2015-02-17 Verksamhetsplan Nationell kommunikationssamordning 2015 1. Inledning Målet för länsstyrelsernas gemensamma kommunikationsarbete lyder Länsstyrelserna i samverkan ska uppfattas som en samlande kraft i svensk statsförvaltning. Vår strategi för att nå målet är att när länsstyrelserna vinner på att uppträda gemensamt ska vi genomföra gemensamma kommunikationsinsatser. Den gemensamma kommunikationspolicyn och kommunikationsstrategin för Länsstyrelserna i samverkan fastställdes av länsråd och landshövdingar 2010. Därefter fortsätter nätverket för den nationella kommunikationssamordningen att utveckla det gemensamma kommunikationsarbetet. 1.1 Organisation, styrning och ledning Det gemensamma kommunikationsarbetet samordnas i ett nätverk som rapporterar till länsrådsgrupp 2. Det styrande nätverket består av informationschef eller motsvarande i varje länsstyrelse. Nätverket arbetar gemensamt för att främja den nationella kommunikationssamordningens syften och avsätter i samråd resurser för insatser i gemensamma uppdrag och projekt. Nätverket för informationsansvariga beslutar, vid ett årligt höstmöte, vilka sex kolleger som är styrgrupp för den nationella kommunikationssamordningen under det kommande året och vem av de sex som är ordförande. Årsmötet utser också en valberedning som tar fram förslag till ny styrgrupp nästa år. Från 2015 läggs den gemensamma webbförvaltningen i förvaltning enligt pm3. Styrgrupp för förvaltningsobjektet är objektägaren från verksamheten (informationschef) och objektägaren från IT-avdelningen. Under 2015 består styrgruppen av Annika Braide, Västra Götaland, Bengt Olsson, IT-
avdelningen samt informationschef Malin Lingefelt, Jönköping. Kommunikationssamordningens styrgrupp fungerar som referensgrupp för förvaltningsobjektets styrgrupp. Länsråd och landshövdingar ger styrgruppen uppdrag, oftast i form av att delta i nationella projekt och där stå för nationella och samordnade informationsinsatser. I verksamhetsplanen tar även nätverket initiativ till att bilda arbetsgrupper för att hantera frågor av strategisk betydelse. Det gemensamma arbetet bedrivs genom en distribuerad organisation, där informatörer vid olika tidpunkter går in i olika uppdrag eller projekt. Nätverket för Länsstyrelsernas nationella kommunikationssamordning är öppet för alla informatörer som är anställda inom länsstyrelserna. 2. Kommunikation för länsstyrelserna i samverkan Styrgruppen föreslår att det gemensamma kommunikationsarbetet för Länsstyrelserna i samverkan vidareutvecklas under 2015-2016. Länsstyrelserna har i grunden samma uppdrag från riksdag och regering. Genom att arbeta med kommunikation i samverkan tydliggörs länsstyrelserna som avsändare. Gemensamt utvecklar vi kompetens och verktyg för effektivare kommunikation både för de enskilda länsstyrelserna och i gemensamma projekt och uppdrag. Vi skapar också förutsättningar för att vidareutveckla en optimal användning av kompetenser och resurser inom kommunikationsområdet. Följande insatser blir aktuella under 2015-2016: Grafisk profil Kommunikationssamordningen ska uppdatera och fastställa rutiner för hur länsstyrelsernas gemensamma grafiska profil ska användas. Rutinerna ska dels omfatta gemensamma projekt, trycksaker, mässor etc, dels samarbeten som ekonomiadministration, löneadministration och IT. Ansvarig för genomförandet är Malin Lingefelt, Jönköping. I arbetsgruppen ingår Marianne Berlin, Stockholm, Jenny Gustafsson, Jönköping, och Amelie Wintzell, Västra Götaland. Uppdraget slutförs under Q1 2015. Då presenteras även eventuella förslag till fortsatt utvecklingsarbete inom området. Gemensam fotobank, generella bilder Kommunikationssamordningen föreslår att länsstyrelserna under 2015 tar fram en gemensam mindre bildbank. Ett antal bilder som blir fria att använda för samtliga Länsstyrelser. Uppdraget blir att ta fram bilder inom områden där det annars är svårt att få fram bildmaterial, exempelvis inom verksamheter inom social hållbarhet. I uppdraget ingår fotografering, redigering, anpassning av bilderna för olika digitala kanaler samt att distribuera dessa bilder till samtliga Länsstyrelser.
