Hantering av handlingar vid Lärarutbildningen

Transkript

1 MAH / Lärarutbildningen Justerat i UTSAM-delen efter nya direktiv/at Hantering av handlingar vid Lärarutbildningen En handling är något som innehåller information av något slag. De handlingar som inkommer till högskolan eller som upprättas och förvaras här är att betrakta som allmänna handlingar. Allmänna handlingar Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda (styrs av sekretesslagen). De allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är alltså offentliga och skall vara tillgängliga när någon vill eller behöver ta del av dessa. Vid begäran om utlämnande av icke sekretessbelagd handling ska man kunna tillmötesgå begäran i stort sett omedelbart. Detta ställer krav på hur vi förvarar våra handlingar. Allmänna handlingar skall registreras. Diarieföring är en form av registrering. Allt som det krävs svar på skall i princip diarieföras men har man en dokumentplan för god ordning kan man enligt högskolans jurist diarieföra mindre. Alla handlingar som förvaras i god ordning måste, för att kunna vara tillgängliga, sättas in i pärmar. I dokumentplanen anges också var handlingarna förvaras. På Malmö högskolas hemsida finns information om vad som gäller högskolans handlingar samt länkar till några av de lagtexter som styr vår hantering. Handlingar som inkommer till lärarutbildningen När handlingar (t.ex. som papperspost, e-post eller fax) inkommer till lärarutbildningen, oavsett hur den är adresserad, skall man ta ställning till om det är en allmän handling och vilken hantering handlingen kräver. Handling som inkommer till högskolan skall ankomststämplas eller förses med notering om datum för ankomst. Om handlingen inte mottagits av registrator skall även en notering göras om vem som mottagit den. Därefter behöver man ta ställning till om handlingen skall diarieföras eller om handlingen kan förvaras i god ordning. Om det inte klart framgår av dokumentplanen att handlingen kan förvaras i god ordning skall principen om att allt som kräver ett svar bör diarieföras gälla. Handlingar som upprättas vid lärarutbildningen Alla handlingar som upprättas av en tjänsteman vid en statlig myndighet skall, om de inte är sekretessbelagda, finnas tillgängliga för den som vill eller behöver ta del av handlingen. I dokumentplanen finns angivit hur handlingar som upprättas vid LUT skall förvaras. Vissa handlingar som upprättas vid LUT skall diarieföras. Exempel på sådana handlingar är skrivelser som lämnar LUT. Till handlingar som upprättas vid LUT hör även undervisningsmaterial (material som kommuniceras i en undervisningssituation). Observera att även om undervisningsmaterialet är allmän handling så är det skyddat av upphovsrätten om det är skapat av högskolans lärare. Ingen har rätt att kopiera eller använda materialet utan medgivande från den lärare som har upphovsrätten. Observera också att detta även gäller studenters alster (exempelvis papers, tentamenssvar, examensarbeten och produktioner i andra former). Högskolan får alltså inte kopiera eller använda sig av en students alster i

2 2 (8) undervisningen utan medgivande från studenten. När det gäller nätpublicering finns former för studenters medgivande. Nedanstående kommer att kompletteras av Swen Sjölin med tidpunkt för gallring när nya riktlinjer för gallring meddelats senare i vår/sommar. Förvaring i God ordning innebär att handlingen finns i pappersform insatt i pärm, alternativt i digital form tillgänglig för den ansvarige enligt dokumentplanen. En förutsättning för att använda den digitala formen är att handlingarna går att komma åt under minst 2 timmar alla vardagar, inklusive s.k. klämdagar. På följande sidor finns dokumentplan för Utbildningssamordning 3 Registrator/sekreterare 4 Forskning och forskarutbildning 5 Personalfunktionen 6 Ekonomifunktionen 7 Informationsfunktionen 7 I bilaga finns sammanställning över ansvariga inom varje funktion.

