KOLADA som underlag för analys och resursfördelning? Inspirationsdag kring resursfördelningsfrågor 2014-12-04 Per Törnvall
NHG Nordic Healthcare Group Analytiskt drivna konsulttjänster Grundades 2004 som en akademisk avknoppning från avdelningen för Operations management vid Alto University. Erbjuder analytiskt drivna konsulttjänster genom mer än 50 konsulter med bakgrund som forskare och/eller managementkonsulter. Bidrar till utveckling av ersättnings- och resursfördelningssystem genom att agera rådgivare åt mer än 50 kommuner och landsting vid/efter införande av konkurrensutsättning och valfrihet. Har i samarbete med kommuner, landsting, myndigheter, SKL, Almega och privata välfärdsföretag arbetat med styr- och ledningsfrågor på nationell-, regional- och lokal nivå vilket bl.a. har uppmärksammats i ett antal publikationer. För mer information om NHG: Kontakta per.tornvall@nhg.se, 0700-900 450 alt fredrik.eklund@nhg.se, 073-715 86 32. 2
Agenda Jämförelser som stöd för analys Analysmodell för kommunernas roller som beställare och utförare Nödvändiga nyckeltal Era frågor!
Exempel ökad effektivitet, grundskola Kvalitet 2008 100% 95% Hög måluppfyllelse, låg kostnad Hög måluppfyllelse, hög kostnad Andel elever med godkänt i samtliga ämnen (%) 90% 85% 80% 75% 70% 65% 60% 55% Låg måluppfyllelse, låg kostnad Uppsala Låg måluppfyllelse, hög kostnad 50% -30% -20% -10% 0% 10% 20% 30% 40% Avvikelse från strukturårsjusterad standardkostnad (%) Övriga kommuner Uppsala Källa: www.kolada.se Kostnad
Exempel ökad effektivitet, grundskola Kvalitet 2013 100% 95% Hög måluppfyllelse, låg kostnad Hög måluppfyllelse, hög kostnad Andel elever med godkänt i samtliga ämnen (%) 90% 85% 80% 75% 70% 65% 60% 55% Låg måluppfyllelse, låg kostnad Uppsala Låg måluppfyllelse, hög kostnad 50% -30% -20% -10% 0% 10% 20% 30% 40% Avvikelse från strukturårsjusterad standardkostnad (%) Övriga kommuner Uppsala Källa: www.kolada.se Kostnad
Potential Betydande skillnader mellan olika nämnder och verksamheter Genomsnitt ~500 mkr ~ 1000 mkr Källa: www.kolada.se
Jämförelser med andra likvärdiga kommuner ANDEL I FÖRHÅLLANDE TILL RIKSPRISLISTAN 2014, ERSÄTTNINGAR TILL FRISTÅENDE GYMNASIESKOLAN Yrkesprogram Linköping Eskilstuna Gävle Helsingborg Jönköping Norrköping Umeå Uppsala Västerås Örebro BA 90% 75% 93% 92% 89% 83% 97% 99% 89% 84% BAANL 95% 76% 98% 98% 100% 74% 96% 101% 101% 83% EE 93% 83% 101% 102% 97% 82% 95% 92% 100% 84% FT 99% 104% 94% 95% 92% 101% 99% 79% HA 90% 77% 94% 93% 91% 85% 98% 100% 94% 84% HT 93% 86% 88% 100% 85% 86% 102% 85% 86% HV 96% 78% 120% 97% 94% 97% 91% 95% 93% 84% IN 87% 109% 118% 90% 81% 70% 79% 80% 88% RL 82% 79% 99% 94% 85% 105% 95% 103% 94% 82% VF 93% 103% 97% 96% 100% 61% 91% 103% 101% 84% VO 102% 69% 119% 95% 94% 100% 99% 105% 96% 85% Studieförberedande program EK 91% 80% 100% 95% 95% 102% 104% 106% 105% 87% ES 102% 87% 105% 100% 91% 91% 108% 107% 99% 85% ESMK 102% 102% 84% 97% 100% 96% 103% 105% 94% 83% HU 90% 94% 94% 96% 81% 105% 101% 86% NA 89% 78% 94% 99% 94% 87% 102% 104% 100% 86% SA 91% 79% 99% 95% 94% 90% 103% 106% 98% 87% TE 95% 112% 104% 100% 99% 84% 107% 105% 118% 86% Avvikelse redovisad kostnad och strukturårsjusterad standardkostnad -9,6-1,6-12,1-6,4-5,2-14,0 11,0 14,9 0,9-12,1 gymnasieskola, andel (%) 2013 Kostnad för kommunal gymnasieskola (enl. Skolverket), kr/elev 2013 98 958 98 091 96 604 90 092 97 421 88 333 117 417 110 856 103 207 89 318 Gymnasieelever som fullföljer sin utbildning inom 3 år, andel (%) 2013 84,3 80,4 77,6 83,8 80,6 78,0 81,1 74,1 80,1 84,0
Varför ödsla kraft och energi på jämförelser??