Ansvarig för genomförandet är Malin Lingefelt, Jönköping. Fotograf är Camilla Zilo, Jönköping. En referensgrupp kommer att tillsättas för att prioritera bildbehov inom uppdraget. Uppdraget slutförs under Q4 2015. En stabil webbplats kontinuitetsplaneringen Länsråden har beslutat att frågan om våra webbplatsers stabilitet, som väckts i en särskild rapport efter skogsbranden i Västmanland, ska hanteras inom ramen för kontinuitetsplaneringsprojektet. Delprojektet, som benämns kommunikation, leds av Elisabet Blomberg, kommunikationschef, Västernorrland. En referensgrupp ska ge utses och ge stöd till Elisabets arbete. Konkreta förslag ska levereras till länsrådsmötet i oktober 2015. Almedalen Kommunikationssamordningen föreslår att länsstyrelserna samordnar sin kommunikation av hur vi medverkar i Almedalen 2015. Landshövdingarna har föreslagit och godkänt temat krisberedskap som gemensam Almedalssatsning 2015. En samordnande arbetsgrupp med kommunikationschefer startar hösten 2014, med Lotta Larson, Dalarna, Mimmi Gibson, Gotland, Erik Bergman, Västmanland, och Ann-Sofie Bondesson, Östergötland. Gruppen kommer tillsammans med en motsvarande grupp beredskapsdirektörer att samordna huvudaktiviteten. Inriktningen är ett eller flera seminarier kring krisberedskap under en dag. Särskilda verksamhetsområden Kommunikationssamordningen har etablerat en mediegrupp för djurskyddsfrågor, med syfte att arbeta proaktivt kring denna fråga, bland annat i samverkan med Jordbruksverket. Mediegruppen består av Janne Mogol, Västra Götaland, och Mikael Ringman, Skåne. Länsstyrelsernas nationella samverkan inom uppdraget Mänskliga rättigheter (MR) berör även kommunikationsområdet. Länsstyrelsernas interna och externa kommunikation ska vara fri från diskriminering. Informationen ska utformas med hänsyn till diskrimineringsgrunder och tillgänglighetsaspekter. Webbplatser liksom tryckt, ljud- och bildburen information, ska vara tillgängliga och fria från diskriminering. Varje länsstyrelse, och främst informationschefen, tar ansvar för att deras interna och externa kommunikation är tillgänglig och fri från diskriminering. Ansvarig för webbtillgängligheten i gemensamma webbkanaler är Kommunikationssamordningens förvaltningsledare. Ansvarig för gemensamma frågor inom området kommunikation och MR är Lotta Larson, Dalarna. Kommunikationsplanering G2 har lämnat uppdraget att ta fram en mall för kommunikationsplanering anpassad till gemensamma uppdrag och projekt. Ett förslag till generell mall för kommunikationsplanering kommer också att tas fram.
Ansvariga för uppdraget är Ann-Sofi Blomkvist, Södermanland. Arbetsgruppen består av Sara Fredström, Skåne, och Karin Ladberg, Västra Götaland. 3. Framtidens länsstyrelsewebb En förstudie Webb 2.0 pågår. Förstudien ska identifiera ett eller flera nyckelområden där länsstyrelsernas webbplats kan effektivisera länsstyrelsernas arbete. I en behovsanalys ska projektet, tillsammans med verksamheterna, analysera och identifiera våra brukares och intressenters beteenden och behov. Utifrån detta ska förstudien identifiera flera områden där vi kan leverera tjänster med hög kvalitet som har stor nytta för medborgare, verksamhetsutövare och intressenter. Förstudien ska också prioritera dessa områden utifrån nytta och hur enkelt det är att genomföra. Förstudien kommer att leverera ett förslag till koncept och belysa strategiska vägval för den fortsatta utvecklingen av länsstyrelsernas webbplatser. Förstudien ska också vara ett underlag för att vi i nästa steg, under 2015, ska kunna äska utvecklingsmedel för ett genomförande. 4. Nationell webbförvaltning Vårt länsstyrelsegemensamma webbsamarbete syftar till att genom samordning tillgodose brukarnas behov samtidigt som vi driver en kostnadseffektiv förvaltning och utveckling av länsstyrelsernas webbplatser och intranät. Den gemensamma förvaltningen finansieras av länsstyrelserna genom den årliga förvaltningsavgiften och större utvecklingsinsatser finansieras genom att vi äskar utvecklingsmedel. Den nationella webbförvaltningsgruppen förvaltar länsstyrelsernas gemensamma externa webbplatser och intranät och samordnar länen kring strategiska webbrelaterade frågor. Från 2015 etableras förvaltningsobjektet Gemensam webbförvaltning enligt förvaltningsmodellen PM3 för webbförvaltningsområdet. Under 2015 beräknas modellen ha satt sig och nya rutiner ha införts. I och med införandet av den nya förvaltningsmodellen förväntar vi oss att synergieffekter kommer uppstå, då vi framöver har bättre kontaktvägar till närliggande objekt och bättre styrning av gemensamma insatser. Under det första halvåret 2015 genomförs den tekniska uppgraderingen av länsstyrelsernas externa webbplatser. När migreringen är genomförd kommer vi ha ett bättre utgångsläge för att ytterligare förbättra våra webbplatser. Arbetet med att planera för nästa generation länswebbplatser påbörjades 2014 då webbförvaltningen inledde en förstudie (finansierad av utvecklingsmedel) som ska ta fram förutsättningarna för kommande webbplatser. Se punkt 3 ovan. Det är hög tid för ett nytt webbutvecklingsprojekt om länsstyrelserna ska ha moderna, tillgängliga webbplatser som möter brukarnas behov och krav. Att göra våra externa länswebbplatser anpassade för mobila enheter och mer belastningståliga har hög prioritet.
