpedagogik, VAL-utbildning Huvudämne Kultur, medier och estetik samt sidoämnen och fristående kurser inom pedagogiskt drama och teckenspråk Studieadministratör schema- och lokalfrågor, Fristående kurser inom idrott Internationaliseringsfrågor, utbytesstudenter Studieadministratör samt praktikadministratör för Studie- och yrkesvägledarprogrammet, Huvudämne Den fria tidens lärande Huvudämne Barndoms- och ungdomsvetenskap samt fristående kurser och sidoämnen Huvudämne Matematik och lärande, Geografi och lärande samt fristående kurser och sidoämnen inom matematik och geografi VFT-administratör Huvudämne Idrott och fysisk bildning, Idrottsvetenskapliga programmet, Fritidsvetenskapliga programmet Utbildningshandläggare utbildningsnämnden Huvudämne Engelska och lärande, Tyska och lärande och Bild och visuellt lärande samt övriga fristående kurser och sidoämnen inom KSM, Studieadministratör Ruc samt vissa fristående kurser inom SOL Studieadministratör Ruc, ULV-utbildning Huvudämne Historievetenskap och lärande, Samhällsvetenskap och lärande samt fristående kurser och sidoämnen historia, samhällsvetenskap och montessoripedagogik Utbildningskoordinator Antagningsbeslut 1 (2)

2 (2) Registrator/sekreterare Rantzow, Marita Ottoson, Mikael Persson, Anette Smeds-Engström, Maria Ängeborn, Anki Huvudregistrator samt sekreterare till områdeschefen Back-up registrator/diarieföring Back-up registrator/diarieföring Back-up registrator/diarieföring Back-up registrator/diarieföring Forskning och forskarutbildning Dahlberg, Karin Forskarutbildning Pedagogik och Svenska med didaktisk inriktning Smeds-Engström, Maria Öberg, Ann-Marie Forskningsnämnden och övriga forskningsärenden Forskningsekonomi Personalärenden Garmer, Ola Lindgren, Alexander Persson, Anette Personalkoordinator alla enheter Personalhandläggare alla enheter Personalassistent alla enheter Ekonomiärenden Bengtsson, Zuzan Hansson, Kristian Lindén, Anna Mathiasson, Ann-Christine Ternby-Persson, Christine Öberg, Ann-Marie Ekonomiassistent GASUTSAM, IS och SOL Ekonomicontroller samt Ekonom IS, KSM och NMS Ekonom SOL, IDV och BUS Ekonomiassistent GASUTSAM, KSM, NMS, IDV och BUS Ekonom, vik Ekonomiansvarig Lut Informationsärenden Eriksson, Per Nilsson, Jessica Smitt, Helena Stattin, Annika Informatör Webbredaktör Informationsansvarig Informatör