Varför ödsla kraft och energi på jämförelser? Kommunala välfärdstjänster kännetecknas av variation (Exempelvis uppgick standardkostnadsavvikelsen för äldreomsorg t2012 till - 32,4 % - + 69,2 %). Variationen förklaras delvis av: Politiska prioriteringar. Organisation och ledning. Kommunens ekonomi. Men, myndigheten för vårdanalys m fl har visat att en betydande del av variationen är oförklarad. SKL menar att skillnaderna i kostnader ger kommunerna starka motiv att jämföra sig och lära av varandra.
Utgångspunkter för resursfördelningsmodell Staten beslutar om lagar, förordningar och föreskrifter. Utjämningsystemet syftar till att erbjuda kommunerna likvärdiga förutsättningar att leva upp till statliga krav. Kommunfullmäktige beslutar om lokal ambitionsnivå och prioriteringar. Resursfördelningsmodellen syftar till att erbjuda nämnder och förvaltningar förutsättningar att leva upp till kommunfullmäktiges krav. En fungerande resursfördelningsmodell erbjuder stöd för att motivera omprioriteringar från utjämningssystemet med syfte att överensstämma med lokala ambitionsnivåer och prioriteringar. Utjämningssystemet, räkenskapssammandraget, kommun- och landstingsdatabasen (www.kolada.se) och SKL:s Öppna jämförelser bygger på antal invånare, andel invånare med verksamhet samt kostnad per invånare och kostnad per invånare med verksamhet i enlighet med given verksamhetsindelning.
Utjämningssystemet och nationell jämförelsedata Jämförelsedata finns tillgängliga via www.kolada.se. Innehåller både finansiella nyckeltal och nyckeltal för olika verksamheter. Baseras på räkenskapssammandraget (RS), dvs. kommunernas inrapportering till SCB baserat på bokslut. För vissa verksamheter redovisas jämförelser av kostnad jämfört med standardkostnad enligt utjämningssystemet. Olika kostnadsbegrepp: Brutto- eller nettokostnad Kr per invånare Kr per invånare i berörd åldersgrupp Kr per invånare med verksamhet, t.ex. kr per elev eller motsvarande Standardkostnader beräknas inom det kommunala utjämningssystemet. Standardkostnaden är den kostnad kommunen skulle ha om den bedrev verksamhet på en genomsnittlig avgifts-, ambitions,- och effektivitetsnivå med hänsyn till de egna strukturella förhållandena, t.ex. demografi. När den redovisade nettokostnaden är högre än standardkostnaden kan det bero på En högre ambitionsnivå En mindre effektiv verksamhet Brister i beräkningsmodellen för standardkostnader Brister i inrapporteringen av kostnader till RS Det krävs fördjupad analys för att dra rätt slutsatser.