I början av 2015 kommer vi att lansera resultaten av intranätprojektet del 2, som innefattar uppgradering till Sharepoint 2013, nya samarbetsytor och andra förbättringar. Från och med 2015 kommer länsstyrelserna för första gången att ha samtliga externa länswebbplatser och intranät i samma plattform och i samma version (Sharepoint 2013). En gemensam plattform förväntas effektivisera webbarbetet både för verksamheterna och för IT-enheten. Exempel på aktiviteter år 2015 Genomföra teknisk uppgradering av den externa webbplattformen och fastställa former för förvaltning. Ta emot resultatet av intranätprojektet del 2 (avslut i februari 2015) och fastställa former för förvaltning. Avsluta projektet för att förbättra e-tjänsternas synlighet på de externa webbplatserna Äskande om projekt för fortsatt utveckling av de externa webbplatserna Fortsatt arbete med taxonomi Löpande arbete med användarstöd, funktionsutveckling, redaktionellt arbete m.m. Uppföljning av länsstyrelsernas gemensamma brukarundersökning 2014 För mer information om den nationella webbförvaltningen, se förvaltningsplanen för Gemensam webbförvaltning. 5. Nationellt samordnad kriskommunikation Länsråden har under hösten 2013 lyft frågan om hur länsstyrelserna kan effektivisera samarbetet kring kriskommunikation. Vid en mer utdragen samhällskris bör det finnas beredskap för ett intensifierat samarbete mellan länsstyrelserna. För att skapa goda förutsättningar för kommunikationssamarbete vid en kris kommer den nationella kommunikationssamordningen i samverkan med beredskapsdirektörerna att arbeta fram ett par konkreta förslag på hur länsstyrelserna kan samarbeta över länsgränserna och hur samarbetet mellan beredskapsdirektörer och kommunikatörer kan fördjupas. Förslaget föredras för länsråden och utifrån länsrådens ståndpunkt tas sedan rutiner fram för ett fortsatt samarbete. En annan gemensam fråga är den om att säkerställa att vår webbplattform har kapacitet att klara även mycket hög belastning vid en allvarlig krishändelse. Den frågan hanteras också inom ramen för kontinuitetsplaneringsuppdraget, se ovan. Ansvariga för samordning av nationella kriskommunikationsuppdrag är Marie Månsson, Stockholm, och Lotta Larson, Dalarna. I uppdraget ovan deltar även styrgruppen. 5. Gemensam kompetensutveckling Gemensam kompetensutvecklingsinsats vid infomötet i Blekinge och webbstormötet. Idéer så här långt:
gruppvisa möte för webbansvariga, pressansvariga, kommunikationsstrateger, infochefer etc. krisberedskapstema: omvärldsbevakning, arbete med krisberedskap inom ämnet förtroendekris, besök av Karskrona kommun, MSB, branden i Västmanland ekonomiska nyttor med kommunikation dokumentera infoträffarna mer, exempelvis filma 6. Kommunikation inom nätverken Samarbetsyta för erfarenhetsutbyte Informationsutbyte sker bland annat via sändlistan LST-DL-Informatörer, dit man anmäler sig via Servicedesk. Varje länsstyrelse avgör vilka deltagare man skickar till den informatörskonferens som ordnas varje år. Länsstyrelsernas nationella kommunikationssamordning har en projektwebbplats som alla anställda inom länsstyrelsevärlden har behörighet att besöka: http://projektwebbaradmin.lansstyrelsen.se/infoforeningen/sv/pages/default.a spx Webbförvaltningen har en projektwebbplats som alla anställda inom länsstyrelsevärlden har behörighet att besöka. http://projektwebbaradmin.lansstyrelsen.se/webbsamordning/sv/pages/defaul t.aspx En ny samarbetsyta för hela webbförvaltningen tas fram under året.