3 3 (8) Dokumentplan utbildningssamordning Skrivelser till och från Lärarutbildningen vid Malmö högskola samt internt inom Lärarutbildningen Kommunikation av kvalificerat slag skall diarieföras, jmfr Enklare skrivelser nedan. Skrivelser av ringa betydelse, mottagna för kännedom och som därför inte föranlett någon åtgärd. Hos handläggaren medan kommunikationen är aktuell. Gallras vid inaktualitet Protokoll Protokoll behöver enligt regelverket ej diarieföras, däremot de ärenden som behandlas vid protokollförda möten, bilagor o dyl. Önskar vi diarieföra protokoll är det OK men innebär inte att behandlade ärenden kan undantas från att diarieföras. Utbildningsplaner Finns även tillgängligt i utbildningsdatabasen. Kursplaner med litteraturlistor Finns även tillgängligt i utbildningsdatabasen. Undervisningsmaterial upprättat vid högskolan Hos läraren (som har upphovsrätten), där studieadministratör har tillgång till det. Ansökan till senare del av program Anmälan med bilagor till utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå (om handlingarna finns vid LUT) Ansökningshandlingar från ej antagen sökande (om handlingarna finns vid LUT) Överklaganden Anmälan om studieavbrott Ansökan om och beslut som gäller anstånd, studieuppehåll, byte av studiespår, byte av huvudämne, validering och tillgodoräknande. Anteckningar vid samtal som rör studentens Studieadministratör. Ska gallras 2 år efter beslut om antagning om anmälan registrerats i antagnings- eller studieregister. Anmälan med bilagor för inresande (utländsk)student bör bevaras om studenten inte är formellt antagen. För antagen till forskarutbildning bör anmälan och bilagor som inte arkiverats och tryckta skrifter som saknar bibliografiska referenser bevaras. Studieadministratör. Om överklagande sker skall ansökan med bilagor bevaras i en besvärsakt som diarieförs. LADOK och studieadministratör Studieadministratör.

4 4 (8) studiesituation och individuella studieplaner. Registrering av studenter på kurs LADOK Schema Studieadministratör, Lokalbokningen Formulär som används vid tentamen och andra bedömningsgrundande aktiviteter. Inlämnade skriftliga prov och andra inlämnade bedömningsgrundade alster Studieadministratör. Ett arkivexemplar av provformulär skall bevaras. Under bedömningsprocessen förvaras dessa hos lärare/examinator. Får återlämnas efter betygssättning om betyg registrerats i studentregister (LADOK). Provsvar som inte återlämnats får gallras två år efter betygssättning Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i minst två år efter omprövningen. Inlämnade omdömen som gäller VFT VFT placering VFT-administratör Betyg, intyg, resultat på prov och liknande VFT-administratör. För lärarutbildning gäller att dessa får gallras två år efter avslutad utbildning (och examen utfärdats). Rapporter får inte gallras om de legat till grund för betygssättning och betyget inte registrerats i studieregister. För annan utbildning än lärarutbildning gäller att dokumenten skall bevaras. Studieadministratör under handläggningstiden. Därefter i LADOK. Rättningsprotokoll ska förvaras i 10 år! Kursutvärderingar Kursansvarig (där studieadministratör har tillgång till underlagen). Får gallras två år efter att sammanställningen är gjord. Sammanställning av kursutvärderingar Uppsatser och examensarbeten Studieadministratör. Sammanställning av kursvärderingar ska bevaras. Studieadministratör. Uppsatser för 60 hp el. motsv. nivå ska gallras fem år från betygsdatum om betyg registrerats i studentregister (LADOK). Uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov, inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms vara av allmänintresse ska bevaras. För uppsatser på kurser där 60 hp utgör den högsta nivån ska särskild ställning tas till eventuellt bevarande. Är uppsatserna för 90 eller 120 hp eller motsvarande ska ett arkivexemplar bevaras. Examensarbeten på 90- och 120högskolepoängsnivå ska bevaras. Särskild bedömning för examensarbeten bör göras där 60hp är den högsta utbildningsnivån.

5 5 (8) Dokumentplan registrator/sekreterare Skrivelser till och från Lärarutbildningen vid Malmö högskola samt internt inom Lärarutbildningen Kommunikation av kvalificerat slag skall diarieföras, jmfr Enklare skrivelser nedan. Skrivelser av ringa betydelse, mottagna för kännedom och som därför inte föranlett någon åtgärd Hos handläggaren medan kommunikationen är aktuell. Gallras vid inaktualitet Protokoll områdesstyrelsen samverkansgrupp Samtliga verksamhetsplaner på LUT Inkommande och utgående avtal Registrering av personalens bisysslor Protokoll behöver enligt regelverket ej diarieföras, däremot de ärenden som behandlas vid protokollförda möten, bilagor o.dyl. Önskar vi diarieföra protokoll är det OK men innebär inte att behandlade ärenden kan undantas från att diarieföras. Förvaras hos styrelsens sekreterare. Diarium ar. Digitalt i diarieprogram. Arkivförteckningar I arkivet. Digitalt i arkivförteckningsprogram.