Logik för utjämningssystemet och nationell jämförelsedata Skillnader kan bero på: Högre ambitionsnivå Mindre effektiv verksamhet Brister i beräkningsmodellen Brister i inrapporteringen av kostnader Antal (st) invånare Antal (st) 65-w år Andel % med hemtjänst 65-w år Andel % med särskilt boende 65-w år Kostnad (kr) per brukare hemtjänst 65-w år Kostnad (kr) per brukare särskilt boende 65-w år Nettokostnad (kr) äldreomsorg 65-w år Standardkostnad (kr) äldreomsorg 65-w år Källa: www.kolada.se
NHG:s utgångspunkt för analys och resursfördelning Volym * Enhets- kostnad Per invånare, barn, elev, brukare, timme, dygn etc beroende på verksamhet och roll (beställare/systemledare och egenregi) Självkostnad egenregi alt Ersättningsnivå enskilda utförare 13
NHG:s utgångspunkt för analys och resursfördelning Exemplet avser hemtjänst 14
Analysmodell för kommunernas roller som beställare och utförare Exemplet avser hemtjänst Behov Antal invånare (65+/85+) Andel med hemtjänst (65+/85+) Antal brukare Beviljade timmar per brukare Systemledare/beställare Beviljad tid, t (BT) Utförd tid, t (UT) Ersättning per utförd timme (P) Egenregi Utförd tid, t (UT) Ersättning per utförd timme (P) Kringtid (1-UT/AT)* Personalkostnad (AT) Budget/bokslut hemtjänst Systemledare UT * P X MKREgenregi Intäkter (UT*P)- Kostnader (AT + övr) Resultat Y MKR Summa kostnad: Z MKR Kostnadsdrivare som utgångspunkt för resursfördelning och ekonomistyrning Respektive verksamhet har unika kostnadsdrivare som måste identifieras och användas som utgångspunkt för resursfördelning och ekonomistyrning på skilda nivåer. Budget, uppföljning och bokslut delas lämpligtvis upp enligt ovanstående struktur. 15
Identifiera kostnadsdrivarna per verksamhet Exemplet avser hemtjänst Ledning och administration (10%) Övrigt (5%) Avgörande kostnadsdrivare självkostnad och priskalkyl: Personalkostnaderna är avgörande för den sammanlagda självkostnaden. Personalkostnadsnivån är direkt relaterade till hur stor andel av den arbetade tiden som utgörs av brukartid (AT/BT). Personalkostnader inkl kringtid (85%) Rekommenderat fokus för resursfördelning och ekonomistyrning Antal invånare, st 65+/80+ Andel med hemtjänst, % 65+/80+ Beviljad tid, t (BT) Utförd tid, t (UT) Andel utförd tid, % (UT/BT) Ersättningsnivå, kr/h Egenregi: Arbetad tid, t (AT) Andel kringtid (1-UT/AT), % 16
Tillämpa transparenta modeller för analys/beräkning av enhetskostnad (självkostnad/ersättningsnivå) Exemplet avser hemtjänst Ersättning för kringtid 150,5 Kostnad för kringtid (genomsnitt 40%) per utförd timme är relativt hög Central förvaltning Verksamhetsledning Samordnare 27,1 12,5 18,1 För att möjliggöra en jämförelse med andra kommuner bör dessa betraktas som helhet, med anledning av olika arbetssätt, organisationsstruktur osv. Den sammanlagda kostnaden är hög (58kr) och borde totalt sätt ligga i intervallet 30-40kr* per utförd timme. Detta tycks vara en kombination av den höga kostnaden för samordnare samt en relativt hög kostnad för verksamhetsledning och central förvaltning. Transportkostnader 2,4 57 kr/h** Kostnaderna är låga, brukar vara ca 10 kr*. Hyra 5,8 Normal nivå, jämförelseintervall 4-6kr/h* Övriga kostnader 7,9 Hög nivå, jämförelseintervall 2-7kr/h* Personalkostnad 228,3 Lönenivån är förhållandevis låg* 0 100 200 300 400 500 17
NHG:s principer för urval av verksamhet för fördjupad analys Jämförelse av budget och budgetavvikelser. Logiken här är att verksamheter med en stor budget och en betydande budgetavvikelse förtjänar en fördjupad analys. Avvikelse från (strukturårsjusterad) standardkostnad. Verksamhetsområden som kostar betydligt mer/mindre än de borde enligt det kommunala utjämningssystemet förtjänar en fördjupad analys. Jämförelser med valda jämförelsekommunerna. Om en verksamhet kostar betydligt mer/mindre än i jämförbara kommuner förtjänar den en fördjupad analys. 18
NHG:s principer för urval av verksamhet för fördjupad analys Större verksamhet, större bidrag till negativ avvikelse Större verksamhet, mindre bidrag till negativ avvikelse Större verksamhet, mindre bidrag till positiv avvikelse Större verksamhet, större bidrag till positiv avvikelse Budgeterad kostnad (mkr) Minde verksamhet, större bidrag till negativ avvikelse Mindre verksamhet, mindre bidrag till negativ avvikelse Mindre verksamhet, mindre bidrag till positiv avvikelse Minde verksamhet, större bidrag till positiv avvikelse Budgetavvikelse (mkr) 19
Exempel på jämförelse som stöd för inriktning av analys Exemplet avser IFO Kostnad IFO, kr/inv (2011) 3 500 (%-andel av differens) (49%) (3%) (17%) (8%) 3 000 (24%) 2 500 2 000 1 500 2 586 Öppna insatser (86%) Skillnader kan bero på: Högre ambitionsnivå Mindre effektiv verksamhet Brister i beräkningsmodellen Brister i inrapporteringen av kostnader 3 462 1 000 Familjehemsvård (4%) Institutionsvård (10%) 500 0 IFO totalt (liknande kommuner) Barn- & ungdomsvård Missbrukarvård för vuxna Familjerätt Ekonomiskt bistånd Övrigt Kommun Enköping X Källa: www.kolada.se 20
Exempel på fördjupad analys Exemplet avser gymnasieskola Samband mellan undervisningskostnader vid ökning av den genomsnittliga undervisningsgruppstorleken 60% Besparing av undervisningskostnader 50% 40% 30% 20% 10% Exempel. En ökningen av gruppstorleken från 15 7ll 16,5 (10%) medför a@ undervisningskostnaderna minskar med 9 %. För en gymnasieskola med 500 elever motsvarar de@a en kostnadsminskning uppgående 7ll ca 3 mkr. Gruppstorlek per enhet och program Undervisningsuttag per enhet och program 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Förändring av gruppstorlek 21
Exempel på fördjupad analys Exemplet avser grund- och gymnasieskola Bryt ned informationen på individ- och enhetsnivå!!! 22
Exempel på fördjupad analys Exemplet avser särskild boende Antal Årsarbetare Bryt ned informationen på individ- och enhetsnivå!!! Antal platser 1,00 0,95 0,96 0,94 0,96 101 112 120 0,90 0,90 0,89 0,86 0,85 0,88 0,91 0,84 0,91 0,86 0,90 0,83 0,84 90 0,87 80 0,80 0,70 17 18 18 18 18 19 0,80 23 23 24 26 27 0,76 30 31 32 38 43 49 54 0,79 0,78 40 0,60 0 23
Exempel på fördjupad analys Exemplet avser hemtjänst Antal timmar per individ och mån. Utförd/beviljad % 80 70 60 Bryt ned informationen på individ- och enhetsnivå!!! Beviljad Tid Variationen i genomsnittlig beviljad tid Utförd tid - grund för handläggare (standardavvikelse 5) Utförd/beviljad % - totalt är betydligt större än variationen i utförd tid (standardavvikelse 2,8). 100% 80% 76% 50 58% 62% 64% 62% 66% 63% 67% 68% 58% 66% 60% 40 30 40% 20 20% 10 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 0% 24
Exempel på budget/bokslut för rollen som systemledare Exemplet avser hemtjänst 25
Exempel på budget/bokslut för egenregiverksamhet Exemplet avser hemtjänst 26
Stöd för analys och jämförelser Nyttja www.kolada.se för jämförelser Kommunrapport 1: Befolkning, arbetsmarknad, ekonomi Rapporten innehåller 19 diagram över befolkning, arbetsmarknad och ekonomi i vald kommun i jämförelser med andra och rikssnitt. Kommunrapport 2: Verksamhet i översikt Rapporten innehåller 21 diagram över de större verksamhetsområdena, med ambitionen att ge en översiktsbild över kvalitet, volym och kostnad inom respektive verksamhet i jämförelser med andra och rikssnitt. Boxanalyser. Egna jämförelser. Identifiera och kvalitetssäkra volymer och beräkningsunderlag Antal invånare olika åldersklasser Andel med verksamhet för olika åldersklasser Antal barn, brukare, elever mm per verksamhet Verksamhetsvolym per verksamhet, t ex antal beviljade timmar hemtjänst Arbetad tid och tidsanvändning Modell för analys/beräkning av enhets-/självkostnad Redovisning av indirekta och direkta produktionskostnader * RS (Räkenskapssammandraget) och Socialstyrelsens individ- och mängdstatistik tillgängligt via www.kolada.se 27
Agenda Jämförelser som stöd för analys Analysmodell för kommunernas roller som beställare och utförare Nödvändiga nyckeltal Era frågor! 28
Frågor? Per Törnvall per.tornvall@nhg.se 0700 900 450 29