6 6 (8) Dokumentplan forskning och forskarutbildning Interna och externa skrivelser/ korrespondenser till och från Forskningsnämnden och Forskarutbildningsnämnder vid LUT, Malmö högskola Kommunikation av kvalificerat slag och skrivelser, som utgör grund för ärenden i nämnder och i vilka beslut fattas, ska diareiföras. Enklare skrivelser/ korrespondens av tillfällig betydelse Forskningsnämndens samt forskarutbildningsnämnders kallelser och protokoll Hos handläggaren medan kommunikationen är aktuell. Nämndens sekreterare. Protokoll behöver enligt regelverket ej diarieföras, däremot de ärenden som behandlas vid protokollförda möte, bilagor o dyl. Utbildningsplaner/ studiehandböcker för forskarutbildningar Nämndens sekreterare/ Forskningskoordinator Diarieförs vid Lunds universitet (Smdi). Allmän utbildningsplan diarieförs vid Lunds universitet (Ped), studiehandbok diarieförs vid Malmö högskola. Kursplaner inom forskarutbildningen Nämndens sekreterare/ Forskningskoordinator Diarieförs vid Lunds universitet (Smdi). Diarieförs vid Malmö högskola (Ped). Individuella studieplaner Forskningskoordinator, LADOK Registreringar, byte av handledare, anmälan om studieuppehåll/-avbrott LADOK Policies, planer och program rörande forskning Anhållan om granskare, ny handledare o.dyl. Nämndens sekreterare Ansökan om medel för forskningskonferenser Ansökan om forskningsmedel, projektbeskrivningar och -planer samt beslut/kontrakt Framställning om licentiatseminarium/ doktorsdisputation Betygsnämndsprotokoll vid licentiatseminarium/ doktorsdisputation Diarieförs vid Lunds universitet Diarieförs vid Lunds universitet Avhandlingar och licentiatuppsatser (samt register över dessa) Grundmaterial från forskningsprocessen, t ex enkäter, intervjuer, undersökningsprotokoll, del- och slutrapporter Ett arkivexemplar bevaras Hos forskare knutna till projektet. När projektet är avslutat ska projektledaren se till att materialet överförs till centralarkivet.

7 7 (8) Dokumentplan personalärenden Platsannons Ansökningshandlingar Bekräftelsebrev Sakkunnigbeslut Sakkunnigutlåtande Beslut om anställning Tillsättningsbesked Tillkännagivande av anställning Överklagande av anställning Beslut om avbrytande av anställning Befordringsansökan Beslut om ändrad omfattning av anställning Beslut om ändrad lön Beslut om ändrad titel Beslut om uppdrag Tjänstledighet mer än 3 månader Entledigande Företrädesrätt Arbetsskador Varsel Spontana intresseanmälan om anställning Rehabiliteringsärenden Hos personalhandläggare Protokoll från anställningsnämnden Hos personalhandläggare Tjänstgöringsintyg, -betyg

8 8 (8) Dokumentplan ekonomiärenden Budgethandlingar Hos ekonomiansvarig / ekonom Bokslutshandlingar Hos ekonomiansvarig / ekonom Reseräkningar Närarkiv B230, efter 1 år i källararkiv Bokföringsorder Närarkiv B230, efter 1 år i källararkiv Kundfakturor Närarkiv B230, efter 1 år i källararkiv Personreskontra Närarkiv B230, efter 1 år i källararkiv Leverantörsfakturor Digital hantering via IM, ansvar GF, fysiskt arkiv hos Bankgirocentralen Avtal med extern part Dokumentplan informationsärenden Foldrar Informatör Annonser Informatör Posters Informatör Rapporter om utbildning, skriftserie Informatör Nyheter Informatör, förvaras digitalt på webbplatsen Reportage Informatör, förvaras digitalt på webbplatsen Debattartiklar Informatör, förvaras digitalt på webbplatsen Pressmeddelanden Informatör, förvaras digitalt på webbplatsen Vykort Informatör Roll up Förvaras hos utbildningsansvarig på Studie- och yrkesvägledareutbildningen